Sådan kan du bruge mindre tid på at få posten ud af døren

Transkript

1 Sådan kan du bruge mindre tid på at få posten ud af døren

2 En vejledning til bedre administration af udgående post Alle virksomheder sender en bred vifte af post fakturaer, tilbud, salgsbrochurer, marketingmateriale mm. Målet er, at alle disse meddelelser håndteres simpelt, effektivt og professionelt, så posten kommer hurtigt ud af døren. Kommunikationen skal også se flot ud og adresseres nøjagtigt, så hvert dokument når sin tilsigtede modtager, og der skal ikke bruges flere penge til porto end højst nødvendigt. Virkeligheden ser ofte ganske anderledes ud. Det kan tage lang tid at få posten ud af døren, når postprocesserne er manuelle. Derudover kan menneskelige fejl snige sig ind og medføre, at nogen modtager ufuldstændige oplysninger eller endnu værre de fuldstændigt forkerte oplysninger. Det er irriterende, da det betyder, at der er spildt penge på fejladresseret marketing, men det er potentielt alvorligt, hvis de dokumenter, der kom på afveje, indeholder personlige eller følsomme oplysninger. I denne vejledning forklarer vi, hvordan digitale værktøjer kan hjælpe dig med at bruge mindre tid på at få posten ud af døren. Kuverteringsmaskiner og digital software til administration af udgående post automatiserer processerne for udgående post med henblik på hurtigere, mere præcis og professionel dokumentbehandling samt kontrollerede portoomkostninger. Denne sparede tid kan bruges til at betjene kunder og styrke forretningen. Derudover kan der spares omkostninger ved at sende flere postforsendelser til samme modtager i samme konvolut. Det vigtigste er, at professionel, nøjagtig og rettidig post sætter din virksomhed i det bedst mulige lys hos kunder, leverandører og andre modtagere af din post. 2

3 Indhold 4 Problemet med manuelle postløsninger 5 Postautomatisering sparer tid og øger nøjagtigheden 9 Hastighed, nøjagtighed og individuel tilpasning 3

4 Problemet med manuelle postløsninger Det kan være frustrerende at administrere post, især i store mængder. Du kan sikkert nikke genkendende til disse besværlige, manuelle aktiviteter: Først og fremmest skal trykoplagene sorteres, da ikke alt post er ens nogle er måske kun et enkelt ark, mens andre indeholder flere oplysninger på én eller flere sider Når alle dokumenter er blevet udskrevet, skal de sorteres for at komme i de korrekte kuverter. Uden denne omhyggelighed kan indholdet i postforsendelserne blive blandet sammen, hvilket kan være katastrofalt for databeskyttelsen og kundetilfredsheden, især hvis oplysningerne i forsendelserne er følsomme Derefter kommer den fysiske foldning og ilægning af dokumenterne i kuverterne, frankering samt afsendelse. Med alt dette besvær taget i betragtning er det også sandsynligt, at posten ikke er optimeret til portoomkostningerne. Der er to faktorer at overveje her. For det første om posten lægges i den mest passende kuvertstørrelse (hvilket kan påvirke portoen), og om alle meddelelser til hver enkelt modtager samles i én kuvert med henblik på at undgå at sende flere separate breve (og betale porto for hvert). 4

5 Postautomatisering sparer tid og øger nøjagtigheden I takt med, at virksomheder vokser, og kompleksiteten og mængden af udgående post stiger, begynder virksomhederne at anerkende behovet automatiserede postprocesser. Dette starter ofte med en investering i en frankeringsmaskine, som sparer tid og besvær ved frankering og giver posten et mere professionelt udseende. Det hjælper betydeligt, men der er mere, der kan gøres. Men før posten kan frankeres, skal den lægges i kuverterne. Denne proces automatiseres med en kuverteringsmaskine, som folder udskrifter, lægger dem i kuverter og lukker disse, så de er klar til frankering. Derudover skal udskrifterne være forberedt og sorteret, så kuverteringsmaskinen ved, hvilke dokumenter der skal i hvilke kuverter. Digital software til administration af udgående post forbereder posten og arbejder sammen med kuverteringsmaskinen med henblik på nøjagtig, individuelt tilpasset og effektiv administration af udgående post. Nøjagtighed er en afgørende faktor, da det med henblik på databeskyttelse og virksomhedens ry og rygte er bydende nødvendigt, at hver enkelt person modtager de rigtige dokumenter. Individuel tilpasning er en afgørende faktor, da målrettet kommunikation er mere effektivt til at formidle et budskab. Med de rette værktøjer kan indholdet tilpasses den enkelte modtager. Værktøjerne giver ikke kun mulighed for individuel tilpasning, men sikrer også, at dokumenterne kommer i de rigtige kuverter. 5

6 Postautomatisering sparer tid og øger nøjagtigheden Kuverteringsmaskiner Kuverteringsmaskiner automatiserer kuverteringen for hurtigere at kunne afsende den udgående post. De kan folde og ilægge dokumenter og forsegle kuverter op til 40 gange hurtigere, end det kan gøres med håndkraft. De hjælper også med at øge postens nøjagtighed og sikkerhed, hvilket er med til at sikre, at hver enkelt person modtager de rette dokumenter. Med en kuverteringsmaskine kan virksomheder: Skalere op eller ned i henhold til kravene, da evnen til at samle posten ikke er afhængig af, om folk har tid til at udføre opgaven. Nogle gange stiger væksten gradvist, og postmængden stiger støt, men nogle gange er der store mængder, der pludselig presser postafdelingen. Uanset hvad, skal presset kunne klares Spare tid, eftersom maskinen kan folde og ilægge post i kuverter meget hurtigere. Personale, der plejede at afsætte betydelig tid til denne aktivitet, kan i stedet fokusere på andre opgaver, der skaber værdi for kunder og for virksomheden Garantere postsikkerhed og integritet, så hver enkelt modtager de rigtige dokumenter. Dette er vigtigt med henblik på at sikre, at kunder og andre interessenter får det rette indtryk af virksomheden, men også med henblik på sikkerheden og databeskyttelsen. Sortere post automatisk, hurtigt og professionelt i henhold til fx postnummer eller porto til næste fase af postbehandlingen. 6

7 Postautomatisering sparer tid og øger nøjagtigheden Digital software til administration af udgående post En kuverteringsmaskine bringer tilpasningsevne, nøjagtighed og hastighed til administrationen af udgående post. Ved at kombinere de fysiske posthåndteringskapaciteter med instruktionskapaciteterne i digital software til administration af udgående post, åbnes der op for en lang række yderligere fordele. Digital software til administration af udgående post forbereder posten til kuverteringsmaskinen. Det kan betragtes som at tilvejebringe intelligensen bag automatiseret sortering, foldning, ilægning og kuvertforsegling. Det fungerer således: 1 Processen styres via en webbaseret grænseflade. Den er tilgængelig for alle brugere af et enkelt centraliseret posthåndteringssystem. Dokumenter sorteres først og fremmest i partier efter fx dokumenttype 2 Dokumenterne forsynes derefter med optiske mærker (såsom stregkoder) ud fra de oplysninger, de indeholder 3 Outputindstillingerne vælges i henhold til, hvilke dokumenter der skal i hvilke kuverter. Kuverteringsmaskinen læser stregkoderne for at sikre, at hvert dokument lægges i den rette kuvert. 7 7

8 Postautomatisering sparer tid og øger nøjagtigheden Alt dette giver virksomheder: Evnen til at tilpasse post individuelt med tilføjelse af fx kundenavn og oplysninger, som specielt vedrører modageren, samt målrettede meddelelser i henhold til, hvad der vil være mest interessant for modtagerne Ro i sindet og tryg forvisning om, postforsendelserne er korrekte, da potentialet for menneskelige fejl er blevet reduceret betydeligt, og fordi de korrekte dokumenter er nået frem til den enkelte modtager Omkostningsbesparelser gennem samling af forskellige dokumenter til samme modtager i én kuvert, hvilket sparer penge i porto Effektiv centralisering med adgang til postadministrationsgrænseflader for alle, der har brug for det. 8

9 Hastighed, nøjagtighed og individuel tilpasning Med to enkle og effektive værktøjer kan virksomhederne fremskynde håndteringen af deres udgående post, samtidig med at de integrerer sikkerhed i processen og forbedrer kommunikationen gennem individuel tilpasning. Dette frigør værdifuld tid for virksomhederne, som de kan bruge på indtægtsskabende aktiviteter og kundeservice. 9

10 Om Neopost NEOPOST indtager en global førerposition inden for digital kommunikation, fragt og postløsninger. Virksomhedens mission er at vejlede og støtte organisationer i, hvordan de sender og modtager meddelelser og varer, hvilket hjælper dem med at styrke deres erhvervsmiljø gennem software- og hardwareløsninger. Neopost leverer innovative og brugervenlige løsninger til administration af digital og fysisk kommunikation til både store samt små og mellemstore virksomheder samt til forsendelse til online-butikker og leverandører. Neopost har en stærk lokal tilstedeværelse i 29 lande, beskæftiger ansatte og arbejder tæt sammen med et netværk af partnere for at markedsføre sine løsninger i mere end 90 lande. I 2016 indberettede Neopost en omsætning på 1,2 mia. euro. Neopost er opført i Compartment A i Euronext Paris og indgår i SBF 120-indekset. Læs mere på neopost.dk Join us on 10