Referat af ekstraordinær generalforsamling. i E/F Otto Mønsteds Plads

Transkript

1 Referat af ekstraordinær generalforsamling i E/F Otto Mønsteds Plads afholdt søndag den 24. jan kl. 15:00 i i Imperial Hotel, Vester Farimagsgade 9, 1606 København V Generalforsamlingen blev afholdt med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Forslag til husorden - Se vedlagte bilag. 3. Orientering om regler og priser for brug af fællesfaciliteter 4. Orientering om serviceaftale 5. Orientering om status på overdragelsesforretning 6. Etablering af udvalg. Bestyrelsen foreslår at der etableres 4 udvalg. Personer der er interesseret opfordres til at melde sig. - Grøn gård udvalg - Vinklub - Festudvalg - Sportsudvalg Formand Nils Høgsted bød velkommen til de fremmødte. Herefter var der en kort introduktion fra Rasmus Juul-Nyholm, herunder af foreningens nye administrator Christian Mogensen. I alt 40 ejere ud af 64 ejere var repræsenteret på generalforsamlingen (heraf 2 ved fuldmagt) og med et samlet fordelingstal på 620 ud af 1000, svarende til 62% Ad 1. Valg af dirigent Rasmus Juul-Nyholm fra Administrationshuset blev valgt som dirigent. Christian Mogensen fra Administrationshuset A/S blev valgt som referent. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig i henhold til den fremsendte dagsorden. Da der ikke var indsigelser imod formalias overholdelse fortsatte generalforsamlingen. Nærværende referat er et beslutningsreferat med supplerende bemærkninger. Ad 2. Forslag til husorden: Mariane Søndergaard Jensen motiverede for husordenen og gennemgik kort hovedpunkterne i husordenen. Se vedhæftede bilag. Bestyrelsen bemærkede det var nødvendigt med et ændringsforslag, da barnevogne ikke må være i opgangene jf. brandregler. Pkt. 4 i husorden ændres så afsnit 3 i pkt 4 slettes og der tilføjes at barnevogne skal stilles i kælderen i afsnit 2 i pkt. 4. Bestyrelsen bemærkede også at den ville finde en varig løsning for opbevaring af barnevogne. Bestyrelsen gjorde opmærksom på at vedtagelse af husorden vil bl.a. betyde, at de ejer der har motorcykler stående i cykelkælderen eller sko, løbecykler, planter, S i d e 1 a f 3 E n g h a v e P l a d s 1 3 : : K ø b e n h a v n V : : T / W / w w w. a d m i n i s t r a t i o n s h u s e t. d k : : E / k o n t a k a d m i n i s t r a t i o n s h u s e t. d k

2 skoskabe m.m. i opgangen skal fjerne dem snarest og gerne inden for 1 uge efter referatet er udkommet. Derudover betyder det, at alle husdyr fremover skal være i snor i gården. Husordenen blev herefter sat til afstemning og vedtaget enstemmigt. Ad 3. Orientering om regler og priser for brug af fællesfaciliteter Rasmus Hansen fra bestyrelsen orienterede se vedlagte bilag. Der var efterfølgende spørgsmål og bemærkninger. Heraf kan nævnes at der var spørgsmål til gæstelejligheder samt en opfordring fra bestyrelsen om at bruge indendørssko i fitnessrummet, da grus mv. kan ødelægge maskinerne. Ad 4. Orientering om serviceaftale Mariane Søndergaard Jensen fra bestyrelsen orienterede kort om at der nu er indgået et samarbejde med Administrationshuset omkring ejendomsservice. Se vedlagte bilag. Efter orienteringen var der forslag om at der kommer måtter i opgangene og andre relevante steder samt at man får mulighed for at tilkøbe indvendig vinduespudsning i forbindelse med at foreningen får pudset vinduerne udvendigt. Ad 5. Orientering om status på overdragelsesforretning Formand Nils Hogsted orienterede og gennemgik hvilke udfordringer mv. der var i forbindelse med overtagelsen af ejendommen. Der henvises til vedlagte bilag. Der var yderligere bemærkninger fra bestyrelsen om følgende forhold: - Ejendommen er afleveret fra bygherrer på nær kælderarealer med depotrum. - Der udestår udbedring af mangler. Især Puggaardsgade 14 er forsinket pga vandskaden - Når alle mangler er lavet vil der blive lavet en ny gennemgang af ejendommen og ejendommen vil, såfremt alt er tilfredsstillende udbedret, blive afleveret endeligt fra bygherrer. Der er ikke nogen konkret tidsplan, men det forventes at tage 3-5 mdr. - Der er pkt. hvor foreningen og bygherrer ikke er enige de væsentlige er: o Problemer med opstigende grundvand i kælderen o Problemer med vinduernes tilstand o Selve gårdmiljøet. o Problemer med sommerfuglemyg Bestyrelsen bemærkede at der er hyret advokat samt teknisk bistand til at hjælpe med denne potentielle tvist og at man håber på en god løsning. Der henvises igen til vedlagte bilag. Bestyrelsen understregede, at de fire potentielle tvister ville medføre omkostninger til advokat og teknisk bistand, som der ikke er med i budgettet. Bestyrelsen orienterede om, at disse udgifter kunne være betragtelige og nævnte et foreløbigt estimat mellem kr. afhængig af hvordan sælger/bygherre reagerer. Udgifterne vil løbende blive holdt op med den mulige gevinst til ejerforeningen, men at bestyrelsen anså det for vigtigt, at bruge de penge der er nødvendige. Bestyrelsen informerede endvidere om, at budgettet til vedligeholdelse var underbudgetteret. Der vil blive udarbejdet revideret budget for S i d e 2 a f 3 E n g h a v e P l a d s 1 3 : : K ø b e n h a v n V : : T / W / w w w. a d m i n i s t r a t i o n s h u s e t. d k : : E / k o n t a k a d m i n i s t r a t i o n s h u s e t. d k

3 vedligeholdelse. Budgettet er også afhængig af hvilken løsning Ejerforeningen får med sælger/bygherre i forhold til ovenstående. Det blev bemærket at ejere som har taget en direkte tvist med bygherrer om noget af ovenstående bedes kontakte bestyrelsen. Der var ønske fra forsamlingen om at blive løbende orienteret om sagen. Bestyrelsen tog det til efterretning og vil i fremtiden orientere så godt som muligt. Ad 6. Etablering af udvalg. Bestyrelsen foreslår at der etableres 4 udvalg. Bestyrelsen har nedsat udvalg for at sikre mere indflydelse fra ejerne samt at involvere ejerne direkte i ejendommen. Se vedhæftede bilag. Efter en kort motivering meldte følgende sig til udvalgene: Festudvalget: Sebastian & Nick fra Puggaardsgade TV Alexander Mauritzen fra Puggaardsgade TV Sportsudvalg: Sebastian fra Puggaardsgade TV Kaj Svendsen fra Puggaardsgade MF Mads Nelting fra Puggaardsgade MF Gårdudvalg: Alexander Mauritzen fra Puggaardsgade TV Flemming Birch fra Otto Mønsteds Plads 11A ST dør 2 Nick fra Puggaardsgade TV Morten M. Jensen & Nanette L. Weisdal fra Otto Mønsteds Plads 11 B, 1.TH Vinklub: Kaj Svendsen fra Puggaardsgade MF Kitt Rebecca Trentel fra Hambrosgade 6 04 MF Mikael Schneider fra Hambrosgade 6, 3. th. Jacob Hasle Nielsen fra Puggaardsgade 16, 1. I øvrigt henvises til alle foreningens dokumenter på under Intranet Her findes den vedtagne husorden, info om minibiograf, fitnessrum mv. Referatet underskrives af dirigenten og formanden via nemid S i d e 3 a f 3 E n g h a v e P l a d s 1 3 : : K ø b e n h a v n V : : T / W / w w w. a d m i n i s t r a t i o n s h u s e t. d k : : E / k o n t a k a d m i n i s t r a t i o n s h u s e t. d k

4 E/F Otto Mønsteds Plads, 24. januar 2016

5 1. Valg af dirigent og referent (Nils) 2. Forslag til husorden - Se vedlagte bilag (Mariane) 3. Orientering om regler og priser for brug af fællesfaciliteter (Rasmus/ Caroline?) 4. Orientering om serviceaftale (Mariane) 5. Orientering om status på overdragelsesforretning (Søren/Nils) 6. Etablering af udvalg (Nils)

6 Bestyrelsen foreslår at administrationshuset bliver valgt som dirigent og referent

7 1. Valg af dirigent og referent 2. Forslag til husorden - Se vedlagte bilag. 3. Orientering om regler og priser for brug af fællesfaciliteter 4. Orientering om serviceaftale 5. Orientering om status på overdragelsesforretning 6. Etablering af udvalg

8 Inspiration fra andre ejerforeninger Udgangspunktet er omtanke og hensyn men og husorden præciserer hvad det mere præcist betyder inden for udvalgte punkter f.eks. affald, husdyr, fællesarealer m.m. Tager også hånd om sikkerhed bl.a. brandsikkerhed Tager højde for OMPs særlige karakteriska: 64 lejligheder og dermed 64 hustande med forskellige behov og interesser En gammel bygning der skal bevares En forholdsvis lille gård der er fælles Husorden skal "nøje efterkommes" jvf af vedtægter

9 Sikkerhedsmæssige foranstatninger: Altaner og terrasser INGEN Opbevaring af ejendele i opgange og fællesarealer med mindre særskilt nævnt eller godkendt af bestyrelsen Rygning forbudt på fællesarealer og i eget kælderrum Fyrværkeri ikke tilladt Ingen motorcykler, knallerter eller andre genstande med brændstof på fællesområder Affald kun i de rigtige affaldskontainere Den gamle bygning Altaner og terrasser må ikke ændres Facader inkl. vinduer ikke uden godkendelse af bestyrelsen Forsigtighed ved flytning - store skader skal udbedres af ejer

10 Nabo hensyn Ro efter kl. 22 i hverdage og 24 i weekenden - men omtanke er det vigtigste Kun gas grill for at undgå røggener Husdyr i snor i gården og gården må ikke bruges til luftning af husdyr Ingen fodring af dyr i gården og man skal rydde op efter sig efter anvendelse af borde og bænke Altaner skal ikke bruges som depotrum eller affaldsrum Cykler, løbehjul m.m. i cykelstativ Velfungerende ejerforening Udlejning/fremleje tilladt dog skal administrationshuset informeres Der må ikke byttes kælderrum Praktiske oplysninger lægges ud på intranet/hjemmeside Vicevært kan fjerne cykler der står udenfor stativer

11 At motorcykler skal fjernes fra cykelkælderen Sko, løbehjul, potteplanter, tasker, barnevogne m.m. skal fjernes fra opgange Alle hunde skal føres i snor i gården og efterledenskaber SKAL samles op Alle skal vise mere hensyn ved anvendelse af affaldsrum

13 ORIENTERING OM REGLER OG PRISER FOR BRUG AF FÆLLESFACILITETER Mini Biograf Brugsregler Antennestik installeres Sociale arrangementer Fitness Brugsregler Midlertidige lukning

14 Gæstelejligheder Brugsregler Møblering mangler Spa & Sauna Ikke klar til ibrugtagning - instruktion af spa og sauna Brugsregler på vej Selskabslokale/ vinkælder Håndteres af udvalg

16 Ugentlige opgaver: trappevask (hovedtrapper), elevatorrengøring, oprydning i gård, gennemgang af ejendom rengøring af fællesfaciliteter Spa og fitness rum desinficeres 1 gang og ugen og fejning og vask af gulv 3 gange om ugen. Oprydning i gården Opsyn med affald Månedlige opgaver rengøring af døre, gelændre, lamper, vask af bagtrappe Varmecentral opgaver Storskrald håndtering Kvartalsvise opgaver Fejning af cykelkældre og øvrige kælderarealer Ajourføre navne på lejligheder og opgange Halvårlige Opsyn med regnvandsbrønd Rengøring af gulv i varmekælder Ad hoc Snerydning og saltning

17 Fast telefontid til beboerhenvendelser: Vicevært Dennis Lundbøl Døgnvagt (akut panik uden for normal arbejdstid): Ahmad Alwanni Vicevært kan træffes på ejendommen om onsdagen Opgaver udføres mandag-fredag undtagen snerydning hvilket sker alle dage Opgaver der ikke er omfattet af serviceaftalen kan kun bestilles af bestyrelsen. Vinduespolering af alle vinduer kan bestilles særskilt - vi påtænker 2. gange om året

19

20 DE FLESTE FÆLLESAREALER ER OVERTAGET Ingen væsentlige mangler Dele af kælder er ikke overtaget på grund af indtrængende vand GENNEMGANG AF FÆLLESAREALER Gennemført i samarbejde med Bascon Fra Ejerforeningen deltager Rasmus Boesen og Søren Husted Entreprenøren og Bygherrer deltager begge MANGELLISTER UDARBEJDES Mangellister og udbedringsløsninger fastsat mellem parterne

21 Kælder Udvendige vinduer og døre Gårdmiljø Sommerfuglemyg

22 GEOTEKNISK RAPPORT UDARBEJDET IDENTIFICERE FØLGENDEMULIGE LØSNINGER 1. HÆVNING AF GULV 2. ETABLERING AF TÆPPEDRÆN OG OMFANGSDRÆN ENIGHED OM: AT DET UDARBEJDEDE NOTAT IKKE AFDÆKKER DE TEKNISKE LØSNINGER, DE ØKONOMISKE OMKOSTNINGER OG DE POTENTIELLE RISICI GODT NOK UENIGHED SÆLGER/BYGHERRE TAGER UDGANGSPUNKT I LØSNING 1 EF TAGER UDGANGSPUNKT I LØSNING 2 NÆSTE SKRIDT FORTSÆTTELSE AF DIALOG MED AFKLARING AF TEKNISKE MULIG ESKALERING AF UENIGHED OM HVILKEN LØSNING DER ER ACCEPTABEL MED INDDRAGELSE AF JURIDISK BISTAND

23 EF HAR FÅET UDARBEJDET TEKNISK RAPPORT OM VINDUERNES STAND KONKLUSION PÅ TEKNISK RAPPORT Vinduer og døre er udført af en særdeles god trækvalitet. Renoveringen af vinduerne har været udskudt for lang tid i forhold til, hvad der må anses som håndværksmæssigt forsvarligt. UENIGHED MED BYGHERRE/SÆLGER EF anser de af bygherre/sælger afsatte kr. til renovering er alt for lidt.

24 EF gårdmiljø ikke høj nok kvalitet. Særligt valget af grusbelægning særdeles uhensigtsmæssigt, da der med denne løsning kan forventes større vedligeholdelse af ejendommen

25 EF anmoder om plan for, hvorledes forekomsten af sommerfuglemyg kan afhjælpes for bestandig.

26 GENERELT FORSKELLIG OPFATTELSER BEROR PÅ FORSKELLIGE INTERESSER SAMT AT DER ER UOVERENSSTEMMELER MELLEM SALGSMATERIALE, KØBSAFTALE OG BYGHERRE/SÆLGERS TEKNISKE BYGGEDOKUMENTER PROCES UDARBEJDELSE AF ADVOKATBREV HVOR ARGUMENTER FREMFØRES. AFVEJNING AF JURIDISK RETSSTILLING I FORHOLD TIL BYGHERRE/SÆLGERS SVAR MULIGE SCENARIER INDGÅELSE AF FORLIG MED BYGHERRE/SÆLGER EKSTRA OMKOSTNINGER TIL VEDLIGEHOLDELSE RETSSAG EKSTRA OMKOSTNINGER TIL RETSSAG SAMT MULIGHED FOR AT TABE SAGEN

28 Formålene for udvalgene er at skabe hyggelige rammer og et godt socialt fællesskab Konkrete rammer aftales efterfølgende

29 Festudvalg Sebastian, Puggaardsgade 14, 3tv Nick, Puggaardsgade 14, 3tv Sportsudvalg Sebastian, Puggaardsgade 14, 3tv

30 Gårdudvalg Vinklub

31 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Nils Christian Høgsted formand Serienummer: PID: IP: kl. 09:52:43 UTC Rasmus Juul-Nyholm dirigent Serienummer: CVR: RID: IP: kl. 20:59:10 UTC Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: