INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 3. marts 217 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 6. april 217 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Strategiske punkter kl. 17:15 18:3 a. Regnskab 216 (B) (*) b. Budget 218 (B) * c. Status på nybyggeriprojekter (O) * 2. Beslutningspunkter kl. 18:3 2: a. Repræsentantskabsmøde 217 (B) * b. Afdelingsmøder 217 (B) * c. Driftstøtte afdeling 44 Hjulby Hegn (B) * d. Samarbejdsaftale Vindstød (B) * e. Henvendelse fra råderetsudvalget om finansieret råderet (B) * f. Almene boligdage 217 (B) * g. Ansøgning helhedsplan Vandtårnsområdet-Frydenlund (B) * h. Bestyrelsesseminar juni 217 (B) * i. Samarbejde Brabrand Boligforening (B) * 3. Orienteringspunkter kl. 2: 2:3 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Orientering fra administrationen (O) * c. Orientering fra udvalgene (O) d. Opfølgning på dialog med afdelingsbestyrelserne i boligområderne (O) * e. Opfølgning på uddannelsesplaner (O) * f. Skriv på BKÅ Portalen (B) 4. Kommende møder kl. 2:3 2:4 a. Emner til næste møde, der holdes den 4. maj 217 (B) b. Mødeplan 217 (O) * c. Uddannelse (O) 5. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 5 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Regnskab 216 DATO 5. april 217 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Jette Bøttern Laursen PROBLEMSTILLING Resultater vedr. boligorganisationen Resultatopgørelse Udgifter Budget 51 Bestyrelsesvederlag Mødeudg., kontingenter m.v Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Kontorlokaleudgifter Afskrivninger Revision Bruttoadm. Udgifter Renteudgifter Udamort.lån + trækningsret Samlede ordinære udgifter Ekstraordinære udgifter Udgifter i alt Overskud Udgifter og evt. overskud

3 Indtægter Budget 61 Administrationsbidrag Lovmæssige gebyrer Renteindtægter Udamort. lån + trækningsret Honorar nybyggeri Honorar forbedringsarb Bonus m..v Samlede ordinære indtægter Ekstraordinære indtægter 62 Indtægter i alt Årets underskud 62 Indtægter i alt Balance Aktiver pr. 31/ Inventar Depositum kontor Kapitalindskud, sideaktiviteter Landsbyggefonden Andre anlægsaktiver Afdelinger i drift Nybyggeri Andre tilgodehavender Tilgodehavende renter Værdipapirer Likvide beholdninger Aktiver i alt Passiver pr. 31/ Boligorganisationsandele Dispositionsfond Arbejdskapital Mellemregning afdelinger Bankgæld Leverandører Skyldige omkostninger Feriepengeforpligtelse Anden kortfristet gæld Passiver i alt /22

4 Værdipapirer Obligationsbeholdning pr. 31/ Nordea Danske Bank I Sydbank SEB Total Obligationsrenter Realiserede kursgevinster Urealiserede kursgevinster Realiserede kurstab Urealiserede kurstab Porteføljeforvaltning Nettoafkast Afkast i året 216 Nordea 2,77% Danske Bank I 3,6% Sydbank 2,19% SEB 3,31% Gennemsnit 3,17% Dispositionsfond og arbejdskapital Dispositionsfond Primosaldo Udamortiserede lån Dividende konkurs Pligtmæssige bidrag Renter trækningsret Tilskud Lejeledighed og fraflytning Indbetales til LBF Egen trækningsret Udlån til afdeling Ultimosaldo Dispositionsfond bunden del Dispositionsfond disponibel del Dispositionsfond i alt Disponibel pr. lejemålsenhed /22

5 Arbejdskapital Primosaldo arbejdskapital Overskud/underskud Tilskud til afdelinger Ultimosaldo Bunden del Arbejdskapital disponibel del Disponibel pr. lejemålsenhed /22

6 Resultater vedr. afdelingerne Resultatopgørelse Udgifter Regnskab Budget Afvigelse Afvigelse - pct Nettokapitaludgifter ,% 16 Ejendomsskatter ,2% 17 Vand- og vandafledning ,9% 19 Renovation ,3% 11 Forsikringer ,2% 111 El, målerpasning m.v ,9% 112 Administrationsbidrag ,2% 113 A- og G-indskud ,3% 114 Renholdelse ,2% 115 Almindelig vedligeholdelse ,2% 118 Særlige aktiviteter ,9% 119 Diverse udgifter ,8% 12 Henlagt til planlagt vedl ,% 121 Henl. istands. ved frafl ,% 122 Henl. B-ordning ,% 123 Henl. tab ved lejel. + frafl ,% 125 Ydelse lån forbedringsarb ,2% 126 Afdrag på forbedringsarb ,1% 127 Ydelse lån bygningssk ,6% 131 Renter lån forbedringsarb ,6% 132 Ydelser vedr. driftsstøtte ,2% 133 Afvikling af underskud ,6% 134 Korrektion vedr. tidl. år Aktivitetsmedarbejdere ,% Udgifter i alt ,% 14 Overskud Indtægter Regnskab Budget Afvigelse Afvigelse - pct. 21 Boligafgifter og lejer ,4% 22 Renter lån ,7% 23 Andre indtægter ,1% 24 Tilskud ,2% 26 Andre indtægter Indtægter i alt ,3% 21 Underskud /22

7 Balance Aktiver pr. 31/ Anskaffelsessum Indeksregulering Forbedringsarbejder Andre anlægsaktiver Tilgodehavender Mellemregning med boligorganisationen Aktiver i alt Passiver pr. 31/ Henlagt planlagt vedligeholdelse Henlagt istandsættelse ved fraflytning Fælleskonto Indvendig vedligeholdelseskonto Henlagt til lejeledighed og tab på fraflytning Andre henlæggelser Resultatkonto Oprindelig prioritetsgæld Beboerindskud Kapitalindskud mindstb. lejl Afskrivningskonto Lån forbedringsarbejder Andre beboerindskud Driftsstøttelån Anden langfristet gæld Gæld til boligorganisationen Uafsluttede forbrugsregnskaber Prioritetsydelser 421 Skyldige omkostninger Mellemregning med lejere Deposita og forudbetalt leje Banklån Anden kortfristet gæld Passiver i alt /22

8 Resultater og resultatkonto Afdeling Forrige år Sidste år Regnskabsåret Gennemsnit Gennemsnit pr. m 2 1 Jens Baggesens Vej Haugesundsvej-Kristiansundsvej-Stockholmsgade Viggo Stuckenbergs Vej Chr. Molbechs Vej Otto Benzons Vej Risvang Alle Vestre Ringgade Vilh.Bergsøes Vej Trøjborgvej Nordalsvej-Sæterstien-Opdalsvej-Hardangergade-Dalstien Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej Hammershusvej Kongsvang Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Paludan-Müllers Vej Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Hallssti Istedgade Visbjerg Hegn Attikavej /22

9 Afdeling Forrige år Sidste år Regnskabsåret Gennemsnit Gennemsnit pr. m 2 4 Fredensgade Viruplund Hjelmagerparken Hjulby Hegn Torpevænget-Kappelvænget Vistoftparken Julsøvej Skæring Parkvej Fredensgade Brendstrupvej Fredericiagade Viborgvej Julsøvej Norsgade Skæring Parkvej Katrinebjergvej Åvænget Ranunkelvej Høegh-Guldbergs Gade Paludan-Müllers Vej Chokoladen Skejbyparken Skæring Parkvej Bethesdavej Hørretløkken Østergade Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej Daginstitutionen Hørretvej 14 B Herningvej Finlandsgade Daginstitutionen P.M. Møllers Vej Daginstitutionen Kornbakke Alle Daginstitutionen Lindholmvej 2 A /22

10 Afdeling Resultat Resultatkonto Resultatkonto pr. m 2 1 Jens Baggesens Vej Haugesundsvej-Kristiansundsvej-Stockholmsgade Viggo Stuckenbergs Vej Chr. Molbechs Vej Otto Benzons Vej Risvang Alle Vestre Ringgade Vilh.Bergsøes Vej Trøjborgvej Nordalsvej-Sæterstien-Opdalsvej-Hardangergade-Dalstien Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej Hammershusvej Kongsvang Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Paludan-Müllers Vej Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Hallssti Istedgade Visbjerg Hegn /22

11 Afdeling Resultat Resultatkonto Resultatkonto pr. m 2 39 Attikavej Fredensgade Viruplund Hjelmagerparken Hjulby Hegn Torpevænget-Kappelvænget Vistoftparken Julsøvej Skæring Parkvej Fredensgade Brendstrupvej Fredericiagade Viborgvej Julsøvej Norsgade Skæring Parkvej Katrinebjergvej Åvænget Ranunkelvej Høegh-Guldbergs Gade Paludan-Müllers Vej Chokoladen Skejbyparken Skæring Parkvej Bethesdavej Hørretløkken Østergade Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej Daginstitutionen Hørretvej 14 B Herningvej Finlandsgade Daginstitutionen P.M. Møllers Vej Daginstitutionen Kornbakke Alle Daginstitutionen Lindholmvej 2 A /22

12 Ejendomsfunktionærer Afdeling Ejendomsfunktionær Ejendomsfunktionær pr. m 2 1 Jens Baggesens Vej Haugesundsvej-Kristiansundsvej-Stockholmsgade Viggo Stuckenbergs Vej Chr. Molbechs Vej Otto Benzons Vej Risvang Alle Vestre Ringgade Vilh.Bergsøes Vej Trøjborgvej Nordalsvej-Sæterstien-Opdalsvej-Hardangergade-Dalstien Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej Hammershusvej Kongsvang Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Paludan-Müllers Vej Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Hallssti Istedgade Visbjerg Hegn Attikavej Fredensgade /22

13 Afdeling Ejendomsfunktionær Ejendomsfunktionær pr. m 2 41 Viruplund Hjelmagerparken Hjulby Hegn Torpevænget-Kappelvænget Vistoftparken Julsøvej Skæring Parkvej Fredensgade Brendstrupvej Fredericiagade Viborgvej Julsøvej Norsgade Skæring Parkvej Katrinebjergvej Åvænget Ranunkelvej Høegh-Guldbergs Gade Paludan-Müllers Vej Chokoladen Skejbyparken Skæring Parkvej Bethesdavej Hørretløkken Østergade Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej Daginstitutionen Hørretvej 14 B 75 Herningvej Finlandsgade Daginstitutionen P.M. Møllers Vej Daginstitutionen Kornbakke Alle Daginstitutionen Lindholmvej 2 A /22

14 Vedligeholdelse og henlæggelser Alm. vedligehold Alm. vedligehold Planlagt vedli- Afdeling pr. m 2 gehold 1 Jens Baggesens Vej Haugesundsvej-Kristiansundsvej-Stockholmsgade Viggo Stuckenbergs Vej Chr. Molbechs Vej Otto Benzons Vej Risvang Alle Vestre Ringgade Vilh.Bergsøes Vej Trøjborgvej Nordalsvej-Sæterstien-Opdalsvej-Hardangergade-Dalstien Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej Hammershusvej Kongsvang Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Paludan-Müllers Vej Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Hallssti Istedgade Visbjerg Hegn Attikavej Fredensgade /22

15 Alm. vedligehold Alm. vedligehold Planlagt vedli- Afdeling pr. m 2 gehold 41 Viruplund Hjelmagerparken Hjulby Hegn Torpevænget-Kappelvænget Vistoftparken Julsøvej Skæring Parkvej Fredensgade Brendstrupvej Fredericiagade Viborgvej Julsøvej Norsgade Skæring Parkvej Katrinebjergvej Åvænget Ranunkelvej Høegh-Guldbergs Gade Paludan-Müllers Vej Chokoladen Skejbyparken Skæring Parkvej Bethesdavej Hørretløkken Østergade Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej Daginstitutionen Hørretvej 14 B Herningvej Finlandsgade Daginstitutionen P.M. Møllers Vej Daginstitutionen Kornbakke Alle Daginstitutionen Lindholmvej 2 A Total /22

16 Afdeling Henlæggelser Henlæggelser pr. m 2 Henlagt Henlagt pr. m 2 1 Jens Baggesens Vej Haugesundsvej-Kristiansundsvej-Stockholmsgade Viggo Stuckenbergs Vej Chr. Molbechs Vej Otto Benzons Vej Risvang Alle Vestre Ringgade Vilh.Bergsøes Vej Trøjborgvej Nordalsvej-Sæterstien-Opdalsvej-Hardangergade-Dalstien Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej Hammershusvej Kongsvang Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Paludan-Müllers Vej Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Hallssti Istedgade Visbjerg Hegn Attikavej Fredensgade Viruplund Hjelmagerparken /22

17 Afdeling Henlæggelser Henlæggelser pr. m 2 Henlagt Henlagt pr. m 2 44 Hjulby Hegn Torpevænget-Kappelvænget Vistoftparken Julsøvej Skæring Parkvej Fredensgade Brendstrupvej Fredericiagade Viborgvej Julsøvej Norsgade Skæring Parkvej Katrinebjergvej Åvænget Ranunkelvej Høegh-Guldbergs Gade Paludan-Müllers Vej Chokoladen Skejbyparken Skæring Parkvej Bethesdavej Hørretløkken Østergade Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej Daginstitutionen Hørretvej 14 B Herningvej Finlandsgade Daginstitutionen P.M. Møllers Vej Daginstitutionen Kornbakke Alle Daginstitutionen Lindholmvej 2 A Total /22

18 Fraflytning og tab Afdeling Fraflytning Henlæggelser Henlagt Henlagt pr. m 2 1 Jens Baggesens Vej Haugesundsvej-Kristiansundsvej- Stockholmsgade Viggo Stuckenbergs Vej Chr. Molbechs Vej Otto Benzons Vej Risvang Alle Vestre Ringgade Vilh.Bergsøes Vej Trøjborgvej Nordalsvej-Sæterstien-Opdalsvej- Hardangergade-Dalstien Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej Hammershusvej Kongsvang Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Paludan-Müllers Vej Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Hallssti Istedgade Visbjerg Hegn Attikavej Fredensgade /22

19 Afdeling Fraflytning Henlæggelser Henlagt Henlagt pr. m 2 41 Viruplund Hjelmagerparken Hjulby Hegn Torpevænget-Kappelvænget Vistoftparken Julsøvej Skæring Parkvej Fredensgade Brendstrupvej Fredericiagade Viborgvej Julsøvej Norsgade Skæring Parkvej Katrinebjergvej Åvænget Ranunkelvej Høegh-Guldbergs Gade Paludan-Müllers Vej Chokoladen Skejbyparken Skæring Parkvej Bethesdavej Hørretløkken Østergade Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej Daginstitutionen Hørretvej 14 B 75 Herningvej Finlandsgade 2 89 Daginstitutionen P.M. Møllers Vej 2 9 Daginstitutionen Kornbakke Alle Daginstitutionen Lindholmvej 2 A 18/22

20 Tab lejeledighed Dækket af dispositionsfond Henlæggelser Henlagt pr. m 2 Tab fraflytning Afdeling Henlagt 1 Jens Baggesens Vej Haugesundsvej-Kristiansundsvej-Stockholmsgade Viggo Stuckenbergs Vej Chr. Molbechs Vej Otto Benzons Vej Risvang Alle Vestre Ringgade Vilh.Bergsøes Vej Trøjborgvej Nordalsvej-Sæterstien-Opdalsvej-Hardangergade-Dalstien Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej Hammershusvej Kongsvang Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Paludan-Müllers Vej Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Hallssti Istedgade Visbjerg Hegn Attikavej Fredensgade /22

21 Tab lejeledighed Dækket af dispositionsfond Henlæggelser Henlagt pr. m 2 Tab fraflytning Afdeling Henlagt 41 Viruplund Hjelmagerparken Hjulby Hegn Torpevænget-Kappelvænget Vistoftparken Julsøvej Skæring Parkvej Fredensgade Brendstrupvej Fredericiagade Viborgvej Julsøvej Norsgade Skæring Parkvej Katrinebjergvej Åvænget Ranunkelvej Høegh-Guldbergs Gade Paludan-Müllers Vej Chokoladen Skejbyparken Skæring Parkvej Bethesdavej Hørretløkken Østergade Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej Daginstitutionen Hørretvej 14 B 75 Herningvej Finlandsgade Daginstitutionen P.M. Møllers Vej 2 9 Daginstitutionen Kornbakke Alle Daginstitutionen Lindholmvej 2 A Total /22

22 Renter Afdeling Rente Budget 1 Jens Baggesens Vej Haugesundsvej-Kristiansundsvej-Stockholmsgade Viggo Stuckenbergs Vej Chr. Molbechs Vej Otto Benzons Vej Risvang Alle Vestre Ringgade Vilh.Bergsøes Vej Trøjborgvej Nordalsvej-Sæterstien-Opdalsvej-Hardangergade-Dalstien Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej Hammershusvej Kongsvang Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Paludan-Müllers Vej Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Hallssti Istedgade Visbjerg Hegn Attikavej Fredensgade Viruplund Hjelmagerparken /22

23 Afdeling Rente Budget 44 Hjulby Hegn Torpevænget-Kappelvænget Vistoftparken Julsøvej Skæring Parkvej Fredensgade Brendstrupvej Fredericiagade Viborgvej Julsøvej Norsgade Skæring Parkvej Katrinebjergvej Åvænget Ranunkelvej Høegh-Guldbergs Gade Paludan-Müllers Vej Chokoladen Skejbyparken Skæring Parkvej Bethesdavej Hørretløkken Østergade Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej Daginstitutionen Hørretvej 14 B Herningvej Finlandsgade Daginstitutionen P.M. Møllers Vej Daginstitutionen Kornbakke Alle Daginstitutionen Lindholmvej 2 A INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskab 216, samt at boligorganisationens overskud overføres til arbejdskapitalen. 22/22

24 NOTAT TIL PKT 1.b Budget 218 DATO 5. april 217 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Jette Bøttern Laursen PROBLEMSTILLING Udgifter Regnskab 216 Budget 217 Budget Bestyrelsesvederlag Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser, møder, bestyrelse og udvalg a Repræsentation, gaver m.v Tabt arbejdsfortjeneste Kørsel bestyrelse + udvalg Personaleudgifter Juridisk assistance Forsikring Telefon og internet Kontorhold m.v Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopimaskiner Porto b EDB c Bankgebyrer Annoncer Kontorhusholdning Beboerblad Andre udgifter Kontorleje Ejendomsskat El Varme

25 Udgifter Regnskab 216 Budget 217 Budget 218 Alarmanlæg "Frøen" Rengøring Vedligeholdelse af lokaler Mindre nyanskaffelser Fællesudgifter Afskrivning inventar og edb Revision Renter dispositionsfond Renter mellemregning Renter pengeinstitutter Renter kreditorer Kurstab obligationer Gebyrer kapitalforvaltning Renter trækningsret Udamortiserede låneydelser - dispositionsfonden Udamortiserede låneydelser - Landsbyggefonden Pligtmæssige bidrag (A/G-indskud) Ekstraordinære udgifter Udgifter i alt /6

26 Indtægter Regnskab 216 Budget 217 Budget Administrationsbidrag d Grundbidrag Tillægsydelser Administration institutioner Administration øvrige Påkrav Ventelistegebyr AARHUSbolig Antenneregnskab e Vaskekort Renter byggesager Renter pengeinstitutter Renter obligationer Kursgevinster obligationer Udbytte m.v Renter af trækningsret Udamortiserede låneydelser - dispositionsfonden Udamortiserede låneydelser - Landsbyggefonden Pligtmæssige bidrag (A/G-indskud) Byggesagshonorar nybyggeri Byggesagshonorar forbedringsarbejder Bonus, antenneleje og andre indtægter Indtægter i alt Bemærkninger til budget 218: a. Denne konto har været væsentlig overbudgetteret siden 212 og bør budgetteres mere realistisk. b. Denne post er konservativt budgetteret, idet det forudsættes, at vi i endnu mindre omfang kommer til at bruge brevpost fremover. c. Denne post stiger, fortrinsvis fordi de nye tiltag som følge af at ejendomsfunktionærerne aht. it- og persondatasikkerhed for nye, personlige logins, afholdes af organisationen fremfor afdelingerne. d. Administrationsbidraget pr. lejemål nedsættes marginalt til 3.83 kr. pr. lejemål fra kr. I en årrække har administrationsbidraget været beregnet i tre dele: 3/6

27 i) Et grundbeløb pr. afdeling som skulle repræsentere, at grundarbejdet med en afdeling budget, regnskab, lån etc. er ens uanset afdelingens størrelse. I praksis har beløbet dog siden 212 været fordelt fra 5. til 36. afhængig af afdelingens størrelse. ii) Et fast beløb pr. lejemålsenhed (siden kr.) iii) En betaling for tillægsydelser, herunder håndtering af forbrugsregnskab (5 kr. pr. lejemål pr. forbrugsart) og vaskeri (5 kr. pr. lejemål) Imidlertid har dette betydet en ret uigennemskuelig model, som foreslås forenklet således i budget 218: i) Et fast grundbeløb pr. afdeling, 12.5 kr., marginalt lavere end gennemsnitsbeløbet for 217, kr. ii) Et fast beløb pr. lejemålsenhed, 3.83 kr. iii) En betaling for tillægsydelser efter den hidtidige model, dog således at der for alle afdelingers vedkommende betales for de ydelser, der faktisk leveres. Det medføre en. fordeling af administrationsbidraget, der samlet på nær kr. er helt på niveau med 217 (se bilag). e. Det forudsættes at der gradvist bliver færre kollektive aftaler på området. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budget /6

28 Navn Lejemålsenheder Institutionsenheder Pr. lejemål 1121 Fast Tillæg 1121 Institution I alt 1 Jens Baggesens Vej Haugesundsvej-Kristiansundsvej-Stockholmsgade Viggo Stuckenbergs Vej Chr. Molbechs Vej Risvang Alle Vestre Ringgade Vilh.Bergsøes Vej Trøjborgvej Nordalsvej-Sæterstien- Opdalsvej-Hardangergade- Dalstien Helge Rodes Vej Majdalen Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej Hammershusvej Kongsvang Trøjborgvej Tamperdalsvej Norgesparken Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej Vestre Ringgade Salonikivej Skelagervej Hallssti Istedgade Visbjerg Hegn Attikavej Fredensgade Viruplund Hjelmagerparken /6

29 44 Hjulby Hegn Torpevænget-Kappelvænget Vistoftparken Julsøvej Skæring Parkvej Fredensgade Brendstrupvej Fredericiagade Viborgvej Julsøvej Norsgade Skæring Parkvej Katrinebjergvej Åvænget Ranunkelvej Høegh-Guldbergs Gade Paludan-Müllers Vej Chokoladen Skejbyparken Skæring Parkvej Bethesdavej Hørretløkken Østergade Ranunkelvej Damgårdstoften Rønnevangen Virup Skovvej Daginstitutionen Hørretvej 14 B Herningvej Daginstitutionen P.M. Møllers Vej Daginstitutionen Kornbakke Alle Daginstitutionen Lindholmvej 2 A Total /6

30 NOTAT TIL PKT 2.a Repræsentantskabsmøde 217 DATO 5. april 217 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Sted Repræsentantskabsmødet holdes i Turbinehallen. Der er lavet en aftale med Turbinehallen om, at de først rydder af efter middagen, når mødet er slut. Herudover er de gjort opmærksomme på de lydproblemer, der var sidste år. Det indstilles, at bestyrelsen allerede i forbindelse med evalueringen af dette repræsentantskabsmøde forholder sig til sine ønsker til placering af repræsentantskabsmøde 218. Emner Følgende forslag behandles på repræsentantskabsmødets dagsorden. De enkelte bestyrelsesmedlemmers ansvar for at fremlægge og følge op på de forskellige temaer fastlægges på bestyrelsens møde i maj. Bemyndigelse vedr. køb og salg af fast ejendom samt iværksættelse af nybyggeri: Det er repræsentantskabet, der har myndighed til at beslutte køb og salg af fast ejendom. Med det formål at opføre boliger i overensstemmelse med organisationens vedtægter, bemyndiges organisationsbestyrelsen til at erhverve eller sælge jord eller fast ejendom i Århus eller Favrskov Kommune under forudsætning af kommunalbestyrelsens godkendelse, samt at organisationens repræsentantskab informeres om foretagne køb og salg. Bestyrelsen bemyndiges samtidig til at iværksætte nyt boligbyggeri, hvilket repræsentantskabet løbende orienteres om. Bemyndigelsen til salg af fast ejendom gælder dog alene erhvervsejendomme Beslutningen er gældende for perioden frem til næste ordinære repræsentantskabsmøde. Der skal jf. vedtægterne ske godkendelse af iværksættelse af nybyggerier i Knudrisgade, Randersvej, Campus Katrinebjerg og Nye. Det indstilles at dette gøres eksplicit i den skriftlige og mundtlige beretning. Fremtidig organisationsstruktur (Se bilag)

31 Vedtægtsændringer Der er udsendt en ny bekendtgørelse af normalvedtægten, og derfor skal vedtægterne ændres tilsvarende. De indholdsmæssige ændringer er så vidt muligt fremhævet nedenfor stk. 3 ændres med baggrund i at få sammenhæng til formuleringen i driftsbekendtgørelsen Nuværende formulering stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold: 1) Hvorvidt organisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 2) Godkendelse af revisor. 3) Organisationens byggepolitik. 4) Grundkøb. 5) Iværksættelse af nyt byggeri. 6) Erhvervelse eller salg af organisationens ejendomme. 7) Væsentlig forandring af organisationens ejendomme. 8) Ændring af vedtægterne. Ny formulering jf. normalvedtægten Stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold: 1) Godkendelse af revisor. 2) Hvorvidt boligorganisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 3) Boligorganisationens administrations- og byggepolitik. 4) Erhvervelse eller salg af boligorganisationens ejendomme. 5) Væsentlig forandring af boligorganisationens ejendomme. 6) Boligorganisationens grundkøb. 7) Boligorganisationens iværksættelse af nyt byggeri. 8) Nedlæggelse af en afdeling. 9) Ændring af vedtægterne. 1) Opløsning af boligorganisationen. 11) Frikøb af en tinglyst tilbagekøbsklausul, der påhviler en afdeling, der er oprettet før den 1. juli 2. 12) Pantsætning af boligorganisationens ejendomme stk. 5 ændres med baggrund i at få sammenhæng til formuleringen i driftsbekendtgørelsen stk. 5. Repræsentantskabet godkender afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende afdelingerne: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3) Grundkøb. 4) Iværksættelse af nyt byggeri. 5) Nedlæggelse af en afdeling. 6) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. 18 stk. 2. Stk. 5. Repræsentantskabet godkender endvidere afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende almene boligafdelinger og servicearealafdelinger: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Overgang af en afdeling fra en boligorganisation til en anden. 3) Opdeling eller sammenlægning af afdelinger. 4) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 5) Grundkøb. 6) Iværksættelse af nyt byggeri. 7) Pantsætning af afdelingernes ejendomme. 2/14

32 8) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger stk. 4 indebærer en præcisering af tegningsreglerne der var uklare i den hidtidige normalvedtægt stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med direktøren, hvis en sådan er ansat. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuld-magt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. Stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift af den samlede bestyrelse. Er der ansat en forretningsfører eller direktør, kan organisationen tegnes af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med forretningsføreren eller direktøren. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger ændres så der gives mulighed for med samtykke at indkalde repræsentantskabsmøde digitalt. 7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst fire ugers varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsor-den. Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Efter aftale med et repræsentantskabsmedlem kan indkaldelse af dette medlem ske elektronisk. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden ændres så forslag til repræsentantskabsmødet ligeledes forudsat samtykke kan udsendes digitalt. 8 Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde, skal være ind-sendt til bestyrelsen senest to uger før mødet. Indsendte forslag skal ud-sendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest én uge før mødet, jf. 7 stk. 1. Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde, skal være indsendt til bestyrelsen senest 2 uger før mødet. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest 1 uge før mødet, jf. 7, stk. 1. Efter aftale med et repræsentantskabsmedlem kan forslag udsendes til dette medlem elektronisk. 3/14

33 6. 14 ændres så afdelingsmøder kan indkaldes digitalt efter aftale med lejeren. 14 Hvert år afholdes inden tre måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske med mindst fire ugers varsel til samtlige husstande i afdelingen. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Hvert år afholdes inden 3 måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige husstande i afdelingen. Efter aftale med en lejer kan indkaldelse af denne ske elektronisk. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. 7. Ny 15 indsættes med bekendtgørelsens bestemmelser om digitale afdelingsmøder (som konsekvens ændres den nuværende 15 til 16, 16 til 17 osv.) 15. Afdelingsmødet kan beslutte, at digitale værktøjer inddrages i afholdelsen af kommende afdelingsmøder. Det kan herunder besluttes, at afstemninger under anvendelse af et betryggende afstemningssystem kan foretages digitalt inden for en frist på højst 7 dage efter afholdelse af et afdelingsmøde. Stk. 2. Det digitale værktøj, der anvendes, skal være tilgængeligt for alle afdelingens beboelseslejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover skal det digitale værktøj være tilgængeligt for enhver, der ifølge 18, stk. 2, har adgang til afdelingsmødet. Disse må dog ikke have adgang til at deltage i eventuelle afstemninger. Andre end de i 1. og 2. pkt. nævnte må kun have læseadgang til det digitale værktøj. Der må ikke ved anvendelsen af digitale værktøjer stilles krav om profil på sociale medier. Stk. 3. Det er en betingelse for anvendelse af digitale værktøjer i afholdelsen af afdelingsmødet, at: 1) Forslag til behandling på afdelingsmødet tillige kan fremsættes ved brev eller . 2) Opstilling af kandidater tillige kan ske på afdelingsmødet. Stk. 4. Hvis der er truffet beslutning om, at afstemning kan ske digitalt efter afholdelsen af afdelingsmødet, er det yderligere en betingelse, at: 1) Afstemningstemaerne formuleres endeligt før afslutning af afdelingsmødet. 4/14

34 2) Afstemning tillige kan ske ved brev inden for samme afstemningsperiode, som er fastsat for den digitale afstemning. Stemmesedler skal efter anmodning udleveres fra dagen efter afdelingsmødet og indtil fristen for afstemning udløber. 3) Eventuelle afstemninger på afdelingsmødet foretages skriftligt. 4) Alle stemmer optælles samtidig umiddelbart efter afstemningsperiodens udløb. 5) Det sikres, at ingen husstand kan afgive flere stemmer, end den har ret til efter vedtægterne. Stk. 5. Der kan ikke begæres urafstemning om emner, hvor afstemning gennemføres efter stk Ny 15 stk. 4 om at også forslag til afdelingsmødet kan udsendes digitalt efter aftale (omnummereret til 16 stk. 4, jf. ovenfor) Stk. 4. Efter aftale med en lejer kan materiale nævnt i stk. 1-3 og forslag, jf. 16, stk. 3, 4. pkt., udsendes til denne lejer elektronisk. 9. Ny 11 stk. 1 indsættes med henblik på at sikre valg af bestyrelse også i det tilfælde, hvor medarbejderne ikke udpeger en repræsentant. Forslaget støttes af et enigt virksomhedsnævn. Stk. 1. Den i stk. 1 valgte medarbejderrepræsentant og suppleant vælges begge i ulige år for to år, og valget træder i kraft umiddelbart efter det ordinære repræsentantskabsmøde i året. Såfremt der den 1. april i valgåret ikke har kunnet udpeges et medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem, vælger repræsentantskabet i stedet fire bestyrelsesmedlemmer for to år, jf. stk. 4. Ved udløbet af den toårige valgperiode søges det pågældende bestyrelsesmedlem igen valgt blandt organisationens medarbejdere. Dirigent og referent Der er indgået aftale med Søren Madsen om at fungere som dirigent. Mette Kjær Larsson tager referat. Beretning Mogens Vindbjerg varetager redaktørfunktionen af den skriftlige beretning, jf. særskilt tidsplan vedtaget på sidste mødes. 5/14

35 Valg På repræsentantskabsmødet skal foretages en række valg: Formand (Søren Høgsberg er på valg), tre bestyrelsesmedlemmer for to år (Aske Ryge Holm, Olav Bertelsen og Peter Lykke Nielsen er på valg). Alle modtager genvalg. Et antal suppleanter til bestyrelsen samt suppleanter (Hans-Jørgen Krickhahn, Dorthe Nielsen og Brian Kristensen er på valg). 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen Bestyrelsen bør overveje, hvorledes det sikres, at der er kandidater til de nødvendige poster. Der er derudover proces i gang med ordinært valg af medarbejderrepræsentant til organisationsbestyrelsen samt evt. suppleant. Tidsplan for forberedelsesprocessen Af hensyn til tidsfrister, tryk m.m. er der følgende tidsplan og deadlines: 6/4 Endelig godkendelse af dagsorden i bestyrelsen 6/4 Behandling af forslag til repræsentantskabsmødet 6/4 Behandling af evt. vedtægtsændringer i bestyrelsen 1/4 Udsendelse af indkaldelse til repræsentantskabsmøde 24/4 Bestyrelsens skriftlige beretning færdiggøres 3/5 Frist for indsendelse af forslag til behandling 3/5 Frist for indsendelse af kandidatpræsentationer 17/5 Bestyrelsesmøde inden repræsentantskabsmøde kl /5 Repræsentantskabsmøde 6/14

36 Dato INDKALDELSE til ordinært repræsentantskabsmøde Vi indkalder dig til møde i Turbinehallen, Kalkværksvej 12, Aarhus C onsdag den 17. maj 217 kl Vi starter med middag, og selve mødet starter kl Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af bestyrelsens årsberetning samt fremlæggelse af udvalgenes årsberetninger 3. Godkendelse af årsregnskab 216 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret Århus samt afdelingerne 4. Forelæggelse af budget 218 for Boligkontoret Århus 5. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom 6. Behandling af eventuelt indkomne forslag 7. Valg a. Valg af formand (på valg er Søren Høgsberg) b. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer (på valg er: Aske Ryge Holm, Olav Bertelsen og Peter Lykke Nielsen) c. Valg af suppleanter for ét år (på valg er: Hans-Jørgen Krickhahn, Dorthe Nielsen og Brian Kristensen) d. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede e. Godkendelse af revisor - Revisionsinstituttet indstilles 8. Eventuelt Ønsker du et forslag behandlet på mødet skal det være administrationen v/mette Kjær Larsson i hænde senest onsdag den 3. maj 217. Vi gør opmærksom på, at det kun er de på forhånd udpegede repræsentantskabsmedlemmer eller suppleanter for disse, der har stemmeret. Afdelingsbestyrelses- og udvalgsmedlemmer, der ikke er medlem af repræsentantskabet, har møde og taleret. Du skal tilmelde dig senest den 3. maj 217 også til Mette Kjær Larsson, mkl@bk-aarhus.dk Venlig hilsen Bestyrelsen 7/14

37 FORRETNINGSORDEN FOR REPRÆSENTANTSKABSMØDER 1. Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. Dirigenten påser endvidere, at valgene påbegyndes senest 2½ time efter mødets start. 2. Repræsentantskabet vælger en referent, der skriver trufne beslutninger og resultater af afstemninger ind i forhandlingsprotokollen, som efter mødet underskrives af dirigent, referent og formand. Antallet af mødedeltagere skal føres til protokol. 3. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten. 4. Deltagerne får ordet til debatten i den rækkefølge de henvender sig. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller repræsentantskabet fastsætter en begrænsning. Dirigenten kan vælge at emneopdele debatten. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet. 5. Bortset fra valg og ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet at afgivne stemmer. Ved spørgsmål, der ikke er behandlet i vedtægter eller forretningsorden, afgør dirigenten afstemningsformen. 6. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Såfremt der ved valg kun foreslås det antal kandidater, der skal vælges, betragtes disse som valgt uden afstemning. 7. Såfremt to eller flere kandidater til formand og evt. næstformand foreslås, foretages der skriftlig afstemning. Opnår den kandidat, der får flest stemmer, ikke flere end halvdelen af stemmerne, gennemføres en ny valgrunde mellem de to kandidater, der fik flest stemmer i første valgrunde. Ved stemmelighed foretages der omvalg, og står stemmerne stadig lige derefter, foretages der lodtrækning. 8. Ved valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer samt andre personvalg gælder, at der skal stemmes på det antal personer, der skal vælges. Stemmesedler, der indeholder flere eller færre navne eller navne på personer som ikke er bragt i forslag, er ugyldige. 8/14

38 BILAG Vi har forskellige fora i BKÅ. Nogle er fastsat af vedtægterne. Andre er etableret i kraft af den kultur, vi har oparbejdet i BKÅ gennem årene. På de følgende sider er en aktuel gennemgang af fora og en kort beskrivelse af det enkelte forums roller og opgaver. 9/14

39 Afdelingsbestyrelse: Budget, vedligeholdelsesplan og afdelingsmøde, årsgennemgang, regnskab. Jf. BKÅ-portalen /Værktøjskassen/Praktisk Info. Bl.a. nedenstående: 1/14