Vejledning om udarbejdelse af årsrapport for erhvervsakademier

Transkript

1 Bilag 2 Vejledning om udarbejdelse af årsrapport for erhvervsakademier December 2018

2 Indholdsfortegnelse Indhold 1. Indledning Årsrapportens formål Regelsæt Årsrapportens struktur Ledelsesberetning Præsentation af institutionen Årets faglige resultater Årets økonomiske resultat Hoved- og nøgletalsoversigt Forventninger til det kommende år Afrapportering af den strategiske rammekontrakt for Regnskab Anvendt regnskabspraksis Resultatopgørelse Balancen Pengestrømsopgørelsen Noter til årsrapport Særlige specifikationer til årsrapport Påtegning af det samlede regnskab

3 1. Indledning 1.1 Årsrapportens formål Formålet med årsrapporten er at give et retvisende billede af institutionens økonomiske og faglige resultater. Det betyder, at institutionen i årsrapporten skal redegøre for indtægter, det medgåede ressourceforbrug, finansiering samt aktiver og passiver. 1.2 Regelsæt Det formelle grundlag for udarbejdelse af årsrapport er Finansministeriets bekendtgørelse nr. 116 af 19. februar 2018 om statens regnskabsvæsen mv. (regnskabsbekendtgørelsen). 1.3 Årsrapportens struktur Årsrapporten skal indeholde følgende elementer: Ledelsesberetning Målrapportering Regnskabspraksis Resultatopgørelse Balance Pengestrømsopgørelse Noter Særlige specifikationer Ledelsespåtegning Revisionspåtegning For hvert af disse elementer er fastsat en række krav til hvilke oplysninger, der skal indgå. Side 3/11

4 2. Ledelsesberetning Formålet med ledelsesberetningen er at give en kortfattet introduktion til institutionen og til regnskabsårets faglige og finansielle resultater. Endvidere skal beretningen fremhæve væsentlige forhold, der har påvirket eller forventes at påvirke institutionens aktiviteter og forhold. Konklusionerne forklares og analyseres kort. Der stilles følgende krav til beretningens indhold: Institutionsoplysninger (jf. paradigmet for årsrapporten) Præsentation af institutionen, evt. i form af en kort beskrivelse af vision, mission og hovedopgaver (jf. afsnit 2.1) Generel vurdering af de overordnede faglige resultater (jf. afsnit 2.2) Generel vurdering af årets økonomiske resultat (jf. afsnit 2.3) Vurdering og forventninger til det følgende år (jf. afsnit 2.4) 2.1 Præsentation af institutionen Præsentation af institutionen skal være kort og kan indeholde følgende elementer: Hvad er institutionens mission og vision? Hvad er institutionens hovedopgaver? Mission En mission er en begrundelse for institutionens eksistens og giver den overordnede retning for institutionens udvikling. Missionen giver læseren svar på følgende: Hvilken opgave er institutionen sat i verden for at løse? Hvad er institutionens overordnede mål? Hvad er det for en rolle, institutionen varetager? Vision Missionen kan konkretiseres i en vision. Visionen beskriver, hvor institutionen ønsker at bevæge sig hen i løbet af de næste år (typisk 3-5 år) under hensyn til lovgivningen, missionen og de aktuelle og fremtidige udfordringer. Visionen sender et klart signal om, hvor institutionen er på vej hen, og hvad der er vigtigt at stræbe efter. Dermed giver visionen et godt grundlag for prioriteringer af aktiviteter og ressourcer i hverdagen. Opgaver Institutionens hovedopgaver skal præsenteres. Der skal ikke gives en udtømmende beskrivelse af de enkelte opgaver mange vil tale for sig selv, nogle kræver en kortfattet forklaring. Præsentation af institutionens hovedopgaver kan stå alene, hvis institutionen ikke arbejder med mission og vision, og kan vises i punktform. 2.2 Årets faglige resultater Side 4/11

5 Beretningen formulerer årets faglige resultater i bred forstand. Afsnittet skal indeholde en særskilt redegørelse for institutionens anvendelse af midler til "Styrket udviklings- og evidensbasering" inden for de rammer, der er beskrevet af Frascatimanualen for forsknings- og udviklingsaktiviteter, herunder evt. hvilke institutionsog sektorstrategiske overvejelser, institutionen har gjort sig i udmøntningen samt eksempler på konkrete projektet i Årets økonomiske resultat Beretningen om årets økonomiske resultat skal indeholde følgende elementer: Oversigt over institutionens økonomiske hoved- og nøgletal. Vurdering af hvordan årets økonomiske resultat er opnået, herunder særligt væsentlige begivenheder, der har haft indflydelse herpå. Vurdering af årets resultat i forhold til det forventede (budgetterede), herunder forventningerne i årsrapporten fra sidste år, samt forventninger til det kommende år, inkl. det budgetterede resultat. Afrapportering vedr. effektiviseringer som følge af projekter fra UCeffektiviseringsprogrammet. Afsnit omkring indkøb Institutionens forbrug af tilskud relateret til Frascati-manualen udbetalt af styrelsen. Til afsnittet knyttes en kort analyse og vurdering af årets resultat samt en forklaring af afvigelser mellem det forventede (budgetterede) og realiserede resultat. Afsnit om administrationsprocenten Afsnittet vedr. administrationsprocenten på institutionen bedes indeholde: Administrationsprocenten, dvs. omkostninger til ledelse og administration sat i forhold til årets samlede ordinære omkostninger, ekskl. finansielle og ekstraordinære poster. Et tekstafsnit med institutionens bemærkninger til udviklingen, herunder årsag til udviklingen. Oversigt over de økonomiske hoved- og nøgletal opstilles som fremgår af paradigmet for årsrapporten. Indkøb Årsrapporten skal indeholde en kort redegørelse for, hvordan institutionen organisatorisk og ledelsesmæssigt understøtter, at indkøb foretages efter gældende regler samt bedst og billigst, herunder hvordan det understøttes at alle relevante medarbejdere er bekendt med og anvender anvisninger og retningslinjer vedr. indkøb og udbud. Styrelsen bemærker i den forbindelse, at institutionen forventes i tilstrækkeligt omfang at: - have fastlagt en klar rolle- og ansvarsfordeling i relation til indkøb Side 5/11

6 - have nedskrevne retningslinjer for konkurrenceudsættelse af indkøb - både af de indkøb, der er omfattet af lovfastsatte udbudsregler, og de der ikke er. - have retningslinjer, der giver anvisninger til, hvordan indkøbere skal agere i konkrete indkøbssituationer. - understøtte ensartet registrering af- og løbende opfølgning på indkøb. Det forventes, at institutionens øverste ledelse har fokus på - og løbende følger op på indkøbsområdet. Redegørelsen bedes således også omfatte en kort ledelsesmæssig vurdering af indkøbsområdet, herunder af om der er behov for yderligere initiativer på området. 2.4 Hoved- og nøgletalsoversigt Definitioner og opgørelsesmetoder Overskudsgrad = Resultat før ekstraordinære poster x 100/ Omsætning i alt Likviditetsgrad = Omsætningsaktiver x 100/ Kortfristede gældsforpligtelser i alt ekskl. feriepengeforpligtelser Soliditetsgrad = Egenkapital ultimo x 100/ Samlede aktiver Finansieringsgrad = Langfristede gældsforpligtelser x 100/ Materielle anlægsaktiver Studieaktivitet Der skelnes mellem: - Ordinære videregående uddannelser - Åben uddannelse - Øvrige uddannelser 1 Studieaktiviteten opgøres i overensstemmelse med opgørelsesmetoderne på de forskellige uddannelsesområder (meritstå indgår ikke). I opgørelsen medtages aktivitet for alle rekvirenttyper. For indtægtsdækket virksomhed, hvor der ikke er normeret årsværksvægte, skønnes varigheden. For de ordinære videregående uddannelser oplyses TeoriSTÅ og PraktikSTÅ som indberettet til ministeriet plus eventuel ordinær videregående uddannelsesaktivitet som institutionen gennemfører for andre (aktiviteten henføres til det år, den er gennemført, uanset om en mindre del måtte være efterindberettet i et senere år). 1 Øvrige uddannelser indeholder uddannelsesaktiviteter, der ikke falder i de øvrige kategorier. Det kan bl.a. dreje sig om ungdomsuddannelser eller voksenuddannelser, der ikke er på videregående niveau, eller uddannelsesaktiviteter gennemført som indtægtsdækket virksomhed Side 6/11

7 Det specificeres, hvis en andel af aktiviteten, er udlagt til andre uddannelsesinstitutioner, og hvis institutionen gennemfører ordinære videregående uddannelsesaktiviteter for andre. Aktivitetstal indberettet til ministeriet tillagt eventuel aktivitet gennemført for andre institutioner og fratrukket eventuelle aktiviteter udlagt til andre, svarer til de faktiske ordinære videregående uddannelsesaktiviteter, der er gennemført og indgår i omkostningerne på institutionen. Dette tal oplyses som i alt ekskl. udlagt undervisning til andre. Antal dimittender oplyses som indberettet til ministeriet. (Der specificeres ikke, hvorvidt aktiviteterne har været udlagt, og der oplyses ikke eventuelle dimittender for uddannelse gennemført for andre). For åben uddannelse oplyses antal årsstuderende opdelt på videregående niveau og ikke-videregående niveau (AMU, EUD-enkeltfag mv.). Der oplyses aktiviteter som indberettet til ministeriet plus eventuelle aktiviteter gennemført (udlagt) for andre. Det specificeres, hvis en andel af aktiviteten, er udlagt til andre uddannelsesinstitutioner. Endelig specificeres, hvis institutionen gennemfører ordinære videregående uddannelsesaktiviteter for andre. (For udlagte aktiviteter skelnes ikke mellem videregående og ikke-videregående niveau). For øvrige aktiviteter skelnes mellem tilskudsfinansierede og kommercielle (IDV) aktiviteter. Institutionerne kan kontakte ved spørgsmål. 2.5 Forventninger til det kommende år Indholdet i beretningen om forventningerne til det kommende år har til formål kort og præcist at tegne et billede af de udfordringer, institutionen står overfor. Her kan institutionen bl.a. redegøre for tiltag, som følger på baggrund af den beskrivelse af institutionens økonomiske og faglige resultater, som det er beskrevet i årsrapportens øvrige afsnit. Det budgetterede resultat for det kommende år skal fremgå. 3. Afrapportering af den strategiske rammekontrakt for 2018 Der henvises til særskilt bilag vedr. vejledning til afrapportering af den strategiske rammekontrakt. 4. Regnskab Formålet med regnskabsafsnittet er at redegøre for institutionens ressourceforbrug i finansåret udtrykt ved en resultatopgørelse, og vise institutionens finansielle status på balancen. Regnskabsafsnittet skal indeholde: En beskrivelse af anvendt regnskabspraksis Resultatopgørelse Balance Pengestrømsopgørelse Noter Særlige specifikationer Side 7/11

8 4.1. Anvendt regnskabspraksis Beskrivelsen af anvendt regnskabspraksis skal kort og præcist beskrive hele den anvendte regnskabspraksis. Afsnittet om anvendt regnskabspraksis skal tage udgangspunktet i de regnskabsregler og principper som fremgår af Regnskabsbekendtgørelsen og de nærmere retningslinjer i Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning ( Beskrivelsen af anvendt regnskabspraksis skal omfatte følgende punkter: Indledningsvis henvises der til statens regnskabsregler. Herefter redegøres der for områder, hvor institutionen har opnået dispensation fra eller afviger fra gældende regler udover særbestemmelserne i ØAV en, jf. nedenfor. Disse områder bør indgå i rapporten hvert år, så der altid foreligger en samlet beskrivelse heraf. Første gang en dispensation/afvigelse forekommer skal årsrapporten indeholde en beskrivelse heraf sammen med en vurdering af den regnskabsmæssige effekt. Der redegøres for områder, hvor institutionen har foretaget skøn. I det omfang regnskabspraksis snævert følger retningslinjerne i Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning, er det tilstrækkeligt at henvise til denne. De anvendte regnskabsmæssige skøn, som er nødvendige for at forstå regnskabet, skal fremgå klart, herunder usikkerheder i forbindelse med skøn. Særlige forhold for den enkelte post skal altid forklares. For de statsfinansierede selvejende institutioner er der aftalt en række særbestemmelser med Moderniseringsstyrelsen. Det drejer sig om følgende særbestemmelser: Særbestemmelser for statsfinansierede selvejende institutioner under Undervisningsministeriet/ For bygninger og grunde anskaffet før 1. januar 2011, og hvor afskrivningshorisonten afviger fra 50 år fastholdes den hidtil anvendte afskrivningsprofil indtil aktivet er afskrevet. Eventuelle om- og tilbygninger til tidligere aktiveret ejendom, afskrives maksimalt over 50 år. Der kan anvendes scrapværdi ved nybyggeri og ved erhvervelse af brugte ejendomme. Der kan i ekstraordinære tilfælde og efter særskilt aftale med Moderniseringsstyrelsen foretages opskrivninger på materielle anlægsaktiver i situationer, hvor der er et åbenlyst misforhold mellem den reelle værdi af et aktiv og den bogførte værdi. Tilskuddene forudbetales i rater, der som udgangspunkt udbetales Side 8/11

9 månedsvis og indtægtsføres ved modtagelsen. Taxametertilskud indregnes i det år de vedrører i henhold til tilskudsreglerne bygningstaxameter- og fællesudgiftstaxametertilskud, der beregnes på baggrund af forudgående års aktivitet, indregnes således ikke i det år aktiviteten gennemføres, men i det år tilskuddet beregnes. Eventuelle kvartalsvise forudbetalinger vedrørende det kommende finansår, som sker umiddelbart før årsskiftet, optages på balancekonti ved modtagelsen og indtægtsføres i det finansår tilskuddene vedrører. Der stilles ikke krav om, at der foretages bevillingsmæssige reservationer i den enkelte institution. Uregulerede områder m.v. Opstår der regnskabsmæssige tvivlsspørgsmål eller problemstillinger, som ikke eksplicit er beskrevet i det regnskabsmæssige regelsæt eller som institutionen anmoder om dispensation for, så forelægges sagen ifølge aftale mellem Moderniseringsstyrelsen og Styrelsen for Institutioner og. Som udgangspunkt skal den anvendte regnskabspraksis, der var gældende før 1. januar 2011 videreføres indtil andet besluttes. For uddybning i forhold til aftalte særbestemmeler henvises til Moderniseringsstyrelsens notat vedrørende Tilpasning af regelsæt i ØAV som følge af selvejereformen. 4.2 Resultatopgørelse Resultatopgørelsen opstilles i overensstemmelse med paradigmet for årsrapporten. 4.3 Balancen Balancen omfatter hele institutionen, og skal vise institutionens aktiver og passiver pr. 31. december i finansåret. Balancen opstilles i overensstemmelse med paradigmet for årsrapporten. Udarbejdelsen af noter og særlige specifikationer fremgår af punkterne 4.5 og Pengestrømsopgørelsen Til årsrapporten udarbejdes en pengestrømsopgørelse. Pengestrømsopgørelsen indeholder oplysninger om institutionens pengestrømme og er væsentlig ved vurdering af institutionens evne til at frembringe likviditet og afvikle forpligtelser. Pengestrømsopgørelsen opstilles i overensstemmelse for paradigmet for årsrapporten. 4.5 Noter til årsrapport Årsrapporten skal indeholde noter som i paradigmet for årsrapporten i det omfang, at disse er relevante for den enkelte institution. Side 9/11

10 Endvidere skal indgå oplysning om kontantvurdering af grunde og bygninger pr. 31. december i regnskabsåret. 4.6 Særlige specifikationer til årsrapport Årsrapporten skal indeholde særlige specifikationer som i paradigmet for årsrapporten. Ved opgørelse af det akkumulerede resultat (egenkapitalen) vedrørende indtægtsdækket virksomhed tages udgangspunkt i år 2000 som første optjeningsår eller hvis senere i institutionens første regnskabsår. Det akkumulerede resultat (egenkapitalen) må ikke være negativt 4 år i træk. 5. Påtegning af det samlede regnskab Årsrapporten sluttes af med en påtegning. Påtegningen består af 2 elementer: Ledelsespåtegning inklusive ledelsens underskrifter og bestyrelsens habilitetserklæring samt Den uafhængige revisors påtegning. Ledelsespåtegning, ledelsens underskrifter og bestyrelsens habilitetserklæring Bestyrelse og direktion har dags dato behandlet og godkendt årsrapporten for regnskabsåret XXXX for institutionsnavn. Årsrapporten er udarbejdet i overensstemmelse med lov om statens regnskab m.v., bekendtgørelse nr. 116 af 19. februar 2018 om statens regnskabsvæsen mv. samt de nærmere retningslinjer i Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning ( I henhold til 39, stk. 4 i regnskabsbekendtgørelsen tilkendegives det: At årsrapporten er rigtig, dvs. at årsrapporten ikke indeholder væsentlige fejlinformationer eller udeladelser, herunder at målopstillingen og målrapporteringen i årsrapporten er fyldestgørende. At de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. At der er etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning af de midler og ved driften af de institutioner, der er omfattet af årsrapporten. Side 10/11

11 Bynavn, den xx. marts XXXX Daglig ledelse Hvis institutionens ledelse ikke kan erklære sig om ovenstående uden forbehold, dvs. hvis den er vidende om væsentlige fejl og mangler, må ledelsen i sin erklæring oplyse om dette. Endvidere erklærer bestyrelsen på tro og love, at opfylde habilitetskravene i 14, stk. 6 i lov om erhvervsakademier for videregående uddannelser. Bynavn, den xx. marts XXXX Bestyrelse Den uafhængige revisors påtegning Her indsættes revisionspåtegningen, der afgives i overensstemmelse med den til enhver tid gældende standard, som er aftalt mellem Rigsrevisionen og FSR danske revisorer. Side 11/11