LAG SØM Den Lokale Aktionsgruppe for Syd- Øst- og Midtfyn

Transkript

1 Referat bestyrelsesmøde nr. 22 Tid Torsdag d kl Sted Naturama, Dronningemaen 30, 5700 Svendborg Til stede Kurt Sorknæs, Erik Sønderskov, Gitte L. Albjerg, Inge Skelgaard, Inger Mechlenburg, Lise-Lotte Jensen, Gunnar Landtved, Kim Kølerfeldt, Henning Duvier Stærmose, Afbud Solveig Hansen, Søren Svendsen, Ulrik Sand Larsen, Jens Elmgreen Ej fremmødt Referent Koordinator Dorthe Toudal Simonsen Konstatering af, at bestyrelsen var beslutningsdygtig Emne 1) Det kunne konstateres at mere end halvdelen af medlemmerne af bestyrelsen deltog i mødet, heriblandt formanden eller næstformanden. Hvis ja. Mødet kan fortsætte. Hvis nej, der må indkaldes til nyt møde. 2) Det kunne konstateres, at myndighedsrepræsentanterne udgjorde under halvdelen af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Angiv fordeling med angivelse af navne. Hvis ja. Mødet kan fortsætte. Hvis nej, der må indkaldes til nyt møde. Bemærkninger fra referenten/formanden Ja Ja: Kurt Sorknæs (formand) - foreninger Inger Mechlenburg foreninger Gunnar Landtved - foreninger Erik Sønderskov (næstformand) - borgere Gitte L. Albjerg borgere Inge Skelgaard borgere Kim Kølerfeldt erhverv Lise-Lotte Jensen - erhverv Henning Duvier Stærmose (politisk udpeget, Svendborg kommune)

2 Dagsorden 1) Velkomst, herunder vurdering af beslutningsdygtighed og habilitet 2) Godkendelse af dagsorden 3) Godkendelse og underskrift af referat, bestyrelsesmøde nr ) Korte meddelelser a. LAG årsmøde b. Landdistriktskonference c. Nye frister, sagsbehandlingstider d. Almennyttige projekter, ny definition e. Projekteksempler til Landdistrikternes Hus og livogland.dk f. Evalueringsrapport g. Tableau h. Fyraftensmøde, Nyborg Destilleri i. Rigsrevision Beslutning Ad. 1) Ad. 1) Formand Kurt Sorknæs byder velkommen og konstaterer at bestyrelsen er beslutningsdygtig. Ad. 2) Dagsorden godkendes Ad. 3) Referat fra bestyrelsesmøde nr. 21 godkendes og underskrives. Ad. a) LAG Årsmøde Kurt Sorknæs, Erik Sønderskov, Gunnar Landtved og koordinator deltog i LAG Årsmøde 1. oktober på Kobæk Strand. Her var formiddagens program overvejende diverse drøftelser og info fra ERST: Erhvervsstyrelsen oplyser, at de I forlængelse af forskellige interne kontroller og revisionsbesøg er blevet pålagt at tage ud til aktionsgrupper på besøg. Planen er at komme rundt til alle aktionsgrupper i løbet af den resterende programperiode. De skal føre tilsyn med administrationen i den enkelte aktionsgruppe, at aktionsgruppen besigtiger projekter korrekt og de skal deltage på et bestyrelsesmøde. Herudover drøftedes arbejdet med fælles sagsbehandlingsmål og nye revisionsmuligheder. Se i øvrigt under pkt. 1C og pkt. 6. Om eftermiddagen besøgte vi 2 LAG projekter: Panzermuseum og Ostebørsen. Herudover afholdte formændene valg til koordinationsudvalget, Carsten Petersen, formand i LAG MANK blev ny formand for koordinationsudvalget. Ad. b) Landdistriktskonference Kurt Sorknæs, Erik Sønderskov, Jens Elmgreen og koordinator deltog i Landdistriktskonference den 2. oktober på Kobæk Strand Konferencecenter. Erhvervsminister Brian Mikkelsen fortalte om regeringens initiativer på landdistriktsområdet, årets landdistriktspris blev uddelt, den gik til vestjyske fyrtårn, Bovbjerg Fyr, som er et lokalt kulturcenter og kulturfællesskab, der tiltrækker mere end gæster om året. Yderligere deltog vi i workshops, herunder fx Bedre oplevelser for turister baseret på gastronomi og kvalitetsfødevarer. Se materiale fra konferencen her:

3 distriktskonferencen-2017 Ad. c) Nye frister, nye sagsbehandlingstider På årsmødet drøftede vi at nå mod fælles sagsbehandlingstider. Konklusionen blev: LAG: Ansøgningsfrist til indstilling: max 40 arbejdsdage ERST: Indstilling til tilsagn (fuldt oplyste ansøgninger): max 40 arbejdsdage. Herudover fik LAGerne mulighed for selv at tilrettelægge ansøgningsfrister. Alle LAG har herefter indmeldt ønsker til indsendelsesfrister til ERST (dog senest ). s blev: runde 2018: , indsendelsesfrist runde 2018: , indsendelsesfrist runde 2018: , indsendelsesfrist Ad. d) Almennyttige projekter Der har løbende pågået diskussioner med ERST om definitionen af almennyttighed, hvilke projekter der kan betragtes som almennyttige og dermed kan søge under Mål B og medfinansiere med frivillig arbejdskraft. ERST har udarbejdet en tretrinsraket (udleveres). Projektet vurderes efter 3 kriterier: Er formålet almennyttigt? Er projektet til rådighed for en større ubekendt kreds? Er projektet oprettet uden fortjeneste for øje? Ad. e) Gode projekteksempler er blevet kontaktet af Landdistrikternes Fællesråd om vi kunne bidrage med gode projekteksempler til livogland.dk det takkede koordinator ja til, men pga. tidspres og timeforbrug er der endnu kun indsendt 2: Lundeborg Havn og Skovhuggeren. Forventer at indsende yderligere 3: Mosgaard Whisky, Den Fynske Spilfabrik og Blå Støttepunkter. Ad. f) Evalueringsrapport Koordinator udsendte tidligere på efteråret via mail til bestyrelsen evaluering af LEADER-indsatsen udarbejdet for

4 ERST. Konklusionen er overordnet, at vores indsats virker. LAG SØMs nævnes i øvrigt oftest. Ad. g) Tableau Koordinator var den 27.9 kursus i Tableau inviteret af ERST et rapporterings/statistiksystem, hvor der er mulighed for at bygge forskellige rapporter. Mange af dem kan ses via PROMIS evalueringsmodul. Diskussion om muligheden for at få en praktikant, fx fra samfundsvidenskabeligt fakultet, tilknyttet som kunne arbejde med statistikmaterialet og fokusere på bestemte temaer, herunder hvordan man kan aktivere unge i LAG-bestyrelserne. Ad. h) Fyraftensmøde, Nyborg Destilleri Den afholdte fyraftensmøde i Nyborg Destilleri. Der var 36 tilmeldte. Fin aften, som vi efterfølgende har fået ros for. Udover rundvisning i destilleriet, informerede koordinator om og ansøgningsproces. Ad. i) Rigsrevision er stikprøve udvalgt til Rigsrevision. Den finder sted den Rigsrevisionen vil blandt andet fokusere på udviklingsstrategien, prioritering og indstilling af projekter samt omkostninger i forbindelse med administrationen af den lokale aktionsgruppe. Udover er LAG LLSÆ udvalgt. 4) Regnskab, drift ERST har nu opgjort tilsagnsmidler: Uforbrugte midler , Uforbrugte midler , Tilsagn ,87 I alt ,15 Udbetalt aconto Resttilsagn til ,15 rådighed 2017

5 I øvrigt fremlægges bilagsoversigt 2017 samt kontoudtog Udgifter til Kasse pr , ,87 Gitte L. Albjerg minder om, at de der ønsker at få dækket kørselsudgifter vedr. regnskabsåret 2017, anmoder om snarest. 5) Timeforbrug, koordinator Ad. 8) Koordinator har ikke kunnet holde sig inden for budgetteret timetal. Arbejdsbyrden har været den samme som seneste år, hvor der var 150 timer mere til koordination, herunder fx antallet af indstillede projekter og alene i år har der været 18 udbetalingsanmodninger (til sammenligning har LAG MANK haft 2 totalt). Iflg. aftale med formanden tidligere på året, fik koordinator mulighed for at øge forbruget. Der er til dd. forbrugt 1055,5 timer. Et overforbrug på 5,5 timer I december, 2016 blev der forbrugt 80 timer I 2017 resterer ansøgningsfrist og behandling, 2 koordinatormøder, en rigsrevision, møde i Sønderjylland (inviteret af Landdistrikternes Fællesråd) Koordinator formoder, at der vil blive et overforbrug på 100 timer, svarende til Det samlede timetal for 2017 vil stadig komme under niveauet for 2015 og 2016 Godkendes med et overforbrug op til 110 timer. 6) Regelforenkling 6) Regelforenkling På baggrund af forslag fra LAGerne (20 punktsliste) har ERST ændret bekendtgørelsen på 3 områder: 1. Forenings-regnskabet skal kunne revideres af en uafhængig folkevalgt revisor i stedet for en registreret eller statsautoriseret uafhængig revisor, før det fremlægges for

6 generalforsamlingen til godkendelse. Dette vil resultere i besparelse af drifts-midler, og en lettere tilgængelig procedure i forhold til foreningsregnskabet. Et nyt valg af revisor vil først kunne træde i kraft, når der er sket valg af denne på en generalforsamling. Beslutning om at bibeholde nuværende ordning. 2.Medlemmer skal blot skal melde sig ind og ud, og ikke bekræfte deres medlemskab en gang årligt. 3. Bestemmelse om annoncering af generalforsamling, således at LAG kan vælge blot at annoncere på aktionsgruppens hjemmeside, indkaldelse via mails til medlemmerne og anden offentliggørelse, så det sikres at ind-kaldelsen kommer ud til en bredere kreds, i stedet for blot annoncering i lokale aviser, der tillige er kostbar. 7) Projekter a. Projektændringer i. Den fynske Spilfabrik ii. Træskibsforening en Faaborg iii. Seacamper iv. Thaisen Hus b. Ansøgning om mellemfinansiering i. - c. Slutudbetalinger i. Udbetalt: ii. Haastrup, Bøjden Beboerforening, Nyborg Destilleri, Saunahytten, Skovhuggeren d. Diverse i. Problematik omkring tilsagnsbeløb Ad. a) Projekt/budgetændringer Til orientering. Projektet Den fynske Spilfabrik, MLGP-E , har anmodet om projektforlængelse og projektændring. Den Fynske Spilfabrik har erkendt at de ikke bliver en egentlig uddannelse, men snarere en udbyder af kurser (inden for spiludvikling) og stadig et iværksættermiljø. Der er desuden anmodet om projektforlængelse, idet der er ansat ny leder, og hun skal have tid til at sætte sig ind i området. Der anmodes om projektforlængelse til (nuværende ) Godkendt af formand den (jf. forretningsorden) og af ERST i skrivelse af den Projektet Havgassen af Faaborg - j.nr. MLGP-E , har anmodet om budgetændring. Koordinator har i samarbejde med ansøger skåret budgettet til for at øge støtteprocent. Efterfølgende har ansøger opdagede, at et lån fra skibsbevaringsfonden alene går til helt bestemte dele, hvorfor LAGens midler ikke kan gå til dette, da disse så vil blive overfinansieret (lån fra Skibsbevaringsfonden er i virkeligheden

7 nemlig ikke rigtige lån, man betaler dem ikke tilbage) derfor anmoder projektholder om budgetændring og har fundet andre poster i det oprindelige store budget. Godkendt af formand den (jf. forretningsorden) og af ERST i skrivelse af den Projektet Seacamper, anmoder pga travlhed om projekforlængelse med 1 år frem til Godkendt af formand den (jf. forretningsorden) og af ERST i skrivelse af den Projektet Thaisen Hus, søger tillige om projektforlængelse med et år pga. travlhed, frem til Godkendt af formand den (jf. forretningsorden) og af ERST i skrivelse af den Ad. b) Ansøgning om mellemfinansiering Ingen Ad. c) Slutudbetalinger Bøjden Beboerforening udbetalt Galleri DGV udbetalt UAM udbetalt Saunahytten udbetalt Indsendte og afventer Naturturisme (Skovhuggeren) Nyborg Destilleri Lundeborg Havn Under udarbejdelse Kulinarisk Sydfyn Ryslinge Skulpturpark Refsvindinge Naturcenter

8 Ad. d) Diverse Flere projekter oplever at være presset på økonomien, når de ikke får det ansøgte og projekterne efterfølgende tilrettes. Beslutning om at diskutere det på førstkommende indstillingsmøde. 8) Årsplan PROGRAM DATO Ansøgningsfrist Bestyrelsesmøde/indstillinger Onsdag Informationsmøde for nye (indstillede) projektholdere Indsendelsesfrist, LAG-sekretariatet Fyraftensmøde/Infomøde Generalforsamling Onsdag Ansøgningsfrist Bestyrelsesmøde/indstillinger Onsdag Informationsmøde for nye (indstillede) projektholdere Indsendelsesfrist, LAG-sekretariatet Kompetenceudviklingsmøde Onsdag Ansøgningsfrist Bestyrelsesmøde/indstillinger Torsdag Informationsmøde for nye (indstillede) projektholdere Indsendelsesfrist MBBL Fyraftensmøde/infomøde Kompetenceudviklingsmøde Torsdag Ansøgningsfrist Godkendes. 9) Evt. Formand Kurt Sorknæs takker Henning Duvier Stærmose for hans bidrag og engagement i. Henning genopstillede ikke ved kommunalvalget og er derfor fra årsskiftet ikke længere Svendborg Kommunes repræsentant i LAGbestyrelsen.

9 Underskrifter Kurt Sorknæs (formand) Erik Sønderskov (næstformand) Gitte L. Albjerg Jens Elmgren Lise-Lotte Jensen Kim Kølerfeldt Ulrik Sand Larsen Inger Mechlenburg Gunnar Landtved Solveig Hansen Inge Skelgaard Henning Duvier Stærmose Søren Svendsen