VEJLEDNING TIL DAGSORDENSPUNKTER

Transkript

1 VEJLEDNING TIL DAGSORDENSPUNKTER VERSION 3.3. JULI 2017 VEJLEDNING TIL UDFORMNING AF DAGSORDENSPUNKTER TIL BYRÅDET, ØKO- NOMIUDVALGET OG DE STÅENDE UDVALG. GULDBORGSUND KOMMUNE AUGUST 2017

2 VEJLEDNING TIL DAGSORDENSPUNKTER INDLEDNING Denne vejledning er et værktøj for de medarbejdere, som skriver dagsordenspunkter, der skal behandles i Byrådet, Økonomiudvalget og de stående udvalg. Vejledningen indeholder retningslinjer og gode råd til udformning af dagsordenspunkterne. Vejledningen skal bidrage til at sikre ensartethed og høj kvalitet i de politiske beslutningsgrundlag. TOLV KRAV TIL DEN GODE DAGSORDEN I GULDBORGSUND 1. Skriv til målgruppen. Den primære målgruppe for dagsordenspunkterne er politikerne, mens den sekundære målgruppe er borgerne og den bredere offentlighed. Dagsordenspunktet skal derfor kunne forstås af folk med vidt forskellig baggrund. 2. Kort og præcis overskrift. Det er vigtigt, at overskriften er kort, præcis og beskrivende i forhold til hvad dagsordenspunktet drejer sig om. Det skal fremgå af overskriften om det er en beslutningssag, drøftelsessag eller orienteringssag. 3. Klar indstilling. Indstillingen skal formuleres kort og præcist, så det er klart, hvad der skal tages stilling til. 4. Fuldstændig protokollering af beslutninger. Beslutninger skal meget præcist følge indstillingen. 5. Beskrivelsen af sagen skal indledes med en kort indledning. Det skal være en kort beskrivelse (ca. 5 linjer) af, hvad dagsordenspunktet omhandler, hvorfor det er på dagsordenen og hvad der skal tages stilling til. 6. Skriv enkelt og letforståeligt. Sagen skal skrives på en sådan måde, at den er let at forstå for læseren. Dagsordenspunkterne skal derfor være skrevet på almindeligt dansk i et aktivt sprog uden unødig brug af fagsprog, fremmedord og forkortelser (udover de mest almindelige). Hvis det er nødvendigt at bruge fagudtryk og specielle forkortelser, bør du forklare dem første gang, de optræder. 7. Skriv disponeret og fokuseret. De emner og problemstillinger, som dagsordenspunktet vedrører, skal komme i rette rækkefølge, så politikerne opnår et hurtigt overblik og en logisk vidensopbygning. 8. Fokuser på det politisk relevante. Dagsordenspunktet skal belyse de politiske valgmuligheder. Du skal derfor underordne det fagligt interessante i forhold til det politisk relevante. 9. Sørg for at dagsordenspunktet er selvbærende. Politikerne skal kunne træffe beslutning alene ud fra det, der står i dagsordenspunktet. Bilag må derfor kun indeholde supplerende baggrundsinformation. 10. Skriv kortfattet. Et dagsordenspunkt bør ikke være på mere end 2 sider. 11. Koordiner med andre centre/fagområder. Hvis dagsordenspunktet berører andre centre/fagområder, skal centercheferne koordinere dette indbyrdes. 12. Læs korrektur. Du skal sørge for, at dagsordenspunktet er korrekturlæst og sprogligt korrekt. SKABELON FOR DAGSORDENSPUNKTER Dagsordenspunkterne skal følge denne struktur. 1. Overskrift 2. Indstilling 3. Beskrivelse af sagen 4. Sammenhæng til politiske strategier 5. Økonomi 6. Høring

3 7. Beslutninger fra andre udvalg (bliver automatisk overført fra Acadre MM) 8. Beslutning (bliver påført af dagsordenssamleren når referatet dannes) De i skabelonen anførte overskrifter er eneste tekst der må være fremhævet med fed. Overskrifter i tabeller må dog være med fed skrift. Nedenfor er en beskrivelse af, hvad indholdet skal være i de enkelte punkter. 1. Overskrift Lav en kort og præcis overskrift. Det er vigtigt, at overskriften er sigende i forhold til dagsordenspunktets indhold. Det skal fremgå af overskriften, om det er en beslutningssag, drøftelsessag eller orienteringssag. Der kan som udgangspunkt være tale om følgende sagsfremstillinger: - beslutningssag - drøftelsessag - orienteringssag 2. Indstilling Indstillingen skal formuleres, så det er klart, hvad der skal tages stilling til. Protokolleringen skal give mening ved at skrive godkendt eller ikke godkendt, så indholdet i beslutningen er tydelig for de, der læser referatet med beslutningsprotokollen fra mødet. Det er direktionen, der indstiller i alle sager. Ved enkelte sager kan det være borgmesteren, der indstiller. Det skal fremgå af indstillingen, hvor beslutningskompetencen er i en sag. Hvis for eksempel beslutningskompetencen ligger i Økonomiudvalget eller Byrådet, kan det stående udvalg anbefale, hvilken beslutning der skal træffes. Dette forhold skal fremgå af indstillingen til det stående udvalg. Ved sager, hvor der skal tages stilling til økonomiske udgifter eller indtægter, skal forslag til budget- og/eller finansieringssted fremgå af indstillingen. Eksempler: I det følgende gives en række eksempler på standardformuleringer af indstillinger til de stående udvalg. Husk alle punktopstillinger skal være med tal: 1., 2., 3., osv. Eksempel 1 beslutningskompetencen ligger i det stående udvalg. Direktionen indstiller til Xxx udvalget: 1. at godkende, at. 2. at godkende, at. Eksempel 2 beslutningskompetencen ligger i Byrådet Direktionen indstiller til Xxx udvalget: 1. at Økonomiudvalget og Byrådet godkender, at Eksempel 3 beslutningskompetencen i forhold til nogle elementer i sagen ligger i et fagudvalg, og i forhold til andre elementer ligger de i Byrådet. Indstillingen skal som hovedregel udformes således, at beslutningspunkter til fagudvalget nævnes først og dernæst nævnes beslutningspunkter, der skal besluttes i Økonomiudvalget og/eller Byrådet. Direktionen indstiller til Xxx udvalget: 1. at godkende, at 2. at godkende, at

4 3. at anbefale Økonomiudvalget og Byrådet, at godkende... Eksempel 4 beslutningskompetencen ligger i flere stående udvalg. xudvalg, yyyudalg og zzzudvalg: 1. at godkende, at. 2. at godkende, at. 3. Beskrivelse af sagen Beskrivelsen af sagen starter med en kort indledning. Det skal være en kort beskrivelse af, hvad dagsordenspunktet omhandler, hvorfor det er på dagsordenen og hvad der skal tages stilling til. Det bør ligeledes fremgå om sagen skal behandles i andre udvalg eller råd. Der kan ligeledes være en kort historik i forhold til hvor sagen tidligere var behandlet. I beskrivelsen af sagen skal der også være forslag til løsninger af sagen. Det er vigtigt at angive alternative forslag udover den mulighed, som administrationen anbefaler, i det omfang det er muligt og relevant. Brug ikke Center/afdeling/enhed/team altid administrationen. Faglige vurderinger af sagen skal fremgå, herunder beskrivelse af eventuelle krav og betingelser som følge af lovgivningen og vurderinger af, hvad der taler for og imod de foreslåede løsninger. Konsekvenserne af løsningerne for eksempel for borgerne, planlægning og den kommunale service skal beskrives. Administrationens anbefalede løsning skal begrundes. Under beskrivelsen af sagen skal der tages stilling til, i hvilken udstrækning der skal skrives om relevante love eller bekendtgørelser i forhold til at sagen er korrekt oplyst. Det vil ofte være nødvendigt at angive hvilken lov og paragraf der er relevant for sagen. Det kan være nødvendigt at uddybe lovgrundlaget yderligere. Sagens økonomiske og personalemæssige konsekvenser skal indgå som en integreret del af beslutningsgrundlaget, og dermed fremgå under Beskrivelse af sagen. Dette betyder, at sagens relevante økonomiske og personalemæssige konsekvenser, herunder bevillingsmæssige forhold, skal beskrives som en del af dette afsnit. Efterfølgende opsummeres sagens konkrete bevillingsmæssige konsekvenser under afsnittet Økonomi. I sager, der genoptages til politisk behandling eller har været gennem flere behandlinger i andre udvalg, er der 2 muligheder: 1. Hvis der ændres i indstillingen skal der laves ny kort sagsfremstilling og så skal den tidligere sagsfremstilling vedlægges som bilag. 2. Hvis der ingen ændringer er i indstillingen, tilføjes der Yderligere sagsfremstilling og her skrives en kort tekst om sagens gang. Sager der behandles af to eller flere udvalg parallelt, skal altid være fremstillet nøjagtig ens. Det skal i beskrivelse af sagen fremgå hvilke udvalg der behandler sagen. 4. Sammenhæng til politiske strategier I forhold til at synliggøre sagens relevans i relation til politiske strategier og planer skal sagsfremstilleren i dette afsnit skrive om de sammenhænge der er til politiske strategier og planer (f.eks. udvalgsstrategier, kommuneplan, budgetforlig, etc.). Dette kan være faglige betragtninger i forhold til hvordan sagen medvirker til at løfte de tidligere fastlagte strategiers mål og retning. 5. Økonomi

5 I dette afsnit opsummeres de konkrete bevillingsmæssige konsekvenser i overensstemmelse med de økonomiske forhold, der er beskrevet under afsnittet Beskrivelse af sagen. Ved enhver bevillingsmæssig konsekvens skal finansieringsforslag klart fremgå af dette afsnit. Ved sager, hvor bevilling finansieres af f.eks. eksisterende budgetpuljer, vil det alene være status på budgetpuljen, der kort beskrives. I sager, hvor der ikke er bevillingsmæssige konsekvenser, skrives: Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. 6. Høring Hvis der har været gennemført en høring eller der skal gennemføres en høring i relation til sagen, skal det fremgå af dette punkt. Det kan for eksempel være partshøringer eller offentlige høringer. Eksempler herpå kan være offentlige høringer ved kommune- og lokalplanlægning, høringer af kommunale råd, forældre- og skolebestyrelser, MED-udvalg, Ældreråd m.v. For nogle høringer for eksempel for en række råd, er høringsretten fastslået i lovgivningen som for eksempel Retssikkerhedslovens 37a, hvoraf det fremgår, at sager som har betydning for mennesker med handicap ikke må behandles før rådet er hørt. Der gælder tilsvarende for Ældrerådet. Resultatet af høringen skal fremgå af dagsordensteksten, herunder hovedpointer fra høringssvarene, og om høringen har givet anledning til ændringer i indstillingen. Det er sagsfremstillerens ansvar at sikre, at høring og høringssvar fremgår af dagsordenspunktet. I tilfælde hvor det vurderes nødvendigt, laver sagsfremstilleren en beskrivelse af høringssvarenes betydning for sagen. Er der indsigelser skal sagsfremstilleren opsummere disse og dermed skabe bedre overblik for læseren. Høringssvarene skal vedlægges som bilag til dagsordenspunktet. Hvis antallet af høringssvar er over 10, samles disse i et dokument med angivelse i dokumentet eller et tilknyttet bilagsnotat af hvor mange svar, der er samlet og fra hvem. 7. Beslutninger fra andre udvalg Beslutninger fra andre udvalg fra den tidligere politiske behandling af sagen bliver automatisk overført fra Acadre MM. 8. Beslutning Beslutninger protokolleres på udvalgsmødet. Beslutninger skal protokolleres klart, tydeligt og fuldstændigt, så det sikres, at de kan forstås og efterfølgende effektueres. Det er vigtigt at være opmærksom på, at det er den faktiske førte protokol på mødet, som er det juridisk gældende dokument. Derfor skal der være overensstemmelse mellem den faktiske førte protokol på mødet og det referat, der publiceres på Acadre. Indstillingen skal udformes, så protokolleringen kan ske ved at skrive 1. godkendt eller 2. ikke godkendt samtidig med, at indholdet i beslutningen er forståelig for de, der læser referatet med beslutningsprotokollen fra mødet. Bagerst i denne vejledning findes yderligere om rammerne for protokollering. BILAG Mængden af bilag skal begrænses. Bilag til dagsordenspunktet bør i videst muligt omfang alene fungere som dokumentation eller uddybning for det, der fremgår af dagsordenspunktet.

6 Bilag skal navngives kort og præcist. Dokumentets nr./navn skal fremgå nederst på sidste side af bilaget. Undlad at markere ordet vedlagte som enten fed eller understreget. Som sagsfremstiller skal det efterprøves, om der er unødvendige bilag, ved at gå sin dagsordenstekst igennem. Hvis der ikke er henvist til et givent bilag i dagsordensteksten, skal det ikke vedlægges. HUSK OGSÅ, AT - titler skrives med lille bogstav fx borgmester - kommune skrives med lille bogstav, med mindre det er en konkret kommune fx Guldborgsund Kommune - Byrådet, Økonomiudvalget og det pågældende fagudvalg skrives med stort bogstav - der skal ikke være et ekstra linjeskift efter en overskrift (ingen tom linje) - er s vedlagt som bilag skal evt. vedhæftede dokumenter til sådanne s tages ud og vedhæftes separat - tabeller laves i direkte i skabelonen (ikke kopiering fra andet Word dokument) - ord som vi, du, os må ikke anvendes, men det skal stå specifikt, hvem der udfører eller skal udføre en given handling, så den politiske beslutning kan omsættes til handling. Brug ikke personnavne, men titler i stedet for. FASTE DAGSORDENSPUNKTER På alle dagsordener for fagudvalg skal der være følgende faste dagsordenspunkt: Beslutningssag: Godkendelse af dagsordenen Derudover vil det ofte være relevant at have følgende dagsordenspunkt: Meddelelser. Her kan administrationen give information om for eksempel o status på hjemtagelse af borgere efter indlæggelse o status på erhvervsservicekoncept o KLs konference om xx (invitation/program vedlægges som bilag). Der skal ikke laves beskrivelser af meddelelserne, hvis de er kendte af udvalget inden dagsordenen fremsendes. Meddelelserne skrives ind som en linje, som ovenfor eventuelt med 2-3 linjers beskrivelse af, hvad det drejer sig om, hvis det er relevant. ÅBNE DAGSORDENSPUNKTER Åbne punkter på dagsordenen/referatet offentliggøres på kommunens hjemmeside og er tilgængelige for borgere og presse. LUKKEDE DAGSORDENSPUNKTER Det er sagsfremstillerens ansvar at være opmærksom på forhold omkring lukkede sager og lukkede bilag. Vær opmærksom på, at overskrifter på lukkede punkter skal anonymiseres, da overskrifterne bliver offentliggjorte! Følgende sager skal som udgangspunkt behandles som lukkede sager eller kan være åbne punkter, der bør indeholde lukkede bilag: Sager der indeholder fortrolige oplysninger. Sager hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold. Sager om køb og salg af faste ejendomme.

7 Som en yderligere beskyttelse af tavshedsbelagte oplysninger, især ved personsager, skal disse oplysninger anonymiseres. Muligheden for at gøre dagsordenstekster lukkede må ikke misbruges til at holde sager væk fra den offentlige debat, hvis de rettelig bør være åbne i henhold til Styrelsesloven eller gældende praksis. Såfremt sagsfremstilleren er i tvivl, om en dagsordenstekst og/eller bilag skal være åbne eller lukkede, skal sagsfremstilleren afklare det med sin nærmeste leder.

8 Protokollering Beslutninger i Udvalg og Byråd Indstilling udvalget, at byrådet godkender Xxx (punktopstil.)... udvalget, at Byrådet godkender løsningsforslag xx eller 2. xx eller 3. XX udvalget, at godkende Xxx (punktopstil.)... Beslutning i XX udvalg Når sagen ikke Godkendt Xx (punktopstil.) Beslutning i Beslutning i XX udvalg når økonomiudvalg sagen skal Udvalget anbefaler indstillingen Udvalget anbefaler løsningsforslag 1. XX udvalgets anbefaling indstilles XX udvalgets anbefaling indstilles Beslutning i Byråd Godkendt Godkendt udvalget, at godkende løsningsforslag xx eller xx Udvalget går imod indstillingen udvalget, at drøfte xx Løsningsforslag 1 godkendt Ikke godkendt. Udvalget har besluttet at... Drøftet eller Drøftet med henblik på Ikke godkendt. Udvalget anbefaler, at xxx Direktionens Anbefaling indstilles eller XXudvalgets anbefaling indstilles Indstillingen fra Direktionen godkendt eller XX udval- Taget til udvalget, at efterretning Orienteringen tages til efterretning. Taget til efterretning Taget til efterretning Godkendt Bemærkninger til beslutninger Medlemmer der stemmer imod en beslutning, kan få protokolleret kort bemærkninger om deres afvigende mening, jfr. Styrelseslovens 20, stk. 3. Den afvigende mening er det, som medlemmet mener Byrådet/udvalget burde have besluttet. Vær opmærksom på, at det der evt. føres til protokols af afvigende mening skal vedrøre sagens emne. Et medlem har kun krav på at få sin afvigende mening ført til protokols efter en afstemning, hvor medlemmet har været blandt mindretallet. Ved protokollerede bemærkninger eller afvigende meninger skal sammen med medlemmets navn fremgå politisk tilhørsforhold. I større sager, herunder især behandling af budgettet, kan der ikke tilføres bemærkninger. I stedet skal det eller de pågældende medlemmer stille ændringsforslag.

9 Det samme gælder for procedurespørgsmål. Formanden angiver, hvad der skal føres til protokols, jfr styrelseslovens 30 (Kommunalbestyrelsens Formand) 22, stk. 1. (stående udvalgs formand) Ved stemmelighed i et udvalg bortfalder forslaget. Der er dermed ikke truffet nogen beslutning. Om protokollering i øvrigt I protokollen skrives følgende ved indkaldelse af stedfortræder: Under Meddelelser anføres, hvis gruppen/listen har indkaldt stedfortræder: På grund af xxx (årsag til forfald) har valggruppen indkaldt xxx (Navn og listebetegnelse) som stedfortræder for udvalgsmedlem xxx (Navn og listebetegnelse). På underskriftsbladet overstreges navnet på det medlem, som der er indkaldt stedfortræder for. Stedfortræder underskriver på tom plads, og under underskriften anføres navnet med blokbogstaver. I protokollen anføres følgende i forhold til habilitet: Under beslutningen i sagsfremstlilingen anføres: Navn (listebetegnelse) blev erklæret inhabil og forlod mødet under sagens behandling.