DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne)

Transkript

1 Myndighedsafdelingen Helle Støve ( ) DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne) Business case for DHUV 1 INDLEDNING FORMÅL PROJEKTETS OVERORDNEDE FORMÅL MÅLET ØKONOMI BESPARELSE PRIS (OMKOSTNINGER) BUDGET 2014 OG OVERSLAGSÅRENE TEKNISKE ASPEKTER INTEGRATIONER - OMKOSTNINGER I FBM. INTEGRATION/SNITFLADER UDDANNELSE AVALEO ANVENDELSE METODE - VUM PROJEKTORGANISERING ESTIMERET PROJEKT TIDSPLAN... 5

2 1 INDLEDNING Dette notat har til formål at beskrive målet med og implementeringsprocessen for DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne). DHUV projektet har allerede kort været omtalt i Business Case for DUBU (Digitalisering af Udsatte Børn og Unge), som kommunalbestyrelsen behandlede på mødet den 20. august Det fremgik heraf, at DHUV endnu ikke var færdigudviklet, men forventedes implementeret ultimo 2014 og DHUV-projektet omfatter såvel implementering af Voksen UdredningsMetoden (VUM) samt implementering af et understøttende it-system. VUM anvendes efterhånden i flere kommuner til at sikre en ensartet sagsbehandling og til en klar præcis dialog om serviceniveau og mål med indsatsen i forhold til leverandører af de sociale ydelser. Formålet med digitaliseringen af handicap og udsatte voksne området er at sikre et digitalt styringssystem, som kan styrke sagsbehandlingen og den økonomiske styring af området. Det har mod forventning ikke været muligt for Norddjurs Kommune at tilkoble sig KOMBIT-aftalen på itløsning til DHUV system, som det var forudsat i sagsfremstillingen til mødet den 20. august Dette er på nuværende tidspunkt kun muligt for de kommuner, der har medvirket til kravspecifikation af DHUV 1. I stedet for har Myndighedsafdelingen et ønske om at anvende Avaleos løsning som it-system til DHUV. Årsagen er, at Avaleos system allerede anvendes af Sundhed og Omsorg samt er under implementering i Socialområdet. Myndighedsmodulet, som er det modul der skal anvendes i Myndighedsafdelingen er indholdt i Socialområdets kontrakt 2. Det betyder, at der hverken skal afsættes ressourcer til en ny udbudsproces eller til licenser. Avaleo er et system, hvor der er mange års brugserfaring fra ældreområdet i flere kommuner. Erfaringerne er begrænsede på det specialiserede socialområde, som betyder, at der skal gøres en ikke ubetydelig indsats for at systemet opbygges og tilpasses, både lokalt, og til det specialiserede socialområde. 2 FORMÅL 2.1 PROJEKTETS OVERORDNEDE FORMÅL Det overordnede mål med DHUV-projektet er gennem en forbedret it-understøttelse og etablering af fælles metoder på området, at skabe grundlaget for en sammenhængende og helhedsorienteret indsats med borgeren i centrum. 2.2 MÅLET Målet med DHUV-projektet er, at det skal være med til at sikre: 1 Dette er modsat DUBU, som KOMBIT også har udbudt, hvor alle kommuner efterfølgende har kunne tilkøbe sig systemadgang. Dette har ikke været muligt ved DHUV, idet forudsætningerne har ændret sig. 2 Avaleo er valgt efter at have været i udbud. 1

3 Bedre overblik og mere systematik i sagsbehandlingen. Bedre overblik over og sammenhæng mellem bestillingen og leverancen af sociale indsatser. En målrettet indsats på baggrund af valide og opdaterede oplysninger. Bedre mulighed for udtræk af ledelsesinformation Bedre mulighed for effektmåling med henblik på bedre faglig og økonomisk styring. Lettere kommunikation mellem relevante samarbejdsparter (Sundhed & Omsorg, Socialområdet, Myndighedsafdelingen samt regionen ved udskrivelser). 3 ØKONOMI 3.1 BESPARELSE Vurdering fra den digitale task-force på området for udsatte børn og ungeområdet konkluderer grundlæggende, at IT-understøttelse ikke i sig selv skaber økonomiske gevinster, men skal betragtes som en del af forudsætningerne for at skabe dem. Vurderingen af erfaringer fra implementering af DUBU i Norddjurs Kommune er også, at der er en lang implementeringstid, som er en forudsætning for, at kvaliteten i sagsbehandlingen og styringen af området kan forbedres. Forventningen er, at det samme vil være gældende på området for handicappede og udsatte voksne. VUM skal betragtes som en metode til en bedre vurdering af den enkelte borgers funktionsevne. Når borgeren er bedre udredt, er der samtidig en bedre mulighed for at give borgeren lige præcis den støtte, der er brug for, uden at der over- eller underkompenseres PRIS (OMKOSTNINGER) Der vil ved at anvende Avaleo ikke være yderligere udgifter til systemindkøb, idet myndighedsmodulet allerede er inkluderet i Socialområdets kontrakt om Avaleosystemet. Kontrakten er således opdelt i et myndigheds og i et leverandør modul. Som nævnt er Avaleo et system med begrænsede erfaringer på det specialiserede socialområde, hvilket betyder, at systemet skal opbygges og tilpasses lokalt til det specialiserede socialområde. Der vil derfor være omkostninger forbundet med at få systemet opbygget og til at afspejle behovet i Myndighedsafdelingen, både i forhold til implementeringen og daglig drift. Derudover kan det være relevant at lave tilkøb af funktionaliteter til f.eks. afregning. Erfaringerne fra Skive Kommune 4 viser, at man skal forvente at anvende en del ressourcer på implementeringen af Avaleo. Det drejer sig blandt andet om fastlæggelse af arbejdsgange og den tekniske opsætning af systemet. Der er således tale om et råt system. Hertil kommer uddannelse af brugerne og oprettelse af sagerne. 3 Oplysninger fra Helsingør Kommune, jf. social it nyt # side Skive Kommune er pt. den eneste kommune som har erfaring med at anvende Avaleo på det specialiserede socialområde. 2

4 Til implementeringen af DUBU og DHUV blev der ansat en udviklingskonsulent i en to årig stilling. Det første år er blevet anvendt til implementering af DUBU og det andet år skal anvendes til DHUV projektet. Målet er derved at skabe sammenhæng i journalisering fra barn til voksen, jf. business casen for DUBU. Der ansættes desuden midlertidigt 1 socialrådgiver i et år. Derved sikres, at der dagligdagen kan afsættes de nødendige superbrugerressourcer til systemopbygning og til generelt at støtte op om implementeringen, sammen med de enkelte socialrådgivere. 3.3 BUDGET 2014 OG OVERSLAGSÅRENE Nedenfor fremgår forventede udgifter i forbindelse med implementering af DHUV. Økonomien i forbindelse med implementering af DHUV er således: Emne Periode Udgift 2014 Udgift 2015 I alt Projektleder til implementering af DHUV Socialrådgiver, vikar (1) Brugerkursus VUM Superbrugerkursus VUM Superbrugerkursus Avaleo Uddannelse af Avaleo administrator Konsulent bistand i forbindelse med opsætning af systemet I alt implementeringsudgifter Afsat ved beslutning af KBs møde den 20. august 2013 Anvendelse af Myndighedsafdelingens opspa- ring, jf. tidligere redegørelse for afvigelser for regnskab (socialrådgiver) Udækket finansieringsbehov

5 4 TEKNISKE ASPEKTER 4.1 INTEGRATIONER - OMKOSTNINGER I FBM. INTEGRATION/SNITFLADER Behovet for integrationer/snitfalder til f.eks. DUBU og akadre samt de dermed forbundne omkostninger kendes endnu ikke. 5 UDDANNELSE 5.1 AVALEO ANVENDELSE Det forventes, at Avaleo uddanner tre Avaleo superbrugere. Efterfølgende vil disse superbrugere skulle uddanne kommunens resterende brugere i Avaleo systemet. Der vil såvel under implementeringen som i drift være behov for systemadministration, og det forventes, at en af superbrugerne uddannes til systemadministrator til Avaleosystemet. Da systemet anvendes af flere afdelinger i Norddjurs Kommune, forventes der at blive et samspil mellem systemadministratorerne i disse afdelinger. 5.2 METODE - VUM Avaleobrugerne skal også uddannes i VUM i forbindelse med at Avaleo tages i brug. Undervisningen fordeles således, at de to første dage er afsluttet inden der undervises i Avaleo. De to første undervisningsdage i VUM gennemføres den 1. og 2. oktober Den tredje undervisningsdag forventes gennemført ultimo 2014 eller primo PROJEKTORGANISERING Der nedsættes en styregruppe og en projektgruppe. Styregruppen er ansvarlig for implementering og træffer ledelsesmæssige beslutninger, herunder beslutninger omkring økonomi og personale aspekter, samt fastlægger tidsplanen for implementeringen. Styregruppen for DHUV-projektet er sammensat af: - Myndighedschef Helle Støve - Afdelingsleder Annette Munk - 2 medarbejderrepræsentanter (fra unge og/eller voksenteam) - Stabsmedarbejder Christina Kjellerup Nielsen. - Projektlederen Projektgruppen skal planlægge, undervise, udarbejde arbejdsgange og kvalitetssikre implementeringen, samt følge op på spørgsmål fra medarbejdere og udarbejde beslutningsoplæg til styregruppen. 4

6 7 ESTIMERET PROJEKT TIDSPLAN Tidsplanen er foreløbig og et overordnet estimat. Planen er gældende for Tidspunkt September/oktober 2014 November og 2. oktober 2014 samt en endnu ikke fastsat dato ultimo 2014 Oktober-ultimo 2014 Oktober primo 2015 Fra ultimo 2014 til primo 2015 Ultimo 2014/primo 2015 Ultimo 2014/primo 2015 Primo 2015 Fra primo 2015 Medio 2015 Medio 2015 og frem Aktivitet Stillingsopslag: 1 superbrugervikar Ansættelse af vikar Undervisning i VUM (for alle brugere). Uddannelse af systemadministrator Avaleo- superbrugerne fastlægger og beskriver arbejdsgange i samarbejde med Avaleo. Systemopsætning. Uddannelse af superbrugere i Avaleo. System test før brugeruddannelse. Uddannelse af alle brugere. Med support fra superbrugere oprettes samtlige sager i Avaleo. Udvikling af ledelsesinformation og overgang til daglig drift. Opfølgning på sammenhæng mellem Avaleo og øvrige systemer, herunder DUBU. 5