e-conomic integration

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "e-conomic integration"

Jette Paulsen
8 år siden
Visninger:

ERP INTEGRATION - e-conomic Version 4.0 december 2011 Formålet med ERP integrationsmodulet er, at gøre det muligt for organisationer i webcrm at blive integreret med debitorer i e-conomic.

1 ERP INTEGRATION - e-conomic Version 4.0 december 2011 Formålet med ERP integrationsmodulet er, at gøre det muligt for organisationer i webcrm at blive integreret med debitorer i e-conomic. Bemærk: ERP-integration er også tilgængelig for den såkaldte webcrm B2C version, hvor kunderne er privatpersoner. I dette tilfælde bruges personnavne som debitornavne dertil kommer, at en kontaktperson bliver oprettet ved hjælp af det samme navn. Installation 1) Du skal først aktivere e-conomic API modulet. Det gør du i dit e-conomic system under tilvalgsmoduler 2) Gå herefter (i dit webcrm system) til Konfiguration -> Brugerbestemte felter og klik på Organisationer (eller hvad du måtte have omdøbt Organisationer til). Scroll ned til Ekstra Organisation brugerbestemte felter til integration og andre formål. Vælg ét af felterne og kald det e-conomic ID eller noget tilsvarende. Sæt tekst over feltet til Unik og klik Gem. NB: Ofte vil der allerede være oprettet et felt med debitor nr i dit system. Du kan anvende dette og evt. omdøbe det til e-c ID. Dette felt bruges til at sammenkæde det unikke debitor-nummer fra e-conomic med hver debitor. På den måde får e-conomic og webcrm en fælles reference til hver enkelt debitor. 3) Gå til Konfiguration -> Integration og vælg ERP-integration. NB: Vælg ERPintegration e-conomic (ikke e-conomic multi company) og klik på Gem. Herefter udfylder du skærmen som vist til højre med aftale nr., Bruger ID og adgangskode fra dit e-conomic system. Under Debitor nr. Unik er det vigtigt, at du vælger det felt i dit webcrm system, hvor du ønsker at vise e-conomic debitor nummeret. Det er ikke obligatorisk at opdatere CVR nummeret, men er naturligvis praktisk at medtage, hvis du har dette oplyst i dit e-conomic system.

I dette tilfælde bruges personnavne som debitornavne dertil kommer, at en kontaktperson bliver oprettet ved hjælp af det samme navn. Installation 1) Du skal først aktivere e-conomic API modulet.

Indledende og periodisk kopiering af debitorer til organisationer. For at administrere disse funktioner kræves webcrm adgangsniveau som manager eller højere.

2 E-conomic ikonet i webcrm Når du har fulgt anvisningen ovenfor, du har logget af og på igen, vil du bemærke et lille e-conomic logo, næste gang du redigerer en organisation. Bemærk det brugerbestemte datafelt for e-conomic ID som du oprettede i konfigurationsmenuen, som opdateres automatisk efter synkroniseringen. Indledende og periodisk kopiering af debitorer til organisationer. For at administrere disse funktioner kræves webcrm adgangsniveau som manager eller højere. Du kan ændre brugeres adgangsrettigheder under Konfiguration -> Hovedindstillinger -> Brugere. Klik på e-conomic-ikonet fra en organisation, og klik derefter på: Opdater webcrm med alle debitorer fra: e-conomic. Dette vil synkronisere data for alle debitorer fra e-conomic til webcrm og opdatere e-conomic ID-feltet i webcrm med det unikke debitornr. fra e-conomic. Hvis et debitornavn ikke findes under organisationer i dit webcrm system, vil en ny organisation automatisk blive oprettet. Data der bliver kopieret fra e-conomic er: debitors navn, adresse, postnummer, by og land. Hvis du afkrydser checkboksen Medtag kontaktpersoner vil alle personer for debitoren også blive oprettet/opdateret (navn, telefon, og kommentarer) Du kan selv vælge hvilken status, der vil blive tildelt oprettede organisationer. Bemærk, at overførslen (som starter, når du trykker på opdater ) kan tage alt mellem 10 sekunder og adskillige minutter afhængigt af, hvor mange debitorer der er i dit e-conomic system. Vi anbefaler, at du jævnligt opdaterer webcrm med alle dine debitorer fra e-conomic for at sikre, at data er identiske i de 2 systemer. Således vil e-conomic blive sandheden hvad angår basis oplysninger på den enkelte debitor. Tilsvarende vil det forekomme naturligt, at webcrm systemet anvendes som sandheden hvad angår persondata på kontaktpersoner.

Oprettelse af ny debitor i e-conomic Når du klikker på e-conomic-ikonet fra en organisation i webcrm og organisationen ikke eksisterer som en debitor i e-conomic, vil du se dette skærmbillede.

3 Oprettelse af ny debitor i e-conomic Når du klikker på e-conomic-ikonet fra en organisation i webcrm og organisationen ikke eksisterer som en debitor i e-conomic, vil du se dette skærmbillede. Du kan nu klikke: Opret [organisation]: Opret som debitor i: e-conomic. Inden du opretter, vælg da den relevante Moms zone for debitor. Du kan også indtaste et specifikt debitornummer, hvis I f.eks. benytter telefonnummer som debitornummer. Hvis du undlader at angive et debitor nr. vil systemet automatisk øge det højeste debitor nr. i e-conomic med én og bruge dette nummer som det nye debitors nummer. Visning af fakturaer Når du klikker på e-conomic ikonet fra en organisation i webcrm og organisationen eksisterer som en debitor i e-conomic, vil du se dette skærmbillede (det samme som ovenfor). Du kan nu få vist alle fakturaer for debitoren fra en selvvalgt dato indtil i dag, ved at klikke på Liste Vis alle fakturaer for [organisationen]. Du får vist fakturadata på varelinieniveau med visning af betalingsstatus. Andre funktioner Når du klikker på e-conomic-ikonet fra en organisation i webcrm systemet, har du altid mulighed for at klikke på Liste Vis alle debitorer fra: e-conomic. Dette vil vise en liste over alle debitorer i e-conomic sorteret efter navn. Navne på personer for hver enkelt debitor vil også blive vist. Svartid webcrm kommunikerer online med e-conomic, og svartiden er afhængig af login-svartiden fra e- conomic. Det kan tage flere sekunder at gennemføre en anmodning. Priser og forudsætninger Integrationen er gratis, når du betaler licens for både e-conomic og webcrm. Ud over abonnementet på e-conomics ERP-pakke, skal du også abonnere på deres API facilitet. Dette er i øjeblikket gratis. Der er ingen mindstekrav vedr. antal af licenser og brugere til e-conomics ERP-pakke. Der er ingen ekstra licensomkostninger for e-conomic integration.

benytter telefonnummer som debitornummer. Hvis du undlader at angive et debitor nr. vil systemet automatisk øge det højeste debitor nr.

Avanceret integration flere virksomheder Hvis du ønsker at integrere til flere e-conomic-systemer fra samme webcrm system, er dette muligt ved at vælge e-conomic multi company under Konfiguration ->

4 Avanceret integration flere virksomheder Hvis du ønsker at integrere til flere e-conomic-systemer fra samme webcrm system, er dette muligt ved at vælge e-conomic multi company under Konfiguration -> Integration -> ERP-integration. Det er muligt at integrere med op til 8 e-conomics systemer (virksomheder) Vigtigt: Muligheden e-conomic multi company vil automatisk tildele debitor-numre i e-conomic, når debitorer bliver oprettet. Debitor nummeret vil bestå af et virksomhedsnr. og et 6-cifret Organisation ID i webcrm. Eksempel: På denne måde får den samme organisation i webcrm det samme debitornr. i e-conomic systemet, bortset fra det første ciffer (= virksomhedens nr.). Som følge af denne metode kan debitorer ikke automatisk blive oprettet/opdateret i webcrm (i modsætning til enkelt-virksomheds integration) Fra skærmen e-conomic integration (klik på e- conomic-ikonet fra den centrale organisation), kan du vælge (liste), hvilken virksomhed du i øjeblikket ønsker at synkronisere med. I dette eksempel er C-comp valgt. Du kan se hvilke e-conomic virksomheder Organisationen allerede er synkroniseret med, og du kan vælge at oprette en ny debitor for de virksomheder, der ikke allerede er synkroniseret. Når du opretter en debitor vil alle personer der ikke står som fratrådte, blive oprettet som personer for den pågældende debitor i e-conomic. Du kan opdatere synkroniserede debitorer. Dette er nyttigt, når adresse og telefonnummer bliver opdateret i webcrm systemet. Personer bliver ikke synkroniseret ved opdatering. Du kan kun liste debitorer fra én virksomhed ad gangen.

Det er muligt at integrere med op til 8 e-conomics systemer (virksomheder) Vigtigt: Muligheden e-conomic multi company vil automatisk tildele debitor-numre i e-conomic, når debitorer bliver oprettet.

Fra skærmen e-conomic integration (klik på e-conomic-ikonet fra den centrale organisation), kan du vælge (liste), hvilken virksomhed du i øjeblikket ønsker at synkronisere med.

5 Fra skærmen e-conomic integration (klik på e-conomic-ikonet fra den centrale organisation), kan du vælge (liste), hvilken virksomhed du i øjeblikket ønsker at synkronisere med. I dette eksempel er C-comp valgt. Hvis den valgte virksomhed allerede er synkroniseret, kan du få vist en liste over alle fakturaer for denne virksomhed. Du kan kun liste debitorer fra én virksomhed ad gangen. e-conomic feltet i webcrm Det brugerdefinerede integrationsfelt til e-conomic integration indeholder ikke debitor nummeret som det gør i enkelt-virksomheds integration. I stedet angiver det virksomhedsnummeret, som er blevet synkroniseret med e-conomic. I ovenstående eksempel er feltets værdi: 12 fordi virksomhed 1 og 2 er blevet synkroniseret Hvis virksomhed 1, 2 og 4 blev synkroniseret, ville værdien være 124.

Du kan kun liste debitorer fra én virksomhed ad gangen.

Relaterede dokumenter

Integration mellem webcrm og NN Markedsdata

Integration mellem webcrm og NN Markedsdata I samarbejde med NN Markedsdata (NNM) tilbyder webcrm følgende 3 tillægsmoduler, der giver mulighed for direkte integration mellem webcrm og NN Markedsdatabasen,