Ajourføring af Enhedsregister Betjeningsvejledning for formular til ændringer i Enhedsregistret. Indhold

Transkript

1 1 Ajourføring af Enhedsregister Betjeningsvejledning for formular til ændringer i Enhedsregistret Indhold Adgang og velkomstbillede... 2 Udpeg enhed til ajourføring... 3 Vælg handling: Jeg ønsker at... 4 Rette enhedens basisoplysninger... 5 Se og evt. rediger detaljer om enhed... 6 Se og evt. rediger roller... 7 Nedlægge eller flytte enheden... 8 Oprette ny underenhed... 9 Dato, kommentar og om indsenderen Indsend: Check, kvittering og efterbehandling Sidste check: At indtastning er korrekt Orientering om videre forløb Fejlreaktioner i formular Fejl i fortolkning af Captcha bogstaverne Hjælp Jeg er faret vild Hjælp Jeg vil redigere en helt anden enhed... 13

2 2 Adgang og velkomstbillede Du får adgang til formularen via AUs ordinære web og linket organisering i administrative it systemer/enhedsoplysningerenhedsregistret/enhedsregistret/ Ved aktivering af linket fremkommer følgende skærmbillede. Bemærk de øverste linjer for Du er her: Disse links fører til portalen for AU s organisering med beskrivelser af baggrund, data og indhold. Din første handling er at udpege præcis den enhed, som du vil indsende ændringer om.(se næste afsnit)

3 3 Udpeg enhed til ajourføring Listen af enheder afspejler ledelseshierarkiet for Aarhus Universitet. Du finder den ønskede enhed ved at lokalisere de overliggende enheder og trykke på den foranstillede trekant. Derved udfolder næste niveau i hierarkiet sig ud, og du kan vælge videre. Når du ser den ønskede enhed listen trykker du på dens navn og formularen viser dit valg. VÆR SIKKER PÅ, at den valgte enhed er den korrekte ønskede enhed.

4 4 Vælg handling: Jeg ønsker at Formularen præsenterer 5 forskellige ajourføringsmuligheder af enheden. Du vælger den ønskede handling under: Jeg ønsker at ved at klikke i den korrekte cirkel. Formularen vil da præsentere dig for det valgte redigeringsbillede. (Se de næste afsnit) Når du starter redigeringen indeholder formularen de nuværende kendte oplysninger om enheden. Hvis du kommer til at indtaste noget helt forkert og du gerne vil starte forfra med enheden, så Tryk øverst på fanebladet Udgangspunkt (som er synligt fra alle del formularerne) Tryk på den nederste bjælke <Nulstil formular og genindlæs aktuelt registrerede enhedsoplysninger>

5 5 Rette enhedens basisoplysninger Når formularen åbner, så indeholder den enhedens eksisterende navn, lokation og kontaktoplysninger(se figur neden for). Du kan genfinde udgangspunktet under fanebladet Udgangspunkt. Du kan redigere: Dansk og engelsk enhedsnavn o ved at skrive i tekstfelterne. Ny lokation (bygningsadresse) o enten ved at vælge blandt kendte lokationer (skriv forbogstav i tekstfeltet og tryk på pil og vælg) o eller ved at indskrive en ny bygnings adresse og dens postnummer. Kontaktoplysninger o ved at skrive i tekstfelterne Tryk <Indsend> og formularen springer til næste vindue Gør klar til Indsendelse. (se senere afsnit)

6 6 Se og evt. rediger detaljer om enhed Detaljerne vedrører enhedens samspil med andre/eksterne it systemer. Disse systemer henter tekniske detaljer om enhed fra EnhedsRegistret: Særlige Typo3 parametre, der vedrører enheden (web adresse, diverse Page Ids) Særlige geografiske parametre, der vedrører Kort over AU o.l. Særlige økonomi og sted oplysninger (EAN nummer, CVR, PNR) De 2 sidstnævnte detaljer kan læses men ikke ajourføres fra dette redigeringsbillede. Når formularen åbner, så viser den enhedens nuværende detaljer (se figurer neden for). Du rediger detaljerne ved at skrive nye værdier i de ønskede tekstfelter. Du kan hente de nu gældende detaljer frem igen ved øverst at vælge fanebladet Udgangspunkt og trykke <Nulstil >. Tryk <Indsend> og formularen springer til næste vindue Gør klar til Indsendelse (se senere afsnit)

7 7 Se og evt. rediger roller Rollerne refererer til ansvar, funktioner og rettigheder som angivne personer har i forhold til enheden. Læs mere om dette på webportalen I Enhedsregistrets fortid fandt man her enhedens leder, medlem af samarbejdsudvalg og lignende. De roller kan opdateres her. Nu finder man her navnene på enhedens organiseringsansvarlige (se eksempel i figur neden for) EnhedsregisterGodkender: Godkender de ændringer, der sendes ind med EnhedsFormularen PersondataLæser: Kan hente og læse personlister fra IDM og SLS. PersondataRedaktør: Som er enhedens overordnede redaktør i PersondataFormularen af IDM data. PersondataValidator ENHED: Sikrer nødvendig konsistens mellem enhedens data i IDM og i SLS. PersondataValidator HR: Sikrer nødvendig datakonsistens i SLS efter ændringer i IDM. Bemærk for navne der står i kantet parentes, at personerne er indskrevet på en enhed højere i hierarkiet og nedarvet der fra. Bemærk også, at der kan være flere personer end de synlige. Se de øvrige ved at hvile musen på pilene. Du rediger en rolle ved at fjerne det nuværende indhold og skrive nyt navn/nye navne i feltet. Du skal skrive personens navn og personens AUID i parentes. Hvis du overskriver et felt med personer i kantet parentes, så slettes de kantede når ajourføring er tilendebragt. Tryk <Indsend> og formularen springer til næste vindue Gør klar til Indsendelse (se senere afsnit)

8 8 Nedlægge eller flytte enheden I visse situationer skal enheder flyttes i enheds hierarkiet. Gamle enheder kan nedlægges (når der ikke længere er tilknyttet personer til dem) Eksisterende enheder kan flyttes fra ét sted i hierarkiet til et andet. Sådanne ændringer skal aftales mellem institut/center/afdeling og de enhedsregister ansvarlige ved HR. Ændringen er ikke automatisk, men med denne formular kan man kommunikere sit ønske til HR. Tryk <Indsend> og formularen springer til næste vindue Gør klar til Indsendelse (se senere afsnit)

9 9 Oprette ny underenhed I visse situationer skal der oprettes en ny underenhed til en eksisterende enhed. Eksempler kan være: Oprettelse af nye fagområder eller centre. Geografisk deling af enheder i flere filialer. Oprettelse af ny underenhed kræver inddatering af: Dansk og engelsk enhedsnavn o ved at skrive i tekstfelterne. Ny lokation (bygningsadresse) o enten ved at vælge blandt kendte lokationer (skriv forbogstav i tekstfeltet og tryk på pil og vælg) o eller ved at Ønske oprettet en ny lokation ved at angive bygnings adresse og dens postnummer. Tryk <Indsend> og formularen springer til næste vindue Gør klar til Indsendelse (se senere afsnit)

10 10 Ikrafttrædelsesdato, kommentar og om indsenderen Efter Jeg ønsker at og udfyldelse af en redigeringsskærm samt første tryk på <indsend> udfyldes følgende skærm. Her angives: Ændringsdato: Datoen, hvor ændringen skal træde i kraft. En kommentar, som sendes med til behandlerne af dataændringen. Indsenderens navn og adresse. En sikkerhed ved, at der skal gengives visse bogstaver, der står på skærmen. OBS: Hvis de viste bogstaver er utydelige kan man hente nye Captcha bogstaver ved at trykke her Tryk <Indsend> og formularen springer til sidste vindue: Kvitteringen. (se næste afsnit)

11 11 Indsend: Check, kvittering og efterbehandling Sidste check: At indtastning er korrekt Som indsender bedes du gennemlæse sidste korrektur inden indsendelse. Tryk <Tilbage> hvis du ser en fejl og vil rette den. Tryk <Send værdier nu> og formularen sender 3 mails: Til din enheds EnhedsregisterGodkender, med ovenstående oplysninger. Til HRs udførende Enhedsredaktør, med ovenstående oplysninger. Til dig som indmelder.

12 12 Orientering om videre forløb Da du trykkede <Send værdier nu>, da sendte formularen 3 mails: Til din enheds EnhedsregisterGodkender Til HRs udførende Enhedsredaktør, med ovenstående oplysninger. Til dig som indmelder. Næste figur viser eksempel på disse mails. Mail om det videre forløb. I eksemplet er EnhedsregisterGodkender = AU IT IT sekretariat, Lars Mose Udførende Enhedsredaktør = AU HR Enhedsrettelser Indmelder = Heidbra Jonsdottir.

13 13 Fejlreaktioner i formular Fejl i fortolkning af Captcha bogstaverne HVIS man har fortolket Captcha bogstaverne forkert, så fremkommer kvitteringsbilledet: Et tryk på <Tilbage til indtastning> giver mulighed for at gentage bogstavsfortolkningen OBS: Her er desværre en funktionsfejl. <Tilbage til indtastning> fører tilbage til den oprindelige menu for Jeg ønsker at Hjælp Jeg er faret vild Hvis man er faret helt vild i formularen, f.eks: Er kommet til at ændre for meget Har ændret et enkelt felt men ønsker også at ændre noget mere så kan man vende tilbage til den oprindelige enhed og dens nuværende oplysninger ved at Tryk øverst på fanebladet Udgangspunkt (som er synligt fra alle del formularerne) Tryk på den nederste bjælke <Nulstil formular og genindlæs aktuelt registrerede enhedsoplysninger> Hjælp Jeg vil redigere en helt anden enhed Hvis du helt fortryder en redigering du har gang i og f.eks. vil starte redigering af en anden enhed, så scroll op øverst på formularbilledet og tryk på det foregående link i link rækkefølgen.