Guide til lokalebooking som forening i Solrød Kommune.

Transkript

1 Guide til lokalebooking som forening i Solrød Kommune I denne guide finder du vejledning til at ansøge om booking af enkelte lokaler, sæsonbooking, særarrangementsbooking og melding af overnatning Både foreninger og ansatte i Solrød Kommune kan benytte den overnævnte portal For at booke et lokale i Solrød Kommune skal du bruge portalen EG On Link til hjemmesiden:

2 Sådan booker du et lokale Når du er logget ind, kan du ansøge om et lokale her: Her efter kan du vælge mellem: - Sæsonbooking Hvis du vil ansøge om at booke et lokale eller i forbindelse med de sæsonerbookingprocesser som Solrød Kommune byder foreninger ind til - Enkeltbooking Hvis du vil ansøge om at booke et lokale eller hal énkeltstående gange - Særarrengement Hvis du vil ansøge om at booke en eller flere haller/lokaler i forbindelse med større arrangementer eller du skal booke udover normal booking tid Husk: Alt efter lokation og tidspunkt på døgnet du ønsker at booke, kan der være krav til aktiviteter eller ansøgere Dette vil fremgå af den enkelte facilitets beskrivelse

3 Sæsonbooking Her skal du vælge den sæson du ønsker at ansøge om booking Her skal du indtaste de datoer din sæson løber fra og til Hvis din sæson er kortere end de datoer der allerede fremgår her, er det vigtigt du indtaster de rigtige start og slut- datoer Så kan andre foreninger nemlig få glæde af lokalerne 3 Her vælger du, hvilken lokation du ønsker at ansøge om booking Du kan vælge mellem lokationens lokaler og haller ved at folde menuen ud på pilen til venstre for navnet Sæt herefter hak ved ønsket lokale 4 Tryk videre på den røde knap: Vis kalender(e) Kalenderen skaber et overblik over den ønskede lokations bookinger og anmodede bookinger Find den dato du ønsker at starte foreningens aktivitet og dobbeltklik Det er vigtigt, at du klikker i den firkant, som både er udfor det ønskede tidspunkt og dato Ikke her Her 3

4 5 Udfyld informationer Udfyld rubrikkerne med foreningens information Vælg herefter start og slut-tidspunkt for aktiviteten 3 Vælg hvor ofte den skal gentages 4 Slut af med hvornår jeres sæson afslutter og tryk Næste Et nyt vindue åbner og udregner om dit arrangement er i konflikt med andre bookinger Enten viser den, at der ingen konflikter er, ellers kan du se hvilke arrangementer, der er konflikter med Selvom der er konflikt, kan du godt sende din anmodning, men overvej om din sæson kan placeres anderledes Husk at gemme 4

5 Afslutningsvis kan du tilføje en bemærkning til din ansøgning og herefter sende din ansøgning ved at trykke på knappen Send Du modtager nu en kvittering for ansøgningen og den vil nu blive behandlet af tilhørende administration HUSK: Ved ansøgning om overnatning i idrætscentrene/haller skal Idrætssektionen kontaktes Hvis ansøgninger omhandler lokaler på en skole eller en SFO, skal man søge tilladelse ved den pågældende skole/sfo Det samme gælder ved arrangementer med mellem 50 og 50 deltagere på feks skoler eller i SFO er, eksempelvis forældreaftener eller fester Hvis mere end 50 deltager i et arrangement, skal lokalerne forhåndsgodkendes til formålet Ved overnatning eller over 50 deltagere skal arrangementet meldes til beredskabet på wwwoesbdk mere end 4 dage før arrangementets start 5

6 Enkeltbooking Når du har valgt Lokaler Enkeltbooking, skal du: Vælge hvilken dato dit arrangement skal være på Vælge hvilken lokation du ønsker at ansøge om booking Når du vælger ønskede lokation, kan du vælge mellem lokationens lokaler og haller ved at folde menuen ud på pilen til venstre for navnet Sæt herefter hak ved ønsket lokale og tryk videre på den røde knap: Vis kalender(e) 3 Kalenderen skaber et overblik over den ønskede lokations bookinger og anmodede bookinger Find den dato du ønsker at starte din/foreningens aktivitet og dobbeltklik Det er vigtigt, at du klikker i den firkant, som både er udfor det ønskede tidspunkt og dato Ikke her Her 6

7 4 Udfyld informationer Udfyld rubrikkerne med din/foreningens information Vælg herefter start og slut-tidspunkt for aktiviteten 3 Vælg hvor ofte den skal gentages 4 Slut af med hvornår jeres sæson afslutter og tryk Næste Et nyt vindue åbner og udregner, om dit arrangement er i konflikt med andre bookinger Enten viser den, at der ingen konflikter er, ellers kan du se hvilke arrangementer, der er konflikter med Hvis der er en konflikt, kan du vurdere, om du kan ligge dit arrangement på et andet tidspunkt Husk at gemme hvis du vil anmode om dette tidsrum 7

8 Afslutningsvis kan du tilføje en bemærkning til din ansøgning og herefter sende din ansøgning ved at trykke på knappen Send Du modtager nu en kvittering for ansøgningen og den vil nu blive behandlet af tilhørende administration HUSK: Ved ansøgning om overnatning i idrætscentrene/haller skal Idrætssektionen kontaktes Hvis ansøgninger omhandler lokaler på en skole eller en SFO, skal man søge tilladelse ved den pågældende skole/sfo Det samme gælder ved arrangementer med mellem 50 og 50 deltagere på feks skoler eller i SFO er, eksempelvis forældreaftener eller fester Hvis mere end 50 deltager i et arrangement, skal lokalerne forhåndsgodkendes til formålet Ved overnatning eller over 50 deltagere skal arrangementet meldes til beredskabet på wwwoesbdk mere end 4 dage før arrangementets start 8

9 Meldning om overnatning Hvis i skal overnatte i et booket lokale, er det vigtigt at melde det til beredskabet, af sikkerhedsmæssige årsager Det skal gøres på hjemmeside: wwwoesbdk og gøres senest 4 uger før overnatningen I toppen af hjemmesiden finder du knappen Råd og vejledning Her skal du trykke på midlertidig overnatning Følg anvisningerne og ydfyld informationen I bunden skal du huske at trykke på knappen send (Husk at aftale med skole, SFO eller idrætcenter at i overnatter) 9