Orientering om udbud af kørselsopgave

Transkript

1 Pkt. 442 Orientering om udbud af kørselsopgave Sagsnr Økonomiudvalget Lukket punkt Resume Der orienteres om kommende udbud på befordring af børn til og fra Specialbørnehaven Bjerget. Sagen er lukket, da den indeholder oplysninger om forhold vedrørende tilbud i forbindelse med udbud. Sagen kan efter endt udbudsrunde åbnes. Beslutningskompetence Økonomiudvalget Sagsfremstilling Specialbørnehaven Bjergets kontrakt på kørsel, udløber pr. 31. januar 2014 og skal således genudbydes. Kontraktsummen ligger over tærskelværdien i Udbudsdirektivet, og opgaven udbydes som et offentligt EU-udbud. Opgaven indgår i kommunens samlede analyse-arbejde på befordringsområdet, hvorefter der planlægges et stort udbud medio Denne opgave kan imidlertid ikke afvente et udbud så længe og vil i stedet blive udbudt for en relativ kort kontraktperiode, der strækker sig frem til og med 31. juli Der er tale om befordring af børn med psykiske, fysiske eller multiple funktionsnedsættelser, autisme eller lignende udviklingsforstyrrelser. Der stilles derfor en række særlige krav til den leverandør, der skal løse opgaven. Af samme årsag er det valgt at anvende tildelingskriteriet, det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor der lægges vægt på såvel prisen som på kvaliteten i opgaveløsningen. Pris og kvalitet vægtes ligeligt i udbuddet. Der er tale om et genudbud af opgaven, dog således at forstå at det forrige udbud måtte annulleres pga. manglende tilbud. Det vurderes ligeledes denne gang, at der vil være få leverandører, der kan løfte opgaven, navnlig pga. de særlige behov og krav der stilles. Dette vurderes ydermere at kunne medføre høje tilbudspriser, hvilket bestyrkes af den relativt korte kontraktperiode. Det forventes, at Roskilde Brandvæsen afgiver kontrolbud på opgaven. Det vurderes på foreliggende grundlag ikke, at virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse ved et eventuelt skifte af leverandør. Udbudsmaterialet efterlever den vedtagne Indkøbs- og udbudspolitik, herunder på miljøområdet samt for sociale og etiske hensyn. Økonomi Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser. Indstilling Forvaltningen indstiller, at sagen tages til orientering Skole- og Børneudvalget, , pkt. 158 Anbefales.

2 UDBUDSMATERIALE KØRSEL AF BØRN TIL OG FRA SPECIALBØRNEHAVEN BJERGET BEFORDRINGSOPGAVER ROSKILDE KOMMUNE

3 Udbud af befordring, Specialbørnehaven Bjerget Indledning Roskilde Kommune ønsker hermed at udbyde nærværende befordringsopgave af borgere. Udbuddet er et genudbud af en kørselsopgave for Specialbørnehaven Bjerget, beliggende i Roskilde Kommune. Børnehaven modtager børn med psykiske, fysiske eller multiple funktionsnedsættelser, samt børn med autisme eller lignende udviklingsforstyrrelser, fra såvel Roskilde som fra øvrige kommuner. Udbuddet omhandler alene kørsel af børn til specialbørnehaven, dvs. transport mellem hjem og institution. Derudover kan der være behov for kørsel i forbindelse med aflastning, hvor leverandøren vil skulle stå til rådighed. Den samlede kørselsvolumen til specialbørnehaven drejer sig pt. om 14 børn, der hver især skal tages særlige hensyn til. Kørslen af børnene vil blive bestilt både med kort og med længere (ugers) varsel for en enkelt eller for flere gange (periode), og kan risikere at skulle aflyses eller ændres med kort varsel. Formålet med udbuddet er at indgå kontrakt med én leverandør om befordring af institutionsbørnene. Transport kan foregå i handicapbus, minibus eller bus mellem børnehaven og børnenes hjem. Hvor nødvendigt skal mobilitetshjælpemidler (kørestol, etc.) medbringes. Opgaven udbydes for en kortere periode frem til og med 31. juli 2015 med mulighed for 6 måneders forlængelse, idet kørslen efterfølgende vil skulle indgå i Roskilde Kommunes samlede kortlægning og udbud af personbefordringsområdet. Ordregiver Udbyder og ordregiver er: Roskilde Kommune Rådhusbuen Roskilde CVR-nr: Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består udover nærværende dokument, af en kravspecifikation, kontraktudkast samt diverse bilag. Det samlede udbudsmateriale, herunder skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samt svar herpå, kan downloades via udbudssiden på EU-Supply. Roskilde Kommune forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt der konstateres mindre fejl eller udeladelser. Sådanne eventuelle korrektioner vil ligeledes blive offentliggjort via EU-Supply. Omfang Kontrakten vil gælde perioden 1. februar juli 2015, med mulighed for udbyder for at forlænge aftalen for yderligere 6 måneder på uændrede vilkår. Udbyder har i kontraktens første to måneder mulighed for at opsige aftalen med 14 dages varsel og i hele kontraktperioden gælder et opsigelsesvarsel på 3 måneder for udbyder og 6 måneder for leverandøren. Den samlede kørselsvolumen til specialbørnehaven Bjerget for udbudsperioden drejer sig pt. om 14 børn. Nærmere oplysninger, herunder adresser fremgår af bilag 2. Bemærk at det oplyste antal børn og kørsler kan variere over kontraktperioden, og det oplyste antal er således ikke forpligtende for udbyder, og leverandører garanteres ikke en minimumsomsætning på opgaven. Der tages således Udbud af befordring, Bjerget 2013, Roskilde Kommune, Side 2 af 10

4 forbehold for ændringer i antallet af elever og afhentningsadresser, f.eks. som følge af ændringer i børnetallet til institutionen. Ferieperioder og dage hvor der planlagt ikke skal være kørsler meldes løbende til leverandøren. Leverandøren må desuden påregne afbud/aflyste ture i alment omfang, som følge af eksempelvis sygdom. Procedure for udbuddet Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Dette medfører at alle leverandører der opfylder Roskilde Kommunes udvælgelseskriterier for opgaven kan afgive tilbud og vil blive taget i betragtning ved evalueringen såfremt tilbuddene er konditionsmæssige. Tilbud modtages kun digitalt, og skal sendes via udbudssystemet EU-Supply, jfr. nedenfor. Tilbud modtaget på andre måder end gennem EU-Supply vil ikke blive taget med i vurderingen. Frist for afgivelse af tilbud på opgaven skal være afgivet via EU-Supply senest: Onsdag den 4. december 2013, kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Bemærk at det alene er tilbudsgivers ansvar at tilbud er fremsendt/uploadet i rette tid. Elektronisk udbudssystem EU-Supply s udbudssystem (CTM) er det digitale værktøj Roskilde Kommune anvender ved sine udbud. Alle leverandører har mulighed for at anvende systemet og afgive tilbud mv., hvilket er uden omkostninger for leverandørerne. Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen foregå via det elektroniske udbudsværktøj (EU-Supply), og der kan således ikke rettes henvendelser direkte til Roskilde Kommune. For spørgsmål omkring brugen af systemet kan EU-Supply s support kontaktes via support@eu-supply.com eller telefonisk på Bemærk at EU-Supply ikke svarer på spørgsmål vedrørende selve udbuddet. Udvælgelseskriterier Tilbudsgivernes egnethed til at løfte den udbudte opgave vil blive vurderet på baggrund af den fremsendte dokumentation, som beskrevet nedenfor. Tilbud der ikke lever op til de anførte udvælgelses- og dokumentationskrav, risikerer at blive afvist som uegnede eller ukonditionsmæssige og dermed ikke blive taget i betragtning ved evalueringen. Følgende dokumentation bedes fremsendt: 1. Referenceliste som dokumenterer erfaring med erhvervsmæssig personbefordring i mindst 1 år med minimum 2 betalende kunder på tidspunktet for tilbuddets afgivelse. Referencer bedes så vidt muligt indeholde kontaktoplysninger på ordregiver (navn, telefon og -adresse på relevant kontaktperson). Udbud af befordring, Bjerget 2013, Roskilde Kommune, Side 3 af 10

5 2. Kortfattet beskrivelse/præsentation af ansøgers virksomhed. 3. Tro- og love-erklæring vedrørende ubetalt forfalden gæld til det offentlige jfr. LBK 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. 4. Tro- og love-erklæring vedrørende udelukkelsesgrundene i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni , stk. 2 vedrørende strafbare forhold og udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivet art. 45, stk. 2 litra a-c og e-f som bl.a. omfatter begæringer om konkurs mv. samt betaling af skatter og afgifter mv. 5. Tilbudsgiver skal dokumentere at have gyldig tilladelse til erhvervsmæssig persontransport efter Busloven. 6. Seneste godkendte årsregnskab. Regnskabet skal som minimum være revideret og godkendt af registreret revisor og må ikke indeholde forbehold for virksomhedens fortsatte drift. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne og dokumentationen anført ovenfor, afgives for hver deltager i sammenslutningen/konsortiet. Det er vigtigt at ansøgere fremsender al efterspurgt dokumentation og det er alene ansøgers ansvar at ansøgninger fremsendes rettidigt. Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal på Roskilde Kommunes forlangende, inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgiver aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i udbudsdirektivet. Tildelingskriterium Opgaven vil blive tildelt efter kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, med følgende underkriterier: - Pris, som vægter 50% i evalueringen - Kvalitet, som vægter 50% i evalueringen Ad Pris : Der ønskes tilbud på fastpris for én kørsel mellem hjem og børnehave indenfor kommunegrænsen og fastpris på kørsel, hvor hjemmet ligger udenfor kommunegrænsen. En daglig tur til og fra børnehaven tæller således som to ture Priser skal indtastes direkte i systemet CTM (EU-Supply). De angivne priser skal indeholde samtlige omkostninger forbundet med opgavens udførelse, og leverandøren vil således ikke være berettiget til eksempelvis at fakturere gebyrer eller lignende af nogen art. Priser afgives som pris pr. tur/kørsel pr. barn. Priserne skal inkludere transport af børnenes eventuelle kørestole og andet gods eller hjælpemidler. Udbud af befordring, Bjerget 2013, Roskilde Kommune, Side 4 af 10

6 Derudover skal som option, oplyses en km-pris pr. barn, der vil være gældende i tilfælde af eventuelle særkørsler, eksempelvis hvis børnene skal på ekskursion. Optionsprisen vægtes ikke ved tildelingen. Endelig skal oplyses en pris på transport af hjælpere eller andre personer, der i særtilfælde måtte have behov for at følges med en eller flere af børnene under kørslen. Ligeledes skal som option, oplyses en km-pris for børn hhv. inden- og udenfor kommunen der måtte have behov for solo-kørsler. Ad Kvalitet : 1. Opgaveløsning Tilbudsgiver skal redegøre for hvorledes kørslen vil blive udført og hvorledes det tilsikres at driftssikkerheden holdes på maksimalt niveau. Ved vurderingen lægges vægt på hvorledes driftssikkerhed tilsikres og særligt hvorledes tilbudsgiverne i deres opgaveløsning tilgodeser børnehavens og børnenes særlige behov. 2. Sikkerhed Tilbudsgiver skal redegøre for omfanget af udstyr i køretøjerne udover de anførte mindstekrav, der anvendes til persontransport indenfor området i dette udbud. Tillige ønskes alle planlagte ændringer og opdatering af sikkerhedsanordninger, der forefindes i køretøjerne, beskrevet. Her vurderes der på kvaliteten og omfanget i det sikkerhedsudstyr, der konkret er i køretøjerne. Der tages ligeledes hensyn til planlagt ændring og opdatering af sikkerhedsanordninger, der forefindes i køretøjerne. 3. Chauffører Tilbudsgiver skal beskrive faglige kvalifikationer (erfaring i omgang med børn og børn med særlige behov) herunder forudsætninger for på rette måde at kunne håndtere brugerne for de konkrete chaufførerne der vil blive tilknyttet opgaveløsningen. Tilbudsgiver skal ligeledes beskrive chaufførens kørselserfaring og erfaring i omgang med borgere. Der måles på chaufførens faglige kvalifikationer (erfaring i omgang med børn med særlige behov) herunder personalets forudsætninger for på rette måde at kunne håndtere brugerne. Ligeledes på chaufførens kørselserfaring og erfaring i omgang med borgere. Spørgsmål og svar til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til udbyder via CTM (EU-Supply) senest den 21. november 2013 Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form ligeledes blive gjort tilgængelige via CTM. Spørgsmål modtaget inden tidsfristen vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Udbud af befordring, Bjerget 2013, Roskilde Kommune, Side 5 af 10

7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal som minimum være gældende i 6 måneder efter datoen for offentliggørelse af nærværende udbud. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. Fakturering Fakturering skal ske månedligt, på baggrund af de faktisk gennemførte kørsler, og have en detaljeringsgrad som anført i kontrakten. Udbyder kan kræve at fakturering skal ske direkte til de respektive kommuner som børnene tilhører, idet det oplyses at de fleste af børnene ikke er borgere i Roskilde Kommune. Statistik og kørselskontor Roskilde Kommune har oprettet et centralt kørselskontor, der bl.a. har til opgave at indsamle data og skabe et samlet overblik over kommunens kørsler/befordring. Leverandøren skal, som en del af Kontrakten, løbende levere data til kørselskontoret omkring de udførte kørsler og faktureringer. Følgende data skal som minimum leveres på månedlig basis: - Dato for kørslen - Tidspunkt for kørslen (start- og sluttidspunkt) - Navn og cpr.-nr. på de befordrede børn - Destination; til- og fra-adresse - Vognnr./-id - Status på kørslen (befordret, forgæves kørsel, afbestilt rettidigt mv.) - Antal befordringer pr. barn dagligt - Pris pr. tur Data skal fremsendes elektronisk i et format fuldt kompatibelt med Excel. Forbehold Nærværende dokument indeholder information omkring udbuddet og en række krav hertil og til selve opgaveløsningen. Herudover indeholder kontrakten og kravspecifikationen en række specifikke krav. Alle krav skal som udgangspunkt opfyldes af tilbudsgivere uanset hvor i udbudsmaterialet de fremgår. Såfremt tilbudsgivere tager forbeholde skal ethvert sådant være ledsaget af en skriftlig begrundelse og oplistes i særskilt dokument. I det omfang, tilbudsgivere ikke udtrykkeligt i tilbuddet tager forbehold over for konkrete bestemmelser, og herunder angiver, hvilken anden konkret formulering tilbudsgiveren vil indgå på, lægges til grund, at tilbudsgiveren har accepteret samtlige bestemmelser, således at bestemmelserne vil indgå i den endelige kontrakt mellem tilbudsgiveren og Roskilde Kommune. Eventuelle standardbetingelser som tilbudsgiveren måtte vedlægge vil ikke blive accepteret og Roskilde Kommune vil i evalueringen se bort fra disse. Udbud af befordring, Bjerget 2013, Roskilde Kommune, Side 6 af 10

8 Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Behandling af tilbud mv. Tilbud registreres elektronisk i CTM ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Fremsendt tilbudsmateriale betragtes som Roskilde Kommunes ejendom. Det er et krav fra Roskilde Kommune, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Roskilde Kommune uvedkommende. Aktindsigt Roskilde Kommune er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt. Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan markere, hvilke forhold i tilbuddet der af tilbudsgiver betragtes som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og/eller fortrolige aspekter. Roskilde Kommune er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i Roskilde Kommunes vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. Kontraktvilkår Det er Roskilde Kommunes hensigt at indgå kontrakt med den vindende leverandør på grundlag af kontraktudkastet bilagt nærværende udbudsmateriale. En endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. Øvrigt Det oplyses at Roskilde Kommune forventer at afgive kontrolbud på opgaven. Roskilde Kommune stiller en række sociale og etiske krav til sine leverandører som skal efterleves af alle leverandører i enhver henseende. Disse fremgår af kontrakten. Udbud af befordring, Bjerget 2013, Roskilde Kommune, Side 7 af 10

9 Kravspecifikation Alle krav i kravspecifikationen skal være opfyldt. Tilbudsgiver skal i udbudssystemet erklære hvorvidt alle krav opfyldes. Såfremt tilbudsgiver ikke kan opfylde et eller flere af kravene skal dette angives udførligt i tilbuddet. Der gøres dog særligt opmærksom på at forbehold kan medføre at tilbud afvises jfr. udbudsbetingelserne. 1. Krav til kørsel mv. 1.1 Kørslen vil forgå mellem barnets hjem og børnehaven. 1.2 Børnene vil ikke være i stand til at benytte offentlige transportmidler, hvorfor en del af dem, vil skulle hjælpes til og fra bopæl/børnehave og bilen. 1.3 Kørslen skal udføres af erfarne chauffører, med erhvervskørekort, inkl. bestået glatføreprøve. Chaufføren skal have erfaring med børn og handicappedes behov under afhentning, kørsel og hjemkomst. Barnet følges altid helt ind til børnehave/bopæl. 1.4 Afhængigt af barnets handicap skal chaufføren om nødvendigt hjælpe med overtøj, skift fra stol til kørestol m.m. 1.5 Chaufføren har pligt at melde til børnehavens kontor og til forældrene såfremt barnet ikke er hjemme. Hvis barnet ikke er klar ved afhentningstidspunktet, aftales videre handling med børnehavens kontor. 1.6 Chaufføren skal have tilstrækkelig viden om og forståelse for handicappedes behov under afhentning, fastspænding, kørsel og afsætning. 1.7 Det skal være faste chauffører, der udfører kørsel. 1.8 Barnesæder der skal anvendes under kørslerne leveres af Bjerget. 1.9 Ved driftsstop, sygdom og lignende skal leverandøren indsætte andet materiel og personale, dog altid med forudgående accept fra Bjerget I alle busser skal forefindes lager af ekstra fastspændings-seler og udstyr Ved leverandørens/chaufførens forfald er det leverandørens ansvar selv at finde erstatning, således at kørsel kan gennemføres problemfrit Chaufføren skal sørge for at hjælpe børnene ind og ud af køretøjerne samt sørge for og have alt ansvar for forsvarlig fastspænding af alle passagerer, kørestole, rollatorer og andet gods Fastspænding, børnenes siddestillinger mv. efterses af Bjergets medarbejdere, og henstillinger fra disse skal efterleves af leverandøren Leverandøren er ansvarlig for køretøjernes sikkerhedsudstyr, særligt til fastspænding af kørestole samt tilstedeværelse af lovpligtige sikkerhedsseler samt førstehjælpsudstyr Såfremt en eller flere af børnene ikke er klar til afhentning på aftalte tidspunkt, aftales den videre handling med Bjerget Problemer med vejrlig skal i første omgang afhjælpes af chaufføren sammen med børnehaven og forældrene Episoder undervejs f.eks. i form af sygdomsanfald og lignende skal chaufføren straks meddele til Bjerget Tobaksrygning eller alkoholindtag i køretøjerne er på intet tidspunkt tilladt, uanset om børnene befinder sig i køretøjerne eller ej. Eventuelle askebægre i køretøjerne skal være tømte og rengjorte. Ligeledes er rygning eller alkoholindtag tæt ved køretøjerne heller ikke tilladt Roskilde Kommune kan rettidigt og uden yderligere omkostninger aflyse kørsler indtil 30 minutter inden det aftalte afhentningstidspunkt Der kan udelukkende faktureres og afregnes for faktisk gennemførte kørsler og der afregnes pr. tur pr. barn Alle passagerer skal være fastspændt under kørsel. Udbud af befordring, Bjerget 2013, Roskilde Kommune, Side 8 af 10

10 1.22 Ændringer der har betydning for sikkerheden i forbindelse med kørslen, skal omgående meddeles til Bjerget Leverandøren skal garantere at al kørsel for Roskilde Kommune er i overensstemmelse med gældende regler for persontransport, direktiver, forordninger, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt Der må ikke uden Roskilde Kommunes forudgående accept, transporteres andre personer eller gods sammen med børnene under denne kontrakt Vognmand og chauffører er undergivet tavshedspligt og må ikke drøfte børn med udenforstående. Tavshedspligten gælder også efter ansættelsesforholdets evt. ophør. Det er vognmandens opgave at sørge for at de ansatte overholder deres tavshedspligt Fysisk magtanvendelse, ydmygelse eller anden form for nedværdigende behandling af børnene er ikke tilladt Leverandøren må ikke ændre kørslen og eksempelvis aflevere børnene andre steder end det fast aftalte, uden at dette er aftalt med Bjerget på forhånd Leverandøren er forpligtet til at følge de anvisninger vedrørende kørslens udførelse, der gives af Bjerget og Roskilde Kommune 1.29 Leverandøren udarbejder kørselsplaner som godkendes af Bjerget Leverandøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse, med mindre at dette hindres af forhold der ligger udenfor leverandørens kontrol og som ikke har været til at forudse eller undgå Leverandøren har det fulde ansvar for at kørslen gennemføres i henhold til nærværende vilkår og retningslinjer Leverandøren kan kun med Roskilde Kommunes godkendelse lade en anden entreprenør udføre kørslen helt eller delvist Barnet må højst være 1 time undervejs til det bestilte tidspunkt men skal være fremme til tiden. Transporttiden til bopælen må ikke overskride 1 time. For børn der køres til/fra adresser udenfor Roskilde Kommune kan en transporttid på 1¼ time (= 5 kvarter) undtagelsesvist accepteres Chaufføren skal forud for hver afhentning og aflevering hos forældrene ringe til forældrene og advisere herom Der skal anvendes faste chauffører på alle kørsler Nye chauffører skal varsles til Bjerget, ligesom sygdom og ferie af de faste chauffører skal oplyses til Bjerget, således at forældre og børn kan forberedes Bestiller af transporter vil som udgangspunkt altid være børnehavens kontor, men det kan i enkelte tilfælde ved sygdom være barnets forældre der aflyser en kørsel. Leverandøren skal inden kontraktens opstart oplyse ét fast sted hvortil bestillinger og aflysninger skal rettes. Det skal være muligt at afbestille såvel telefonisk som digitalt (f.eks. via ) Det er et krav at leverandøren udviser fleksibilitet og samarbejdsvilje i forbindelse med bestillinger, aflysninger og kørselsændringer 1.39 Hvis individuelle forhold ikke taler imod, kan der almindeligvis køres flere børn sammen Kontaktstedet skal have en servicemindet og positiv kommunikationsform. Ved samarbejdsmæssige - eller principielle problemstillinger kontaktes børnehavens kontor altid Børnene skal være fremme ved Bjerget hver morgen kl Det er vigtigt at køretøjerne ikke kommer tidligere da der ikke kan forventes personale på Bjerget tilstede før. Hjemkørsler sker fra Bjerget to gange dagligt, hhv. kl og De anførte tider er gældende på udbudstidspunktet men kan variere over kontraktperioden 1.42 Forud for kontraktstart skal leverandøren og de chauffører der skal tilknyttes opgaven, deltage i et opstartsmøde/-forløb på Bjerget, hvor børnene bliver bekendt med de kommende chauffører. Af hensyn til børnenes tryghed ophænges i børnehaven tillige billeder af alle chaufførerne. 2. Krav til køretøjerne Udbud af befordring, Bjerget 2013, Roskilde Kommune, Side 9 af 10

11 2.1 Køretøjerne skal være godkendt til erhvervsmæssig befordring og chaufføren til det pågældende køretøj skal have erhvervsmæssigt kørekort. 2.2 Leverandøren skal i forbindelse med kørslen tegne alle lovpligtige forsikringer. 2.3 Leverandøren er forpligtet til at vedligeholde de køretøjer der bruges til den udbudte kørsel. Alle udgifter til reparation og vedligeholdelse af udstyr i køretøjerne afholdes af kontrakthaver. 2.4 Alle køretøjer skal være forsynet med kommunikationsudstyr, eksempelvis i form af radio (sender og modtager), eller mobiltelefon således at vognen til enhver tid kan kontaktes. 2.5 Alle køretøjer skal være udstyret med GPS, og leverandøren skal på udbyders forlangende fremvise konkret data herfra. Data skal som minimum kunne fremvises for de tre forudgående måneder. Data skal kunne afklare eventuelle tvivl eller uoverensstemmelser omkring de gennemførte kørsler, herunder tider og hastigheder. 2.6 Ved befordring skal alle passagerer anvende godkendte seler/fastspændingsudstyr. 2.7 Alle køretøjer skal som minimum opfylde Euro-norm Køretøjer der anvendes til befordringen må ikke være ældre en 10 år, regnet fra første indregistreringsdato. 2.9 Køretøjerne skal have plads til at børnene kan medbringe deres eventuelle mobilitetshjælpemidler. 3. Krav til chauffører 3.1 Chauffører skal være fortrolige med den konkrete rute. 3.2 Chauffører skal yde en korrekt og venlig betjening, kunne betjene køretøjet korrekt under alle forhold samt præsentere en passagervenlig transport. 3.3 Chauffører skal kunne kommunikere på flydende dansk med børnene. 3.4 Ved utilfredshed med konkrete chauffører, skal sådanne udskiftes på Bjergets anmodning. Dette vil udelukkende blive aktuelt hvor der opstår problematikker omkring børnenes tryghed, hvilket er Bjergets vurdering alene. 3.5 Alle chauffører skal have gennemført opdaterede førstehjælpskurser. 3.6 Tilbudsgiver skal forud for kontraktstart fremsende blanke, udvidede børneattester for alle chauffører, der kører for børnehaven. Al kommunikation til børnene skal foregå på dansk. 3.7 Leverandøren skal på Roskilde Kommunes forlangende fremsende straffeattester for hver enkelt chauffør. Kommunen er altid berettiget til at afvise chauffører, såfremt straffeattesten giver anledning til bemærkninger. Dette er alene kommunens vurdering. Udbud af befordring, Bjerget 2013, Roskilde Kommune, Side 10 af 10