Udbudsbetingelser. Opkvalificering af Bedriftsrådgivning

Transkript

1 Udbudsbetingelser Opkvalificering af Bedriftsrådgivning

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generelt Udbuddets bestanddele Ordregiver Kontaktperson Aflevering af tilbud Udformning af Leverandørens tilbud Alternative bud og forbehold Fortrolighed Skriftlige spørgsmål Tilbudsevaluering Evaluering af underkriteriet Projektforslag Evaluering af underkriteriet Projektpris Evaluering af underkriteriet Undervisere og erfaring Præsentation af tilbud Tildeling, underretning og indgåelse af Leveringsaftalen Behandling af tilbud Aflysning af udbuddet Forhandling Side 2 af 16

3 1. Indledning NaturErhvervstyrelsen agter at gennemføre et udbud om indgåelse af en Leveringsaftale om opkvalificering af kompetencer for bedriftsrådgivere. Tilbudsgiver opfordres hermed til at deltage i det pågældende udbud. Hver medlemsstat i EU er retligt forpligtet til at oprette en national bedriftsrådgivningsordning, som yder rådgivning til landbrugere. Bedriftsrådgivningsordningen skal mindst omfatte de lovbestemte forvaltningskrav og betingelserne for "god landbrugs- og miljømæssig stand" som omhandlet i artikel i Rådets forordning (EF) nr. 1306/2013. Formålet med bedriftsrådgivningsordningen er at hjælpe landbrugerne med at blive mere bevidste om forholdet mellem materialestrømme og driftsprocesser i relation til miljø, fødevaresikkerhed, dyresundhed og -velfærd. Landbrugerne anvender bedriftsrådgivningsordningen frivilligt og er selv ansvarlige, hvis de følger den rådgivning, de modtager. Bedriftsrådgivning blev oprindeligt indført i Danmark i 2006 og betyder, at landbrugere kan få rådgivning om bl.a. Krydsoverensstemmelse (KO) og God Landbrugsmæssig stand (GLM). Bedriftsrådgiveren gennemgår alle relevante forhold, der er omfattet af krydsoverensstemmelse, og rådgiver bl.a. om, hvordan krydsoverensstemmelsesreglerne bedst muligt kan overholdes. Det er frivilligt for den enkelte støttemodtager at anvende ordningen. De nye bestemmelser i den horisontale forordning (1306/2013 art ) for den nye reformperiode indebærer, at de obligatoriske krav vedr. Bedriftsrådgivningen i medlemsstaterne øges. Det medfører dels, at ordningen udvides til at omfatte en lang række andre områder udover KO og GLM, samt at der opstilles krav om regelmæssig uddannelse af godkendte rådgivere. Indholdet af de nye obligatoriske krav til Bedriftsrådgivningen er oplistet i udbudsmaterialets bilag a. Der er i dag ca. 75 autoriserede rådgivere fordelt på ca. 15 konsulentvirksomheder.. Der ønskes tilbud på løsningen af følgende problemstillinger: Kursus for nye rådgivere, der sikrer viden om alle obligatoriske områder, der er omfattet af Bedriftsrådgivning Opdatering af vidensniveau hos eksisterende rådgivere til at kunne rådgive om de nye obligatoriske Bedriftsrådgivningselementer Oprettelse af en efteruddannelsesordning for godkendte rådgivere, så Danmark lever op til kravet om regelmæssig efteruddannelse. Frekvensen for dette efteruddannelsesforløb bør være, at rådgiverne skal på kursus hvert andet år for at bevare deres godkendelse. Side 3 af 16

4 En nærmere beskrivelse af den opgave, dette udbud vedrører, fremgår af vedlagte Opgavebeskrivelse. Udbuddet gennemføres under hensyntagen til de almindelige principper om ligebehandling og gennemsigtighed, og den nedenfor beskrevne procedure og fremgangsmåde tager højde for disse principper. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Leverandøren bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet Generelt Indgåelse af en Leveringsaftale med Leverandøren sker, dersom Ordregiver vurderer, at Leverandøren har afgivet det bedste tilbud på grundlag af tildelingskriterierne, som er nærmere beskrevet i afsnit 5. Udbuddet gennemføres på følgende vis: 1) Ordregiver udarbejder opgavebeskrivelse, som indeholder en beskrivelse af det konkrete projekt med angivelse af tidsfrister samt økonomisk ramme. 2) Leverandørerne afgiver tilbud, jf. afsnit 2. 3) Ordregiver indkalder til mundtlig præsentation af tilbuddene. 4) Ordregiver evaluerer tilbud og præsentationer 5) Herefter orienterer Ordregiver Tilbudsgiverne om, hvem Leveringsaftalen indgås med, og underskriver Leveringsaftalen Udbuddets bestanddele Udbudsmaterialet indeholder følgende dokumenter: Udbudsbetingelser Leveringsaftale Ordregivers opgavebeskrivelse (udgør bilag 1 til leveringsaftalen) inkl. bilag a med uddybning af krav til indholdet af Bedriftsrådgivningen 1.3. Ordregiver Udbuddet gennemføres af NaturErhvervstyrelsen i det følgende benævnt Ordregiver. Ordregiver er en statslig myndighed under Miljø- og Fødevareministeriet. Ordregivers hovedadresse er: Nyropsgade 30 Side 4 af 16

5 1780 København V Telefon: Telefax: mail@naturerhverv.dk 1.4. Kontaktperson I forbindelse med udbuddet er følgende kontaktperson: Navn: Kristian Handberg Titel: Chefkonsulent, Projektdesign Center for Erhverv Tlf krihan@naturerhverv.dk Spørgsmål i forbindelse med udbuddet skal sendes via mail til: kiu@naturerhverv.dk, med Cc til krihan@naturerhverv.dk Side 5 af 16

6 2. Aflevering af tilbud Tilbuddet skal være indleveret Senest den 23. juni 2016, kl Tilbud modtaget efter dette tidspunkt tages ikke i betragtning. Tilbuddet, der skal være skriftligt, skal indleveres i en lukket kuvert til adressen: NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V Att: Kristian Handberg Projektdesign Center for Erhverv Kuverten skal mærkes "Udbud Bedriftsrådgivning - må ikke åbnes". Leverandøren udarbejder tilbuddet i 3 skriftlige eksemplarer samt en pdf-version på til krihan@naturerhverv.dk og kiu@naturerhverv.dk. Indholdet af tilbuddet forbliver uåbnet og fortroligt indtil udløbet af den fastsatte frist. Tilbud modtaget senere end den af Ordregiver fastsatte tilbudsfrist er ikke konditionsmæssige. Fristen for afgivelse af tilbuddet fremgår også af opfordringsskrivelsen. Tilbuddet er bindende for leverandøren og skal vedstås i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse Udformning af Leverandørens tilbud Leverandøren udarbejder sit tilbud ved udarbejdelse af et projektforslag. Ordregiver ser gerne, at projektforslaget struktureres som følger: Projektforslag, herunder en beskrivelse af kursus for nye rådgivere, opdatering af vidensniveau hos eksisterende rådgivere, efteruddannelsesordning for godkendte rådgivere samt evalueringsproces af uddannelsesforløbet, forslag til lokationer og statistik. En tids- og aktivitetsplan Allokerede medarbejdere/undervisere (CV er) inkl. eventuelle underleverandører, Pris med angivelse af medarbejdere, timeantal og timepriser fordelt på projektets deleelementer. Samarbejdsorganisation Side 6 af 16

7 Tilbuddet skal være på dansk. Tilbuddet må maksimalt have en længde på 50 sider inkl. eventuelle bilag Alternative bud og forbehold Hver Leverandør er kun berettiget til at afgive ét tilbud. Det er ikke tilladt at afgive alternative tilbud. Leverandørerne kan i deres tilbud ikke tage forbehold over for Ordregivers opgavebeskrivelse eller tage forbehold over for Leveringsaftalen og dertilhørende bilag. Side 7 af 16

8 3. Fortrolighed Leverandøren skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Leverandørens kendskab i forbindelse med gennemførelsen af nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og Leverandøren er uberettiget til at anvende udbudsmateriale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Leverandørens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af Ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes Leverandøren derfor angive dette i et følgebrev til tilbuddet. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Side 8 af 16

9 4. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål fremsendes pr. til og med angivelse af følgende: Udbud Bedriftsrådgivning. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive besvaret og offentliggjort på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. NaturErhvervstyrelsen vil forsøge at besvare indkomne spørgsmål hurtigst muligt og senest 3 dage efter modtagelsen. Spørgsmål, der er modtaget senere end 2 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. Side 9 af 16

10 5. Tilbudsevaluering Tildeling sker på grundlag af følgende kriterier, der uddybes i afsnittene nedenfor: Projektforslag inkl. tids- og aktivitetsplan 30 % Projektpris 20 % Undervisere og erfaring 40 % Mundtlig præsentation 10 % 5.1. Evaluering af underkriteriet Projektforslag Det vil i evalueringen blive vægtet positivt, at tilbudsgiver beskriver et samlet forløb for projektet i henhold til de delementer af tilbuddet, der er beskrevet i afsnit 2.1 og uddybet i Ordregivers opgavebeskrivelse. Ved evaluering af underkriteriet Projektforslag tildeles leverandørerne point efter nedenstående model: Point Tekst 5 Leverandørens besvarelse vurderes som værende en fremragende beskrivelse, der demonstrerer udtømmende forståelse for opgaven. 4 Leverandørens besvarelse vurderes som værende en meget tilfredsstillende beskrivelse, der med få undtagelser opfylder den ønskede forståelse for opgaven. 3 Leverandørens besvarelse vurderes som værende en nogenlunde tilfredsstillende beskrivelse, men med en række mangler i forståelse for opgaven. 2 Leverandørens besvarelse vurderes som værende en mindre tilfredsstillende beskrivelse, der demonstrer en række mangler i forståelse for opgaven. 1 Leverandørens besvarelse vurderes som værende en utilstrækkelig beskrivelse, der demonstrer minimal acceptabel grad af forståelse for opgaven. Side 10 af 16

11 5.2. Evaluering af underkriteriet Projektpris Tilbudsgiver skal afgive en fast pris på gennemførelse af den af ordregiver beskrevne opgave. Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af sit tilbud bl.a. angive beregningsgrundlaget for den faste pris fordelt på timeantal og timepriser for de enkelte undervisere/medarbejdere, herunder eventuelle udgifter til administration. Den maksimale ramme for opgavens udførelse er 2 mio. kr. Tilbud med en samlet pris, der overstiger dette beløb, vil ikke blive taget i betragtning. Ordregiver forbeholder sig dog ret til, under denne leveringsaftale, at kunne tilkøbe yderligere efteruddannelseskurser efter behov. Ved evaluering af underkriteriet Projektpris beregnes en gennemsnitlig timepris pr. leverandør således:. 2.. Den leverandør, der opnår den laveste gennemsnitlige timepris, tildeles 5 point. De øvrige leverandører tildeles point forholdsmæssigt i forhold til leverandøren med den laveste pris efter følgende formel: åæ ø Evaluering af underkriteriet Undervisere og erfaring Tilbudsgiver skal vedlægge CV er for de tilbudte undervisere. CV er for tilbudte undervisere skal redegøre for de tilbudte underviseres uddannelses- og arbejdsmæssige baggrund, relevante kompetencer og relevant erfaring, fx i undervisnings- og projektsammenhæng, og deres konkrete rolle i projektet. Der vil ved bedømmelse af undervisningsteamet blive lagt vægt på, om de tilbudte undervisere via deres CV og/eller øvrig beskrivelse af tidligere erfaring kan dokumentere, at de har en indgående erfaring med at løse opgaver af samme type som de opgaver, der efterspørges i dette udbud. Endvidere lægges der vægt på den fordeling af timerne mellem de tilbudte konsulenter, der er beskrevet i tilbuddet, herunder at undervisning foretages af medarbejdere med den nødvendige erfaring og faglige kompetence. Ved evaluering af underkriteriet Undervisere og erfaring tildeles leverandørerne point efter nedenstående model: Point Tekst 5 Leverandørens team vurderes som havende fremragende kompetencer og erfaring i henhold til den udbudte opgave. Side 11 af 16

12 4 Leverandørens team vurderes som havende meget tilfredsstillende kompetencer og erfaring i henhold til den udbudte opgave. 3 Leverandørens team vurderes som havende nogenlunde tilfredsstillende kompetencer og erfaring i henhold til den udbudte opgave. 2 Leverandørens team vurderes som havende mindre tilfredsstillende kompetencer og erfaring i henhold til den udbudte opgave 1 Leverandørens team vurderes som havende utilstrækkelige kompetencer og erfaring i henhold til den udbudte opgave 5.4. Præsentation af tilbud Efter afleveringen af tilbud indkalder NaturErhvervstyrelsen til individuelle møder af ca. 45 minutters varighed, hvor tilbudsgiver får lejlighed til mundtligt at præsentere det indsendte projektforslag. På mødet vil Ordregiver stille ev entuelt opklarende spørgsmål. Det bemærkes, at der ikke er mulighed for at forhandle eller ændre i det afgivne tilbud. Mødet vil være struktureret således, at tilbudsgiver har ca. 30 minutter til en præsentation. Herefter er der afsat ca. 15 minutter til eventuelle opklarende spørgsmål. Ved evaluering af underkriteriet Mundtlig præsentation tildeles leverandørerne point efter nedenstående model: Point Tekst 5 Leverandørens mundtlige præsentation vurderes som værende en fremragende præsentation, der demonstrerer udtømmende forståelse for opgaven. 4 Leverandørens mundtlige præsentation vurderes som værende en meget tilfredsstillende præsentation, der med få undtagelser opfylder den ønskede forståelse for opgaven. 3 Leverandørens mundtlige præsentation vurderes som værende en nogenlunde tilfredsstillende præsentation, men med en række mangler i forståelse for opgaven. 2 Leverandørens mundtlige præsentation vurderes som værende en mindre tilfredsstillende præsentation, der demonstrer en række mangler i opfyldelsen af forståelse for opgaven. 1 Leverandørens mundtlige præsentation vurderes som værende en utilstrækkelig præsentation, der demonstrerer minimal acceptabel grad af forståelse for opgaven Tildeling, underretning og indgåelse af Leveringsaftalen Tildeling vil ske efter nedenstående tidsplan: Proces Dato Kommentar Offentliggørelse af udbudsmateriale Tirsdag d. 31. maj 2016 Frist for indsendelse af tilbud Torsdag d. 23. juni 2016 Frist kl NaturErhvervstyrelsen indkalder til mundtlig præsentation Mandag d. 27. juni 2016 Side 12 af 16

13 Præsentation af tilbud Underretning om aftaleindgåelse med endelig leverandør Tirsdag d. 28. torsdag d. 30. juni 2016 Tirsdag d. 5. juli 2016 Leveringsaftale underskrives Torsdag d. 7. juli 2016 Afholdes hos NaturErhvervstyrelsen Når Ordregiver har truffet afgørelse om, hvem Leveringsaftalen skal indgås med, orienteres Leverandørerne hurtigst muligt herom. Underretningen sker samtidigt til alle Leverandørerne ved . Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Uanset om en Leverandør tildeles opgaven eller ej, er Leverandøren ikke berettiget til særskilt honorar for udarbejdelse af tilbud. Side 13 af 16

14 6. Behandling af tilbud Leverandørerne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til Leverandørerne. Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før Leveringsaftalen er underskrevet, og Ordregiver forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om Leveringsaftalen tildeles andre Leverandører, er Leverandøren bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået Leveringsaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i afsnit 2. Leverandørernes omkostninger i forbindelse med udbuddet er Ordregiver uvedkommende, herunder såfremt Ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 14 af 16

15 7. Aflysning af udbuddet Ordregiver forbeholder sig ret til at aflyse hele eller dele af udbuddet, såfremt Ordregiver vurderer, at der foreligger en saglig grund til aflysning. Side 15 af 16

16 8. Forhandling Det skal fremhæves, at Ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med Leverandørerne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor Leverandørerne bør drage omsorg for, at deres tilbud er konstrueret således, at Leveringsaftalen vil kunne indgås mellem Ordregiver og Leverandør uden forudgående drøftelser mellem Leverandør og Ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 16 af 16