c a d r e M M Version Retningslinjer for brug af Acadre MM

Transkript

1 c a d r e M M Version Retningslinjer for brug af Acadre MM

2 Indledning... 3 Opret et dagsordenspunkt... 3 Tilknyt bilag til dagsordenspunktet... 4 Placer dagsordenspunktet i kø til dagsordenen... 6 Fremstil dagsorden... 6 Tillægsdagsorden... 7 Inden mødets afholdelse... 7 På mødedagen (påfør beslutning)... 8 Materiale udleveret på mødet... 8 Efter mødets afholdelse (fremstil referat)... 8 Efterbehandling af dagsordenspunkter... 9 Supplerende sagsfremstilling... 9 Videreførelse af dagsordenspunkter fra fagudvalg Publicering af dagsordener og referater til PolitikerWEB og edagsorden Dokumentation i Acadre CM og MM Afslut mødet i Acadre MM Oversigt over udvalg og deres forkortelser Oversigt over vejledninger Side 2 af 12

3 Indledning Acadre MM er et dagsordensmodul, der anvendes til at varetage dagsordensproduktion effektivt og smidigt tæt integreret med Acadre CM. Retningslinjerne for Acadre MM beskriver hvordan vi i Albertslund Kommune har besluttet at benytte systemets muligheder. En nærmere beskrivelse af systemets funktionalitet findes i de vejledninger, der er udarbejdet til Acadre MM. I bilag 2 findes en oversigt over vejledninger til Acadre MM. Retningslinjerne indeholder desuden vejledning til dagsordenssamlerne/protokolførerne om mødeforberedelse, protokollering og videreførelse af punkter, samt afslutning af møder. Retningslinjerne er godkendt af Sekretariatsforum, og evt. ændringer skal forelægges til godkendelse på ny. Rettelser af udelukkende redaktionel betydning kan dog foretages uden fornyet godkendelse. Opret et dagsordenspunkt Når der oprettes et dagsordenspunkt på en sag i Acadre CM, er der en række obligatoriske felter der skal udfyldes. Se hvordan de obligatoriske felter (overskrift, sagens forløb, sagen afgøres i) skal udfyldes nedenfor. Overskrift Overskriften vil fremgå af dagsordenen. Alle dagsordenspunkter navngives med forkortelsen på det politiske udvalg eller det administrative udvalg, der først skal behandle sagen efterfulgt af mellemrum, tankestreg, mellemrum og sagens emne. Skal sagen behandles i flere udvalg samtidig - men ikke alle - skrives forkortelsen på pågældende udvalg adskilt med skråstreg efterfulgt af mellemrum, tankestreg, mellemrum og sagens emne (Se forkortelserne af de politiske udvalg i bilag 1). Hvis sagen skal behandles i alle udvalg skrives intet foran overskriften. Overskriften skal være så kort som mulig. Brug evt. kendte forkortelser (børnehave bh,. Vuggestue vg) I overskriften skal det desuden fremgå om sagen indeholder et eller flere af følgende elementer: bevilling, bemyndigelse, dispensation, påbud, tilladelse, høring, tilsagn eller normering. Elementet anføres i parentes efter sagens emne. Eksempler på overskrift: TU Snerydning i Albertslund Kommune (bevilling) TU/MPU Grønt Regnskab Orienteringsemner samles i to dagsordenspunkter hhv. orientering fra formanden og orientering fra forvaltningen. Som regel som pkt. 1 og 2 i dagsordenen. Det er dagsordenssamlerne der opretter punktet og tilknytter de aktuelle bilag på baggrund af oplysning fra sagsbehandleren. Det mest optimale er via DokID. (se Navigationssedlen: Feltvælger i listevisningen) Orienteringsemnerne oplistes i bogstavpunkter under rubrikken baggrund. Side 3 af 12

4 Eksempel: TU Orientering fra forvaltningen Baggrund A. Forureningsundersøgelse af legepladser B. Status på bygningsvedligeholdelsesrammen C. Opfølgning på eventuelt fra sidste møde Sagens forløb I område-feltet angives sagens forløb, nærmere betegnet hvilke udvalg der skal behandle sagen og i hvilken rækkefølge. Eksempel: TU - ØU - KB Sagen afgøres i I dette felt angives det udvalg der har bemyndigelse til at træffe den endelige afgørelse i sagen. Eksempel: Kommunalbestyrelsen Dagsordenskabelonen I Acadre CM findes skabelon til et dagsordenspunkt. Skabelonen er opdelt i følgende underoverskrifter: o Baggrund o Økonomi og finansiering o Lovgrundlag o Sundhedskonsekvenser o Personalekonsekvenser o Miljøkonsekvenser o Indstilling Se en beskrivelse af hvad de enkelte underoverskrifter (dagsordenspunktet) skal indeholde i vejledningen om sager til politiske udvalg og kommunalbestyrelse. Alle vejledningerne ligger på Medarbejdersiden under IT/vejledninger/Acadre. Bilag til dagsordenspunktet Bilag til dagsordenspunktet tilknyttes i Acadre CM af sagsbehandleren, men dagsordenssamleren kan også tilknytte bilag til punktet i Acadre MM. Det er muligt at tilføje et lukket/person bilag til et åbent dagsordenspunkt, således at bilaget kun er tilgængeligt på den lukkede dagsorden i edagsorden. I den åbne dagsorden på Albertslund.dk vil bilagstitlen være erstattet af teksten Lukket bilag. Side 4 af 12

5 Bemærk at dagsordenssamleren skal have adgang til alle sager i Acadre CM, hvori der oprettes dagsordenspunkter, for at kunne danne og publicere en dagsorden. Bilagsoversigten vises under det pågældende punkt (før indstillingen). Bilagsoversigten indeholder oplysninger om bilagsnummer, dokumenttitel, dokumentnummer og klassifikation (åben/lukket). I bilagsoversigten er nummereringen fortløbende. Bilagene må derfor ikke være nummererede i tekstfeltet. Det medfører dobbeltnummerering. Dog kan man give bilagene i orienteringspunkter samme bogstav som selve punktet. Mails Bemærk at journaliserede mails ikke kan tilknyttes dagsordenspunkter. Disse skal først gemmes som Word-dokumenter. Dette gøres nemmest ved at kopiere mailindholdet til Word-dokumentet ved hjælp af vælg alt (ctrl+a), kopier (ctrl+c) og sæt ind (ctrl+v). Word-dokumentet kan derefter tilføjes dagsordenspunktet. I sager, hvor der er mange mails eks høringssvar kan man evt. oprette et samledokument i Word, hvortil man kopierer indholdet fra alle mails. Pjecer Alle pjecer skal konverteres til PDF, inden de vedhæftes som bilag til et dagsordenspunkt Skannede dokumenter Skannede dokumenter, skal være skannet som man ønsker at se dem. Altså et stående dokument skannes stående. Et liggende dokument skannes liggende Excel Alle excelark, der vedhæftes som bilag, skal holdes inden for udskriftområdet for en almindelig A4 side. Evt. store excelark, bør derfor opdeles over flere ark. overvej altid, hvilke informationer der er relevante for at belyse sagen. Tekststørrelsen skal være minimum 11 Indeholder excelarket eventuelle vejledninger på f.eks. ark 2 og 3 (f.eks. bevillingsskemaer), skal disse slettes i det endelige dokument, inden det tilknyttes dagsordenspunktet. PowerPoint Der er ingen problemer med at vedhæfte PowerPoints til dagsordenspunkter Alle bilag skal være forsynet med producent (forvaltning) og dato. Brug så vidt muligt notatskabelonen. Side 5 af 12

6 Dagsordenspunktet i kø til dagsordenen Alle dagsordenspunkter sættes i kø under en mødedato, som den dagsordensansvarlige har oprettet i Acadre MM. (Køer navngives f.eks. KØ - udvalg - dato (14. april 2008)). Den dagsordensansvarlige indsætter dato og tidspunkt for deadline for aflevering af dagsordenspunkter til køen. Sagsbehandleren kan godt sætte punkter i kø selvom deadline er overskredet, men dagsordenssamleren kan ændre kølistens status til spærret, så der ikke kan sættes flere punkter i kø. Først når dagsordenspunktet er endeligt udformet og kvalitetssikret, placerer sagsbehandleren det i kø til et kommende udvalgsmøde. Herefter kan sagsbehandleren kun efter aftale med den dagsordensansvarlige redigere i dagsordenspunktet. Hvis et dagsordenspunkt er sat i kø til et udvalg og skal redigeres, skal dagsordensamleren først flytte punktet til en dagsorden før status kan ændres til Redigeres Dagsordenspunkter der skal behandles på flere møder sættes i kø til det udvalg der først skal behandle punktet. Når dagsordenspunktet er behandlet i første udvalg, sendes det videre til behandling af den dagsordensansvarlige på baggrund af feltet, der er udfyldt med sagens forløb. Tidsfrister for fremsendelse til køen fastsættes i den enkelte forvaltning for hvert enkelt udvalg dog senest onsdag inden direktørformødet. Hvis en sagsbehandler placerer et dagsordenspunkt i en kø, hvor tidsfristen for afsendelse af punkter er overskredet, får sagsbehandleren besked herom. Sagsbehandleren kan godt få lov til at sætte dagsordenspunktet i køen til mødet, men skal efterfølgende give den dagsordensansvarlige direkte besked om, at dagsordenspunktet er fremsendt. Fremstilling af dagsorden Den dagsordensansvarlige flytter dagsordenspunkterne fra køen til den dagsorden, hvor punkterne skal medtages. Den dagsordensansvarlige kan oprette et dagsordenspunkt (f.eks. Eventuelt) direkte i Acadre MM, uden at dagsordenspunktet er knyttet til en sag i Acadre CM. Men dagsordenspunkter oprettet direkte i Acadre MM kan ikke efterfølgende journaliseres automatisk i CM og kan ikke siden fjernes fra en dagsorden, kun slettes fuldstændig Når et dagsordenspunkt flyttes fra køen til en dagsorden, produceres der automatisk en notificeringsmail til sagsbehandleren hvis denne funktion er aktiveret af den dagsordensansvarlige (se Navigationsseddel Notificeringsmail Acadre MM) som den dagsordensansvarlige herefter skal sende. Derved informeres sagsbehandleren om, hvilken dagsorden dagsordenspunktet bliver behandlet under. Side 6 af 12

7 Den dagsordensansvarlige skal fremstille to versioner af dagsordenen til de politiske udvalgsmøder, nemlig en åben dagsorden (overskrift og brødtekst på åbne dagsordenspunkter og kun overskrift på lukkede/personlige punkter) en lukket dagsorden (overskrift og brødtekst på alle punkter) Til de administrative udvalg fremstilles kun en lukket dagsorden Den dagsordensansvarlige registrerer afbud til det enkelte møde, hvis dette er modtaget, inden dagsordenen sendes ud. I tilfælde af orlov påfører den dagsordensansvarlige stedfortræderen (medlem). Kun til kommunalbestyrelsesmøder indkaldes der stedfortræder ad hoc. Dette gøres af ØU-dagsordenssamleren i samarbejde med borgmesteren. Dagsordenen både den åbne og den lukkede publiceres til hhv. PolitikerWEB og Albertslund.dk jf. afsnittet om publicering af dagsordner og referater. Den lukkede dagsorden publiceres ligeledes til edagsorden. I den forbindelse skal dagsordenssamleren checke, at alle bilag kan læses fra edagsorden. Tillægsdagsorden Den dagsordensansvarlige kan fremstille en tillægsdagsorden. Tillægsdagsordener er omfattet af samme retningslinjer som almindelige dagsordener. Inden mødets afholdelse Den dagsordensansvarlige omdøber dagsorden til referat tidligst dagen før mødet afholdes. Dog ikke hvis dagsordenen indeholder fællessager, i så fald tidligst samme dag. Hvis der er en tillægsdagsorden til mødet, overfører den dagsordensansvarlige dagsordenspunkterne på tillægsdagsordenen til den oprindelige dagsorden, inden dagsordenen omdøbes til referat. Dagsordenspunkterne fra tillægsdagsordenen indsættes efter punkterne på den oprindelige dagsorden. Den dagsordensansvarlige fremstiller et foreløbigt referat, og udskriver underskriftsbladet herfra, så dette kan medbringes til underskrift på mødet. Inden mødet kan det være en fordel at tilføje beslutningsrubrikken, således at denne kun skal redigeres på mødet. Side 7 af 12

8 På mødet - påfør beslutning Ved mødets begyndelse registreres, om der er fraværende til mødet ud over afbud. Eks. NN deltog ikke i mødet (afbud) NN deltog ikke under behandlingen af dette punkt (ude et øjeblik e.l.) Beslutningen tilføjes til hvert dagsordenspunkt. Generelt anvendes funktionen Autotekst under Tilføj beslutning. Inden beslutningen tilføjes, noteres om der er udleveret bilag jf. nedenfor. Husk at fagudvalg og Økonomiudvalg tiltræder punkter der skal behandles i KB Kommunalbestyrelsen godkender. Er der afvigende meninger eller forbehold skrives eks. NN kunne ikke tiltræde eller mere konkret, hvad der ikke kunne tiltrædes NN tog forbehold Bemærk at selv om flertallet af udvalgets medlemmer tog forbehold, så er sagen ikke afvist, men skal stadig videre til ØU og KB. Materiale udleveret på mødet Hvis der under mødet udleveres materiale til brug i behandlingen, skal protokolføreren skrive dette som det første under Beslutning: Eksempel: Ældrerådets høringssvar af 17. april 2008 blev udleveret på mødet Den dagsordensansvarlige skal efterfølgende knytte det udleverede materiale til dagsordenspunktet som bilag. Det samme gælder materialer, der er udsendt efter den ordinære udsending af dagsordenen. Supplerende sagsmateriale, der udarbejdes efter fagudvalgsmødet, tilknyttes punktet og samtidig sendes der en besked til ØU-dagsordenssamleren, om at der er yderligere materiale. Dette sendes evt. til Økonomiudvalget (og Kommunalbestyrelsen). Hvis der under mødet optages et ekstra punkt på dagsordenen, skal dette noteres under bemærkninger på dagsordnen og punktet sættes på efterfølgende efter samme princip som tillægsdagsorden. Efter mødets afholdelse - fremstilling af referat Den dagsordensansvarlige skal fremstille to versioner af referatet fra mødet, nemlig Side 8 af 12

9 et åbent referat (overskrift og brødtekst på åbne dagsordenspunkter og kun overskrift og beslutning på lukkede/personlige punkter vær dog ekstra opmærksom på, hvad der er skrevet i beslutningen i forhold til navne og andre fortrolige oplysninger. I givet fald publiceres kun med overskrift). et lukket referat (overskrift og brødtekst på alle punkter) For de administrative udvalg fremstilles kun et lukket referat. I dagsordenspunkter der ændrer status undervejs, dvs. flyttes fra den lukkede til den åbne del af mødet eller omvendt, redigeres status, inden referatet fra mødet fremstilles. Den dagsordensansvarlige fremstiller det endelige referat og kan eventuelt sende notificeringsmail til sagsbehandlerne, så de ved, at beslutningen fra mødet er påført dagsordenspunktet i Acadre CM. Referat publiceres til hhv. PolitikerWEB og Albertslund.dk. Det lukkede referat publiceres ligeledes i edagsorden jf. afsnittet om publicering af dagsordner og referater.. Referater - hhv. åbent og lukket - journaliseres på en sag i Acadre CM, som oprettes for hvert udvalg for et kalenderår. Dagsordner med lukkede punkter aktindsigt aktiveres delvis. Efterbehandling af dagsordenspunkter Dagsordenspunkter der skal til videre behandling videreføres til den pågældende dagsorden af den dagsordensansvarlige ud fra oplysningerne i feltet om sagens forløb. I denne forbindelse kan der sendes en notificeringsmail til sagsbehandleren om at punktet er sat i kø, eks til ØU, KB eller andet fagudvalg. Et dagsordenspunkt går ikke videre fra administrative udvalg til politiske udvalg. I stedet skal sagsbehandleren udarbejde et nyt dagsordenspunkt til den aktuelle dagsorden. Supplerende sagsfremstilling Hvis der ønskes yderligere oplysninger inden sagen behandles i ØU og/eller KB skrives dette i rubrikken Supplerende sagsfremstilling. Denne funktion kan kun tilføjes af dagsordenssamlerne, men dagsordenspunktet kan efterfølgende åbnes til redigering, så sagsbehandleren selv kan tilføje oplysningerne i rubrikken. Eks.: Center for Ledelse og personale 7. nov På baggrund af spørgsmål rejst i mødet den 1. nov skal forvaltningen oplyse Side 9 af 12

10 Hvis den supplerende sagsfremstilling fylder mere end en kvart side, skrives den som notat, og der noteres i den supplerende sagsfremstilling at forvaltningen på baggrund af spørgsmål rejst i., har udarbejdet supplerende notat. Samme procedure anvendes, hvis et punkt sendes tilbage til fornyet behandling i fagudvalg, forvaltning eller har været i høring. Såfremt der er supplerende eller ny indstilling afsluttes rubrikken med Børne- og Ungeforvaltningen indstiller på baggrund af den supplerende sagsfremstilling 1. xxxxxx Videreførelse af dagsordenspunkter fra fagudvalg Kun dagsordenssamlere kan videreføre punkter fra en dagsorden til eks Økonomiudvalget og det skal ske til dagsordenen ikke til Kø både af hensyn til sikkerhed for videreførelse af beslutninger og lettelse i arbejdsgangen for dagsordenssamleren for den aktuelle dagsorden. Hvis fagudvalget beder om yderligere bilag til den videre behandling af punktet, skal disse påføres punktet i ØU dagsordnen. Publicering af dagsordener og referater til PolitikerWEB og edagsorden Den dagsordensansvarlige er ansvarlig for publicering af dagsordener og referater. For de enkelte arbejdsgange, se navigationssedler på Medarbejdersiden under IT/Acadre/vejledninger/vejledninger for administratorer, vejledere og dagsordensamlere. Åbne dagsordner og referater (inkl. åbne bilag) til/fra udvalg og kommunalbestyrelse publiceres til kommunens hjemmeside Albertslund.dk. Lukkede dagsordner og referater til/fra udvalg og Kommunalbestyrelse samt bilag publiceres til den lukkede del af PolitikerWEB. Disse kan kun ses af brugere, der har adgangskode til Politikerweb, dvs. Kommunalbestyrelsens medlemmer, Direktørgruppen og de administrative medarbejdere, der arbejder med dagsordensproduktionen. De lukkede dagsordner, referater og bilag publiceres desuden til edagsorden. Man må IKKE slette en tidligere publiceret dagsorden/referat kun afpublicere. Publiceringsprocessen, når der tidligere er publiceret en dagsorden, er som følger: 1. Godkend den nye dagsorden til publicering 2. Afpublicer den dagsorden der ikke længere skal være tilgængelig Side 10 af 12

11 3. Publicer den nye dagsorden 4. Først derefter klikkes OK. Dokumentation i Acadre CM Dagsordenspunkter på dagsordner i hhv. udvalg eller Kommunalbestyrelse og efterfølgende beslutninger journaliseres i Acadre CM af den dagsordensansvarlige i forbindelse med dannelse af de endelige dagsordner og referater via flueben i både journaliser punkter og opdater journaliserede punkter. Afslut mødet i Acadre MM Det er den dagsordensansvarlige, der lukker mødet i Acadre MM. Det bør først ske, når man er helt sikker på, at alle forhold omkring mødet er korrekt anførte, og alle referater er publiceret korrekt. Afsluttede møder kan ikke genaktiveres. Når mødet er afsluttet journaliseres referatet på en CM-sag (eks ØU 2009 referater). Hvis der er lukkede punkter eller bilag på referatet, skal der journaliseres både et åbent og lukket referat. Underskriftsbladet fra det enkelte møde skal også skannes og journaliseres på sagen. Oversigt over udvalg og deres forkortelser Politiske udvalg AU Arbejdsmarkedsudvalget BU Børne- og Undervisningsudvalget KU Kulturudvalget MPU Miljø- og Planudvalget SUS Sundheds- og Socialudvalget TU Teknisk Udvalg ØU Økonomiudvalget KB Kommunalbestyrelsen FOU Folkeoplysningsudvalget IR Idrætsrådet BK Beredskabskommissionen LBR Det Lokale Beskæftigelsesråd Institutioner Albertslund Centrum A-huset Pleje Center BB Budget Side 11 af 12

12 17.4 udvalgene skrives helt ud. Administrative udvalg DG TCG Digifo Direktørgruppen Tværgående chefgruppe Digitaliseringsforum Oversigt over vejledninger Til sagsbehandleren - Opret dagsordenspunkt, tilknyt bilag og placer i kø Til den dagsordensansvarlige - Opret udvalg, medlemmer, møde og kø - Opret dagsordenspunkt og tilknyt bilag fra Acadre MM - Fremstil dagsorden og publicer til PolitikerWEB - Påfør beslutning, fremstil referat, publicer til PolitikerWEB og afslut møde - Publicer til edagsorden - Navigationssedler til edagsorden j.nr. 11/14229 Dok : /11 Rettet august 2012 DST/HPE/EKG/bln Side 12 af 12