STRUKTUR OG EFFEKTIVITET HVEM GØR HVAD HVORNÅR?

Transkript

1 STRUKTUR OG EFFEKTIVITET HVEM GØR HVAD HVORNÅR?

2 Bo Transbøl, 56 år Medlem af SAK 77 (Silkeborg Atletikklub 1977), siden 1977 (41 år) 20 år i en salgsverden, og så 14 år i en Leanbaseret produktionsverden Central Lean Facilitator, Tvilum, Performance Improvement Consultant, Siemens Wind Power/Siemens Gamesa,

3 Erik Terkelsen, 60 år Medstifter af SAK 77 (Silkeborg Atletikklub 1977), og engageret i klubben siden 1977 (41 år) Uddannet lærer 6 ½ år i Dansk Røde Kors asylarbejde Har arbejdet de seneste 28 år med IT i grafisk produktion 8 år som selvstændig med fokus på optimering af arbejdsprocesser i grafisk produktion.

4 ALMINDSØ-STAFETTEN (3.100 DELT.) ARRANGERES AF 5 PERS. DER MØDES 4X2 TIMER (OG VI STARTER NU 2 MDR. SENERE END FØR)

5 Silkeborgs største firmaskovtur 4 x 4 km. løb for voksne 3 x 4 km. løb for børn 7 km. walk for alle Livsnerven for Silkeborg Atletikklub 1977 (SAK 77)

6 Sæt det rigtige hold... Stort arrangement = mange til at arrangere? Nej, For mange kokke fordærver maden Lene: Den administrative, der står for ansøgninger og tilladelser, samt sørger for alt vi skal bruge af praktisk grej på dagen (tape, saks, strips, skævbider, tusch etc.) Henrik: Praktikeren, der skaffer køreplader, afspærring, vejskilte, stillads, og som kravler op på øverste trin på en 4 m. stige, og hænger et banner op. Ole: Mr. Walk. Opmærker selvstændigt hele Walk-ruten og har ansvaret for at samle og instruere i alt 20 levende poster. Erik: Har det sorte bælte i alt det grafiske, og producerer hvad vi skal bruge af skilte m.v. Det kombineret med stor IT-viden betyder, at han også er manden bag hjemmeside/mobiltilgang. Og så har han en fantastisk speakerstemme! Bo: Den dovne tovholder, der forsøger at effektivisere stafetten. Doven på den måde, at han hele tiden prøver at gøre alt så nemt som muligt. Har sponsorkontakten, og står for FBsiden og kommunikationen med deltagerne. Holder det økonomiske overblik. HOMOGENITET/ DIVERSITET Et fodboldhold bestående af 11 nok så dygtige målmænd, vil ikke vinde mange fodboldkampe.

7 KOMPETENCE- MATRIX Er alle kompetencer dækket?

8 Kan du svare på TO spørgsmål, så er ALT løst 1. Hvem gør det? 2. Hvornår gøres det? Almindsø-stafetten blev i august afviklet for 36. gang. Jeg blev tovholder for 10 år siden, og fik at vide at planlægningen bør starte i februar. EFFEKTIVITET Hvem gør hvad hvornår?

9 HVORDAN SÆTTER JEG DET HER I SYSTEM? DET KAN DA IKKE TAGE 6 MDR. FRA FEBRUAR! HVILKE MÅL HAR VI?

10 Hvis ikke vi har et mål, hvordan skal vi så ramme det??!

11 A3 PROJEKTPLAN 2018

12 A3 PROJEKTPLAN 2019

13 OPGAVER MARTS 2019

14 Når de 85 opgaver er løst, så får vi en god stafet! Vi mødes 4x2 timer (april, maj, juni, august). Det er REN opfølgning. Er vi on track? Har vi udfordringer? Ind imellem hvert af de 4 møder, arbejder man selvstændigt med de 85 opgaver. Vi har jo aftalt, hvem der gør hvad hvornår! MÅLSTYRING Hvis ikke du har et mål, hvordan vil du så ramme det?

15 LYDER DET IKKE NEMT? 5 M/K TIL AT ARRANGERE ET STAFETLØB MED DELTAGERE

16 På dagen er vi ca. 50 M/K i gang. Alle skylder vi en klar opgavebeskrivelse. Hvilken forventning har vi til hver enkelt? Hvilken forpligtelse/ansvar har den enkelte? Hvordan sikrer vi rettidig information i den rette mængde? Hvordan involverer vi den enkelte? HVAD FORVENTES DER AF MIG? Er det rart at vide, hvad din arbejdsgiver forventer af dig?

17 OPGAVER JUNI 2019

18 HVORNÅR SKAL VI KOMME?

19 MEN HVOR BLEV OVERBLIKKET AF?

20 Hvad så når stafetten er ovre? Kl. er og en lang dag er ovre. Et Tak for i aften -opslag laves på FB (ER forberedt før løbet). Link til DAF/DGI-survey udsendes til alle deltagere (mail ER forberedt før løbet). Det spørgeskema er GULD værd! 88 % forventer at deltage igen til næste år. Heraf vil 77,6 % anbefale andre at gøre ligeså! BENENE OP OG HØJ CIGARFØRING Deltagerne og sponsorerne er nok med igen til næste år.

21 Vi soler os ER KUNDERNE TILFREDSE?

22 Hvordan fastholder vi sponsorerne? Emnet var effektivitet. Hvorfor taler vi nu om sponsorer? Hvad er nemmest (og mest effektivt)? At fastholde en bestående sponsor? At finde en ny sponsor? Spar Nord har været vores hovedsponsor i 10 år!!! Hvorfor har de det? HAR VI ANDRE KUNDER? Hvad siger sponsorerne?

23 En sponsor må ikke føle sig taget for givet En sponsor må ikke føle sig glemt indtil næste år Lav en after-event hos jeres hovedsponsor Et år lagde SN kr i en bankboks lørdagen efter Almindsøstafetten. Adgangskoden var de fire cifre fra startnummeret. 10 % (300) af deltagerne mødte op. SN fik skabt flere kundekontakter end på en 2-dages messe VI PASSER PÅ OG PLEJER VORE SPONSORER

24 Husk også det vigtige evalueringsmøde I synes måske, at det gik godt. Men hvad siger jeres sponsor? VI PASSER PÅ OG PLEJER VORE SPONSORER

25 LÆG EN PLAN, OG FØLG DEN! BRUG DEN SUNDE FORNUFT, OG SÆT TINGENE I SYSTEM!

26 A3 PROJEKTPLAN 2019 SEND OS EN MAIL PÅ HVIS DU ØNSKER VORES A3 PROJEKTPLAN TILSENDT. DU SKAL VÆRE SELVKØRENDE I EXCEL, OG KUNNE KLARE DIG UDEN SUPPORT