- Digitalisering Udsatte Børn og Unge. Dragør Kommune Business Case - DUBU

Transkript

1 Dragør Kommune Business case DUBU - Digitalisering Udsatte Børn og Unge Dragør Kommune Business Case - DUBU

2 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING PROJEKTGRUNDLAG BAGGRUND OG UDGANGSPUNKT FOR PROJEKT IDE INKL. KVANTITATIVE NØGLETAL KOMMUNENS FORRETNINGSGRUNDLAG KOMMUNENS KVALITATIVE GEVINSTER KOMMUNENS FORVENTEDE ØKONOMISKE GEVINSTER GEVINSTER FOR DE UDSATTE LØSNINGENS BRUGERE PRIS, KOMMUNE ROI OG PENGESTRØMSANALYSE FØRSTE BETALING TEKNISKE ASPEKTER INTEGRATIONER Omkostninger ifm. integration/snitflader UDDANNELSE DUBU ANVENDELSE METODE - ICS FORANKRING SCENARIER...11 Dragør Kommune Business Case - DUBU

3 1 INDLEDNING Indeværende dokument har til hensigt at understøtte kommunen i sit interne indstillingsarbejde ift. DUBU projektet vedr. Digitalisering af Udsatte Børn og Unge. Det er ambitionen med dokumentet, at kommunen med få midler kan konverterer dokumentet til sin egen business case, som vil kunne underbygge en indstilling om DUBU til direktion og/eller politiske udvalg. 2 PROJEKTGRUNDLAG 2.1 BAGGRUND OG UDGANGSPUNKT FOR PROJEKT IDE INKL. KVANTITATIVE NØGLETAL Problem Sagsbehandlerne mangler et sagsbehandlingsværktøj, som støtter dem i dagligdagen ift. sagsbehandling og lovformlighed. Der mangler i dag et system, som sammenholder sagsbehandling, økonomi, dokumenthåndtering og tilbud. Ledelsen mangler i dag et ledelsesværktøj, som kan give dem rapporter og statistik på faktuelle aktiviteter og sammenholde udgifter. Systemet skal således kunne anvendes som rapportgenerator og simuleringsværktøj. Projektets overordnede formål Det overordnede mål med DUBU-løsningen er at skabe bedre styring og sagsbehandling på området Udsatte børn og unge. DUBU-løsningen skal både understøtte den enkelte sagsbehandlers arbejdsproces og behovet for at tilvejebringe ledelsesinformation i form af overblik og statistik på tværs af de enkelte sager. Derudover søges der at få et økonomisk overblik, på hhv. enkeltsager og på hele området. De overordnede mål er præciseret i følgende seks målsætninger: Mere systematik i sagsbehandlingen Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser Bedre matchning af behov og tilbud med støtte af foranstaltningsvalget Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen Dragør Kommune Business Case - DUBU

4 3 KOMMUNENS FORRETNINGSGRUNDLAG 3.1 KOMMUNENS KVALITATIVE GEVINSTER De overordnede mål for Systemet er præciseret i følgende seks målsætninger: Mere systematik i sagsbehandlingen: Med Systemet får kommunerne et redskab til at sikre, at borgere oplever færre fejl, og at forvaltningsloven, serviceloven og andre love overholdes. Desuden understøtter brugen af den socialfaglige metode ICS bedre systematik og ensartethed i sagsbehandlingen. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser på et sagligt grundlag: Systemet vil sikre sagsbehandlerne et bedre overblik over de muligheder, der findes, og de økonomiske konsekvenser af de valg, der træffes. Bedre matchning af behov og tilbud: Systemet understøtter en god afdækning af barnets eller den unges krav, og det bliver dermed nemmere at finde frem til de tilbud, der kan imødekomme kravene. Det betyder, at der kan forventes færre af de revisiteringer, som skyldes, at tilbuddet ikke i første omgang matcher barnets krav. Det bliver desuden nemmere at registrere og dokumentere tilfredshed og mål opnåelse knyttet til den konkrete indsats Lettelse af administrative byrder for sagsbehandlerne: Systemet vil reducere den tid, sagsbehandlerne i dag bruger på rene administrative funktioner. Det giver mere tid til de dele af sagsbehandlingen, som ikke kan overlades til maskiner f.eks. undersøgelser, handleplaner, dialog og opfølgning. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder: Systemet letter og højner kvaliteten i informationsudvekslingen mellem de offentlige myndigheder, fx overdragelse af sagsinformation fra kommune til kommune. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen: Systemet sikre en højere kvalitet i de informationer, der danner basis for ledelsesbeslutninger, og sikrer dermed et bedre grundlag for prioriteringer, kvalitetsudvikling og tilrettelæggelse af indsatsen. Lederne får bedre redskaber til at sparre med sagsbehandlerne på et sagligt grundlag og bedre mulighed for hermed proaktivt at modvirke budgetoverskridelser. 3.2 KOMMUNENS FORVENTEDE ØKONOMISKE GEVINSTER Afhængigt af hvor langt kommunerne er ift. implementering af løsninger på området, vil tilbagebetalingstiden være forskellig. Kilderne til de økonomiske gevinster er identificeret og opdelt som følger. Sagsbehandleren For et bedre overbliksbillede omkring foranstaltninger og økonomi og opnår mulighed for at bedre kunne sammenholde forskellige foranstaltninger ift. tilbud/økonomi og effekt og kan vælge de mest fordelagtige tilbud, uden afkald på effekten af foranstaltningen. DUBU-systemet giver mulighed for en bedre støtte af sagsbehandleren ift. opfølgningsdatoer og bidrager til, at foranstaltninger ikke løber længere end de oprindeligt var tiltænkt. Dragør Kommune Business Case - DUBU

5 Administration DUBU systemet vil have statistikrapporter tilgængelige ift. både sagsbehandling og økonomi. Dermed forventes en tidsbesparelse, hvor mange kommuner i dag laver rapporter som er tidsmæssigt meget krævende. Denne besparelse henføres således specifikt til rapportering til ledelsesinformation, stat og andre interessenter. Ledelsesniveau Ledelsen får et bedre overblik over foranstaltninger og økonomi og gør det muligt proaktivt at påvirke sagsbehandlingen, tilbudsporteføljen og kulturen, samt sikre at de tilgængelige foranstaltninger har den ønskede effekt og er økonomisk mere attraktive. 3.3 GEVINSTER FOR DE UDSATTE Hurtig og kvalitativ sagsbehandling, der sikrer at den udsatte modtager det rigtige tilbud første gang. Rettidig opfølgning og evaluering af indsatsen, sikrer at indsatsen justeres eller ophøre planmæssigt. Der er "ingen" der bliver tabt i systemet. Den Udsatte familie vil opleve en mere glidende overgang ved flytning fra en kommune til en anden, idet den udsatte let kan migreres over i tilflytterkommunens system, såfremt denne kommune også anvender DUBU-løsningen 3.4 LØSNINGENS BRUGERE Primært Sagsbehandlerne på Børn og Ungeområdet Konsulenter/specialister Familiechefer / Børn og Unge Chefer Sekundært Økonomichefer / Fagdirektører Kommunaldirektøren 3.5 PRIS, KOMMUNE ROI OG PENGESTRØMSANALYSE. Besparelse Besparelserne anslås konservativt til at være 1% af udgifterne på DUBU området, i rapporten "Afrapportering: Indsatsområdet udsatte børn og unge" 1, uafhængigt af hvilket før scenarie som er tilfældet. Se yderligere kommentarer omkring besparelsespotentialet defineret fra side %20Indsatsområdet%20Udsatte%20børn%20og%20unge%20-%20DigitaleTaskForce%20okt%2004.pdf. 1 Afrapportering: Indsatsområdet udsatte børn og unge, udarbejde af Den Digital Taskforce %20Indsatsområdet%20Udsatte%20børn%20og%20unge%20-%20DigitaleTaskForce%20okt%2004.pdf Dragør Kommune Business Case - DUBU

6 Pris (Omkostninger) Kr. 10,50 pr. borger pr. år over en 4 årig periode for hhv. abonnement og drift af DUBU-systemet. Ovenstående beregning baserer sig på en 1% besparelse af ydelserne opgjort i 2008 regnskabet for udsatte børn og unge. I tillæg er besparelsen på ydelserne gradvist effektueret i regnskabet med en effekt på 20% i år 1, 60% i år 2, 100% i år 3 og 100% i år 4. Kommunen kan selv revurdere denne effekt og bør desuden vurdere de andre besparelsespotentialer, både i scenarie 1 og 2. Dragør Kommune Business Case - DUBU

7 Ovenstående beregning viser hvilken besparelsesprocent af ydelserne på det specialiserede børn og unge område, der skal opnås af 2008 regnskabet, før at anskaffelsen er tilbagebetalt i år 4. Besparelserne af ydelserne er gradvist effektueret i regnskabet med en effekt på 20% i år 1, 60% i år 2, 100% i år 3 og 100% i år 4. År 1 skal betragtes som det år man får stillet systemet til rådighed. Kommunes første drifts år vurderes til at være FØRSTE BETALING Første betaling for DUBU-løsningen forventes at være når kommunen får stillet systemet til rådighed og vurderes til at kunne være i anden halvdel af 2013 eller primo af 2014, og gælder for de første 12 måneder systemet er i brug. Dragør Kommune Business Case - DUBU

8 4 TEKNISKE ASPEKTER DUBU-systemet bliver en central IT-løsning, hvor den udvalgte leverandør drifter og vedligeholder løsningen og giver adgang til systemet via standard web-browsers. Funktionaliteten bliver introduceret i faser som følger: 4.1 INTEGRATIONER Se løsningsbeskrivelse Dragør Kommune Business Case - DUBU

9 4.1.1 OMKOSTNINGER IFM. INTEGRATION/SNITFLADER Ift. ovenstående systemlandskab og integrationer, er der identificeret mulige omkostninger ved følgende integrationer. Integrationssystemer Økonomisystemer ESDH-systemer CPR e-boks Arkivering Blanketter Omkostninger I prisen for DUBU systemet, inkluderes snitflader til KMD OPUS, KMD ØS, Fujitsu Prisme og EG s ØS Indsigt DUBU-systemet integrerer med de ESDH systemer som efterlever Sags og Dokument standarden. Projektet er i dialog med ESDH-leverandørerne. Ring for yderligere information. Kommunen skal kalkulere med en ekstraudgift til integration til ESDH-systemet, såfremt dette ønskes. Denne udgift afhænger af ESDH-systemet og skal betales direkte til ESDH-leverandøren. DUBU integrerer til CPR-registeret og der skal påberegnes en udgift på udtræk og opdatering af data. Udgiften forventes at beløbe sig til maksimalt kr. pr år forudsat at der alene laves CPR abonnement på barnet. DUBU har en integration til e-boks, såfremt kommunen vælger at tilslutte sig denne hos e-boks. Projektet afholder tilslutningsomkostningerne for kommunen, mens kommunen selv faktureres for transaktionerne direkte fra e-boks. Transaktionsprisen udregnes på baggrund af den enkelte forsendelses størrelse. Transaktionsprisen er sammensat af en grundtakst og et megabyte-tillæg, der beregnes for forsendelser, som ligger ud over 1 kb. Grundtakst = 70 øre for den første kb Mb-tillæg = 4,00 kr. pr. Mb (ca. 0,4 øre for hver ekstra kb). Prisen pr forsendelse kan maksimalt udgøre 6,75 kr. Der skal påregnes ressourcer til træk til arkivering, omfanget er pt. ikke kendt. DUBU indeholder ICS og KL s BU blanketter i et internt blanketsystem samt et antal standardbreve. Såfremt man anvender andre blanketter end disse er de ikke med i løsningen og lægges kun ind, såfremt dette prioriteres af den kommunale referencegruppe. 5 UDDANNELSE 5.1 DUBU ANVENDELSE IBM uddanner 2-3 DUBU superbrugere fra hver kommune (antal afhænger af kommunestørrelse). Efterfølgende vil disse superbrugere skulle uddanne kommunens resterende brugere i DUBU systemet. Man skal yderligere påregne fravær for de medarbejdere som skal trænes. Der vil være mulighed for tilkøb af en ekstra uddannelsesdag. For yderligere information omkring ressourcetrækket henvises til faneblad i vedlagte excelark. Dragør Kommune Business Case - DUBU

10 5.2 METODE - ICS Kursuskataloget vil indeholde et 3 dages kursus i ICS, hvilket er gratis. Man skal dog påregne fravær for de medarbejdere som skal trænes samt forplejning, såfremt mødet ikke afholdes lokalt. For yderligere information omkring ressourcetrækket henvises til faneblad i vedlagte excelark. Der skal udpeges en række ICS superbrugere og det er op til kommunen at bestemme om der skal være sammenfald mellem disse og DUBU superbrugerne. Alle brugere af DUBU skal have været igennem et ICS træningsforløb inden DUBU tages i brug og de 2 første dage af ICS kurset skal være afsluttet inden der undervises i DUBU. 5.3 FORANKRING I forbindelse med første fase af DUBU projektet har der været fokus på organisatorisk implementering og materiale genereret i forbindelse hermed stilles til rådighed for nye kommuner. Se beskrivelse af selvstændigt projekt omkring forandringsledelse ifm. forankring af DUBU systemet. Dragør Kommune Business Case - DUBU

11 6 SCENARIER Emner Gøre ingenting DUBU Gå i udbud selv* 2 Kvalitetspåvirkning i sagsbehandlingen Gevinstpotentiale ved indførsel af systemet Procesoptimering og besparelser på adm. Omk. ved udarbejdelse af Kravspecifikation i kr. Ingen Stor Stor Påvirkning påvirkning Påvirkning Ingen Stort Stort Ingen Besparelser Besparelser 0,- Inkl. i prisen Med udgangspunkt i en mindre kravspec. ca. 1 million kr. - Omfangsrig og Mindre i omfang og detaljeret detaljegrad ift. DUBU 0,- Inkl. i prisen 1,1 årsværk pr. år i 6 år Ca. 4,95 million kr. Omfang/indhold af kravspecifikation Omk. ved udbud og projektledelse Projekttid/forsinkelse - Kort Usikkert Fælles metoder/- - Ja I mindre grad standarder/åbenhed Risiko for Ingen Ingen Stor udbudsproblemer Pris kr. /borger 0,- Kr. 10,50 Min. Kr. 18* 1 Vurderet årlig pris ved 5 0,- Kr ,- Kr ,- årig afskrivning i kr.* 2 * 1 : kr. 5,95 millioner delt med borgere over 6 år. * 2 : For en gennemsnits størrelse kommune ( borgere) Kontaktpersoner Kontaktpersoner i KOMBIT Projektleder: Christina Knudsen Telefon chk@kombit.dk Forretningsudviklingschef: Poul Ditlev Christiansen Tel: pdc@kombit.dk Kontaktpersoner i kommuner Esbjerg Kommune: Svend Kviesgaard Sekretariatschef Børn og Kultur Tel.: svkv@esbjergkommune.dk Frederiksberg Kommune: Merete Bonne Sektionsleder - Familieafdelingen - Børne- og Ungeområdet Tel.: mebo01@frederiksberg.dk Middelfart Kommune: Jonna Christoffersen (ICS bruger) Socialrådgiver - Familieafdelingen Tel.: jonna.christoffersen@middelfart.dk Dragør Kommune Business Case - DUBU