Databeskyttelsesforordningen - populært kaldet persondataforordningen. Børnehandicapområdet Maj 2018

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Databeskyttelsesforordningen - populært kaldet persondataforordningen. Børnehandicapområdet Maj 2018"

Line Damgaard
5 år siden
Visninger:

1 Databeskyttelsesforordningen - populært kaldet persondataforordningen Børnehandicapområdet Maj 2018

2 Baggrund Det er meget begrænset, hvad der er blevet ændret i denne forordning, siden den blev implementeret i Det er også en lov, der har levet det stille liv uden ret mange sager og ret megen opmærksomhed. Det bliver med sikkerhed meget anderledes fremadrettet med EUs nye persondataforordning. 2

3 Hvad betyder lovgivningen fremadrettet? Der er ikke så meget nyt i for os som institution at sikre, at der skal passes på både egne og eksterne persondata. Det nye er bl.a., at der er krav om, at det skal kunne beskrives, hvad der gøres for at passe på data, inden man gør det. Efterfølgende skal det så også defineres, hvordan egne processer og procedurer efterleves i praksis. Efterlevelse af persondataforordningen får pr meget større myndighedsmæssig bevågenhed med meget store bøder for den enkelte virksomhed til følge. 3

4 Databeskyttelsesforordningen Offentlighedsloven Persondataloven

5 Offentlighedsloven Notatpligten Alle oplysninger, der er væsentlige for en afgørelse, skal noteres. Det samme er tilfældet med de person- og personfølsomme oplysninger, der er brug for som institution at være i besiddelse af/og eller selv registrere, mens et barn/ung er i vores varetægt. Hvad skal gemmes? Alene det som er væsentligt og relevant Interne faglige vurderinger og beskeder fra eksterne personer der kan have betydning i arbejdet/relationen med barnet/den unge. 5

6 Persondataloven Der skal altid være en saglig begrundelse for indsamling af personoplysninger. Samtykke: jo mere personfølsomt jo mere samtykke. Personfølsomme oplysninger skal slettes/makuleres, straks oplysningerne ikke længere skal bruges. Personsager skal afsluttes, og inaktiveres, når personen ikke længere er hos os. 6

7 Databeskyttelsesforordningen Det specifikke samtykke Privacy by default= En tilgang, der sikrer, at virksomheden indarbejder databeskyttelse, som en hel naturlig del af virksomhedens generelle daglige praksis Privacy by design= Procedurer der som standart sikrer, at der kun behandles persondata, som er nødvendigt og kun i det nødvendige tidsrum for at kunne løse den faglige opgave, vi er bestilt og ansat til at udføre Databehandleraftaler med eksterne = Det foregår centralt i kommunen 7

8 Opbevaring af data - Personoplysninger Kategori Fortrolige eller personfølsomme data Lokalt på PC USB G- Drev og andre drev Outlook BB journal og andre it fagsystemer Papir i mappe i reol På opslagstavler m.m. i åbne rum Papir i aflåst arkivskab Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Ja Ja Papir bag aflåst dør Offentlige informationer Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja 8

9 Det betyder helt konkret at vi fortsat gerne må: Modtage og besvare mails fra samarbejdspartnere internt i kommunen. Mails som skal journaliseres, skal være journaliseret senest 7 dage efter modtagelsen eller afsendelsen. Arbejde i Word, mens der eksempelvis udarbejdes en statusbeskrivelse, men at materialet, skal journaliseres i et sikret fagsystem, eksempelvis BB journal. Tage billeder af det enkelte barn med barnets egen Ipad med det enkelte barns forældres specifikke samtykke. Have vikarlister med navn og telefonnumre, uden cpr. nr. og adresser m.m. liggende på G drevet, hvis der er givet tilsagn fra de respektive vikarer. 9

10 Det betyder også: At vi hurtigst muligt og senest d skal sikre, at der er iværksat procedurer for sikker opbevaring af personfølsomme oplysninger i papirform. At vi hurtigst muligt, og senest d sikrer, at der ikke længere opbevares personfølsomme oplysninger på G-drev m.m., og at de nødvendige personfølsomme oplysninger er blevet journaliseret i BB At vi eksempelvis fremadrettet skal være obs på straks efterfølgende at få slettet sms om det enkelte barn, der sendes til forældrenes mobil At vi sikrer os, at forældrene altid konkret og specifikt giver skriftlig samtykke, hvis eksempelvis sygehuset beder om en USB nøgle med optagelse af et barn/ung i behandlingsøjemed, og at de enkelte step i aftalerne noteres ned. Husk at slette eventuel film efterfølgende. 10

11 Det er desuden vigtigt at huske At vi ikke må besvare personfølsomme mails fra forældrene. Enten slettes det personfølsomme i mailen inden besvarelsen, eller der oprettes en ny mail til besvarelsen, hvor de personfølsomme oplysninger er taget ud. At vi altid skal benytte Doc2Mail eller E-boks fremadrettet når vi sender personfølsomme oplysninger elektronisk til forældrene. At vi altid skal benytte Sikker@mail, når der mailes personfølsomme oplysninger til eksterne samarbejdspartnere At personfølsomme oplysninger dækker alt, hvad der for udenforstående kan føre tilbage til/kendetegne den person, det omhandler At vi en gang årligt gennemgår og opdaterer de skriftlige samarbejdsaftaler med forældrene 11

12 Opsamling Vi skal fremadrettet være meget opmærksomme på, kun at opbevare absolut de mest nødvendige personfølsomme oplysninger. Vi skal fremadrettet i dagligdagen være meget opmærksomme på, at disse oplysninger opbevares sikkert. Vi skal fremadrettet være meget opmærksomme på, at der i det daglige sundhedsfaglige og pædagogiske arbejde kræves langt mere skriftligt samtykke fra forældrene, end vi hidtil har været vant til. Det betyder bl.a. også helt konkret, at vi fra nu af en gang årligt skal indhente forældrenes samtykke til at benytte strukturtavler med barnets personfølsomme oplysninger på, i de tilfælde, hvor de er nødt til at hænge uden for barnet/den unges eget værelse, - ved ophængning af KRAP blomsten m.m. 12

13 Kom endelig. Vi er rigtig godt i gang med at få alle procedurer på plads, og det er SÅ godt. Dette materielle her er også, med vilje, meget kortfattet udarbejdet, og der vil derfor også helt sikkert være oplysninger, - og konkrete situationer, som ikke er blevet tænkt ind/ taget med i dette materiale. Der dukker helt sikkert også fortsat mange konkrete spørgsmål op, som vi i fællesskab måske ikke umiddelbart kender svaret på. Så finder vi ud af det. Derfor kom endelig med alt, hvad der måtte dukke op. Det vi ikke kender svaret på, kontakter vi en jurist omkring. Tusind tak for jeres store velvilje og engagement til at få denne praksis til at lykkes bedst muligt fremadrettet 13

14 Sikkerhedsfilm Se informationssikkerhedsvideoen på medarbejderportalen: -alle-ledere/it-ogdigitalisering/informationssikkerhed/informa tionssikkerhedsfilm/ 14

Relaterede dokumenter

Sådan arbejder. SprogGruppen med. Persondataforordningen. Indholdsfortegnelse

Sådan arbejder. SprogGruppen med. Persondataforordningen. Indholdsfortegnelse Sådan arbejder SprogGruppen med Persondataforordningen Indholdsfortegnelse Generelt beslutning og ansvar. 2 Generelt om personoplysninger 3 Generelle betingelser for indsamling: 3 Den registreredes rettigheder: