VALIDERINGSGUIDE MEDARBEJDER VALIDERING

Transkript

1 VALIDERINGSGUIDE MEDARBEJDER VALIDERING Indhold: (tryk på en given overskrift og du springer automatisk dertil) Find valideringsmodulet... 1 Flytning af en eller flere medarbejdere... 3 Hvis en medarbejder ikke skal deltage... 5 Leder eller ikke-leder... 6 Oprettelse af medarbejder... 7 Hjælp... 7 Godkende valideringen... 8 Find valideringsmodulet For at finde valideringsmodulet skal du først ind i ledelsesinformationssystemet. Det kommer du på følgende måde: 1. Du åbner BU-portalen i Internet Explorer. 2. Vælg emnet Ledelse 3. Vælg LIS 4. Vælg Følg linket her for at logge ind i LIS 1

2 Herefter logges der ind i LIS. Du vil nu blive mødt af følgende billede, hvor du skal vælge driftsindberetning. Efter at have valgt driftsindberetning vælges Social kapital som vist herunder. Social kapital ligger lige til højre for arbejdsmiljødatabasen, som du garanteret kender i forvejen. Når du har klikket på Social kapital som vist ovenfor, bliver du ledt direkte over til valideringsmodulet. På valideringsmodulet bliver du mødt af følgende side: 2

3 Næste skridt er således selve valideringen af medarbejderne. Vælg først den rigtige arbejdspladsenhed fra drop-down-menuen øverst i venstre hjørne på skærmen: Hvis du trykker på krydset, markeret med den røde pil, slettes den tekst, der står i feltet, hvorefter du kan søge på dit eget institutionsnavn. På denne måde slipper du for at bladre hele drop-down-menuen igennem for at finde din arbejdsplads. Når du har valgt den ønskede arbejdsplads vises medarbejderne for arbejdspladsen nu på skærmen: Alle medarbejderne vist i boksen, er som udgangspunkt de medarbejdere, der vil modtage spørgeskemaet fra Rambøll den 11. januar, når undersøgelsen løber af stablen. Dette fremgår også af kolonnen Handling, hvor der ud for alle medarbejdere står Deltager i undersøgelsen. Flytning af en eller flere medarbejdere Ønsker du at flytte en af dine medarbejderne skal du først markere medarbejderen ved at sætte flueben i den lille kasse til venstre for den pågældende medarbejder: Du kan uden problemer vælge flere medarbejdere på én gang. Vælger du flere medarbejdere ad gangen udføres den efterfølgende handling for alle de valgte medarbejdere. Når medarbejderen/medarbejderne er valgt, er det nu tid til at flytte medarbejderne hvis dette er nødvendigt. Vi tager udgangspunkt i et eksempel, hvor der er tale om medarbejdere, der skal flyttes fra Vuggestuen Bjørnbaksvej til Østerbro vuggestue og børnehave begge i Viby dagtilbud. Flytningen af medarbejderne udføres ved først at flytte de valgte medarbejdere et niveau op i organisationen, altså op under Viby dagtilbuddet. 3

4 Du flytter medarbejderne ved at folde drop-down-menuen ud ved at klikke på pilen: Drop-down-menuen vil derefter folde sig ud og du vælger nu at flytte medarbejderne til Viby dagtilbud: Dernæst vælges den arbejdspladsenhed (øverst i venstre hjørne), som medarbejderne netop er flyttet op under her Viby dagtilbud: BEMÆRK: Det er som udgangspunkt kun dagtilbuds-, skole- eller FU-lederen, der kan tilgå dette niveau De flyttede medarbejdere vil nu fremgå af medarbejderlisten under Viby dagtilbud. For at flytte dem til Østerbro vuggestue og børnehave skal dagtilbudslederen nu blot gentage ovenstående manøvre endnu en gang; 1. Vælg de pågældende medarbejdere 2. Fold drop-down-menuen ud: 3. Vælg Flyt til Østerbro vuggestue og børnehave 4. Medarbejderne er nu flyttet til Østerbro vuggestue og børnehave som ønsket 4

5 Hvis en medarbejder ikke skal deltage Før en medarbejder fjernes fra deltagerlisten er det meget vigtigt at tjekke deltagerkriterierne for at se, hvorvidt det er en mulighed, ikke at lade den pågældende medarbejderen deltage i undersøgelsen. Deltagerkriterierne findes her: Hvis deltagerkriterierne tillader, at en medarbejder fjernes fra deltagerlisten er proceduren ganske enkel og vil blive gennemgået herunder: Første skridt er at vælge den pågældende medarbejder på samme måde som tidligere, ved at sætte flueben i den lille boks til venstre for medarbejderens navn: Når dette er gjort folder du drop-down-menuen ud og vælger Deltager ikke (begrundelse skal angives): Som der også står, når denne mulighed vælges, skal der gives en begrundelse for at fjerne medarbejderen. Når det vælges, at medarbejderen ikke skal deltage popper denne boks op på skærmen: Når årsagen til fjernelsen af medarbejderen er noteret klikkes der OK, hvorefter medarbejderens status ændres til Deltager ikke, mens begrundelsen angives til højre derfor: 5

6 Leder eller ikke-leder Det er vigtigt at det er korrekt angivet, hvem der er leder og hvem der ikke er. Når det er vigtigt skyldes det, at medarbejdere og ledere ikke indgår i de samme rapporter. Hvis der i kolonnen Leder står Nej udfor en medarbejder betyder det, at medarbejderen ikke er leder. Hvis dette er en fejl, og den pågældende person faktisk er leder, skal dette naturligvis ændres. En sådan ændring sker ved at klikke på Nej udfor den pågældende medarbejder: Herefter popper følgende vindue op på skærmen du skal trykke Tillad : Herefter åbnes der en mail, hvor modtager og emnefelt allerede er udfyldt: I mailen skal du kort beskrive, hvilken ledertitel den pågældende person har, fx Pædagogisk leder, samt hvilket sted vedkommende er leder. 6

7 Oprettelse af medarbejder Hvis en medarbejder skal deltage i undersøgelsen, men ikke fremgår af deltagerlisten, kan medarbejderen oprettes såfremt det er i overensstemmelse med deltagelseskriterierne, der findes på følgende link: Oprettelse af en medarbejder sker ved at klikke på knappen Opret medarbejder : Når du klikker på denne knap kommer du til dette skærmbillede: Her skal du indtaste den pågældende medarbejders medarbejdernummer. Dette kan evt. findes på lønseddel. Når medarbejdernummeret er indtastet skal du trykke på Søg medarbejder. Du vil dernæst få følgende skærmbillede: Medarbejderen, hvis navn nu fremgår af skærmen er ikke tilføjet endnu. For at tilføje medarbejderen skal du trykke på Gem. Herefter er medarbejderen oprettet. Hjælp Hvis der skulle være noget, der fortsat giver anledning til spørgsmål, tryk da på Hjælp og kontakt Social kapital-hotline enten pr. telefon eller mail: 7

8 Godkende valideringen Når listen over medarbejderne er korrekt og komplet skal valideringen godkendes. Først når valideringen er godkendt, er dine ændringer gemt. Valideringen kan godkendes på to måder, som vist herunder: Uanset hvilken af disse to steder du trykker for at godkende valideringen, bliver valideringen godkendt. Når valideringen er godkendt kan det ses ved, at der kommer en grøn linje, hvorpå der står, at listen med medarbejdere er godkendt samt hvornår den er godkendt: Medarbejdervalideringen er nu færdig, og alle de medarbejdere, der står på deltagerlisten får mulighed for at deltage i undersøgelsen når den løber af stablen den 11. januar. God arbejdslyst! 8