Forberedt til: Rotary Danmark Udarbejdet af: Agnete Fokdal Dato: Forslagsnr.: 1

Transkript

1 D R E J E B O G F O R H O L B Æ K G E T T O G E T H E R W E E K E N D E N Forberedt til: Rotary Danmark Udarbejdet af: Agnete Fokdal Dato: Forslagsnr.: 1

2 Indholdsfortegnelse Formål...3 Arrangører...3 Økonomi...3 Forberedelser måneder før...3 1½ måned før uger før...4 Weekenden...4 Timeplan for weekenden...4 Fredag...4 Lørdag...8 Søndag Drejebog for Get Together i Holbæk 2

3 Formål Formålet med den årlige Holbæk Get Together weekend er at alle inbound studenter i DK skal have mulighed for at hygge sig, få snakket med folk i samme situation og skabe venner på tværs af landegrænser og kulturer. Hovedformålet er dermed ikke en masse planlagte obligatoriske aktiviteter, men at studenterne har omgivelserne og muligheden for at snakke og nyde godt af et kort frirum, hvor de kan disponere over deres tid som de vil, selvfølgelig med lidt frivillige fællesaktiviteter planlagt af GT- crewet, det pågældende år. Arrangører Weekenden bliver arrangeret af frivillige gamle udvekslingsstudenter fra Holbæk klubberne.gruppen har en formand og helst også en næstformand, men ellers bliver opgaver og ansvar delt ud. Det praktiske i en hovedansvarlig ligger i forhold til bank, Rotary osv. Der er som regel et sted mellem 7 og 14 til at arrangere weekenden, med 7 som et absolut minimum! Økonomi Hvert år modtager GT kr. I støtte fra Rotary Danmark. Derudover betaler hver student et sted mellem 400 kr. og 450 kr. for deltagelse, alt efter hvordan budgettet for året set ud. Forberedelser 3 måneder før Omkring start august holdes første møde. Her fastlægges hvem der er med det pågældende år, hvem der står for de forskellige bestillinger osv. Overordnet på dette stadie skal der snakkes om Budget for året Bookning af skole Bestilling af drikkevarer Brand (tilladelse til overnatning på skolen) Invitationer (hvem står for at registrere tilmeldingerne) Mad Bager Pizzaer Dj Tema (crewet kører altid tema i deres udklædning) T- shirts Kontakt til VenstreBladet Nye ideer og tiltag Biler Hvem skal tage sig af spørgsmål og e- mails Den næste halvanden måneds tid bliver tingene bestilt og booket. Invitationerne bliver selvfølgelig sendt ud med det samme til både studenter, counsellors og rotarianere. Drejebog for Get Together i Holbæk 3

4 1½ måned før Her følges der op på første møde. De fleste ting skal nu være bestilt og booket. Ydermere bliver barplan og brandvagter fastlagt. Omkring her har Holbæk klubberne valgt deres outbounds for det kommende år. De skal ringes til og inviteres til weekenden. Både for at de møder en masse udvekslingsstudenter men selvfølgelig også for at lokke dem med i GT når de kommer hjem. Tanker og overvejelser bliver drøftet. 2 uger før Her bliver de sidste ting lagt fast og ting som pizzaer og bagerbrød bestilles. Fredagen på weekenden bliver planlagt, hvem der køber ind, hvem der er på skolen hvornår og gør den klar, hvem der tager imod drikkevarer, snakker med pedeller, henter GT kasser, tager imod studenterne på stationen, henter T- shirts osv, hvem der har printet skilte ud osv. Weekenden Her følger en udførlig minutplan over weekenden som den har set ud de sidste årtier, selvfølgelig med små afvigelser fra år til år. Timeplan for weekenden Fredag Tidspunkt Aktivitet Detaljer Ansvarshavende Afhentning af biler Hæve penge i Danske Bank Der skal hentes to biler, som vi låner af Niels Ebdrup. Den ene skal være en varevogn eller en bil med et rummeligt bagagerum, og den anden skal bare være en normal, lille bil. Der skal hæves byttepenge til pengekassen Hente kort på turistkontoret Vi skal forbi turistkontoret på stationen, vandrehjemmet eller Æglageret og hente kort over Holbæk, som udvekslingsstudenterne kan Drejebog for Get Together i Holbæk 4

5 Modtagelse og opstilling af bar Afhentning kasser og flag bruge til at finde vej ind til byen fra skolen lørdag formiddag. Modtagelse af bar og varer (sodavand, vand og plastikkrus) fra Carlsberg. Tjek, at der er to barer, et køleskab med gladrude samt to parasoller med. Kasserne med alle vores ting, og flaget skal hentes hos den GT er, der har haft dem stående siden den sidste weekend Hente T- shirts T- shirts ene til udvekslingsstudenterne skal hentes hos J.H. Reklametryk Indkøb Modtage varer Rydning af klasselokaler Opsætning af markeringsbånd Indkøb foretages i Dagrofa. Husk at foretage så mange af indkøbene som muligt om fredagen, samt være 3-4 personer til at købe ind Der skal være nogen på skolen til at hjælpe med at bære varerne og kasserne ind Stenhuseleverne står får rydningen af klasselokalerne. Husk i hvert lokale at tegne stole- og bordformationerne på tavlerne, at sætte ikke rygerskilte op, at sætte programmer op, sætte brandalarmer op, at sætte lister til at skrive udvekslingsstudenternes navne på op samt at sætte et eksemplar af værelsesregler op. Der skal sættes markeringsbånd op mellem busstoppestedet på Stenhusvej og indgangen til Drejebog for Get Together i Holbæk 5

6 Opsætningen af borde til indregistrering og uddeling af T- shirts Stenhus. Bordene skal opstilles i L- form, således, at udvekslingsstudenterne står i en lang linie foran indregistreringen og herefter går automatisk til venstre ud mod fodbadet forbi de GT ere, der står og deler T- shirts ud Afgang til stationen De to GT ere samt de udenlandske udvekslingsstudenter fra Holbæk, der hjælper med, tager afsted til stationen og indtager deres pladser: to ved uret/kiosken, en ved 103 eren, og 1 ved stoppestedet på Stenhusvejen Opsætning af borde til salg af pizza Afhentning på stationen Indregistrering Der skal stilles nogle lange borde op til salg af pizza til højre for baren Udvekslingsstudenterne ankommer med toget til Holbæk station og hjælpes af GT erne med at tage 103 eren til Stenhus, hvor de vil blive modtaget ved busstoppestedet og vist ned til hovedindgangen. Husk flaget til de to, der skal stå ved kiosken på stationen. Ved hovedindgangen sidder personen ansvarlig for svar fra udvekslingsstudenterne med en bærbar med tilmeldingslisten og indregistrer folk og tager imod betaling fra dem, der betaler i døren. Husk at have tjekket netbank igennem for indbetalingerne inden kl Drejebog for Get Together i Holbæk 6

7 Uddeling af T- shirts Modtagelse og salg af pizzaer Der skal stå to personer, som hjælper med at dele T- shirts ud til udvekslingsstudenterne, når de ankommer Der skal stå to personer og sælge pizzaer fra borde, der er opstillet til dette. Husk, at vi selv skal have lov til at skære pizzaerne ud, så stykkerne bliver mere lige Modtagelse af de nye, der skal ud næste år Velkomsttale og præsentation af GT erne Der skal være en klar fra crew et til at modtage de nye, der skal ud med Holbæk Klubberne til næste år. De skal sove sammen med udvekslingsstudenterne i klasselokalerne, så de hænger ud med dem, så de skal vises, hvor det er. Desuden skal de forklares lidt om, hvordan det hele hænger sammen os, weekenden og, at de bare skal komme og spørge. Der skal holdes en velkomsttale med diverse informationer vedr. weekenden. Husk at understrege det med alkoholpolitikken, at nævne, at der holdes små informationstaler resten af weekenden og at præsentere GT erne (navn+land+hvornår man var ude) Ankomst af DJ Brian Diskotek med DJ DJ Brian kommer og stiller sit udstyr op, så der skal være styr på, hvor han skal sætte det op henne (helst på scenen). DJ Brian spiller op til dans og musik. Udvekslingsstudenterne må Drejebog for Get Together i Holbæk 7

8 ikke komme om bag mikser- pulten, men de må gerne bestille numre og give deres Cd er til DJ Brian, så han kan spille dem Natmad stilles ud Hvis der er nogle overskydende pizzaer tilbage fra pizzasalget efter, at alle GT ere har fået aftensmad, så stilles disse ud til udvekslingsstudenterne til natmad Brandvagt To GT ere har brandvagt indtil kl lørdag morgen, hvor de vækker morgenmadsholdet og herefter sover indtil kl De skal huske at gøre rent og feje og, musikken skal holdes lav sent på natten/tidligt om morgenen. Husk at gå tjekrunder rundt om på gangene og i klasseværelserne og sørg for, at folk ikke er på områder, hvor de ikke har lov til at være. Lørdag Tidspunkt Aktivitet Detaljer Ansvarshavende Drejebog for Get Together i Holbæk 8

9 8.00 Vækning af morgenmadsholdet Brandvagterne vækker morgenmadsholdet og går i seng og sover indtil først på eftermiddagen Hente morgenbrød To tager ud og henter morgenbrød hos bageren Gøre morgenmad klar Morgenmadsholdet sørger for at der bliver dækket bord til 6 stk. per bord, sat mælk, yoghurt, pålægschokolade, syltetøj, spegepølse, smør og ost ud på bordene, kogt vand til te og kaffe, lavet et rundt bord med vand til te og kaffe etc. Morgenbrødet skæres ud og stilles i kasserne ved baren, så udvekslingsstudenterne selv kan komme op og tage! Husk at lægge kort over Holbæk ud på bordene til gåturen til Holbæk Morgenvækning Udvekslingsstudenterne vækkes med megafonen Morgenmad Alle spiser morgenmad og samtidig vækkes de resterende GT, der ikke har haft brandvagt eller er på morgenmadsholdet Informationstale Der holdes en kort informationstale om formiddagens arrangementer. Udvekslingsstudenterne skal ind til Holbæk, der ligger kort over byen på bordene, de skal være tilbage til frokost senest kl , de skal hjælpe med at rydde op efter Drejebog for Get Together i Holbæk 9

10 morgenmaden Afrydning af morgenmad Udvekslingerne hjælper - skraldet skal i de sorte sække, som GT erne går rundt med Gåtur til Holbæk Indkøb i Dagrofa Modtagelse af smørrebrød samt klargøring til frokost Frokost Udvekslingsstudenterne sendes afsted til Holbæk Der købes ind, hvad der mangler i Dagrofa husk Dagrofakortet! Der tages imod smørrebrød, og der stilles op til dette på lange borde. Udvekslingsstudenterne kommer løbende tilbage fra Holbæk og får frokost Informationstale om eftermiddagens aktiviteter Der holdes tale om eftermiddagens arrangementer: gruppebillede på plænen foran stadion, hvis vejret er til det, hockeyturnering, og hvor de skal skrive deres hold på, udskæring af græskar, og hvor de skal henvende sig, anden underholdning, omklædning, tidspunktet for middagen, underholdning, og at de skal finde to toastmastere til dette, som skal melde tilbage til GT erne Afrydning efter frokost Gruppefoto på plænen ved stadion Alle hjælper til med at rydde op og smide skrald i de sorte affaldssække Alle udvekslingsstudenterne samles vha. megafonen, og hvis vejret er til det tages Drejebog for Get Together i Holbæk 1 0

11 Gøre klar til udskæring af græskar Gøre klar til hockeyturnering Hockeyturnering og andet boldspil Udskæring af græskar der gruppefoto på plænen nede ved stadion ellers gøres det foran atomkælderen. Det tages med et digitalkamera, som vi sørger for. Der findes skæreknive og grydeskeer frem fra kasserne, og der gøres borde klar, der dækkes med sorte affaldssække, så det ikke sviner så meget. Græskarrene sættes frem Der gøres klar til hockeyturnering i sportshallen, der skal findes musik frem, og holdene skal skrive sig på hockeyturneringslisten Der holdes hockeyturnering i Atomkælderen. Der kan evt. også spilles fodbold eller basketball Der udskæres græskar på de dertil designerede borde Hente kage Der hentes store bradepander med Kage fra bageren Modtagelse af rotarianere En GT er sørger for at tage imod rotarianerne, når de ankommer Omklædning Borddækning Udvekslingsstudenterne begynder at klæde om til middagen. Borddækningsholdet dækker bord med servietter, fyrfadslys, salt Drejebog for Get Together i Holbæk 1 1

12 Modtagelse af mad og peber, rigtige glas til rotarianerne etc. Der stilles borde op til maden, og der stilles sodavand ud på bordene. Der modtages mad fra? Informationstale om aftenens arrangement Der holdes en velkomsttale om aftenens arrangement. Rotarianerne tager først, og derefter starter bordene en efter en. Herefter er der underholdning kl Folk må gerne tage to gange Middag Underholdning Alle spiser Toastmasterne sørger for underholdning, der skal holdes indenfor 1½ time. Der bliver også holdt en tale af en af rotarianerne Uddeling af præmier for bedste kostumer, bedste underholdning samt vinderholdet af hockeyturneringen Alle GT ere vælger i samråd de tre bedste udklædninger og den bedste underholdning Band stiller op Bandet kommer og begynder at stille op på scenen Afrydning af borde Band Alle hjælper til med at rydde op og flytte bordene væk fra fodbadet, så der kan laves dansegulv. Bandet går på og spiller to sæt. Drejebog for Get Together i Holbæk 1 2

13 Diskotek med DJ Brian DJ Brian spiller op til dans igen. Ingen udvekslingsstudenter bag mikserpulten, men de må godt ønske numre eller komme med Cd er Natmad stilles ud Det resterende smørrebrød fra frokost stilles ud på de lange borde til natmad Brandvagt To GT ere har brandvagt indtil kl lørdag morgen, hvor de vækker alle andre GT ere og herefter sover indtil kl De skal huske at gøre rent og feje og, musikken skal holdes lav sent på natten/tidligt om morgenen. Husk at gå tjekrunder rundt om på gangene og i klasseværelserne og sørg for, at folk ikke er på områder, hvor de ikke har lov til at være. Drejebog for Get Together i Holbæk 1 3

14 Søndag Tidspunkt Aktivitet Detaljer Ansvarshavende Vækning af alle GT ere Brandvagterne vækker morgenmadsholdet og går i seng og sover indtil kl Hente morgenbrød To tager ud og henter morgenbrød hos bageren Udvekslingsstudenterne vækkes Udvekslingsstudenterne vækkes og får besked om at pakke og gøre rent i klasseværelserne og sætte borde og stole tilbage i de rette formationer. Der er ingen morgenmad til nogen før, at dette er gjort. Husk at sige, at oppakningen skal stilles ud foran. Brug megafonen Udvekslingsstudenterne pakker, fejer klasselokaler og sætter stole på plads Der udleveres plastikposer og - sække, koste samt fejebakker Rengøring GT erne går i gang med at gøre rent. Se rengøringsliste over hvor og hvad, der skal gøres rent Morgenmad Først morgenmad, når ALLE klasselokaler er klar. Sæt ikke morgenbrød, mælk og yoghurt ud før, at der er givet grønt lys fra dem, der tjekker klasseværelser Drejebog for Get Together i Holbæk 1 4

15 Afhentning og transport til Holbæk station Afslutningsfrokost for GT erne De lejede busser kører udvekslingsstudenterne til Holbæk station, hvorfra de tager toget hjem Når vi har gjort rent, bestiller vi noget junkfood og sidder og hygger sammen Fordeling af overskydende guf Det resterende slik, chip og smøger fordeles mellem alle GT erne i gennemsigtige plastikposer Aflevering af kasser GT kasserne bliver kørt ud hos en af GT erne, som har dem stående indtil næste års weekend Drejebog for Get Together i Holbæk 1 5