Udbudsbetingelser. Udbud af: Rådgivnings- og udviklingsopgaver Analyseopgaver Evalueringsopgaver Udbudsopgaver

Transkript

1 2013 Udbudsbetingelser Udbud af: Rådgivnings- og udviklingsopgaver Analyseopgaver Evalueringsopgaver Udbudsopgaver

2 1. Indledning Dette udbud udbydes i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jfr. bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud med henblik på indgåelse af landsdækkende rammeaftaler med en række leverandører. Formålet er at dække det behov, der måtte opstå for udførelsen af en række forskellige Rådgivnings- og udviklingsopgaver samt Analyse-, Evaluerings- og Udbudsopgaver for følgende offentlige institutioner på beskæftigelsesområdet i Danmark: Beskæftigelsesregionerne. Arbejdsmarkedsstyrelsen. Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering. De anførte institutioner vil hver for sig eller sammen kunne indgå leveringsaftaler under de, med beskæftigelsesregionerne indgåede rammeaftaler. Ordregiver kan ikke garantere tilbudsgiver en bestemt omsætning i aftaleperioden. Ordregiver forpligter sig ikke ved indgåelse af rammeaftalen til at aftage nogen minimumsmængde af de ydelser, der omfattes af rammeaftalen. 2. Opgaverne Opgaverne, som udbydes, omfatter: Rådgivnings- og udviklingsopgaver. Analyseopgaver: - Analyser af arbejdsmarkedet - lokalt, regionalt og/eller landsdækkende. - Analyser af indsatsen i jobcentre. - Generelle, tværgående analyser. Evalueringsopgaver. Udbudsopgaver. Side 2 af 11

3 De anførte opgaver er yderligere beskrevet i udbudsmaterialets kravspecifikation, som efterfølgende vil være et bilag til rammeaftalen. 3. Udbydende myndighed Den udbydende myndighed er de 4 beskæftigelsesregioner i Danmark i forening, dvs. Beskæftigelsesregion Nordjylland - Beskæftigelsesregion Midtjylland - Beskæftigelsesregion Syddanmark - Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland - Udbyderen repræsenteres i forbindelse med udbudsforretningen af: Beskæftigelsesregion Syddanmark Tlf.: brsyd@ams.dk Internetadresse: CVR-nr.: Kontaktperson: Gitte Kira Bak. 4. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består ud over udbudsbetingelserne af: Bilag 1 - Kravspecifikation Bilagsgruppe A - til vurdering af tilbudsgivers egnethed (udvælgelseskriterier): - Bilag A1 - generel præsentation af tilbudsgiveren. - Bilag A2 - gældserklæring vedrørende gæld til det offentlige. Bilagsgruppe B - til vurdering af tilbudsgivers pris og kvalitet (tildelingskriterier): - Bilag B1 - pristilbud. - Bilag B2.1 - tilbud på rådgivnings- og udviklingsopgaver. - Bilag B2.2 (B2.2a-B2.2c) - tilbud på analyseopgaver. - Bilag B2.3 - tilbud på evalueringsopgaver. - Bilag B2.4 - tilbud på udbudsopgaver. Side 3 af 11

4 Bilagsgruppe C - Bilag C1 - skabelon for rammeaftale. - Bilag C2 - skabelon for leveringsaftale. - Bilag C3 - skabelon for miniudbud (opfordringsskrivelse og opgavebeskrivelse). Det samlede udbudsmateriale, kan downloades fra Beskæftigelsesregion Syddanmarks hjemmeside: Rammeaftalen med bilag fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af tjenesteydelserne. Rammeaftalerne indgås med valgte leverandører i forbindelse med udbudsforretningens afslutning. I forlængelse af rammeaftalen skal der på baggrund af miniudbud og rammeaftalens bestemmelser opgavevis indgås en leveringsaftale mellem én eller flere af de under afsnit 1 nævnte institutioner på beskæftigelsesområdet og den valgte leverandør. I miniudbuddet og i leveringsaftalen beskrives den konkrete opgave. Der henvises til bilag C2 og C3. Beskæftigelsesregionerne forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige rettelser til udbudsmaterialet, såfremt man bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Sådanne eventuelle rettelser vil ligeledes blive offentliggjort på Beskæftigelsesregion Syddanmarks hjemmeside. 5. Disposition for tilbud Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af sit tilbud benytte og udfylde bilagene i A- og B-gruppen. Bilagene skal være skrevet på dansk, printet og underskrevne. Såfremt ovennævnte krav til tilbuddet ikke følges, kan tilbuddet blive afvist som ikke-konditionsmæssigt. Side 4 af 11

5 6. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for modtagelse af tilbud er Mandag den 19. august 2013, kl , lokal tid. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid. Enhver forsinkelse er beskæftigelsesregionerne uvedkommende. Alle tilbud, som kommer senere end den fastsatte tidsfrist, vil uanset begrundelsen blive afvist som ikke-konditionsmæssige og returneret uåbnede. Rettidigt indkomne tilbud vil ikke blive tilbageleveret. Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb, dog højest til tidspunktet for indgåelse af rammeaftaler. 7. Afgivelse af tilbud Tilbud skal sendes eller afleveres personligt eller pr. bud i en lukket kuvert/pakke, hvorpå tilbudsgivers navn og adresse tydeligt fremgår. Kuverten skal tydeligt mærkes UDBUD. Tilbud skal sendes/leveres til: Beskæftigelsesregion Syddanmark Dannebrogsgade 3, 2. sal DK-5000 Odense C. Tilbud skal være skrevet på dansk og afgivet i 6 (seks) enslydende og printede eksemplarer. Mindst ét af disse eksemplarer skal være dateret og underskrevet. Desuden skal tilbuddet afleveres i en elektronisk version i pdf-format eller andet sædvanligt ikke krypteret fil-format på et USB-stik. Tilbud kan ikke sendes eller afleveres på anden måde eller i anden form end fastsat. Side 5 af 11

6 8. Tilbuddets omfang Det henstilles, at tilbud, dvs. bilagsgrupperne A og bilagsgrupperne B, indholdsmæssigt begrænses til sammenlagt maksimalt 50 A 4-sider med skriftstørrelse på mindst 12 pkt., samt at bilagene ikke er sammenhæftede eller indsat i mapper. Vedlagt billedmateriale eller henvisninger til f.eks. hjemmesider og lignende vil ikke indgå i bedømmelsen af tilbuddet. Alle udgifter, som tilbudsgiver måtte have i forbindelse med tilbuddet, er udbyder uvedkommende herunder også, hvis det måtte blive besluttet at aflyse udbudsforretningen helt eller delvist. 9. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål). Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt, via og via den der opgivne mailadresse. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort samme sted. Spørgsmål, der modtages senest den 15. august 2013 vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. Der vil ikke blive afholdt informationsmøde. Side 6 af 11

7 10. Udvælgelseskriterier - vurdering af tilbudsgivers egnethed Tilbudsgiver forventes på tidspunktet for tildeling af rammeaftale at være etableret og have eget CVR-nr. Er der tale om et konsortium, forventes hver deltager i konsortiet tilsvarende at være etableret og have eget CVR-nr. Der skal være overensstemmelse mellem de i bilaget angivne virksomhedsoplysninger og virksomhedens CVR-registrering. Tilbudsgivers erklæring vedrørende gæld til det offentlige (mindstekrav). Tilbudsgivere, der helt eller delvist undlader at afgive samtlige de krævede oplysninger, risikerer ikke at komme i betragtning som tilbudsgivere. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (= konsortium) skal oplysningerne gives for hver enkelt tilbudsgiver (konsortiedeltager). Se vejledning vedrørende konsortiedannelse på konkurrence- og forbrugerstyrelsens hjemmeside: Såfremt en rammeaftale tildeles en sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere ansøgere, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. 11. Tildelingskriterier Tildeling af rammeaftalerne vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Side 7 af 11

8 11.1 Tildeling af rammeaftale Tildelingskriterierne er de kriterier, som ligger til grund for beskæftigelsesregionernes vurdering af kvalitet og pris i de enkelte tilbud. Bilagene i bilagsgruppe B udgør grundlaget for vurderingen af tildelingskriterierne pris og kvalitet. Tilbudsgiver forventes at kunne varetage alle delelementer indenfor den opgave, der bydes på. Tilbudsgiver kan altså ikke begrænse sit tilbud til kun at omfatte enkelte dele af opgaven, som er udbudt. For hver opgave vil tildeling ske ud fra følgende vægtning: Pris - 30 % Kvalitet - 70 % Pris Vurderingen af pris omfatter en vurdering af den tilbudte pris i bilag B1, afgivet på basis af de fastlagte pris- og afregningsregler. Kvalitet Ved kvalitet forstås en samlet vurdering af, i hvilket omfang og med hvilket indhold udbyders krav og ønsker opfyldes, dvs.: Tilbudsgivers teoretiske kvalifikationer og praktiske evner. Tilbudsgivers viden om beskæftigelsesområdet. De to kvalitetsparametre vægtes ligeligt. Ved vurderingen vil der blive lagt vægt på, hvorledes de tilbudte medarbejderes relevante kvalifikationer og erfaringer i forhold til de omfattede og udbudte opgaver, som beskrevet i kravspecifikationen, vil blive inddraget og nyttiggjort i relation til de opgaver, der skal udføres under rammeaftalen, jf. kravspecifikationen samt bilagene B2.1 - B2.4. Side 8 af 11

9 11.2 Antal rammeaftaler For at sikre forsyningssikkerhed indgås der rammeaftaler med 15 leverandører under Rådgivning- og udviklingsopgaver, 10 leverandører under hver enkelt af de 3 analyseopgaver, 10 leverandører under evalueringsopgaver og 3 leverandører under udbudsopgaver Leveringsaftale Tildeling af leveringsaftale for en konkret opgave vil ske ved afholdelse af miniudbud. Miniudbud er en fornyet konkurrenceudsættelse, hvor alle tilbudsgivere på samme rammeaftale får mulighed for at byde på den konkrete opgave. Se rammeaftalens afsnit 7.2 samt skabelon Opfordrings-brev og opgavebeskrivelse bilag C3 (miniudbud). Leveringsaftalen vil herefter blive tilbudt den leverandør, der har det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet ud fra kriterierne pris og kvalitet. 12. Forbehold og alternative tilbud Beskæftigelsesregionerne har udarbejdet vedlagte skabelon til rammeaftale med tilhørende bilag, bestående af bilagene i B-gruppen og C-gruppen. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for skabelon til rammeaftale og bilagene. Endvidere kan forbehold ikke tages over for kravspecifikationen. Tilbudsgiver kan ikke anføre særskilte betingelser for at udføre de opgaver, der er omfattet af rammeaftalen. Tilbud, som indeholder forbehold, kan afvises som ikke-konditionsmæssige. Tilbudsgiver kan ikke afgive alternative tilbud. Beskæftigelsesregionerne agter ikke at afgive kontrolbud. Side 9 af 11

10 13. Behandling af tilbud Rettidigt indkomne tilbud vil blive åbnet samlet umiddelbart efter afleveringsfristen. Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen. Beskæftigelsesregionerne vil underrette både kommende aftaleparter og de øvrige tilbudsgivere elektronisk via mail på samme tid, når der er truffet beslutning om, hvem der tilbydes rammeaftaler. Beskæftigelsesregionerne vil respektere en standstill-periode ved afslutningen af udbuddet. Det betyder, at der overholdes en obligatorisk pause på mindst 10 dage mellem den elektroniske underretning og rammeaftalernes indgåelse. Dette giver tilbudsgivere mulighed for at klage, mens der endnu kan rettes op på eventuelle fejl og mangler ved udbuddet. Udbudsforretningen anses ikke for afsluttet, før rammeaftalerne er underskrevet. Udbyder forbeholder sig ret til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. 14. Aktindsigt Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i ordregivers udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Side 10 af 11

11 15. EU-udbud (nr og supplerende bekendtgørelse nr ) Side 11 af 11