Nyhedsbrev nr. 4 for Studieservice

Transkript

1 Nyhedsbrev nr. 4 for Studieservice Strategiarbejde i UCL og i Studieservice Information til medarbejdere i Studieservice om arbejdet med strategi-processen v. Tine og May, der er repræsentanter i UCLs strategigruppe: UCL ønsker at udforme en ny fælles strategi for det ny UCL. I stedet for en traditionel strategiproces, hvor ledelsen udformer strategien, som så efterfølgende implementeres i organisationen, ønskes en højere grad af medarbejderindflydelse med det formål, at strategien skal leve i organisationen, og medarbejdere skal kunne tage ejerskab til strategien. Den strategiske ambition udvikles og formuleres således gradvist i en involverende proces mellem strategigruppe, bestyrelse, ledelse, uddannelsesudvalg, samarbejdsudvalg og medarbejdere. Processen faciliteres af et eksternt konsulentfirma. Vores oplevelse efter deltagelse i de to første workshops er meget positiv. Vi oplever en lyttende og anerkendende ledelse, der i den grad er positiv overfor medarbejder-input. En anden vigtig gevinst er, at vi lærer nye og gamle kolleger at kende og arbejder sammen på tværs af stabe, uddannelser og ledelsesniveauer. Den kommende strategi skal tage tydeligt afsæt i UCLs nuværende grundlag og strategikompleks bestående af fusionsgrundlag, strategisk rammekontrakt med tilknyttede strategier og programmer, papir om uddannelsestænkning og brand -strategi. Desuden skal afsættet være bestyrelsens strategiske hegnspæle, som er: Et stærkt undervisningsmiljø med motiverede studerende og engagerede medarbejdere, en praksisnær organisation, som dyrker interaktionen med det arbejdsmarked, vi uddanner til, et stærkt vidensmiljø, som opbygger viden i samspil med vores omgivelser, og det arbejdsmarked vi uddanner til og et særligt fokus på teknologiforståelse og det digitale. Et andet vigtigt opmærksomhedspunkt er strategiske dilemmaer, som handler om at finde den rette balance mellem forskellige hensyn, fx hensynet til et fælles formål og hensynet til uddannelsesmiljøernes lokale selvstændighed. Som tværgående stab oplever vi et behov for fælles sprog og arbejdsgange, fx i form af arbejde med workflows både internt i Studieservice, men også på tværs af stabe og i samarbejdet med uddannelserne. For os er det derfor især vigtigt at italesætte UCL som én organisation, hvilket har været et vigtigt bidrag til processen indtil videre. 1/6

2 Vi er blevet inddraget i processen med at formulere den foreløbige strategiske ambition, herunder i grupper at drøfte forståelsen af ord og begreber. Fx skulle én gruppe arbejde med formuleringen Topmotiverede og meget forskellige studerende, der sammen udfolder deres individuelle potentiale, er UCLs største værdi. Her kom der forslag om, at udtrykket topmotiverede studerende bl.a. kunne erstattes af engagerede, professionelle og kompetente studerende. Ud fra drøftelserne og de mange input vil konsulentfirmaet til næste møde i februar have formuleret en version 2.0 af strategien, som vi på samme vis arbejder videre med. I løbet af januar vil vi få input til, hvordan vi kan involvere jer som kolleger i processen. Nyt plagiatsystem i WISEflow URKUND I forbindelse med udbud om system til digital eksamen og ny kontrakt vedrørende WISEflow er der indgået aftale om brug af URKUND som vores nye system til plagiatkontrol. Det betyder, at opgavebesvarelser fremadrettet kontrolleres for tekstlighed i URKUND. Erhvervsakademiuddannelserne anvender allerede URKUND. URKUND er bedre integreret i WISEflow, og rapporterne, der er mere overskuelige og forståelige, kan trækkes direkte af eksaminator/underviser. Studieservice glæder sig til brugen af URKUND, idet systemet er lettere tilgængeligt og intuitivt. Grundet opsigelsesvarslet på det eksisterende system Ephorus har studiecheferne ved professionsuddannelserne besluttet at skifte til URKUND allerede nu. Udskiftningen af plagieringssystem er sket den 1. december Eksamensteamet i Studieservice vil yde support til brugen af URKUND på samme vis som tidligere. Da URKUND nu benyttes som plagiatsystem i hele UCL, arbejdes der samtidig med en ensrettet procedure for håndtering af plagiatsager. Proceduren forventes at kunne sendes til behandling hos vicedirektørerne for uddannelserne i starten af det nye år. Masser af papir i en klagesag Ledelsessupport har netop behandlet den indtil videre største klagesag, vi endnu har haft (størst målt i antal dokumenter/sider). Det er en sag, hvor en studerende klager over en afgørelse om udskrivning fra uddannelsen. Den skal derfor sendes til Styrelsen for Forskning og Uddannelse, som træffer den endelige afgørelse. Det tog ca. 1½ dag at klargøre sagen, så den kunne sendes til Styrelsen. Alle mails og eventuelle bilag i sagen er printet. Bagefter er de sorteret og lagt i datoorden (vi modtager filer i tilfældig rækkefølge og ikke nødvendigvis i datoorden). 2/6

3 Til sidst er alle sider navngivet (manuelt med blyant) det er et krav fra Styrelsen, at alle sider skal være bilagsnummereret. Der er sparet ca. 200 sider væk ved kun at vedlægge Bekendtgørelsen om adgang til erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser én gang og henvise til den de øvrige steder, hvor dette bilag er nævnt. Sagen fylder trods ovennævnte besparelse 621 sider og er skannet ind i 5 filer, der tilsammen fylder 43 MB. På grund af størrelsen er sagen sendt til Styrelsen i 5 mails, så vi håber, at de har god tid, når de skal læse sagen igennem Optagelsen flytter sammen Optagelsen blev i forbindelsen med fusionen samlet i et fælles team, men medarbejderne i teamet forsatte med at være fysisk placeret på henholdsvis Seebladsgade og Niels Bohrs Allé. Dette har i løbet af vinteroptaget givet os lidt udfordringer, og derfor er det glædeligt, at teamet fra 1. februar 2019 bliver samlet i lokale H117 på NBA. Mette Vibeke Hansen og Leif Ludvigsen får dermed fra den dato fast arbejdssted på NBA, ligesom Lone vil arbejde der i de perioder, hvor hun arbejder med optagelse. Dette medfører, at Eksamensteamet bytter lokale med Optagelsesteamet. Medarbejderne i Optagelsesteamet ser frem til at flytte sammen. Nyt fra juristerne Eksamensklager NY PRAKSIS: Fra 1. januar 2019 har UCL en ny fælles praksis omkring opsættende virkning ved eksamensklager: En eksamensklage tillægges ikke længere opsættende virkning. Det betyder, at selvom der klages over en eksamen, som ikke er bestået, er den studerende fortsat tilmeldt re-eksamen i henhold til Eksamensbekendtgørelsens 5 i det omfang, der stadig er eksamensforsøg tilbage. Det er altså ikke længere muligt at udskyde en re-eksamen ved at klage over en ikke-bestået eksamen. Det er vigtigt at bemærke, at klagesagens udfald ikke påvirkes af resultatet af re-eksamen. Hvis den studerende består re-eksamen, og dernæst tilbydes en omprøve som erstatning for det første eksamensforsøg (og dette accepteres), vil den studerende få tildelt den højeste af de to karakterer som sit endelige eksamensresultat. 3/6

4 Eksamensklager EAL postkassen lukkes: Fra 1. januar 2019 skal studerende på Byggeri & Teknologi samt Business ikke sende deres eksamensklager til Der kommer et autosvar på postkassen, som beder dem benytte et link, der fører dem til en webformular, som skal udfyldes. Indtil videre er det stadig juridisk konsulent Kristine Telford Christensen, der behandler klagerne. Når webformularen er klar til brug, lægges den på hjemmesiden. GDPR En informerende lille podcast om GDPR: Blot til jeres information er her en lille podcast på godt 6 minutter, der i kort form beskriver det, vi som virksomhed skal have på plads vedrørende GDPR. Det matcher ganske fint den ramme for det arbejde, vi har sat i gang. Kilden er: Karina Søndergaard, Advokat (L), HD(O), CIPP/E, Fagchef for persondata. OUTLOOK: Vær opmærksom på utilsigtet deling af persondata i kalenderen. Vores kalendersystem er som standard sat op til, at alle kan se hinandens kalendere. Det er en god og fornuftig ordning. Ved individuelle møder skal du imidlertid være opmærksom på, at der ikke i kalenderen deles personoplysninger og særligt ikke fortrolige eller følsomme oplysninger. Det kan typisk ske ved problem-møder, ansøgningssager, dispensationer, bevillinger, afslag og tilsvarende. Kalenderen har en facilitet, så man kan gøre en aftale privat, og derved kan indholdet kun ses af den, der har oprettet aftalen, og evt. dem man har givet en sekretærfunktion og dermed tilladelse til at tilgå ens kalender. Om sygemeldinger i Nyhedsbrevet Vi får af og til henvendelser fra medarbejdere, der undrer sig over, at man får alle sygemeldinger i sin mail. Begrundelsen er, at vi sidder på flere matrikler, og at vi har en del aftaler og møder med hinanden. Derfor er det relevant at vide, hvem der er syg. Når man er syg, vil vi ikke pålægge medarbejdere at aflyse aftaler i kalender mv. Det er heller ikke ledernes opgave at sørge herfor. Derfor denne løsning, som vi ikke ændrer på lige nu, da der ikke findes mere hensigtsmæssige måder at gøre det på. 4/6

5 Komma er svært her er lidt hjælp! Husk inden jul HUSK at indberette den 24. og 31. december 2018 i Smartklik som Tjenestefri med løn (3416). Ny tilmeldingsfrist til SKYGGEBØRNsløbet Dette løb afvikles den 2. februar 2019 på samme tid i flere forskellige byer rundt omkring i Danmark. Overskuddet fra de forskellige løb går ubeskåret til Foreningen Skyggebørn. Skyggebørn tilbyder støtte til sorgramte børn i form af samtalegrupper og individuelle samtaler efter behov. Skyggebørn arbejder også for at nedbryde tabuet omkring børns sorg gennem foredrag, undervisning, forskning og filmproduktion. Distancer: 2 km Rundeløb, ½ Marathon og Marathon - Løbes på en 10,6 km rundstrækning. Se her er mere om løbet: Dato: 2. februar 2019 Start: Bjørnemosevej 223, 5260 Odense S kl Sidste tilmelding: Den 21. december til Susan Holm von Seelen suse@ucl.dk 5/6

6 UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole sponsorerer kr. 65,- pr. medarbejder (kr. 50,- til løb og kr. 15,- til gebyr). Hvis du ønsker at løbe ½ Marathon eller Marathon, skal du selv betale resten. Marathon: kr. 175,- ½ Marathon: kr. 125,- Rundeløb: kr. 50,- Gåtur: kr. 50,- Odense Lysløb Og nu vi er i gang med løbene, så deltog for nylig en lille flok i Odense Lysløb et løb eller en gåtur gennem det smukt oplyste og julepyntede Odense. så med pandelampe Og Bidrag til det kommende Nyhedsbrev Hermed en opfordring til at sende bidrag til Nyhedsbrevet. Deadline er mandag den 14. januar. Det lander i jeres mailboks senest den 17. januar. Og som altid hører jeg gerne kommentarer fra jer til dette Nyhedsbrev. Med venlig hilsen Ambrosia 6/6