H/F SOMMERVIRKE. Vedtægter

Transkript

1 for H/F Sommervirke for H/F Sommervirke, der henligger på matr. Nr. 15 o, 15 y, af Skelgårde, samt dele af nærliggende, som i henhold til lokalplan Nr. 58A er udlagt til kolonihaveformål. 1 FORMÅL OG VIRKE Foreningen har til formål at administrere og forvalte det til kolonihaveformål udlagte areal i overensstemmelse med de bestemmelser, der er lagt til grund for området i sin helhed og indeholdes i vedtægt for Kolonihaveforbundet og nærværende vedtægt. Foreningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre, at bestemmelser, som er nedfældet i en på området lagt byplan, lokalplan, tinglyst deklaration eller lejekontrakt vedrørende det samlede have område eller enkelthaver overholdes og respekteres af de i foreningen optagne medlemmer. 2 MEDLEMMER Som medlem kan optages både personer som samtidig med medlemskabets ikrafttræden lejer en have (aktive medlemmer), samt personer, som ønsker at overtage en have, når foreningen er i stand til at stille en sådan til rådighed (passive medlemmer). Den grønne lejekontrakt kan underskrives af 2 personer, såfremt en lovlig adresse kan bevises via folkeregisterattest. Der vil dog stadig kun være tale om et medlemskab. Aktive medlemmer er pligtige til selv at gøre brug af havelodden, medmindre dispensation er opnået i henhold til nærværende vedtægt 9. Det er enhver have lejers ret selv at søge haven afhændet. Salgsprisen må dog maksimalt udgøre, den af foreningen fastsatte vurdering med tillæg af evt. løsøre. Løsøre kan maksimalt udgøre, hvad det måtte indbringe ved privat salg til anden side. Har have lejeren ikke en køber, vil haven blive udbudt til de på ekspektancelisten stående personer. Side 1

2 3 KAPITALINDSKUD OG HÆFTELSE Ved optagelse som medlem af foreningen skal erlægges et kapitalindskud lig haveloddens anpart i medlemskapitalen, således som denne er opgjort primo regnskabsåret, hvori optagelse finder sted. Hvor forholdene taler derfor, kan foreningens bestyrelse meddele ratevis betaling af dette indskud over en periode af 6 måneder fra optagelsesdag at regne. Hvis et udtrædende medlems have, i forbindelse med medlemmets udtræden af foreningen samtidig overdrages til et nyt eller andet medlem, skal kapitalindskuddet tilbagebetales senest 6 måneder efter udtrædelsesdatoen. Hvis udtrædelsen sker uden at det udtrådte medlems have samtidig med udtrædelsen overdrages til nyt eller andet medlem, skal tilbagebetaling af indskuddet ske senest 6 måneder efter, et nyt eller andet medlem har overtaget haven. I forbindelse med optagelsen erlægges et driftsindskud, hvis nærmere størrelse fastsættes af foreningens generalforsamling, og som ikke tilbagebetales ved udtræden. 4 GÆLDSFORPLIGTIGELSER Medlemmer hæfter solidarisk for foreningens indgåede gældsforpligtigelser, således som disse til enhver tid kan udledes af foreningens regnskabs-aflæggelse over for medlemmerne. 5 KAPITALINDSKUD Det erlagte kapitalindskud kan ikke af 3. mand gøres til genstand for arrest eller eksekution. 6 LEJEAFGIFT TIL FORENINGEN Lejeafgiften for det enkelte havelod fastsættes af foreningens generalforsamling ud fra de budgetter m.m., som af foreningens bestyrelse er fremlagt på generalforsamlingen til godkendelse. Alle medlemmer i haveforeningen skal være tilmeldt PBS. 7 HAVENS VEDLIGEHOLDELSE Lejeren er pligtig at holde sig alle bestemmelser efterrettelige, som foreningens generalforsamling, bestyrelse eller offentlige myndigheder lægger på området, ligesom lejeren er pligtig at overholde de i lejekontrakten vedrørende haven indeholdte bestemmelser samt bestemmelser, der indeholdes i Hovedbestemmelser omfattende haveafståelse i kolonihaveområderne. Side 2

3 8 ORDENSBESTEMMELSER M.M. Generalforsamlingen fastsætter bestemmelser m.m. som skal være gældende indenfor området, og som foreningen gennem sin bestyrelse skal forvalte og administrere. 9 FREMLEJE AF ET HAVELOD M.V. Brugen af et havelod må ikke uden foreningens bestyrelses samtykke overlades til andre, hvad enten dette sker med eller uden vederlag til lejeren. Overtrædelse af denne bestemmelse giver bestyrelsen ret til at gøre brug af lejekontraktens 7, stk. B. 10 OPSIGELSE ELLER OPHÆVELSE AF ET MEDLEMSSKAB Opsigelse eller ophævelse af et medlemskab, sker efter bestemmelserne i lejekontrakten. Men hvis et valgt medlem misbruger sit tillidserhverv eller begår svig over for foreningen eller en af foreningens medlemmer, kan vedkommendes medlemskab ophæves uden varsel. Ophævelse af medlemskabet i nævnte tilfælde, skal godkendes på en ekstraordinær generalforsamling og besluttes med simpelt flertal. Opsigelse eller ophævelse af lejekontrakten medfører automatisk bortfald af medlemskab, medmindre den pågældende have lejer opfylder betingelserne for at blive passiv medlem og ønsker at blive det. Men hvis et medlem af haveforeningen begår en ulovlig handling overfor et andet medlem eller dennes husstand på haveforeningens grund, eller begår en ulovlig handling overfor haveforeningen, og ved retten dømmes for dette, vil medlemmet blive ekskluderet af haveforeningen med øjeblikkelig varsel. Medlemmet er pligtig til at melde adresseændring med en folkeregisterattest, inden 14 dage efter flytning. Sker dette ikke kan medlemmet opsiges med ophævelse af lejekontrakten med omgående virkning via fogedretten. Omkostningerne betales af medlemmet. 11 OPHØR AF INDGÅET LEJEAFTALE Hvor foreningen lader en indgået lejeaftale med et medlem bringe til ophør efter bestemmelserne i kontraktens pkt. 7 gælder følgende: Stk 1. Ophævelse af et medlemskab skal meddeles den pågældende i anbefalet skrivelse, indeholdende dato for ophævelse og dens årsag, samt de rettigheder det pågældende medlem har til medtagelse af bebyggelse m.v. jfr. vedtægtens 10. Stk 2. Havelodden skal fraflyttes på dato for lejemålets ophævelse, medmindre andet aftales med foreningens bestyrelse. Stk 3. Foreningens bestyrelse er berettiget til at begære udsættelse ved fogedrettens hjælp, såfremt dette anses for nødvendigt. Side 3

4 12 MEDLEMMERS FORPLIGTIGELSE VED OPHØR Når opsigelse eller ophævelse af et medlemskab og lejeaftale sker, er det pågældende medlem pligtig at svare foreningen leje og andre ydelser haven vedrørende, indtil denne er fraflyttet og ryddeliggjort. 13 KOMMINIKATION MED MEDLEMMERNE VEDTAGET 2017 Al korrespondance mellem medlemmerne og foreningen foregår på , samt ved filer vedhæftet eller tilknyttet i form af link til foreningens hjemmeside eller andre hjemmesider. Det gælder uanset andet måtte være angivet i andre bestemmelser i vedtægten. Ved korrespondance forstås bl.a; indkaldelser til generalforsamlinger med bilag i henhold til vedtægterne (årsregnskab, budgetter, forslag, m.v.), påkrav af enhver art (herunder påkrav om betaling af restancer til foreningen). Uanset ovenstående bestemmelser skal korrespondance ske med almindelig post, såfremt lovgivningen stiller krav herom, såfremt bestyrelsen beslutter det eller såfremt et medlem har underskrevet en erklæring om, at al korrespondance til medlemmet skal ske med almindelig post. 14 GENERALFORSAMLINGEN Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i 1. halvdel af april måned og med en dagsorden, som i det mindste skal indeholde følgende punkter: STK 1. Bestyrelsens beretning over det forløbende år. STK 2. Årsregnskab med eventuel revisionsberetning. STK 3. Driftsbudgettet for det kommende år. STK 4. Forslag til behandling. STK 5. Valg af bestyrelse og revisorer m.m. 15 EKSTRAORDINÆRGENERALFORSAMLING Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamling eller flertal af bestyrelsens medlemmer eller 1/4 af foreningens medlemmer stiller krav derom med angivelse af dagsorden. Side 4

5 16 INDKALDELSE TIL GENERALFORSAMLING Ordinær generalforsamling afholdes i 1. halvdel af april, og indkaldes skriftligt med post eller med 1 måneds varsel. Ekstraordinær generalforsamling kan dog indkaldes med 14 dages varsel. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for generalforsamling. Regnskab, beretning, forslag m.v. vil blive sendt pr. eller lagt i postkassen i haven. Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 2 uger før generalforsamling, hvorefter de skal optages på dagsordenen. På generalforsamlingen kan stilles ændringsforslag skriftligt. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem og dennes ægtefælle/samlever. Hvert aktivt medlem har én stemme. I tilfælde af fravær kan et medlem give fuldmagt til sin ægtefælle/samlever. For så vidt angår ekstraordinær generalforsamling kan der ikke træffes nogen beslutning, hvis ikke mindst 4/5 af de medlemmer, der har begæret den ekstraordinære generalforsamling er repræsenteret på den ekstraordinære generalforsamling. 17 BESLUTNINGER PÅ GENERALFORSAMLINGEN Beslutninger på generalforsamlingen træffes af de mødende stemmeberettigede med simpelt flertal, undtagen hvor det drejer sig om optagelse af kollektive lån, eller foreningens eventuelle opløsning. Dertil kræves, at mindst 2/3 af medlemmerne har givet fremmøde, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind derfor. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer gået ind derfor, kan der indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af 18 DIRIGENT OG REFERENT Generalforsamlingen vælger selv sin dirigent og referent. Protokollatet underskrives af dirigenten, referenten og på bestyrelsens vegne af foreningens formanden. 19 BESTYRELSEN Til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af generalforsamlingens beslutninger, vælger generalforsamlingen en bestyrelse. Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der er valgt for en periode af 2 år. Formanden og 2 bestyrelsesmedlemmer (mindste halvdel) er på valg alle lige år. Formand og kasserer vælges af generalforsamlingen direkte. Resten af bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand m.v. Generalforsamlingen vælger desforuden en eller flere suppleanter alt efter behov. Til samtlige poster i foreningen, formand såvel som kasserer incl., kan vælges såvel den hvis navn står på lejekontrakten samt dennes ægtefælle/samlever. Side 5

6 Der kan kun vælges et medlem pr. have til bestyrelse, revisor og/eller til vurderingsudvalg. En revisor eller dennes husstand kan ikke vælges til kasserer i administrationsgruppen. Bestyrelses- og suppleantvalg er henholdsvis 2- og 1-årige. Genvalg kan finde sted. Såfremt et bestyrelsesmedlem fratræder før valgperiodens udløb, indtræder 1. suppleanten i bestyrelsen dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse. Kan bestyrelsen i tilfælde af et eller flere medlemmers fratræden på en og samme gang ikke suppleres op igennem antallet af valgte suppleanter, indkaldes til ny generalforsamlings afholdelse med suppleringsvalg for øje. Suppleringsvalg af denne karakter gælder dog kun for resten af de fratrådtes valgperiode. Generalforsamlingen kan endvidere vedtage at nedsætte et udvalg. De på generalforsamlingen valgte medlemmer til sådanne udvalg, er ansvarlige for udvalgets virke over for generalforsamlingen, herunder den økonomi, som måtte være forbundet med udvalgets aktiviteter. Bestyrelsens vederlag, vedtages på den ordinære generalforsamling. 20 BESTYRELSENS FORRETNINGSORDEN I en af bestyrelsen udarbejdet forretningsorden fastlægger bestyrelsen selv grundlaget for sit virke m.m., ligesom denne skal indeholde bestemmelser afledet af vedtægternes 18. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori han/hun eller en med denne beslægtet person er impliceret, eller han/hun på anden måde er personlig interesseret. Der føres protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Protokollen underskrives af de bestyrelsesmedlemmer, som har deltaget i mødet. Foreningen kan tilbyde, at medlemmerne kan tegne en forsikring på deres kolonihave, under en fælles forsikring i haveforeningen. Forsikringen oprettes i et forsikringsselskab og administreres af bestyrelsen. Forsikringspræmierne er individuelle for hver enkelt have, alt efter hvor meget man vil forsikre. 21 BESTYRELSESMØDER Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden eller i dennes forfald af den eventuelle stedfortræder så ofte anledning skønnes at foreligge, eller når blot et medlem af bestyrelsen måtte begære det. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af dens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. 22 FORENINGEN TEGNES AF I forhold udadtil tegnes foreningen af formand og kasserer i fællesskab. Side 6

7 23 REGNSKAB OG REVISION Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Foreningens årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og må før offentliggørelse være underskrevet af bestyrelsen i sin helhed. 24 PROFESSIONEL ADMINISTRATION Bestyrelsen ansætter en professionel administrator til opkrævning af haveleje m.v. samt bogføring af regnskabet. Bestyrelsen vælger endvidere en registreret revisor, der på basis af det af administrator udfærdigede EDB regnskab opstiller endeligt regnskab og foretager revision. Bilagskontrollanterne, udfører revision og bilagskontrol af udvalg med selvstændig økonomi nedsat af generalforsamlingen, kontrollerer også, at den i regnskaberne opførte kassebeholdning er til stede. Bilagskontrollanterne kontrollerer også, at den i regnskabet opførte kassebeholdning er til stede. 25 REVIDEREDE ÅRSREGNSKAB Det reviderede årsregnskab lægges i medlemmernes postkasse, sammen med beretning, forslag m.v. i forbindelse med den ordinære generalforsamling. 26 VURDERING Det af generalforsamlingen nedsatte vurderingsudvalg er pligtig til at følge de af Kolonihaveforbundet vedtagne regler om salg og afståelse. Skriftlig anmodning om vurdering skal afleveres til bestyrelsen senest 1. søndag i en måned sammen med vurderingsgebyret, p.t. kr ,00 i kontortiden. Vurderingen vil da foregå i samme måned og salget 1. søndag i efterfølgende måned. Afleveres anmodningen efter 1. søndag i en måned, vil vurderingen først blive foretaget i den efterfølgende måned og salget vil da være 1. søndag i den 3. måned efter anmodningen. Der kan ikke blive vurderet i månederne oktober, november, december, januar, februar og marts. Hvis vurdering er absolut påkrævet at foretage i denne periode er gebyret p.t. kr ,00. Bestyrelsen kan ved uopsættelige situationer se bort fra de i denne nævnte tidsfrister. Når vurderingsudvalget er færdigt med vurderingen, og den er præsenteret for bestyrelsen og sælger, er prisen offentlig tilgængelig. Hvis bestyrelsen er utilfreds med vurderingen, skal den først kontakte vurderingsudvalget, herefter kan bestyrelsen gå til kolonihaveforbundet, hvis reglerne ikke er overholdt. Et bestyrelsesmedlem må være med til vurderingen. Side 7

8 27 SALG AF HAVELOD Ved salg af havelod, skal sælger stille med en tinglysningsattest. Er der tinglysning på haveloddet, skal køber og sælger lave et skøde hos en advokat, som betales af sælger. 28 FORENIGENS OPLØSNING Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens virke overføres til andet have område, vil foreningens formue være at overføre til denne forening, som viderefører det nye have område og med samme forpligtigelser over for den opløste forenings medlemmer med hensyn til tilbagebetaling af kapitalindskud m.v. som påhvilede den opløste forening. Hvis foreningens opløsning skyldes, at foreningen helt ophører med at drive kolonihaver, vælges der samtidig med beslutningen om foreningens opløsning 2 likvidatorer, som forestår betaling af foreningens påhvilende gæld og tilbagebetaling til medlemmerne af de beløb, såsom kapitalindskud m.v., de ved opgivelsen af havelejemålet har krav på. Hvis der når gæld og medlemstilgodehavender er betalt er nogen formue tilovers, overgår den til Kolonihaveforbundet for Danmark / Kredsen til angivelse i overensstemmelse med forbundets formål. Ajourført Maj 2017 Side 8