KOKNA. Telefonliste. Udvalgsnavn: Cafe. Indhold: Telefonliste. Kontaktpersoner

Transkript

1 KOKNA Udvalgsnavn: Cafe Indhold: Telefonliste Kontaktpersoner Godt at vide: - hvad gik godt? - hvad gik mindre godt? - hvad vil vi anbefale til næste år? Økonomi Tak fordi du laver service Telefonliste Navn Telefonnummer Udvalgsformand: Charlotte Tobias crymsz@gmail.com

2 Godt at vide Her kan i beskrive jeres erfaringer. Hvad gik godt? Hvad gik mindre godt? Hvad kan gøres bedre næste gang? Hvad vil vi anbefale til næste år?

3 Inden konventet: Vi lavede i god tid en vagtplan og fandt servicefolk via Kokna siden på facebook og spurgte andre medlemmer ved møderne. Vi fik smatidig folks tlf nr. således vi kunne sende en sms reminder dagen før/på dagen dette gjorde at vi ikke havde nogen afbud/udeblivelser. Vi have regnet med vagter a 2 timer 2 personer ad gangen. Dette var for lidt i de tidsrum hvor der er flest mennesker omkring hovedspeak og countdown bør der være tre i cafeen, hvoraf den ene kan fylde vand og sodavand op samt sørge for kaffe. Ligeledes har vi lavet en beskrivelse af hvad der skal gøres under en service vagt i cafeen. Vi lavede ligeledes budget - hvilket skal være klar til fremlæggelse på kokna møde inden konventet (således kasserer kan hæve penge. ) Vi havde beregnet for lidt i indkøb både af sodavand og vand. Samtidig havde vi beregnet alt for lidt i forhold til kagesalg, frugt og slik. Dette bevirkede at vi måtte handle ind rigtig mange gange under konventet. Vi handlede selv varer ind onsdagen før konventet. Vi jagtede tilbud på dåsesodavand, så det var en stor opgave at løse. Samtidig må det anbefales at man handler det HELE på en gang evt. i samarbejde med transport udvalget. Under konventet:

4 Efter konventet: Indenfor 1 måned afholdes der evalueringsmøde, hvor alle udvalg deler deres erfaring, ris og ros til konventet. Alle er velkomne med input til næste år. Alle erfaringsmapper afleveres til bestyrelsen, som opbevarer dem til næste år. Økonomi (her kan i udfylde udgifter og indtægter) Regnskab for KOKNA Dato Bilag Beskrivelse Indtægt Udgift Beholdning Se excell ark 14982

5 Vagtskema Cafe Fredag KL. Vagt 1 Vagt Charlotte Tobias Niro Kennet ( ) Charlotte Tobias Lørdag Tobias Charlotte Niro? Kennet ( ) Gustavro Aliki ( ) Eva ( ) Anna Viktoria ( ) Christine ( ) Sherry ( ) Charlotte/Tobias Sherry ( ) Patrick Charlotte Jesper R P Tobias Charlotte Søndag Charlotte Tobias Claus Charlotte Tobias

6 KOKNA XXV Cafeen Vagternenes varighed er 2 timer, og hver vagt er dækket af to personer. I tilfælde af mange mennesker, som skal betjenes og man føler at man har brug for hjælp så, spørg om hjælp eller i en nødsituation send en sms eller ring til Næstformand: Tobias på mobil nr eller Formand Charlotte på Arbejdsopgaver der skal laves i løbet af en vagt er følgende Fylde drikkevare op i god tid så de er kolde til servering. Sørge for at kagen er dækket til med låg eller husholdningsfilm. Feje gulv og vaske af efter behov. Husk at lægge sedler nederst i kassen og kontakte en ansvarlige når der er ved at være et stort beløb i kassen. Omtrent 2000,- + Kontakte en ansvarlig for at få flere mønter til kassen i god tid, så man ikke står og ikke kan give tilbage. Husk at afløse hinanden, og støtte hinanden. Pakke drikkevarerne ud af emballagen så man ikke behøver at fumle med det imens der er travlt. Kaffen skal sættes over, 10 liter per tank og, og huskes at tømmes og fyldes på kaffebordet, samt andet tilbehør til kaffebordet. Husk at kaffebordet skal holdes ryddeligt og tørres af. Kaffen er gratis men dækkes af 7. Tradition som tømmes for mønter løbende. I ønskes et dejligt konvent og tak for jeres service SAMMEN KAN VI Kærlig hilsen Servicegruppen i Cafeen

7 Cafe Konvent 2018 KOKNA 25 Sodavand: Cola, Faxe, Fanta, Pepsi Max, Ramme med 24 indkøb 120 med pant. Indkøb 5 Kr. Stk. 10 Cola, 10 Faxe, 10 Pepsi max, 6 Fanta i alt 36 rammer 36X120 = 4320 Kr. Danskvand, Danskvand med citrus indkøb 5 Kr. Antal : 60 danskvand og 90 med citrus i alt 150X5 = 750 Kr. Udsalg: 10 Kr. Vand: indkøb 2,50 udsalg : 5 Kr. 300 x2,5= 750 Kr. Frugt: Æbler, bananer: 50 stk. 100Kr. Indkøb 2 Kr. udsalg 5 kr. Chokolade: Sneakers, Mars, Twix indkøb 4 kr. Stk. Udsalg 10 Kr. 48 Stk. x 4 kr. = 192 Kr. Kage Folk bager melde ud fra start donere kager afleveres i cafeen på dagen. Cookie: doneres af Charlotte Sund alternativ: dadelkugler : 150 Kr. Udsalg 5 /10 Kr. Sandwich: Patrick, 400 Kr. 50 stk. Pris: 10 Kr. Pris udsalg 15 Kr. Kaffe 40 Kr. Pr ½ Kg : 30 poser 1200 Kr. Mælk 20 L a 5 Kr. = 200 Kr. Sukker 4 Kg sukker: 40 Kr. Sødetabletter: 20 Kr. Plastik krus/skeer : 500 Kr. Total : Kr.

8 Aktuelle udgifter til indkøb Udgifter Cafe Netto Morgenmad/frugt 487,5 Netto The og Mælk 149,56 Netto Kildevand 384 Søstrene Grene Diverse 8 Netto Plastik krus/knive 255,7 Bager Drikkevarer til udvalg 20 Tiger Chokolade 80 Netto mælk og frugt/vand 562,25 Brugsen Cola 654 Netto Chokolade + vand 530 Tiger Diverse 24 netto Plastikkrus 137,7 Meny Stikdåse 59,95 Rema Marmelade/frugt 104,9 netto bæreposer 5 netto chokolade 75 Netto Danskvand 540 Føtex Bageting 57,6 fakta smør/bageting 70 rema morgenbrød frugt mælk 303,6 rema morgenbrød frugt mælk 314,5 kvikly sandwichs indkøb + sodavand 2522,15 fakta vand og sodavand 1544,1 fakta drikkevarer 2418,6 netto Kaffe 242 Menu Indkøb sandwich 545,41 Netto drikkevarer chokolade 1252 Netto drikkevarer + kage indkøb 1634 Total 14981,52

9 Aktuelle indkøb/forbrug og anbefalinger til næste konvent : Vare Antal indkøbt Til overs Anbefalet til næste år Plastik krus Chokolade 88 For lidt 150 stk. Mars/snickers/twix Frugt 80 For lidt 120 stk. Mælk 1 L 29 1 ½ L 29 Servietter 6 pakker små 0 6 Plastik teskeer 10 poser 0 10 pap tallerkner 6 ( 4 små/2 10 stk 6 store) Plastik knive 4 poser 5-10 stk 4 Sukker 2 x 2 KG 1 ½ Kg 2 Kg Marmelade 4 stk Meget lidt 4 The 5 pakker 51 breve 3 Mûsli 2 x 1 Kg 1 Kg 1 Skyr 4 spande 1 3 Sødetabletter 2 pakker 1/2 1 Smør 10 pakker ½ 10 Morgenbrød 160 stk Kildevand 90 pakker a stk For lidt pga. vejret 1200 stk. ( måske mere) Cola 24 rammer 1 ramme løse Cola Zero 4 rammer 2 rammer 0 (køb pepsi maks i stedet ) Dansk vand citrus 17 pakker a 6 For lidt 25 Danskvand 10 pakker a 6 For lidt 20 Faxe kondi 17 rammer 9 løse 17 Pepsi max 14 rammer 51 løse 13 Fanta 4 rammer 10 løse 4 Hele kaffebønner 6 Kg For lidt 7 Kg

10 I kælderen står en plastik kasse med diverse ting, der står Cafe på kassen: 6 ruller film ( til sandwich) ½ rulle stanniol 2 pakker klude 1 pakke sugerør (børn) 2 Kg sukker 2 bestik holdere ( en lille smule pap tallerkner og knive ) 1 rulle plastikforklæder 2 ruller krus 17 kaffekopper ( brugt til skyr) 51 stk. blandede the breve 1 pakke sødetabletter 1 forlængerledning.

11 Generelt Kaffe : Kaffebordet er en vigtig del af cafeens arbejde, der skal holdes øje med dette hele tiden og fyldes op. Vi fik klager over at kaffen var for tynd, da vi i år havde valgt at bruge friske hele bønner og kværne disse. Vi anbefaler at købe malet kaffe af den almindelige slags som folk er vant til. Kaffen betales via 7. tradition. Husk at tømme den af for penge løbende. Morgenmad: Ligger under cafeens ansvar. Denne serverede vi i cafeen fra dette kan godt udvides til kl Salg af morgenmad: Lørdag 27 stk og Søndag: 35 stk. a 30 Kr. Morgenmaden bestod af frisk morgenbrød, syltetøj, skinke, ost, smør og skyr med müsli. Morgenbrødet bestilte vi hos Rema 1000 Vesterport ( de er meget billige) den var pakket og klar til afhentning kl Dagen forinden gjorde vi fade med ost og pålæg klar og satte det på køl. Sandwich: Vi solgte ca 200 stk sandwich. Skinke/ost, laks, hønsesalat, kylling og hvad vi nu havde til overs af pålæg fra morgenmaden. Folk vil gerne have sandwich hele dagen, vi anbefaler derfor at disse er klar efter morgenmaden og så serveres resten af dagen. Vi kunne sagtens have solgt flere. Evt. kunne man finde et par stykker der stod for dette område. Vi tænker at man kan sælge 400 sandwich over weekenden. Kage: Vi havde beregnet alt for lidt kage. I år var der kun 2 der donerede kager. En god ide ville være at bage 2-4 bradepander (store) hver dag, med chokolade kage og drømmekage ( det vil folk gerne have). Vi havde lavet et sundt alternativt i form af dadelkugler 40 stk. Disse blev udsolgt 1. dag. Skal man gøre dette igen anbefaler vi 3 gange så mange. (de er dyre at lave så måske prisen skal sættes op til 10 kr.) Slik: Der var alt for lidt chokolade bars, samtidig kunne man måske købe små poser chips og andet slik. Vand: Vi havde købt alt for lidt kildevand. Vejret var godt - meget varmt- så vi solgte 1090 Kildevand. Det samme gjorde sig gældende med sodavand. Vi havde STORE udfordringer med at få drikkevarerne kølet ned. Dette fordi der ikke er køleskabe nok. (dette har været et problem i mange år)

12 Efterfølgende har vi undersøgt muligheden for at leje køleskabe. Man kan leje en hel køletrailer der kan stå udenfor heri kan alle drikkevarerne så opbevares. Så slipper man får at have drikkevarer mange steder på skolen. Evt kunne man få lov af skolen at sætte den op dagen før på området udenfor. Vi har fundet en man kan leje for omkring 1000 Kr. for 3 dage. Her : Vagter for cafe ansvarlige: Vi havde selv mange vagter under konventet, det anbefales at man ikke lukker aftenen før hvis man skal deltage til KOKNA mødet morgenen efter. Hvis man er to ansvarlige kan man evt. skiftes til åben/luk.