NOTAT. Bemærkninger til revision 2017 på Familie- og uddannelsesudvalgets område. Sagsbeh.: Lone Vandborg Sagsnr.:

Transkript

1 NOTAT Emne: Til: Bemærkninger til revision 2017 på Familie- og uddannelsesudvalgets område Byrådet Dato: 1. august 2018 Sagsbeh.: Lone Vandborg Sagsnr.: K Deloitte har den 15. juni 2018 fremsendt revisionsberetning for 2017 vedrørende sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion. Der er 7 revisionsbemærkninger i beretningen, hvoraf 1 revisionsbemærkning vedrører Familieafdelingen: Revisionsbemærkning nr. 6 Ledelsestilsyn Familieafdelingen Det er oplyst, at der er foretaget ledelsestilsyn på alle medarbejdere og alle sager. Det udførte ledelsestilsyn er dog ikke dokumenteret, ligesom der heller ikke foreliggeren beskrivelse af, hvad der kontrolleres i forbindelse med ledelsestilsyn. Vi skal anbefale, at der udarbejdes en beskrivelse af ledelsestilsynet og at det fremadrettet dokumenteres, hvad der kontrolles og hvilke sager der udtages til kontrol. På baggrund af anbefalingen fra Deloitte er der udarbejdet beskrivelse af praksis for Ledelsestilsyn i Familieafsnittet, herunder udvælgelse af sager til ledelsestilsyn. Der er endvidere udarbejdet skabelon til sagsgennemgang i forbindelse med ledelsestilsyn, således at ledelsestilsynet bliver dokumenteret og arkiveret i sb-sys. Begge dokumenter er bilag til dette notat. C:\Users\aj\Desktop\Revisionsbemærkning nr. 6 Ledelsestilsyn - Familieafdelingen.docx

2 NOTAT Emne: Til: Praksis for Ledelsestilsyn i Familieafsnittet Deloitte via ØKA, PEL, Dato: 4. juli 2018 Sagsbeh.: Iv Sagsnr.: Ansvarlig for ledelsestilsyn Interval Antal sager Gennemførelse af tilsynet Opfølgning Særligt tilsyn Sagsgennemgang i øvrigt Leder af Børn og Unge Rådgivningen Leder af Familieafsnittet Leder af Familieafsnittet foretager tilsyn d. 1. i kvartal (januar, april, juli, oktober) Der udvælges i alt 6 vilkårlige sager registreret i DUBU pr. tilsyn Tilsynet omfatter sager både i Børn og Unge Teamet og Specialrådgivningen Vedhæftede skabelon for tilsyn anvendes ved tilsynet. Tilsynet dokumenteres i SBSYS - sag nr G (15/696) ved kopi af tilsynsrapporten. Efter tilsynet modtager rådgiver på sagen kopi af tilsynsrapporten til orientering og evt. drøftelse. I de tilfælde, hvor der er behov for opfølgning, er leder af Familieafsnittet ansvarlig for opfølgning ved kontrol i DUBU og drøftelse med rådgiver. Det påhviler leder af Familieafsnittet at foretage kontrol ud over de allerede beskrevne tilsyn i de situationer, hvor der opstår tvivl om, hvorvidt retningslinjer, kompetenceplan etc. er fulgt. Udover ovennævnte tilsyn, sker der en samlet sagsgennemgang med den enkelte rådgiver hver 3. måned. Leder af Familieafsnittet er ansvarlig for at indkalde rådgiver til gennemgang. Formålet med sagsgennemgang er drøftelse af plan og indsats i de konkrete sager - herunder vurdering af, om det fortsat er relevant, at sagen er aktiv eller om sagen kan/bør passiveres. Formålet er desuden at understøtte rådgiveren i prioritering af arbejdsopgaver i de tilfælde, hvor det skønnes nødvendigt. C:\Users\aj\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook\B3AEYPCS\Ledelsestilsyn - Familieafsnittet lv.docx

3 Journalnr.(barnets) Barnets navn Forældres navn og cpr.nr. LEDELSESTILSYN SAGSGENNEMGANG Forældremyndighedsindehaver Sagsoprettelse: Oprettelse i DUBU Samtykke: Foreligger der samtykke fra forældre/den unge 50-undersøgelse: Start og slut dato? Udarbejdet forud for iværksættelse af foranstaltning? Handleplan: Udarbejdet forud for iværksættelse af foranstaltning Opfølgning efter 3 måneder Øvrige opfølgning jf. Solrødmodellen Revision hver 6. måned Ved anbringelse: handleplan forforældre? Afgørelser: Hvad er der truffet af afgørelser Er afgørelsen samlet set rigtig? Tilstrækkeligt grundlag for behandling af sagen I hvilket omfang er sagen oplyst? Fremsat mundtligt/skriftligt Fremgår beslutning af DUBU Er der registreret indsats i DUBU Partshøring Klagevejledning Børnesamtale Gennemført - begrundelse hvorfor evt. ikke gennemført Er barnet tilbudt en bisidder Økonomi: Dokumentation for udgifter Økonomiskema v. trangsvurdering Udbetaling via KMD børn og voksne Dag- og døgntilbud indberettet til øk. medarbejder Ved anbringelse: vurdering af forældrebetaling Kompetence: Er kompetenceplanen fulgt? Merudgifter Målgruppevurdering Dokumentation for udgifter Udbetaling via KMD børn og voksne Tabt arbejdsfortjeneste Børn og Unge Rådgivnin- Tlf Åbningstider: 9en Mandag-onsdag kl Højagervænget 35 Torsdag kl Solrød Strand Fredag kl

4 Målgruppevurdering Dokumentation for indtægtstab Indberetning til PEA Øvrige kommentarer - bl.a. journalføring Er sagen opdateret? Ved underretning: Vurdering af underretning inden 24 timer Kvitteringsskrivelsen inden 6 hver dage Orientering til fagpersoner Behov for fremskudt børnesamtale Giver sagen i øvrigt anledning til bemærkninger? 2

5 Rådgiver Gennemgået d. 3