Integration: Landingssider

Transkript

1 Integration: Landingssider Strømlin dine informationsprocesser med Landingssider Har du hørt om webcrm's webside integration - også kalder Landingssider? Hvis nemmere informationsprocesser og højere serviceniveau er på fin ønskeliste kan denne løsning spare dig tid (og frustration) i alle hjørner af din organisation. Landdingssider er små mikro-websider, der sender og modtager data direkte til og fra dit webcrm system. Du kan placere disse sider på din webside eller de kan tilgås via et link i en eller en dedikeret portal. På den måde kan eksempelvis emner og kunder tilmelde sig nyhedsbreve, ændre kontaktdata og tilmelde sig kurser. Data gemmes direkte i dit webcrm system og sparer derved dig og dine kollegaer tid og sikrer korrekt og opdateret data. Du kan også bruge Landingssider til at give dine kunder mulighed for at registrere og se status på deres Supportsager og du kan endda udveksle Dokumenter såsom kontrakter, spørgeskemaer og order. Du kan lave en enkelt loginportal til alle de forskellige sider og data en kunde har adgang til. Se venligst denne video og læs videre for information om hvordan du konfigurerer og benytter Landingssider. Introduktion Landingssider gør det muligt at give dine kunder og kontakter adgang til at se og opdatere udvalgt data i dit webcrm system. Du kan tænke på landingssider som webcrm sider for dine kunder og kontakter med begrænset dataadgang til nogle elementer i dit webcrm system. Du kan også tænke på Landingssider som en udvidelse af din virksomheds hjemmeside, der muliggør to-vejs kommunikation med dine webside besøgende, baseret på data i dit webcrm sytem. Du kan konfigurere og benytte landingssider uden særlig viden om HTML eller programmering. Hvis du ønsker at gøre brug af mere avancerede designfunktioner, er det nyttigt med noget grundlæggende viden om HTML og CSS. Kontakt venligst webcrm, hvis du har brug for hjælp. Din kontakt kan tilgå Landingssider på to måder: Fra links i s du sender til Personer gennem webcrm Fra din hjemmeside, hvilket inkluderer en portal (læs mere længere nede) Eksempler på typisk brug: Opret nye Personer (typisk fra din hjemmeside) og anmod om en aktion i webcrm Dine kunder kan opdatere deres egen data, såsom telefonnummer og adresse Dine kunder kan se data du giver dem adgang til Dine emner kan acceptere/kommentere på dine tilbud Dine kontakter kan uploade og downloade Dokumenter (f.eks. et CV) Dine kontakter kan opdatere status for en Ordre/projekt Dine kontakter kan se/opdatere igangværende Aktiviteter Dine kunder kan oprette Supportsager og se status for alle igangværende sager Eksterne ressourcer kan opdatere Ordrer/Supportsager mv.

2 Du kan oprette en portal, hvor dine kontakter kan logge ind (beskyttet med kode) og vælge ud fra en liste af funktioner/muligheder (=landingssider), du giver dem Dine kontakter kan gives adgang til at tilgå Landingssider for relaterede Organisationer og Personer Laningsside eksempel Konfiguration Integration: Landingssider (2)

3 For at opsætte Lansingssider skal du gå til Konfiguration ->Integration ->Landingssider. Der er mange forskellige typer Landingssider tilgængelige, afhængig af hvilke datatyper du har slået til i dit webcrm system. Du kan oprette så mange Landingssider af hver type som du ønsker. Konfiguration - Grafik og fonte Dette design er fælles for alle Landingssider og du behøver kun sætte det op en gang. Integration: Landingssider (3)

4 Før du kan benytte Landingssider skal du opsætte Grafik og fonte. Gå til Konfiguration -> Integration -> Landingssider og klik Grafik og fonte i toppen af siden. Den øverste del af Grafik og fonte siden illustrerer elementerne og stilene for Landingsside designet. Du kan uploade det billede du ønsker til topgrafik, hvilket vil blive brugt som header på Landingssiden. Integration: Landingssider (4)

5 Du vælger de skrifttyper du ønsker at benytte for de forskellige dele af Landingssiden. Du kan aktivere en Organisation/Person info sektion, der vil vise detaljer om den Organisation/Person der ser Landingssiden, inklusiv billede og/eller logo. Du kan også undlade at vise denne sektion. Den nederste halvdel at Grafik og fonte siden indeholder detaljerede indstillinger. Den valgfri Bodystyle can bruges til at tilføje et billede til baggrunden, eksempelvis en form for mønster. Når en sådan stil er tilføjet benyttes baggrundsfarven ikke. Eksempel på Bodystyle: background-image: url(' Det valgfri HTML sidehoved og sidefod kan benyttes til at tilføje HTML som du ønsker. Det kan for eksempel være en række menuknapper identisk til din hjemmeside, der giver brugeren mulighed for at tilgå din hjemmeside direkte eller navigere tilbage til din hjemmeside, hvis det er en Ny kontakt-landingsside. Bemærk Din HTML kode vil blive placeret i et tabelelement: Du kan kun ændre og bruge standardskrifttyperne og du kan eventuelt tilføje dine egne brugerdefinerede skrifttyper ved disse. Integration: Landingssider (5)

6 Integration: Landingssider (6)

7 For at se et eksempel på de Landingssider du designer bedes du vælge en Person. Data relateret til denne Person vil blive brugt som eksempler, for at forhåndsvise siden. Stilen for Landingssiden Du kan vælge din egen stil til Landingssiderne, du kan skifte farve på Send knappen eller have forskellige topbilleder til forskellige Landingssider. Gå til Konfiguration -> Integration -> Landingssider -> Grafik og fonte og sæt højden af standard topbilledet til 0. Integration: Landingssider (7)

8 På hver landingsside kan farven på knapperne bestemmes ved at skrive "//ee6608" i toplinien af Valgfri tekst 1. ee6608 skal erstattes med den ønskede farve i HTML farvekode. Den skal være nøjagtig 6 karakterer. Husk først at vælge en skrifttype, ellers vises der intet. Og så kan du inkludere en ektern URL/link til det billede du ønsker i toppen af Landingssiden, som vist i dette eksempel. Landingssiden vil derefter se ud som i dette eksempel: Landingssider til at vise/opdatere data Der er Landingssider tilgængelige for hver datatype du har slået til i dit webcrm system. Organisationer/Personer Aktiviteter Møder Tilbud Ordrer Produkter Supportsager Konfigurationen af disse forskellige Landingssider er ret ensartet og de kan sendes via til eksisterende Personer i webcrm. Det gøres ve at indsætte en flettefelt med linket til Landingssiden i Skabelonerne i webcrm. Disse Landingssider kan også bruges til portalsider. Integration: Landingssider (8)

9 Skriv tekst og vælg den skrifttype du ønsker at bruge til Send knappen og beskeden brugeren vil få efter afsendelse. Du kan sætte linket til automatisk at udløbe et antal dage efter en er udsendt. Der kan sendes en notifikation via til en specifik webcrm Bruger, hver gang en kontakt har brugt Landingssiden. Du kan beslutte om kontaktens input skal opdatere de faktiske datafelter i webcrm eller skrive den opdaterede information i Aktivitetsloggen eller begge denne. Siden kan også automatiske oprette eller opdatere en aktivitet. Du kan aktivere udvalgte Rapporter, som Personen kan se. Design rapporten som du ville lave enhver anden rapport i webcrm og gør den aktiv på Landingssiden. Du kan vælge hvilken data der skal vises på Landingssiden og konfigurere om feltet skal være obligatorisk at Integration: Landingssider (9)

10 udfylde, om det må opdateres eller om det kun skal vises. Dette inkluderer muligheden for at downloade og uploade Dokumenter. Du kan også inkludere nogle yderligere datafelter. Denne data er ikke tilknyttet specifikke datafelter i webcrm og inputtet vil kun blive vist i notifikationen og Aktivitetsloggen. Endeligt kan du skrive noget fritekst i toppen, midten og bunden af siden. Det er nyttigt til instruktion til den besøgende, om hvordan de skal bruge Landingssiden. Integration: Landingssider (10)

11 Efter at den besøgende har klikket på Send knappen (husk at du kan ændre knappens tekst), kan du have en side med yderligere information. Denne bekræfter overfor den besøgende at deres indsendelse var suscesfuld og giver dig mulighed for at give den besøgende en yderligere besked. Det kan se ud som herunder: Landingssider til Supportsager Rediger Supportsag (Vis/rediger en eksisterende Supportsag) Disse Landingssider kan sendes ud via til eksisterende Personer i webcrm. Det gør du ved at indsætte et flettefelt med linket til Landingssiden i Skabelonen i webcrm. Disse Landingssider kan også bruges til portalsider. På den måde kan en Person monitorere udviklingen/status for en Supportsag og også eksempelvis anmode om yderligere information, inklusiv data fra Brugerbestemte felter du kan have oprettet for Supportsager. Integration: Landingssider (11)

12 Istedet for muligheden for at oprette en Aktivitet kan du sætte nogle parametre for Supportsagen. Integration: Landingssider (12)

13 Ny Supportsag (Opret en ny supportsag på en eksisterende Organisation) Disse landingssider kan sendes via til eksisterende Personer i webcrm. Det gøres ved at indsætte et flettefelt med et link til Landingssiden i Skabelonen i webcrm. De kan også benyttes til portalsider. På denne måde kan en Person oprette en ny Supportdag. For eksempel; Hvis en Person kontakter dig pr. telefon eller med en forespørgsel, kan du sende Personen en med et link til Landingssiden og på den måde få Personen til at oprettet Supportsagen på en struktureret måde og sikre dig at du får al den nødvendige information for at kunne behandle sagen. I stedet for at oprette en Aktivitet får du mulighed for at sætte nogle parametre for Supportsagen. Integration: Landingssider (13)

14 Integration: Landingssider (14)

15 Opret Supportsag (Opret en ny Supportsag for nye og eksisterende Organisationer) Links til disse Landingssider kan placeres på din hjemmeside for at give nye kontakter mulighed for at blive oprettet, hvis ikke der findes et match i webcrm. Landingssiden kan bruges af alle (om de eksisterer i webcrm eller ej) til at oprette Supportsager på en struktureret måde og sikre at du får al den nødvendige information for at kunne håndtere sagen. Systemet vil automatisk forsøge at identificere Organisationen/Personen. Først søger den efter adressen, derefter for et domæne der matcher og til sidst efter et Organisationsnavn der matcher. Hvis der ikke findes noget match oprettes Supportsagen alligevel og skal manuelt tilknyttes en Organisation/Person i webcrm. De andre indstillinger er identiske med Ny Supportsag ovenfor. Integration: Landingssider (15)

16 Landingsside til Ny kontakt Landingssiden Ny kontakt er tiltænkt din hjemmside. HTML koden til disse er vist i toppen af skærmen. Den første kode vil åbne Landingssiden i det samme vindue/fane, men den anden kode vil åbne Landingssiden i et nyt vindue (eller fane). Ny kontakt Landingssiden kan blive oprettet og/eller tilføjet til eksisterende Organisationer og Personer. Når tilføj til eksisterende muligheden er valgt, vil systemet automatisk forsøge at identificere Organisationen/Personen. Det søger først efter en matchende adresse, derefter domæne og til sidst et matchende Organisationsnavn. Hvis det ikke findes et match i webcrm, vil der blive oprettet en ny Organisation/Person i webcrm. Integration: Landingssider (16)

17 Integration: Landingssider (17)

18 Det valgfri sidehoved/sidefod HTML vil overskrive standard sidehovedet/sidefoden (se Grafik og fonte). Du vælger det data der skal vises ligesåvel som hvilke felter der er obligatoriske. Bemærk: Du skal skrive en overskrift, for at feltet bliver aktivt. Integration: Landingssider (18)

19 Når du opretter eller opdaterer en Person kan du samtidig oprette en Aktivitet, Supportsag, Tilbud/Ordre og Produk. Du kan bruge skjulte felter til at indsætte værdier for de datatyper du opretter. Skjult data vises ikke til den der udfylder siden, men opdaterer datafelterne med de valgte værdier. Hvis Tilbudsnummer efterlades blankt vil det blive nummereret automatisk, såfremt det er aktiveret i systemet. Godkend/afvis Du kan aktivere Godkend før oprettelse for Ny kontakt landingssiden, hvilket giver dig mulighed for at gennemgå hvert input og godkende eller afvise det, før entiteterne er oprettet i webcrm. Du vil se et ikon på forsiden, når der er nye data input at godkende. Integration: Landingssider (19)

20 Du kan også vælge at gå direkte videre til en anden Landingsside af typen Rediger egne data, efter oprettelse af en Person. På den måde kan den nye Person også uploade Dokumenter og tilføje/redigere anden information. All andre indstillinger er identiske til Landingssider for at vise/redigere data. Benyt ikke I-frames For at integrere med din hjemmeside kan du blot tilføje en knap eller et link (som beskrevet ovenfor), der åbner Landingssiden i et nyt vindue eller i det samme vindue. Teknisk kan du indlejre Landingsside linket i din egen hjemmeside i en I-frame, men Safari og Internet Explorer blokerer brugen af I-frames til at køre sessioner i et andet domæne end hovedvinduets domæne. Besøgende skal dermed sænke deres standard privatindstillinger i deres browser for at få det til at virke, hvilket ikke er realistisk. Ny kontakt - Eksempel Integration: Landingssider (20)

21 Landingside Portal - Eksempel Integration: Landingssider (21)

22 Landingsside Portal Benyt portal landingssider hvis du ønsker at stille en portal til rådighed fro dine kunder, så de kan logge ind når de ønsker og vælge blandt en række muligheder du giver dem. Hvis du vil supportere flere sprog skal du lave en Portal side for hvert sprog. Linket til Portal landingssiden er ment til at blive kopieret til jeres hjemmeside eller sendt til kontakperonser i en . HTML koden til dette er vist i toppen af skærmen. Den første HTML kode åbner Landingssiden i det samme vindue/fane, mens den anden HTML kode åbner landingssiden i et nye vindue/tab. Integration: Landingssider (22)

23 Integration: Landingssider (23)

24 Bruger ID Du kan vælge at bruge Personens , mobiltelefon nummer eller navn som bruger ID til Login siden. Vi anbefaler at benytte adressen som bruger ID. Ny kontakt side Integration: Landingssider (24)

25 Hvis du ønsker at en ny kontakt kan oprettes som Person i dit webcrm system fra Login siden, så vælg hvilken Landingsside af typen Ny kontakt, der skal bruges til dette formål. Tilladte Personer Du kan tillade alle Personer at tilgå Portal siden eller du kan begrænse afgang til Personer der matcher et bestemt kriterie du vælger. Du kan ændre alle tester benyttet til Portalen. Hver Portalside understøtter 1 til 15 af de Landingssider du har oprettet. Integration: Landingssider (25)

26 For hver mulighed er yderligere indstillinger tilgængelige. Du vælge Landingssiden der skal bruges fro denne mulighed. Du kan vælge en Status der begrænser dataadgang. Du kan vælge om Personen kun skal kunne se data. Integration: Landingssider (26)

27 Indstilling for Organisationer Normalt vil du vælge Organisationer = Egne, hvilket betyder at kun data der tilhører Personens Organisation er tilgængelig. Du kan også vælge relaterede Organisationer, hvis du har aktiveret relationer i dit system. I det tilfælde kan du vælge alle relaterede Organisationer eller begrænse det til en specifik type relation du har defineret i dit system, f.eks. Datterselskab. Brugen af relaterede Organisationer åbner for en række muligheder, for eksempel: Hvis du driver en bygningsservice med en række associerede service organisationer og personer kan du benytte relationer til at associere disse med de Organisationer de servicerer. Og så kan du benytte Portalen til at tildele service opgaver og tillade service personerne at give feedback. BEMÆRK: Hvis du bruger Portal sider i forbindelse med at se og redigere data for relaterede Organisationer må Rediger egne data sider kun indeholde Organisations felter og ikke Person felter. Hvis du har aktiveret Relationer skal en Organisation vælges fra den præsenterede liste, før en Landingsside kan vises. Integration: Landingssider (27)

28 På samme måde skal den data der skal arbejdes med vælges fra den præsenterede liste før Landingssiden kan vises. Login til Portal sider Integration: Landingssider (28)

29 Kodeord Du kan oprette og redigere et kodeord på en Persons side i dit webcrm system. Hvis en person har indtastet forkert kodeord kan du nulstille forkert kode tælleren i Adgangsstatus feltet. Integration: Landingssider (29)

30 Minimumlængden for et kodeord er 6 karakterer og systemet skelner mellem små og store bogstaver. Hvis der ikke er sat et kodeord for en Person opretter Portalen automatisk et tilfældigt kodeord og Personen kan få dette tilsendt til din , hvis der eksisterer en gyldig på Personen i webcrm. Det er kun muligt at sende kodeordet via , hvis en unik person kan identificeres i webcrm ud fra bruger ID'et. Hvis ingen eller flere personer har det samme bruger ID i webcrm kan portalen ikke sende koden via mail. Det kan f.eks. være hvis personene endnu ikke er oprettet eller hvis personene ligger der flere gange, eksempelvis i forskellige virksomheder. Forkert kode indtastet Hvis der er indtastet forkert kode ser Loginsiden således ud: Dokumenter for Landingssider Du kan tillade Personer at uploade og downloade Dokumenter fra Landingssider. Gå til Konfiguration -> Drop down-lister -> Specifikke dokumenter og udvælg hvilke mapper der skal kunne uploades Dokumenter til fra Landingssider. Hvis der er mere end en mappe tilgængelig bliver Personen bedt om at vælge mappe. Integration: Landingssider (30)

31 Når du opretter eller redigerer et Dokument i dit webcrm system skal du aktivere det til download/upload fra Landingssider. Godkend Tilbud/Ordre dokumenter på Landingssider Integration: Landingssider (31)

32 Når du redigerer eller uploader et Dokument på Tilbud og Ordrer kan du bestemme om Dokumentet kan ses, redigeres eller er blokeret, hvor blokeret som standard er valgt. Når et Dokument ikke er blokeret er det synligt på Landingssider af typen Rediger egne data for Personen der er sat som kontaktperson på Tilbuddet eller Ordren (Dokumenter skal være aktiverede for Landingssiden). Denne funktioner gør at du kan konfigurere en godkendelsesproces for tilbud og andre dokumenter tilknytte Tilbud og Ordrer. BEMÆRK: Når et dokument er godkendt på en Landingsside bør du overveje at blokere dokumentet for Landingssider, hvilket skal gøres manuelt. Ellers vil Dokumentet være tilgængeligt sammen med nye Dokumenter der skal godkendes. Links til Landingssider i s Når du redigerer skabeloner kan links til Landingssider vælges fra Flettefelter drop down listen. De er indikeret med et "+". Linket vil se således ud i skabelonen. Du kan ændre link teksten ("Edit own data" i dette eksempel). Denne tekst bruges som linktekst og den endelige vil se således ud, når skabelonen benyttes: Lansingsside eksempel: Godkend tilbud For Tilbud/Ordre dokumenter er der to muligheder for at kontaktpersoner kan kommentere/godkende. Du kan oprette en Landingsside af typen Rediger Tilbud/Ordre eller du kan benytte typen Rediger egne data. Integration: Landingssider (32)

33 I dette eksempel oprettes en Landingsside ved navn "Accept quotation" af typen Rediger egne data, hvor Dokument feltet er aktiveret. Aktiver Send til notifikationen og/eller opret en Aktivitet ud fra Landingssiden. Tilføj tekst til Landingssiden såsom: "Download og læs venligst tilbuddet og accepter eller afvis" Du kan også linke til eksempelvis jeres standardbetingelser. Integration: Landingssider (33)

34 Tilføj et eller flere felter til mulige inputs. Opret tilbuddet og gem det som PDF (husk at aktivere Landingsside adgang når du gemmer dokumentet). Vær sikker på at den korrekte kontaktperson er på Tilbuddet. Send en til personen ved brug af en skabelon der inkluderer et flettefelt til Landingssiden hvor tilbuddet kan accepteres. Når du modtager en notifikations og/eller en Aktivitet er oprettet på baggrund af at Personen har besøgt og reageret på Landingssiden opdaterer du Tilbudet og sender en som Tak. Du kan eventuelt redigere PDF dokumentet så det ikke længere er tilgængeligt fra Landingssider. Aktiver eller deaktiver Dokument adgang fra Landingssider, når du opretter/redigerer et Dokument. Integration: Landingssider (34)

35 Landingsside til accept af tilbudsdokument - eksempel: Integration: Landingssider (35)

36 Landingssider: Opret Supportsag Når du opretter Landingssider af typen Ny kontakt kan du også oprette Supportsager. Linket til denne type Landingsside kan benyttes direkte fra din hjemmeside. På den måde kan personer på en gang oprette sig som ny kontakt og oprette en Supportsag, eller opdatere en eksisterende kontakt (ud fra ) og oprette en Supportsag. Tilføje Oversigter til Landingssider For Landingssider af typen Rediger egne data og Rediger Supportsag kan du vælge op til 5 Oversigter blandt de definerede Oversigter i systemet. Hver rapport kan udover eksisterende filtrering begrænses til kun at vise entiteter tilknyttet den besøgende Person, altså Aktiviteter, Tilbud, Ordrer eller Supportsager, hvor personen er sat som kontaktperson. Landingsside konfiguration: Integration: Landingssider (36)

37 Integration: Landingssider (37)

38 Resultatet kan se således ud: Den viste Oversigt vil være basis oversigten, uden nogle specielle funktioner tilgængelige (ingen Excel download, send , slet/rediger data osv.) Integration: Landingssider (38)