KVARTALSRAPPORT KVALITETSFONDSBYGGERIERNE DET NYE RIGSHOSPITAL

Transkript

1 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Enhed for Byggestyring Center for Økonomi Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -1 af 31 Center for Økonomi Enhed for Byggestyring KVARTALSRAPPORT KVALITETSFONDSBYGGERIERNE 1. oktober december 2018 DET NYE RIGSHOSPITAL

2 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -2 af 31 2

3 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -3 af Indledning Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der for de enkelte kvalitetsfondsprojekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til regionsrådene, som også danner grundlag for Sundheds- og Ældreministeriets opfølgning. Kvartalsrapporteringen skal således give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Det daværende Ministerium for Sundhed og Forebyggelse godkendte den 31. marts 2014 udbetalingsanmodningen for Det Nye Rigshospital. Efter udbetaling fra kvalitetsfonden afrapporteres kvartalsvis til regionsrådet og til Sundheds- og Ældreministeriet efter fast koncept. 3

4 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -4 af Ledelseserklæring Ledelsen i Region Hovedstaden fremsender hermed kvartalsrapportering pr. 31. december 2018 for Region Hovedstadens igangværende Kvalitetsfondsprojekter (Nyt Hospital Herlev, Det Nye Rigshospital, Nyt Hospital Bispebjerg, Ny Retspsykiatri Sct. Hans, Nyt Hospital Hvidovre samt Nyt Hospital Nordsjælland) der alle har modtaget godkendelse af udbetalingsanmodning fra Sundheds- og Ældreministeriet. Kvartalsrapporteringen er baseret på kvartalsrapporteringen for de enkelte kvalitetsfondsprojekter som regionsrådet har behandlet på regionsrådsmødet den 9. april Ledelsen kan efter bedste overbevisning erklære, at: det enkelte projekts kvartalsrapportering giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og risiko vedrørende de igangværende anlægsprojekter finansieret ved kvalitetsfondsmidler kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af regionens deponeringsgrundlag vedrørende anlægsprojekterne med kvalitetsfondsfinansiering - og de dertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartalet såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret i overensstemmelse med gældende administrative regler såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn Kommentarer til eventuelle forbehold og supplerende oplysninger fra revisionen vedr. projekterne fremgår af afsnit 3 i det enkelte projekts kvartalsrapportering. Hillerød, april 2019 Sophie Hæstorp Andersen Regionsrådsformand Jens Gordon Clausen Koncerndirektør 4

5 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -5 af Revisionserklæring Den uafhængige revisors erklæring omfatter det økonomiske forbrug for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Det Nye Rigshospital i 4. kvartal Endvidere omfatter revisors erklæring deponeringsgrundlaget pr. 31. december 2018 for samtlige af regionens kvalitetsfondsfinansierede projekter. Region Hovedstadens eksterne revision BDO har gennemgået kvartalsrapporten og har den 15. marts 2019 fremsendt udkast til revisorerklæring for Det Nye Rigshospital, der såfremt kvartalsrapporten godkendes af regionsrådet i sin nuværende form, vil blive fremsendt til Sundheds- og Ældreministeriet. Erklæringerne er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Uddrag fra revisorerklæring vedrørende Det Nye Rigshospital: Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober december 2018 (4. kvartal 2018) i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske drift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget), ikke er opgjort i overensstemmelse med regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold i regnskabet Uden at tage forbehold skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Det Nye Rigshospital afsnit 4.1, Status for Det Nye Rigshospital pr. 4. kvartal 2018, hvoraf følgende fremgår: Sundheds- og Ældreministeriet har 29. august 2016 skriftligt 5

6 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -6 af 31 meddelt Region Hovedstaden at ministeriet med virkning fra 1. oktober 2016 har valgt at påbegynde et skærpet administrativt tilsyn af projektet. Ministeriet begrunder det skærpede tilsyn med at ministeriet vurderer, at der er større potentiel risiko for, at projektet ikke kan realiseres indenfor den bevilgede ramme. Ministeriets vurdering sker på baggrund af projektets rapportering om netop den risiko. Administrationen er enig i denne vurdering. Uden at tage forbehold skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Det Nye Rigshospital afsnit 4.1, Status for Det Nye Rigshospital pr. 4. kvt. 2018, hvoraf følgende fremgår: Rigshospitalets forretningsudvalg for Nordfløjen besluttede på sit møde i januar 2019 at udskyde flyttedatoen for de indlagte patienter fra 6. oktober 2019 til 26. januar Der arbejdes samtidig på at ibrugtage den radiologiske kapacitet i stuetagen tidligere, såfremt det er muligt. Byggeledelsens konstaterede risici for at byggeriet først afleveres ultimo marts 2019, og at ibrugtagningstidspunktet er flyttet til ultimo januar 2020, medfører, at ibrugtagningstidspunktet samlet set er forsinket 14 måneder i forhold til det oprindeligt planlagte. Uden at tage forbehold skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Det Nye Rigshospital afsnit 5.1.1, Risikorapport kvartalsrapportering for 4. kvartal 2018 for Det Nye Rigshospital, hvor af følgende gengivelse af Det Tredje Øjes vurdering fremgår: Ved udgangen af 4. kvartal 2018 vurderes fortsat at være en samlet sandsynlig overskridelse af totalrammen for kvalitetsprojektet udover den allerede aftalte mellem finansiering via IMT-budgettet. Den samlede sandsynlige overskridelse er væsentlig forøget i forhold til 3. kvartal 2018, idet der igen kan konstateres yderligere forsinkelser på byggearbejderne med afledte yderligere forsinkelsesomkostninger og øgede udgifter til ekstraarbejder. Projektets ledelse har en styrket og fokuseret indsat på en lang række områder. Det har ikke været muligt med tilstrækkelig opmanding eller tilstrækkelige tiltag til at indhente forsinkelse. DTØ forudser derfor fortsat, at der er en risiko for at det aktuelle risiko- og reservebillede ændres helt frem til afslutning af masterplanperioden, i det der fortsat er et stort spænd mellem best og worst case scenarierne Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Regionen har i overensstemmelse med regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Revisionserklæringerne fremgår i deres helhed af bilag til mødesagen. 6

7 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -7 af Overblik Som følge af den negative udvikling, herunder forsinkelse af arbejdstidsplan, voldgiftssagen og manglende fremdrift, er det administrationens vurdering, at det er overvejende sandsynligt, at de samlede reserver ikke vil kunne modsvare det beløb, der afspejler det mest sandsynlige udfald af de uafklarede forhold i byggesagen. Dette vil medføre, at regionen for egne midler skal supplere det reserverede beløb til projektet. Det er indarbejdet i investeringsbudgettet for Status for Det Nye Rigshospital pr. 4. kvartal 2018 Kvalitetsfondsbyggeriet på Rigshospitalet omfatter opførelse af et byggeri på hjørnet af matriklen mod Blegdamsvej og Frederik V s Vej på ca m² - den såkaldte Nordfløj. I bygningen placeres HovedOrtoCentret og NeuroCentret med senge, operationsstuer og støttefunktioner samt ambulatoriefunktioner for HovedOrtoCentret. Som en del af kvalitetsfondsprojektet er der færdiggjort et byggeri ved siden af Rockefellerkomplekset på ca m² ud mod Amorparken. Denne bygning indeholder patienthotel med 74 senge samt Rigshospitalets administration. Endelig er der opført et parkeringshus med ca. 650 P-pladser beliggende på hjørnet af matriklen ved Frederik V s Vej og Edel Sauntes Allé. Projektkonkurrencen omfattede alle 3 delprojekter. Totalrådgiver er Aarhus arkitekterne A/S med underrådgivere 3XN, Nickl & Partner, Grontmij og Arkitekt Kristine Jensens Tegnestue. Bygherrerådgiver er Niras A/S. Sundheds- og Ældreministeriet har 29. august 2016 skriftligt meddelt Region Hovedstaden at ministeriet med virkning fra 1. oktober 2016 har valgt at påbegynde et skærpet administrativt tilsyn af projektet. Ministeriet begrunder det skærpede tilsyn med at ministeriet, vurderer at der er større potentiel risiko for, at projektet ikke kan realiseres indenfor den bevilgede ramme. Ministeriets vurdering sker på baggrund af projektets rapportering om netop den risiko. Administrationen er enig i denne vurdering. Regionen har ansvar for at reservere et beløb til det mest sandsynlige udfald af de uafklarede forhold samt forventede procesomkostninger, så det afspejler det aktuelle risikobillede. I tilfælde, hvor regionen ved projektets afslutning vurderer, at det reserverede beløb ikke er tilstrækkeligt og totalrammen allerede er fuldt disponeret, skal regionen for egne midler supplere det reserverede beløb. Regionen har mulighed for at anvende sådanne 7

8 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -8 af 31 reserverede midler på tværs af regionens kvalitetsfondsprojekter, Jf. Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri. Styringsparadigmet for de store byggerier i Region Hovedstaden blev opdateret i juni 2018 og annonceret ved en formandsmeddelelse på forretningsudvalgsmødet den 12. juni Det Nye Rigshospital har i den forbindelse opdateret styringsmanualen den 27. september 2018 til det nye paradigme. Den opdaterede styringsmanual for Det Nye Rigshospital blev godkendt af hospitalsstyregruppen på HBSG mødet den 3. oktober Projekthåndbogen blev også opdateret den 27. september 2018 qua den projektspecifikke styringsmanual blev opdateret. Nordfløjen Hovedprojekteringen af Nordfløjen blev afsluttet primo Nordfløjen er udbudt i seks storentrepriser, og den syvende (Landskab og terræn) er udbudt og der er indgået kontrakt den 8. juni Landskab og terræn er i udførsel. Da entreprisekontrakterne for Nordfløjen blev indgået i slutningen af 2014, var det oprindelig forudsat i udbudstidsplanen, at byggeriet skulle afleveres fra entreprenørerne den 23. januar 2018 med en indflytning i bygningen primo november Byggearbejdet på Nordfløjen blev påbegyndt primo 2015 og Nordfløjen forventes ibrugtaget ultimo januar Der har været to vandskader i oktober måned Den ene vandskade opstod i weekenden den oktober på grund af en utæthed på et såkaldt T- stykke i længe 7. Den anden vandskade blev konstateret den 29. oktober i længe 4 som følge af, at en ventil fra teknikentreprenørens side ikke var lukket i forbindelse med påfyldning af vand på et anlæg. Udbedringen af vandskaderne har kun i begrænset omfang haft indflydelse på forsinkelsen af byggeriet. Der er indgået aftaler med apteringsentreprise S3 (Elindco) og teknikentreprise S4 og S5 (Kemp & Lauritzen) om ny afleveringsdato den 1. marts Kemp & Lauritzen, Elindco og byggeledelsen har i fællesskab, udarbejdet koordinerende arbejdstidsplan rev L med slutdato den 19. februar r 2019, hvilket skal danne grundlag for en aflevering den 1. marts Derefter vil der pågå aftalte udskudte arbejder frem til primo juni samt indreguleringsaktiviteter til medio september I forhold til den koordinerende arbejdstidsplan rev L er samtlige processer afsluttet med undtagelse af entreprenørernes egen gennemgang for udbedring af fejl og færdiggørelse af kvalitetssikringen. For denne proces har byggeledelsen registreret en stor forsinkelse hos alle entreprenører, både udbedring af fejl, men også hvad angår udbedring af mangler. Det er byggeledelsens vurdering at den koordinerende arbejdstidsplan rev L aktuelt har et efterslæb på 8 uger. Byggeledelsen anfører på den baggrund, at der er 8

9 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -9 af 31 en risiko for, at byggeriet ikke bliver færdigt den 1. marts Konsekvensen kan medføre, at byggeriet først afleveres ultimo marts Alternativt vil entreprenørerne færdigmelde inden den 1. marts 2019 dog med forventet rigtig mange mangler. Uanset aflevering forventes et antal mangler ved aflevering, som herefter kan give udfordringer for test og indreguleringsplanen mm. Der er et afklarings- og koordineringsarbejde i gang i forhold til begrænsninger og konsekvenser af de afsluttende indreguleringsarbejder, frem til aktuelt medio september 2019 for planlagte aktiviteter i masterplanperioden, som løber fra 1. marts januar Rigshospitalets forretningsudvalg for Nordfløjen besluttede på sit møde i januar 2019 at udskyde flyttedatoen for de indlagte patienter fra 6. oktober 2019 til 26. januar Der arbejdes samtidigt på at ibrugtage den radiologiske kapacitet i stueetagen tidligere, såfremt det er muligt. Byggeledelsens konstaterede risici for at byggeriet først afleveres ultimo marts 2019 og at ibrugtagningstidspunktet er flyttet til ultimo januar 2020 medfører, at ibrugtagningstidspunktet samlet set er forsinket 14 måneder i forhold til det oprindeligt planlagte. De aktuelle forsinkelser og udfordringer med fremdriften betyder, at den samlede risiko for totalrammeoverskridelse er forværret yderligere i forhold til sidste kvartalsrapportering. Det medfører, at der nu er forøget risiko for, at regionen for egne midler skal supplere med et betydeligt beløb. Der er afsat midler i investeringsbudgettet for 2019 til at supplere det reserverede beløb til projektet. Totalrådgiver rapporterer, at overordnet er kvaliteten af entreprenørernes arbejder i orden. De kendte udfordringer, der er med kvalitet, håndteres. Omfanget er forventeligt for byggeriets kompleksitet og størrelse. Aktuelt er der følgende større problemstillinger ift. kvalitet: Utætte ventilationskanaler hos installationsentreprenør: Der arbejdes med udbedring og løsning for tætning samt heraf afprøvning af metode for udbedring og tætning således at de stillede tæthedskrav kan overholdes. Syn & skøn pågår fortsat og skønsrapport afventes. Den aktuelle status er, at der i samarbejde med teknikentreprenøren i januar 2019 er udført supplerende test af kanalerne. Den supplerende test var tilsfredsstillende. Der afventes test af anlæg i operationsafsnit. Derudover afventes syn og skønsrapport i forhold til, om den udførte fugning for tæthed kan accepteres. Den samlede konklusion afventes. Akustik i Længe 3: Syn og skøn vedr. overholdelse af de akustiske krav grundet manglende isolering bag forsatsvægge mod facader samt placering af tværvægge mod 9

10 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -10 af 31 forsatsvæg / facade er igangsat. Løsning/opretning i det valgte prøverum er udført. Der er efterfølgende modtaget test og rapport, som fastslår, at løsningen kan anvendes. Udbedring er igangsat og indblæsning af granulat pågår og forventes udbedret inden aflevering. Fugt i tagkonstruktion (isolering): Status på den konstaterede fugt i isoleringen under det færdige tag er, at projektorganisationen har igangsat en syn og skønssag under Voldgiftsnævnet med henblik på at få afdækket omfang og løsninger samt at kunne dokumentere skaden med henblik på at rejse krav om erstatning fra NCC, som er ansvarlig for tagarbejderne. Konsekvensen er, at noget isolering formentlig skal udskiftes. Omfanget er endnu ikke kendt, og der er ikke lavet et omkostningsestimat. Projektorganisationen rapporterer, at på baggrund af Kammeradvokatens vurdering, står projektet godt i en eventuel uenighed om, hvem der skal dække omkostningerne til udskiftning af isolieringen. Fugtskaden forventes ikke at få indflydelse på fremdriften, da udbedringen kan foregå uden at forstyrre det igangværende arbejde. Skaden er anmeldt til forsikringen. Byggeprocessen har siden projektet gik i jorden i 2015 været vanskelig og kendetegnet ved uenighed om kvaliteten af udbudsmaterialet mellem bygherre og rådgiver på den ene side og særligt råhusentreprenøren (NCC) på den anden side. Det har løbende været arbejdet på en løsning af de nævnte uenigheder, der udover at påvirke økonomien også har haft indvirkning på ibrugtagningstidspunktet. NCC har den 5. oktober 2016 indgivet klageskrift til Voldgiftsnævnet og bygherre har indleveret svarskrift den 20. december I 2017 har verseret forløb med afgivelse af replik og duplik. Den 5. januar 2018 afleverede NCC processkrift, og Kammeradvokaten på vegne af projektorganisationen afleverede processkrift A til voldgiftsnævnet den 17. april Herefter fremsendte Rigshospitalet et forslag til en forligsmæssig afslutning af sagen, og anmodede i samme forbindelse om et møde omkring dette forslag. NCC har som svar herpå meddelt, at NCC ikke ønsker at indgå i en forligsdialog baseret på de af Rigshospitalet skitserede forhold, idet NCC samtidigt oplyser, at en forligsdialog skal være baseret på det mest sandsynlige udfald på sagen. Rigshospitalet har besvaret meddelelsen og hertil oplyst, at såfremt NCC på et senere tidspunkt ønsker at drøfte forlig, er de velkomne til at rette henvendelse og i den forbindelse hører man gerne, hvad NCC anser som det mest sandsynlige udfald. NCC har fået udsat fristen for aflevering af 2. processkrift med otte uger. Fristen var den 25. oktober NCC fik efterfølgende udsat fristen til den 8. november 2018, hvor processkriftet blev 10

11 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -11 af 31 modtaget. Kammeradvokaten er ved at gennemgå processkrift 2 fra NCC samt udarbejde processkrift B for projektet. Voldgiftsnævnet har i brev af 10. oktober 2018 fastsat datoerne for hovedforhandlingen i voldgiftssagen. Der er fastsat 40 dage i løbet af september, oktober, november og december måned Administrationen støtter sig til Kammeradvokatens vurdering af sagen, og den politiske følgegruppe for kvalitetsfondsbyggeriet på Rigshospitalet er løbende blevet orienteret, senest på mødet den 3. januar 2019, hvor følgegruppen blev forelagt en konkret vurdering af det mest sandsynlige udfald af voldgiftssagen. Følgegruppen tog på mødet status om økonomien for Nordfløjen til efterretning. Det forventede merforbrug for projektet er indarbejdet i budgetforslaget for 2019 og Forretningsudvalget holdes løbende orienteret via kvartalsrapporterne. Hospitalsbyggestyregruppen for Det Nye Rigshospital godkendte på mødet d. 20. maj 2016, at der hensættes yderligere midler til håndtering af uafklarede forhold med projektets entreprenører. Det blev i den forbindelse besluttet at denne yderligere hensættelse i første omgang skulle tilvejebringes ved nedjustering af anlægsbudgettet til apparaturanskaffelser, den såkaldte IMTpulje, samt at en del af apparaturanskaffelserne kan leasingfinansieres. Finansieringsmodellen ændrer ikke på den samlede minimumsramme til IMT i forhold til tilsagnet, og leasingforpligtigelsen opgøres i forbindelse med byggeregnskabet. Såfremt udfaldet af tvisterne ikke falder ud til regionens fordel, er det nødvendigt for regionen at tilføre midler til projektet. Anskaffelser af apparatur foretages løbende og helt frem mod ibrugtagning, hvorfor valg af finansieringsløsning kan tages i takt med, at midlerne skal disponeres. Administrationen har været i dialog med Sundheds- og Ældreministeriet om finansieringsmodellen, og ministeriet har accepteret modellen. Administrationen har fremsendt en revideret effektiviseringsrapport til Sundheds- og Ældreministeriet den 21. december Patienthotel og administrationsbygning Miljøsanering og nedrivning af to ældre villaer på byggefeltet til patienthotellet og administrationsbygningen blev afsluttet i Patienthotel/administrationsbygning blev i efteråret 2013 udbudt i tre storentrepriser. De indkomne tilbud lå inden for budgettets rammer, og byggeriet blev igangsat ultimo januar Patienthotel og administrationsbygning blev officielt indviet 21. august Investeringsregnskabet er afsluttet og revideret af BDO, som er regionens revisor. 11

12 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -12 af 31 Parkeringshus Miljøsanering og nedrivning af de tidligere funktionærboliger på byggefeltet til parkeringshuset er afsluttet og opførelsen af det nye parkeringshus blev påbegyndt i efteråret Byggeriet er nu tilendebragt og parkeringshuset med plads til 650 biler blev ibrugtaget 15. juli Budgettet for delprojektet er overholdt. 12

13 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -13 af Rapportering I Region Hovedstadens Kvalitetsfondsprojekter arbejdes der med risikostyring i henhold til Region Hovedstadens styringsparadigme og tilhørende risikomanual. De projektspecifikke udmøntninger af de regionale retningslinjer er beskrevet i de projektspecifikke projekthåndbøger. Der arbejdes i Det Nye Rigshospital målrettet og fokuseret med risikostyring for kvalitetsfondsprojektet. Der er en god risikokultur, samt velfungerende processer for både risikoidentifikation, risikobearbejdelse og forebyggende handlinger på både niveau 1 og 2. Samtlige kvalitetsfondsfinansierede projekter i Region Hovedstaden fører Risikolog i systemet Exonaut Risk. DTØ anbefaler, at administrationen på porteføljeniveau fastsætter krav for form og indhold af rapporteringen fra delniveau 2 til delniveau 1, således at risikostyring på niveau 2 sker på et ensartet grundlag på tværs af kvalitetsfondsprojekterne. Administrationen er enig i behovet for en ensretning, og vil indarbejde retningslinjer for rapporteringen på delniveau 2. i forlængelse af opdateringen af den regionale risikostyringsmodel afledt af opgraderingen af risikostyringssystemet. Administrationen kan oplyse, at der løbende foretages vurderinger af kvaliteten af rapportering på kvalitetsfondsbyggerierne. Der er foretaget en af byggeorganisation ekstern vurdering af risikorapporteringen for projektet, se fortroligt bilag til mødesag Risikorapport kvartalsrapportering for 4. kvartal 2018 for Det Nye Rigshospital Nedenstående risikorapportering for Det Nye Rigshospital for 4. kvartal 2018 er udarbejdet af projektorganisationen på baggrund af dialog med totalrådgiver og NIRAS (bygherrerådgiver). Risikoworkshop for 4. kvartal 2018 blev afholdt den 16 januar Projektet styringsmanual er senest opdateret i september Region Hovedstadens vurdering af projektets samlede risikoprofil Region Hovedstaden har foretaget en samlet vurdering af projektets risikoprofil. Vurderingen omfatter risici for, at projektet ikke realiseres inden for den fastlagte ramme, med den forventede kvalitet til den aftalte tid. Vurderingen skal ses i sammenhæng med det tredje øjes erklæring om projektets risikoprofil. 13

14 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -14 af 31 Det er påset, at projektet afholder risikoworkshops i henhold til projektets styringsmanual. Ved deltagelse i workshops er konstateret, at der arbejdes systematisk med vurdering af identificerede risici samt identificering af nye risici der kan påvirke projektet fremadrettet under hensyntagen til projektets stade samt udefrakommende faktorer der kan påvirke projektets økonomi, kvalitet og fremdrift. Projektet har afsluttet de væsentligste licitationer for så vidt angår projekter, der relaterer sig til byggeri. Det er Region Hovedstadens samlede vurdering, at projektet arbejder systematisk med projektets risici i henhold til gældende risikostyringsmanual. Af den uafhængige risikovurdering for 4. kvartal 2018 fremgår det at: DTØ har modtaget og gennemlæst det åbne samt det fortrolige bilag vedr. 4. kvartalsrapporteringen 2018 for Det Nye Rigshospital. Baseret på vore arbejder, er det vores vurdering at rapporteringen afspejler projektets status samt forhold vedrørende projektets risiko- og reservebillede korrekt. Ved udgangen af 4. kvartal 2018 vurderes der fortsat at være en samlet sandsynlig overskridelse af totalrammen for kvalitetsfondsprojektet udover den allerede aftalte mellemfinansiering via IMT-budgettet. Den samlede sandsynlige overskridelse er væsentligt forøget i forhold til 3. kvartal 2018, idet der igen kan konstateres yderligere forsinkelser på byggearbejderne med afledte yderligere forsinkelsesomkostninger og øgede udgifter til ekstraarbejder. Projektets ledelse har en styrket og fokuseret indsat på en lang række områder. Det har ikke været muligt med tilstrækkelig opmanding eller tilstrækkelige tiltag til at indhente forsinkelsen. DTØ forudser derfor fortsat, at der er en risiko for at det aktulle risiko- og reservebillee ændres helt frem til afslutning af masterplanperioden, idet der fortsat er et stort spænd mellem best og worst case scenarierne. Regionen vil i forbindelse med aflæggelse af endeligt byggeregnskab for kvalitetsfondsprojektet være nødsaget til at finansiere overskridelsen med regionale midler. Risikoen håndteres af Center for Økonomi. Der er fortsat et stort spænd mellem best og worst case i kapitalisering af risikoen for overskridelse af totalrammen, hvorfor risikovurderingen, og det heraf afledte regionale budgetpres, fortsat er behæftet med en væsentlig usikkerhed. I relation hertil har DTØ endvidere gjort nedenstående observationer, som kendetegner projektets aktuelle status og underbygger den overordnede vurdering: Projektets vurderinger af de forventede udgifter, som følge af voldgiftssagen mod NCC har afgørende betydning for vurderingen af projektets samlede risikobillede. Der er fortsat et væsentligt spænd i vurderingen af de økonomiske konsekvenser for worst case og det sandsynlige scenarie. 14

15 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -15 af 31 At byggeriets juridiske aflevering fra entreprenørerne (AB92-aflevering) jf. koordinerende arbejdstidsplan rev. L. er udskudt 1. marts Der er forsat udfordringer med tilstrækkelig bemanding af apterings- og installationsentrepriserne, som kan forsinke entreprenørernes kvalitetskontrol og udbedring af fejl og mangler yderligere, hvilket i yderste konsekvens kan betyde en yderligere forsinkelse af byggeriets afleveringsdato til efter den 1. marts Som følge af byggeriets forsinkelse er ibrugtagning for patienter og dermed projektets afslutning, udskudt til den 26. januar Administrationen vurderer, at der er et stort pres på projektets reserver, og det er overvejende sandsynligt, at projektet ikke at kan realiseres indenfor den bevilgede ramme. Der er derfor en væsentlig risiko for, at det kan blive nødvendigt, at regionen for egne midler supplerer det reserverede beløb til projektet. I den forbindelse skal det bemærkes, at der er et betydeligt spænd i vurderingen af de økonomiske konsekvenser for henholdsvis best- og worstcase scenarie i risikovurderingen. Der er derfor fortsat meget stor usikkerhed om det endelige økonomiske udfald. NCC har den 5. oktober 2016 indgivet et klageskrift til Voldgiftsnævnet. Voldgiftssagen er nu i en fase, hvor der udarbejdes skriftsvekslinger. NCC har afleveret processkrift 1 den 5. januar Kammeradvokaten har på vegne af projektorganisationen afleveret processkrift A til voldgiftsnævnet den 17. april NCC har fået udsat fristen for aflevering af processkrift 2 med otte uger til den 25. oktober NCC har efterfølgende fået udsat fristen til den 8. november 2018, hvor de har afleveret processkrift 2. Voldgiftsnævnet har i brev af 10. oktober 2018 fastsat datoerne for hovedforhandlingen i voldgiftssagen. Der er fastsat 40 dage i løbet af september, oktober, november og december måned Administrationen støtter sig til Kammeradvokatens vurdering af sagen, og den politiske følgegruppe for kvalitetsfondsbyggeriet på Rigshospitalet er løbende blevet orienteret, senest på mødet den 3. januar 2019, hvor følgegruppen blev forelagt en konkret vurderingen af det mest sandsynlige udfald af voldgiftssagen. Følgegruppen tog på mødet status om økonomien for Nordfløjen til efterretning. Det forventede merforbrug for projektet er indarbejdet i budgetforslaget for 2019 og Forretningsudvalget holdes løbende orienteret via kvartalsrapporterne. Administrationen har uafhængigt af DTØ, vurderet at projektets største enkeltstående udfordring relaterer sig til risiko 33 At reserverne på 15

16 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -16 af 31 Nordfløjen er utilstrækkelige, hvorfor der fra administrationens side fortsat er særlig fokus på denne risiko. Administrationen arbejder på, at sikre en samlet budgetoverholdelse samt ibrugtagelse af en fuldt funktionsduelig Nordfløj ultimo januar De nuværende største identificerede risici fremgår af nedenstående oversigt. Proje kt Id Hændelse Dato DNR 33 at reserverne på Nordfløjen er - utilstrækkelige DNR 44 at der er risiko for, at anlæggene CTS/KNX, - ventilation på OP og proces for nedlukning/genopstart af alle hovedforsyninger fejler ved ibrugtagning. DNR 30 at en af entreprenørerne går konkurs DNR 35 Nødvendige projektændringer/udfor - dringer/ikke koordinerede grænseflader opdages for sent DNR 54 for funktionsmangler opdages for sent ift. - indflytningen af patienter DNR 25 Arbejdsulykker får stor konsekvens for - projektet DNR 58 utilstrækkelig koordinering mellem - aktiviteter og aktører for it og medicoleverancerne. DNR 57 utilstrækkelig koordinering mellem - aktiviteter og aktører i aktiveringsperioden Omkost ning (1000 kr.) Kvalitet (R.P) Tid (R.P)

17 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -17 af 31 DNR 51 vandskade når der kommer vand på bygningen DNR 31 Tyveri / hærværk fra bygning DNR 9 De udbudte arealer til byggeplads viser sig for snævre undervejs i byggeriet DNR 10 Interessenter overses i planlægning af overdragelsesfasen DNR 45 Nordfløjens etape 2 forsinker og fordyrer Nordfløjens etape 1 (RKB projektet) DNR 38 Kvaliteten af det udførte arbejde er for dårlig og det opdages /påtales for sent eller slet ikke. DNR 29 Konflikter mellem entreprenører, byggeledelse og byggehere under udførelse på RKB12. DNR 48 gener afledt af hospitalets øvrige projekter DNR 20 TR organisationen kan blive udfordret i udførselsfasen hvis nøglepersoner ikke fortsætter ved projektopfølgning R.P. betyder risikopoint Der foreligger gennemarbejdede handlingsplaner med forebyggende handlinger for samtlige identificerede risici. Risiko 33 I relation til risiko 33, der omhandler risikoen for, at der ikke kan afsættes tilstrækkelige reserver til imødegåelse af alle ekstrakrav i forbindelse med gennemførelsen af Nordfløjen, skal det oplyses, at administrationen og bygherre følger reservesituationen meget tæt, og risikoens økonomi opdateres hver måned. 17

18 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -18 af 31 Der er afholdt flere møder i hospitalsbyggestyregruppen (HBSG) med det primære formål at drøfte projektets muligheder for at tilvejebringe et hensigtsmæssigt reserveniveau, der sikrer byggeriets fortsatte fremdrift. Endvidere er mulige scenarier, strategier og handleplaner for tilvejebringelse af de nødvendige reserver blevet drøftet. En handlingsplan for den videre proces i relation til risiko 33 blev godkendt af HBSG den 20. maj Den politiske følgegruppe er på mødet den 3. januar 2019 blevet orienteret om aktuel status for risiko 33. Status på risiko nr. 33 afrapporteres månedligt til Sundheds- og Ældreministeriet som en del af tilsynsmaterialet. Risiko 44 Byggeledelsen skal udarbejde en indreguleringsplan. Byggeledelsens arbejder med indreguleringsplanen pågår. Der er 6 deltidsplaner, én for hvert hovedområde vedr. indreguleringen. Det er bygherres forventning, at teknikentreprenørens egen samkøringstest er inkl. slutdato for indregulering pr. 1. september Efter teknikentreprenørens samkøring, skal der foretages en samkøringstest af alle anlæg, evt. anlæg i centralkomplekset. Dette forventes at tage 2-3 uger. CEJ inddrages løbende i kvalitetssikringen i indreguleringsprocessen. Risiko 30 Der er nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af projektorganisationen, Kammeradvokaten samt byggeherrerådgiver. Arbejdsgruppens formål er at lede projektet bedst muligt igennem situationen for at mindske tab. Projektet har anmodet om, at risikoen løftes til porteføljeniveau. Kammeradvokat har udarbejdet kort notat, der beskriver handlingsplan i BH organisation ved en entreprenørkonkurs. Risiko 35 Gennemgang af rumskemaer og tegninger for alle standardrum med henblik på hurtig identificering af eventuelle fejl/mangler. På baggrund af gennemgang af rumskemaerne er det vurderingen, at næste kvalitetssikring skal ske ved prøverums opsætningen. Gennemgang af aftalte mock-ups af bygherre inden produktion af øvrige rum sættes i gang. Der er udvalgt et repræsentativt udvalg af rum, som skal danne prøverum af produktion. Der er fremsendt tidsplan fra totalrådgiver til bygherre i november Tidsplanen skal udbygges. 18

19 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -19 af 31 Tidsplan for Mock-up opdateres og fremsendes den 13. november Tidsplanen er et levende dokument, som herefter vil blive opdateret hver 2. uge. Processen med Mock-up er gennemført og den forebyggende handling afsluttet. Udgåede kritiske risici siden seneste kvartalsrapportering Risko id46, id52, id53 og id56 er samlet i en risiko id 57, der er omformuleret til risiko for utilstrækkelig koordinering mellem aktiviteter og aktører i aktiveringsperioden. Risiko 46 Der er indkaldt til møde den 21. august 2017 for at udarbejde en plan for tilsyn med installationer, passer de til teknisk udstyr i byggeperioden, har det tekniske udstyr de tilstrækkelige forsyninger, indarbejdelse af opfølgning med installationerne i mastertidsplansperioden. Der er udarbejdet et notat om proces i forbindelse med at det skal sikres at den forberedte plads i byggeriet passer til nyt indkøbt samt overflyttet teknisk inventar, samt at de nødvendige installationer for tilslutning er tilstede og er placeret korrekt. Notatet beskriver forslag til procedure for KS-aktiviteten. Det skal aftales hvem, hvad, hvordan forslag til proces og info om proces til hvis man ser en funktionsmangel eller fejl. Der skal være en i projektafdelingen, der modtager og fx lægger i Byggeweb Capture. Der er indkaldt til møde mellem projektet og CEJ den 20. februar 2019, hvor processen aftales. Risiko 52 Samkøring af de to planer for at se mulige koalitioner, herefter udarbejdelse af plan for håndtering. Der afventes byggeledelsens oplæg til indreguleringsplan. Der har den 30. august 2018 været afholdt møde med BH, TRG samt masterplanskonsulent Britta Helweg om arbejdet. Det har været afholdt møde den 20. september med Britta og byggeledelsen, hvor første oplæg til indreguleringsplan L1- L3 blev præsenteret. Indreguleringsplanens opbygning og format blev gennemgået med henblik på, at Britta kan arbejde videre med oplysningerne fra indreguleringsplanen i mastertidsplanen. Aflevering af tidsplan for indregulering af L4-L7 plan er planlagt til 1. november Arbejderne med tidsplan for indreguleringsplanen forventes afsluttet i februar Herefter skal oplysningerne bearbejdes ift. mastertidsplanen. Det foretrækkes at indreguleringen foregår i samlede klumper, dvs, at et område er lukket for adgang i en samlet periode og at entreprenørerne dermed får afsluttet indreguleringsprocessen i området, dette af hensyn til bygherreleverance installatørernes arbejde. Risiko 53 19

20 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -20 af 31 Mastertidsplan tilvejebringer et samlet overblik over hvem som er i rummene. Mangeludbedring skal prioriteres under hensyntagen til dette. Totalrådgiver har udarbejdet notat for procedure og aflevering og idriftsættelse. Bygherre skal bestemme, hvilke mangler og fejl samt i hvilken rækkefølge, de skal opstarte. I notatet beskrives bl.a., at BH og TRG i samarbejde vil påbegynde gennemgange af restarbejdet for hhv. længerne L1 til L7 to måneder før sanktionsgivende dato den 23. december Risiko 56 Der en risiko for, at mastertidsplanen er ufleksibel ift. forstyrrelser. Forebyggende handling er, at når sidste frist for flyttedatoen er kendt fastlægges møde, med samme deltagerkreds som risikoworkshop, en måned før denne dato, hvor status for alle aktiviteter med relevans for flyttedatoen; byggeriet færdiggørelse, indregulering, sterilcentral, LPR-SP, alle spor i masterplanen samt øvrige tilkomne forhold, analyseres, og der etableres et grundlag for anbefaling til direktionen om enten fastholdelse eller udskydelse af flyttedato på den baggrund. Sidste frist for flyttedato point of no return er til drøftelse i Forretningsudvalget for Flytteprogrammet. Risko id49 og risiko id50 er samlet i en risiko id58, der er omformuleret til risiko for utilstrækkelig koordinering mellem aktiviteter og aktører for IT og medicoleverancerne i Nordfløjen: Risiko 49 CIMT skal afklare hvilke leverancer og hvilke områder, der kan være relevante at komme ind med før bygningen afleveres, herunder drøfte mulighed for at komme ind i L1 og L2 før samlet aflevering. Det er aftalt, at elektriker arbejdet kan starte op nu. Der har pågået et afklaringsarbejde med bygherre, kammeradvokaten og byggeleder om adgang til bygningen. Elektriker arbejdet omhandler forarbejder til telemetri og patientkald. Desuden er arbejder med switche i krydsfeltrum med henblik på indregulering igangsat og håndteres i samarbejde med byggeledelse, bygherre og CIMT. Derudover er det baser og andet overvågning, der er relevant. Risiko 50 Carsten Nørgaard, vicedirektør CIMT, inviteres med til risikoworkshop. Der skal udarbejdes en beskrivelse af konfliktskalering. Frist for fremsendelse af konflikt eskalering er aftalt til den 31. august 2018, herunder hvem i CIMT projektet, der kontaktes ved eskalering. Der skal nedsættes en task-force, der kan træffe hurtige beslutninger med henblik på at sikre fremdriften. 20

21 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -21 af Projekternes økonomi Projekternes økonomi styres efter Region Hovedstaden Kasse- og Regnskabsregulativ (gældende versionblev godkendt af regionsrådet på mødet 18. juni 2013). De nedenstående økonomiske oversigter er baseret på de godkendte satser for pris- og lønfremskrivning, der forelå på rapporteringstidspunktet Det Nye Rigshospital Projektets økonomi Se fortroligt bilag Skema 1 og 2 Se fortroligt bilag 5.3 Byggeriernes økonomiske fremdrift Byggeriet er forsinket, hvilket afspejler sig i fremdriften og økonomien på projektet, hvilket også er illustreret i nedenstående figur. Der forekommer mindre afvigelser. Den oprindelige investeringsprofil svarer til tidspunktet for udbetalingsanmodning. Det Nye Rigshospital 5.4 Kvalitet og indhold Kvaliteten i byggerierne forstås som antal af byggede kvadratmeter, pris pr. kvadratmeter, antal senge til patienter i de nye bygninger samt de samlede hospitaler, den forventede behandlingskapacitet samt udnyttelsesgrader, med andre ord indholdet i faseskifteskemaerne. 21

22 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -22 af 31 Det Nye Rigshospital Ingen af de nævnte kvalitetsparametre har ændret sig i Det Nye Rigshospital siden udbetalingsanmodningen i marts

23 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -23 af Generelle principper I dette afsnit redegøres der alene for de tekniske forudsætninger og principper. 6.1 Risikostyringsmanual Gældende risikostyringsmanual for Regions Hovedstadens kvalitetsfondsbyggerier er blevet opdateret i februar 2019 og indgår som bilag i nærværende kvartalsrapportering Regnskabs- og byggestyringsmæssige principper Der er ikke sket ændringer i de styringsmæssige principper, herunder styring af økonomi og risiko af det kvalitetsfondsfinansierede projekt i Region Hovedstaden siden seneste kvartalsrapport. De regionale byggestyringsregler blev godkendt af regionsrådet i 2. kvartal Styringsparadigmet for de store byggerier i Region Hovedstaden blev opdateret i juni 2018 og annonceret ved en formandsmeddelelse på forretningsudvalgsmødet den 12. juni Styringsmanualen er opdateret ift. byggeriets aktuelle fase og eksisterende praksis 6.2 Fordelingsprincipper økonomiske grænseflader Det Nye Rigshospital Fordelingsprincipper for udgifter mellem det kvalitetsfondsfinansierede projekt og regionalt finansierede anlægsprojekter på Rigshospitalet er uændret siden 2. kvartal Det Nye Rigshospital består af byggerier på tre forskellige byggefelter på Rigshospitalets matrikel. Ved hvert af byggefelterne er der aktiviteter med udførelsesmæssige og finansieringsmæssige grænseflader. Samtlige grænseflader i projektet er godkendt af regionsrådet i Region Hovedstaden og indgik således i materialet til udbetalingsanmodning i marts I nærværende afsnit beskrives de enkelte byggeaktiviteter og principper for de økonomiske grænseflader. 23

24 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -24 af 31 Byggefelt I På Byggefelt I bygges behandlingsbygningen Nordfløjen til NeuroCentret og HovedOrtoCentret. Nordfløjen er en del af Kvalitetsfondsprojektet på Rigshospitalet. Som en del af byggeriet etableres teknik- og trafiktunnel til det eksisterende Centralkompleks. Tunellen etableres både som følge af nybyggeriet, men også som et led i opgradering og udvidelse af de samlede forsyninger på Rigshospitalet. Der er derfor aftalt, at udgiften til tunellen deles ligeligt mellem Kvalitetsfondsprojektet og af regionale anlægsmidler. Tunellen forventes på nuværende tidspunkt udbudt og udført som en del af en entreprise for Nordfløjen omfattende tunnel, byggegrube og råhus-kælder. Nedrivning i byggefelt I foregår i perioden september 2014 april 2015 Byggeriet af Nordfløjen er påbegyndt i januar 2015 (hovedtidsplan af Rev. U). Byggefelt II På byggefelt II bygges Patienthotel og Administrationsbygning. Byggeriet er en del af Kvalitetsfondsprojektet på Rigshospitalet. I forbindelse med byggeriet udføres trafiktunnel, der forbinder bygningen med det eksisterende tunnelsystem. Tunellen er ikke afgørende for bygningens funktion, men etableres primært for at gøre det nemmere for de mange onkologiske patienter, der benytter patienthotellet, at komme til Sydfløjen, hvor Finsencentret som varetager den onkologiske behandling er placeret. Tunnelen, der har et budget på ca. 12 mio. kr., finansieres alene af regionale anlægsmidler. Som led i lokalplansarbejdet er der fra Københavns Kommune stillet krav om, at der etableres solceller i forbindelse med nybyggeriet. Dette blandt andet for at patienthotel og administrationsbygningen efterlever de forventede krav til bygningsklasse Det har efter ibrugtagning af parkeringshuset vist sig muligt at etablere flere solceller end der stilles krav om, og Rigshospitalet har derfor besluttet at finansiere etableringen af yderligere solceller på parkeringshuset. Udgiften udgør 1,8 mio. kr. 24

25 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -25 af 31 Tunellen er udbudt og udføres som en del af råhus entreprisen for Patienthotel og Administrationsbygning. Byggeriet af Patienthotel og Administrationsbygning blev påbegyndt i januar 2014 og bygningen blev officielt indviet og ibrugtaget d. 21. august Byggefelt III På byggefelt III bygges Parkeringshus og Regional Sterilcentral Rigshospitalet. Parkeringshuset er en del af Kvalitetsfondsprojektet på Rigshospitalet, mens sterilcentralen er et rent regionalt finansieret projekt. De to projekter har følgende to grænseflader i forhold til økonomi: Nedrivningsomkostninger I forbindelse med opførelsen af Parkeringshuset og Regional Sterilcentral Rigshospitalet nedrives alle bygninger på byggefeltet. Udgifterne til nedrivning deles mellem Kvalitetsfondsprojektet og Regional Sterilcentral Rigshospitalet. Sterilcentralens andel udgør ca. 40 procent af nedrivningsomkostningerne i byggefeltet. Fordelingen er blevet til på baggrund af de to projekters anvendelse af byggefeltet. Udgiftsfordelingen er godkendt af hospitalsbyggestyregruppen og regionsrådet i forbindelse med godkendelsen af projektforslaget for Nordfløjen. Nedrivningen er udbudt under kvalitetsfondsprojektet som en samlet hovedentreprise omfattende miljøsanering og nedrivning ved byggefelterne II og III. Der indgik i kontrakten om nedrivning i byggefelterne II og III en option på den tilsvarende opgave for byggefelt I. Optionen er sidenhen blevet udnyttet. Nedrivningen i byggefelt I finansieres alene af midler fra kvalitetsfonden. Gennemgangen af de eksisterende bygninger i byggefelterne afslørede nødvendigheden af at foretage en miljøsanering af bygningerne inden nedrivning. Miljøsaneringen finansieres alene af Kvalitetsfondsprojektet. Kælderareal i parkeringshus til sterilcentral og fælles fundament og udvalgte tekniske installationer I forbindelse med projekteringen af P-huset viste der sig pga. fald i terræn mulighed for, til en fordelagtig pris, at udvide kælderarealet. I sterilcentralen ville et øget kælderareal med fordel kunne anvendes blandt andet til opbevaring af transportvogne i lavaktivitetsperioder. Det blev besluttet at projektere P-huset med m2 udvidet kælderareal til sterilcentralen. Efterfølgende viste det sig i dispositionsforslagsfasen af sterilcentralen, af hensyn til arealudnyttelse, hensigtsmæssigt at sammenbygge de to bygninger således, at der er fælles fundament i sammenbygningen samt udvalgte fælles 25

26 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -26 af 31 tekniske installationer, hvoraf nogle placeres i P-huset og andre i sterilcentralen. Grænsefladerne er aftalt mellem totalrådgiverne for henholdsvis Kvalitetsfondsprojektet og Regional Sterilcentral Rigshospitalet samt bygherre og bygherrerådgiver. Merudgiften til omprojekteringen finansieres af sterilcentralprojektet. Kælder til sterilcentralen i P-huset samt det fælles fundament og de fælles tekniske installationer, der er placeret i P-huset, vil være indeholdt i den udbudte hovedentreprise for bygningen. Tilsvarende vil de fælles installationer, der er placeret i sterilcentralen, blive udbudt og udført i forbindelse med centralens bygningsarbejder. Byggeriet af P-huset er påbegyndt i oktober 2014 (hovedtidsplan af Rev. U) og blev indviet 15. juli Byggeriet af sterilcentralen er igangsat december Planlagt ibrugtagning er marts Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad Det Nye Rigshospital Planlagt færdiggørelsesgrad tager udgangspunkt i grundlaget den gældende styrende tidsplan. For hver af byggesagerne er til budgettet tillagt en procentvis fordeling af udgifterne til Totalrådgivning. Den procentvise fordeling svarer til de afregningsregler (afskrivning af anlæg under udførelse), som er defineret i økonomisystemet. Årsbudgetterne er på baggrund af de styrende aftaler med rådgivere og entreprenører fordelt på måneder i henhold til gældende hovedtidsplan. Den planlagte færdiggørelsesgrad for 4. kvartal 2018 er således beregnet som de forventede a conto betalinger på entreprisekontrakterne pr. 31. december 2018 ved kontraktindgåelsen i forhold til den samlede kontraktsum. Den realiserede færdiggørelsesgrad beregnes som forholdet mellem de gældende styrende budgetter og de realiserede entrepriseudgifter tillagt en procentvis fordeling af de realiserede udgifter til totalrådgivning. Den procentvise fordeling svarer til de afregningsregler (afskrivning af anlæg under udførelse), som er defineret i økonomisystemet. Udgifterne til totalrådgiver betales efter en rateplan, der følger hovedtidsplanen og hvor fordelingen mellem faserne følger kontraktens bestemmelser. For entrepriseudgifterne afregnes hver måned a conto med entreprenørerne i forhold til faktisk fremdrift. Rent praktisk foregår det ved at byggeledelsen hver måned gennemgår alle tilbudslistens poster og fastlægger det aktuelle stade for hver af posterne. Herefter kan udgiften for det faktiske udførte arbejde fastlægges. Da der således betales efter faktisk fremdrift udgør de realiserede udgifter således den realiserede færdiggørelsesgrad. Den realiserede færdiggørelsesgrad for 4. kvartal 2018 er således beregnet som de realiserede udgifter iht. anvist a conto betaling på entreprisekontrakter pr. 31. december 2018 i forhold til den samlede kontraktsum. 26

27 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -27 af 31 Reserver til håndtering af krav om betaling af ekstraarbejder Som et led i den daglige styring af reserveniveauet på projektet indgår det at projektets byggeledelse månedligt periodiserer det forventelige reservetræk. På økonomisiden indeholder rapporteringen en opgørelse af periodens godkendte ekstraarbejder samt varslede berettigede krav, som er værdisat med byggeledelsens vurdering af udgiften. Summen af disse udgør periodens forventede udgifter til uforudsete forhold inklusiv vinterforanstaltninger. Byggeledelsen rapporterer endvidere på de af byggeledelsen afviste krav i perioden fremsat af entreprenørerne. Kravene er afvist enten på grund af manglende dokumentation eller fordi kravet vurderes uberettiget. For disse krav giver byggeledelsen en vurdering af den økonomiske risiko, idet uanset at krav er afvist af byggeledelsen pga. manglende dokumentation eller vurderes uberettiget, kan medføre et økonomisk krav til bygherre. I projektafdelingen samles oplysningerne fra fremdriftsrapporten og suppleres med forventede omkostninger ved risikokataloget for det øverste projektniveau (niveau1 jf. Region Hovedstadens risikomanual). Summen sammenholdes med den aktuelle status for projektets øvrige reserver. Resultatet heraf anvendes som beslutningsgrundlag for projektledelsen i forhold til håndtering af det økonomiske pres herunder eventuel inddragelse af projektstyregruppe og Hospitalsbyggestyregruppe, alt efter udfordringernes størrelse og behov for beslutninger på det pågældende tidspunkt. 27

28 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -28 af 31 Bilag Bilag A: Fortroligt bilag med detaljer om økonomi, reserver og risici særskilt bilag 2 i mødesag Bilag B: Oversigt over projektspecifik deponerede midler Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Bilag E: Følgebrev med ekstern revisorerklæring særskilt bilag 3 i mødesag Bilag F:Uafhængig risikovurdering af projektet, udarbejdet af Det tredje øje særskilt bilag 4 i mødesag Bilag G: Risikostyringsmanual, februar 2019 særskilt bilag 5 i mødesag 28

29 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -29 af 31 Bilag B 29

30 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -30 af 31 Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Det Nye Rigshospital 30

31 Kvartalsrapport Det Nye Rigshospital 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 1 - Side -31 af 31 Bilag D: Økonomisk færdiggørelse 31

32 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 3 - Side -1 af 4 Tlf: roskilde@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr Regionsrådet i Region Hovedstaden Kongens Vænge Hillerød 15. marts 2019 Vores ref. bte Følgebrev vedr. revisionserklæring for Det Nye Rigshospital, 4. kvartal 2018 Vedlagt fremsendes udkast til revisorerklæring for Det Nye Rigshospital 4. kvartal Såfremt kvartalsrapporten godkendes i sin nuværende form, udvisende forbrug på 1.805,4 mio. kr., vil vi afgive vedhæftede erklæring. Roskilde, den 15. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab CVR-nr Lasse Jensen Statsautoriseret revisor BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

33 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 3 - Side -2 af 4 Den uafhængige revisors erklæring Til Regionsrådet i Region Hovedstaden Vi har revideret kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober til 31. december 2018 (4. kvartal 2018), for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Det Nye Rigshospital (i det følgende kaldet Projektet) udvisende et forbrug på 1.805,4 mio. kr. Kvartalsrapporteringen er udarbejdet i overensstemmelse med Budget- og Regnskabssystem for regioner, regionens Kasse- og Regnskabsregulativ, sædvanlig regnskabspraksis og Sundheds- og Ældreministeriets Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, i det følgende kaldet Regnskabsbestemmelserne. Konklusionen er todelt således, at vores konklusion om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag udtrykkes med høj grad af sikkerhed, og vores konklusion om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget), udtrykkes med begrænset sikkerhed. Ved Projektets fremdrift og risici forstås i denne erklæringsopgave, at forventet resterende forbrug (budget) samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug (budget) og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet, vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Erklæringen er udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels Projektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Som følge heraf kan rapporteringen være uegnet til andet formål. Ledelsens ansvar Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstemmelse med regnskabsbestemmelserne. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Sundheds- og Ældreministeriet fastsatte regler. Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af Projektets fremdrift, forventet resterende forbrug (budget) og risici i tilknytning til Projektets færdiggørelse. Ledelsen indhenter en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventet resterende forbrug. Revisors ansvar Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag. Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset sikkerhed om regionens vurdering af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget), samt risici knyttet hertil. Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med ISAE 3400 DK, undersøgelse af fremadrettede finansielle oplysninger og fremskrivninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt god offentlig revisionsskik, idet revisionen udføres på grundlag af bestemmelserne i Revisionsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til Sygehusbyggeri. Revisionsfirmaet, BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, er underlagt international standard om kvalitetsstyring, ISQC 1, og anvender således et omfattende kvalitetsstyringssystem, herunder dokumenterede politikker og procedurer vedrørende overholdelse af etiske krav, faglige standarder og gældende krav i lov og øvrig regulering. Vi har overholdt kravene til uafhængighed og andre etiske krav i FSR danske revisorers retningslinjer

34 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 3 - Side -3 af 4 for revisors etiske adfærd (Etiske regler for revisorer), der bygger på de grundlæggende principper om integritet, objektivitet, faglig kompetence og fornøden omhu, fortrolighed og professionel adfærd. Vi har udført vores arbejde med henblik på at opnå en høj grad af sikkerhed for: at kvartalsrapporteringen i alle væsentlige henseender afspejler det økonomiske forbrug opgjort pr. 31. december 2018 i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne at kvartalsrapporteringens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne Vi har endvidere udført vores arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Dertil har vi påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og regionens risikovurdering i tilknytning til Projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. Vi har endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddraget en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Omfanget af de handlinger, vi har udført ved vores gennemgang af Projektets fremdrift og risici, er mindre end ved en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Som følge heraf er den grad af sikkerhed, der er opnået for vores konklusion om det forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, betydeligt mindre end den sikkerhed, der ville være opnået, hvis der var udført en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober december 2018 (4. kvartal 2018) i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske drift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget), ikke er opgjort i overensstemmelse med regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold i regnskabet Uden at tage forbehold skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Det Nye Rigshospital afsnit 4.1, Status for Det Nye Rigshospital pr. 4. kvartal 2018, hvoraf følgende fremgår: Sundheds- og Ældreministeriet har 29. august 2016 skriftligt meddelt Region Hovedstaden at ministeriet med virkning fra 1. oktober 2016 har valgt at påbegynde et skærpet administrativt tilsyn af projektet. Ministeriet begrunder det skærpede tilsyn med at ministeriet vurderer, at der er større potentiel risiko for, at projektet ikke kan realiseres indenfor den bevilgede ramme. Ministeriets vurdering sker på baggrund af projektets rapportering om netop den risiko. Administrationen er enig i denne vurdering. Uden at tage forbehold skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Det Nye Rigshospital afsnit 4.1, Status for Det Nye Rigshospital pr. 4. kvt. 2018, hvoraf følgende fremgår: Rigshospitalets forretningsudvalg for Nordfløjen besluttede på sit møde i januar 2019 at udskyde flyttedatoen for de indlagte patienter fra 6. oktober 2019 til 26. januar Der arbejdes samtidig på at ibrugtage den radiologiske kapacitet i stuetagen tidligere, såfremt det er muligt. Byggeledelsens konstaterede risici for at byggeriet først afleveres ultimo marts 2019, og at ibrugtagningstidspunktet er flyttet til ultimo januar 2020, medfører, at ibrugtagningstidspunktet samlet set er forsinket 14 måneder i forhold til det oprindeligt planlagte.

35 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 3 - Side -4 af 4 Uden at tage forbehold skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Det Nye Rigshospital afsnit 5.1.1, Risikorapport kvartalsrapportering for 4. kvartal 2018 for Det Nye Rigshospital, hvor af følgende gengivelse af Det Tredje Øjes vurdering fremgår: Ved udgangen af 4. kvartal 2018 vurderes fortsat at være en samlet sandsynlig overskridelse af totalrammen for kvalitetsprojektet udover den allerede aftalte mellem finansiering via IMT-budgettet. Den samlede sandsynlige overskridelse er væsentlig forøget i forhold til 3. kvartal 2018, idet der igen kan konstateres yderligere forsinkelser på byggearbejderne med afledte yderligere forsinkelsesomkostninger og øgede udgifter til ekstraarbejder. Projektets ledelse har en styrket og fokuseret indsat på en lang række områder. Det har ikke været muligt med tilstrækkelig opmanding eller tilstrækkelige tiltag til at indhente forsinkelse. DTØ forudser derfor fortsat, at der er en risiko for at det aktuelle risiko- og reservebillede ændres helt frem til afslutning af masterplanperioden, i det der fortsat er et stort spænd mellem best og worst case scenarierne Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Regionen har i overensstemmelse med regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Erklæring i henhold til anden lovgivning og øvrig regulering Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Ledelsen er ansvarlig for, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis; og at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Ledelsen er endvidere ansvarlig for, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. I tilknytning til vores revision af kvartalsrapporteringen er det i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik vores ansvar at udvælge relevante emner til såvel juridisk-kritisk revision som forvaltningsrevision. Ved juridisk-kritisk revision efterprøver vi med høj grad af sikkerhed for de udvalgte emner, om de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved forvaltningsrevision vurderer vi med høj grad af sikkerhed, om de undersøgte systemer, processer eller dispositioner understøtter skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Vi har endvidere påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er anledning til væsentlige kritiske bemærkninger, skal vi rapportere herom. Vi har ingen væsentlige kritiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. Roskilde, den 13. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab CVR-nr Lasse Jensen Statsautoriseret revisor

36 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Bilag 5 - Side -1 af 28 Region Hovedstaden Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekterne og kvalitetsfondslignende projekter Februar 2019 Økonomi Tid Kvalitet Version 2

37 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -2 af 28 Risikostyringsmanual Indholdsfortegnelse Introduktion og læsevejledning Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Risikostyring relateret til ibrugtagning Risikobegreber Risikostyring Risikovurdering Definition af risiko Usikkerhed Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Det strategiske niveau (S) Det taktiske niveau (T) Det operationelle niveau (O) Operationel risikostyring Dagligt risikoarbejde Kvartalsvise risikoworkshops Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikorapportering Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Afholdelse af workshops og risikomøder Komponenterne i risikostyringen Risikorapportering Rapportering til Enhed for Byggestyring Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Akut indsigt i risiko Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Bilag 4. Emner for risikovurderinger Side 2 af 28

38 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -3 af 28 Risikostyringsmanual Introduktion og læsevejledning Nærværende risikostyringsmanualen er et tillæg til Region Hovedstadens paradigme for styringsmanual. Dokumenterne fastlægger retningslinjer for, hvordan regionens kvalitetsfondsbyggeprojekter skal gennemføres. Risikostyringsmanualen er baseret på ISO 31000, men er tilpasset på en række punkter for at fremme at risikostyring bruges som et aktivt ledelsesredskab i alle byggeprojekter på alle niveauer. I paradigmet for styringsmanual fastlægges de overordnede procedure for risikovurdering og risikostyring i regionen. I denne manual specificeres krav til kvaliteten i risikoarbejdet, herunder fastlægges der krav til den daglige administration, principperne for risikovurdering, risikobeskrivelser samt til rapportering af risiko. Risikostyring er et særligt fokusområde i byggeprojekterne i Region Hovedstaden. Denne manual beskriver retningslinjer for, hvordan risikostyring skal gennemføres på byggeprojekterne. Risikostyringsprincipperne, som er beskrevet i denne manual, er ligeledes gældende for større projekter i Region Hovedstaden som styres i henhold til regionens paradigme for styringsmanual. Den detaljerede organisering af risikostyringen på det specifikke byggeprojekt er ikke beskrevet i nærværende manual, idet projekterne er forskellige i omfang og kompleksitet. Processen beskrevet i risikostyringsmanualen er skalerbar, og er udarbejdet med henblik på at kunne anvendes på alle byggeprojekter uanset størrelse og kompleksitet. Side 3 af 28

39 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -4 af 28 Risikostyringsmanual 1. Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden 1.1 Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Byggeprojekterne skal, når de er færdige, opfylde målsætningerne for Økonomi (overholdelse af budgetrammen ) Tid (ibrugtagningstidspunktet for bygningen ) Kvalitet (de aftalte kliniske forudsætninger for byggeprojektet ) Byggeprojekter er behæftet med stor risiko. Men de primære risikoforanstaltninger er projekternes planer, kompetencer, styrings- og ledelsesprincipper, organisering og kvalitetssikring da de hver i sær fjerner det meste risiko på projekterne. Det er dok ikke alt risiko der kan fjernes af den vej, og risikostyring bruges til at få belyst evt. tilbageværende risiko, of sikre at der iværksættes risikomitigerende tiltag, som oftest vil have karakter af at styrke eller ændre de præmære risikoforanstaltninger, og derved øge chancen for at nå den overordnede målsætning. Den overordnede målsætning med risikostyring i forbindelse med byggeprojektet er: Fjerne eller reducere risiko på byggeprojekterne. Skabe transparens omkring sandsynligheden for at nå byggeprojekternes målsætninger. Sikre at risikostyring bliver et fokuspunkt for ledelsen på de enkelte byggeprojekter. Sikre at viden om risiko bruges proaktivt i beslutninger, der vedrører byggeprojekterne både på operationelt, taktisk og strategisk niveau. Sammenhæng mellem projekternes kapitaliserede og sandsynlighedsjusterede risikobillede og reservestyring Målet med denne manual er at udstikke retningslinjer for risikostyring relaterende til projekteringen og udførslen af byggeprojekterne, samt udstikke retningslinjer for, hvordan viden om risiko bruges i beslutningsprocesser, der relaterer sig til byggeprojekterne. Ledelsen og Hospitalsstyregruppen modtager løbende rapportering om de aktuelle risikovurderinger relaterende til byggeprojekterne. Risikorapporteringen danner endvidere, for kvalitetsfondsprojekterne, grundlag for en uafhængig vurdering er risikostyringen til brug for kvartalsrapporteringen til Sundheds- og Ældre Ministeriet. Projektorganisationerne skal således tilrettelægge administrative rutiner der sikre at der følges op på tilrettelagte tiltag der skal reducere eller eliminere identificerede risici, samt løbende sikre opsamling af nye risici, så der hele tiden er et opdateret risikobillede. Herunder sikre at viden om risiko er forankret i projektets organisation, og blandt de eksperter som har viden og indsigt i de pågældende risici. Nærværende retningslinjer skal sikre, at der i det daglige arbejde på alle relevante niveauer og hos alle interessenter er fokus på risikovurdering og risikobearbejdning. Side 4 af 28

40 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -5 af 28 Risikostyringsmanual Retningslinjerne har endvidere til formål at sikre at risikovurderingerne sker ensartet på alle delprojekter og alle niveauer samt hos såvel interne og eksterne interessenter. Væsentlige risici afrapporteres på ledelses- eller styregruppemøderne. Beslutningen om konkret håndtering ligger hos ledelse. 1.2 Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Kvalitetsfondsprojekterne er endvidere underlagt krav om effektiviseringer afledt af byggeriet. I rapporteringen for de identificerede tiltag skal der foretages en risikovurdering. Risikovurderingen skal beskrive risici for, at tiltagets gevinster ikke kan realiseres, samt om gennemførelsen af tiltaget påvirker andre tiltag eller for den øvrige drift. Det skal endvidere angives, hvordan væsentlige risici håndteres. Risikostyringsmanualen understøtter Sundheds- og Ældreministeriets krav om risikovurdering af de identificerede effektiviseringstiltag. 1.3 Risikostyring relateret til ibrugtagning Ibrugtagningsfasen, som omfatter flytteprocessen (udstyr og inventar, IT, samt klinisk koordinering), samt en periode på 6-9 måneder efter første patient, er karakteriseret ved at flere forskellige Region Hovedstaden organisationer skal samarbejde tæt for at løse opgaven. I flytteprocessen skal Byggeprojektet og Hospitalet (eksempelvis klinisk koordinerings projekt, flytteprojekt, samt drift organisationen) alle løse forskellige opgaver over en kort periode og med mange afhængigheder. I den fase skal byggeprojekterne fremme samarbejdet mellem parterne, og tilskynde en koordineret risikoindsats i perioden op til byggeriets ibrugtagelse, selv om hospitalernes projektorganisationer ikke er underlagt denne risikostyringsmanual. Forud for første patient skal der som minimum afholdes særskilte risikoworkshops hvor der drøftes risici relaterende til såvel fysisk såvel som organisatorisk ibrugtagning, dvs. risici relaterende til at bygningen fungerer som tiltænkt samt risici, der kan påvirke den kliniske ibrugtagning, eksempelvis risici relaterende til flytteprocesser samt det kliniske personales uddannelse i ændrede arbejdsgange. 2. Risikobegreber 2.1 Risikostyring Den samlede risikostyring omfatter selve risikovurderingen, hvor risici identificeres og specificeres, samt den efterfølgende bearbejdning og håndtering, hvor hver enkelt risiko reduceres og/eller der opstilles en beredskabsplan for, hvad der skal ske, hvis hændelsen indtræffer. Risikostyring er også anvendelse af viden om risiko i alle væsentlige beslutninger på byggeprojektet. Side 5 af 28

41 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -6 af 28 Risikostyringsmanual 2.2 Risikovurdering Risikovurdering kan defineres som en systematisk måde at identificere og behandle risikofaktorer og usikkerhed på, som led i en helhedsbetragtning. Risikovurderingen foretages altid på baggrund af den aktuelle målsætning eller plan. Formålet med en risikovurdering er dels at vurdere, hvilke risici der er de alvorligste i forhold til projektets gennemførelse, dels at finde løsninger og fastlægge ansvar og tidsfrister for at overkomme og reducere disse risici. 2.3 Definition af risiko En risiko består altid af en sandsynlighed for en uønsket hændelse og konsekvensen af, at den pågældende hændelse opstår. En risiko påvirker negativt muligheden for at projekterne realiseres inden for målsætningen, eller at organisationen ikke kan realisere sine forventede gevinster. Det er ikke et mål i sig selv at undgå risici, men derimod at sikre, at risici håndteres og bearbejdes til et niveau der ligger inden for beslutningstagernes risikoappetit. 2.4 Usikkerhed Usikkerhed er forskellig fra risiko. Usikkerhed er i denne kontekst generelle og universelle usikkerheder, som projekterne kan opleve. Usikkerhed lader sig oftest ikke konkretisere, fordi der ikke er nogen viden at bygge beskrivelsen på hvorved der ikke kan fastlægges konkrete handleplaner. Usikkerhed er som udgangspunkt ikke omfattet af arbejdet med risikostyring, men håndteres på det strategiske og taktiske niveau. Eksempelvis er reservepuljer et vigtigt redskab til at modstå effekten af usikkerhed/uforudseelige udgifter. I enkelte tilfælde kan det være relevant at tage usikkerhed med i arbejdet med risikostyring. Det er i situationer, hvor der opstår begrundet formodning om at en usikkerhedsfaktor er relevant for projektet. Som eksempel vil en u-specificer bar og generel ændring af et direktiv eller et miljøkrav ikke indgå i en risikovurdering. Kendskab til specifikke ændringer der kan have væsentlig indflydelse på forhold i projektet kan dog anføres som risiko for projektet. 3. Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Der arbejdes med tre organisatoriske niveauer, det strategiske niveau, det taktiske niveau og det operationelle niveau (se figur 1). Risikostyringsproces tilgodeser alle tre organisatoriske niveauers behov for styring og rapportering. Side 6 af 28

42 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -7 af 28 Risikostyringsmanual S T Regionsrådet - Staten Koncerndirektionen Delniveau 1, Ledelse Delniveau 2, Delprojekt Delniveau 3, Aktivitet O Figur 1. Figuren viser opdeling af organisationsniveauer i det strategiske niveau (S) det taktiske niveau (T) og det operationelle niveau (O). Det operationelle niveau er yderligere opdelt i de tre delniveauer ledelse (1), delprojekt (2) og aktivitet (3). 3.1 Det strategiske niveau (S) Det strategiske niveau (S) udgøres af staten og regionsrådet i Region Hovedstaden. Se figur 1. Regionsrådet har det overordnede ansvar for at sikre, at kvalitetsfondsprojekterne når de opstillede målsætninger. 3.2 Det taktiske niveau (T) Det taktiske niveau (T) udgøres af Region Hovedstadens koncerndirektion, herunder Center for Økonomi v/enhed for Byggestyring (EBS). Se figur 1. På dette niveau udstikkes retningslinjer for risikostyring og rapportering. EBS har ansvar for at udvikle og forbedre rammerne for risikostyring, så der opnås den enkleste og mest funktionelle risikostyringsproces, som overholder alle interne og eksterne krav til risikostyring på byggeprojekterne. 3.3 Det operationelle niveau (O) Byggeprojekterne Det operationelle niveau (O) udgøres af byggeprojekternes organisation. På det operationelle niveau er der mulighed for at lave en yderligere opdeling i form af tre delniveauer. Se figur 1. - Delniveau 1 repræsenterer det øverste organisatoriske niveau for et byggeprojekt (det samlede projekt) - Delniveau 2 repræsenterer et delprojekt - Delniveau 3 repræsenterer en aktivitet inden for et delprojekt. Denne risikostyringsmanual er rettet mode det operationelle delniveau 1 eller 2. Såfremt det samlede projekt alene består af ét delprojekt (dvs. opførsel af en bygning), vil der alene være 2 niveauer på i den operationelle risikostyring. Side 7 af 28

43 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -8 af 28 Risikostyringsmanual Denne risikostyringsmanual anfører krav til metode for risikostyringen på alle tre niveauer, idet ensartet metodik sikre gennemsigtighed i vurderingen foretaget på alle niveauer og alle interessenter. Organiseringen af det operationelle risikoarbejde på byggeprojekterne, herunder beskrivelse af risikovurderingsmetode jf. nærværende risikomanual skal beskrives i byggeprojektets projekthåndbog. 4. Operationel risikostyring 4.1 Dagligt risikoarbejde Det operationelle (daglige) arbejde med risici skal ske lokalt på byggeprojekterne. Arbejdet med identifikation og håndtering af risiko skal være forankret på alle niveauer og være en integrereret del af den daglige projektstyring af delprojekter og aktiviteter. Byggeprojektet skal sikre at risici på projektet anvendes ved dialog med relevante interne og eksterne interessenter, samt at viden om risiko anvendes når der træffes beslutninger på projektet. 4.2 Kvartalsvise risikoworkshops Der skal afholdes obligatoriske kvartalsvise risikoworkshops på det for projektet relevante niveau. Dvs. såvel niveau 1 og 2 såfremt det vurderes nødvendigt på et projekt. Som angivet i afsnit 4.3, udgår niveau 1 såfremt det samlede projekt alene omfatter opførelsen af én bygning 4.3 Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikovurderinger skal udføres som angivet i denne manual. Herved sikres det at risikostyringen er sammenlignelig på tværs af projekterne, og at alle interessenter har adgang til en aktuel vurdering af risikobilledet på det enkelte projekt eller på hele porteføljen. Eksterne interessenters risikovurderinger Eksterne interessenters arbejde med risikovurdering kan have karakter af partsindlæg, bygherreorganisationerne kan derfor have behov for at foretage egne vurderinger af en identificeret risikos udfald. Interessenternes input bør dog inddrages dels i den daglige styring og ved behov i de obligatoriske risikoworkshops. 4.4 Risikorapportering Region Hovedstaden har indkøbt systemet Exonaut Risk til brug for arbejdet med risiko. Systemejer for Exonaut Risk er Center for Økonomi v/ Enhed for byggestyring. Oprettelse og deaktivering af bruger i Exonaut Risk sker ved henvendelse hertil. Ved oprettelse skal følgende fremsende Windows brugernavn (BAM ID), brugerens fulde navn, samt Side 8 af 28

44 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -9 af 28 Risikostyringsmanual angivelse af hvilke projektmapper i systemet der skal tildeles adgang til. For eksterne brugere skal Windows brugernavn ikke angives. Alle projekter skal anvende Exonaut Risk til registrering af identificerede risici, som minimum på operationelt delniveau 1 og/eller delniveau 2. Anvendelsen af systemet er obligatorisk, idet formålet er at sikre en ensartet risikovurdering på tværs af alle projekter samt en fælles datakilde for risikodata. Et andet formål er at sikre ensartet risikorapportering. Den risiko ansvarlige på det enkelte byggeprojekt har ansvar for at ajourføre Exonaut systemets grunddata således at projektbudget samt reserveniveau er angivet i det aktuelle niveau ved rapport udtræk. Baggrunden for ajourføring er, at grunddata har en betydning for konsekvensvurderingen af den kapitaliserede risiko, dvs. hvorvidt risikoscoren for økonomi er 1-5. Enhed for byggestyring har i Exonuat Risk s rapport generator angivet to standard rapporter der skal anvendes til den løbende rapportering til Hospitalbyggestyregruppe samt til Det tredje øje der foretager uafhængig risikovurdering af de 6 kvalitetsfondsprojekter til brug for kvartalsrapporteringen. Den ene rapport omfatter risikobeskrivelser, konsekvens beskrivelser samt konsekvensvurdering af tid, økonomi og kvalitet. Endvidere omfatter rapporten handleplansbeskrivelser for de identificerede risici. Den anden rapport omfatter en risikotabel hvor risikoscore er angivet på baggrund af konsekvensvurderingerne og sandsynlighed, herunder den forventede omkostning ved en given risiko. Rapporteringen skal omfatte alle identificerede risici. 5. Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Der er følgende minimumskrav til, hvad hospitalsbyggeprojekterne skal leve op til i forbindelse med deres arbejde med risikostyring. 5.1 Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Overordnet ansvar for operationel risikostyring Den overordnede ansvarlige for risikostyringen i byggeprojektet er forankret ved projektdirektøren/projektchefen mens det overordnede ansvar for risikostyring relaterende til hhv. effektiviseringsarbejdet og ibrugtagningsprocesserne påhviler hospitalsdirektøren. Én risikoansvarlig (risk manager) I bygherreorganisationen skal én person udpeges til risikoansvarlig. Den risikoansvarlige har ansvar for, at projektet på relevante operationelle delniveauer overholder kravene til risikostyring og rapportering, som beskrevet i denne risikomanual. Side 9 af 28

45 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -10 af 28 Risikostyringsmanual Den risikoansvarlige har desuden ansvar for at sikre rettidig ajourføring af risikorapporteringssystemet således at der kan ske aktuel risikorapportering internt såvel som eksternt. På det operationelle delniveau 2, delprojektniveau og niveau 3, aktivitetsniveau, kan ansvaret, eller dele af ansvaret, og opgaver relateret til risikostyringen, uddelegeres til eksempelvis delprojektledere eller eksterne parter, som således rapporterer til projektets risikoansvarlige. Den risikoansvarlige eller den uddelegerede har eksempelvis følgende opgaver: - Indkaldelse og facilitering af risikoworkshops/møder - Sikring af løbede fokus på drøftelse af relevante risici med interne og eksterne interessenter - Sikre at interne og eksterne interessenter løbende har fokus på at bidrage til identifikation af nye risici - Sikre at risikovurderinger sker med udgangspunkt i regionens fastlagte principper (beskrevet i nærværende manual) - Sikre at der identificeres nye risici samt allokeres en risikoejer - Sikre at risikoejer løbende foretager ajourføring af risici i risikorapporteringssystemet - Sikre at der udarbejdes handleplaner for alle identificerede risici samt at der allokeres en ejer for de enkelte handleplaner - Sikre at handleplansejer følge op på igangsatte handleplaner - Udarbejde referat fra workshops jf. krav beskrevet i afsnit xxx. Uddelegering Bygherreorganisationen kan vælge at uddelegere en eller flere af opgaverne til en ekstern part. Uddelegering af opgaver til eksterne parter friholder ikke bygherreorganisationen for det overordnede ansvar. Risiko ejer / Risk owner Risikoejer er den ansvarlige for det arbejde som er behæftet med risiko. Risikoejer skal indgå i risiko workshops og være hoveddrivkraften i konsekvensanalysen. Det er ligeledes risikoejers ansvar at forhåndsgodkende de risiko handleplaner, som projektet planlægger for at reducere en given risikos sandsynlighed eller konsekvens. Risikoejer som defineret i denne risikostyringsmanual vil altid være en medarbejder i Regionen Hovedstaden. Risiko handleplansejer / Risk treatment owner Risiko handleplansejer er den person, som er ansvarlig for, at en aftalt handling på en risiko gennemføres. Handlingen kan være af forebyggende karakter eller af beredskabsmæssig karakter. Handleplans ejer skal: - Afdække løsninger og planlægge gennemførelse af handleplaner - Sikre gennemførelse af aftalte handleplaner Side 10 af 28

46 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -11 af 28 Risikostyringsmanual - Rapportere status og ændringer i planlagt handleplan eller ressourceforbrug til projektleder eller risikoejer. For enhver identificeret risiko skal der om muligt identificeres relevante handleplaner. Ansvarlige for handleplaner kan godt være forankret uden for Region Hovedstaden, eksempelvis hos en rådgiver. Beskrivelse i projekthåndbogen Projektet skal i projekthåndbogen eller tilhørende bilag beskrive følgende: Hvordan risikostyring er organiseret i projektet fordelt på de tre delniveauer herunder klart afdække hvorvidt det organisatoriske delniveau 1 i praksis udføres i delniveau 2 I hvilket forum der afholdes kvartalsvise risikoworkshops, dedikerede risiko møder på delprojekt eller aktivitetsniveau Hvordan det sikres at viden om risiko inddrages i beslutninger på de tre delniveauer, beskrevet på delprojekter og aktiviteter, herunder tilrettelægger, indkalder, faciliterer møde samt skriver referat over drøftelser og konklusioner Overordnet beskrive emner der skal indgå i risikodrøftelserne på de enkelte niveauer Projektet bør have en beskrivelse af organiseringen af risikostyringen således at alle aktuelle delprojekter fremgår af diagrammet herunder klart angive hvilke delniveauer der afholdes risikoworkshops eller risikostyringsmøder på. 5.2 Afholdelse af workshops og risikomøder Det er byggeprojektets risikoansvarlige, der er ansvarlig for at planlægge og gennemføre risikoworkshops, herunder at invitere relevante parter til workshoppen. Operationelt delniveau 1 På det operationelle delniveau 1 sker risikoidentifikation og risikovurdering fortrinsvis ved afholdelse af workshops. Der skal afholdes risikoworkshops ved projektopstart samt ved hvert faseskift i byggeprojekterne. Hvis faser strækker sig over længere tid skal der afholdes workshops minimum hvert kvartal. Projektchefen/projektdirektøren kan træffes beslutning om aflysning af en planlagt risikoworkshop hvis det vurderes at den foreliggende risikolog er fyldestgørende. Projektfaser Ideoplæg Byggeprogram Dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt Udbud/ Licitation Udførelsesfase Idriftsætning Region Hovedstadens Fasemodel Figur 2. Figuren viser den faste faseopdeling af byggeprojekterne. Operationelt delniveau 2 og 3 Delprojekterne vil have stor variation med hensyn til størrelse og kompleksitet. Side 11 af 28

47 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -12 af 28 Risikostyringsmanual For store delprojekter, eller delprojekter med en høj kompleksitet, skal workshopfrekvensen følge den frekvens, der er specificeret for det operationelle delniveau 1. For mindre delprojekter og aktiviteter skal der afholdes risikoworkshops eller risikomøder med en frekvens, så risikobeskrivelsen på projektet til enhver tid er retvisende for den risiko, der er på projektet. Deltagerkredsen i workshop og/eller møde vil ligeledes afhænge af, hvor stort eller komplekst delprojektet er, men også hvor langt delprojektet er og i hvilken fase. Afrapportering fra risikoworkshops eller møder skal inkluderes som data i risikoworkshops på delniveau 1. Se figur 3. Det anbefales derfor, at bygherre uddanner og træner medarbejdere for at sikre, at risikoworkshops på del niveau 2 og 3 giver et output, som er kompatibelt med kravene på delniveau 1. Projektledelsen (operationelt delniveau 1) Beslutninger Beslutninger = workshop Delprojekt 1 Aktivitetsniveau Aktivitetsniveau Delprojekt 2 Figur 3. Oversigt over risikoworkshops, og deres indbyrdes sammenhæng. Der afholdes workshops på delprojektniveau, og eventuelt også på aktivitetsniveau. Workshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau er ikke omfattet af denne risikomanual. Data fra risikoworkshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau valideres og konsolideres på workshops på projektledelsesniveau, og på dette niveau skal risikobeskrivelsen leve op til kravene i denne risikomanual. Indkaldelse og afholdelse af risikoworkshop og risikomøder Alle projekter skal som udgangspunkt afholde risikoworkshops hvert kvartal. Risikoworkshops bør indkaldes i god tid således at alle relevante deltagere har mulighed for at deltage. Risici der er identificeret og evt. indarbejdet i Exonaut Risk uden for workshops, bringes op på workshops således at der kan ske en samlet vurdering af risikovariablerne. Herved sikres at alle relevante projektdeltagere er ajourført med vurderede og indarbejdede risici der er indeholdt i risikologgen. Side 12 af 28

48 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -13 af 28 Risikostyringsmanual Ved identifikation uden for workshopregi skal relevante faglige eksperter inddrages i tilstrækkeligt omfang til at sikre at risikobeskrivelsen lever op til kvalitetskravene specificeret i denne manual. Risikoworkshoppen bør omfatte: - Revurdering af udvalgte eller alle eksisterende risici, herunder vurdering af behov for ændring af kvantificeringen af tid, kvalitet og økonomi - Vurdering af planlagte handleplaner samt evt. tilrettelæggelse af nye - Identifikation af nye risici samt risiko ejer - Fastlæggelse af handleplaner samt handleplansejer for disse En vigtig årsag til at arbejde med risici på workshops er, at det giver mulighed for at invitere eksterne personer, f.eks. personer fra andre projekter samt fagpersoner. Risikoworkshop deltager kan være: - Projektchef/Projektdirektør - Delprojektledere - Relevante projektdeltagere - Projektkonsulent og/eller projektøkonom fra Enhed fra Byggestyring - Risikokonsulenten fra Enhed for Byggestyring - Evt. repræsentanter fra bygherrerådgiver, totalrådgiver og byggeledelse - Evt. Repræsentanter fra entreprenører - Evt. repræsentanter fra andre projekter - Evt. andre relevante interessenter fra administrationen i Region Hovedstaden (CIMT, CEJ, CSU mv.) Det er en forudsætning for godt risikoarbejde at fagspecialister og eksperter er til stede når risici diskuteres. Ved en bred deltagerkreds, hvor eksperterne er til stede, muliggøres en nuanceret vurdering af risici og konsekvenser fra flere perspektiver. Det er vigtigt at fokus på risikoworkshoppen er identifikation af risko og bearbejdning af risiko, og man skal undgå at tiden bruges på at diskuterer indtrufne hændelser. For at sikre videndeling om risici på tværs af byggeprojekterne, skal risikokonsulenten og projektkonsulenten fra Enhed for Byggestyring inviteres til at deltage i risikoworkshops på delniveau 1 og/eller delniveau 2. Udbytte af en risikoworkshop og risikomøder Ved en risikoworkshops og på risikomøder udarbejdes risikoidentifikation og risikobeskrivelse, hvilket sikrer en så objektiv risikobeskrivelse som muligt. Risikobeskrivelsen kommer således til at afspejle deltagernes samlede holdning til risikosituationen, og ikke enkeltpersoners opfattelse. Oftest kan det være en fordel at udskyde delkomponenter i vurderingen, eksempelvis kvantificeringen af en risiko til et efterfølgende møde i en mindre arbejdsgruppe. Side 13 af 28

49 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -14 af 28 Risikostyringsmanual Sammenfatning af resultaterne af afholdte workshops på delniveau 1 og/eller 2 foretages i Exonaut risk. Drøftelserne afspejles ved ændringer i konsekvensvurderinger samt kapitaliseringer samt ved datering af baggrund for ændringer. Dokumentationskrav vedr. proces risikoworkshops Den risikoansvarlige skal sikre, at der i forbindelse med afholdelse af risikoworkshops og risikomøder udarbejdes et referat indeholdende nedenstående punkter: Mødested- og tidspunkt Klar beskrivelse af niveau for den afholdte risikoworkshop (operationelt niveau: Tværgående (Ledelse), delprojekt, aktivitet) Indbudt deltagerkreds Faktiske deltagere på mødet (navn og funktion/ansvarsområde) Kortfattet beslutningsreferat herunder tydelig begrundelse revurderinger af risikokonsekvenser samt ændringer i kapitalisering samt sandsynlighed samt klar angivelse af handleplansejere Nye risici indarbejdet i loggen (angivelse af forslagsstiller). Risici drøftet, men ikke indarbejdet i loggen kortfattet begrundelse for beslutning om ikke at indarbejde den konkrete risiko i risikologgen Ligeledes bør der foreligge møde- og beslutningsreferater af eventuelle øvrige møder i relation til risikoarbejdet, hvor der træffes væsentlige beslutninger om risici der allerede er i registeret eller er på vej til at blive registreret. 5.3 Komponenterne i risikostyringen Projekterne skal fastlægge en klart defineret risikoproces, og denne proces skal være beskrevet i projekthåndbogen. Forud for første workshop, skal byggeprojektets risikoansvarlige sikre, at komponenterne i risikostyring er klart beskrevne og kommunikeret ud til workshopdeltagerne. Herved sikres den bedste kvalitet i arbejdet med risiko. Komponenterne er risikobeskrivelsen, årsagsbeskrivelsen, konsekvenser, sandsynlighed, samlet konsekvensscore, samlet risikoscore, risikobearbejdning, forventet tidspunkt hvor risikoen indtræffer samt risikologgen og dennes løbende vedligehold. Komponenterne beskrives nærmere i det følgende. Værktøjet i bilag 2 bruges, når byggeprojekterne arbejder med at formulere en risiko herunder årsager, konsekvenser, sandsynlighed mm. Beskrivelse af risiko, årsager og konsekvens Alle risici, årsager samt konsekvenser skal beskrives (kvalitativt). Side 14 af 28

50 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -15 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvensbeskrivelser skal indeholde alle væsentlige konsekvenser, herunder også de kvalitetsmæssige, dvs. risici for at projektets funktionalitet ikke er som ønsket eksempelvis med patientsikkerhed eller arbejdsmiljø påvirkning som konsekvens. Konsekvensbeskrivelsen skal omfatte den direkte effekt af risikobegivenheden, samt eventuelt afledte effekter (kaskadeeffekter) og afledte effekter (projektforsinkelse).beskrivelserne skal være klare og utvetydige. Det er af største vigtighed, at risici er klart formuleret og har en høj kvalitet, da al efterfølgende analyse og rapportering vil være baseret på disse data. En risiko bør formuleres, så det klart fremgår, at risikoen dækker over en fremtidig uønsket hændelse for projektet eller en aktivitet i projektet, som med en vis sandsynlighed kan indtræffe. Formuleringen af en risiko bør gøres omhyggeligt, således at teksten er forståelig for personer uden ekspertviden om det aktuelle byggeri og personersom ikke har deltaget i workshoppen. Eksempel på en rigtig risikobeskrivelse: Vandrensningsanlægget fejler i driften. Hvis en risiko ikke relaterer sig til en specifik uønsket begivenhed for projektet eller en aktivitet i projektet, skal den sjældent anføres i risikologgen. Overvej her om det er et aktionspunkt for projektledelsen eller planlæggerne. Eksempel på en forkert risikobeskrivelse: Styringsmanualen efterleves ikke. (her er der ikke tale om en risiko, men derimod en erkendt problemstilling. Derfor er det op til projektledelsen at rette op på problemet ved eksempelvis uddannelse). Når man har beskrevet en risiko, skal man forholde sig til de årsager der kan være til at den indtræffer. For risikoen med ordlyden vandrensningsanlægget fejler i driften, kan der godt identificeres flere årsager, som bevirker, at man er bekymret for om vandrensningsanlægget kommer til at fungere efter hensigten. Eksempler på årsager: - Der er begrundet mistanke for at myndighederne ændrer specifikationer undervejs. - Det er usikkert om membran x vil have den specificerede holdbarhed. I Region Hovedstaden formuleres årsagen ikke sammen med selve risikobeskrivelsen. Dette skyldes at det ofte giver problemer med for mange risici på projektet, og problemer med at kvantificere de identificerede risici. Problemerne skyldes, at den samme risiko kan figurere flere gange, hvorved projektet kommer til at se mere risikabelt ud, end det egentlig er. Side 15 af 28

51 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -16 af 28 Risikostyringsmanual Eksempel: - Måske fejler vandrensningsanlægget i driften på grund af defekte membraner - Ændrede specifikationer på kravene til spildevand betyder at vandrensningsanlægget ikke kan udlede spildevandet til kloakken. Begge disse risici dækker over den samme risikobegivenhed, og skal derfor formuleres som én risiko med flere årsager. Kvantitativ Konsekvensvurdering af risiko Alle risici skal vurderes i relation til konsekvenser for økonomi, tid og kvalitet samt sandsynlighed. Konsekvent for alle risici skal følgende tre parametre beskrives og kvantificeres; - Økonomi - Tid - Kvalitet Økonomi En risiko kvantificeres økonomisk ved eksempelvis at vurdere, hvad en risikobegivenhed koster, hvis den indtræffer. Det skal tilstræbes, at flest mulige konsekvenser af risikobegivenheden beskrives kvantitativt herunder evt. omkostning fra en forsinkelse af projektets kritiske sti, hvorved menes en forlængelse af projektets totale varighed. Specifikke analyser, som Monte Carlo simulering hører lige ledes ind under kvantitativ risikostyring. En grundig kvantificering af risici er en forudsætning for korrekt proportionering af den forebyggende indsats over for risici. Der foretages en vurdering af den enkelte risikos samlede konsekvens for den samlede projektøkonomi. Den samlede konsekvens er summen af direkte effekter og indirekte effekter. Den direkte effekt er eksempelvis prisen for at udbedre den skade der kan ske. Eksempel: Hvis jordbundsforholdene viser sig dårligere end ventet vil omkostningerne til fundering stige med 15 mio. kr. De indirekte omkostninger er relaterede omkostninger, som er naturlige følgevirkninger af risikobegivenheden. Et væsentligt bidrag til den sekundære omkostningseffekt af en risikobegivenhed kan oftest findes i beskrivelsen af potentiel forsinkelse. Kapitaliseringen af en forsinkelse er forskellig i projekteringsfasen og udførselsfasen. Udførelsesfasen er oftest dyrest, da det er dyrt for projektet at have stilstand på byggepladsen. Hvert projekt skal af samme årsag have en nedskrevet vurdering af hvad forsinkelse koster hvis der indtræffer forsinkelse under udførselsfasen (eksempelvis 2 mio. kr. pr. uge). Side 16 af 28

52 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -17 af 28 Risikostyringsmanual Værdien kan afhænge af den form hvormed projektet er udbudt (totalentreprise, hovedentreprise, storentrepriser, fagentrepriser). Eksempel: Det vurderes at dårligere end ventet jordbundsforhold kan forsinke projektet i 8 uger til en pris af 2 mio. kr. pr. uge. Den samlede omkostning for den risikobegivenhed bliver således kr., hvilket er summen af de direkte (ekstra fundering kr.) og indirekte omkostninger (forsinkelse kr.) med den identificerede risiko. Effekten af en risikobegivenhed på projektets økonomi skal rapporteres i hele kroner. En effekt på 16 mio. kr. anføres altså som kr. Den økonomiske effekt angives som maksimum (vægtes 15%), minimum (vægtes 15%) og gennemsnitlig (vægtes 70%) omkostning for at give et trepunktsestimat af omkostningen. Den økonomiske konsekvens vil derefter blive vurderet efter en skala, der udarbejdes af den risikoansvarlige på hvert projekt: 1: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,01 % (x mio. kr.) 2: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,05 % (x mio. kr.) 3: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,5 % (x mio. kr.) 4: En samlet effekt på projektøkonomien på under 5,0 % (x mio. kr.) 5: En samlet effekt på projektøkonomien på 5,0 % eller mere (x mio. kr.) Tid Tid dækker over den potentielle forsinkelse for projektets kritiske vej, som risikobegivenheden kan skabe for projektet. Forsinkelsen rapporteres i antal uger. På projektniveau rapporteres alene potentielle forsinkelser på hovedprojektet. Tidsforsinkelsen skal i Exonaut risk angives efter en skala med følgende definitioner: 1: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet en uge eller mindre 2: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til en måned 3: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til to måneder 4: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til seks måneder 5: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet seks måneder eller mere Kvalitet Kvalitet dækker over en risikobegivenheds effekt på den endelige funktionalitet af bygningen/aktiviteten. Potentielle kvalitetsforringelser rapporteres ved brug af følgende skala: 1: Minimal betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. 2: Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger 3: Risikoen har en betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette kan give kritiske bemærkninger Side 17 af 28

53 Sandsynlighedsscore Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -18 af 28 Risikostyringsmanual 4: Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling 5: Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette vil få betydning for bevillingen Sandsynlighed Der skal bruges en fast skala til vurdering af sandsynligheden af identificerede risici. Der skal bruges en fem-trins-skala med følgende definitioner: 1: 0-9 % 2: % 3: % 4: % 5: > 60 % En sandsynlighed for en risiko bør om muligt baseres på tilgængelige objektive historiske data. Oftest vil det dog ikke være muligt, og i disse situationer vil en subjektiv vurdering være tilstrækkelig. Når man bruger en subjektiv vurdering, er det af stor betydning, at relevante og erfarne fageksperter inddrages i vurderingen. Samlet risikoscore En risiko parameters samlede risikoscore udregnes som samlet konsekvensscore x sandsynlighedsscore Eksempel: Hvis tid angives med en konsekvensscore på 4 (forsinkelse på op til 6 måneder) og en sandsynlighedsscore på 3 bliver den samlede risikoscore på 12 (4x3). For at sikre fokus på de væsentligste risici, skal alle risici tildeles en farvekode i henhold til figur 4. Samlet konsekvensscore Lav Medium Høj Høj Høj 4 Lav Medium Medium Høj Høj 3 Lav Medium Medium Medium Høj 2 Lav Lav Medium Medium Høj 1 Lav Lav Medium Medium Høj Figur 4: Risikoskema med sandsynlighedsscore lodret og samlet konsekvensscore vandret. Skemaet bruges til at tildele en farvekode til en risiko på basis af risikoens samlede konsekvensscore og sandsynlighedsscore. Side 18 af 28

54 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -19 af 28 Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekter, skal kvartalsrapportering beskrive handleplaner for alle kritiske risici, dvs. risici som har en risikoscore som er Høj (rød) eller medium (gul) (sandsynlighedsscore x samlet konsekvensscore). Exonaut Risk angiver automatisk risikoscore i risikorapporteringen baseret på ovenstående principper. Alle risici med en konsekvensscore på 5, eller en risikoscore på mere end 15 skal rapporteres. Den risikoansvarlige på projektet skal i samråd med projektledelsen vurdere, hvornår en lav risiko er af en sådan karakter, at der skal udarbejdes en handlingsplan. Dette kan eksempelvis opstå, hvis en risiko vurderes at have en politisk eller mediemæssig betydning. Samlet kapitalisering af risici i forhold til aktuel rest-reserve og change request kataloget I den løbende rapportering sammenholdes restreserven med den samlede sandsynlighedsjusterede kapitaliserede risiko for projektet. Overstiger den kapitaliserede risiko rest-reserven, og der ikke forventes en forbedring af risikobilledet, skal projektledelsen vurdere hvorvidt hospitalsbyggestyregruppen skal inddrages i beslutning om igangsætning af ændringsmuligheder identificeret i projektets change request katalog. Handleplaner / Risikobearbejdning Bruttokonsekvensen og bruttosandsynligheden dækker den rå ubearbejdede konsekvens og sandsynlighed. Denne anvendes ikke i Region Hovedstadens risikostyring. Al risikovurdering skal således ske med udgangspunkt i en risikos nettokonsekvens og nettosandsynlighed. Det vil sige, vurdering af risikoen foretaget med udgangspunkt i forebyggende handlinger, som ligger inden for projektledelsens dispositionsbeføjelser, og som de derfor selv kan godkende. For alle kritiske risici skal der laves relevante handleplaner. Handlingsplanen skal, alt efter de fastlagte dispositionsbeføjelser, godkendes af den relevant leder eller styregruppe. Beskrivelse af handleplaner indgår i den løbende risikorapportering til hospitalsbyggestyregruppen og Sundheds og Ældreministeriet. En handleplan kan påvirker en risiko så den: - Fjernes / elimineres - Reduceres - Undgås En fjerde mulighed er at accepterer en risiko, såfremt risikoen ligger inden for projektets risikoappetit. Det er overordnede risikoansvarliges ansvar omkostningseffektivt at reducere eller fjerne risiko fra projekterne. Side 19 af 28

55 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -20 af 28 Risikostyringsmanual I praksis vil denne opgave dog oftest være uddelegeret til projektledelsen og den risikoansvarlige. Risikobearbejdning sker ved forebyggende handlinger eksempelvis ved fokus på - eller ændringer i - processer eller adfærd. Handleplanerne skal tilrettelægges således at de enten påvirker sandsynligheden for at en risiko indtræffer, eller påvirker konsekvensen af risikobegivenheden. Forebyggende handlinger skal være aktiviteter, som er anderledes end hvad vi gør i dag. Altså en ændring i tilgangen til projektet, som betyder at projektets risikoprofil reduceres. Ved vurdering af risikobearbejdning er det vigtigt at forholde sig til risikoens potentielle effekt på projektøkonomien. Ved bearbejdning af meget dyre risici, er det vigtigt at tænke ud af boksen, og drøfte nye og væsentlige ændringer i projektets tilgang til den aktivitet, som er behæftet med risiko. Stilles der forslag på en risikoworkshop om forebyggende handlinger, som overstiger de tilstedeværendes dispositionsbeføjelser, som beskrevet i projektets projektmanual, skal muligheden for risikobearbejdning beskrives i et skema (Bilag 1), og videresendes til ledelsen med henblik på vurdering og evt. godkendelse. Den risikoansvarlige har ansvaret for at følge op på om vedtagne forebyggende handlinger gennemføres som aftalt. Det er vigtigt at understrege, at beslutninger som at ringe og tjekke om og vi skal være ekstra omhyggelige med i udgangspunktet ikke er forebyggende handlinger. Det er blot indskærpelser. Forventet tidspunkt, hvor risikoen indtræffer Hvor det er muligt, skal det anføres, hvornår den identificerede risiko forventes at kunne indtræffe. Der anføres en dato, eller et tidsinterval. For risici der forventes at indtræffes under udførsel, kan der dog med fordel være fokus på at identificere root cause for risici, således at der kan tilrettelægges handleplaner der reducere sandsynligheden i alle projektets faser. Indtrufne hændelser Såfremt en hændelse indtræffer skal risikoen udgå af risikologgen. Samtidigt skal projektet disponere reserve til imødegåelse af de indtrufne hændelser, hvorved der sker en balanceret ændring af såvel risikolog og reserveniveau. Risikologgen og løbende vedligehold af denne En risikolog er en liste over identificerede risici som ligeledes indeholder alle relevante oplysninger om de enkelte risici. I Region Hovedstaden benyttes et Exonaut risk som fælles ITbaseret risikostyringsværktøj til risikostyring og rapportgenerering for de større byggesager. Side 20 af 28

56 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -21 af 28 Risikostyringsmanual Projekterne skal anvende systemet til risikostyring og til udarbejdelse af risikolog. Enhed for byggestyring (EBS) sikrer, at der foreligger en systemmanual om anvendelsen af risikostyringsværktøjet. Risikologgen opdateres i forbindelse med afholdelse af en risikoworkshop, således at alle identificerede risici er anført i risikologgen. Mellem workshops skal den risikoansvarlige eller dennes delegerede vedligeholde risikologgen ved på månedsbasis at: 1. Anføre nye velkarakteriserede risici, som projektet er blevet opmærksom på* 1 2. Angive status på risikobearbejdning er de aktiviteter, der er aftalt, gennemført 3. For at sikre historik, skal risici ikke slettes i systemet men alene angives som not relevant. Vurderingen af en risikos relevans bør alene ske i forbindelse med planlagte risikoworkshops således at alle relevante projektdeltagere er enige om at en risiko udgår. 6. Risikorapportering Risikorapportering har til formål at sikre, at alle interessenter er oplyst om byggeprojektets risikoforhold, så de, der har et ansvar i forbindelse med projektet, har mulighed for proaktivt at påvirke projektets risikoprofil. Målet er at sikre at projektets risikoprofil er erkendt og bearbejdet samt at risikoprofilen ligger inden for rammerne for byggeprojektet, herunder om de økonomiske reserver er tilstrækkelige. Risikorapportering skal indeholde følgende komponenter: En liste over kritiske risici (print af risikolog) med angivelse af risikoscore Trafiklysrapportering: Indikatorer for hvornår en interessent bør være opmærksom på en risiko, eller på projektets risikosituation generelt En skriftlig vurdering af risikoforholdene: Den risikoansvarliges overordnede vurdering af den aktuelle risikosituation 6.1 Rapportering til Enhed for Byggestyring Risikorapporten indgår i den månedlige rapportering fra projektorganisationen til Enhed for byggestyring. Rapporten godkendes sammen med månedsrapportering for det samlede projekt af projektchefen/projektdirektøren inden den sendes til Enhed for byggestyring. Rapporten skal indeholde en komplet risikoliste, genereret ud fra risikologgen på delniveau 1 og 2, der som minimum specificerer følgende: Risikobeskrivelse 1 Det anbefales kun at indtaste risici, som er grundigt bearbejdet med relevante fageksperter. Side 21 af 28

57 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -22 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvenser Årsager Risikobearbejdning Samlet risikoscore 6.2 Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Der skal udarbejdes en aktuel risikorapportering til brug for drøftelse om projektets risikobillede samt reserve situation. Rapporteringen til enhed for byggestyring skal således suppleres med analyser eller grafer som viser: Projektets samlede kapitaliserede risici Projektets rest - reserve til imødegåelse af risici Rapportering kan til hver en tid suppleres med aktuelt relevante analyser og beslutningsoplæg der kan sikre at der er sikres balance mellem det aktuelle risiko billede og rest-reserven. Enten ved reduktion af risici alternativ ved øget reserve ved beslutning om ændringer i projektet. 6.3 Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Den kvartalsvise risikotabel indgår i den kvartalsvise statusrapport som forelægges regionsrådet forud for fremsendelse til Sundheds- og Ældreministeriet. Kvalitetsfondsprojekternes kvartalsrapportering Risikotabellen indeholdende alle kritiske risici (røde eller gule) indgår uden kapitalisering i den åbne del af kvartalsrapporteringen med beskrivelse af status for handleplaner. Rapporteringen skal endvidere beskrive baggrund for ændringer i kapitalisering af en given risiko. Ændringer i kapitalisering af en risiko sker ved ændring af den økonomiske konsekvens og/eller ved ændring af sandsynligheden for at en risiko indtræffer. Rapporteringen skal endvidere angive baggrunden for at en given risiko ikke længere vurderes relevant. Risikotabellen indgår i den fortrolige del af kvartalsrapporteringen med angivelse af kapitaliseringen af de kritiske risici. I det fortrolige bilag skal den samlede kapitalisering sammen holdes med den aktuelle rest-reserve sammen med en vurdering af forventningen til projektets fremadrettede risikobillede. Den uafhængige vurdering af risikostyringen Til brug for forelæggelse for regionsrådet udarbejdet det tredje øje (DTØ) en vurdering af projektets risikostyring. Til brg for denne eksterne vurdering fremsendes efter en risikoworkshop en ajourført og fuldstændig risikorapport fra Exonaut risk indeholdende beskrivelser og vurdering af risikokonsekvenser samt en risikotabel med angivelse af risikoscore for alle risici. Sammen med risikorapport og risikotabellen fremsendes referat fra den afholdte risikoworkshop. DTØ kan ved behov anmode om interne notater og mødereferater samt eksterne interessenters risikovurderinger eksempelvis byggeledelsens rapporter over verserende krav samt potentielle krav fra de udførende entreprenører. Side 22 af 28

58 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -23 af 28 Risikostyringsmanual På baggrund af den fremsendte risikorapportering foretager DTØ en vurdering af hvorvidt projektets risikostyring vurderes at ske i henhold til nærværende risikostyringsmanual. Endvidere vil DTØs rapportering indeholde anbefalinger og opfølgningspunkter. Projektorganisationen vil fordu DTØs vurdering vedlægges kvartalsrapporteringen som et fortroligt dokument. 6.4 Akut indsigt i risiko Hvis man i projektet bliver bekendt med en pludselig ændring i projektets risikobillede, eksempelvis hvis der er indikationer på at en alvorlig risiko vil indtræffe, skal den risikoansvarlige straks informere projektchefen/projektdirektøren, som træffer beslutning om det videre rapporteringsbehov, som eksempelvis behov for at informere indledningsvist enhed for byggestyring samt hospitalsbyggestyregruppen. Side 23 af 28

59 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -24 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Projekt: Dato: Risikobeskrivelse: Årsager til den anførte risiko: Forventet omkostning ved risikoens indtræffelse: Sandsynlighed: Mulige forebyggende handlinger som enten reducerer sandsynligheden eller konsekvensen: Forebyggende handling 1: Forventet omkostning af forebyggende handling 1: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 2: Forventet omkostning af forebyggende handling 2: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 3: Forventet omkostning af forebyggende handling 3: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Side 24 af 28

60 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -25 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Konsekvenser RisikoID: Effektdato: Sandsynlighed: Risikoejer: Side 25 af 28

61 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -26 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Risk ID Risikolog Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Økonomi Samlet risikoscore 1.0 Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Vurdering: Projektets risikobeskrivelse er opdateret og giver en god beskrivelse af projektets risikoforhold. Der er anført 2 risici med høj samlet risikoscore. Disse risici er mitigeret mest muligt og overvåges løbende. [yderligere tekst omkring specifikke risikoforhold. Gule og røde risici skal kommenteres i det efterfølgende] Ad 2. Ad 3. Ad 4. Ad 7. Ad 8. Ad 9. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Risikostyringsmanual udarbejdet Januar 2013 Vedlægges revisor erklæring om at risikobeskrivelsen er i overensstemmelse med den underliggende dokumentation Denne template vil blive konkretiseret på basis af operationel erfaring med dataopsamling og analyse fra projekterne, samt når et risikostyringsværktøj er implementeret, og systemets muligheder er kendt. Side 26 af 28

62 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -27 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 4. Emner for risikovurderinger Risikostyringen på byggeprojekterne (delniveau 1) skal tage udgangspunkt i de risici, som projektet afstedkommer. Risikovurderingerne bør i alle projektets faser have fokus på risici relaterende til den aktuelle fase såvel som risici relaterende til udførselsfasen. Årsagen er, at risici relaterende til udførselsfasen bør være fokus i alle projektfaser. Der bør således ske en vurdering af root cause for risici der i væsentligt omfang kan påvirke tid, økonomi og kvalitet i udførselsfasen allerede ved projektets opstart således at der i alle projektets faser kan tilrettelægges handleplaner der begrænser eller eliminere risici i udførselsfasen. Den risikoansvarlige skal således sikre, at der i alle faser afdækkes risici inden for følgende emner listen er ikke udtømmende: Overordnet projektrisiko med indflydelse på budgettet, tidsplanen eller kvaliteten o Risiko for at licitationsresultat overskrider budgettet eksempelvis som konsekvens af uklart og mangelfuldt udbudsmateriale o Risiko for ekstraarbejder under udførsel afledt af uklart og mangelfuldt udbudsmateriele o Risiko for tvister (med rådgivere eller entreprenører), som enten kan påvirke tidsplanen eller budgettet. o Risiko for tvister med tredjemand o Risikofor at den samlede tidsplan forsinkes som følge af udefrakommende, såvel som interne, forhold o Risiko for væsentlige arkæologiske fund ud over hvad der er planlagt efter o Eksempelvis risiko for uforudseelige jordbundsforhold, vandspejle, beskaffenhed og lign. o Eksempelvis risiko for projektmangler dvs at en aktivitet ikke indgår i udbud og ikke er indeholdt budgettet Risiko for at forudsætninger afviger fra det forventede o Eksempelvis klager over lokalplan, kommuneplan, eller miljøgodkendelser o Eksempelvis politiske beslutninger der ændrer væsentligt på forudsætninger o Eksempelvis ændrede brugerkrav o Eksempelvis flyttede aktiviteter mellem hospitaler eller optageområder, mellem privat og offentlig praksis, kommuner og region eller andet Risiko for svigt i dokumentation for gennemførelse, beslutninger mv o Eksempelvis at dokumentation ikke opsamles systematisk o Eksempelvis at krav og ønsker ikke kan dokumenteres gennemført o Eksempelvis at politiske beslutninger ikke kan dokumenteres overholdt Eksempler på risici og konsekvenser ved udbud og under udførsel: - Udbudsmaterialet er mangelfuldt hvilket kan betyde at licitationsresultatet overstiger det afsatte budget og/eller væsentlige ekstra omkostninger under udførsel. Mangler i projektmaterialet kan omfatte: Side 27 af 28

63 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Det Nye Rigshospital Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -28 af 28 Risikostyringsmanual - Mangler beskrivelse af grænseflader mellem fag - For kort udførselstidsplan - Omfang af byggemodningsarbejder er ikke tilstrækkeligt beskrevet - Beskrevne byggeprocesser er ikke bygbare Ud over afdækning af risici inden for ovenstående områder skal den risikoansvarlige sikre at de risici der er identificeret i forbindelse med den eksterne risikoscreening, som er udarbejdet til ekspertpanelet forud for anmodning om endeligt tilsagn, er dækket af de risikobeskrivelser der er lavet på projektet, sådan at der er sporbarhed fra den eksterne risikoscreening og til risikolog. Side 28 af 28

64 Nyt Hospital Hvidovre - Kvartalsrapport 4. kvartal 2018 Enhed for Byggestyring Center for Økonomi Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -1 af 28 Center for Økonomi Enhed for Byggestyring KVARTALSRAPPORT KVALITETSFONDSBYGGERI 1. oktober december 2018 NYT HOSPITAL HVIDOVRE

65 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -2 af 28 2

66 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -3 af Indledning Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der for de enkelte kvalitetsfondsprojekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til regionsrådene, som også danner grundlag for Sundheds- og Ældreministeriets opfølgning. Kvartalsrapporteringen skal således give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Sundheds- og Ældreministeriet godkendte den 22. marts 2018 udbetalingsanmodningen for Nyt Hospital Hvidovre. Efter udbetaling fra kvalitetsfonden afrapporteres kvartalsvis til regionsrådet og til Sundheds- og Ældreministeriet efter fast koncept. I maj 2018 blev det besluttet, at flytte projektøkonomien fra hospitalets omkostningssted til Center for Ejendommes omkostningssted. Der er til formålet oprettet en projektnummerstruktur der understøtter implementeringen af projekt-økonomistyringssystemet PPM. Status er, at al registering af faktura og forbrug ophørte pr. 31. december 2018 under Hvidovre Hospital. Pr. 1. januar 2019 sker alle registeringer og betalinger således i regi af Center For Ejendomme. 3

67 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -4 af Ledelseserklæring Ledelsen i Region Hovedstaden fremsender hermed kvartalsrapportering pr. 31. december 2018 for Region Hovedstadens igangværende Kvalitetsfondsprojekter (Nyt Hospital Herlev, Det Nye Rigshospital, Nyt Hospital Bispebjerg, Ny Retspsykiatri Sct. Hans, Nyt Hospital Hvidovre samt Nyt Hospital Nordsjælland) der alle har modtaget godkendelse af udbetalingsanmodning fra Sundheds- og Ældreministeriet. Kvartalsrapporteringen er baseret på kvartalsrapporteringen for de enkelte kvalitetsfondsprojekter som regionsrådet har behandlet på regionsrådsmødet den 9. april Ledelsen kan efter bedste overbevisning erklære, at: det enkelte projekts kvartalsrapportering giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og risiko vedrørende de igangværende anlægsprojekter finansieret ved kvalitetsfondsmidler kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af regionens deponeringsgrundlag vedrørende anlægsprojekterne med kvalitetsfondsfinansiering - og de dertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartalet såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret i overensstemmelse med gældende administrative regler såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn Kommentarer til eventuelle forbehold og supplerende oplysninger fra revisionen vedr. projekterne fremgår af afsnit 3 i det enkelte projekts kvartalsrapportering. Hillerød, april 2019 Sophie Hæstorp Andersen Regionsrådsformand Jens Gordon Clausen Koncerndirektør 4

68 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -5 af Revisionserklæring Den uafhængige revisors erklæring omfatter det økonomiske forbrug for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Hospital Hvidovre for perioden 1. oktober 2018 til 31. december Endvidere omfatter revisors erklæring deponeringsgrundlaget pr. 31. december 2018 for samtlige af regionens kvalitetsfondsfinansierede projekter. Region Hovedstadens eksterne revision BDO har gennemgået kvartalsrapporten, og har den 20. marts 2019 fremsendt udkast til revisorerklæring for Nyt Hospital Hvidovre, der såfremt kvartalsrapporten godkendes af regionsrådet i sin nuværende form, vil blive fremsendt til Sundheds- og Ældreministeriet. Erklæringen er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Uddrag af revisorerklæring vedr. Nyt Hospital Hvidovre: Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen, for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018, i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis, er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget), ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold i rapporteringen Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på afsnit 5.1 i kvartalsrapport for Kvalitetsfondsbyggeriet Nyt Hospital Hvidovre vedrørende projektets risici pr. 31. december 2018, hvor der beskrives en række økonomiske risici. Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på afsnit 5.1 i kvartalsrapporten, hvor der fremgår følgende fra vurdering fra DTØ: DTØ har noteret sig, at der er arbejdet målrettet med kvalificering af det samlede risikobillede i 4. kvartal 2018, herunder at gennemgangen har betydet en forhøjelse af det samlede risikobillede i forhold til 3. kvartal 2018, hvilket 5

69 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -6 af 28 imødekommer DTØ s tidligere bekymringer for, at risikobilledet var undervurderet. Dog er de kapitaliserede risikoværdier i risikologgen pr. 31. december 2018 behæftet med usikkerhed, da de nye generelle risici på Nybyg ID 9-15 ikke er nærmere behandlet i forhold til de økonomiske konsekvenser og sandsynligheden for, at de indtræffer, hvilket kan medføre risiko for, at risikobilledet ikke er tilstrækkeligt retvisende. DTØ anerkender, at risikoarbejdet er forbedret væsentligt, men vil også fremadrettet have fokus på, at det samlede risikobillede i tilstrækkelig grad afspejler de aktuelle betydelige udfordringer med totalrådgivers manglende ressourcer og styring af sagen, der giver usikkerhed for fremdrift og kvalitet af byggeriet. Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på afsnit 4.1, hvor det fremgår, at Råhus-entreprenøren påbegyndte i september 2017 udførelsen af råhuset. Arbejderne forventes færdige i maj I løbet af 4. kvartal 2018 er arbejdet på en række andre entrepriser påbegyndt. Facademontagen har dog oplevet udfordringer med montage, hvorfor der er konstateret indtrængende regnvand. Der er således konstateret forhøjet skimmel, hvoraf der er igangsat afhjælpning. Forsinkelserne har medført, at tagdækningsarbejder afledt er blevet forsinket med seks til otte uger, og at visse indvendige arbejder med stål- og indretningsentrepriserne er udskudt. Samarbejdet med facadeentreprenøren er udfordret ift. at få sikret fremdrift, idet der er uenighed om de faktiske adgangsforhold for montage i forhold til de i aftalegrundlaget beskrevne. Uden at tage forbehold, skal vi endvidere henlede opmærksomheden på afsnit 4.1 vedr. tidsplanen, hvor det fremgår, at Siden indsendelse af udbetalingsanmodningen er tidsplanen for afslutningen af det samlede projekt forlænget med 12 måneder. Forlængelsen vedrører tre måneder til ibrugtagning af de sidste Rokadeplans- og Sengestueombygninger, der fejlagtigt ikke har været indarbejdet i den styrende tidsplan for det samlede projekt. Desuden har en afklaring af rokadeplanen afdækket, at der bør indregnes yderligere tre måneder til udførslen af de sidste rokadeprojekter. Hertil kommer forlængelsen på seks måneder som følge af HBSGbeslutningen på baggrund af tredjepartsgranskningen. Revisionserklæringen fremgår i sin helhed af bilag til mødesagen. 6

70 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -7 af Overblik Den overordnede vurdering er, at Nyt Hospital Hvidovre har den fornødne fremdrift. 4.1 Status for Nyt Hospital Hvidovre pr. 4. kvartal 2018 Kvalitetsfondsbyggeriet Nyt Hospital Hvidovre omfatter et nybyggeri på ca kvm., samt ombygninger af ambulatorier (Rokadeplanen) og sengestuer i det eksisterende hospital. Nybyggeriet Nybyggeriet indeholder en fælles akutmodtagelse, et barselafsnit, en børneafdeling med neonatalafsnit samt en hjerteafdeling. Byggeriet placeres som tilbygning til det nuværende hospital, hvorved der skabes mulighed for etablering af en ny hovedindgang i det samlede hospitals sydvestlige ende. Det samlede hospital ændrer således markant logistisk karakter, idet den nye hovedindgang vil skabe bedre og mere direkte adgangs- og tilkørselsforhold til hospitalet. Nybyggeriet er udbudt i 21 fagentrepriser. Der er i efteråret, sammen med totalrådgiver, truffet beslutning om, at entrepriser vedrørende logistik samt slutrengøring leveres som bygherreleverancer. Byggemodningsarbejdet blev udbudt særskilt i foråret 2017 og er afsluttet. Råhusentreprenøren påbegyndte i september 2017 udførelsen af råhuset. Arbejderne forventes færdige i maj I løbet af 4. kvartal 2018 er arbejdet på en række andre entrepriser påbegyndt. Facademontagen har dog oplevet udfordringer med montage, hvorfor der er konstateret indtrængende regnvand. Der er således konstateret forhøjet skimmel, hvoraf der er igangsat afhjælpning. Forsinkelserne har medført, at tagdækningsarbejder afledt er blevet forsinket med seks til otte uger, og at visse indvendige arbejder med stål- og indretningsentrepriserne er udskudt. Samarbejdet med facadeentreprenøren er udfordret ift. at få sikret fremdrift, idet der er uenighed om de faktiske adgangsforhold for montage i forhold til de i aftalegrundlaget beskrevne. Der er indgået betingede kontrakter på alle entrepriser. Der er herudover indgået mængdeverificerede allonger på hovedparten af entrepriserne. Totalrådgiver (benævnt TRG) på projektet/nybyggeriet er Link Arkitektur og Schmidt, Hammer og Lassen med Søren Jensen rådgivende ingeniør som underentreprenør. 7

71 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -8 af 28 Byggeledelsen (BL) for nybyggeriet er tildelt TRG som option til den oprindelige TRG-aftale. Fra årsskiftet 2017/18 er byggeledelsen blevet varetaget af virksomheden V2C, der således er underrådgiver til TRG. Bygherre igangsatte med tilslutning fra TRG (herunder Byggeledelsen) i juni 2018 en uvildig 3. parts granskning af projektets 3D model, med henblik på at få udarbejdet en lokationsbaseret tidsplan (4D), baseret på en fysisk mængdeverificering og bemandingsplaner på byggepladsens forskellige delområder. Analyseresultaterne forelå ultimo september måned, og viste at udførelsesplanen var udfordret, idet der blev identificeret logistiske vanskeligheder. Vanskelighederne skyldtes blandt andet for mange håndværkere i samme arbejdsområder samt logistik i byggepladsen. Hospitalsbyggestyregruppen besluttede på baggrund af projektorganisationens indstilling, på mødet den 26. oktober 2018, at forlænge tidsplanen med seks måneder. Med de nævnte ændringer i tidsplanen forventes aflevering fra entreprenørerne at blive i september 2020 med ibrugtagning af nybyggeriet medio Totalrådgiverteamet meddelte i december 2018, at TRGs byggeledelse blev reduceret til bemanding på max. 4 personer. BH har meddelte, at dette vurderes problematisk, idet der opleves utilstrækkelig kvalitet og kvantitet af totalrådgivers leverancer grundet allerede utilstrækkelig bemanding af de nødvendige totalrådgiver poster. Disse vurderingen understøttes af henvendelser fra de udførende entreprenører. Samarbejdet og kommunikationen med TRG og BL er udfordret grundet bygherres meddelte vurdering af parternes manglende leverancer, såvel kvantitativt som kvalitativt. TRG s og BL s leverancer vurderes at være resultat af utilstrækkelig normering og kompetencer på nøglefunktioner under udførslen. Der har derfor i januar og februar 2019 været afholdthyppige styregruppemøder mellem totalrådgiver og bygherreorganisationens øverste ledelse. Der er dialog mellem totalrådgiverteamet og bygherre om evt. ekstra honorering for styrket byggeledelse og fagtilsyn, samt hvilke ydelser bygherre ønsker bibragt ved en sådan styrkelse. Bygherre har i 4.kvartal oplevet, at TRG og byggeledelsen ikke har haft tilstrækkeligt fokus på at sikre, at tidsplansforudsætningerne er blevet indfriet. Der er i januar/februar 2019 sket drøftelser med entreprenører om den forelagte tidsplan samt forhandling om honorering for forlængelse af 8

72 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -9 af 28 entreprenørernes arbejdstidsplaner. En opdateret tidsplan forventes at foreligge i forbindelse med kvartalrapporteringen for 1. kvartal Projektorganisationen vurderer, at TRG s/bl s manglende fokus på de forventede og aftalte forudsætninger i forbindelse med revurderingen af tidsplanen har skabt risiko for, at der kan indtræffe yderlige forsinkelser. Bygherreorganisationens øverste ledelse varetages pr. 1. januar 2019 af Center For Ejendommes direktør, Mogens Kornbo, idet byggechefen er fratrådt stillingen ultimo Pr. 1. januar 2019 har Center For Ejendommes nyansatte vicedirektør Martin Vestergaard, bistået Mogens Kornbo i forhold til dialog med totalrådgivers øverste direktion. Rokadeplansarbejder (ombygninger og renoveringer) Rokadeplanen omfatter ombygning af ambulatorie samt især ankomstområder i dele af behandlingsetagen (ambulatorieetagen), indeholdende; - gastroambulatoriet (afsluttet) - sammenlægning og flytning af funktions- og billeddiagnostisk enhed (afsluttet) - infektionsmedicinsk modtagelse (afsluttet) - central operationsafsnit (COP) (afsluttet) - ortopædkirurgisk ambulatorium (2019) - gynækologisk ambulatorium (forventet igangsat 2021) - medicinsk ambulatorium (forventet igangsat 2020) - fødeafdeling (forventet igangsat 2021) - samt sammenbygning med nybyggeriet (forventet igangsat 2021). De afsluttede renoveringer er idriftsat. Ombygningen af ortopædkirurgisk enhed er udsat til påbegyndelse i primo 2019, grundet manglende resurser i projektteamet. Igangsætning af de sidste delprojekter forudsættes en udflytning af funktioner til det færdiggjorte nybyggeri, før arbejderne kan opstartes. Ibrugtagningen af de sidste rokadeplansombygninger forventes ultimo Totalrådgiver er CF Møller mens byggeledelsen varetages af Frank Slemming. Sengestue ombygninger (ombygning og renovering) Sengestueombygningerne omfatter ombygning af det eksisterende hospitals firesengsstuer til moderne én- og tosengsstuer. 9

73 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -10 af 28 Projektet er opdelt i 3 etaper fordelt på fem underprojekter, hvoraf nogle er færdiggjorte. Ombygning af sengestue 3 syd pågår som del af projektets etape 2. Sengestuerne forventes ibrugtaget i juni De ombyggede sengestuer i etape 1 og 2, vil indtil nybyggeriet står færdigt blive benyttet som tosengsstuer, hvorefter de fremadrettet som tiltænkt vil blive benyttet som énsengsstuer. Den sidste etape, etape 3, igangsættes i forlængelse af Nybyggeriet idet ombygningerne forudsætter udflytning til Nybyggeriet. Etapen forventes således igangsat i 2. halvår 2021, med forventet ibrugtagning i 2. halvår Etapen var oprindeligt afhængig af en udflytning af neurorehabiliteringspatienter til det ligeledes nybyggede N-hus på Glostrup, men ny fremdrifts- og rokadeplan på Hvidovre hospital har elimineret denne afhængighed. Den nye plan muliggør endvidere, at sammenlægning af gastrosengeenheden kan ske i 2019 i stedet for i 2022 som tidligere planlagt. Arkitektrådgiver er CF Møller, MOE varetager projekteringsledelsen, og byggeledelsen varetages af Frank Slemming. Tidsplan Der er en samlet en forsinkelse af det samlede projekt på tre år i forhold til ansøgning til ekspertpanelet. Der er under projekteringen af Nybyggeriet sket en forsinkelse, som konsekvens af en nødvendig revision af dispositionsforslaget. Revisionen blev foretaget på baggrund ændrede kapacitetsbehov afledt af blandt andet etableringen af 1813 samt ajorførte økonomioverslag fra totalrådgiver, der viste kalkulerede overskridelser af det fastlagte byggebudget. Efter igangsætning af udførsel, er udførselstidsplanen for nybyggeriet forlænget med fire måneder i forbindelse med indgåelse af kontrakter. Den første forlængelse skyldes, at der i forbindelse med forhandlingerne vedr. udbuddet af råhuset blev vurderet, at udbudsmaterialets udførselstidsplan var for stram. Konsekvenser af den forlængede udførselstidsplan for råhus er indarbejdet i allonger med de øvrige entreprenører i forbindelse med forhandlinger med disse. I efteråret 2018 traf HBSG beslutning om at forlænge med yderlige seks måneder som følge af det vurderede behov for at forlænge udførselstidsplanen. Siden indsendelse af udbetalingsanmodningen er tidsplanen for afslutningen af det samlede projekt forlænget med 12 måneder. Forlængelsen vedrører tre 10

74 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -11 af 28 måneder til ibrugtagning af de sidste Rokadeplans- og Sengestueombygninger, der fejlagtigt ikke har været indarbejdet i den styrende tidsplan for det samlede projekt. Desuden har en afklaring af rokadeplanen afdækket, at der bør indregnes yderligere tre måneder til udførslen af de sidste rokadeprojekter. Hertil kommer forlængelsen på seks måneder som følge af HBSG-beslutningen på baggrund af tredjepartsgranskningen. 11

75 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -12 af Rapportering I Region Hovedstadens Kvalitetsfondsprojekter arbejdes der med risikostyring i henhold til Region Hovedstadens styringsparadigme og tilhørende risikomanual. De projektspecifikke udmøntninger af de regionale retningslinjer er beskrevet i de projektspecifikke projekthåndbøger. Samtlige kvalitetsfondsfinansierede projekter i Region Hovedstaden fører Risikolog i systemet Exonaut Risk. Administrationen kan oplyse, at der løbende foretages vurderinger af kvaliteten af rapportering på kvalitetsfondsbyggerierne. På foranledning af Det tredje øjes (DTØ s) vurderinger i forbindelse med Udbetalingsanmodningen, er der i Nyt Hospital Hvidovre iværksat processer der fremadrettet skal sikre en målrettet og fokuseret risikostyring. Der er således fokus på at skabe en god risikokultur, med velfungerende processer for både risikoidentifikation, risikobearbejdelse og forebyggende handlinger der skal sikre at projektets risikobeskrivelser er konkrete og forståelige. Arbejdet med forbedring af risikoarbejdet har dog været påvirket af udskiftning af projektledelsen. Administrationen bidrager i arbejdet med forbedring af risikoarbejdet, med eksempler på processer samt erfaringer fra Regionens øvrige byggeprojekter. Det er administrationens vurdering at projektet aktivt arbejder på fremadrettet at sikre en høj kvalitet af risikoarbejdet og risikorapporteringen. Det er administrationens vurdering, at alle projektledere har fokus på at sikre, at projektet realiseres inden for den fastsatte økonomiske ramme, til den ønskede kvalitet samt uden yderlige forsinkelser. 5.1 Risikorapport kvartalsrapportering for 4. kvartal 2018 for Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstadens vurdering af projektets samlede risikoprofil Region Hovedstaden har foretaget en samlet vurdering af projektets risikoprofil. Vurderingen omfatter risici for at projektet ikke realiseres inden for den fastlagte ramme, med den forventede kvalitet til den aftalte tid. Administrationen ved Enhed for Byggestyring, har fulgt arbejdet med budgetevaluering samt tilrettelæggelsen af de fremadrettede administrative opfølgnings- og rapporteringsrutiner tæt. 12

76 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -13 af 28 Administrationen har tidligere vurderet, at kapitaliseringen i risikologgen var lav. Projektorganisationen har derfor i 4. kvartal 2018 arbejdet med kapitaliseringen af risici. Det er nu administrationens vurdering, at der er overenstemmelse mellem det oplevede risikobillede af projektet og kapitaliseringen af dets risici. Vurderingen skal ses i sammenhæng med det tredje øjes (DTØ) erklæring om projektets risikoprofil, der konkluderer: Det vurderes fortsat at være en tilstrækkelig robusthed til at håndtere de aktuelle økonomiske risici i projektet ved udgangen af 4. kvartal 2018 jf. projektorganisationens risikovurdering og risikolog. DTØ har noteret sig, at der er arbejdet målrettet med kvalificering af det samlede risikobillede i 4. kvar-tal 2018, herunder at gennemgangen har betydet en forhøjelse af det samlede risikobillede i forhold til 3. kvartal 2018, hvilket imødekommer DTØ s tidligere bekymringer for at risikobilledet var undervurderet. Dog er de kapitaliserede risikoværdier i risikologgen pr. 31. december 2018 behæftet med usikkerhed, da de nye generelle risici på Nybyg ID 9-15 ikke er nærmere behandlet i forhold til de økonomiske konse-kvenser og sandsynligheden for at de indtræffer, hvilket kan medføre risiko for at risikobilledet ikke er tilstrækkeligt retvisende. DTØ anerkender, at risikoarbejdet er forbedret væsentligt, men vil også fremadrettet have fokus på, at det samlede risikobillede i tilstrækkelig grad afspejler de aktuelle betydelige udfordringer med totalråd-givers manglende ressourcer og styring af sagen, der giver usikkerhed for fremdrift og kvalitet af byggeriet. Projektet har i 4. kvt afholdt risikoworkshop den 19. november Der blev ikke medtaget nye risici på denne workhop. DTØ s vurdering til 3. kvartalsrapport, udarbejdet i december 2018, angav, at risikobeskrivelser mv. i projektets risikolog skulle gøres mere konkrete og forståelse. På denne baggrund har projektorganisationen i januar indledningsvist valgt at udarbejde en ny risikolog vedr. Nybyg. Af denne årsag har alle risici vedr. Nybyg ændret karakter, dels ved nye nummereringer, men ligeledes ved nye mere konkrete beskrivelser. Ingen tidligere risici vedr. Nybyg er i perioden lukkede, men præsenteres nu i en anden form i den nye risikolog vedr. Nybyg. Resultat af tidligere risikolog samt risikoworkshop i november, er således samlet i 7 nye risici, Nybyg risiko ID 1 til ID 8. Projektet har endvidere i 4. kvartal 2018 søgt at indarbejde mere generelle risici vedrørende byggeri således, at den samlede logs kapitalisering i højere 13

77 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -14 af 28 grad afspejler de risici nybyggeriet står overfor. Disse fremgår som NYBYG risiko ID 9 til ID 15. Alle tidligere risici vedr. Nybyg vil således blive arkiveret i en historisk log, mens fremadrettede risikobeskrivelser vedligeholdes i den nyoprettede risikolog. Hertil kommer i alt 10 risici vedrørende rokadeplansprojektet og sengeombygningsprojektet. Som resultat af ovennævnte arbejde består risikologgen nu af 25 ricisi. Antallet af risici er således steget i forhold til seneste kvartalsrapportering, hvor der blev rapporteret 19 risici. Det nye risikobillede vil blive behandlet på næste risikoworkshop, som forventes afholdt den 5. april. Risikorapportering Nedenstående risikorapportering for Nyt Hospital Hvidovre for 4. kvartal 2018 er udarbejdet af projektorganisationen på baggrund af dialog med bygherrerådgiveren. De aktuelle risici fremgår af nedenstående oversigt. Project Id Event Date 2 Der er risiko for projektfejl NYBYG og mangler ikke oprettes rettidigt i projektmodel NYBYG 15 Der er risiko for øget behov for byggeledelse og fagtilsyn afledt af udbudsformen NYBYG 3 De er risiko for uafdækkede grænseflader afklaring mellem TRG/ENT og ENT/ENT. NYBYG 9 Der er en risiko for refleksomkostninger pga. af udbud i fagentreprise NYBYG 12 Der er risiko for at udførselsfejl og mangler ikke opdages og rettes i tide på grund af svigtende fagtilsyn fra TRG NYBYG 11 Der er en risiko for at en af de udførende entreprenører går konkurs NYBYG 5 Der er risiko for tab af nøglemedarbejdere hos bygherreorganisationen NYBYG 14 Reservene er utilstrækkelige NYBYG 13 Der er risiko for tyveri og hærværk på byggepladsen Cost Quality Time RP RP RP

78 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -15 af 28 Project Id Event Date NYBYG 1 Der er risiko for at leverandører ikke har adgang til nødvendige materialer til udførslen NYBYG 4 Der er risiko for ophold i, eller ændring af planlagt byggetakt af hensyn til Rokadeplan hospitalets drift 8 Vedrører delprojekt B: N-Huset på Rigshospitalet, Glostrup bliver forsinket med ca. 9 mdr. hvilket betyder at det areal i Ambulatorieetagen som traumatisk hjerneskade bebor ikke fraflyttes som forudsat i Arealet er planlagt benyttet til "swingspace" for andre ambulatorie-ombygninger fra Vedrører delprojekt C: Der identificeres en risiko for at udgifterne til etape 3 vil være højere end oprindeligt budgetteret med NYBYG 6 Der er risiko for højere priser i forbindelse med genudbud af entrepriser hvor vedståelsesfristen er overskredet Sengeafdeling Sengeafdeling 12 Sengeombygning: Byggeri på Glostrup hospital (N- Huset) forsinkes og medfører dermed en forsinkelse af etape 3, grundet at N-huset er indbyrdes afhængigt med ombygningen Cost Quality Time RP RP RP Rokadeplan 7 Vedrører delprojekt B: Der er en risiko for at der ved det nye rådgiverudbud tilbydes højere priser end de nuværende honorarsatser. Rådgiverydelser Gynækologisk og Obstetrisk ambulatorie, etape 2 og medicinsk enhed, etape 2, er ikke udbudt. NYBYG 10 P&L Regulerings satsen udvikler sig markant anderledes end Byggeomkostningsindeks - og over længere tid pga. forsinkelser NYBYG 8 Der er risiko for at digital aflevering ikke sker planmæssigt

79 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -16 af 28 Project Id Event Date Sengeafdeling 11 Vedrører delprojekt C: igangsætning af etape 3 kan ikke ske planmæssigt Cost RP Quality Time RP RP 1 4 Sengeafdeling 16 Projektændringer som fremkommer fra drifts-, serviceafdeling-, CIMT, ESCO og Hospitalet generelt Sengeafdeling Sengeafdeling Sengeafdeling 1 Vedrører delprojekt C: Støjgener under byggeriet kan medføre fordyrende foranstaltninger og forsinkelser. 3 Vedrører delprojekt C: Brandsikkerheden (flugtveje m.m) kræver særlige foranstaltninger og tiltag 8 Vedrører delprojekt C: større omfang af miljøudfordringer end ved tidligere miljøanalyser Rokadeplan 3 Vedrører delprojekt B: Afsnit som skal ombygges som sidste etape af Rokadeplanen kan ikke igangsættes planmæssigt. NYBYG 7 Der er risiko for der ikke sker rettidig ajourføring af byggeweb Note: RP henviser til antallet af risikopoints Der foreligger gennemarbejdede handlingsplaner med forebyggende handlinger for samtlige identificerede risici. I det følgende er vist handlingsplanerne for de væsentligste risici, dvs. risici markeret med rødt eller gult. Nybyg # 2 Der er risiko for projektfejl og mangler ikke oprettes rettidigt i projektmodel Der sikres et øget fokus på rådgivers leverancer ifm. byggeprocessen. Arbejderne er udbudt med forhandling med henblik på at drøftelse af uafdækket problemer med bygbarhed, eventuelle uklarheder samt at få verificeret mængdeopmålinger i tilbudslisten inden kontrahering. Regler for opmåling blev afstemt og udsendt som del af udbudsmaterialet. Der vil under forberedelsen af udførslen samt under udførelsen være et øget fokus på rådgivers håndtering af besvarelser af krav og spørgsmål modtaget fra entreprenørerne. Nybyg # 15 Der er risiko for øget behov for byggeledelse og fagtilsyn afledt af udbudsformen 16

80 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -17 af 28 Bygherre og bygherrerådgiver foretager løbende vurdering af tilstrækkeligheden af aktuel allokering af ressourcer til byggeledelse og fagtilsyn i forhold til det vurderede samarbejdsklima samt problematikker mv. på byggepladsen Nybyg # 3 De er risiko for uafdækkede grænseflader afklaring mellem TRG/ENT og ENT/ENT. BH udarbejder på baggrund af erfaring med byggeri liste over grænseflader der bør have særskilt fokus på opfølgning i forbindelse med møder med TRG og ENT. BH foretager løbende opfølgning på tilstrækkelig koordinering og styring af de respektive fagentrepriser således at det undgås, at ting falder imellem to stole. Byggeledelse har fokus på koordinering med positiv effekt, men tiltaget fortsætter indtil alle entrepriser er afsluttede. Bygherre har styrket sin organisation med ansvarlige projektledere for samtlige entrepriseområder. Der indgår nu i bygherreorganisationen to nye projektledere med ansvar for tekniske installationer samt commissioning. Nybyg # 9 Der er en risiko for refleksomkostninger pga. af udbud i fagentreprise BH kvalitetssikring og efterprøver stikprøvevis byggeledelsens kontrol med fremdrift i henhold til gældende arbejdstidsplan. Nybyg # 12 Der er risiko for at udførselsfejl og mangler ikke opdages og rettes i tide på grund af svigtende fagtilsyn fra TRG BH foretager løbende overvågning af udarbejdelse af tilsynsnotater samt aktionspunkter hvis der er konstateret fejl og mangler i udførslen. BH, TRG og BL skal aftale rundture ved fremdriftsmøde så " friske øjne " ser på udført arbejde. Nybyg # 11 Der er en risiko for at en af de udførende entreprenører går konkurs BH holder sig ajour med fælles regionnal køreplan for håndtering af konkurs. Nybyg # 5 Der er risiko for tab af nøglemedarbejdere hos bygherreorganisationen Der er etableret en ny bygherreorganisation, som via en opdateret Projektplan og opdaterede Projekthåndbøger har fokus på at skabe tryghed og ro omkring projektet. 17

81 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -18 af 28 Der er udpeget og ansat nye projektledere i Nybyg-projektet med ansvar for de underliggende delprojekter, der jf. styringsparadigmet forestår den løbende månedsrapportering Der sikres kontinuerlig og hyppig vidensdeling og vidensoverdragelse af kritiske beslutninger samt udarbejdes log over drøftelser på Nybyg status møder. Nybyg # 14 Risiko for at reserverne er utilstrækkelige BH, TRG, BL og BHR foretager kontinuerling overvågning af omfanget af godkendte og afregnede ekstra arbejder samt omfanget af verserende krav om betaling for ekstraarbejder. TRG, BL, BHR, og BH foretager på baggrund af erfaring, en samlet vurdering af omfanget af mulige krav der kan imødeses i forbindelse med den fremadrettede udførsel. BH, TRG, BL og BHR arbejder kontinuerlig med at identificere mulige ændringer der kan foretages løbende og sent i projektet således at de likvide reserver kan styrkes. Nybyg # 13 Der er risiko for at leverandører ikke har adgang til nødvendige materialer til udførslen Bygherre skal sikre at der udarbejdes en plan for forbyggelse af tyveri og hærværk på byggepladsen. Nybyg # 1 Der er risiko for at leverandører ikke har adgang til nødvendige materialer til udførslen Der skal ske en koordinering af entreprenørernes leverancer mhp. at rettidig levering og materialekvalitet sker. Nybyg # 4 Der er risiko for ophold i, eller ændring af planlagt byggetakt af hensyn til hospitalets drift Projektledelsen fra Nybyg og Rokadeplan koordinerer og planlægger i fællesskab sammenbygningen af nyt og gammelt, som et led i den opdaterede bygherreorganisering Rokadeplan # 8 Forsinket flytning af patienter til N-huset i Glostrup Der skal laves en plan for udflytning af traumatisk hjerneskadeambulatorium sammen med sengeafdelingen som afspejler den gældende tidsplan der vil kunne leveres fra N-huset i Rigshospitalet, Glostrup. Sengeafdeling # 6 Udgifter til etape 3 er højere end oprindeligt budgetteret (udbud vedr. etape tre overstiger licitationsbudget) Der skal ske en evaluering af udbudsplan da forhandling kan reducere nye bydendes risikotillæg. Der skal desuden skabes/udvides budgetmæssige fleksibilitet som muliggør pludselige prisstigninger. 18

82 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -19 af 28 Endvidere skal der også løbende fokuseres på change request emner som igangsættes ved behov. Nybyg# 6 Højere priser ved genudbud af entrepriser hvor vedståelse er overskredet Der afsøges muligheder for at redefinere krav mv. til det der skal genudbydes. Sengeafdeling # 12 Nybyggeriet i Glostrup forsinkes, med afledt forsinkelse på igangsætning af etape 3 Der er udarbejdet "alternativ fremdriftsplan på NAHH", som tilgodeser en midlertidig indplacering af neuropatienter i Sengebygning 2 Syd, 2. etage. Rokadeplan # 7 Udbud af rådgivning kan overstige styrende rådgiver budget Ved at bestille udbuddet gennemført ved koncernindkøb i god tid giver dette en minimal udgift. Bygherrerådgiver skal vurdere tilbud. Bygherre undersøger kontraktsbetingelserne i eksisterende rådgiver kontrakt, således at det afdækkes hvorvidt der kan tilkøbes en aftale til den eksisterende aftale. Nybyg# 10 PL reguleringssatsen udvikler sig markant anderledes end byggeomkostningsindekset Der afsættes særskilt reserve inden for 5% reserven til imødegåelse af forskellen mellem udviklinge i de to indeks. Nybyg # 8 Digital aflevering sker ikke planmæssigt Der skal udføres test "afleveringer" mellem Dalux Field og Dalux FM således at evt. fejl og mangler identificeres og rettes rettidigt. Sengeafdeling # 11 igangsætning af etape 3 sker ikke planmæssigt Der er etableret en tæt styring og koordinering med Nybygning så evt. udfordringer i nybyg tidligt kan blive håndteret i forhold til planlægningen af etape 3. Udgåede kritiske risici siden seneste kvartalsrapport På risikoworkshoppen i november 2018 blev det besluttet, at lade følgende risiko udgå: Sengebyg # 13 Ombyggede arealer imødekommer ikke brugerbehov. Lukkes da problematikken er imødekommet i forbindelse med den alternative fremdriftsplan for sengeombygning. Risikoen udgik dog allerede i 3. kvartal, men blev behandlet på workshoppen. 19

83 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -20 af 28 På et møde i januar 2019 blev det besluttet at lade sengebyg #15 udgå. Som tidligere nævnt, har det løbende risikoarbejde medført, at den samlede risikolog fremstår anderledes end i 3. kvartal 2018, herunder, at beskrivelserne er ændret for en række af risiciene. 5.2 Projekternes økonomi Projekternes økonomi styres efter Region Hovedstaden Kasse- og Regnskabsregulativ (gældende version blev godkendt af regionsrådet på mødet 18. juni 2013) Nyt Hospital Hvidovre Projektets økonomi Projektet omfatter opførelsen af et nybyggeri og ombygninger af ambulatorier og sengestuer i det eksisterende hospital. Den samlede budgetramme incl. reserver udgør 1.470,2 mio. kr. (09-pl), svarende til 1.694,1 mio. kr. (18-pl) og 1.688,8 mio. kr. (i løbende priser). Heraf er forbrugt 795,7 mio. kr. (løbende priser), svarende til 818,5 mio. kr. (18-pl). Projektet rapporteres i grupperinger omfattende: Delprojekt A. Her indgår fællesomkostninger vedr. de tre delprojekter, dvs. lønomkostninger og bygherres administrative omkostninger samt juridisk bistand. Hertil indgår omkostninger til totalrådgiver, bygherrerådgiver, byggeledelse til nybyg. Desuden indgår kunstpuljen, 5%-reservepuljen samt de budget til de medicot og it anskaffelser der ikke indgår i nybyg entrepriserne. Delprojekt B, som er rokadeplanen for ombygninger af ambulatorier Delprojekt C, som er ombygningerne af sengestuerne Delprojekt D (nybyggeri). Består af entrepriserne byggemodning, råhus og facadelukning Delprojekt E (nybyggeri). Består af entrepriserne; tagdækning, komplettering, stål, fast inventar/skilte/speciel inventar, VVS, sprinkling og ventilation. Delprojekt F (nybyggeri) Består af entrepriserne; el, elevator, bygningsautomation, brandsikring, sikring, landskab og terræn, rørpost, medicinske luftarter og byggeplads. 20

84 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -21 af 28 Der var licitation for entrepriserne vedr. nybyggeriet i august/september 2017, og resultatet lå inden for budgettet. Siden har der løbende pågået mængdeverificeringer og tilretninger af kontrakterne, hvoraf de sidste pågår. Budgettet til IMT investeringerne i Nyt Hospital Hvidovre udgør 161,1 mio. kr. (løbende priser), svarende til 140,1 mio. kr. (09-pl), hvilket er i overenstemmelse med ekspertpanelets angivelser i tilsagnsskrivelsen på 150 mio.kr. (09PL) reduceret med PL fremskrivning af IMT budget fra i alt 11,3 mio.kr. svarende til et krav til IT- og medicoanskaffelser på 138,7 mio.kr. (09-pl), 5.3 Byggeriernes økonomiske fremdrift Udbetalingsanmodningen blev indsendt i august I december 2017 blev der indsendt en opdateret finansieringsprofil, og denne refereres der til som oprindelig investeringsprofil i nedenstående figur og i bilag D. Siden denne blev indsendt er den forventede byggetakt justeret, som det fremgår af figuren. 5.4 Kvalitet og indhold Kvaliteten i byggerierne forstås som antal af byggede kvadratmeter, pris pr. kvadratmeter, antal senge til patienter i de nye bygninger samt det samlede hospital, den forventede behandlingskapacitet samt udnyttelsesgrader, med andre ord indholdet i faseskifteskemaerne. 21

85 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -22 af 28 Nyt Hospital Hvidovre Ingen af de nævnte kvalitetsparametre har ændret sig i Nyt Hospital Hvidovre siden udbetalingsanmodningen i august 2017, idet de anførte forudsætninger i ansøgning til ekspertpanelet fortsat forventes at kunne realiseres inden for de reducerede ombygningsbudgetter. 22

86 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -23 af Generelle principper I dette afsnit redegøres der alene for de tekniske forudsætninger og principper. 6.1 Risikomanual Gældende risikostyringsmanual for Regions Hovedstadens kvalitetsfondsbyggerier er blevet opdateret i februar 2019 og indgår som bilag i nærværende kvartalsrapportering Regnskabs- og byggestyringsmæssige principper De regionale byggestyringsregler blev godkendt af regionsrådet i 2. kvartal Styringsparadigmet for de store byggerier i Region Hovedstaden blev opdateret i juni 2018, og annonceret ved en formandsmeddelse på forretningsudvalgsmødet den 12. juni Styringsmanualen for Nyt Hospital Hvidovre er som konsekvens af ajourført styringsparadigme, senest revideret i juni Styringsmanualen er opdateret ift. byggeriets aktuelle fase og eksisterende praksis. I forbindelse med udbetalingsanmodningen blev der udarbejdet et opfølgende notat om bygge-, økonomi- og risikostyring. Sundheds- og Ældreministeriet har meddelt, at man forventer indholdet af dette notat indarbejdet i den opdaterede styringsmanual. Region Hovedstadens administration finder imidlertid ikke indholdet egnet til styringsmanualen, men vil indarbejde det i projektets projekthåndbog for udførelsesfasen. I regnskabet defineres disponeringer som de aftaler, der er indgået med 3. mand, hvortil projektet er forpligtet til at yde betaling. Disponeringer er således udtryk for et aftaleforhold på bl.a. rådgivning, entrepriser mv., såvel hovedkontrakter som aftaler om tillægsarbejder (ATR og aftalesedler) m.v. 6.5 Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad Nyt Hospital Hvidovre De i skema 1 planlagte færdiggørelsesgrader opgøres med udgangspunkt i akkumuleret forbrug primo kvartalet tillagt forrige kvartals forventede forbrug for indeværende kvartal, set i forhold til det korrigerede budget i årets priser. Den realiserede færdiggørelsesgrad i samme skema opgøres som afholdt forbrug i forhold til total budgetsum. Den oprindelige færdiggørelsesgrad i bilag D er opgjort på baggrund af den ajourførte finansieringsprofil fremsendt til SUM i december 2017, der lå til grund for godkendelse af udbetalingsanmodningen. Den reviderede færdiggørelsesgrad er baseret på den finansieringsprofil der ligger til grund 23

87 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -24 af 28 for finansieringsprofilen på dato for kvartalsrapporten, under hensyntagen til evt. ændringer i tidsplaner. Der sker løbende justering mellem årene i udgiftsprofilen i forhold til forventningen til arbejdernes fremdrift. Projektet påser, at der alene betales for arbejder der er udført, således, at den økonomiske færdiggørelsesgrad et udtryk for projektets fremdrift. Da der således betales efter faktisk fremdrift udgør de realiserede udgifter dermed den realiserede færdiggørelsesgrad. Den realiserede færdiggørelsesgrad for 4. kvartal 2018 er således beregnet som de realiserede udgifter pr. 31. december 2018 i forhold til det samlede gældende budget pr. 31. december Forskellen i færdiggørelsesgraderne imellem bilag D og skema 1 skyldes, at bilag D er færdiggørelsesgraden beregnet ud fra priser i løbende priser, mens færdiggørelsesgraderne i skema 1 er beregnet i 18-pl. 24

88 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -25 af 28 Bilag Bilag A: Fortroligt bilag med detaljer om økonomi, reserver og risici særskilt bilag 2 i mødesag Bilag B: Oversigt over projektspecifikke deponerede midler Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Bilag E: Følgebrev med ekstern revisionserklæring særskilt bilag 3 i mødesag Bilag F: Uafhængig risikovurdering af projektet, udarbejdet af Det tredje øje særskilt bilag 4 i mødesag Bilag G: Risikostyringsmanual, februar 2019 særskilt bilag 5 i mødesag 25

89 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -26 af 28 Bilag B: Oversigt over projektspecifikke deponerede midler pr. 31. december

90 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -27 af 28 Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Nyt Hospital Hvidovre 27

91 Nyt Hospital Hvidovre kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 1 - Side -28 af 28 Bilag D: Økonomisk færdiggørelse 31. december

92 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 3 - Side -1 af 4 Tlf: roskilde@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr Regionsrådet i Region Hovedstaden Kongens Vænge Hillerød 20. marts 2019 Vores ref. MMF Følgebrev vedr. revisionserklæring for Nyt Hospital Hvidovre, 4. kvartal 2018 Vedlagt fremsendes udkast til revisorerklæring for Nyt Hospital Hvidovre 4. kvartal Såfremt kvartalsrapporten godkendes i sin nuværende form, udvisende forbrug på 795,7 mio. kr., vil vi afgive vedhæftede erklæring. Roskilde, den 20. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Lasse Jensen Statsautoriseret revisor BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

93 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 3 - Side -2 af 4 DEN UAFHÆNGIGE REVISORS ERKLÆRING Til Regionsrådet i Region Hovedstaden Vi har revideret kvartalsrapporteringen, for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 (4. kvartal 2018), for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Hospital Hvidovre (i det følgende kaldet Projektet), udvisende et forbrug på 795,7 mio. kr. Kvartalsrapporteringen er udarbejdet i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for regioner, regionens Kasse- og Regnskabsregulativ, sædvanlig regnskabspraksis og Sundheds- og Ældreministeriets Regnskabsinstruks, til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, i det følgende kaldet Regnskabsbestemmelserne. Konklusionen er todelt således, at vores konklusion om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag udtrykkes med høj grad af sikkerhed, og vores konklusion om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget), udtrykkes med begrænset sikkerhed. Ved Projektets fremdrift og risici forstås i denne erklæringsopgave, at forventet resterende forbrug (budget) samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug (budget), og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet, vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Erklæringen er udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels Projektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Som følge heraf kan rapporteringen være uegnet til andet formål. Ledelsens ansvar Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Sundheds- og Ældreministeriets fastsatte regler. Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af Projektets fremdrift, forventet resterende forbrug (budget) og risici i tilknytning til Projektets færdiggørelse. Ledelsen indhenter en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventet resterende forbrug. Revisors ansvar Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag. Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset sikkerhed om regionens vurdering af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget), samt risici knyttet hertil. Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med ISAE 3400 DK, undersøgelse af fremadrettede finansielle oplysninger og fremskrivninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt god offentlig revisionsskik, idet revisionen udføres på grundlag af bestemmelserne i Revisionsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til Sygehusbyggeri. Revisionsfirmaet, BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, er underlagt international standard om kvalitetsstyring, ISQC 1, og anvender således et omfattende kvalitetsstyringssystem, herunder dokumenterede politikker og procedurer vedrørende overholdelse af etiske krav, faglige standarder og gældende krav i lov og øvrig regulering. Vi har overholdt kravene til uafhængighed og andre etiske krav i FSR danske revisorers retningslinjer

94 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 3 - Side -3 af 4 for revisors etiske adfærd (Etiske regler for revisorer), der bygger på de grundlæggende principper om integritet, objektivitet, faglig kompetence og fornøden omhu, fortrolighed og professionel adfærd. Vi har udført vores arbejde med henblik på at opnå en høj grad af sikkerhed for: at kvartalsrapporteringen i alle væsentlige henseender afspejler det økonomiske forbrug opgjort pr. 31. december 2018 i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne at kvartalsrapporteringens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne Vi har endvidere udført vores arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Dertil har vi påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og regionens risikovurdering i tilknytning til Projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. Vi har endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddraget en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Omfanget af de handlinger, vi har udført ved vores gennemgang af Projektets fremdrift og risici, er mindre end ved en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Som følge heraf er den grad af sikkerhed, der er opnået for vores konklusion om det forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, betydeligt mindre end den sikkerhed, der ville være opnået, hvis der var udført en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen, for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018, i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis, er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget), ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold i rapporteringen Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på afsnit 5.1 i kvartalsrapport for Kvalitetsfondsbyggeriet Nyt Hospital Hvidovre vedrørende projektets risici pr. 31. december 2018, hvor der beskrives en række økonomiske risici. Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på afsnit 5.1 i kvartalsrapporten, hvor der fremgår følgende fra vurdering fra DTØ: DTØ har noteret sig, at der er arbejdet målrettet med kvalificering af det samlede risikobillede i 4. kvartal 2018, herunder at gennemgangen har betydet en forhøjelse af det samlede risikobillede i forhold til 3. kvartal 2018, hvilket imødekommer DTØ s tidligere bekymringer for, at risikobilledet var undervurderet. Dog er de kapitaliserede risikoværdier i risikologgen pr. 31. december 2018 behæftet med usikkerhed, da de nye generelle risici på Nybyg ID 9-15 ikke er nærmere behandlet i forhold til de økonomiske konsekvenser og sandsynligheden for, at de indtræffer, hvilket kan medføre risiko for, at risikobilledet ikke er tilstrækkeligt retvisende. DTØ anerkender, at risikoarbejdet er forbedret væsentligt, men vil også fremadrettet have fokus på, at det samlede risikobillede i tilstrækkelig grad afspejler de aktuelle betydelige udfordringer med totalrådgivers manglende ressourcer og styring af sagen, der giver usikkerhed for fremdrift og kvalitet af byggeriet.

95 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 3 - Side -4 af 4 Fremhævelse af forhold vedr. fremdriften Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på afsnit 4.1, hvor det fremgår, at Råhusentreprenøren påbegyndte i september 2017 udførelsen af råhuset. Arbejderne forventes færdige i maj I løbet af 4. kvartal 2018 er arbejdet på en række andre entrepriser påbegyndt. Facademontagen har dog oplevet udfordringer med montage, hvorfor der er konstateret indtrængende regnvand. Der er således konstateret forhøjet skimmel, hvoraf der er igangsat afhjælpning. Forsinkelserne har medført, at tagdækningsarbejder afledt er blevet forsinket med seks til otte uger, og at visse indvendige arbejder med stål- og indretningsentrepriserne er udskudt. Samarbejdet med facadeentreprenøren er udfordret ift. at få sikret fremdrift, idet der er uenighed om de faktiske adgangsforhold for montage i forhold til de i aftalegrundlaget beskrevne. Uden at tage forbehold, skal vi endvidere henlede opmærksomheden på afsnit 4.1 vedr. tidsplanen, hvor det fremgår, at Siden indsendelse af udbetalingsanmodningen er tidsplanen for afslutningen af det samlede projekt forlænget med 12 måneder. Forlængelsen vedrører tre måneder til ibrugtagning af de sidste Rokadeplans- og Sengestueombygninger, der fejlagtigt ikke har været indarbejdet i den styrende tidsplan for det samlede projekt. Desuden har en afklaring af rokadeplanen afdækket, at der bør indregnes yderligere tre måneder til udførslen af de sidste rokadeprojekter. Hertil kommer forlængelsen på seks måneder som følge af HBSG-beslutningen på baggrund af tredjepartsgranskningen. Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Erklæring i henhold til anden lovgivning og øvrig regulering Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Ledelsen er ansvarlig for, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis; og at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Ledelsen er endvidere ansvarlig for, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. I tilknytning til vores revision af kvartalsrapporteringen er det i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik vores ansvar at udvælge relevante emner til såvel juridisk-kritisk revision som forvaltningsrevision. Ved juridisk-kritisk revision efterprøver vi med høj grad af sikkerhed for de udvalgte emner, om de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved forvaltningsrevision vurderer vi med høj grad af sikkerhed, om de undersøgte systemer, processer eller dispositioner understøtter skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Vi har endvidere påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er anledning til væsentlige kritiske bemærkninger, skal vi rapportere herom. Vi har herudover ingen væsentlige kritiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. Roskilde, den 20. marts 2019 BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CRV-nr Lasse Jensen Statsautoriseret revisor

96 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Bilag 5 - Side -1 af 28 Region Hovedstaden Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekterne og kvalitetsfondslignende projekter Februar 2019 Økonomi Tid Kvalitet Version 2

97 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -2 af 28 Risikostyringsmanual Indholdsfortegnelse Introduktion og læsevejledning Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Risikostyring relateret til ibrugtagning Risikobegreber Risikostyring Risikovurdering Definition af risiko Usikkerhed Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Det strategiske niveau (S) Det taktiske niveau (T) Det operationelle niveau (O) Operationel risikostyring Dagligt risikoarbejde Kvartalsvise risikoworkshops Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikorapportering Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Afholdelse af workshops og risikomøder Komponenterne i risikostyringen Risikorapportering Rapportering til Enhed for Byggestyring Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Akut indsigt i risiko Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Bilag 4. Emner for risikovurderinger Side 2 af 28

98 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -3 af 28 Risikostyringsmanual Introduktion og læsevejledning Nærværende risikostyringsmanualen er et tillæg til Region Hovedstadens paradigme for styringsmanual. Dokumenterne fastlægger retningslinjer for, hvordan regionens kvalitetsfondsbyggeprojekter skal gennemføres. Risikostyringsmanualen er baseret på ISO 31000, men er tilpasset på en række punkter for at fremme at risikostyring bruges som et aktivt ledelsesredskab i alle byggeprojekter på alle niveauer. I paradigmet for styringsmanual fastlægges de overordnede procedure for risikovurdering og risikostyring i regionen. I denne manual specificeres krav til kvaliteten i risikoarbejdet, herunder fastlægges der krav til den daglige administration, principperne for risikovurdering, risikobeskrivelser samt til rapportering af risiko. Risikostyring er et særligt fokusområde i byggeprojekterne i Region Hovedstaden. Denne manual beskriver retningslinjer for, hvordan risikostyring skal gennemføres på byggeprojekterne. Risikostyringsprincipperne, som er beskrevet i denne manual, er ligeledes gældende for større projekter i Region Hovedstaden som styres i henhold til regionens paradigme for styringsmanual. Den detaljerede organisering af risikostyringen på det specifikke byggeprojekt er ikke beskrevet i nærværende manual, idet projekterne er forskellige i omfang og kompleksitet. Processen beskrevet i risikostyringsmanualen er skalerbar, og er udarbejdet med henblik på at kunne anvendes på alle byggeprojekter uanset størrelse og kompleksitet. Side 3 af 28

99 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -4 af 28 Risikostyringsmanual 1. Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden 1.1 Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Byggeprojekterne skal, når de er færdige, opfylde målsætningerne for Økonomi (overholdelse af budgetrammen ) Tid (ibrugtagningstidspunktet for bygningen ) Kvalitet (de aftalte kliniske forudsætninger for byggeprojektet ) Byggeprojekter er behæftet med stor risiko. Men de primære risikoforanstaltninger er projekternes planer, kompetencer, styrings- og ledelsesprincipper, organisering og kvalitetssikring da de hver i sær fjerner det meste risiko på projekterne. Det er dok ikke alt risiko der kan fjernes af den vej, og risikostyring bruges til at få belyst evt. tilbageværende risiko, of sikre at der iværksættes risikomitigerende tiltag, som oftest vil have karakter af at styrke eller ændre de præmære risikoforanstaltninger, og derved øge chancen for at nå den overordnede målsætning. Den overordnede målsætning med risikostyring i forbindelse med byggeprojektet er: Fjerne eller reducere risiko på byggeprojekterne. Skabe transparens omkring sandsynligheden for at nå byggeprojekternes målsætninger. Sikre at risikostyring bliver et fokuspunkt for ledelsen på de enkelte byggeprojekter. Sikre at viden om risiko bruges proaktivt i beslutninger, der vedrører byggeprojekterne både på operationelt, taktisk og strategisk niveau. Sammenhæng mellem projekternes kapitaliserede og sandsynlighedsjusterede risikobillede og reservestyring Målet med denne manual er at udstikke retningslinjer for risikostyring relaterende til projekteringen og udførslen af byggeprojekterne, samt udstikke retningslinjer for, hvordan viden om risiko bruges i beslutningsprocesser, der relaterer sig til byggeprojekterne. Ledelsen og Hospitalsstyregruppen modtager løbende rapportering om de aktuelle risikovurderinger relaterende til byggeprojekterne. Risikorapporteringen danner endvidere, for kvalitetsfondsprojekterne, grundlag for en uafhængig vurdering er risikostyringen til brug for kvartalsrapporteringen til Sundheds- og Ældre Ministeriet. Projektorganisationerne skal således tilrettelægge administrative rutiner der sikre at der følges op på tilrettelagte tiltag der skal reducere eller eliminere identificerede risici, samt løbende sikre opsamling af nye risici, så der hele tiden er et opdateret risikobillede. Herunder sikre at viden om risiko er forankret i projektets organisation, og blandt de eksperter som har viden og indsigt i de pågældende risici. Nærværende retningslinjer skal sikre, at der i det daglige arbejde på alle relevante niveauer og hos alle interessenter er fokus på risikovurdering og risikobearbejdning. Side 4 af 28

100 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -5 af 28 Risikostyringsmanual Retningslinjerne har endvidere til formål at sikre at risikovurderingerne sker ensartet på alle delprojekter og alle niveauer samt hos såvel interne og eksterne interessenter. Væsentlige risici afrapporteres på ledelses- eller styregruppemøderne. Beslutningen om konkret håndtering ligger hos ledelse. 1.2 Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Kvalitetsfondsprojekterne er endvidere underlagt krav om effektiviseringer afledt af byggeriet. I rapporteringen for de identificerede tiltag skal der foretages en risikovurdering. Risikovurderingen skal beskrive risici for, at tiltagets gevinster ikke kan realiseres, samt om gennemførelsen af tiltaget påvirker andre tiltag eller for den øvrige drift. Det skal endvidere angives, hvordan væsentlige risici håndteres. Risikostyringsmanualen understøtter Sundheds- og Ældreministeriets krav om risikovurdering af de identificerede effektiviseringstiltag. 1.3 Risikostyring relateret til ibrugtagning Ibrugtagningsfasen, som omfatter flytteprocessen (udstyr og inventar, IT, samt klinisk koordinering), samt en periode på 6-9 måneder efter første patient, er karakteriseret ved at flere forskellige Region Hovedstaden organisationer skal samarbejde tæt for at løse opgaven. I flytteprocessen skal Byggeprojektet og Hospitalet (eksempelvis klinisk koordinerings projekt, flytteprojekt, samt drift organisationen) alle løse forskellige opgaver over en kort periode og med mange afhængigheder. I den fase skal byggeprojekterne fremme samarbejdet mellem parterne, og tilskynde en koordineret risikoindsats i perioden op til byggeriets ibrugtagelse, selv om hospitalernes projektorganisationer ikke er underlagt denne risikostyringsmanual. Forud for første patient skal der som minimum afholdes særskilte risikoworkshops hvor der drøftes risici relaterende til såvel fysisk såvel som organisatorisk ibrugtagning, dvs. risici relaterende til at bygningen fungerer som tiltænkt samt risici, der kan påvirke den kliniske ibrugtagning, eksempelvis risici relaterende til flytteprocesser samt det kliniske personales uddannelse i ændrede arbejdsgange. 2. Risikobegreber 2.1 Risikostyring Den samlede risikostyring omfatter selve risikovurderingen, hvor risici identificeres og specificeres, samt den efterfølgende bearbejdning og håndtering, hvor hver enkelt risiko reduceres og/eller der opstilles en beredskabsplan for, hvad der skal ske, hvis hændelsen indtræffer. Risikostyring er også anvendelse af viden om risiko i alle væsentlige beslutninger på byggeprojektet. Side 5 af 28

101 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -6 af 28 Risikostyringsmanual 2.2 Risikovurdering Risikovurdering kan defineres som en systematisk måde at identificere og behandle risikofaktorer og usikkerhed på, som led i en helhedsbetragtning. Risikovurderingen foretages altid på baggrund af den aktuelle målsætning eller plan. Formålet med en risikovurdering er dels at vurdere, hvilke risici der er de alvorligste i forhold til projektets gennemførelse, dels at finde løsninger og fastlægge ansvar og tidsfrister for at overkomme og reducere disse risici. 2.3 Definition af risiko En risiko består altid af en sandsynlighed for en uønsket hændelse og konsekvensen af, at den pågældende hændelse opstår. En risiko påvirker negativt muligheden for at projekterne realiseres inden for målsætningen, eller at organisationen ikke kan realisere sine forventede gevinster. Det er ikke et mål i sig selv at undgå risici, men derimod at sikre, at risici håndteres og bearbejdes til et niveau der ligger inden for beslutningstagernes risikoappetit. 2.4 Usikkerhed Usikkerhed er forskellig fra risiko. Usikkerhed er i denne kontekst generelle og universelle usikkerheder, som projekterne kan opleve. Usikkerhed lader sig oftest ikke konkretisere, fordi der ikke er nogen viden at bygge beskrivelsen på hvorved der ikke kan fastlægges konkrete handleplaner. Usikkerhed er som udgangspunkt ikke omfattet af arbejdet med risikostyring, men håndteres på det strategiske og taktiske niveau. Eksempelvis er reservepuljer et vigtigt redskab til at modstå effekten af usikkerhed/uforudseelige udgifter. I enkelte tilfælde kan det være relevant at tage usikkerhed med i arbejdet med risikostyring. Det er i situationer, hvor der opstår begrundet formodning om at en usikkerhedsfaktor er relevant for projektet. Som eksempel vil en u-specificer bar og generel ændring af et direktiv eller et miljøkrav ikke indgå i en risikovurdering. Kendskab til specifikke ændringer der kan have væsentlig indflydelse på forhold i projektet kan dog anføres som risiko for projektet. 3. Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Der arbejdes med tre organisatoriske niveauer, det strategiske niveau, det taktiske niveau og det operationelle niveau (se figur 1). Risikostyringsproces tilgodeser alle tre organisatoriske niveauers behov for styring og rapportering. Side 6 af 28

102 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -7 af 28 Risikostyringsmanual S T Regionsrådet - Staten Koncerndirektionen Delniveau 1, Ledelse Delniveau 2, Delprojekt Delniveau 3, Aktivitet O Figur 1. Figuren viser opdeling af organisationsniveauer i det strategiske niveau (S) det taktiske niveau (T) og det operationelle niveau (O). Det operationelle niveau er yderligere opdelt i de tre delniveauer ledelse (1), delprojekt (2) og aktivitet (3). 3.1 Det strategiske niveau (S) Det strategiske niveau (S) udgøres af staten og regionsrådet i Region Hovedstaden. Se figur 1. Regionsrådet har det overordnede ansvar for at sikre, at kvalitetsfondsprojekterne når de opstillede målsætninger. 3.2 Det taktiske niveau (T) Det taktiske niveau (T) udgøres af Region Hovedstadens koncerndirektion, herunder Center for Økonomi v/enhed for Byggestyring (EBS). Se figur 1. På dette niveau udstikkes retningslinjer for risikostyring og rapportering. EBS har ansvar for at udvikle og forbedre rammerne for risikostyring, så der opnås den enkleste og mest funktionelle risikostyringsproces, som overholder alle interne og eksterne krav til risikostyring på byggeprojekterne. 3.3 Det operationelle niveau (O) Byggeprojekterne Det operationelle niveau (O) udgøres af byggeprojekternes organisation. På det operationelle niveau er der mulighed for at lave en yderligere opdeling i form af tre delniveauer. Se figur 1. - Delniveau 1 repræsenterer det øverste organisatoriske niveau for et byggeprojekt (det samlede projekt) - Delniveau 2 repræsenterer et delprojekt - Delniveau 3 repræsenterer en aktivitet inden for et delprojekt. Denne risikostyringsmanual er rettet mode det operationelle delniveau 1 eller 2. Såfremt det samlede projekt alene består af ét delprojekt (dvs. opførsel af en bygning), vil der alene være 2 niveauer på i den operationelle risikostyring. Side 7 af 28

103 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -8 af 28 Risikostyringsmanual Denne risikostyringsmanual anfører krav til metode for risikostyringen på alle tre niveauer, idet ensartet metodik sikre gennemsigtighed i vurderingen foretaget på alle niveauer og alle interessenter. Organiseringen af det operationelle risikoarbejde på byggeprojekterne, herunder beskrivelse af risikovurderingsmetode jf. nærværende risikomanual skal beskrives i byggeprojektets projekthåndbog. 4. Operationel risikostyring 4.1 Dagligt risikoarbejde Det operationelle (daglige) arbejde med risici skal ske lokalt på byggeprojekterne. Arbejdet med identifikation og håndtering af risiko skal være forankret på alle niveauer og være en integrereret del af den daglige projektstyring af delprojekter og aktiviteter. Byggeprojektet skal sikre at risici på projektet anvendes ved dialog med relevante interne og eksterne interessenter, samt at viden om risiko anvendes når der træffes beslutninger på projektet. 4.2 Kvartalsvise risikoworkshops Der skal afholdes obligatoriske kvartalsvise risikoworkshops på det for projektet relevante niveau. Dvs. såvel niveau 1 og 2 såfremt det vurderes nødvendigt på et projekt. Som angivet i afsnit 4.3, udgår niveau 1 såfremt det samlede projekt alene omfatter opførelsen af én bygning 4.3 Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikovurderinger skal udføres som angivet i denne manual. Herved sikres det at risikostyringen er sammenlignelig på tværs af projekterne, og at alle interessenter har adgang til en aktuel vurdering af risikobilledet på det enkelte projekt eller på hele porteføljen. Eksterne interessenters risikovurderinger Eksterne interessenters arbejde med risikovurdering kan have karakter af partsindlæg, bygherreorganisationerne kan derfor have behov for at foretage egne vurderinger af en identificeret risikos udfald. Interessenternes input bør dog inddrages dels i den daglige styring og ved behov i de obligatoriske risikoworkshops. 4.4 Risikorapportering Region Hovedstaden har indkøbt systemet Exonaut Risk til brug for arbejdet med risiko. Systemejer for Exonaut Risk er Center for Økonomi v/ Enhed for byggestyring. Oprettelse og deaktivering af bruger i Exonaut Risk sker ved henvendelse hertil. Ved oprettelse skal følgende fremsende Windows brugernavn (BAM ID), brugerens fulde navn, samt Side 8 af 28

104 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -9 af 28 Risikostyringsmanual angivelse af hvilke projektmapper i systemet der skal tildeles adgang til. For eksterne brugere skal Windows brugernavn ikke angives. Alle projekter skal anvende Exonaut Risk til registrering af identificerede risici, som minimum på operationelt delniveau 1 og/eller delniveau 2. Anvendelsen af systemet er obligatorisk, idet formålet er at sikre en ensartet risikovurdering på tværs af alle projekter samt en fælles datakilde for risikodata. Et andet formål er at sikre ensartet risikorapportering. Den risiko ansvarlige på det enkelte byggeprojekt har ansvar for at ajourføre Exonaut systemets grunddata således at projektbudget samt reserveniveau er angivet i det aktuelle niveau ved rapport udtræk. Baggrunden for ajourføring er, at grunddata har en betydning for konsekvensvurderingen af den kapitaliserede risiko, dvs. hvorvidt risikoscoren for økonomi er 1-5. Enhed for byggestyring har i Exonuat Risk s rapport generator angivet to standard rapporter der skal anvendes til den løbende rapportering til Hospitalbyggestyregruppe samt til Det tredje øje der foretager uafhængig risikovurdering af de 6 kvalitetsfondsprojekter til brug for kvartalsrapporteringen. Den ene rapport omfatter risikobeskrivelser, konsekvens beskrivelser samt konsekvensvurdering af tid, økonomi og kvalitet. Endvidere omfatter rapporten handleplansbeskrivelser for de identificerede risici. Den anden rapport omfatter en risikotabel hvor risikoscore er angivet på baggrund af konsekvensvurderingerne og sandsynlighed, herunder den forventede omkostning ved en given risiko. Rapporteringen skal omfatte alle identificerede risici. 5. Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Der er følgende minimumskrav til, hvad hospitalsbyggeprojekterne skal leve op til i forbindelse med deres arbejde med risikostyring. 5.1 Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Overordnet ansvar for operationel risikostyring Den overordnede ansvarlige for risikostyringen i byggeprojektet er forankret ved projektdirektøren/projektchefen mens det overordnede ansvar for risikostyring relaterende til hhv. effektiviseringsarbejdet og ibrugtagningsprocesserne påhviler hospitalsdirektøren. Én risikoansvarlig (risk manager) I bygherreorganisationen skal én person udpeges til risikoansvarlig. Den risikoansvarlige har ansvar for, at projektet på relevante operationelle delniveauer overholder kravene til risikostyring og rapportering, som beskrevet i denne risikomanual. Side 9 af 28

105 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -10 af 28 Risikostyringsmanual Den risikoansvarlige har desuden ansvar for at sikre rettidig ajourføring af risikorapporteringssystemet således at der kan ske aktuel risikorapportering internt såvel som eksternt. På det operationelle delniveau 2, delprojektniveau og niveau 3, aktivitetsniveau, kan ansvaret, eller dele af ansvaret, og opgaver relateret til risikostyringen, uddelegeres til eksempelvis delprojektledere eller eksterne parter, som således rapporterer til projektets risikoansvarlige. Den risikoansvarlige eller den uddelegerede har eksempelvis følgende opgaver: - Indkaldelse og facilitering af risikoworkshops/møder - Sikring af løbede fokus på drøftelse af relevante risici med interne og eksterne interessenter - Sikre at interne og eksterne interessenter løbende har fokus på at bidrage til identifikation af nye risici - Sikre at risikovurderinger sker med udgangspunkt i regionens fastlagte principper (beskrevet i nærværende manual) - Sikre at der identificeres nye risici samt allokeres en risikoejer - Sikre at risikoejer løbende foretager ajourføring af risici i risikorapporteringssystemet - Sikre at der udarbejdes handleplaner for alle identificerede risici samt at der allokeres en ejer for de enkelte handleplaner - Sikre at handleplansejer følge op på igangsatte handleplaner - Udarbejde referat fra workshops jf. krav beskrevet i afsnit xxx. Uddelegering Bygherreorganisationen kan vælge at uddelegere en eller flere af opgaverne til en ekstern part. Uddelegering af opgaver til eksterne parter friholder ikke bygherreorganisationen for det overordnede ansvar. Risiko ejer / Risk owner Risikoejer er den ansvarlige for det arbejde som er behæftet med risiko. Risikoejer skal indgå i risiko workshops og være hoveddrivkraften i konsekvensanalysen. Det er ligeledes risikoejers ansvar at forhåndsgodkende de risiko handleplaner, som projektet planlægger for at reducere en given risikos sandsynlighed eller konsekvens. Risikoejer som defineret i denne risikostyringsmanual vil altid være en medarbejder i Regionen Hovedstaden. Risiko handleplansejer / Risk treatment owner Risiko handleplansejer er den person, som er ansvarlig for, at en aftalt handling på en risiko gennemføres. Handlingen kan være af forebyggende karakter eller af beredskabsmæssig karakter. Handleplans ejer skal: - Afdække løsninger og planlægge gennemførelse af handleplaner - Sikre gennemførelse af aftalte handleplaner Side 10 af 28

106 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -11 af 28 Risikostyringsmanual - Rapportere status og ændringer i planlagt handleplan eller ressourceforbrug til projektleder eller risikoejer. For enhver identificeret risiko skal der om muligt identificeres relevante handleplaner. Ansvarlige for handleplaner kan godt være forankret uden for Region Hovedstaden, eksempelvis hos en rådgiver. Beskrivelse i projekthåndbogen Projektet skal i projekthåndbogen eller tilhørende bilag beskrive følgende: Hvordan risikostyring er organiseret i projektet fordelt på de tre delniveauer herunder klart afdække hvorvidt det organisatoriske delniveau 1 i praksis udføres i delniveau 2 I hvilket forum der afholdes kvartalsvise risikoworkshops, dedikerede risiko møder på delprojekt eller aktivitetsniveau Hvordan det sikres at viden om risiko inddrages i beslutninger på de tre delniveauer, beskrevet på delprojekter og aktiviteter, herunder tilrettelægger, indkalder, faciliterer møde samt skriver referat over drøftelser og konklusioner Overordnet beskrive emner der skal indgå i risikodrøftelserne på de enkelte niveauer Projektet bør have en beskrivelse af organiseringen af risikostyringen således at alle aktuelle delprojekter fremgår af diagrammet herunder klart angive hvilke delniveauer der afholdes risikoworkshops eller risikostyringsmøder på. 5.2 Afholdelse af workshops og risikomøder Det er byggeprojektets risikoansvarlige, der er ansvarlig for at planlægge og gennemføre risikoworkshops, herunder at invitere relevante parter til workshoppen. Operationelt delniveau 1 På det operationelle delniveau 1 sker risikoidentifikation og risikovurdering fortrinsvis ved afholdelse af workshops. Der skal afholdes risikoworkshops ved projektopstart samt ved hvert faseskift i byggeprojekterne. Hvis faser strækker sig over længere tid skal der afholdes workshops minimum hvert kvartal. Projektchefen/projektdirektøren kan træffes beslutning om aflysning af en planlagt risikoworkshop hvis det vurderes at den foreliggende risikolog er fyldestgørende. Projektfaser Ideoplæg Byggeprogram Dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt Udbud/ Licitation Udførelsesfase Idriftsætning Region Hovedstadens Fasemodel Figur 2. Figuren viser den faste faseopdeling af byggeprojekterne. Operationelt delniveau 2 og 3 Delprojekterne vil have stor variation med hensyn til størrelse og kompleksitet. Side 11 af 28

107 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -12 af 28 Risikostyringsmanual For store delprojekter, eller delprojekter med en høj kompleksitet, skal workshopfrekvensen følge den frekvens, der er specificeret for det operationelle delniveau 1. For mindre delprojekter og aktiviteter skal der afholdes risikoworkshops eller risikomøder med en frekvens, så risikobeskrivelsen på projektet til enhver tid er retvisende for den risiko, der er på projektet. Deltagerkredsen i workshop og/eller møde vil ligeledes afhænge af, hvor stort eller komplekst delprojektet er, men også hvor langt delprojektet er og i hvilken fase. Afrapportering fra risikoworkshops eller møder skal inkluderes som data i risikoworkshops på delniveau 1. Se figur 3. Det anbefales derfor, at bygherre uddanner og træner medarbejdere for at sikre, at risikoworkshops på del niveau 2 og 3 giver et output, som er kompatibelt med kravene på delniveau 1. Projektledelsen (operationelt delniveau 1) Beslutninger Beslutninger = workshop Delprojekt 1 Aktivitetsniveau Aktivitetsniveau Delprojekt 2 Figur 3. Oversigt over risikoworkshops, og deres indbyrdes sammenhæng. Der afholdes workshops på delprojektniveau, og eventuelt også på aktivitetsniveau. Workshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau er ikke omfattet af denne risikomanual. Data fra risikoworkshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau valideres og konsolideres på workshops på projektledelsesniveau, og på dette niveau skal risikobeskrivelsen leve op til kravene i denne risikomanual. Indkaldelse og afholdelse af risikoworkshop og risikomøder Alle projekter skal som udgangspunkt afholde risikoworkshops hvert kvartal. Risikoworkshops bør indkaldes i god tid således at alle relevante deltagere har mulighed for at deltage. Risici der er identificeret og evt. indarbejdet i Exonaut Risk uden for workshops, bringes op på workshops således at der kan ske en samlet vurdering af risikovariablerne. Herved sikres at alle relevante projektdeltagere er ajourført med vurderede og indarbejdede risici der er indeholdt i risikologgen. Side 12 af 28

108 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -13 af 28 Risikostyringsmanual Ved identifikation uden for workshopregi skal relevante faglige eksperter inddrages i tilstrækkeligt omfang til at sikre at risikobeskrivelsen lever op til kvalitetskravene specificeret i denne manual. Risikoworkshoppen bør omfatte: - Revurdering af udvalgte eller alle eksisterende risici, herunder vurdering af behov for ændring af kvantificeringen af tid, kvalitet og økonomi - Vurdering af planlagte handleplaner samt evt. tilrettelæggelse af nye - Identifikation af nye risici samt risiko ejer - Fastlæggelse af handleplaner samt handleplansejer for disse En vigtig årsag til at arbejde med risici på workshops er, at det giver mulighed for at invitere eksterne personer, f.eks. personer fra andre projekter samt fagpersoner. Risikoworkshop deltager kan være: - Projektchef/Projektdirektør - Delprojektledere - Relevante projektdeltagere - Projektkonsulent og/eller projektøkonom fra Enhed fra Byggestyring - Risikokonsulenten fra Enhed for Byggestyring - Evt. repræsentanter fra bygherrerådgiver, totalrådgiver og byggeledelse - Evt. Repræsentanter fra entreprenører - Evt. repræsentanter fra andre projekter - Evt. andre relevante interessenter fra administrationen i Region Hovedstaden (CIMT, CEJ, CSU mv.) Det er en forudsætning for godt risikoarbejde at fagspecialister og eksperter er til stede når risici diskuteres. Ved en bred deltagerkreds, hvor eksperterne er til stede, muliggøres en nuanceret vurdering af risici og konsekvenser fra flere perspektiver. Det er vigtigt at fokus på risikoworkshoppen er identifikation af risko og bearbejdning af risiko, og man skal undgå at tiden bruges på at diskuterer indtrufne hændelser. For at sikre videndeling om risici på tværs af byggeprojekterne, skal risikokonsulenten og projektkonsulenten fra Enhed for Byggestyring inviteres til at deltage i risikoworkshops på delniveau 1 og/eller delniveau 2. Udbytte af en risikoworkshop og risikomøder Ved en risikoworkshops og på risikomøder udarbejdes risikoidentifikation og risikobeskrivelse, hvilket sikrer en så objektiv risikobeskrivelse som muligt. Risikobeskrivelsen kommer således til at afspejle deltagernes samlede holdning til risikosituationen, og ikke enkeltpersoners opfattelse. Oftest kan det være en fordel at udskyde delkomponenter i vurderingen, eksempelvis kvantificeringen af en risiko til et efterfølgende møde i en mindre arbejdsgruppe. Side 13 af 28

109 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -14 af 28 Risikostyringsmanual Sammenfatning af resultaterne af afholdte workshops på delniveau 1 og/eller 2 foretages i Exonaut risk. Drøftelserne afspejles ved ændringer i konsekvensvurderinger samt kapitaliseringer samt ved datering af baggrund for ændringer. Dokumentationskrav vedr. proces risikoworkshops Den risikoansvarlige skal sikre, at der i forbindelse med afholdelse af risikoworkshops og risikomøder udarbejdes et referat indeholdende nedenstående punkter: Mødested- og tidspunkt Klar beskrivelse af niveau for den afholdte risikoworkshop (operationelt niveau: Tværgående (Ledelse), delprojekt, aktivitet) Indbudt deltagerkreds Faktiske deltagere på mødet (navn og funktion/ansvarsområde) Kortfattet beslutningsreferat herunder tydelig begrundelse revurderinger af risikokonsekvenser samt ændringer i kapitalisering samt sandsynlighed samt klar angivelse af handleplansejere Nye risici indarbejdet i loggen (angivelse af forslagsstiller). Risici drøftet, men ikke indarbejdet i loggen kortfattet begrundelse for beslutning om ikke at indarbejde den konkrete risiko i risikologgen Ligeledes bør der foreligge møde- og beslutningsreferater af eventuelle øvrige møder i relation til risikoarbejdet, hvor der træffes væsentlige beslutninger om risici der allerede er i registeret eller er på vej til at blive registreret. 5.3 Komponenterne i risikostyringen Projekterne skal fastlægge en klart defineret risikoproces, og denne proces skal være beskrevet i projekthåndbogen. Forud for første workshop, skal byggeprojektets risikoansvarlige sikre, at komponenterne i risikostyring er klart beskrevne og kommunikeret ud til workshopdeltagerne. Herved sikres den bedste kvalitet i arbejdet med risiko. Komponenterne er risikobeskrivelsen, årsagsbeskrivelsen, konsekvenser, sandsynlighed, samlet konsekvensscore, samlet risikoscore, risikobearbejdning, forventet tidspunkt hvor risikoen indtræffer samt risikologgen og dennes løbende vedligehold. Komponenterne beskrives nærmere i det følgende. Værktøjet i bilag 2 bruges, når byggeprojekterne arbejder med at formulere en risiko herunder årsager, konsekvenser, sandsynlighed mm. Beskrivelse af risiko, årsager og konsekvens Alle risici, årsager samt konsekvenser skal beskrives (kvalitativt). Side 14 af 28

110 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -15 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvensbeskrivelser skal indeholde alle væsentlige konsekvenser, herunder også de kvalitetsmæssige, dvs. risici for at projektets funktionalitet ikke er som ønsket eksempelvis med patientsikkerhed eller arbejdsmiljø påvirkning som konsekvens. Konsekvensbeskrivelsen skal omfatte den direkte effekt af risikobegivenheden, samt eventuelt afledte effekter (kaskadeeffekter) og afledte effekter (projektforsinkelse).beskrivelserne skal være klare og utvetydige. Det er af største vigtighed, at risici er klart formuleret og har en høj kvalitet, da al efterfølgende analyse og rapportering vil være baseret på disse data. En risiko bør formuleres, så det klart fremgår, at risikoen dækker over en fremtidig uønsket hændelse for projektet eller en aktivitet i projektet, som med en vis sandsynlighed kan indtræffe. Formuleringen af en risiko bør gøres omhyggeligt, således at teksten er forståelig for personer uden ekspertviden om det aktuelle byggeri og personersom ikke har deltaget i workshoppen. Eksempel på en rigtig risikobeskrivelse: Vandrensningsanlægget fejler i driften. Hvis en risiko ikke relaterer sig til en specifik uønsket begivenhed for projektet eller en aktivitet i projektet, skal den sjældent anføres i risikologgen. Overvej her om det er et aktionspunkt for projektledelsen eller planlæggerne. Eksempel på en forkert risikobeskrivelse: Styringsmanualen efterleves ikke. (her er der ikke tale om en risiko, men derimod en erkendt problemstilling. Derfor er det op til projektledelsen at rette op på problemet ved eksempelvis uddannelse). Når man har beskrevet en risiko, skal man forholde sig til de årsager der kan være til at den indtræffer. For risikoen med ordlyden vandrensningsanlægget fejler i driften, kan der godt identificeres flere årsager, som bevirker, at man er bekymret for om vandrensningsanlægget kommer til at fungere efter hensigten. Eksempler på årsager: - Der er begrundet mistanke for at myndighederne ændrer specifikationer undervejs. - Det er usikkert om membran x vil have den specificerede holdbarhed. I Region Hovedstaden formuleres årsagen ikke sammen med selve risikobeskrivelsen. Dette skyldes at det ofte giver problemer med for mange risici på projektet, og problemer med at kvantificere de identificerede risici. Problemerne skyldes, at den samme risiko kan figurere flere gange, hvorved projektet kommer til at se mere risikabelt ud, end det egentlig er. Side 15 af 28

111 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -16 af 28 Risikostyringsmanual Eksempel: - Måske fejler vandrensningsanlægget i driften på grund af defekte membraner - Ændrede specifikationer på kravene til spildevand betyder at vandrensningsanlægget ikke kan udlede spildevandet til kloakken. Begge disse risici dækker over den samme risikobegivenhed, og skal derfor formuleres som én risiko med flere årsager. Kvantitativ Konsekvensvurdering af risiko Alle risici skal vurderes i relation til konsekvenser for økonomi, tid og kvalitet samt sandsynlighed. Konsekvent for alle risici skal følgende tre parametre beskrives og kvantificeres; - Økonomi - Tid - Kvalitet Økonomi En risiko kvantificeres økonomisk ved eksempelvis at vurdere, hvad en risikobegivenhed koster, hvis den indtræffer. Det skal tilstræbes, at flest mulige konsekvenser af risikobegivenheden beskrives kvantitativt herunder evt. omkostning fra en forsinkelse af projektets kritiske sti, hvorved menes en forlængelse af projektets totale varighed. Specifikke analyser, som Monte Carlo simulering hører lige ledes ind under kvantitativ risikostyring. En grundig kvantificering af risici er en forudsætning for korrekt proportionering af den forebyggende indsats over for risici. Der foretages en vurdering af den enkelte risikos samlede konsekvens for den samlede projektøkonomi. Den samlede konsekvens er summen af direkte effekter og indirekte effekter. Den direkte effekt er eksempelvis prisen for at udbedre den skade der kan ske. Eksempel: Hvis jordbundsforholdene viser sig dårligere end ventet vil omkostningerne til fundering stige med 15 mio. kr. De indirekte omkostninger er relaterede omkostninger, som er naturlige følgevirkninger af risikobegivenheden. Et væsentligt bidrag til den sekundære omkostningseffekt af en risikobegivenhed kan oftest findes i beskrivelsen af potentiel forsinkelse. Kapitaliseringen af en forsinkelse er forskellig i projekteringsfasen og udførselsfasen. Udførelsesfasen er oftest dyrest, da det er dyrt for projektet at have stilstand på byggepladsen. Hvert projekt skal af samme årsag have en nedskrevet vurdering af hvad forsinkelse koster hvis der indtræffer forsinkelse under udførselsfasen (eksempelvis 2 mio. kr. pr. uge). Side 16 af 28

112 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -17 af 28 Risikostyringsmanual Værdien kan afhænge af den form hvormed projektet er udbudt (totalentreprise, hovedentreprise, storentrepriser, fagentrepriser). Eksempel: Det vurderes at dårligere end ventet jordbundsforhold kan forsinke projektet i 8 uger til en pris af 2 mio. kr. pr. uge. Den samlede omkostning for den risikobegivenhed bliver således kr., hvilket er summen af de direkte (ekstra fundering kr.) og indirekte omkostninger (forsinkelse kr.) med den identificerede risiko. Effekten af en risikobegivenhed på projektets økonomi skal rapporteres i hele kroner. En effekt på 16 mio. kr. anføres altså som kr. Den økonomiske effekt angives som maksimum (vægtes 15%), minimum (vægtes 15%) og gennemsnitlig (vægtes 70%) omkostning for at give et trepunktsestimat af omkostningen. Den økonomiske konsekvens vil derefter blive vurderet efter en skala, der udarbejdes af den risikoansvarlige på hvert projekt: 1: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,01 % (x mio. kr.) 2: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,05 % (x mio. kr.) 3: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,5 % (x mio. kr.) 4: En samlet effekt på projektøkonomien på under 5,0 % (x mio. kr.) 5: En samlet effekt på projektøkonomien på 5,0 % eller mere (x mio. kr.) Tid Tid dækker over den potentielle forsinkelse for projektets kritiske vej, som risikobegivenheden kan skabe for projektet. Forsinkelsen rapporteres i antal uger. På projektniveau rapporteres alene potentielle forsinkelser på hovedprojektet. Tidsforsinkelsen skal i Exonaut risk angives efter en skala med følgende definitioner: 1: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet en uge eller mindre 2: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til en måned 3: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til to måneder 4: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til seks måneder 5: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet seks måneder eller mere Kvalitet Kvalitet dækker over en risikobegivenheds effekt på den endelige funktionalitet af bygningen/aktiviteten. Potentielle kvalitetsforringelser rapporteres ved brug af følgende skala: 1: Minimal betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. 2: Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger 3: Risikoen har en betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette kan give kritiske bemærkninger Side 17 af 28

113 Sandsynlighedsscore Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -18 af 28 Risikostyringsmanual 4: Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling 5: Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette vil få betydning for bevillingen Sandsynlighed Der skal bruges en fast skala til vurdering af sandsynligheden af identificerede risici. Der skal bruges en fem-trins-skala med følgende definitioner: 1: 0-9 % 2: % 3: % 4: % 5: > 60 % En sandsynlighed for en risiko bør om muligt baseres på tilgængelige objektive historiske data. Oftest vil det dog ikke være muligt, og i disse situationer vil en subjektiv vurdering være tilstrækkelig. Når man bruger en subjektiv vurdering, er det af stor betydning, at relevante og erfarne fageksperter inddrages i vurderingen. Samlet risikoscore En risiko parameters samlede risikoscore udregnes som samlet konsekvensscore x sandsynlighedsscore Eksempel: Hvis tid angives med en konsekvensscore på 4 (forsinkelse på op til 6 måneder) og en sandsynlighedsscore på 3 bliver den samlede risikoscore på 12 (4x3). For at sikre fokus på de væsentligste risici, skal alle risici tildeles en farvekode i henhold til figur 4. Samlet konsekvensscore Lav Medium Høj Høj Høj 4 Lav Medium Medium Høj Høj 3 Lav Medium Medium Medium Høj 2 Lav Lav Medium Medium Høj 1 Lav Lav Medium Medium Høj Figur 4: Risikoskema med sandsynlighedsscore lodret og samlet konsekvensscore vandret. Skemaet bruges til at tildele en farvekode til en risiko på basis af risikoens samlede konsekvensscore og sandsynlighedsscore. Side 18 af 28

114 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -19 af 28 Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekter, skal kvartalsrapportering beskrive handleplaner for alle kritiske risici, dvs. risici som har en risikoscore som er Høj (rød) eller medium (gul) (sandsynlighedsscore x samlet konsekvensscore). Exonaut Risk angiver automatisk risikoscore i risikorapporteringen baseret på ovenstående principper. Alle risici med en konsekvensscore på 5, eller en risikoscore på mere end 15 skal rapporteres. Den risikoansvarlige på projektet skal i samråd med projektledelsen vurdere, hvornår en lav risiko er af en sådan karakter, at der skal udarbejdes en handlingsplan. Dette kan eksempelvis opstå, hvis en risiko vurderes at have en politisk eller mediemæssig betydning. Samlet kapitalisering af risici i forhold til aktuel rest-reserve og change request kataloget I den løbende rapportering sammenholdes restreserven med den samlede sandsynlighedsjusterede kapitaliserede risiko for projektet. Overstiger den kapitaliserede risiko rest-reserven, og der ikke forventes en forbedring af risikobilledet, skal projektledelsen vurdere hvorvidt hospitalsbyggestyregruppen skal inddrages i beslutning om igangsætning af ændringsmuligheder identificeret i projektets change request katalog. Handleplaner / Risikobearbejdning Bruttokonsekvensen og bruttosandsynligheden dækker den rå ubearbejdede konsekvens og sandsynlighed. Denne anvendes ikke i Region Hovedstadens risikostyring. Al risikovurdering skal således ske med udgangspunkt i en risikos nettokonsekvens og nettosandsynlighed. Det vil sige, vurdering af risikoen foretaget med udgangspunkt i forebyggende handlinger, som ligger inden for projektledelsens dispositionsbeføjelser, og som de derfor selv kan godkende. For alle kritiske risici skal der laves relevante handleplaner. Handlingsplanen skal, alt efter de fastlagte dispositionsbeføjelser, godkendes af den relevant leder eller styregruppe. Beskrivelse af handleplaner indgår i den løbende risikorapportering til hospitalsbyggestyregruppen og Sundheds og Ældreministeriet. En handleplan kan påvirker en risiko så den: - Fjernes / elimineres - Reduceres - Undgås En fjerde mulighed er at accepterer en risiko, såfremt risikoen ligger inden for projektets risikoappetit. Det er overordnede risikoansvarliges ansvar omkostningseffektivt at reducere eller fjerne risiko fra projekterne. Side 19 af 28

115 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -20 af 28 Risikostyringsmanual I praksis vil denne opgave dog oftest være uddelegeret til projektledelsen og den risikoansvarlige. Risikobearbejdning sker ved forebyggende handlinger eksempelvis ved fokus på - eller ændringer i - processer eller adfærd. Handleplanerne skal tilrettelægges således at de enten påvirker sandsynligheden for at en risiko indtræffer, eller påvirker konsekvensen af risikobegivenheden. Forebyggende handlinger skal være aktiviteter, som er anderledes end hvad vi gør i dag. Altså en ændring i tilgangen til projektet, som betyder at projektets risikoprofil reduceres. Ved vurdering af risikobearbejdning er det vigtigt at forholde sig til risikoens potentielle effekt på projektøkonomien. Ved bearbejdning af meget dyre risici, er det vigtigt at tænke ud af boksen, og drøfte nye og væsentlige ændringer i projektets tilgang til den aktivitet, som er behæftet med risiko. Stilles der forslag på en risikoworkshop om forebyggende handlinger, som overstiger de tilstedeværendes dispositionsbeføjelser, som beskrevet i projektets projektmanual, skal muligheden for risikobearbejdning beskrives i et skema (Bilag 1), og videresendes til ledelsen med henblik på vurdering og evt. godkendelse. Den risikoansvarlige har ansvaret for at følge op på om vedtagne forebyggende handlinger gennemføres som aftalt. Det er vigtigt at understrege, at beslutninger som at ringe og tjekke om og vi skal være ekstra omhyggelige med i udgangspunktet ikke er forebyggende handlinger. Det er blot indskærpelser. Forventet tidspunkt, hvor risikoen indtræffer Hvor det er muligt, skal det anføres, hvornår den identificerede risiko forventes at kunne indtræffe. Der anføres en dato, eller et tidsinterval. For risici der forventes at indtræffes under udførsel, kan der dog med fordel være fokus på at identificere root cause for risici, således at der kan tilrettelægges handleplaner der reducere sandsynligheden i alle projektets faser. Indtrufne hændelser Såfremt en hændelse indtræffer skal risikoen udgå af risikologgen. Samtidigt skal projektet disponere reserve til imødegåelse af de indtrufne hændelser, hvorved der sker en balanceret ændring af såvel risikolog og reserveniveau. Risikologgen og løbende vedligehold af denne En risikolog er en liste over identificerede risici som ligeledes indeholder alle relevante oplysninger om de enkelte risici. I Region Hovedstaden benyttes et Exonaut risk som fælles ITbaseret risikostyringsværktøj til risikostyring og rapportgenerering for de større byggesager. Side 20 af 28

116 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -21 af 28 Risikostyringsmanual Projekterne skal anvende systemet til risikostyring og til udarbejdelse af risikolog. Enhed for byggestyring (EBS) sikrer, at der foreligger en systemmanual om anvendelsen af risikostyringsværktøjet. Risikologgen opdateres i forbindelse med afholdelse af en risikoworkshop, således at alle identificerede risici er anført i risikologgen. Mellem workshops skal den risikoansvarlige eller dennes delegerede vedligeholde risikologgen ved på månedsbasis at: 1. Anføre nye velkarakteriserede risici, som projektet er blevet opmærksom på* 1 2. Angive status på risikobearbejdning er de aktiviteter, der er aftalt, gennemført 3. For at sikre historik, skal risici ikke slettes i systemet men alene angives som not relevant. Vurderingen af en risikos relevans bør alene ske i forbindelse med planlagte risikoworkshops således at alle relevante projektdeltagere er enige om at en risiko udgår. 6. Risikorapportering Risikorapportering har til formål at sikre, at alle interessenter er oplyst om byggeprojektets risikoforhold, så de, der har et ansvar i forbindelse med projektet, har mulighed for proaktivt at påvirke projektets risikoprofil. Målet er at sikre at projektets risikoprofil er erkendt og bearbejdet samt at risikoprofilen ligger inden for rammerne for byggeprojektet, herunder om de økonomiske reserver er tilstrækkelige. Risikorapportering skal indeholde følgende komponenter: En liste over kritiske risici (print af risikolog) med angivelse af risikoscore Trafiklysrapportering: Indikatorer for hvornår en interessent bør være opmærksom på en risiko, eller på projektets risikosituation generelt En skriftlig vurdering af risikoforholdene: Den risikoansvarliges overordnede vurdering af den aktuelle risikosituation 6.1 Rapportering til Enhed for Byggestyring Risikorapporten indgår i den månedlige rapportering fra projektorganisationen til Enhed for byggestyring. Rapporten godkendes sammen med månedsrapportering for det samlede projekt af projektchefen/projektdirektøren inden den sendes til Enhed for byggestyring. Rapporten skal indeholde en komplet risikoliste, genereret ud fra risikologgen på delniveau 1 og 2, der som minimum specificerer følgende: Risikobeskrivelse 1 Det anbefales kun at indtaste risici, som er grundigt bearbejdet med relevante fageksperter. Side 21 af 28

117 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -22 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvenser Årsager Risikobearbejdning Samlet risikoscore 6.2 Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Der skal udarbejdes en aktuel risikorapportering til brug for drøftelse om projektets risikobillede samt reserve situation. Rapporteringen til enhed for byggestyring skal således suppleres med analyser eller grafer som viser: Projektets samlede kapitaliserede risici Projektets rest - reserve til imødegåelse af risici Rapportering kan til hver en tid suppleres med aktuelt relevante analyser og beslutningsoplæg der kan sikre at der er sikres balance mellem det aktuelle risiko billede og rest-reserven. Enten ved reduktion af risici alternativ ved øget reserve ved beslutning om ændringer i projektet. 6.3 Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Den kvartalsvise risikotabel indgår i den kvartalsvise statusrapport som forelægges regionsrådet forud for fremsendelse til Sundheds- og Ældreministeriet. Kvalitetsfondsprojekternes kvartalsrapportering Risikotabellen indeholdende alle kritiske risici (røde eller gule) indgår uden kapitalisering i den åbne del af kvartalsrapporteringen med beskrivelse af status for handleplaner. Rapporteringen skal endvidere beskrive baggrund for ændringer i kapitalisering af en given risiko. Ændringer i kapitalisering af en risiko sker ved ændring af den økonomiske konsekvens og/eller ved ændring af sandsynligheden for at en risiko indtræffer. Rapporteringen skal endvidere angive baggrunden for at en given risiko ikke længere vurderes relevant. Risikotabellen indgår i den fortrolige del af kvartalsrapporteringen med angivelse af kapitaliseringen af de kritiske risici. I det fortrolige bilag skal den samlede kapitalisering sammen holdes med den aktuelle rest-reserve sammen med en vurdering af forventningen til projektets fremadrettede risikobillede. Den uafhængige vurdering af risikostyringen Til brug for forelæggelse for regionsrådet udarbejdet det tredje øje (DTØ) en vurdering af projektets risikostyring. Til brg for denne eksterne vurdering fremsendes efter en risikoworkshop en ajourført og fuldstændig risikorapport fra Exonaut risk indeholdende beskrivelser og vurdering af risikokonsekvenser samt en risikotabel med angivelse af risikoscore for alle risici. Sammen med risikorapport og risikotabellen fremsendes referat fra den afholdte risikoworkshop. DTØ kan ved behov anmode om interne notater og mødereferater samt eksterne interessenters risikovurderinger eksempelvis byggeledelsens rapporter over verserende krav samt potentielle krav fra de udførende entreprenører. Side 22 af 28

118 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -23 af 28 Risikostyringsmanual På baggrund af den fremsendte risikorapportering foretager DTØ en vurdering af hvorvidt projektets risikostyring vurderes at ske i henhold til nærværende risikostyringsmanual. Endvidere vil DTØs rapportering indeholde anbefalinger og opfølgningspunkter. Projektorganisationen vil fordu DTØs vurdering vedlægges kvartalsrapporteringen som et fortroligt dokument. 6.4 Akut indsigt i risiko Hvis man i projektet bliver bekendt med en pludselig ændring i projektets risikobillede, eksempelvis hvis der er indikationer på at en alvorlig risiko vil indtræffe, skal den risikoansvarlige straks informere projektchefen/projektdirektøren, som træffer beslutning om det videre rapporteringsbehov, som eksempelvis behov for at informere indledningsvist enhed for byggestyring samt hospitalsbyggestyregruppen. Side 23 af 28

119 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -24 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Projekt: Dato: Risikobeskrivelse: Årsager til den anførte risiko: Forventet omkostning ved risikoens indtræffelse: Sandsynlighed: Mulige forebyggende handlinger som enten reducerer sandsynligheden eller konsekvensen: Forebyggende handling 1: Forventet omkostning af forebyggende handling 1: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 2: Forventet omkostning af forebyggende handling 2: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 3: Forventet omkostning af forebyggende handling 3: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Side 24 af 28

120 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -25 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Konsekvenser RisikoID: Effektdato: Sandsynlighed: Risikoejer: Side 25 af 28

121 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -26 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Risk ID Risikolog Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Økonomi Samlet risikoscore 1.0 Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Vurdering: Projektets risikobeskrivelse er opdateret og giver en god beskrivelse af projektets risikoforhold. Der er anført 2 risici med høj samlet risikoscore. Disse risici er mitigeret mest muligt og overvåges løbende. [yderligere tekst omkring specifikke risikoforhold. Gule og røde risici skal kommenteres i det efterfølgende] Ad 2. Ad 3. Ad 4. Ad 7. Ad 8. Ad 9. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Risikostyringsmanual udarbejdet Januar 2013 Vedlægges revisor erklæring om at risikobeskrivelsen er i overensstemmelse med den underliggende dokumentation Denne template vil blive konkretiseret på basis af operationel erfaring med dataopsamling og analyse fra projekterne, samt når et risikostyringsværktøj er implementeret, og systemets muligheder er kendt. Side 26 af 28

122 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -27 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 4. Emner for risikovurderinger Risikostyringen på byggeprojekterne (delniveau 1) skal tage udgangspunkt i de risici, som projektet afstedkommer. Risikovurderingerne bør i alle projektets faser have fokus på risici relaterende til den aktuelle fase såvel som risici relaterende til udførselsfasen. Årsagen er, at risici relaterende til udførselsfasen bør være fokus i alle projektfaser. Der bør således ske en vurdering af root cause for risici der i væsentligt omfang kan påvirke tid, økonomi og kvalitet i udførselsfasen allerede ved projektets opstart således at der i alle projektets faser kan tilrettelægges handleplaner der begrænser eller eliminere risici i udførselsfasen. Den risikoansvarlige skal således sikre, at der i alle faser afdækkes risici inden for følgende emner listen er ikke udtømmende: Overordnet projektrisiko med indflydelse på budgettet, tidsplanen eller kvaliteten o Risiko for at licitationsresultat overskrider budgettet eksempelvis som konsekvens af uklart og mangelfuldt udbudsmateriale o Risiko for ekstraarbejder under udførsel afledt af uklart og mangelfuldt udbudsmateriele o Risiko for tvister (med rådgivere eller entreprenører), som enten kan påvirke tidsplanen eller budgettet. o Risiko for tvister med tredjemand o Risikofor at den samlede tidsplan forsinkes som følge af udefrakommende, såvel som interne, forhold o Risiko for væsentlige arkæologiske fund ud over hvad der er planlagt efter o Eksempelvis risiko for uforudseelige jordbundsforhold, vandspejle, beskaffenhed og lign. o Eksempelvis risiko for projektmangler dvs at en aktivitet ikke indgår i udbud og ikke er indeholdt budgettet Risiko for at forudsætninger afviger fra det forventede o Eksempelvis klager over lokalplan, kommuneplan, eller miljøgodkendelser o Eksempelvis politiske beslutninger der ændrer væsentligt på forudsætninger o Eksempelvis ændrede brugerkrav o Eksempelvis flyttede aktiviteter mellem hospitaler eller optageområder, mellem privat og offentlig praksis, kommuner og region eller andet Risiko for svigt i dokumentation for gennemførelse, beslutninger mv o Eksempelvis at dokumentation ikke opsamles systematisk o Eksempelvis at krav og ønsker ikke kan dokumenteres gennemført o Eksempelvis at politiske beslutninger ikke kan dokumenteres overholdt Eksempler på risici og konsekvenser ved udbud og under udførsel: - Udbudsmaterialet er mangelfuldt hvilket kan betyde at licitationsresultatet overstiger det afsatte budget og/eller væsentlige ekstra omkostninger under udførsel. Mangler i projektmaterialet kan omfatte: Side 27 af 28

123 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Hvidovre Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -28 af 28 Risikostyringsmanual - Mangler beskrivelse af grænseflader mellem fag - For kort udførselstidsplan - Omfang af byggemodningsarbejder er ikke tilstrækkeligt beskrevet - Beskrevne byggeprocesser er ikke bygbare Ud over afdækning af risici inden for ovenstående områder skal den risikoansvarlige sikre at de risici der er identificeret i forbindelse med den eksterne risikoscreening, som er udarbejdet til ekspertpanelet forud for anmodning om endeligt tilsagn, er dækket af de risikobeskrivelser der er lavet på projektet, sådan at der er sporbarhed fra den eksterne risikoscreening og til risikolog. Side 28 af 28

124 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -1 af 25 Nyt Hospital Herlev - HerlevKvartalsrapport 4. kvartal 2018 Center for Økonomi Enhed for Byggestyring KVARTALSRAPPORT KVALITETSFONDSBYGGERI 1. oktober december 2018 NYT HOSPITAL HERLEV Enhed for Byggestyring Center for Økonomi

125 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -2 af 25 2

126 Nyt Hospital Herlev - HerlevKvartalsrapport 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -3 af Indledning Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der for de enkelte kvalitetsfondsprojekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til regionsrådene, som også danner grundlag for Sundheds- og Ældreministeriets opfølgning. Kvartalsrapporteringen skal således give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Det daværende Ministerium for Sundhed og Forebyggelse godkendte den 18. februar 2015 anmodningen for Nyt Hospital Herlev. Efter udbetaling fra kvalitetsfonden afrapporteres kvartalsvis til regionsrådet og til Sundheds- og Ældreministeriet efter fast koncept. 3

127 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -4 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal Ledelseserklæring Ledelsen i Region Hovedstaden fremsender hermed kvartalsrapportering pr. 31. december for Region Hovedstadens igangværende Kvalitetsfondsprojekter (Nyt Hospital Herlev, Det Nye Rigshospital, Nyt Hospital Bispebjerg, Ny Retspsykiatri Sct. Hans, Nyt Hospital Hvidovre samt Nyt Hospital Nordsjælland) der alle har modtaget godkendelse af udbetalingsanmodning fra Sundheds- og Ældreministeriet. Kvartalsrapporteringen er baseret på kvartalsrapporteringen for de enkelte kvalitetsfondsprojekter som regionsrådet har behandlet på regionsrådsmødet den 9. april Ledelsen kan efter bedste overbevisning erklære, at: det enkelte projekts kvartalsrapportering giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og risiko vedrørende de igangværende anlægsprojekter finansieret ved kvalitetsfondsmidler kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af regionens deponeringsgrundlag vedrørende anlægsprojekterne med kvalitetsfondsfinansiering - og de dertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartalet såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret i overensstemmelse med gældende administrative regler såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn Kommentarer til eventuelle forbehold og supplerende oplysninger fra revisionen vedr. projekterne fremgår af afsnit 3 i det enkelte projekts kvartalsrapportering. Hillerød, april 2019 Sophie Hæstorp Andersen Regionsrådsformand Jens Gordon Clausen Koncerndirektør 4

128 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -5 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal Revisionserklæring Den uafhængige revisors erklæring omfatter det økonomiske forbrug for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Hospital Herlev i 4. kvartal Endvidere omfatter revisors erklæring deponeringsgrundlaget pr. 31. december 2018 for samtlige af regionens kvalitetsfondsfinansierede projekter. Region Hovedstadens eksterne revision BDO har gennemgået kvartalsrapporten og har den 18. marts 2019 fremsendt udkast til revisorerklæring for Nyt Hospital Herlev, der såfremt kvartalsrapporten godkendes af regionsrådet i sin nuværende form, vil blive fremsendt til Sundheds- og Ældreministeriet. Erklæringerne er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Uddrag fra revisorerklæring vedrørende Nyt Hospital Herlev: Konklusion Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold i regnskabet Revisionen henleder opmærksomheden på følgende i Kvartalsrapport for Kvalitetsfondsbyggeri Nyt Hospital Herlev : afsnit 4, vedrørende Overblik (side 7), hvor der beskrives overblikket over delprojekterne, hvoraf det fremgår, at ' Grundet en række udfordringer i udførelsesfasen er det besluttet at udskyde afleveringen fra entreprenører fra maj 2019 til december Det betyder, at ibrugtagning forventes at ske i september Det forventes, at projektet kan realiseres inden for den samlede ramme med den planlagte kvalitet, men der er konstateret stigende risiko for en overskridelse af budgetrammen. afsnit 5, Rapportering (side 13), vedrørende risikostyring, hvoraf det fremgår, at Af rapportens fortrolige del fremgår det, at den samlede sum af risici anført i nedenstående risikotabel overstiger den samlede likvide reserve med 66,2 mio. kr. mod en forskel på 3,2 mio. kr. i 3. kvartal Ligeledes fremgår det af den fortrolige del, at muligheder 5

129 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -6 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 for change requests er øget fra 44 mio. kr. til 47,1 mio. kr. Samlet oversigt for mulig styrkelse af reserve til byggeri og change request blev opgjort til møde i Hos-pitalsbyggestyregruppen den 12. december Her fremgår, at mulig finansiering samlet udgør ca. 127 mio. kr. Det er således en realitet, at projektet vanskeligt kan realiseres inden for det resterende budget uden, at der skal træffes beslutning om anvendelse af change request katalogets muligheder. afsnit 5, Rapportering (side 13), vedrørende risikorapporten og DTØ risikoprofils konklusion. Det vurderes samlet set, at projektets samlede reserver ved udgangen af 4. kvartal 2018 er væsentligt under pres sammenholdt dels med projektets risikolog, både henset til længden af den resterende byggeperiode samt de aktuelle udfordringer med håndtering af byggeprocessen samt risikoen for yderligere tvister med entreprenørerne. DTØ udtrykte allerede denne bekymring for niveauet af reserver i risikovurderingen for 3. kvartal Det er således en realitet, at projektet vanskeligt kan gennemføres inden for det resterende budget uden, at der skal frigøres midler via change request kataloget eller via finansiering med regionale midler. Fremhævelse af forhold i regnskabet vedrørende risikologgen Revisionen henleder her opmærksomheden på afsnit 5, Rapportering vedrørende risikorapporten og DTØ risikoprofils konklusion (side 13). Det vurderes samlet set, at projektets samlede reserver ved udgangen af 4. kvartal 2018 er væsentligt under pres sammenholdt dels med projektets risikolog, både henset til længden af den resterende byggeperiode samt de aktuelle udfordringer med håndtering af byggeprocessen samt risikoen for yderli-gere tvister med entreprenørerne. DTØ udtrykte allerede denne bekymring for niveauet af reserver i risikovurderingen for 3. kvartal Det er således en realitet, at projektet vanskeligt kan gennemføres inden for det resterende budget uden, at der skal frigøres midler via change request kataloget eller via finansiering med regionale midler. Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Revisionserklæringen fremgår i sin helhed af bilag til mødesagen. 6

130 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -7 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal Overblik Grundet en række udfordringer i udførelsesfasen er det besluttet at udskyde afleveringen fra entreprenører fra maj 2019 til december Det betyder, at ibrugtagning forventes at ske i september Det forventes, at projektet kan realiseres inden for den samlede ramme med den planlagte kvalitet, men der er dog konstateret stigende risiko for overskridelse af budgetrammen. 4.1 Status for Nyt Hospital Herlev pr. 4. kvartal 2018 Kvalitetsfondsbyggeriet på Herlev Hospital omfatter opførelsen af en Kvinde-barn-bygning og en Fælles Akut Modtagelse (delprojekt A). Byggeriet udgør ca m² og placeres syd for de eksisterende hospitalsbygninger. Kvinde-barn-centret skal tilbyde rolige, moderne og familieorienterede rammer. Dertil etableres omkring 900 nye P-pladser, heraf 524 P-pladser i et parkeringshus i den sydlige del af hospitalsområdet, og de resterende ca. 400 P-pladser i terræn. Særskilt delprojekt B omfatter m² udvidelse af servicebygningen med efterfølgende ombygning. Endvidere er kapellet udvidet med 110 m² mens der er foretaget opgradering af centrale teknik- og forsyningsanlæg. Projektet omfatter desuden etablering af spildevandsrensningsanlæg på 530 m². Projektet omfatter ligeledes medicoteknik, it og inventar, herunder AGVteknologi (automated guided vehicles) hvilket styres i det særskilte delprojekt C. Endeligt styres tværgående emner såsom bygherrens administration, ledelse og bygherrerådgivning i delprojekt E, mens opfølgning på budget til byggeledelsens timer varetages i delprojekt D. Projektet har afsluttet delprojekterne Arkaden og renovering af arkaden der omfattede køb og istandsættelse af den tidligere sygeplejeskole, til brug for administration, forskning mv. I forbindelse med politisk godkendelse af Steno Diabetes Center Copenhagen blev ligeledes godkendt, at Arkadebygningen skulle rives ned for etablering at byggefelt til etablering af SDCC bygningen. Bygningen er fraflyttet i november 2017 og nedrevet i forsommeren Reallokering af funktioner er muliggjort ved en samlet rokade af funktioner fra Arkade bygningen til dels Gentofte matriklen, eksisterende bygninger på samt midlertidige pavillioner på Herlev matriklen. Muligheden for anvendelse af Gentofte matriklen til blandt andet administrative funktioner er muliggjort i forbindelse med fusionen af Herlev Hospital og Gentofte Hospital i

131 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -8 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 Endeligt er delprojekt 103, der omfattede ombygning af det eksisterende sengetårns etage 103 til kardiologiske senge ligeledes afsluttet. Projektet har et samlet budget på mio. kr. i (09-pl). Dertil kommer en udvidelse i investeringsbudgettet på 40 mio. kr., svarende til projektets andel af Statens energilånepulje. Ultimo 2018 havde der været et samlet forbrug på 1.993,7 mio.kr. Byggeledelse på samtlige byggeprojekter på Herlev Hospital forestås af Sweco A/S (tidligere Grontmij) samt Hou og Partnere, mens projektets bygherrerådgivning varetages af Niras A/S. Delprojekt A - Akuthus og kvinde-barn center Tidsplan Byggeriet af delprojekt A blev i forbindelse med projektetring 6 måneder forsinket i forhold til oprindelig plan for igangsætning af udførsel grundet ekstra granskning af hovedprojekt før udbud. Som følge af forsinkelser især for installationsfagene blev det i 4. kvartal 2017 truffet beslutning om at forlænge udførselstidsplanen, så endelig aflevering fra entreprenører blev fastlagt til maj Forlængelsen blev officielt meldt ud til entreprenørerne i marts Der er siden konstateret flere udførelsesfejl hos apteringsentreprenørerne og installationsentreprenøren. Desuden er projektfejl bl.a. på ventilationssystem fra rådgivers side også med til at presse tidsplanen. Derfor er det besluttet at rykke afleveringen fra entreprenørerne fra maj til december Der er således udmeldt ny arbejdstidsplan til entreprenørerne den 1. oktober Efter aflevering fortsætter mangelgennemgang. Herefter opstartets idriftsætningsarbejderne, der omfatter installation og test af IT og medicoteknisk udstyr, rengøring og indflytning samt træning af personalet i de nye rammer. Entrepriser Der har været afholdt afleveringsforretning med råhusentreprenøren den 1. september Der udestår udskudte arbejder og der sker fortsat udbedring af fejl og mangler. Anlægsarbejder bl.a. i forbindelse med etablering af rundkørsel ved fremtidig indgang fra øst er igangsat og forløber planmæssigt, ligesom arbejder i relation til kommende Letbane. Installationsarbejderne følges tæt med tydelig tilbagemelding til entreprenør i tilfælde af mangelfuldt udført arbejde. Der konstateres dog fortsat problemer med rettidig komplet aflevering af områder. 8

132 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -9 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 På baggrund af den forlængede tidsplan og breve udsendt til entreprenører den 5. november 2018 om nye sanktionsbærende terminer, afholdes der separate møder med alle entreprenører med henblik på indgåelse af aftaler om økonomiske krav relateret til den ændrede tidsplan. De største udfordringer, der bremser fremdriften på byggepladsen lige nu og presser den nye tidsplan, er ændringer i lodrette føringsveje til installationer især mellem basen og den runde bygning. Desuden har syn- og skønsagen på støbte gulve i forbindelsesgangene og den nordlige øst/vest gang forsinket støbearbejdet og dermed de efterfølgende arbejder. Koordinering af montage af udstyr bl.a. hængesøjler og undersøgelseslamper i forhold til placering af installationer har også vist sig mere tidskrævende end først antaget. Der afholdes hver 14. dag projektopfølgningsmøde med deltagelse af konsortiet, byggeledelse og projektafdeling. Væsentlige projektforhold, tekniske forespørgsler og ændringer med plan for afklaring drøftes. Samarbejdet med konsortiet og byggeledelsen fungerer tilfredsstillende dog har det været udfordret pga. forsinkelser og udfordringer med installationsog apteringsentrepriserne. Ibrugtagning Planlægnings- og koordineringsarbejdet vedrørende indflytning i nybyggeriet er igangsat. Der er ansat en projektleder til flyttekoordinering. Den endelige dato for indflytning ligger ikke fast, men efter aflevering, pågår mangelgennemgang, rengøring, test og indkøring af systemer, installation af udstyr, træning af personale og indflytning. Erfaringerne fra andre lignende projekter er, at der skal afsættes minimum 6 måneder til disse opgaver. Ud fra HCR s anbefalinger (Health Care Relocations, som er rådgivere på indflytningen) forventes ibrugtagning at kunne ske i september måned Der arbejdes p.t. på en konkretisering og detailplanlægning af aktiviteter i forbindelse med afprøvning og klargøring af bygninger til klinisk drift. De enkelte aktiviteter omfatter bl.a. installation af udstyr, afprøvning af udstyr og test af IT systemer. Klinisk personale, driftsafdeling og IT/medicoafdeling inddrages således tidligt i processen. Aktiviteterne i forbindelse med klargøring til drift og efterfølgende indflytning indgår i den overordnede tidsplan. Ibrugtagningen er udskudt til september 2020 som følge af den nye udførelsestidsplan. Hospitalets generalplan følges ligeledes op løbende. Generalplanen skal klarlægge den optimale udnyttelse af de fysiske rammer i nybyggeriet og de eksisterende bygninger på både Herlev og Gentofte matriklen. Der forventes ændringer i den regionale hospitalsplan, som vil have indflydelse på 9

133 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -10 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 hospitalets arbejde med udnyttelsen af de fysiske rammer. Den regionale Hospitalsplan 2025 er sendt i høring perioden 20. december marts 2019 og forventes endeligt vedtaget i Sideløbende arbejdes med konkretisering af effektiviseringsgevinster i samarbejde med hospitalets analyse- og planlægningsenhed. Tilsyn/rådgiver/byggeledelse Konsortiets tilsynsindsats er fortsat tilfredsstillende og der er tilkøbt ekstra fagtilsyn på installationsområdet for at kunne udføre tilstrækkelige kontroller af det udførte arbejde. Ligeledes er byggeledelsen tilført flere ressourcer på installationsområdet og der er tilkøbt bygherretilsyn for at få en ekstern vurdering af de udførte installationer. Der er fokus på, at det fortsatte arbejde sker med tilfredsstillende kvalitet. Ved tilkøb af yderlige byggeledelse, ekstra ressourcer fra totalrådgiver samt ved ekstra fagtilsyn og kontrol, følges der kontinuerligt op på, at kvaliteten af det udførte arbejde er tilfredsstillende. Ved byggemøder påtales mangler straks overfor de udførende. Ud over de nævnte udførelsesfejl, konstateres der løbende fejl og mangler i projektet, hvilket afleder ekstrakrav. UFO-rammen er således under pres. Konsortiet og entreprenører har forsikringsanmeldt nogle af projekt- og udførelsesfejlene. Desuden er flere vandskader meldt til forsikringen. Der er endnu ikke modtaget afgørelse fra forsikringen på de anmeldte sager. Totalrådgivning for delprojekt A, varetages af et konsortium med Henning Larsen Architects A/S, Friis og Moltke A/S, Orbicon A/S, NNE Pharmaplan A/S og Norconsult A/S med underrådgivere Brunsgaard & Lauersen Arkitekter ApS og SLA A/S. Delprojekt B - udvidelse og ombygning af servicebygning og kapel Delprojekt B omfatter en udvidelse og ombygning af servicebygningen samt en nu afsluttet udvidelse af kapellet på Herlev Hospitals matrikel. Arbejderne med servicebygningen blev igangsat primo Tilbygningen blev afleveret den 31. august Klinisk mikrobiologisk afdeling (KMA) er flyttet ind i de nye lokaler og det indkøbte automatiseringsudstyr er i drift. Efter ibrugtagning af tilbygningen arbejdes der fortsat med enkelte fejlrettelser vedr. udførsel af en gangbro og CTS-systemet. Der har været udfordringer med ibrugtagningen af den nye fuldautomatiske varemodtagelse i servicebygningen, hvilket især skyldes AGV-robotters 10

134 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -11 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 følsomhed overfor fysiske ændringer i køreveje samt mere trafik end forudsat i programmeringen. Dette følges i det følgende. Ombygning af den eksisterende servicebygning er afsluttet, klinisk mikrobiologi er flyttet ind i lokalerne. Uder delprojekt B udestår desuden etablering af skakt og kran for at gøre varekørsel mulig fra varemodtagelsen til den nye fælles akutmodtagelse (delprojekt A). Montagen af kranen har været udskudt på grund af forsinkelse på regional sterilcentral på Rigshospitalet, idet det er samme leverandøren af mekanisk udstyr til de to projekter. Samlet færdiggørelse af delprojekt B forventes medio Totalrådgiver i delprojekt B er Niras (tidligere Alectia A/S) med underrådgiver C.F. Møller A/S. Spildevandsprojekt OPI (Offentlig Privat Innovations samarbejde) samarbejde om etablering af nyt spildevandsrensningsanlæg, der delvist har været finansieret af midler fra Kvalitetsfonden er fuldt idriftsat og behandler nu alt spildevand fra hospitalet. Analyser viser, at det rensede spildevand overholder den ønskede rensningsgrad Der er fortsatte drøftelser med Herlev Kommune og Hovedstadsområdets Forsyningsselskab med henblik på at opnå tilladelse til at udlede det rensede spildevand til Kagsåen i stedet for det nuværende fælleskommunale rensningsanlæg, er endnu ikke afsluttet. Det videre forløb forestås af Center for Ejendomme og sker således uden for byggeprojektet. Delprojekt C - Medico og inventar anskaffelser Delprojekt C omfatter bygherreleverancer inden for medicoudstyr, IT, telefoni, og inventar til nybyggeriet dvs. både til delprojekt A og B. Indkøb og installation til delprojekt B er afsluttet. Der pågår detailplanlægning vedr. udbud og indkøb af medicoudstyr og inventar til delprojekt A. Planlægningen sker i tæt koordinering med konsortiet, byggeledelse, driftsafdeling og Regions Hovedstadens Center for IT, Medico og Telefoni (CIMT). Der afholdes løbende møder med konsortiet og byggeledelse med henblik på koordinering af leverancer, montering, installation samt godkendelse af materialer og installationstyper. Der er dialog med Det Ny Rigshospital om samarbejde vedr. indkøb af løst inventar primært møbler. Der pågår endvidere dialog med Nyt Hospital Bispebjerg om fælles udbud for anskaffelse af scannere til de to projekter. 11

135 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -12 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 CIMT har analyseret dækning af mobilt netværk i delprojekt A og anvist nødvendig Wi-Fi dækning, så sundhedsplatformen virker alle steder i bygningen. Konsortiet opgraderer installationsprojektet til fuld dækning på CIMT s anvisning. Projekt for etablering af vareforsyning til akuthuset (AGV-etape 2) er igangsat. Relevante interessenter er inddraget: CIMT, hospitalets serviceafdeling, som skal overtage driften af den samlede varemodtagelse samt den regionale logistikafdeling. Arbejdet med fastlæggelse af interessenternes roller, tidsplan med milepæle, vurdering af nødvendige kompetencer og projektets risici pågår. Projektet er forankret hos hospitalsdirektionen og arbejdet med at fastlægge en klar rolle- og opgavefordeling pågår for at sikre en succesfuld implementering og overdragelse til drift. 5. Rapportering I Region Hovedstadens Kvalitetsfondsprojekter arbejdes der med risikostyring i henhold til Region Hovedstadens styringsparadigme og tilhørende risikomanual. De projektspecifikke udmøntninger af de regionale retningslinjer er beskrevet i de projektspecifikke projekthåndbøger. Der arbejdes I Nyt Hospital Herlev målrettet og fokuseret med risikostyring for kvalitetsfondsprojektet. Der er en god risikokultur, samt velfungerende processer for både risikoidentifikation, risikobearbejdelse og forebyggende handlinger. Samtlige kvalitetsfondsfinansierede projekter i Region Hovedstaden fører Risikolog i systemet Exonaut Risk. Administrationen kan oplyse, at der løbende foretages vurderinger af kvaliteten af rapportering på kvalitetsfondsbyggerierne. Der er foretaget en af byggeorganisation ekstern vurdering af risikorapporteringen for projektet, se fortroligt bilag til mødesag Risikorapport kvartalsrapportering for 4. kvartal 2018 for Nyt Hospital Herlev Region Hovedstadens vurdering af projektets samlede risikoprofil Region Hovedstaden har foretaget en samlet vurdering af projektets risikoprofil. Vurderingen omfatter risici for at projektet ikke realiseres inden for den fastlagte ramme, med den forventede kvalitet til den aftalte tid. 12

136 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -13 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 Af rapportens fortrolige del fremgår det, at den samlede sum af risici anført i nedenstående risikotabel overstiger den samlede likvide reserve med 66,2 mio. kr. mod en forskel på 3,2 mio.kr. i 3. kvartal Ligeledes fremgår det af den fortrolige del, at muligheder for change requests er øget fra 44 mio.kr. til 47,1 mio.kr. Samlet oversigt for mulig styrkelse af reserve til byggeri og change request blev opgjort til møde i Hospitalsbyggestyregruppen den 12. december Her fremgår at mulig finansiering samlet udgør ca. 127 mio.kr. Der er således en realitet, at projektet vanskeligt kan realiseres inden for det resterende budget uden at der skal træffes beslutning om anvendelse af change request katalogets muligheder. Administrationen og projektet har skærpet fokus på realiseret reservetræk samt har derfor arbejdet målrettet på at identificere yderlige ændringer inden for projektet der kan tilvejebringe råderum i budgettet til imødegåelse af risici. Projektet har drøftet relevante handlemuligheder med direktionen og Hospitalsbyggestyregruppen. Projektledelsen, hospitalsdirektionen og administrationen drøftelse om ændringsmulighederne herunder konskevenser af ændringer for byggeriet samt efterfølgende klinisk drift. Der er i den angivne risikokapitalisering ikke taget højde for, at såfremt en risiko indtræffer, så kan den have en effekt på de øvrige risici. Vurderingen skal ses i sammenhæng med erklæring fra Det Tredje Øje (DTØ) om projektets risikoprofil, der konkluderer: DTØ har modtaget og gennemlæst det åbne samt det fortrolige bilag vedr. 4. kvartalsrapportering 2018 for Nyt Hospital Herlev. Baseret på vore arbejder, er det vores vurdering at rapporteringen afspejler projek-tets status samt forhold vedrørende projektets risiko- og reservebillede korrekt. Det vurderes samlet set, at projektets samlede reserver ved udgangen af 4. kvartal 2018 er væsentligt under pres sammenholdt dels med projektets risikolog, både henset til længden af den resterende byggeperi-ode samt de aktuelle udfordringer med håndtering af byggeprocessen samt risikoen for yderligere tvister med entreprenørerne. DTØ udtrykte allerede denne bekymring for niveauet af reserver i risikovurderingen for 3. kvartal Der er således en realitet, at projektet vanskeligt kan gennemføres inden for det resterende budget uden, at der skal frigøres midler via change request kataloget eller via finansiering med regionale midler. DTØ anbefaler stadigvæk at projektet arbejder videre med at konkretisere de forhold, der er skitseret i scenarie I, II og III samt de tilhørende 13

137 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -14 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 beskrivelser af muligheder for at tilføre yderligere likvide reserver eller besparelsesmuligheder for at kunne modstå eventuelt yderligere pres på den samlede projektøkonomi. Det er DTØ s vurdering at scenarie III worst case burde inddrage konkursrisikoen i opgørelsen, da der er tale om en markant og tydelig risiko for projektet. DTØ har påset, at projektet afholder risikoworkshops i henhold til projektets styringsmanual. Ved deltagelse i workshops er konstateret, at der arbejdes systematisk med vurdering af identificerede risici samt identificering af nye risici der kan påvirke projektet fremadrettet under hensyntagen til projektets stade samt udefrakommende faktorer der kan påvirke projektets økonomi, kvalitet og fremdrift. Projektet har i sit risikoarbejde fokus på de identificerede risicis påvirkning på projektets fremdrift, således at der iværksættes nødvendige tiltag der begrænser risiko for fordyrende stilstand under udførsel. Projektorganisationen og byggeledelsen har fortsat fokus på at sikre, at tekniske forespørgsler besvares rettidigt, således at risiko for nye tidsplanskrav begrænses. Der sker fortsat løbende evaluering af behovet for styrkelse af byggeledelse og fagtilsyn i forbindelse med udførslen af DPA. Regionen er enig i projektets fokuspunkter samt de iværksatte tiltag. Der er i Region Hovedstaden truffet beslutning om etablering af diabetes centeret Steno på Herlev matriklen (SDCC). Projektledelsen for etableringen af SDCC nybyg er forankret ved Herlev Gentofte Hospital, hvorfor den videre planlægning af byggeriet sker i tæt samarbejde mellem SDCC projektet og Nyt Hospital Herlev. Projektet har forelagt risikovurdering af Steno byggeriets påvirkning på Kvalitetsfondsprojektet Nyt Hospital Herlev. Administrationen er enig i projektets risikovurdering af snitfladerne mellem de to projekter. Det er Administrationens samlede vurdering, at projektet arbejder systematisk med projektets risici i henhold til gældende risikostyringsmanual således at projektet kan realiseres inden for den fastsatte økonomiske ramme, til den ønskede kvalitet samt uden væsentlige forsinkelser. Risikorapportering Nedenstående risikorapportering for Nyt Hospital Herlev for 4. kvartal 2018 er udarbejdet af projektorganisationen på baggrund af dialog med byggeledelsen og NIRAS (bygherrerådgiver). I 4. kvartal 2018 blev der afholdt risikoworkshop den 17. december

138 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -15 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 Næste møde afholdes primo Projektets 4 aktuelle risici fremgår af nedenstående oversigt. Id Eve n t Date Cost Quality Ti m e Der er risiko for forsinket ibrugtagning af bygninger og forlænget periode til test-og indkøring efter eller i forbindelse med aflevering. Der er risiko for at projektets reserver er utilstrækkelige Der er risiko for at der skal indarbejdes brugerønsker i byggefasen. Der er risiko for at en eller flere entreprenører går konkurs. Risikoen er relevant både på projektniveau og på porteføljeniveau Der foreligger handlingsplaner med forebyggende handlinger for samtlige identificerede risici. Risiko 42 Risikoen er stadig relevant, og beholdes i nuværende log som en selvstændig risiko, da der er grænseflader til indflytningsprocessen Der er planlagt at ansætte en projektleder hos CIMT, der skal stå for koordinering af flytteopgaven under DPA med nødvendige ressourcer internt hos CIMT og de øvrige regionale byggeprojekter. Der er reservereret en pulje under DPE til delvis imødegåelse af forventet udgift. Tæt koordinering med de involverede parter er nødvendig, der er aftalt månedlige møder med CIMT, konsortiet, og byggeledelsen for at følge op og koordinere ift. byggeprocessen. Byggeledelsens kompetencer inden for tidsplanlægning anvendes for at få overblik over alle aktiviteter og deres indbyrdes afhængigheder, både ved levering af bygherreleverancer og ved test og afprøvning af bygniner. Indkøbsafdelingen inddrages efter behov for at får overblik over udbudsproces og leveringstider på udstyr. Der er aftalt særskilt risikoworkshop for flytteprojektet primo Risiko 44 Tidligere risici ID 36, 41 og 33 er indtruffet, men konsekvenserne for økonomien er ikke endeligt prissat. Desuden kan der stadig indtræffe hændelser, som er beskrevet i disse 3 risici i resten af byggeperioden. 15

139 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -16 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 Tidligere ID 36 dækker krav fra entreprenører og fejl og mangler i projektet. Der er indgået og udbetalt en lang række ekstraarbejder, som dækker både alm og uforudsete forhold, fejl og mangler i projektet samt bygherretilkøb. Selv om risikoen er indtruffet, er den stadig aktuel frem til aflevering af bygning fra entreprenører, idet der opdages fejl og mangler løbende. Tidligere ID 41 dækker mangelfuld leverance af kontraktmæssige ydelser og udførelsesfejl fra entreprenørernes side. Denne er også indtruffet men kan stadig være aktuel for områder som ikke er så langt i udførelsen som fx CTS og rørpost. Tidligere ID 33 dækker for langsom projektopfølgning og afklaring under byggefasen. Er delvist indtruffet fx på ventilationssystem og anlægsprojekt, udarbejdelse af aftalesedler, men også stadig aktuel hos alle parter. Det blev besluttet på risikoworkshop den 17. december 2018, at slå disse 3 sammen til en ny risiko, hvor event formuleres som risiko for, at projektets reserver er utilstrækkelige. Risiko 40 Risikoen er stadig relevant, og beholdes i nuværende log som en selvstændig risiko, da der er grænseflader til indflytningsprocessen. De nuværende handlinger er stadig relevante. Yderligere handlinger igangsat under skema til brugerønsker, bliver der udarbejdet et forslag til skema. Dette forelægges til godkendelse hos hospitalsdirektionen primo 2019 og efterfølgende forventes det, at flyttekoordinatorer skal introduceres til det. Risiko 37 Risikoen er stadig relevant. Der er i samarbejde med Kammeradvokaten udarbejdet en konkurskøreplan for DPA. Med udgangspunkt i byggeriets fremdrift planlægges løbende opfølgning på mulige handlemuligheder. Risikoen er stadig relevant, og beholdes i nuværende log som en selvstændig risiko, da den ikke er indregnet i scenarier for byggeriets samlede anlægsøkonomi dvs. der er ikke reserveret midler til imødegåelse af risiko for konkurs. Det er prioriteret, at kun de mest sandsynlige hændelser og risici bliver prissat i en meget presset anlægsramme. De nuværende værdier fastholdes, forventet udgift afhænger meget af hvilken entreprenør der går konkurs. Dette afspejles af stor forskel mellem min og max værdi. Generelt om fortsatte risici Det kan generelt konstateres, at de fleste risici er mere eller mindre indtruffet, og fokus vil fra nu og frem til indflytning være at begrænse skaderne og håndtere hændelser, der forsat kan sætte projektets reserver under pres og 16

140 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -17 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 sikre en hurtig afklaring af problemstillinger på byggepladsen. Dette suppleres ved inddragelse af relevante ressourcer fra projektet, kammeradvokaten, rådgivere og entreprenører, hvor møderække allerede er aftalt. Opdatering i exonaut vil i øvrigt i det nye set-up ske med udgangspunkt i interne møder i projektafdelingen og referater herfra. Udgåede kritiske risici siden seneste kvartalsrapportering Risici 36, 41 og 33 er indtruffet, men konsekvenserne for økonomi er ikke endeligt prissat. Der kan stadig indtræffe hændelser, som er beskrevet i disse 3 risici i resten af byggeperioden. Se ny risiko ID 44, jf. risikoworkshop den 17. december Risiko 36 Dækker krav fra entreprenører og fejl og mangler i projektet. Der er indgået og udbetalt en lang række ekstraarbejder, som dækker både alm og uforudsete forhold, fejl og mangler i projektet samt bygherretilkøb. Selv om risikoen er indtruffet, er den stadig aktuel frem til aflevering af bygning fra entreprenører, idet der opdages fejl og mangler løbende. Entreprenører fremsender løbende krav om ekstrabetaling bl.a. som følge af forlænget tid, ændringer i projektet mv. Risko 41 Dækker mangelfuld leverance af kontraktmæssige ydelser og udfø-relsesfejl fra entreprenørernes side. Denne er også indtruffet men kan sta-dig være aktuel for områder som ikke er så langt i udførelsen som fx CTS og rørpost. Risiko 33 Dækker for langsom projektopfølgning og afklaring under byggefa-sen. Er delvist indtruffet fx på ventilationssystem og anlægsprojekt, udar-bejdelse af aftalesedler, men også stadig aktuel hos alle parter, Konsortiet, byggeledelse og bygherrerådgiver. Der udestår en del koordinering og opfølgning på alle entrepriser. 5.2 Overordnet ramme for økonomistyring Projekternes økonomi styres efter Region Hovedstaden Kasse- og Regnskabsregulativ (gældende version blev godkendt af regionsrådet på mødet 18. juni 2013). De udarbejdede samlede budgetter er baseret på de godkendte satser for prisog lønfremskrivning, der forelå på rapporteringstidspunktet Nyt Hospital Herlev Projektets økonomi Projektøkonomien er opdelt i flere mindre projekter. Flere delprojekter er 17

141 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -18 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 afsluttet, mens nedenstående fortsat er i gang. Delprojekt A omfatter etablering af Akuthus samt kvinde-barn center. Den samlede projektsum direkte allokeret til entreprise i delprojekt A udgør pr. 31. december 2018 ca ,9 (09-pl). Projektet er udbudt i 16 fagentrepriser samt en særskilt entreprise vedrørende P-huset. Entrepriserne rapporteres i grupperinger omfattende: 1) Råhus, facadelukning, aptering 2) Installationer, indvendige arbejder (murer/gulv, maler, skiltning, el, elevator, CTS, VVS, ventilation, rørpost) 3) Anlægsarbejder, byggeplads, p-hus (Gartner, byggeplads, skurby, p-hus) 4) Rådgivning, fremskudte anlægsarbejder, kunst, indeksering samt UFO reserver til udførselsfasen. Delprojekt B s budget udgør 360,2 mio. kr. (09PL) Udvidelsen af servicebygningen er afsluttet med en række ekstraarbejder i den afsluttende fase. Ekstraarbejderne i projektet har dels relateret sig til en række bygherretilvalg, nødvendige ændringer i forbindelse med kølecentralen samt ekstra rådgivning afledt heraf. En samlet opgørelse af ombygningsarbejderne kan endeligt opgøres, når mangelgennemgangen er udført og etablering af forbindelsesgang og kran for AGV-kørsel er udført. Delprojekt C udgør den tværgående håndtering af IMT investeringer i Nyt Hospital Herlev. Det samlede budget er styrket til 270 mio. kr. i 09-pl, hvilket er 20 mio. kr. højere end ekspertpanelets angivelser i tilsagnsskrivelsen. Budget til delprojekt D (byggeledelse) er fastlagt ud fra forventet timeforbrug på delområderne logistik, råhus, aptering, installationer, mv. Der følges løbende op på timeforbruget i forhold til det budgetterede. I 2018 er der tilført ekstra ressourcer til byggeleder til installationsentrepriser. Desuden skal budgettet forhøjes som følge af forlænget byggeperiode jf. beskrivelsen ovenfor. Delprojekt D s samlede budget udgør 48,5 mio. kr. (09PL). Delprojekt E indeholder budget til tværgående udgifter og omkostninger, som ikke er indeholdt i delprojekternes entrepriser fx ledningsomlægninger og interimsarbejder på byggepladsen. Derudover dækker delprojekt E forarbejder, projektkonkurrence, bygherrens administration, budget til energiinvesteringer, bygherrerådgivning og øvrige eksterne rådgivere og konsulenter. Delprojekt E s samlede budget udgør 135,9 mio. kr. (09PL). 5.3 Byggeriernes økonomiske fremdrift 18

142 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -19 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 Fremdriften i begge projekter forløber generelt planmæssigt, hvilket også er illustreret i nedenstående figurer. Der forekommer mindre afvigelser. Den oprindelige investeringsprofil svarer til tidspunktet for udbetalingsanmodning. 5.4 Kvalitet og indhold Kvaliteten i byggerierne forstås som antal af byggede kvadratmeter, pris pr. kvadratmeter, antal senge til patienter i de nye bygninger samt det samlede hospital, den forventede behandlingskapacitet samt udnyttelsesgrader, med andre ord indholdet i faseskifteskemaerne. Nyt Hospital Herlev Ingen af de nævnte kvalitetsparametre har ændret sig i Nyt Hospital Herlev siden udbetalingsanmodningen blev godkendt af Regionsrådet den 17. juni

143 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -20 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal Generelle principper I dette afsnit redegøres der alene for de tekniske forudsætninger og principper. 6.1 Risikomanual 6.1 Risikomanual Gældende risikostyringsmanual for Regions Hovedstadens kvalitetsfondsbyggerier er blevet opdateret i februar 2019 og indgår som bilag i nærværende kvartalsrapportering. 6.2 Regnskabs- og byggestyringsmæssige principper Der er ikke sket ændringer i de styringsmæssige principper, herunder styring af økonomi, risiko af det kvalitetsfondsfinansierede projekt i Region Hovedstaden siden seneste kvartalsrapport. Reviderede regionale byggestyringsregler og paradigme for styringsmanual er godkendt af regionsrådet i 2. kvartal Fordelingsprincipper økonomiske grænseflader Nyt Hospital Herlev Kvalitetsfondens andel af sterilcentral I forbindelse med etablering af henholdsvis Kvalitetsfondsprojekter for Nyt Herlev Hospital, Delprojekt B (udvidelse af eksisterende Servicebygning) og den regionalt finansierede Sterilcentral, placeret på Herlev Hospital (RSH), er der en række aktiviteter, placeret i RSH der vedrører funktionerne i Delprojekt B, hvorfor der er aftalt medfinansiering på 25 mio. kr. finansieret af Delprojekt B s økonomiske ramme. De i RSH planlagt aktiviteter, som direkte er relateret til opgaver der budgetog opgavemæssigt er tilknyttet Delprojekt B omfatter; fælles Elforsyningsarbejder på højspændingsring og transformatorer, forberedende arbejder for tilslutning til eksisterende vest-tunnel af hensyn til overordnet varelevering og AGV-kørsel, etablering af automatiske vognbaner (bufferareal) i niveau 02, som er en del af det automatiske transportanlæg i Delprojekt B samt tværgående shuttlekran til betjening af disse vognbaner. Endvidere er foretaget større udgravningsdybde i RSH som konsekvens af fælles kølecentral, forstærkning af tagflade i RSH hvor tørkølere der alene vedrører delprojekt B er placeret, samt støjskærme relaterende til disse tørkølere. 20

144 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -21 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad Nyt Hospital Herlev De i skema 1 planlagte færdiggørelsesgrader opgøres med udgangspunkt i akkumulerede forbrug primo kvartalet tillagt forrige kvartalsrapports bilag B s forventede forbrug for indeværende kvartal, set i forhold til det korrigerede budget i årets priser. Den realiserede færdiggørelsesgrad i samme skema opgøres som afholdt forbrug i forhold til total budgetsum. Den oprindelige færdiggørelsesgrad i bilag D er opgjort på baggrund af den forventede finansieringsprofil fremsent til SUM i forbindelse med udbetalingsanmodningen. Den reviderede færdiggørelsesgrad er baseret på den finansieringsprofil der ligger til grund for finansieringsprofilen på dato for kvartalsrapporten opgjort i løbende priser, under hensyntagen til evt. ændringer tidsplaner. Den realiserede færdiggørelsesgrad forbrug i bilag D er opgjort som de akkumulerede afholdte udgifter for alle delprojekter til og med 4. kvartal 2018 set i forhold til projektets samlede ramme opgjort i løbende priser. Der sker løbende justering af finansieringsprofilen i forhold til forventningen af arbejdernes fremdrift. Idet projektet påser, at der alene betales for arbejder der er udført, således, at den økonomiske færdiggørelsesgrad et udtryk for projektets fremdrift. Da der således betales efter faktisk fremdrift udgør de realiserede udgifter således den realiserede færdiggørelsesgrad. Den realiserede færdiggørelsesgrad for 4. kvartal 2018 er således beregnet som de realiserede udgifter pr. 31. december 2018 i forhold til det samlede gældende budget pr. 31. december Forskellen i færdiggørelsesgraderne imellem de to skemaer skyldes, at bilag D er færdiggørelsesgraden beregnet i løbende priser, mens førdiggørelsesgraderne i skema 1 er opgjort i 18 PL. 21

145 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -22 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 Bilag Bilag A: Bilag B: Bilag C: Bilag D: Bilag E: Bilag F: Bilag G: Fortroligt bilag med detaljer om økonomi, reserver og risici særskilt bilag 2 i mødesag Oversigt over projektspecifik deponerede midler Tidsmæssig fremdrift Økonomisk færdiggørelse Følgebrev med ekstern revisorerklæring - særskilt bilag 3 i mødesag Uafhængig risikovurdering af projektet, udarbejdet af Det tredje øje særskilt bilag 4 i mødesag Risikostyringsmanual, februar 2019 særskilt bilag 5 i mødesag Øvrige bilag indgår i mødesagen til Regionsrådet 22

146 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -23 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 Bilag B: Oversigt over projektspecifikke deponerede midler pr. 31. december 2018 Kvartalsvis forbrug af deponerede midler Fkt Renter af hensatte beløb * 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden* 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering* Samlet deponering ,30 kr ,02 kr ,20 Forventet deponeringsudvikling Kvartal 1 (1. kvartal 2019) Kvartal 2 (2. kvartal 2019) Kvartal 3 (3. kvartal 2019) Kvartal 4 (4. kvartal 2019) Forbrug projekterne***** kr kr kr kr Indbetaling til kvalitetsfonden kr kr kr kr Statens indbetalinger kr kr kr kr Lånoptagelse kr. - kr. - kr. - kr Akkumulleret deponeringssaldo** kr kr kr kr Fkt Tilskud vedr. 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfonds-investeringer kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer**** 1911 Det Nye Rigshospital kr kr kr kr kr Nyt Hospital Herlev kr kr kr kr kr Nyt Hospital Hvidovre kr kr kr kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr kr. - kr kr Nyt Hospital Nordsjælland kr kr. - kr kr kr Nyt Hospital Bispebjerg kr kr kr kr I alt kr kr kr kr kr Fkt Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer*** 903 Tilskud vedr. kvalitetsfonds-investeringer 1911 Det Nye Rigshospital kr ,64 kr Nyt Hospital Herlev kr ,55 kr Nyt Hospital Hvidovre kr ,70 kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr ,40 kr Nyt Hospital Nordsjælland kr ,51 kr Nyt Hospital Bispebjerg kr ,36 kr Total kr ,16 kr Gæld vedr. Fkt kvalitetsfondsinvesteringer (lånoptagelse) 1911 Det Nye Rigshospital kr Nyt Hospital Herlev kr Nyt Hospital Hvidovre kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr Nyt Hospital Nordsjælland kr Nyt Hospital Bispebjerg kr Total kr Forventet forbrug (Indeks 108,8) Kvartal 1 (1. kvartal 2019) Kvartal 2 (2. kvartal 2019) Kvartal 3 (3. kvartal 2019) Kvartal 4 (4. kvartal 2019) Det Nye Rigshospital kr kr kr kr Nyt Hospital Herlev kr kr kr kr Nyt Hospital Hvidovre kr kr kr kr Nyt Hospital Bispebjerg kr kr kr kr Nyt Hospital Nordsjælland kr kr kr kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr kr kr kr Total (Akkumuleret) kr kr kr kr (hele kroner) * Ultimo 4. kvartal 2018 ** Eksklusiv indtægssalg vedr. Helsingør Hospital ***Statens andel 59,7826 % jf. afsnit 3 i Regnskabsinstruksen **** Indeholder også renter for KØK hovedkonto kvfm i Rigshospitalets beløb *****"Udbetalings- og finansieringsprofil for 2019 for FK2200 er ikke modtaget inden fristen for aflevering af bilag B til revisionen. Beløb i de øvrige kvartaler er derfor baseret på faktisk indbetaling i 1. kvt på t.kr. Totallen for 2019 er sammenholdt med seneste forventning på t.kr. På denne baggrund vurderes det, at det anvendte beløb må være nogenlunde på niveau med de faktiske tilskud i

147 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -24 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Nyt Hospital Herlev 24

148 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 1 - Side -25 af 25 Kvartalsrapport, Kvalitetsfondsbyggeri, Nyt Hospital Herlev 4. kvartal 2018 Bilag D: Økonomisk færdiggørelse År (mio. Kr. Løbende priser) Investeringsprofil - udbetalingsanmodning Pct. af total Revideret investeringsprofil Pct. af total Forbrug Pct. af total ,4% ,4% ,4% 1. kvartal ,39 2. kvartal ,69 3. kvartal ,80 4. kvartal , ,5% ,2% ,7% 1. kvartal kvartal kvartal kvartal ,8% ,5% ,2% 1. kvartal kvartal kvartal kvartal ,7% ,2% ,2% 1. kvartal ,6 2. kvartal kvartal kvartal ,8% ,1% ,6% 1. kvartal kvartal kvartal kvartal ,8% ,3% ,3% 1. kvartal kvartal kvartal kvartal ,9% ,0% ,5% 1. kvartal ,57 2. kvartal ,00 3. kvartal ,00 4. kvartal , ,5% ,3% ,7% 1. kvartal kvartal kvartal kvartal ,0% ,2% ,5% 1. kvartal kvartal kvartal kvartal ,0% ,5% ,0% ,0% 25

149 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 3 - Side -1 af 5 Tlf: roskilde@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr Regionsrådet i Region Hovedstaden Kongens Vænge Hillerød 18. marts 2019 Vores ref. EIB Følgebrev vedr. revisionserklæring for Nyt Hospital Herlev, 4. kvartal 2018 Vedlagt fremsendes udkast til revisorerklæring for Nyt Hospital Herlev 4. kvartal Såfremt kvartalsrapporten godkendes i sin nuværende form, udvisende forbrug på 1.993,7 mio. kr., vil vi afgive vedhæftede erklæring. Roskilde, den 18. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Lasse Jensen Statsautoriseret revisor BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

150 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 3 - Side -2 af 5 Den uafhængige revisors erklæring Til Regionsrådet i Region Hovedstaden Vi har revideret kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 (4. kvartal 2018), for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Hospital Herlev (i det følgende kaldet Projektet) udvisende et forbrug på 1993,7 mio. kr. Kvartalsrapporteringen er udarbejdet i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for regioner, regionens Kasse- og Regnskabsregulativ, sædvanlig regnskabspraksis og Sundheds- og Ældreministeriets Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, i det følgende kaldet Regnskabsbestemmelserne. Konklusionen er todelt således, at vores konklusion om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag udtrykkes med høj grad af sikkerhed, og vores konklusion om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget), udtrykkes med begrænset sikkerhed. Ved Projektets fremdrift og risici forstås i denne erklæringsopgave, at forventet resterende forbrug (budget) samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug (budget) og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet, vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Erklæringen er udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels Projektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Som følge heraf kan rapporteringen være uegnet til andet formål. Ledelsens ansvar Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Sundheds- og Ældreministeriet fastsatte regler. Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af Projektets fremdrift, forventet resterende forbrug (budget) og risici i tilknytning til Projektets færdiggørelse. Ledelsen indhenter en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventet resterende forbrug. Revisors ansvar Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag. Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset sikkerhed om regionens vurdering af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget), samt risici knyttet hertil. Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med ISAE 3400 DK, undersøgelse af fremadrettede finansielle oplysninger og fremskrivninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt god offentlig revisionsskik, idet revisionen udføres på grundlag af bestemmelserne i Revisionsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til Sygehusbyggeri. Revisionsfirmaet BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, er underlagt international standard om kvalitetsstyring, ISQC 1, og anvender således et omfattende kvalitetsstyringssystem, herunder dokumenterede politikker og procedurer vedrørende overholdelse af etiske krav, faglige standarder og gældende krav i lov og øvrig regulering.

151 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 3 - Side -3 af 5 Vi har overholdt kravene til uafhængighed og andre etiske krav i FSR danske revisorers retningslinjer for revisors etiske adfærd (Etiske regler for revisorer), der bygger på de grundlæggende principper om integritet, objektivitet, faglig kompetence og fornøden omhu, fortrolighed og professionel adfærd. Vi har udført vores arbejde med henblik på at opnå en høj grad af sikkerhed for: at kvartalsrapporteringen i alle væsentlige henseender afspejler det økonomiske forbrug opgjort pr. 31. december 2018 i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne at kvartalsrapporteringens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne Vi har endvidere udført vores arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Dertil har vi påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og regionens risikovurdering i tilknytning til Projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. Vi har endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddraget en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Omfanget af de handlinger, vi har udført ved vores gennemgang af Projektets fremdrift og risici, er mindre end ved en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Som følge heraf er den grad af sikkerhed, der er opnået for vores konklusion om det forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, betydeligt mindre end den sikkerhed, der ville være opnået, hvis der var udført en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold i regnskabet Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapport for Kvalitetsfondsbyggeri Nyt Hospital Herlev afsnit 4 vedrørende Overblik, hvor der beskrives overblikket over delprojekterne, hvoraf det fremgår, at ' Grundet en række udfordringer i udførelsesfasen er det besluttet at udskyde afleveringen fra entreprenører fra maj 2019 til december Det betyder, at ibrugtagning forventes at ske i september Det forventes, at projektet kan realiseres inden for den samlede ramme med den planlagte kvalitet, men der er konstateret stigende risiko for en overskridelse af budgetrammen. Fremhævelse af forhold i regnskabet Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapport for Kvalitetsfondsbyggeri Nyt Hospital Herlev, afsnit 5 Rapportering for Nyt Hospital Herlev pr. 4. kvartal 2018, vedrørende risikostyring, hvoraf det fremgår, at Af rapportens fortrolige del fremgår det, at den samlede sum af risici anført i nedenstående risikotabel overstiger den samlede likvide reserve med 66,2 mio. kr. mod en forskel på 3,2 mio. kr. i 3. kvartal Ligeledes fremgår det af den fortrolige del, at muligheder for change requests er øget fra 44 mio. kr. til 47,1 mio. kr.

152 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 3 - Side -4 af 5 Samlet oversigt for mulig styrkelse af reserve til byggeri og change request blev opgjort til møde i Hospitalsbyggestyregruppen den 12. december Her fremgår, at mulig finansiering samlet udgør ca. 127 mio. kr. Det er således en realitet, at projektet vanskeligt kan realiseres inden for det resterende budget uden, at der skal træffes beslutning om anvendelse af change request katalogets muligheder. Fremhævelse af forhold i regnskabet vedrørende risikologgen Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapport for Kvalitetsfondsbyggeri Nyt Hospital Herlev, afsnit 5 Rapportering for Nyt Hospital Herlev pr. 4. kvartal 2018, vedrørende risikorapporten og DTØ risikoprofils konklusion. Det vurderes samlet set, at projektets samlede reserver ved udgangen af 4. kvartal 2018 er væsentligt under pres sammenholdt dels med projektets risikolog, både henset til længden af den resterende byggeperiode samt de aktuelle udfordringer med håndtering af byggeprocessen samt risikoen for yderligere tvister med entreprenørerne. DTØ udtrykte allerede denne bekymring for niveauet af reserver i risikovurderingen for 3. kvartal Det er således en realitet, at projektet vanskeligt kan gennemføres inden for det resterende budget uden, at der skal frigøres midler via change request kataloget eller via finansiering med regionale midler. Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Vores konklusion er ikke modificeret vedrørende dette forhold. Erklæring i henhold til anden lovgivning og øvrig regulering Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Ledelsen er ansvarlig for, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis; og at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Ledelsen er endvidere ansvarlig for, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. I tilknytning til vores revision af kvartalsrapporteringen er det i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik vores ansvar at udvælge relevante emner til såvel juridisk-kritisk revision som forvaltningsrevision. Ved juridisk-kritisk revision efterprøver vi med høj grad af sikkerhed for de udvalgte emner, om de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved forvaltningsrevision vurderer vi med høj grad af sikkerhed, om de undersøgte systemer, processer eller dispositioner understøtter skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Vi har endvidere påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet.

153 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 3 - Side -5 af 5 Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er anledning til væsentlige kritiske bemærkninger, skal vi rapportere herom. Vi har ingen væsentlige kritiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. Roskilde, den 15. marts 2019 BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Lasse Jensen Statsautoriseret revisor

154 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Bilag 5 - Side -1 af 28 Region Hovedstaden Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekterne og kvalitetsfondslignende projekter Februar 2019 Økonomi Tid Kvalitet Version 2

155 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -2 af 28 Risikostyringsmanual Indholdsfortegnelse Introduktion og læsevejledning Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Risikostyring relateret til ibrugtagning Risikobegreber Risikostyring Risikovurdering Definition af risiko Usikkerhed Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Det strategiske niveau (S) Det taktiske niveau (T) Det operationelle niveau (O) Operationel risikostyring Dagligt risikoarbejde Kvartalsvise risikoworkshops Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikorapportering Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Afholdelse af workshops og risikomøder Komponenterne i risikostyringen Risikorapportering Rapportering til Enhed for Byggestyring Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Akut indsigt i risiko Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Bilag 4. Emner for risikovurderinger Side 2 af 28

156 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -3 af 28 Risikostyringsmanual Introduktion og læsevejledning Nærværende risikostyringsmanualen er et tillæg til Region Hovedstadens paradigme for styringsmanual. Dokumenterne fastlægger retningslinjer for, hvordan regionens kvalitetsfondsbyggeprojekter skal gennemføres. Risikostyringsmanualen er baseret på ISO 31000, men er tilpasset på en række punkter for at fremme at risikostyring bruges som et aktivt ledelsesredskab i alle byggeprojekter på alle niveauer. I paradigmet for styringsmanual fastlægges de overordnede procedure for risikovurdering og risikostyring i regionen. I denne manual specificeres krav til kvaliteten i risikoarbejdet, herunder fastlægges der krav til den daglige administration, principperne for risikovurdering, risikobeskrivelser samt til rapportering af risiko. Risikostyring er et særligt fokusområde i byggeprojekterne i Region Hovedstaden. Denne manual beskriver retningslinjer for, hvordan risikostyring skal gennemføres på byggeprojekterne. Risikostyringsprincipperne, som er beskrevet i denne manual, er ligeledes gældende for større projekter i Region Hovedstaden som styres i henhold til regionens paradigme for styringsmanual. Den detaljerede organisering af risikostyringen på det specifikke byggeprojekt er ikke beskrevet i nærværende manual, idet projekterne er forskellige i omfang og kompleksitet. Processen beskrevet i risikostyringsmanualen er skalerbar, og er udarbejdet med henblik på at kunne anvendes på alle byggeprojekter uanset størrelse og kompleksitet. Side 3 af 28

157 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -4 af 28 Risikostyringsmanual 1. Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden 1.1 Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Byggeprojekterne skal, når de er færdige, opfylde målsætningerne for Økonomi (overholdelse af budgetrammen ) Tid (ibrugtagningstidspunktet for bygningen ) Kvalitet (de aftalte kliniske forudsætninger for byggeprojektet ) Byggeprojekter er behæftet med stor risiko. Men de primære risikoforanstaltninger er projekternes planer, kompetencer, styrings- og ledelsesprincipper, organisering og kvalitetssikring da de hver i sær fjerner det meste risiko på projekterne. Det er dok ikke alt risiko der kan fjernes af den vej, og risikostyring bruges til at få belyst evt. tilbageværende risiko, of sikre at der iværksættes risikomitigerende tiltag, som oftest vil have karakter af at styrke eller ændre de præmære risikoforanstaltninger, og derved øge chancen for at nå den overordnede målsætning. Den overordnede målsætning med risikostyring i forbindelse med byggeprojektet er: Fjerne eller reducere risiko på byggeprojekterne. Skabe transparens omkring sandsynligheden for at nå byggeprojekternes målsætninger. Sikre at risikostyring bliver et fokuspunkt for ledelsen på de enkelte byggeprojekter. Sikre at viden om risiko bruges proaktivt i beslutninger, der vedrører byggeprojekterne både på operationelt, taktisk og strategisk niveau. Sammenhæng mellem projekternes kapitaliserede og sandsynlighedsjusterede risikobillede og reservestyring Målet med denne manual er at udstikke retningslinjer for risikostyring relaterende til projekteringen og udførslen af byggeprojekterne, samt udstikke retningslinjer for, hvordan viden om risiko bruges i beslutningsprocesser, der relaterer sig til byggeprojekterne. Ledelsen og Hospitalsstyregruppen modtager løbende rapportering om de aktuelle risikovurderinger relaterende til byggeprojekterne. Risikorapporteringen danner endvidere, for kvalitetsfondsprojekterne, grundlag for en uafhængig vurdering er risikostyringen til brug for kvartalsrapporteringen til Sundheds- og Ældre Ministeriet. Projektorganisationerne skal således tilrettelægge administrative rutiner der sikre at der følges op på tilrettelagte tiltag der skal reducere eller eliminere identificerede risici, samt løbende sikre opsamling af nye risici, så der hele tiden er et opdateret risikobillede. Herunder sikre at viden om risiko er forankret i projektets organisation, og blandt de eksperter som har viden og indsigt i de pågældende risici. Nærværende retningslinjer skal sikre, at der i det daglige arbejde på alle relevante niveauer og hos alle interessenter er fokus på risikovurdering og risikobearbejdning. Side 4 af 28

158 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -5 af 28 Risikostyringsmanual Retningslinjerne har endvidere til formål at sikre at risikovurderingerne sker ensartet på alle delprojekter og alle niveauer samt hos såvel interne og eksterne interessenter. Væsentlige risici afrapporteres på ledelses- eller styregruppemøderne. Beslutningen om konkret håndtering ligger hos ledelse. 1.2 Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Kvalitetsfondsprojekterne er endvidere underlagt krav om effektiviseringer afledt af byggeriet. I rapporteringen for de identificerede tiltag skal der foretages en risikovurdering. Risikovurderingen skal beskrive risici for, at tiltagets gevinster ikke kan realiseres, samt om gennemførelsen af tiltaget påvirker andre tiltag eller for den øvrige drift. Det skal endvidere angives, hvordan væsentlige risici håndteres. Risikostyringsmanualen understøtter Sundheds- og Ældreministeriets krav om risikovurdering af de identificerede effektiviseringstiltag. 1.3 Risikostyring relateret til ibrugtagning Ibrugtagningsfasen, som omfatter flytteprocessen (udstyr og inventar, IT, samt klinisk koordinering), samt en periode på 6-9 måneder efter første patient, er karakteriseret ved at flere forskellige Region Hovedstaden organisationer skal samarbejde tæt for at løse opgaven. I flytteprocessen skal Byggeprojektet og Hospitalet (eksempelvis klinisk koordinerings projekt, flytteprojekt, samt drift organisationen) alle løse forskellige opgaver over en kort periode og med mange afhængigheder. I den fase skal byggeprojekterne fremme samarbejdet mellem parterne, og tilskynde en koordineret risikoindsats i perioden op til byggeriets ibrugtagelse, selv om hospitalernes projektorganisationer ikke er underlagt denne risikostyringsmanual. Forud for første patient skal der som minimum afholdes særskilte risikoworkshops hvor der drøftes risici relaterende til såvel fysisk såvel som organisatorisk ibrugtagning, dvs. risici relaterende til at bygningen fungerer som tiltænkt samt risici, der kan påvirke den kliniske ibrugtagning, eksempelvis risici relaterende til flytteprocesser samt det kliniske personales uddannelse i ændrede arbejdsgange. 2. Risikobegreber 2.1 Risikostyring Den samlede risikostyring omfatter selve risikovurderingen, hvor risici identificeres og specificeres, samt den efterfølgende bearbejdning og håndtering, hvor hver enkelt risiko reduceres og/eller der opstilles en beredskabsplan for, hvad der skal ske, hvis hændelsen indtræffer. Risikostyring er også anvendelse af viden om risiko i alle væsentlige beslutninger på byggeprojektet. Side 5 af 28

159 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -6 af 28 Risikostyringsmanual 2.2 Risikovurdering Risikovurdering kan defineres som en systematisk måde at identificere og behandle risikofaktorer og usikkerhed på, som led i en helhedsbetragtning. Risikovurderingen foretages altid på baggrund af den aktuelle målsætning eller plan. Formålet med en risikovurdering er dels at vurdere, hvilke risici der er de alvorligste i forhold til projektets gennemførelse, dels at finde løsninger og fastlægge ansvar og tidsfrister for at overkomme og reducere disse risici. 2.3 Definition af risiko En risiko består altid af en sandsynlighed for en uønsket hændelse og konsekvensen af, at den pågældende hændelse opstår. En risiko påvirker negativt muligheden for at projekterne realiseres inden for målsætningen, eller at organisationen ikke kan realisere sine forventede gevinster. Det er ikke et mål i sig selv at undgå risici, men derimod at sikre, at risici håndteres og bearbejdes til et niveau der ligger inden for beslutningstagernes risikoappetit. 2.4 Usikkerhed Usikkerhed er forskellig fra risiko. Usikkerhed er i denne kontekst generelle og universelle usikkerheder, som projekterne kan opleve. Usikkerhed lader sig oftest ikke konkretisere, fordi der ikke er nogen viden at bygge beskrivelsen på hvorved der ikke kan fastlægges konkrete handleplaner. Usikkerhed er som udgangspunkt ikke omfattet af arbejdet med risikostyring, men håndteres på det strategiske og taktiske niveau. Eksempelvis er reservepuljer et vigtigt redskab til at modstå effekten af usikkerhed/uforudseelige udgifter. I enkelte tilfælde kan det være relevant at tage usikkerhed med i arbejdet med risikostyring. Det er i situationer, hvor der opstår begrundet formodning om at en usikkerhedsfaktor er relevant for projektet. Som eksempel vil en u-specificer bar og generel ændring af et direktiv eller et miljøkrav ikke indgå i en risikovurdering. Kendskab til specifikke ændringer der kan have væsentlig indflydelse på forhold i projektet kan dog anføres som risiko for projektet. 3. Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Der arbejdes med tre organisatoriske niveauer, det strategiske niveau, det taktiske niveau og det operationelle niveau (se figur 1). Risikostyringsproces tilgodeser alle tre organisatoriske niveauers behov for styring og rapportering. Side 6 af 28

160 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -7 af 28 Risikostyringsmanual S T Regionsrådet - Staten Koncerndirektionen Delniveau 1, Ledelse Delniveau 2, Delprojekt Delniveau 3, Aktivitet O Figur 1. Figuren viser opdeling af organisationsniveauer i det strategiske niveau (S) det taktiske niveau (T) og det operationelle niveau (O). Det operationelle niveau er yderligere opdelt i de tre delniveauer ledelse (1), delprojekt (2) og aktivitet (3). 3.1 Det strategiske niveau (S) Det strategiske niveau (S) udgøres af staten og regionsrådet i Region Hovedstaden. Se figur 1. Regionsrådet har det overordnede ansvar for at sikre, at kvalitetsfondsprojekterne når de opstillede målsætninger. 3.2 Det taktiske niveau (T) Det taktiske niveau (T) udgøres af Region Hovedstadens koncerndirektion, herunder Center for Økonomi v/enhed for Byggestyring (EBS). Se figur 1. På dette niveau udstikkes retningslinjer for risikostyring og rapportering. EBS har ansvar for at udvikle og forbedre rammerne for risikostyring, så der opnås den enkleste og mest funktionelle risikostyringsproces, som overholder alle interne og eksterne krav til risikostyring på byggeprojekterne. 3.3 Det operationelle niveau (O) Byggeprojekterne Det operationelle niveau (O) udgøres af byggeprojekternes organisation. På det operationelle niveau er der mulighed for at lave en yderligere opdeling i form af tre delniveauer. Se figur 1. - Delniveau 1 repræsenterer det øverste organisatoriske niveau for et byggeprojekt (det samlede projekt) - Delniveau 2 repræsenterer et delprojekt - Delniveau 3 repræsenterer en aktivitet inden for et delprojekt. Denne risikostyringsmanual er rettet mode det operationelle delniveau 1 eller 2. Såfremt det samlede projekt alene består af ét delprojekt (dvs. opførsel af en bygning), vil der alene være 2 niveauer på i den operationelle risikostyring. Side 7 af 28

161 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -8 af 28 Risikostyringsmanual Denne risikostyringsmanual anfører krav til metode for risikostyringen på alle tre niveauer, idet ensartet metodik sikre gennemsigtighed i vurderingen foretaget på alle niveauer og alle interessenter. Organiseringen af det operationelle risikoarbejde på byggeprojekterne, herunder beskrivelse af risikovurderingsmetode jf. nærværende risikomanual skal beskrives i byggeprojektets projekthåndbog. 4. Operationel risikostyring 4.1 Dagligt risikoarbejde Det operationelle (daglige) arbejde med risici skal ske lokalt på byggeprojekterne. Arbejdet med identifikation og håndtering af risiko skal være forankret på alle niveauer og være en integrereret del af den daglige projektstyring af delprojekter og aktiviteter. Byggeprojektet skal sikre at risici på projektet anvendes ved dialog med relevante interne og eksterne interessenter, samt at viden om risiko anvendes når der træffes beslutninger på projektet. 4.2 Kvartalsvise risikoworkshops Der skal afholdes obligatoriske kvartalsvise risikoworkshops på det for projektet relevante niveau. Dvs. såvel niveau 1 og 2 såfremt det vurderes nødvendigt på et projekt. Som angivet i afsnit 4.3, udgår niveau 1 såfremt det samlede projekt alene omfatter opførelsen af én bygning 4.3 Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikovurderinger skal udføres som angivet i denne manual. Herved sikres det at risikostyringen er sammenlignelig på tværs af projekterne, og at alle interessenter har adgang til en aktuel vurdering af risikobilledet på det enkelte projekt eller på hele porteføljen. Eksterne interessenters risikovurderinger Eksterne interessenters arbejde med risikovurdering kan have karakter af partsindlæg, bygherreorganisationerne kan derfor have behov for at foretage egne vurderinger af en identificeret risikos udfald. Interessenternes input bør dog inddrages dels i den daglige styring og ved behov i de obligatoriske risikoworkshops. 4.4 Risikorapportering Region Hovedstaden har indkøbt systemet Exonaut Risk til brug for arbejdet med risiko. Systemejer for Exonaut Risk er Center for Økonomi v/ Enhed for byggestyring. Oprettelse og deaktivering af bruger i Exonaut Risk sker ved henvendelse hertil. Ved oprettelse skal følgende fremsende Windows brugernavn (BAM ID), brugerens fulde navn, samt Side 8 af 28

162 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -9 af 28 Risikostyringsmanual angivelse af hvilke projektmapper i systemet der skal tildeles adgang til. For eksterne brugere skal Windows brugernavn ikke angives. Alle projekter skal anvende Exonaut Risk til registrering af identificerede risici, som minimum på operationelt delniveau 1 og/eller delniveau 2. Anvendelsen af systemet er obligatorisk, idet formålet er at sikre en ensartet risikovurdering på tværs af alle projekter samt en fælles datakilde for risikodata. Et andet formål er at sikre ensartet risikorapportering. Den risiko ansvarlige på det enkelte byggeprojekt har ansvar for at ajourføre Exonaut systemets grunddata således at projektbudget samt reserveniveau er angivet i det aktuelle niveau ved rapport udtræk. Baggrunden for ajourføring er, at grunddata har en betydning for konsekvensvurderingen af den kapitaliserede risiko, dvs. hvorvidt risikoscoren for økonomi er 1-5. Enhed for byggestyring har i Exonuat Risk s rapport generator angivet to standard rapporter der skal anvendes til den løbende rapportering til Hospitalbyggestyregruppe samt til Det tredje øje der foretager uafhængig risikovurdering af de 6 kvalitetsfondsprojekter til brug for kvartalsrapporteringen. Den ene rapport omfatter risikobeskrivelser, konsekvens beskrivelser samt konsekvensvurdering af tid, økonomi og kvalitet. Endvidere omfatter rapporten handleplansbeskrivelser for de identificerede risici. Den anden rapport omfatter en risikotabel hvor risikoscore er angivet på baggrund af konsekvensvurderingerne og sandsynlighed, herunder den forventede omkostning ved en given risiko. Rapporteringen skal omfatte alle identificerede risici. 5. Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Der er følgende minimumskrav til, hvad hospitalsbyggeprojekterne skal leve op til i forbindelse med deres arbejde med risikostyring. 5.1 Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Overordnet ansvar for operationel risikostyring Den overordnede ansvarlige for risikostyringen i byggeprojektet er forankret ved projektdirektøren/projektchefen mens det overordnede ansvar for risikostyring relaterende til hhv. effektiviseringsarbejdet og ibrugtagningsprocesserne påhviler hospitalsdirektøren. Én risikoansvarlig (risk manager) I bygherreorganisationen skal én person udpeges til risikoansvarlig. Den risikoansvarlige har ansvar for, at projektet på relevante operationelle delniveauer overholder kravene til risikostyring og rapportering, som beskrevet i denne risikomanual. Side 9 af 28

163 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -10 af 28 Risikostyringsmanual Den risikoansvarlige har desuden ansvar for at sikre rettidig ajourføring af risikorapporteringssystemet således at der kan ske aktuel risikorapportering internt såvel som eksternt. På det operationelle delniveau 2, delprojektniveau og niveau 3, aktivitetsniveau, kan ansvaret, eller dele af ansvaret, og opgaver relateret til risikostyringen, uddelegeres til eksempelvis delprojektledere eller eksterne parter, som således rapporterer til projektets risikoansvarlige. Den risikoansvarlige eller den uddelegerede har eksempelvis følgende opgaver: - Indkaldelse og facilitering af risikoworkshops/møder - Sikring af løbede fokus på drøftelse af relevante risici med interne og eksterne interessenter - Sikre at interne og eksterne interessenter løbende har fokus på at bidrage til identifikation af nye risici - Sikre at risikovurderinger sker med udgangspunkt i regionens fastlagte principper (beskrevet i nærværende manual) - Sikre at der identificeres nye risici samt allokeres en risikoejer - Sikre at risikoejer løbende foretager ajourføring af risici i risikorapporteringssystemet - Sikre at der udarbejdes handleplaner for alle identificerede risici samt at der allokeres en ejer for de enkelte handleplaner - Sikre at handleplansejer følge op på igangsatte handleplaner - Udarbejde referat fra workshops jf. krav beskrevet i afsnit xxx. Uddelegering Bygherreorganisationen kan vælge at uddelegere en eller flere af opgaverne til en ekstern part. Uddelegering af opgaver til eksterne parter friholder ikke bygherreorganisationen for det overordnede ansvar. Risiko ejer / Risk owner Risikoejer er den ansvarlige for det arbejde som er behæftet med risiko. Risikoejer skal indgå i risiko workshops og være hoveddrivkraften i konsekvensanalysen. Det er ligeledes risikoejers ansvar at forhåndsgodkende de risiko handleplaner, som projektet planlægger for at reducere en given risikos sandsynlighed eller konsekvens. Risikoejer som defineret i denne risikostyringsmanual vil altid være en medarbejder i Regionen Hovedstaden. Risiko handleplansejer / Risk treatment owner Risiko handleplansejer er den person, som er ansvarlig for, at en aftalt handling på en risiko gennemføres. Handlingen kan være af forebyggende karakter eller af beredskabsmæssig karakter. Handleplans ejer skal: - Afdække løsninger og planlægge gennemførelse af handleplaner - Sikre gennemførelse af aftalte handleplaner Side 10 af 28

164 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -11 af 28 Risikostyringsmanual - Rapportere status og ændringer i planlagt handleplan eller ressourceforbrug til projektleder eller risikoejer. For enhver identificeret risiko skal der om muligt identificeres relevante handleplaner. Ansvarlige for handleplaner kan godt være forankret uden for Region Hovedstaden, eksempelvis hos en rådgiver. Beskrivelse i projekthåndbogen Projektet skal i projekthåndbogen eller tilhørende bilag beskrive følgende: Hvordan risikostyring er organiseret i projektet fordelt på de tre delniveauer herunder klart afdække hvorvidt det organisatoriske delniveau 1 i praksis udføres i delniveau 2 I hvilket forum der afholdes kvartalsvise risikoworkshops, dedikerede risiko møder på delprojekt eller aktivitetsniveau Hvordan det sikres at viden om risiko inddrages i beslutninger på de tre delniveauer, beskrevet på delprojekter og aktiviteter, herunder tilrettelægger, indkalder, faciliterer møde samt skriver referat over drøftelser og konklusioner Overordnet beskrive emner der skal indgå i risikodrøftelserne på de enkelte niveauer Projektet bør have en beskrivelse af organiseringen af risikostyringen således at alle aktuelle delprojekter fremgår af diagrammet herunder klart angive hvilke delniveauer der afholdes risikoworkshops eller risikostyringsmøder på. 5.2 Afholdelse af workshops og risikomøder Det er byggeprojektets risikoansvarlige, der er ansvarlig for at planlægge og gennemføre risikoworkshops, herunder at invitere relevante parter til workshoppen. Operationelt delniveau 1 På det operationelle delniveau 1 sker risikoidentifikation og risikovurdering fortrinsvis ved afholdelse af workshops. Der skal afholdes risikoworkshops ved projektopstart samt ved hvert faseskift i byggeprojekterne. Hvis faser strækker sig over længere tid skal der afholdes workshops minimum hvert kvartal. Projektchefen/projektdirektøren kan træffes beslutning om aflysning af en planlagt risikoworkshop hvis det vurderes at den foreliggende risikolog er fyldestgørende. Projektfaser Ideoplæg Byggeprogram Dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt Udbud/ Licitation Udførelsesfase Idriftsætning Region Hovedstadens Fasemodel Figur 2. Figuren viser den faste faseopdeling af byggeprojekterne. Operationelt delniveau 2 og 3 Delprojekterne vil have stor variation med hensyn til størrelse og kompleksitet. Side 11 af 28

165 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -12 af 28 Risikostyringsmanual For store delprojekter, eller delprojekter med en høj kompleksitet, skal workshopfrekvensen følge den frekvens, der er specificeret for det operationelle delniveau 1. For mindre delprojekter og aktiviteter skal der afholdes risikoworkshops eller risikomøder med en frekvens, så risikobeskrivelsen på projektet til enhver tid er retvisende for den risiko, der er på projektet. Deltagerkredsen i workshop og/eller møde vil ligeledes afhænge af, hvor stort eller komplekst delprojektet er, men også hvor langt delprojektet er og i hvilken fase. Afrapportering fra risikoworkshops eller møder skal inkluderes som data i risikoworkshops på delniveau 1. Se figur 3. Det anbefales derfor, at bygherre uddanner og træner medarbejdere for at sikre, at risikoworkshops på del niveau 2 og 3 giver et output, som er kompatibelt med kravene på delniveau 1. Projektledelsen (operationelt delniveau 1) Beslutninger Beslutninger = workshop Delprojekt 1 Aktivitetsniveau Aktivitetsniveau Delprojekt 2 Figur 3. Oversigt over risikoworkshops, og deres indbyrdes sammenhæng. Der afholdes workshops på delprojektniveau, og eventuelt også på aktivitetsniveau. Workshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau er ikke omfattet af denne risikomanual. Data fra risikoworkshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau valideres og konsolideres på workshops på projektledelsesniveau, og på dette niveau skal risikobeskrivelsen leve op til kravene i denne risikomanual. Indkaldelse og afholdelse af risikoworkshop og risikomøder Alle projekter skal som udgangspunkt afholde risikoworkshops hvert kvartal. Risikoworkshops bør indkaldes i god tid således at alle relevante deltagere har mulighed for at deltage. Risici der er identificeret og evt. indarbejdet i Exonaut Risk uden for workshops, bringes op på workshops således at der kan ske en samlet vurdering af risikovariablerne. Herved sikres at alle relevante projektdeltagere er ajourført med vurderede og indarbejdede risici der er indeholdt i risikologgen. Side 12 af 28

166 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -13 af 28 Risikostyringsmanual Ved identifikation uden for workshopregi skal relevante faglige eksperter inddrages i tilstrækkeligt omfang til at sikre at risikobeskrivelsen lever op til kvalitetskravene specificeret i denne manual. Risikoworkshoppen bør omfatte: - Revurdering af udvalgte eller alle eksisterende risici, herunder vurdering af behov for ændring af kvantificeringen af tid, kvalitet og økonomi - Vurdering af planlagte handleplaner samt evt. tilrettelæggelse af nye - Identifikation af nye risici samt risiko ejer - Fastlæggelse af handleplaner samt handleplansejer for disse En vigtig årsag til at arbejde med risici på workshops er, at det giver mulighed for at invitere eksterne personer, f.eks. personer fra andre projekter samt fagpersoner. Risikoworkshop deltager kan være: - Projektchef/Projektdirektør - Delprojektledere - Relevante projektdeltagere - Projektkonsulent og/eller projektøkonom fra Enhed fra Byggestyring - Risikokonsulenten fra Enhed for Byggestyring - Evt. repræsentanter fra bygherrerådgiver, totalrådgiver og byggeledelse - Evt. Repræsentanter fra entreprenører - Evt. repræsentanter fra andre projekter - Evt. andre relevante interessenter fra administrationen i Region Hovedstaden (CIMT, CEJ, CSU mv.) Det er en forudsætning for godt risikoarbejde at fagspecialister og eksperter er til stede når risici diskuteres. Ved en bred deltagerkreds, hvor eksperterne er til stede, muliggøres en nuanceret vurdering af risici og konsekvenser fra flere perspektiver. Det er vigtigt at fokus på risikoworkshoppen er identifikation af risko og bearbejdning af risiko, og man skal undgå at tiden bruges på at diskuterer indtrufne hændelser. For at sikre videndeling om risici på tværs af byggeprojekterne, skal risikokonsulenten og projektkonsulenten fra Enhed for Byggestyring inviteres til at deltage i risikoworkshops på delniveau 1 og/eller delniveau 2. Udbytte af en risikoworkshop og risikomøder Ved en risikoworkshops og på risikomøder udarbejdes risikoidentifikation og risikobeskrivelse, hvilket sikrer en så objektiv risikobeskrivelse som muligt. Risikobeskrivelsen kommer således til at afspejle deltagernes samlede holdning til risikosituationen, og ikke enkeltpersoners opfattelse. Oftest kan det være en fordel at udskyde delkomponenter i vurderingen, eksempelvis kvantificeringen af en risiko til et efterfølgende møde i en mindre arbejdsgruppe. Side 13 af 28

167 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -14 af 28 Risikostyringsmanual Sammenfatning af resultaterne af afholdte workshops på delniveau 1 og/eller 2 foretages i Exonaut risk. Drøftelserne afspejles ved ændringer i konsekvensvurderinger samt kapitaliseringer samt ved datering af baggrund for ændringer. Dokumentationskrav vedr. proces risikoworkshops Den risikoansvarlige skal sikre, at der i forbindelse med afholdelse af risikoworkshops og risikomøder udarbejdes et referat indeholdende nedenstående punkter: Mødested- og tidspunkt Klar beskrivelse af niveau for den afholdte risikoworkshop (operationelt niveau: Tværgående (Ledelse), delprojekt, aktivitet) Indbudt deltagerkreds Faktiske deltagere på mødet (navn og funktion/ansvarsområde) Kortfattet beslutningsreferat herunder tydelig begrundelse revurderinger af risikokonsekvenser samt ændringer i kapitalisering samt sandsynlighed samt klar angivelse af handleplansejere Nye risici indarbejdet i loggen (angivelse af forslagsstiller). Risici drøftet, men ikke indarbejdet i loggen kortfattet begrundelse for beslutning om ikke at indarbejde den konkrete risiko i risikologgen Ligeledes bør der foreligge møde- og beslutningsreferater af eventuelle øvrige møder i relation til risikoarbejdet, hvor der træffes væsentlige beslutninger om risici der allerede er i registeret eller er på vej til at blive registreret. 5.3 Komponenterne i risikostyringen Projekterne skal fastlægge en klart defineret risikoproces, og denne proces skal være beskrevet i projekthåndbogen. Forud for første workshop, skal byggeprojektets risikoansvarlige sikre, at komponenterne i risikostyring er klart beskrevne og kommunikeret ud til workshopdeltagerne. Herved sikres den bedste kvalitet i arbejdet med risiko. Komponenterne er risikobeskrivelsen, årsagsbeskrivelsen, konsekvenser, sandsynlighed, samlet konsekvensscore, samlet risikoscore, risikobearbejdning, forventet tidspunkt hvor risikoen indtræffer samt risikologgen og dennes løbende vedligehold. Komponenterne beskrives nærmere i det følgende. Værktøjet i bilag 2 bruges, når byggeprojekterne arbejder med at formulere en risiko herunder årsager, konsekvenser, sandsynlighed mm. Beskrivelse af risiko, årsager og konsekvens Alle risici, årsager samt konsekvenser skal beskrives (kvalitativt). Side 14 af 28

168 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -15 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvensbeskrivelser skal indeholde alle væsentlige konsekvenser, herunder også de kvalitetsmæssige, dvs. risici for at projektets funktionalitet ikke er som ønsket eksempelvis med patientsikkerhed eller arbejdsmiljø påvirkning som konsekvens. Konsekvensbeskrivelsen skal omfatte den direkte effekt af risikobegivenheden, samt eventuelt afledte effekter (kaskadeeffekter) og afledte effekter (projektforsinkelse).beskrivelserne skal være klare og utvetydige. Det er af største vigtighed, at risici er klart formuleret og har en høj kvalitet, da al efterfølgende analyse og rapportering vil være baseret på disse data. En risiko bør formuleres, så det klart fremgår, at risikoen dækker over en fremtidig uønsket hændelse for projektet eller en aktivitet i projektet, som med en vis sandsynlighed kan indtræffe. Formuleringen af en risiko bør gøres omhyggeligt, således at teksten er forståelig for personer uden ekspertviden om det aktuelle byggeri og personersom ikke har deltaget i workshoppen. Eksempel på en rigtig risikobeskrivelse: Vandrensningsanlægget fejler i driften. Hvis en risiko ikke relaterer sig til en specifik uønsket begivenhed for projektet eller en aktivitet i projektet, skal den sjældent anføres i risikologgen. Overvej her om det er et aktionspunkt for projektledelsen eller planlæggerne. Eksempel på en forkert risikobeskrivelse: Styringsmanualen efterleves ikke. (her er der ikke tale om en risiko, men derimod en erkendt problemstilling. Derfor er det op til projektledelsen at rette op på problemet ved eksempelvis uddannelse). Når man har beskrevet en risiko, skal man forholde sig til de årsager der kan være til at den indtræffer. For risikoen med ordlyden vandrensningsanlægget fejler i driften, kan der godt identificeres flere årsager, som bevirker, at man er bekymret for om vandrensningsanlægget kommer til at fungere efter hensigten. Eksempler på årsager: - Der er begrundet mistanke for at myndighederne ændrer specifikationer undervejs. - Det er usikkert om membran x vil have den specificerede holdbarhed. I Region Hovedstaden formuleres årsagen ikke sammen med selve risikobeskrivelsen. Dette skyldes at det ofte giver problemer med for mange risici på projektet, og problemer med at kvantificere de identificerede risici. Problemerne skyldes, at den samme risiko kan figurere flere gange, hvorved projektet kommer til at se mere risikabelt ud, end det egentlig er. Side 15 af 28

169 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -16 af 28 Risikostyringsmanual Eksempel: - Måske fejler vandrensningsanlægget i driften på grund af defekte membraner - Ændrede specifikationer på kravene til spildevand betyder at vandrensningsanlægget ikke kan udlede spildevandet til kloakken. Begge disse risici dækker over den samme risikobegivenhed, og skal derfor formuleres som én risiko med flere årsager. Kvantitativ Konsekvensvurdering af risiko Alle risici skal vurderes i relation til konsekvenser for økonomi, tid og kvalitet samt sandsynlighed. Konsekvent for alle risici skal følgende tre parametre beskrives og kvantificeres; - Økonomi - Tid - Kvalitet Økonomi En risiko kvantificeres økonomisk ved eksempelvis at vurdere, hvad en risikobegivenhed koster, hvis den indtræffer. Det skal tilstræbes, at flest mulige konsekvenser af risikobegivenheden beskrives kvantitativt herunder evt. omkostning fra en forsinkelse af projektets kritiske sti, hvorved menes en forlængelse af projektets totale varighed. Specifikke analyser, som Monte Carlo simulering hører lige ledes ind under kvantitativ risikostyring. En grundig kvantificering af risici er en forudsætning for korrekt proportionering af den forebyggende indsats over for risici. Der foretages en vurdering af den enkelte risikos samlede konsekvens for den samlede projektøkonomi. Den samlede konsekvens er summen af direkte effekter og indirekte effekter. Den direkte effekt er eksempelvis prisen for at udbedre den skade der kan ske. Eksempel: Hvis jordbundsforholdene viser sig dårligere end ventet vil omkostningerne til fundering stige med 15 mio. kr. De indirekte omkostninger er relaterede omkostninger, som er naturlige følgevirkninger af risikobegivenheden. Et væsentligt bidrag til den sekundære omkostningseffekt af en risikobegivenhed kan oftest findes i beskrivelsen af potentiel forsinkelse. Kapitaliseringen af en forsinkelse er forskellig i projekteringsfasen og udførselsfasen. Udførelsesfasen er oftest dyrest, da det er dyrt for projektet at have stilstand på byggepladsen. Hvert projekt skal af samme årsag have en nedskrevet vurdering af hvad forsinkelse koster hvis der indtræffer forsinkelse under udførselsfasen (eksempelvis 2 mio. kr. pr. uge). Side 16 af 28

170 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -17 af 28 Risikostyringsmanual Værdien kan afhænge af den form hvormed projektet er udbudt (totalentreprise, hovedentreprise, storentrepriser, fagentrepriser). Eksempel: Det vurderes at dårligere end ventet jordbundsforhold kan forsinke projektet i 8 uger til en pris af 2 mio. kr. pr. uge. Den samlede omkostning for den risikobegivenhed bliver således kr., hvilket er summen af de direkte (ekstra fundering kr.) og indirekte omkostninger (forsinkelse kr.) med den identificerede risiko. Effekten af en risikobegivenhed på projektets økonomi skal rapporteres i hele kroner. En effekt på 16 mio. kr. anføres altså som kr. Den økonomiske effekt angives som maksimum (vægtes 15%), minimum (vægtes 15%) og gennemsnitlig (vægtes 70%) omkostning for at give et trepunktsestimat af omkostningen. Den økonomiske konsekvens vil derefter blive vurderet efter en skala, der udarbejdes af den risikoansvarlige på hvert projekt: 1: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,01 % (x mio. kr.) 2: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,05 % (x mio. kr.) 3: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,5 % (x mio. kr.) 4: En samlet effekt på projektøkonomien på under 5,0 % (x mio. kr.) 5: En samlet effekt på projektøkonomien på 5,0 % eller mere (x mio. kr.) Tid Tid dækker over den potentielle forsinkelse for projektets kritiske vej, som risikobegivenheden kan skabe for projektet. Forsinkelsen rapporteres i antal uger. På projektniveau rapporteres alene potentielle forsinkelser på hovedprojektet. Tidsforsinkelsen skal i Exonaut risk angives efter en skala med følgende definitioner: 1: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet en uge eller mindre 2: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til en måned 3: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til to måneder 4: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til seks måneder 5: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet seks måneder eller mere Kvalitet Kvalitet dækker over en risikobegivenheds effekt på den endelige funktionalitet af bygningen/aktiviteten. Potentielle kvalitetsforringelser rapporteres ved brug af følgende skala: 1: Minimal betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. 2: Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger 3: Risikoen har en betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette kan give kritiske bemærkninger Side 17 af 28

171 Sandsynlighedsscore Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -18 af 28 Risikostyringsmanual 4: Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling 5: Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette vil få betydning for bevillingen Sandsynlighed Der skal bruges en fast skala til vurdering af sandsynligheden af identificerede risici. Der skal bruges en fem-trins-skala med følgende definitioner: 1: 0-9 % 2: % 3: % 4: % 5: > 60 % En sandsynlighed for en risiko bør om muligt baseres på tilgængelige objektive historiske data. Oftest vil det dog ikke være muligt, og i disse situationer vil en subjektiv vurdering være tilstrækkelig. Når man bruger en subjektiv vurdering, er det af stor betydning, at relevante og erfarne fageksperter inddrages i vurderingen. Samlet risikoscore En risiko parameters samlede risikoscore udregnes som samlet konsekvensscore x sandsynlighedsscore Eksempel: Hvis tid angives med en konsekvensscore på 4 (forsinkelse på op til 6 måneder) og en sandsynlighedsscore på 3 bliver den samlede risikoscore på 12 (4x3). For at sikre fokus på de væsentligste risici, skal alle risici tildeles en farvekode i henhold til figur 4. Samlet konsekvensscore Lav Medium Høj Høj Høj 4 Lav Medium Medium Høj Høj 3 Lav Medium Medium Medium Høj 2 Lav Lav Medium Medium Høj 1 Lav Lav Medium Medium Høj Figur 4: Risikoskema med sandsynlighedsscore lodret og samlet konsekvensscore vandret. Skemaet bruges til at tildele en farvekode til en risiko på basis af risikoens samlede konsekvensscore og sandsynlighedsscore. Side 18 af 28

172 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -19 af 28 Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekter, skal kvartalsrapportering beskrive handleplaner for alle kritiske risici, dvs. risici som har en risikoscore som er Høj (rød) eller medium (gul) (sandsynlighedsscore x samlet konsekvensscore). Exonaut Risk angiver automatisk risikoscore i risikorapporteringen baseret på ovenstående principper. Alle risici med en konsekvensscore på 5, eller en risikoscore på mere end 15 skal rapporteres. Den risikoansvarlige på projektet skal i samråd med projektledelsen vurdere, hvornår en lav risiko er af en sådan karakter, at der skal udarbejdes en handlingsplan. Dette kan eksempelvis opstå, hvis en risiko vurderes at have en politisk eller mediemæssig betydning. Samlet kapitalisering af risici i forhold til aktuel rest-reserve og change request kataloget I den løbende rapportering sammenholdes restreserven med den samlede sandsynlighedsjusterede kapitaliserede risiko for projektet. Overstiger den kapitaliserede risiko rest-reserven, og der ikke forventes en forbedring af risikobilledet, skal projektledelsen vurdere hvorvidt hospitalsbyggestyregruppen skal inddrages i beslutning om igangsætning af ændringsmuligheder identificeret i projektets change request katalog. Handleplaner / Risikobearbejdning Bruttokonsekvensen og bruttosandsynligheden dækker den rå ubearbejdede konsekvens og sandsynlighed. Denne anvendes ikke i Region Hovedstadens risikostyring. Al risikovurdering skal således ske med udgangspunkt i en risikos nettokonsekvens og nettosandsynlighed. Det vil sige, vurdering af risikoen foretaget med udgangspunkt i forebyggende handlinger, som ligger inden for projektledelsens dispositionsbeføjelser, og som de derfor selv kan godkende. For alle kritiske risici skal der laves relevante handleplaner. Handlingsplanen skal, alt efter de fastlagte dispositionsbeføjelser, godkendes af den relevant leder eller styregruppe. Beskrivelse af handleplaner indgår i den løbende risikorapportering til hospitalsbyggestyregruppen og Sundheds og Ældreministeriet. En handleplan kan påvirker en risiko så den: - Fjernes / elimineres - Reduceres - Undgås En fjerde mulighed er at accepterer en risiko, såfremt risikoen ligger inden for projektets risikoappetit. Det er overordnede risikoansvarliges ansvar omkostningseffektivt at reducere eller fjerne risiko fra projekterne. Side 19 af 28

173 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -20 af 28 Risikostyringsmanual I praksis vil denne opgave dog oftest være uddelegeret til projektledelsen og den risikoansvarlige. Risikobearbejdning sker ved forebyggende handlinger eksempelvis ved fokus på - eller ændringer i - processer eller adfærd. Handleplanerne skal tilrettelægges således at de enten påvirker sandsynligheden for at en risiko indtræffer, eller påvirker konsekvensen af risikobegivenheden. Forebyggende handlinger skal være aktiviteter, som er anderledes end hvad vi gør i dag. Altså en ændring i tilgangen til projektet, som betyder at projektets risikoprofil reduceres. Ved vurdering af risikobearbejdning er det vigtigt at forholde sig til risikoens potentielle effekt på projektøkonomien. Ved bearbejdning af meget dyre risici, er det vigtigt at tænke ud af boksen, og drøfte nye og væsentlige ændringer i projektets tilgang til den aktivitet, som er behæftet med risiko. Stilles der forslag på en risikoworkshop om forebyggende handlinger, som overstiger de tilstedeværendes dispositionsbeføjelser, som beskrevet i projektets projektmanual, skal muligheden for risikobearbejdning beskrives i et skema (Bilag 1), og videresendes til ledelsen med henblik på vurdering og evt. godkendelse. Den risikoansvarlige har ansvaret for at følge op på om vedtagne forebyggende handlinger gennemføres som aftalt. Det er vigtigt at understrege, at beslutninger som at ringe og tjekke om og vi skal være ekstra omhyggelige med i udgangspunktet ikke er forebyggende handlinger. Det er blot indskærpelser. Forventet tidspunkt, hvor risikoen indtræffer Hvor det er muligt, skal det anføres, hvornår den identificerede risiko forventes at kunne indtræffe. Der anføres en dato, eller et tidsinterval. For risici der forventes at indtræffes under udførsel, kan der dog med fordel være fokus på at identificere root cause for risici, således at der kan tilrettelægges handleplaner der reducere sandsynligheden i alle projektets faser. Indtrufne hændelser Såfremt en hændelse indtræffer skal risikoen udgå af risikologgen. Samtidigt skal projektet disponere reserve til imødegåelse af de indtrufne hændelser, hvorved der sker en balanceret ændring af såvel risikolog og reserveniveau. Risikologgen og løbende vedligehold af denne En risikolog er en liste over identificerede risici som ligeledes indeholder alle relevante oplysninger om de enkelte risici. I Region Hovedstaden benyttes et Exonaut risk som fælles ITbaseret risikostyringsværktøj til risikostyring og rapportgenerering for de større byggesager. Side 20 af 28

174 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -21 af 28 Risikostyringsmanual Projekterne skal anvende systemet til risikostyring og til udarbejdelse af risikolog. Enhed for byggestyring (EBS) sikrer, at der foreligger en systemmanual om anvendelsen af risikostyringsværktøjet. Risikologgen opdateres i forbindelse med afholdelse af en risikoworkshop, således at alle identificerede risici er anført i risikologgen. Mellem workshops skal den risikoansvarlige eller dennes delegerede vedligeholde risikologgen ved på månedsbasis at: 1. Anføre nye velkarakteriserede risici, som projektet er blevet opmærksom på* 1 2. Angive status på risikobearbejdning er de aktiviteter, der er aftalt, gennemført 3. For at sikre historik, skal risici ikke slettes i systemet men alene angives som not relevant. Vurderingen af en risikos relevans bør alene ske i forbindelse med planlagte risikoworkshops således at alle relevante projektdeltagere er enige om at en risiko udgår. 6. Risikorapportering Risikorapportering har til formål at sikre, at alle interessenter er oplyst om byggeprojektets risikoforhold, så de, der har et ansvar i forbindelse med projektet, har mulighed for proaktivt at påvirke projektets risikoprofil. Målet er at sikre at projektets risikoprofil er erkendt og bearbejdet samt at risikoprofilen ligger inden for rammerne for byggeprojektet, herunder om de økonomiske reserver er tilstrækkelige. Risikorapportering skal indeholde følgende komponenter: En liste over kritiske risici (print af risikolog) med angivelse af risikoscore Trafiklysrapportering: Indikatorer for hvornår en interessent bør være opmærksom på en risiko, eller på projektets risikosituation generelt En skriftlig vurdering af risikoforholdene: Den risikoansvarliges overordnede vurdering af den aktuelle risikosituation 6.1 Rapportering til Enhed for Byggestyring Risikorapporten indgår i den månedlige rapportering fra projektorganisationen til Enhed for byggestyring. Rapporten godkendes sammen med månedsrapportering for det samlede projekt af projektchefen/projektdirektøren inden den sendes til Enhed for byggestyring. Rapporten skal indeholde en komplet risikoliste, genereret ud fra risikologgen på delniveau 1 og 2, der som minimum specificerer følgende: Risikobeskrivelse 1 Det anbefales kun at indtaste risici, som er grundigt bearbejdet med relevante fageksperter. Side 21 af 28

175 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -22 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvenser Årsager Risikobearbejdning Samlet risikoscore 6.2 Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Der skal udarbejdes en aktuel risikorapportering til brug for drøftelse om projektets risikobillede samt reserve situation. Rapporteringen til enhed for byggestyring skal således suppleres med analyser eller grafer som viser: Projektets samlede kapitaliserede risici Projektets rest - reserve til imødegåelse af risici Rapportering kan til hver en tid suppleres med aktuelt relevante analyser og beslutningsoplæg der kan sikre at der er sikres balance mellem det aktuelle risiko billede og rest-reserven. Enten ved reduktion af risici alternativ ved øget reserve ved beslutning om ændringer i projektet. 6.3 Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Den kvartalsvise risikotabel indgår i den kvartalsvise statusrapport som forelægges regionsrådet forud for fremsendelse til Sundheds- og Ældreministeriet. Kvalitetsfondsprojekternes kvartalsrapportering Risikotabellen indeholdende alle kritiske risici (røde eller gule) indgår uden kapitalisering i den åbne del af kvartalsrapporteringen med beskrivelse af status for handleplaner. Rapporteringen skal endvidere beskrive baggrund for ændringer i kapitalisering af en given risiko. Ændringer i kapitalisering af en risiko sker ved ændring af den økonomiske konsekvens og/eller ved ændring af sandsynligheden for at en risiko indtræffer. Rapporteringen skal endvidere angive baggrunden for at en given risiko ikke længere vurderes relevant. Risikotabellen indgår i den fortrolige del af kvartalsrapporteringen med angivelse af kapitaliseringen af de kritiske risici. I det fortrolige bilag skal den samlede kapitalisering sammen holdes med den aktuelle rest-reserve sammen med en vurdering af forventningen til projektets fremadrettede risikobillede. Den uafhængige vurdering af risikostyringen Til brug for forelæggelse for regionsrådet udarbejdet det tredje øje (DTØ) en vurdering af projektets risikostyring. Til brg for denne eksterne vurdering fremsendes efter en risikoworkshop en ajourført og fuldstændig risikorapport fra Exonaut risk indeholdende beskrivelser og vurdering af risikokonsekvenser samt en risikotabel med angivelse af risikoscore for alle risici. Sammen med risikorapport og risikotabellen fremsendes referat fra den afholdte risikoworkshop. DTØ kan ved behov anmode om interne notater og mødereferater samt eksterne interessenters risikovurderinger eksempelvis byggeledelsens rapporter over verserende krav samt potentielle krav fra de udførende entreprenører. Side 22 af 28

176 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -23 af 28 Risikostyringsmanual På baggrund af den fremsendte risikorapportering foretager DTØ en vurdering af hvorvidt projektets risikostyring vurderes at ske i henhold til nærværende risikostyringsmanual. Endvidere vil DTØs rapportering indeholde anbefalinger og opfølgningspunkter. Projektorganisationen vil fordu DTØs vurdering vedlægges kvartalsrapporteringen som et fortroligt dokument. 6.4 Akut indsigt i risiko Hvis man i projektet bliver bekendt med en pludselig ændring i projektets risikobillede, eksempelvis hvis der er indikationer på at en alvorlig risiko vil indtræffe, skal den risikoansvarlige straks informere projektchefen/projektdirektøren, som træffer beslutning om det videre rapporteringsbehov, som eksempelvis behov for at informere indledningsvist enhed for byggestyring samt hospitalsbyggestyregruppen. Side 23 af 28

177 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -24 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Projekt: Dato: Risikobeskrivelse: Årsager til den anførte risiko: Forventet omkostning ved risikoens indtræffelse: Sandsynlighed: Mulige forebyggende handlinger som enten reducerer sandsynligheden eller konsekvensen: Forebyggende handling 1: Forventet omkostning af forebyggende handling 1: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 2: Forventet omkostning af forebyggende handling 2: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 3: Forventet omkostning af forebyggende handling 3: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Side 24 af 28

178 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -25 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Konsekvenser RisikoID: Effektdato: Sandsynlighed: Risikoejer: Side 25 af 28

179 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -26 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Risk ID Risikolog Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Økonomi Samlet risikoscore 1.0 Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Vurdering: Projektets risikobeskrivelse er opdateret og giver en god beskrivelse af projektets risikoforhold. Der er anført 2 risici med høj samlet risikoscore. Disse risici er mitigeret mest muligt og overvåges løbende. [yderligere tekst omkring specifikke risikoforhold. Gule og røde risici skal kommenteres i det efterfølgende] Ad 2. Ad 3. Ad 4. Ad 7. Ad 8. Ad 9. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Risikostyringsmanual udarbejdet Januar 2013 Vedlægges revisor erklæring om at risikobeskrivelsen er i overensstemmelse med den underliggende dokumentation Denne template vil blive konkretiseret på basis af operationel erfaring med dataopsamling og analyse fra projekterne, samt når et risikostyringsværktøj er implementeret, og systemets muligheder er kendt. Side 26 af 28

180 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -27 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 4. Emner for risikovurderinger Risikostyringen på byggeprojekterne (delniveau 1) skal tage udgangspunkt i de risici, som projektet afstedkommer. Risikovurderingerne bør i alle projektets faser have fokus på risici relaterende til den aktuelle fase såvel som risici relaterende til udførselsfasen. Årsagen er, at risici relaterende til udførselsfasen bør være fokus i alle projektfaser. Der bør således ske en vurdering af root cause for risici der i væsentligt omfang kan påvirke tid, økonomi og kvalitet i udførselsfasen allerede ved projektets opstart således at der i alle projektets faser kan tilrettelægges handleplaner der begrænser eller eliminere risici i udførselsfasen. Den risikoansvarlige skal således sikre, at der i alle faser afdækkes risici inden for følgende emner listen er ikke udtømmende: Overordnet projektrisiko med indflydelse på budgettet, tidsplanen eller kvaliteten o Risiko for at licitationsresultat overskrider budgettet eksempelvis som konsekvens af uklart og mangelfuldt udbudsmateriale o Risiko for ekstraarbejder under udførsel afledt af uklart og mangelfuldt udbudsmateriele o Risiko for tvister (med rådgivere eller entreprenører), som enten kan påvirke tidsplanen eller budgettet. o Risiko for tvister med tredjemand o Risikofor at den samlede tidsplan forsinkes som følge af udefrakommende, såvel som interne, forhold o Risiko for væsentlige arkæologiske fund ud over hvad der er planlagt efter o Eksempelvis risiko for uforudseelige jordbundsforhold, vandspejle, beskaffenhed og lign. o Eksempelvis risiko for projektmangler dvs at en aktivitet ikke indgår i udbud og ikke er indeholdt budgettet Risiko for at forudsætninger afviger fra det forventede o Eksempelvis klager over lokalplan, kommuneplan, eller miljøgodkendelser o Eksempelvis politiske beslutninger der ændrer væsentligt på forudsætninger o Eksempelvis ændrede brugerkrav o Eksempelvis flyttede aktiviteter mellem hospitaler eller optageområder, mellem privat og offentlig praksis, kommuner og region eller andet Risiko for svigt i dokumentation for gennemførelse, beslutninger mv o Eksempelvis at dokumentation ikke opsamles systematisk o Eksempelvis at krav og ønsker ikke kan dokumenteres gennemført o Eksempelvis at politiske beslutninger ikke kan dokumenteres overholdt Eksempler på risici og konsekvenser ved udbud og under udførsel: - Udbudsmaterialet er mangelfuldt hvilket kan betyde at licitationsresultatet overstiger det afsatte budget og/eller væsentlige ekstra omkostninger under udførsel. Mangler i projektmaterialet kan omfatte: Side 27 af 28

181 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Herlev Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -28 af 28 Risikostyringsmanual - Mangler beskrivelse af grænseflader mellem fag - For kort udførselstidsplan - Omfang af byggemodningsarbejder er ikke tilstrækkeligt beskrevet - Beskrevne byggeprocesser er ikke bygbare Ud over afdækning af risici inden for ovenstående områder skal den risikoansvarlige sikre at de risici der er identificeret i forbindelse med den eksterne risikoscreening, som er udarbejdet til ekspertpanelet forud for anmodning om endeligt tilsagn, er dækket af de risikobeskrivelser der er lavet på projektet, sådan at der er sporbarhed fra den eksterne risikoscreening og til risikolog. Side 28 af 28

182 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Enhed for Byggestyring Center for Økonomi Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -1 af 26 Center for Økonomi Enhed for Byggestyring KVARTALSRAPPORT KVALITETSFONDSBYGGERIERNE 1. oktober december 2018 Nyt Hospital Nordsjælland

183 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -2 af 26 2

184 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -3 af Indledning Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der for de enkelte kvalitetsfondsprojekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til regionsrådene, som også danner grundlag for Sundheds- og Ældreministeriets opfølgning. Kvartalsrapporteringen skal således give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Sundheds- og Ældreministeriet godkendte den 15. marts 2018 udbetalingsanmodningen for Nyt Hospital Nordsjælland. Efter udbetaling fra kvalitetsfonden afrapporteres kvartalsvis til regionsrådet og til Sundheds- og Ældreministeriet efter fast koncept. 3

185 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -4 af Ledelseserklæring Ledelsen i Region Hovedstaden fremsender hermed kvartalsrapportering pr. 31. december 2018 for Region Hovedstadens igangværende Kvalitetsfondsprojekter (Nyt Hospital Herlev, Det Nye Rigshospital, Nyt Hospital Bispebjerg, Ny Retspsykiatri Sct. Hans, Nyt Hospital Hvidovre, samt Nyt Hospital Nordsjælland) der alle har modtaget godkendelse af udbetalingsanmodning fra Sundheds- og Ældreministeriet. Kvartalsrapporteringen er baseret på kvartalsrapporteringen for de enkelte kvalitetsfondsprojekter som regionsrådet har behandlet på regionsrådsmødet den 9. april Ledelsen kan efter bedste overbevisning erklære, at: det enkelte projekts kvartalsrapportering giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og risiko vedrørende de igangværende anlægsprojekter finansieret ved kvalitetsfondsmidler kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af regionens deponeringsgrundlag vedrørende anlægsprojekterne med kvalitetsfondsfinansiering - og de dertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartalet såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret i overensstemmelse med gældende administrative regler såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn Kommentarer til eventuelle forbehold og supplerende oplysninger fra revisionen vedr. projekterne fremgår af afsnit 3 i det enkelte projekts kvartalsrapportering. Hillerød, marts 2019 Sophie Hæstorp Andersen Regionsrådsformand Jens Gordon Clausen Koncerndirektør 4

186 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -5 af Revisionserklæring Den uafhængige revisors erklæring omfatter det økonomiske forbrug for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Hospital Nordsjælland i 4. kvartal Endvidere omfatter revisors erklæring deponeringsgrundlaget pr. 31. december 2018 for samtlige af regionens kvalitetsfondsfinansierede projekter. Region Hovedstadens eksterne revision BDO har gennemgået kvartalsrapporten og har den 19. marts 2019 fremsendt udkast til revisorerklæring for Nyt Hospital Nordsjælland, der såfremt kvartalsrapporten godkendes af regionsrådet i sin nuværende form, vil blive fremsendt til Sundheds- og Ældreministeriet. Erklæringerne er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Uddrag fra revisorerklæring vedrørende Nyt Hospital Nordsjælland: Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold vedrørende projektets risici Uden at tage forbehold skal vi endvidere henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Nyt Hospital Nordsjælland afsnit 5.1.1, hvor der fremgår følgende: Region Hovedstaden har foretaget en samlet vurdering af projektets risikoprofil. Vurderingen omfatter risici for at projektet ikke realiseres inden for den fastlagte ramme, med den forventede kvalitet til den aftalte tid. Vurderingen skal ses i sammenhæng med det tredje øjes erklæring om projektets risikoprofil. 5

187 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -6 af 26 Derudover skal vi henlede opmærksomheden på Det Tredje Øjes vurdering: Overordnet er det DTØ s vurdering, at projektorganisationens risikorapportering i al væsentlighed giver et dækkende billede af projektets risikoprofil på rapporteringstidspunktet. Uanset det aktuelle reserveniveau, et udvidet CRkatalog og mulige supplerende projektoptimeringer vil der fortsat være behov for yderligere risikomitigeringer med henblik på at sikre, at reserveniveauet fremadrettet er tilstrækkeligt til at dække de identificerede risici. Uden at tage forbehold skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Nyt Hospital Nordsjælland afsnit Identificerede risici vedrørende projektets risici pr. 31. december 2018, hvor der beskrives en række væsentlige risici. Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Revisionserklæringen fremgår i sin helhed i mødesagen af bilag F. 6

188 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -7 af Overblik 4.1 Status for Nyt Hospital Nordsjælland pr. 4. kvartal 2018 Nyt Hospital Nordsjælland adskiller sig fra Region Hovedstadens øvrige kvalitetsfondsbyggerier ved at være et barmarksprojekt, idet der bygges et helt nyt hospital, som opføres ved Overdrevsvejen i Hillerød. Regionsrådet godkendte projektforslaget for Nyt Hospital Nordsjælland i juni Nyt Hospital Nordsjælland bliver akuthospital for planlægningsområde Nord med ca borgere. Hospitalet skal indeholde en akutmodtagelse, kirurgi, ortopædkirurgi, intern medicin, neurologi, onkologi og palliativ behandling af både akutte og elektive patienter. Byggeriet har en arealramme på ca m². På det nye hospital vil der være 570 senge, 106 ambulatorierum og 24 operationsstuer. Projektet har et samlet budget på 3,8 mia. kr. (09-pl). Hertil kommer låneoptaget fra energilånepuljen. Byggetilladelsen er forsinket, da Hillerød Kommune har bedt om yderligere information, men den forventes at være på plads i løbet af marts Forsinkelsen får ikke betydning for byggeriet. Projektet modtog d. 31. august 2018 udbudsmateriale til prækvalifikation inklusive et nyt omkostningsestimat fra totalrådgiver. Omkostningsestimatet er ifølge totalrådgiver på budget. Bygherrerådgiver har dog sat spørgsmålstegn ved enkelte elementer i kalkulationen. Budgetusikkerheden er håndteret ved at der er indarbejdet budgetmål for udbudspakkerne. Disse mål er vurderet implementérbare af både totalrådgiver og bygherrerådgiver, og de vil løbende blive valideret i den kommende færdigprojektering. I kalkulationen er der afsat reserver til dækning af licitationsrisikoen. Udbudsstrategien, med en 2-faset udbudsmodel, er under implementering. Prækvalifikationen blev igangsat i september Den 23. oktober blev fire entreprenører prækvalificeret og samtidig blev udbudsmaterialet udsendt. De fire entreprenører er de danske MT Højgaard og NCC, som er blandt Nordens førende bygge- og anlægsvirksomheder, det italienske CMB-Itinera, der varetager de nye hospitalsbyggerier i Odense og Køge, samt det østrigsk-italienske Rde-VSG, der er et joint venture mellem Vamed, der er specialiseret i byggerier til sundhedssektoren og Rizzani de Eccher. Efter prækvaliceringen er to af de fire entreprenører sprunget fra og tilbage er nu NCC og Rde-VSG. Hospitalsbyggestyregruppen og Den Politiske Følgegruppe for byggeriet følger udviklingen i udbudssituationen tæt. De to tilbageværende entreprenører bad begge om tidsfristforlængelse, for at de kan aflevere et mere kvalificeret tilbud. Fristen for aflevering af de indledende tilbud blev derfor udsat fra medio januar til medio februar

189 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -8 af 26 Projektorganisationen modtog indledende tilbud fra begge entreprenører den 15. februar Frem til starten af marts måned gransker projektorganisationen sammen med sine rådgivere tilbuddene, og afholder afklaringsmøder med entreprenørerne som optakt til at forberede forhandlingerne med de bydende. Forhandlingerne og fremsendelse af entreprenørernes endelige tilbud sker frem til juni måned, og det forventes at den valgte entreprenør kan offentliggøres ultimo juni. Efter den lovpligtige indsigelsesperiode kan kontrakten forventeligt underskrives i starten af juli Planen er at byggeriet opstartes med et officielt første spadestik kort tid efter. Hovedtidsplanen for byggeriet er en del af forhandlingstemaerne med de to bydende. Udførelsestidsplanen og tidsplanen for bygherreleverancer optimeres og tilpasses således i forbindelse med kontraktindgåelse. Hovedtidsplanen for det samlede projekt opdateres også ved kontraktindgåelse. Ifølge den nuværende hovedtidsplan afleverer entreprenøren byggeriet i 2021 og hospitalet ibrugtages i Projektet afventer svar fra totalrådgiver på et forslag til løsning vedr. ekstrakravet fra totalrådgiver, der opstod som følge af grundvandssagen i sommeren Kravet går på den ekstra tid der er brugt. Projektorganisationen bag Nyt Hospital Nordsjælland arbejder fortsat med planlægning af infrastruktur og vandhåndtering. Der er løbende dialog med Byudviklingsselskabet Hillerød Syd/Favrholm og Adept, som ejer en stor del af området mellem det kommende nye hospital og den kommende station. Projektorganisationen, regionen, Hillerød Kommune og Hillerød Forsyning har faste møder med fokus på udviklingen i projektet. Der er et generelt godt samarbejde med projektorganisationens interessenter. Projektorganisationen skal selv forestå byggeledelsen i byggeriets udførelsesfase, og der er ansat en byggeledelse på indtil videre 5 personer, der deltager i arbejdet med at kvalificere hovedprojektet til udførelse, og vurdere de tekniske løsninger. Projektet har hyret specialrådgivning ind til hjælp med lokationsbaseret planlægning, hvilket har kvalificeret planlægningen og styringen af projektets udstyranskaffelser de kommende år. Det betyder, at projektet nu har relativt detaljerede planer for alle faserne for indkøb og installation af de enkelte udstyrsgrupper. Når den endelige udførselsplan for byggeriet er fastlagt kan projektet derfor hurtigt vurdere konsekvenser i forhold til udstyrsbehov, og foretage de nødvendige tilpasninger. Tilpasningen er en vigtig del af projektets planlægning og risikohåndtering. Projektet har udført en markedsafdækning i forhold til indkøb af digital platform til brug i byggefasen, og i december måned indgik projektorganistionen kontrakt med Dalux. Der er igangsat en implementering af systemet og de 8

190 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -9 af 26 første processer er opsat. De kommende måneder vil de øvrige nødvendige kommunikationsprocesser blive etableret, så systemet er klar til brug inden kontraktindgåelsen med hovedentreprenøren. 9

191 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -10 af Rapportering I Region Hovedstadens Kvalitetsfondsprojekter arbejdes der med risikostyring i henhold til Region Hovedstadens styringsparadigme og tilhørende risikomanual. De projektspecifikke udmøntninger af de regionale retningslinjer er beskrevet i de projektspecifikke projekthåndbøger. Der arbejdes i Nyt Hospital Nordsjælland målrettet og fokuseret med risikostyring for kvalitetsfondsprojektet. Der er en god risikokultur, samt velfungerende processer for både risikoidentifikation, risikobearbejdelse og forebyggende handlinger på både niveau 1 og 2. Niveau 1 er det overordnede projekt, mens niveau er 2 er risikostyring på delprojekterne. Samtlige kvalitetsfondsfinansierede projekter i Region Hovedstaden fører Risikolog i systemet Exonaut Risk. DTØ har anbefalet, at administrationen på porteføljeniveau fastsætter krav for form og indhold af rapporteringen fra delniveau 2 til delniveau 1, således at risikostyring sker på et ensartet grundlag på tværs af kvalitetsfondsprojekterne. Administrationen er enig i behovet for en ensretning, og har i forbindelse med opgraderingen af risikostyringssystemet indarbejdet retningslinjer for rapporteringen på delniveau 2. Det har medført at den gældende risikostyringsmanual er blevet opdateret i februar Administrationen kan oplyse, at der løbende foretages vurderinger af kvaliteten af rapporteringen på kvalitetsfondsbyggerierne. Der er foretaget en af byggeorganisationen ekstern vurdering af risikorapporteringen for projektet, se fortroligt bilag til mødesag Risikorapport kvartalsrapportering for 4. kvartal 2018 for Nyt Hospital Nordsjælland Nedenstående risikorapportering for Nyt Hospital Nordsjælland for 4. kvartal 2018 er udarbejdet af projektorganisationen. Der blev afholdt risikoworkshop den 13. december På risikoworkshoppen blev der fokuseret på to BYG-relaterede risici med henblik på opsplitning af disse i underkategorier. Desuden blev 3 ITML-relaterede risici diskuteret med henblik på at gennemføre en gruppering/faseopdeling af årsager og konsekvenser, for at undgå overlap mellem risici. 10

192 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -11 af 26 De to BYG-risici er 1. Claims fra Entreprenører blev underinddelt i kategorierne: Fejl og mangler i projektmaterialet Bygherreændringer og Uforudsete. 2. Skuffende Licitationsresultat blev opdelt i de tre faser; Hovedentreprenør og indledende arbejder Lukning og Serviceby Installationer, komplettering og terræn. De 3 ITML-relaterede risici er: 1. Sene afklaringer af ITML udstyr 2. Sene ændringer til ITML udstyr (bygningspåvirkende) 3. Manglende beslutninger vedr. ITML. Grundet fare for overlap mellem de forskellige risici blev det diskuteret og afklaret, om årsagerne og konsekvenserne til risiciene kunne relateres til Design- eller Udførelsesfasen. Første tilbud fra entreprenørerne kommer medio februar I løbet af første kvartal 2019 foretager projektorganisationen en vurdering af entreprenørernes prissætning, risici osv. Tilbuddene afventes fra entreprenørerne, og der foretages derfor ikke ændringer i risikoporteføljen på nuværende tidspunkt. Efter næste risikoworkshop i marts 2019 vil projektorganisationen foretage en vurdering, og gennemføre de nødvendige ændringer i risikoporteføljen og i Exonaut Risk. Region Hovedstadens vurdering af projektets samlede risikoprofil Region Hovedstaden har foretaget en samlet vurdering af projektets risikoprofil. Vurderingen omfatter risici for at projektet ikke realiseres inden for den fastlagte ramme, med den forventede kvalitet til den aftalte tid. Vurderingen skal ses i sammenhæng med det tredje øjes erklæring om projektets risikoprofil. Det er påset, at projektet afholder risikoworkshops i henhold til projektets styringsmanual. Ved deltagelse i workshops er konstateret, at der arbejdes systematisk med vurdering af identificerede risici, samt identificering af nye risici der kan påvirke projektet fremadrettet. Herunder under hensyntagen til projektets stade samt udefrakommende faktorer der kan påvirke projektets økonomi, kvalitet og fremdrift. Projektets udbudsstrategi der dels skal sikre tidlig involvering af entreprenører og dels skal teste projektets eksekveringsplan, giver mulighed for at gennemføre optimeringer samt at udnytte entreprenørernes forsyningskæder. Strategien er valgt som direkte årsag til de tre største risici: claims, dårligt licitationsresultat, og knaphed af materialer. 11

193 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -12 af 26 Det er Region Hovedstadens samlede vurdering, at projektet arbejder systematisk med projektets risici i henhold til gældende risikostyringsmanual. Af den uafhængige risikovurdering for 4. kvartal 2018 fremgår det at: DTØ har modtaget og gennemlæst det åbne samt det fortrolige bilag vedr. 4. kvartalsrapporteringen 2018 for Nyt Hospital Nordsjælland. Baseret på vore arbejder, er det vores vurdering at rapporteringen afspejler projektets status samt forhold vedrørende projektets risiko- og reservebillede korrekt. Projektorganisationen arbejder målrettet og effektivt med risikostyringen i overensstemmelse med Regionens risikostyringsmanual og det projektspecifikke styringsgrundlag. Fremdriften i projektet forløber generelt planmæssigt, uden væsentlige afvigelser. Overordnet er det DTØ s vurdering, at projektorganisationens risikorapportering i al væsentlighed giver et dækkende billede af projektets risikoprofil på rapporteringstidspunktet. Uanset det aktuelle reserveniveau, et udvidet CR-katalog og mulige supplerende projektoptimeringer vil der fortsat være behov for yderligere risikomitigering med henblik på at sikre, at reserveniveauet fremadrettet er tilstrækkeligt til at dække de identificerede risici. På baggrund af risikovurderingen for 4. kvartal 2018 er der endvidere identificeret nedenstående væsent-lige opmærksomhedspunkter, som DTØ vil følge konkret op på i kommende risikovurderinger: At afløbet af totalrådgivers reserver til dækning af licitationsrisikoen i udbudsprocessens 3 faser følger den forventede udvikling. Færdiggørelsen af projektets arbejde med yderligere opdeling af de bygningsrelaterede risici vedrørende claims fra entreprenører og skuffende licitationsresultater, og betydningen for vurderingen af risikoeksponeringen og projektets forventninger til reduktion heraf. At myndighedsbehandling i forbindelse med byggetilladelse til projektet afsluttes uden konsekvenser for den igangværende udbudsproces. Opfølgning på projektets strategi om at ændringer i byggeriet skal foretages inden de fysiske byggearbejder igangsættes med henblik på at mindske risikoen for projekttilpasninger og optimeringer undervejs i byggeprocessen. 12

194 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -13 af 26 Identificerede risici De nuværende identificerede risici fremgår af nedenstående oversigt. På det fortrolige bilag ses de samlede forventede omkostninger i tilfælde af, at de enkelte risici indtræffer. Proj./Org. Id Hændelse Dato Omkostning (RP) Kvalitet (RP) Tid (RP) Udførelsesfasen 9 Claims fra entreprenørerne Udførelsesfasen 12 Skuffende licitationsresultat Udførelsesfasen 22 Sene ændringer til ITmedico udstyr (Byg ningspåvirkende) Udførelsesfasen 29 Dårlige jordbundsforhold Udførelsesfasen 26 Knaphed af materialer Designfasen 11 Totalrådgiver performer ikke Udførelsesfasen 21 Commissioning / idriftssættelse Udførelsesfasen 30 Entreprenør-konkurs IT-medico og 1 Manglende beslutninger logistik vedr. ITML Designfasen 10 Sene afklaringer ITML udstyr Udførelsesfasen 4 Bygning er ikke klar til bygherreleverancer Byggestyring 18 Nøglepersoner forsvinder Designfasen 3 Sene BH beslutninger IT-medico og 4 Installering af IT-medico logistik udstyr (ikke byg ningspåvirkende) IT-medico og 8 Eksisterende IT-medico logistik udstyr kan ikke genanvendes Udførelsesfasen 11 Udvikling af indeks Note: RP står for risikopoint

195 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -14 af 26 Ændringer siden sidst Der er ikke foretaget ændringer i risikologgen siden sidste kvartalsrapportering for 3. kvartal Mitigeringshandlinger Der foreligger mitigerende handlingsplaner for samtlige identificerede risici. Handlingsplanerne for de væsentligste risici (de røde og gule) ses herunder: Handlingsplaner - Designfasen: ID 11 - Totalrådgiver performer ikke Aftalte procedurer i projekthåndbog og projektplaner Ekstern review af leverancer mv. Juridisk bistand Mødeplan med totalrådgiver Strategisk bygherrerådgivning God kommunikations- og opfølgningsstrategi Proaktivt arbejde med projektplan og projekthåndbog Proces omkring RFI / ATR (ekstraarbejder) ID 3 Sene BH-beslutninger Der er en plan for direktionsindstillinger. Mock-up og VR studie hjælper til at sikre de nødvendige afklaringer Investeringsplan/Udmøntningsplan for bygherreleverancer Robust projekteringstidsplan ID 10 Sene afklaringer af ITML udstyr Robust projekteringstidsplan, der tillader omprojektering af IT medico afhængige områder med fokus på kritisk vej. Fokus på projektering af fleksible løsninger Beslutningsoplæg (direktionen) Handling: UPS behov ikke afklaret Mock-up og VR studie hjælper til at sikre de nødvendige afklaringer Proaktiv proces med politisk og administrativt bagland Brugerproces Handlingsplaner - Byggestyring: ID 18 Nøglepersoner forsvinder fra projektet Generel fokus på trivsel. Der afholdes månedlige trivselmålinger. Desuden udarbejdes MUS funktionsbeskrivelse og der holdes kvartalsvise statussamtaler Opfølgning på business continuity plan Medarbejdertrivselsmålinger (interne) MUS / Statussamtaler 14

196 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -15 af 26 Funktionsbeskrivelser Personlige kompetencer og præferencer Videndeling - dokumenteret og tilgængeligt Personale seminar Konceptbeskrivelser Handlingsplaner - Udførelsesfasen: ID 9 - Claims fra entreprenørerne Regional vidensdeling omkring risici og tvister (Enhed for Byggestyring udarbejder løbende analyser) Model for kvalificering og vurdering af indkommende claims (vurderingsskema) Interventionsmulighed Plan med hovedentreptrnør angående fleksibilitet og fokus på kritisk vej Bruge 3D model til at styre: mængder, mangler, grænseflader (kollisionskontrol) Effektiv granskning af hovedprojekt Etablere samarbejdsmodel med entreprenørene med åben håndtering af risici og med klart ejerskab Proces for projektændringer og håndtering af krav fra entreprenørerne Klar plan for håndtering af tvister - herunder voldgiftssager og dokumentation Transparens og klar governance Klar plan for håndtering af uforudseelige hændelser, herunder presseberedskab ID 12 - Skuffende licitationsresultat Strategi for håndtering af licitationsresultater Juridisk bistand ift. udbudsloven Klar plan for brug af change requests Afmystificering og overbevisning gennem 3D model Robust udbudsstrategi Videndeling med de resterende kvalitetsfondsprojekter Synlighed for markedet gennem god kommunikationsplan/ markedsføringskampagne, deltagelse på konferencer mv. ID 29 - Dårlige jordbundsforhold Yderligere geotekniske undersøgelser Etablere søer og damme, grundvandssænkning Undersøge muligheden for at etablere jordbank Kunstprojekt (og Livskraft) Behov for nærmere kortlægning af change requests ift. næste faser Mitigeringsplan for udførelsen sammen med byghererådgiver og totalrådgiver 15

197 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -16 af 26 Risiko vurdering ifm. tilbud ID 30 Entreprenørkonkurs Klar strategi for entreprenørkonkurs Undersøge entreprenørs økonomiske robusthed Gennemarbejde udbudskriterier med hovedentreprenør ift. fase 2 og 3 ID 22 - Sene ændringer til IT medico udstyr Der udvikles et designprogram i starten af hver fase, der identificerer de kritiske datoer for udstyrsspecifikationer, der skal løses, og også en prioriteret liste over hvilket udstyr, der er afgørende for progression, og hvilket udstyr der muliggør senere ændring i installationskrav for at gøre det muligt for designet at udvikle sig. Tilsvarende vil der ved begyndelsen af byggeplanen være behov for at identificere de kritiske sidste datoer, hvormed udstyr vil blive valgt til indkøb og efterfølgende installation. Det er afgørende, at konstruktionen af udstyr på områder med stor indflydelse udføres så sent som muligt i byggeplanen, for at muliggøre forsinkede ændringer i udstyr (både i form af planlægning, udbud og egentlige byggearbejder). Udarbejdelse af behovskortlægning Dialog med leverandører (markedstendenser) Undersøge behovet for ekstra byggeledelse til bygherreleverancer Undersøge turn-key (gruppe 2 udstyr) Etablere forum for samarbejde mellem Nyt Hospital Nordsjælland, Center for IT, Medico og Telefoni, Center for Ejendomme, totalrådgiver og hovedentreprenør Opdateret beslutningsmodel med gates koblet til konceptet Styrket kvalitetssikring i to led hos Center for IT, Medico og Telefoni, Center for Ejendomme ID 26 - Knaphed af materialer 2 faset udbudsstrategi der giver mulighed for input fra entreprenørerne ift, forsyning og materialer, herunder færdigprojektering. Udbudsstrategien tager højde for dette ID 4 - Bygning ikke klar til bygherreleverancer Behov for delvis overdragelse og accept af bygningselementer. Dette vil undgå duplikering af entreprenør og Nyt Hospital Nordsjælland teams, der arbejder i samme område af bygningen på samme tid. Leveranceplaner fra totalrådgiver Teknisk del-aflevering af rummene og definition heraf Afklaring af grænseflader med totalrådgiver og hovedentreprenør Robust udbudsstrategi for udstyr Workshops med totalrådgiver 16

198 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -17 af 26 ID 21 - Commissioning / Idriftssættelse Plan for flytteproces i samarbejde med den eksisterende driftsorganisation og Center for Ejendomme. Der afholdes løbende styregruppemøde i flyttestyregruppen. Der er desuden igangsat proces omkring indvolvering af direktionen samt ledergruppen. Formulere Commissioning strategi (bl.a. for facility management organisation) Etablere commissioning organisation Plan for kritiske varegrupper, hvad skal være klar og hvor Plan for ansvarsfordeling ifm test og aflevering Strategi for dokumentation af drift og vedligeholdelse Løbende koordinering med Center for Ejendomme Overveje driftsaftaler på udstyr og installationer med underentreprenører og underleverandører Plan for flytteproces i samarbejde med den eksisterende driftsorganisation Handlingsplaner - IT-medico og logistik ID 1 - Manglende beslutninger vedr. ITML Der holdes løbende workshops for at bryde et område ned til mindre områder så Nyt Hospital Nordsjælland kan arbejde videre uafhængigt af Center for IT, Medico og Telefoni/Center for Økonomiøs beslutninger, og skabe bedre prioritering. Løbende dialog og workshop med Center for IT, Medico og Telefoni, Center for Ejendomme og Center for Økonomi Opret tidsplan og understøttende beslutningsplan Sætte det på dagsorden på strategisk niveau Møde med Center for IT, Medico og Telefoni vedr. standarder på patientterminal og patientkald Prioriteringsstrategi for udstyr - undersøge hvilke varegrupper, der ikke har udsigt til nye versioner / teknologi Kvalitetssikring af udstyret i udstyrsdatabasen drofus Konceptuel afklaring af hvor udstyr er kritisk for fremtidig flow/drift/vision. Kende alternativer ID 4 - Installering af ITM udstyr (ikke bygningspåvirkende) Snitflader skal kortlægges og prisfastsættes med afsæt i data flow analysen. Dataflow analyse Dialog med Center for IT, Medico og Telefoni Kortlægge logistik(proces)behov Kortlægning af integrationer / grænseflader ml infrastruktur og ITudstyr Udarbejdelse af tidsplan og behovskortlægning 17

199 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -18 af 26 Koordinering af strategi for installationer med hovedentreprenør og totalrådgiver, osv. Udgåede kritiske risici siden seneste kvartalsrapportering Der er ingen. 5.2 Projekternes økonomi Projekternes økonomi styres efter Region Hovedstaden Kasse- og Regnskabsregulativ (gældende version blev godkendt af regionsrådet på mødet 18. juni 2013). De nedenstående økonomiske oversigter er baseret på de godkendte satser for pris- og lønfremskrivning, der forelå på rapporteringstidspunktet Nyt Hospital Nordsjælland Projektets økonomi Se fortroligt bilag, heri indgår Skema 1 og Byggeriernes økonomiske fremdrift Fremdriften forløber generelt planmæssigt, hvilket også er illustreret i nedenstående figurer. Der forekommer mindre afvigelser. Den oprindelige investeringsprofil svarer til tidspunktet for udbetalingsanmodning. Nyt Hospital Nordsjælland (lb. priser) 18

200 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -19 af Kvalitet og indhold Kvaliteten i byggerierne forstås som antal af byggede kvadratmeter, pris pr. kvadratmeter, antal senge til patienter i de nye bygninger samt de samlede hospitaler, den forventede behandlingskapacitet samt udnyttelsesgrader, med andre ord indholdet i faseskifteskemaerne. Nyt Hospital Nordsjælland I forbindelse med færdigprojektering af kælderen blev der i efteråret 2018 gennemført en simplificering af strukturen. Det betyder, at der er blevet mere plads til ventilationsanlæg og at 2 sprinklertanke er flyttet ind i kælderen. Resultatet er, at kvadratmeterne er øget med kvadratmeter i kælderen, således at det samlede projekt nu udgør m2. Der er ikke ændret ved de øvrige kvalitetsparametre på Nyt Hospital Nordsjælland, siden Sundheds- og Ældreministeriet godkendte udbetalingsanmodningen den 15. marts

201 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -20 af Generelle principper I dette afsnit redegøres der alene for de tekniske forudsætninger og principper. 6.1 Risikostyringsmanual Gældende risikostyringsmanual for Region Hovedstadens kvalitetsfondsbyggerier er blevet opdateret i februar 2019, og indgår i nærværende kvartalsrapportering Regnskabs- og byggestyringsmæssige principper Der er ikke sket ændringer i de styringsmæssige principper, herunder styring af økonomi og risiko, af det kvalitetsfondsfinansierede projekt i Region Hovedstaden siden udbetalingsanmodningen. De regionale byggestyringsregler blev godkendt af regionsrådet i 2. kvartal Styringsparadigmet for de store byggerier i Region Hovedstaden blev opdateret i juni I disponeringsregnskabet fremgår forbrug, disponeret, og forventet resterende forbrug på alle delprojekter og på alle kontrakter. Dette anvendes til at få overblik over projektets økonomiske forpligtelser, økonomisk fremdrift mv. I nedenstående fremgår hvad de forskellige kategorier indeholder: Forbrug: Forbrug fremkommer ved SAP udtræk, og posteringer på det enkelte delbudget/psp som er sendt til betaling eller betalt. Disponeret: Er aftaleforhold, såvel kontrakter som tillægsarbejder, registreret som forpligtelser på de enkelte delprojekter, som ikke allerede er sendt til betaling/betalt og dermed en del af forbruget. For lønudgifterne estimeres forpligtelsen til 3 måneders løn for projektorganisationen. Derudover indgår fakturaer i flow som en del af det disponerede forbrug. Forventet resterende forbrug: Er et udtryk for resterende beløb der forventes på det konkrete delprojekt/delbudget. Konkret sker administrationen af disponeringen i et internt styringsværktøj (en kobling af SAP, Excel og Power BI) forankret i projektets Finance og Risk afdeling (PMO). I praksis registreres alle aftaleforhold, såvel kontrakter som ATR er og aftalesedler på de enkelte delprojekter, således at der altid er overblik over projektets økonomiske forpligtelser. Med udgangspunkt i de indgåede aftaler og øvrige forbrugsforventninger er de budgetansvarlige projektledere ansvarlige for, at disponeringsregnskabet for eget budget løbende opdateres, således at der kan udarbejdes retvisende likviditetsskøn. 20

202 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -21 af 26 Projektet styringsmanual er senest opdateret og godkendt af Hospitalsbyggestyregruppen i august Styringsmanualen er opdateret i forhold til byggeriets aktuelle fase og eksisterende praksis. 6.2 Fordelingsprincipper økonomiske grænseflader Nyt Hospital Nordsjælland I 2014 blev der foretaget ændring af lønallokeringen mellem Nordsjællands Hospital (NOH) og Nyt Hospital Nordsjælland (NHN). Det vedrører følgende to forhold: 1. Overdragelse af innovationsarbejdet på NOH til NHN 2. Projektdirektørs formelle indtrædelse i direktionen på NOH Lønallokering sker i henhold til Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggerier pr. juni Overdragelse af innovationsarbejdet på NOH til NHN NHN varetager innovationsarbejdet direkte relateret til den eksisterende drift på NOH, samt innovationsarbejdet i relation til udviklingen af det nye hospital. Den arbejdsmæssige fordeling af medarbejdere, der arbejder med både innovationsprojekter og kvalitetsfondsprojektet, bliver vurderet løbende for hver medarbejder, og lønfordeling mellem NOH og NHN er justeret svarende til den arbejdsmæssige fordeling. 2. Projektdirektørs formelle indtrædelse i direktionen på NOH NHNs Projektdirektør indtrådte i direktionen på NOH den 1. februar 2014, hvorefter Projektdirektørens arbejdsmæssige fordeling blev vurderet til 80/20 mellem NHN og NOH. På baggrund af ovenstående dækkes 80 pct. af Projektdirektørens lønsum af kvalitetsfondsmidler. 6.3 Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad Nyt Hospital Nordsjælland De i skema 1 planlagte færdiggørelsesgrader opgøres med udgangspunkt i akkumulerede forbrug primo kvartalet tillagt forrige kvartalsrapports bilag B s forventede forbrug for indeværende kvartal, set i forhold til det korrigerede budget. Den realiserede færdiggørelsesgrad i samme skema opgøres som afholdt forbrug i forhold til total budgetsum. 21

203 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -22 af 26 Den oprindelige færdiggørelsesgrad i bilag D er opgjort på baggrund af den forventede finansieringsprofil fremsent til SUM i forbindelse med udbetalingsanmodningen. Den reviderede færdiggørelsesgrad er baseret på den finansieringsprofil, der ligger til grund for finansieringsprofilen på dato for kvartalsrapporten opgjort i løbende priser, under hensyntagen til evt. ændringer tidsplaner. Den realiserede færdiggørelsesgrad forbrug i bilag D er opgjort som de akkumulerede afholdte udgifter for alle delprojekter til og med 4. kvartal 2018 set i forhold til projektets samlede ramme opgjort i løbende priser. Der sker løbende justering af finansieringsprofilen i forhold til forventningen til fremdriften i byggeriet. Projektet påser, at der alene betales for arbejder der er udført, så den økonomiske færdiggørelsesgrad er et udtryk for projektets fremdrift. Da der således betales efter faktisk fremdrift udgør de realiserede udgifter således den realiserede færdiggørelsesgrad. Den realiserede færdiggørelsesgrad for 4. kvartal 2018 er således beregnet som de realiserede udgifter pr. 31. december 2018, set i forhold til det samlede gældende budget pr. 31. december Forskellen i færdiggørelsesgraderne imellem de to skemaer skyldes, at bilag D er færdiggørelsesgraden at det samlede projekt, mens færdiggørelsesgraderne i skema 1 er angivet på delprojektniveau/underentrepriseniveau. Bilag D er desuden i løbende priser og skema 1 er i 18-pl. 22

204 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -23 af 26 Bilag i kvartalsrapporten Bilag A: Fortroligt bilag med detaljer om økonomi, reserver og risici - særskilt bilag 2 i mødesag Bilag B: Oversigt over projektspecifik deponerede midler Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Bilag E: Følgebrev med ekstern revisorerklæring særskilt bilag 3 i mødesag Bilag F: Uafhængig risikovurdering af projektet, udarbejdet af Det tredje øje - særskilt bilag 4 i mødesag Bilag G: Risikostyringsmanual, februar 2019 særskilt bilag 5 i mødesag 23

205 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -24 af 26 Bilag B: Oversigt over projektspecifikke deponerede midler pr. 31. december 2018 Bilag B Kvartalsvis forbrug af deponerede midler Fkt Renter af hensatte beløb * 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden* 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering* Samlet deponering ,30 kr ,02 kr ,20 Forventet deponeringsudvikling Kvartal 1 (1. kvartal 2019) Kvartal 2 (2. kvartal 2019) Kvartal 3 (3. kvartal 2019) Kvartal 4 (4. kvartal 2019) Forbrug projekterne***** kr kr kr kr Indbetaling til kvalitetsfonden kr kr kr kr Statens indbetalinger kr kr kr kr Lånoptagelse kr. - kr. - kr. - kr Akkumulleret deponeringssaldo** kr kr kr kr Fkt Tilskud vedr. 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfonds-investeringer kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer**** 1911 Det Nye Rigshospital kr kr kr kr kr Nyt Hospital Herlev kr kr kr kr kr Nyt Hospital Hvidovre kr kr kr kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr kr. - kr kr Nyt Hospital Nordsjælland kr kr. - kr kr kr Nyt Hospital Bispebjerg kr kr kr kr I alt kr kr kr kr kr Fkt Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer*** 903 Tilskud vedr. kvalitetsfonds-investeringer 1911 Det Nye Rigshospital kr ,64 kr Nyt Hospital Herlev kr ,55 kr Nyt Hospital Hvidovre kr ,70 kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr ,40 kr Nyt Hospital Nordsjælland kr ,51 kr Nyt Hospital Bispebjerg kr ,36 kr Total kr ,16 kr Fkt Gæld vedr. kvalitetsfondsinvesteringer (lånoptagelse) 1911 Det Nye Rigshospital kr Nyt Hospital Herlev kr Nyt Hospital Hvidovre kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr Nyt Hospital Nordsjælland kr Nyt Hospital Bispebjerg kr Total kr Forventet forbrug (Indeks 108,8) Kvartal 1 (1. kvartal 2019) Kvartal 2 (2. kvartal 2019) Kvartal 3 (3. kvartal 2019) Kvartal 4 (4. kvartal 2019) Det Nye Rigshospital kr kr kr kr Nyt Hospital Herlev kr kr kr kr Nyt Hospital Hvidovre kr kr kr kr Nyt Hospital Bispebjerg kr kr kr kr Nyt Hospital Nordsjælland kr kr kr kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr kr kr kr Total (Akkumuleret) kr kr kr kr (hele kroner) * Ultimo 4. kvartal 2018 ** Eksklusiv indtægssalg vedr. Helsingør Hospital ***Statens andel 59,7826 % jf. afsnit 3 i Regnskabsinstruksen **** Indeholder også renter for KØK hovedkonto kvfm i Rigshospitalets beløb *****"Udbetalings- og finansieringsprofil for 2019 for FK2200 er ikke modtaget inden fristen for aflevering af bilag B til revisionen. Beløb i de øvrige kvartaler er derfor baseret på faktisk indbetaling i 1. kvt på t.kr. Totallen for 2019 er sammenholdt med seneste forventning på t.kr. På denne baggrund vurderes det, at det anvendte beløb må være nogenlunde på niveau med de faktiske tilskud i

206 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -25 af 26 Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Nyt Hospital Nordsjælland Note: Udbuds- og udførelsesstart er udskudt og den samlede hovedtidsplan justeres, når kontrakten med hovedentreprenør er indgået. 25

207 Kvartalsrapport Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 1 - Side -26 af 26 Bilag D: Økonomisk færdiggørelse År 2010 Investeringsprofil Andel af total, pct. ved udbetalingsanmodning inkl. energilåneinvesteri ng, mio. kr. (Lb. priser) Revideret Andel af total, pct. investeringsprofil, mio. kr. (Lb. priser) Forbrug (lb. priser) Andel af total, pct. (akkumuleret forbrug) % 6 0% 6 0% % 35 1% 35 1% % 64 1% 64 1% % 97 2% 97 2% % 172 4% 172 4% % 268 6% 268 6% % 409 9% 409 9% 1. kvt kvt kvt kvt % % % % % % % % % % %

208 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 3 - Side -1 af 4 Tlf: roskilde@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr Regionsrådet i Region Hovedstaden Kongens Vænge Hillerød 19. marts 2019 Vores ref. bte Følgebrev vedr. revisionserklæring for Nyt Hospital Nordsjælland, 4. kvartal 2018 Vedlagt fremsendes udkast til revisorerklæring for Nyt Hospital Nordsjælland 4. kvartal Såfremt kvartalsrapporten godkendes i sin nuværende form, udvisende forbrug på 496 mio. kr., vil vi afgive vedhæftede erklæring. Roskilde, den 19. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab CVR-nr Lasse Jensen Statsautoriseret revisor BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

209 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 3 - Side -2 af 4 Den uafhængige revisors erklæring Til Regionsrådet i Region Hovedstaden Vi har revideret kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 (4. kvartal 2018), for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Hospital Nordsjælland (i det følgende kaldet Projektet) udvisende et forbrug på 496 mio. kr. Kvartalsrapporteringen er udarbejdet i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for regioner, regionens Kasse- og Regnskabsregulativ, sædvanlig regnskabspraksis og Sundheds- og Ældreministeriets Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, i det følgende kaldet Regnskabsbestemmelserne. Konklusionen er todelt således, at vores konklusion om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag udtrykkes med høj grad af sikkerhed, og vores konklusion om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget) udtrykkes med begrænset sikkerhed. Ved Projektets fremdrift og risici forstås i denne erklæringsopgave, at forventet resterende forbrug (budget) samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug (budget) og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet, vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Erklæringen er udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels Projektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Som følge heraf kan rapporteringen være uegnet til andet formål. Ledelsens ansvar Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Sundheds- og Ældreministeriet fastsatte regler. Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af Projektets fremdrift, forventet resterende forbrug (budget) og risici i tilknytning til Projektets færdiggørelse. Ledelsen indhenter en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventet resterende forbrug. Revisors ansvar Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag. Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset sikkerhed om regionens vurdering af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget), samt risici knyttet hertil. Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med ISAE 3400 DK, undersøgelse af fremadrettede finansielle oplysninger og fremskrivninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt god offentlig revisionsskik, idet revisionen udføres på grundlag af bestemmelserne i Revisionsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til Sygehusbyggeri. Revisionsfirmaet BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, er underlagt international standard om kvalitetsstyring, ISQC 1, og anvender således et omfattende kvalitetsstyringssystem, herunder dokumenterede politikker og procedurer vedrørende overholdelse af etiske krav, faglige standarder og gældende krav i lov og øvrig regulering. Vi har overholdt kravene til uafhængighed og andre etiske krav i FSR danske revisorers retningslinjer

210 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 3 - Side -3 af 4 for revisors etiske adfærd (Etiske regler for revisorer), der bygger på de grundlæggende principper om integritet, objektivitet, faglig kompetence og fornøden omhu, fortrolighed og professionel adfærd. Vi har udført vores arbejde med henblik på at opnå en høj grad af sikkerhed for: at kvartalsrapporteringen i alle væsentlige henseender afspejler det økonomiske forbrug opgjort pr. 31. december 2018 i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne at kvartalsrapporteringens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne Vi har endvidere udført vores arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Dertil har vi påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og regionens risikovurdering i tilknytning til Projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. Vi har endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddraget en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Omfanget af de handlinger, vi har udført ved vores gennemgang af Projektets fremdrift og risici, er mindre end ved en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Som følge heraf er den grad af sikkerhed, der er opnået for vores konklusion om det forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, betydeligt mindre end den sikkerhed, der ville være opnået, hvis der var udført en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold vedrørende projektets risici Uden at tage forbehold skal vi endvidere henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Nyt Hospital Nordsjælland afsnit 5.1.1, hvor der fremgår følgende: Region Hovedstaden har foretaget en samlet vurdering af projektets risikoprofil. Vurderingen omfatter risici for at projektet ikke realiseres inden for den fastlagte ramme, med den forventede kvalitet til den aftalte tid. Vurderingen skal ses i sammenhæng med det tredje øjes erklæring om projektets risikoprofil. Derudover skal vi henlede opmærksomheden på Det Tredje Øjes vurdering: Overordnet er det DTØ s vurdering, at projektorganisationens risikorapportering i al væsentlighed giver et dækkende billede af projektets risikoprofil på rapporteringstidspunktet. Uanset det aktuelle reserveniveau, et udvidet CRkatalog og mulige supplerende projektoptimeringer vil der fortsat være behov for yderligere risikomitigeringer med henblik på at sikre, at reserveniveauet fremadrettet er tilstrækkeligt til at dække de identificerede risici. Uden at tage forbehold skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Nyt Hospital Nordsjælland afsnit Identificerede risici vedrørende projektets risici pr. 31. december 2018, hvor der beskrives en række væsentlige risici.

211 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 3 - Side -4 af 4 Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Erklæring i henhold til anden lovgivning og øvrig regulering Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Ledelsen er ansvarlig for, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis; og at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Ledelsen er endvidere ansvarlig for, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. I tilknytning til vores revision af kvartalsrapporteringen er det i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik vores ansvar at udvælge relevante emner til såvel juridisk-kritisk revision som forvaltningsrevision. Ved juridisk-kritisk revision efterprøver vi med høj grad af sikkerhed for de udvalgte emner, om de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved forvaltningsrevision vurderer vi med høj grad af sikkerhed, om de undersøgte systemer, processer eller dispositioner understøtter skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Vi har endvidere påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er anledning til væsentlige kritiske bemærkninger, skal vi rapportere herom. Vi har herudover ingen væsentlige kritiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. Roskilde, den 19. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab CVR-nr Lasse Jensen Statsautoriseret revisor

212 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 5 - Side -1 af 28 Region Hovedstaden Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekterne og kvalitetsfondslignende projekter Februar 2019 Økonomi Tid Kvalitet Version 2

213 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -2 af 28 Risikostyringsmanual Indholdsfortegnelse Introduktion og læsevejledning Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Risikostyring relateret til ibrugtagning Risikobegreber Risikostyring Risikovurdering Definition af risiko Usikkerhed Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Det strategiske niveau (S) Det taktiske niveau (T) Det operationelle niveau (O) Operationel risikostyring Dagligt risikoarbejde Kvartalsvise risikoworkshops Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikorapportering Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Afholdelse af workshops og risikomøder Komponenterne i risikostyringen Risikorapportering Rapportering til Enhed for Byggestyring Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Akut indsigt i risiko Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Bilag 4. Emner for risikovurderinger Side 2 af 28

214 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -3 af 28 Risikostyringsmanual Introduktion og læsevejledning Nærværende risikostyringsmanualen er et tillæg til Region Hovedstadens paradigme for styringsmanual. Dokumenterne fastlægger retningslinjer for, hvordan regionens kvalitetsfondsbyggeprojekter skal gennemføres. Risikostyringsmanualen er baseret på ISO 31000, men er tilpasset på en række punkter for at fremme at risikostyring bruges som et aktivt ledelsesredskab i alle byggeprojekter på alle niveauer. I paradigmet for styringsmanual fastlægges de overordnede procedure for risikovurdering og risikostyring i regionen. I denne manual specificeres krav til kvaliteten i risikoarbejdet, herunder fastlægges der krav til den daglige administration, principperne for risikovurdering, risikobeskrivelser samt til rapportering af risiko. Risikostyring er et særligt fokusområde i byggeprojekterne i Region Hovedstaden. Denne manual beskriver retningslinjer for, hvordan risikostyring skal gennemføres på byggeprojekterne. Risikostyringsprincipperne, som er beskrevet i denne manual, er ligeledes gældende for større projekter i Region Hovedstaden som styres i henhold til regionens paradigme for styringsmanual. Den detaljerede organisering af risikostyringen på det specifikke byggeprojekt er ikke beskrevet i nærværende manual, idet projekterne er forskellige i omfang og kompleksitet. Processen beskrevet i risikostyringsmanualen er skalerbar, og er udarbejdet med henblik på at kunne anvendes på alle byggeprojekter uanset størrelse og kompleksitet. Side 3 af 28

215 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -4 af 28 Risikostyringsmanual 1. Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden 1.1 Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Byggeprojekterne skal, når de er færdige, opfylde målsætningerne for Økonomi (overholdelse af budgetrammen ) Tid (ibrugtagningstidspunktet for bygningen ) Kvalitet (de aftalte kliniske forudsætninger for byggeprojektet ) Byggeprojekter er behæftet med stor risiko. Men de primære risikoforanstaltninger er projekternes planer, kompetencer, styrings- og ledelsesprincipper, organisering og kvalitetssikring da de hver i sær fjerner det meste risiko på projekterne. Det er dok ikke alt risiko der kan fjernes af den vej, og risikostyring bruges til at få belyst evt. tilbageværende risiko, of sikre at der iværksættes risikomitigerende tiltag, som oftest vil have karakter af at styrke eller ændre de præmære risikoforanstaltninger, og derved øge chancen for at nå den overordnede målsætning. Den overordnede målsætning med risikostyring i forbindelse med byggeprojektet er: Fjerne eller reducere risiko på byggeprojekterne. Skabe transparens omkring sandsynligheden for at nå byggeprojekternes målsætninger. Sikre at risikostyring bliver et fokuspunkt for ledelsen på de enkelte byggeprojekter. Sikre at viden om risiko bruges proaktivt i beslutninger, der vedrører byggeprojekterne både på operationelt, taktisk og strategisk niveau. Sammenhæng mellem projekternes kapitaliserede og sandsynlighedsjusterede risikobillede og reservestyring Målet med denne manual er at udstikke retningslinjer for risikostyring relaterende til projekteringen og udførslen af byggeprojekterne, samt udstikke retningslinjer for, hvordan viden om risiko bruges i beslutningsprocesser, der relaterer sig til byggeprojekterne. Ledelsen og Hospitalsstyregruppen modtager løbende rapportering om de aktuelle risikovurderinger relaterende til byggeprojekterne. Risikorapporteringen danner endvidere, for kvalitetsfondsprojekterne, grundlag for en uafhængig vurdering er risikostyringen til brug for kvartalsrapporteringen til Sundheds- og Ældre Ministeriet. Projektorganisationerne skal således tilrettelægge administrative rutiner der sikre at der følges op på tilrettelagte tiltag der skal reducere eller eliminere identificerede risici, samt løbende sikre opsamling af nye risici, så der hele tiden er et opdateret risikobillede. Herunder sikre at viden om risiko er forankret i projektets organisation, og blandt de eksperter som har viden og indsigt i de pågældende risici. Nærværende retningslinjer skal sikre, at der i det daglige arbejde på alle relevante niveauer og hos alle interessenter er fokus på risikovurdering og risikobearbejdning. Side 4 af 28

216 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -5 af 28 Risikostyringsmanual Retningslinjerne har endvidere til formål at sikre at risikovurderingerne sker ensartet på alle delprojekter og alle niveauer samt hos såvel interne og eksterne interessenter. Væsentlige risici afrapporteres på ledelses- eller styregruppemøderne. Beslutningen om konkret håndtering ligger hos ledelse. 1.2 Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Kvalitetsfondsprojekterne er endvidere underlagt krav om effektiviseringer afledt af byggeriet. I rapporteringen for de identificerede tiltag skal der foretages en risikovurdering. Risikovurderingen skal beskrive risici for, at tiltagets gevinster ikke kan realiseres, samt om gennemførelsen af tiltaget påvirker andre tiltag eller for den øvrige drift. Det skal endvidere angives, hvordan væsentlige risici håndteres. Risikostyringsmanualen understøtter Sundheds- og Ældreministeriets krav om risikovurdering af de identificerede effektiviseringstiltag. 1.3 Risikostyring relateret til ibrugtagning Ibrugtagningsfasen, som omfatter flytteprocessen (udstyr og inventar, IT, samt klinisk koordinering), samt en periode på 6-9 måneder efter første patient, er karakteriseret ved at flere forskellige Region Hovedstaden organisationer skal samarbejde tæt for at løse opgaven. I flytteprocessen skal Byggeprojektet og Hospitalet (eksempelvis klinisk koordinerings projekt, flytteprojekt, samt drift organisationen) alle løse forskellige opgaver over en kort periode og med mange afhængigheder. I den fase skal byggeprojekterne fremme samarbejdet mellem parterne, og tilskynde en koordineret risikoindsats i perioden op til byggeriets ibrugtagelse, selv om hospitalernes projektorganisationer ikke er underlagt denne risikostyringsmanual. Forud for første patient skal der som minimum afholdes særskilte risikoworkshops hvor der drøftes risici relaterende til såvel fysisk såvel som organisatorisk ibrugtagning, dvs. risici relaterende til at bygningen fungerer som tiltænkt samt risici, der kan påvirke den kliniske ibrugtagning, eksempelvis risici relaterende til flytteprocesser samt det kliniske personales uddannelse i ændrede arbejdsgange. 2. Risikobegreber 2.1 Risikostyring Den samlede risikostyring omfatter selve risikovurderingen, hvor risici identificeres og specificeres, samt den efterfølgende bearbejdning og håndtering, hvor hver enkelt risiko reduceres og/eller der opstilles en beredskabsplan for, hvad der skal ske, hvis hændelsen indtræffer. Risikostyring er også anvendelse af viden om risiko i alle væsentlige beslutninger på byggeprojektet. Side 5 af 28

217 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -6 af 28 Risikostyringsmanual 2.2 Risikovurdering Risikovurdering kan defineres som en systematisk måde at identificere og behandle risikofaktorer og usikkerhed på, som led i en helhedsbetragtning. Risikovurderingen foretages altid på baggrund af den aktuelle målsætning eller plan. Formålet med en risikovurdering er dels at vurdere, hvilke risici der er de alvorligste i forhold til projektets gennemførelse, dels at finde løsninger og fastlægge ansvar og tidsfrister for at overkomme og reducere disse risici. 2.3 Definition af risiko En risiko består altid af en sandsynlighed for en uønsket hændelse og konsekvensen af, at den pågældende hændelse opstår. En risiko påvirker negativt muligheden for at projekterne realiseres inden for målsætningen, eller at organisationen ikke kan realisere sine forventede gevinster. Det er ikke et mål i sig selv at undgå risici, men derimod at sikre, at risici håndteres og bearbejdes til et niveau der ligger inden for beslutningstagernes risikoappetit. 2.4 Usikkerhed Usikkerhed er forskellig fra risiko. Usikkerhed er i denne kontekst generelle og universelle usikkerheder, som projekterne kan opleve. Usikkerhed lader sig oftest ikke konkretisere, fordi der ikke er nogen viden at bygge beskrivelsen på hvorved der ikke kan fastlægges konkrete handleplaner. Usikkerhed er som udgangspunkt ikke omfattet af arbejdet med risikostyring, men håndteres på det strategiske og taktiske niveau. Eksempelvis er reservepuljer et vigtigt redskab til at modstå effekten af usikkerhed/uforudseelige udgifter. I enkelte tilfælde kan det være relevant at tage usikkerhed med i arbejdet med risikostyring. Det er i situationer, hvor der opstår begrundet formodning om at en usikkerhedsfaktor er relevant for projektet. Som eksempel vil en u-specificer bar og generel ændring af et direktiv eller et miljøkrav ikke indgå i en risikovurdering. Kendskab til specifikke ændringer der kan have væsentlig indflydelse på forhold i projektet kan dog anføres som risiko for projektet. 3. Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Der arbejdes med tre organisatoriske niveauer, det strategiske niveau, det taktiske niveau og det operationelle niveau (se figur 1). Risikostyringsproces tilgodeser alle tre organisatoriske niveauers behov for styring og rapportering. Side 6 af 28

218 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -7 af 28 Risikostyringsmanual S T Regionsrådet - Staten Koncerndirektionen Delniveau 1, Ledelse Delniveau 2, Delprojekt Delniveau 3, Aktivitet O Figur 1. Figuren viser opdeling af organisationsniveauer i det strategiske niveau (S) det taktiske niveau (T) og det operationelle niveau (O). Det operationelle niveau er yderligere opdelt i de tre delniveauer ledelse (1), delprojekt (2) og aktivitet (3). 3.1 Det strategiske niveau (S) Det strategiske niveau (S) udgøres af staten og regionsrådet i Region Hovedstaden. Se figur 1. Regionsrådet har det overordnede ansvar for at sikre, at kvalitetsfondsprojekterne når de opstillede målsætninger. 3.2 Det taktiske niveau (T) Det taktiske niveau (T) udgøres af Region Hovedstadens koncerndirektion, herunder Center for Økonomi v/enhed for Byggestyring (EBS). Se figur 1. På dette niveau udstikkes retningslinjer for risikostyring og rapportering. EBS har ansvar for at udvikle og forbedre rammerne for risikostyring, så der opnås den enkleste og mest funktionelle risikostyringsproces, som overholder alle interne og eksterne krav til risikostyring på byggeprojekterne. 3.3 Det operationelle niveau (O) Byggeprojekterne Det operationelle niveau (O) udgøres af byggeprojekternes organisation. På det operationelle niveau er der mulighed for at lave en yderligere opdeling i form af tre delniveauer. Se figur 1. - Delniveau 1 repræsenterer det øverste organisatoriske niveau for et byggeprojekt (det samlede projekt) - Delniveau 2 repræsenterer et delprojekt - Delniveau 3 repræsenterer en aktivitet inden for et delprojekt. Denne risikostyringsmanual er rettet mode det operationelle delniveau 1 eller 2. Såfremt det samlede projekt alene består af ét delprojekt (dvs. opførsel af en bygning), vil der alene være 2 niveauer på i den operationelle risikostyring. Side 7 af 28

219 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -8 af 28 Risikostyringsmanual Denne risikostyringsmanual anfører krav til metode for risikostyringen på alle tre niveauer, idet ensartet metodik sikre gennemsigtighed i vurderingen foretaget på alle niveauer og alle interessenter. Organiseringen af det operationelle risikoarbejde på byggeprojekterne, herunder beskrivelse af risikovurderingsmetode jf. nærværende risikomanual skal beskrives i byggeprojektets projekthåndbog. 4. Operationel risikostyring 4.1 Dagligt risikoarbejde Det operationelle (daglige) arbejde med risici skal ske lokalt på byggeprojekterne. Arbejdet med identifikation og håndtering af risiko skal være forankret på alle niveauer og være en integrereret del af den daglige projektstyring af delprojekter og aktiviteter. Byggeprojektet skal sikre at risici på projektet anvendes ved dialog med relevante interne og eksterne interessenter, samt at viden om risiko anvendes når der træffes beslutninger på projektet. 4.2 Kvartalsvise risikoworkshops Der skal afholdes obligatoriske kvartalsvise risikoworkshops på det for projektet relevante niveau. Dvs. såvel niveau 1 og 2 såfremt det vurderes nødvendigt på et projekt. Som angivet i afsnit 4.3, udgår niveau 1 såfremt det samlede projekt alene omfatter opførelsen af én bygning 4.3 Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikovurderinger skal udføres som angivet i denne manual. Herved sikres det at risikostyringen er sammenlignelig på tværs af projekterne, og at alle interessenter har adgang til en aktuel vurdering af risikobilledet på det enkelte projekt eller på hele porteføljen. Eksterne interessenters risikovurderinger Eksterne interessenters arbejde med risikovurdering kan have karakter af partsindlæg, bygherreorganisationerne kan derfor have behov for at foretage egne vurderinger af en identificeret risikos udfald. Interessenternes input bør dog inddrages dels i den daglige styring og ved behov i de obligatoriske risikoworkshops. 4.4 Risikorapportering Region Hovedstaden har indkøbt systemet Exonaut Risk til brug for arbejdet med risiko. Systemejer for Exonaut Risk er Center for Økonomi v/ Enhed for byggestyring. Oprettelse og deaktivering af bruger i Exonaut Risk sker ved henvendelse hertil. Ved oprettelse skal følgende fremsende Windows brugernavn (BAM ID), brugerens fulde navn, samt Side 8 af 28

220 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -9 af 28 Risikostyringsmanual angivelse af hvilke projektmapper i systemet der skal tildeles adgang til. For eksterne brugere skal Windows brugernavn ikke angives. Alle projekter skal anvende Exonaut Risk til registrering af identificerede risici, som minimum på operationelt delniveau 1 og/eller delniveau 2. Anvendelsen af systemet er obligatorisk, idet formålet er at sikre en ensartet risikovurdering på tværs af alle projekter samt en fælles datakilde for risikodata. Et andet formål er at sikre ensartet risikorapportering. Den risiko ansvarlige på det enkelte byggeprojekt har ansvar for at ajourføre Exonaut systemets grunddata således at projektbudget samt reserveniveau er angivet i det aktuelle niveau ved rapport udtræk. Baggrunden for ajourføring er, at grunddata har en betydning for konsekvensvurderingen af den kapitaliserede risiko, dvs. hvorvidt risikoscoren for økonomi er 1-5. Enhed for byggestyring har i Exonuat Risk s rapport generator angivet to standard rapporter der skal anvendes til den løbende rapportering til Hospitalbyggestyregruppe samt til Det tredje øje der foretager uafhængig risikovurdering af de 6 kvalitetsfondsprojekter til brug for kvartalsrapporteringen. Den ene rapport omfatter risikobeskrivelser, konsekvens beskrivelser samt konsekvensvurdering af tid, økonomi og kvalitet. Endvidere omfatter rapporten handleplansbeskrivelser for de identificerede risici. Den anden rapport omfatter en risikotabel hvor risikoscore er angivet på baggrund af konsekvensvurderingerne og sandsynlighed, herunder den forventede omkostning ved en given risiko. Rapporteringen skal omfatte alle identificerede risici. 5. Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Der er følgende minimumskrav til, hvad hospitalsbyggeprojekterne skal leve op til i forbindelse med deres arbejde med risikostyring. 5.1 Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Overordnet ansvar for operationel risikostyring Den overordnede ansvarlige for risikostyringen i byggeprojektet er forankret ved projektdirektøren/projektchefen mens det overordnede ansvar for risikostyring relaterende til hhv. effektiviseringsarbejdet og ibrugtagningsprocesserne påhviler hospitalsdirektøren. Én risikoansvarlig (risk manager) I bygherreorganisationen skal én person udpeges til risikoansvarlig. Den risikoansvarlige har ansvar for, at projektet på relevante operationelle delniveauer overholder kravene til risikostyring og rapportering, som beskrevet i denne risikomanual. Side 9 af 28

221 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -10 af 28 Risikostyringsmanual Den risikoansvarlige har desuden ansvar for at sikre rettidig ajourføring af risikorapporteringssystemet således at der kan ske aktuel risikorapportering internt såvel som eksternt. På det operationelle delniveau 2, delprojektniveau og niveau 3, aktivitetsniveau, kan ansvaret, eller dele af ansvaret, og opgaver relateret til risikostyringen, uddelegeres til eksempelvis delprojektledere eller eksterne parter, som således rapporterer til projektets risikoansvarlige. Den risikoansvarlige eller den uddelegerede har eksempelvis følgende opgaver: - Indkaldelse og facilitering af risikoworkshops/møder - Sikring af løbede fokus på drøftelse af relevante risici med interne og eksterne interessenter - Sikre at interne og eksterne interessenter løbende har fokus på at bidrage til identifikation af nye risici - Sikre at risikovurderinger sker med udgangspunkt i regionens fastlagte principper (beskrevet i nærværende manual) - Sikre at der identificeres nye risici samt allokeres en risikoejer - Sikre at risikoejer løbende foretager ajourføring af risici i risikorapporteringssystemet - Sikre at der udarbejdes handleplaner for alle identificerede risici samt at der allokeres en ejer for de enkelte handleplaner - Sikre at handleplansejer følge op på igangsatte handleplaner - Udarbejde referat fra workshops jf. krav beskrevet i afsnit xxx. Uddelegering Bygherreorganisationen kan vælge at uddelegere en eller flere af opgaverne til en ekstern part. Uddelegering af opgaver til eksterne parter friholder ikke bygherreorganisationen for det overordnede ansvar. Risiko ejer / Risk owner Risikoejer er den ansvarlige for det arbejde som er behæftet med risiko. Risikoejer skal indgå i risiko workshops og være hoveddrivkraften i konsekvensanalysen. Det er ligeledes risikoejers ansvar at forhåndsgodkende de risiko handleplaner, som projektet planlægger for at reducere en given risikos sandsynlighed eller konsekvens. Risikoejer som defineret i denne risikostyringsmanual vil altid være en medarbejder i Regionen Hovedstaden. Risiko handleplansejer / Risk treatment owner Risiko handleplansejer er den person, som er ansvarlig for, at en aftalt handling på en risiko gennemføres. Handlingen kan være af forebyggende karakter eller af beredskabsmæssig karakter. Handleplans ejer skal: - Afdække løsninger og planlægge gennemførelse af handleplaner - Sikre gennemførelse af aftalte handleplaner Side 10 af 28

222 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -11 af 28 Risikostyringsmanual - Rapportere status og ændringer i planlagt handleplan eller ressourceforbrug til projektleder eller risikoejer. For enhver identificeret risiko skal der om muligt identificeres relevante handleplaner. Ansvarlige for handleplaner kan godt være forankret uden for Region Hovedstaden, eksempelvis hos en rådgiver. Beskrivelse i projekthåndbogen Projektet skal i projekthåndbogen eller tilhørende bilag beskrive følgende: Hvordan risikostyring er organiseret i projektet fordelt på de tre delniveauer herunder klart afdække hvorvidt det organisatoriske delniveau 1 i praksis udføres i delniveau 2 I hvilket forum der afholdes kvartalsvise risikoworkshops, dedikerede risiko møder på delprojekt eller aktivitetsniveau Hvordan det sikres at viden om risiko inddrages i beslutninger på de tre delniveauer, beskrevet på delprojekter og aktiviteter, herunder tilrettelægger, indkalder, faciliterer møde samt skriver referat over drøftelser og konklusioner Overordnet beskrive emner der skal indgå i risikodrøftelserne på de enkelte niveauer Projektet bør have en beskrivelse af organiseringen af risikostyringen således at alle aktuelle delprojekter fremgår af diagrammet herunder klart angive hvilke delniveauer der afholdes risikoworkshops eller risikostyringsmøder på. 5.2 Afholdelse af workshops og risikomøder Det er byggeprojektets risikoansvarlige, der er ansvarlig for at planlægge og gennemføre risikoworkshops, herunder at invitere relevante parter til workshoppen. Operationelt delniveau 1 På det operationelle delniveau 1 sker risikoidentifikation og risikovurdering fortrinsvis ved afholdelse af workshops. Der skal afholdes risikoworkshops ved projektopstart samt ved hvert faseskift i byggeprojekterne. Hvis faser strækker sig over længere tid skal der afholdes workshops minimum hvert kvartal. Projektchefen/projektdirektøren kan træffes beslutning om aflysning af en planlagt risikoworkshop hvis det vurderes at den foreliggende risikolog er fyldestgørende. Projektfaser Ideoplæg Byggeprogram Dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt Udbud/ Licitation Udførelsesfase Idriftsætning Region Hovedstadens Fasemodel Figur 2. Figuren viser den faste faseopdeling af byggeprojekterne. Operationelt delniveau 2 og 3 Delprojekterne vil have stor variation med hensyn til størrelse og kompleksitet. Side 11 af 28

223 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -12 af 28 Risikostyringsmanual For store delprojekter, eller delprojekter med en høj kompleksitet, skal workshopfrekvensen følge den frekvens, der er specificeret for det operationelle delniveau 1. For mindre delprojekter og aktiviteter skal der afholdes risikoworkshops eller risikomøder med en frekvens, så risikobeskrivelsen på projektet til enhver tid er retvisende for den risiko, der er på projektet. Deltagerkredsen i workshop og/eller møde vil ligeledes afhænge af, hvor stort eller komplekst delprojektet er, men også hvor langt delprojektet er og i hvilken fase. Afrapportering fra risikoworkshops eller møder skal inkluderes som data i risikoworkshops på delniveau 1. Se figur 3. Det anbefales derfor, at bygherre uddanner og træner medarbejdere for at sikre, at risikoworkshops på del niveau 2 og 3 giver et output, som er kompatibelt med kravene på delniveau 1. Projektledelsen (operationelt delniveau 1) Beslutninger Beslutninger = workshop Delprojekt 1 Aktivitetsniveau Aktivitetsniveau Delprojekt 2 Figur 3. Oversigt over risikoworkshops, og deres indbyrdes sammenhæng. Der afholdes workshops på delprojektniveau, og eventuelt også på aktivitetsniveau. Workshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau er ikke omfattet af denne risikomanual. Data fra risikoworkshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau valideres og konsolideres på workshops på projektledelsesniveau, og på dette niveau skal risikobeskrivelsen leve op til kravene i denne risikomanual. Indkaldelse og afholdelse af risikoworkshop og risikomøder Alle projekter skal som udgangspunkt afholde risikoworkshops hvert kvartal. Risikoworkshops bør indkaldes i god tid således at alle relevante deltagere har mulighed for at deltage. Risici der er identificeret og evt. indarbejdet i Exonaut Risk uden for workshops, bringes op på workshops således at der kan ske en samlet vurdering af risikovariablerne. Herved sikres at alle relevante projektdeltagere er ajourført med vurderede og indarbejdede risici der er indeholdt i risikologgen. Side 12 af 28

224 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -13 af 28 Risikostyringsmanual Ved identifikation uden for workshopregi skal relevante faglige eksperter inddrages i tilstrækkeligt omfang til at sikre at risikobeskrivelsen lever op til kvalitetskravene specificeret i denne manual. Risikoworkshoppen bør omfatte: - Revurdering af udvalgte eller alle eksisterende risici, herunder vurdering af behov for ændring af kvantificeringen af tid, kvalitet og økonomi - Vurdering af planlagte handleplaner samt evt. tilrettelæggelse af nye - Identifikation af nye risici samt risiko ejer - Fastlæggelse af handleplaner samt handleplansejer for disse En vigtig årsag til at arbejde med risici på workshops er, at det giver mulighed for at invitere eksterne personer, f.eks. personer fra andre projekter samt fagpersoner. Risikoworkshop deltager kan være: - Projektchef/Projektdirektør - Delprojektledere - Relevante projektdeltagere - Projektkonsulent og/eller projektøkonom fra Enhed fra Byggestyring - Risikokonsulenten fra Enhed for Byggestyring - Evt. repræsentanter fra bygherrerådgiver, totalrådgiver og byggeledelse - Evt. Repræsentanter fra entreprenører - Evt. repræsentanter fra andre projekter - Evt. andre relevante interessenter fra administrationen i Region Hovedstaden (CIMT, CEJ, CSU mv.) Det er en forudsætning for godt risikoarbejde at fagspecialister og eksperter er til stede når risici diskuteres. Ved en bred deltagerkreds, hvor eksperterne er til stede, muliggøres en nuanceret vurdering af risici og konsekvenser fra flere perspektiver. Det er vigtigt at fokus på risikoworkshoppen er identifikation af risko og bearbejdning af risiko, og man skal undgå at tiden bruges på at diskuterer indtrufne hændelser. For at sikre videndeling om risici på tværs af byggeprojekterne, skal risikokonsulenten og projektkonsulenten fra Enhed for Byggestyring inviteres til at deltage i risikoworkshops på delniveau 1 og/eller delniveau 2. Udbytte af en risikoworkshop og risikomøder Ved en risikoworkshops og på risikomøder udarbejdes risikoidentifikation og risikobeskrivelse, hvilket sikrer en så objektiv risikobeskrivelse som muligt. Risikobeskrivelsen kommer således til at afspejle deltagernes samlede holdning til risikosituationen, og ikke enkeltpersoners opfattelse. Oftest kan det være en fordel at udskyde delkomponenter i vurderingen, eksempelvis kvantificeringen af en risiko til et efterfølgende møde i en mindre arbejdsgruppe. Side 13 af 28

225 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -14 af 28 Risikostyringsmanual Sammenfatning af resultaterne af afholdte workshops på delniveau 1 og/eller 2 foretages i Exonaut risk. Drøftelserne afspejles ved ændringer i konsekvensvurderinger samt kapitaliseringer samt ved datering af baggrund for ændringer. Dokumentationskrav vedr. proces risikoworkshops Den risikoansvarlige skal sikre, at der i forbindelse med afholdelse af risikoworkshops og risikomøder udarbejdes et referat indeholdende nedenstående punkter: Mødested- og tidspunkt Klar beskrivelse af niveau for den afholdte risikoworkshop (operationelt niveau: Tværgående (Ledelse), delprojekt, aktivitet) Indbudt deltagerkreds Faktiske deltagere på mødet (navn og funktion/ansvarsområde) Kortfattet beslutningsreferat herunder tydelig begrundelse revurderinger af risikokonsekvenser samt ændringer i kapitalisering samt sandsynlighed samt klar angivelse af handleplansejere Nye risici indarbejdet i loggen (angivelse af forslagsstiller). Risici drøftet, men ikke indarbejdet i loggen kortfattet begrundelse for beslutning om ikke at indarbejde den konkrete risiko i risikologgen Ligeledes bør der foreligge møde- og beslutningsreferater af eventuelle øvrige møder i relation til risikoarbejdet, hvor der træffes væsentlige beslutninger om risici der allerede er i registeret eller er på vej til at blive registreret. 5.3 Komponenterne i risikostyringen Projekterne skal fastlægge en klart defineret risikoproces, og denne proces skal være beskrevet i projekthåndbogen. Forud for første workshop, skal byggeprojektets risikoansvarlige sikre, at komponenterne i risikostyring er klart beskrevne og kommunikeret ud til workshopdeltagerne. Herved sikres den bedste kvalitet i arbejdet med risiko. Komponenterne er risikobeskrivelsen, årsagsbeskrivelsen, konsekvenser, sandsynlighed, samlet konsekvensscore, samlet risikoscore, risikobearbejdning, forventet tidspunkt hvor risikoen indtræffer samt risikologgen og dennes løbende vedligehold. Komponenterne beskrives nærmere i det følgende. Værktøjet i bilag 2 bruges, når byggeprojekterne arbejder med at formulere en risiko herunder årsager, konsekvenser, sandsynlighed mm. Beskrivelse af risiko, årsager og konsekvens Alle risici, årsager samt konsekvenser skal beskrives (kvalitativt). Side 14 af 28

226 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -15 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvensbeskrivelser skal indeholde alle væsentlige konsekvenser, herunder også de kvalitetsmæssige, dvs. risici for at projektets funktionalitet ikke er som ønsket eksempelvis med patientsikkerhed eller arbejdsmiljø påvirkning som konsekvens. Konsekvensbeskrivelsen skal omfatte den direkte effekt af risikobegivenheden, samt eventuelt afledte effekter (kaskadeeffekter) og afledte effekter (projektforsinkelse).beskrivelserne skal være klare og utvetydige. Det er af største vigtighed, at risici er klart formuleret og har en høj kvalitet, da al efterfølgende analyse og rapportering vil være baseret på disse data. En risiko bør formuleres, så det klart fremgår, at risikoen dækker over en fremtidig uønsket hændelse for projektet eller en aktivitet i projektet, som med en vis sandsynlighed kan indtræffe. Formuleringen af en risiko bør gøres omhyggeligt, således at teksten er forståelig for personer uden ekspertviden om det aktuelle byggeri og personersom ikke har deltaget i workshoppen. Eksempel på en rigtig risikobeskrivelse: Vandrensningsanlægget fejler i driften. Hvis en risiko ikke relaterer sig til en specifik uønsket begivenhed for projektet eller en aktivitet i projektet, skal den sjældent anføres i risikologgen. Overvej her om det er et aktionspunkt for projektledelsen eller planlæggerne. Eksempel på en forkert risikobeskrivelse: Styringsmanualen efterleves ikke. (her er der ikke tale om en risiko, men derimod en erkendt problemstilling. Derfor er det op til projektledelsen at rette op på problemet ved eksempelvis uddannelse). Når man har beskrevet en risiko, skal man forholde sig til de årsager der kan være til at den indtræffer. For risikoen med ordlyden vandrensningsanlægget fejler i driften, kan der godt identificeres flere årsager, som bevirker, at man er bekymret for om vandrensningsanlægget kommer til at fungere efter hensigten. Eksempler på årsager: - Der er begrundet mistanke for at myndighederne ændrer specifikationer undervejs. - Det er usikkert om membran x vil have den specificerede holdbarhed. I Region Hovedstaden formuleres årsagen ikke sammen med selve risikobeskrivelsen. Dette skyldes at det ofte giver problemer med for mange risici på projektet, og problemer med at kvantificere de identificerede risici. Problemerne skyldes, at den samme risiko kan figurere flere gange, hvorved projektet kommer til at se mere risikabelt ud, end det egentlig er. Side 15 af 28

227 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -16 af 28 Risikostyringsmanual Eksempel: - Måske fejler vandrensningsanlægget i driften på grund af defekte membraner - Ændrede specifikationer på kravene til spildevand betyder at vandrensningsanlægget ikke kan udlede spildevandet til kloakken. Begge disse risici dækker over den samme risikobegivenhed, og skal derfor formuleres som én risiko med flere årsager. Kvantitativ Konsekvensvurdering af risiko Alle risici skal vurderes i relation til konsekvenser for økonomi, tid og kvalitet samt sandsynlighed. Konsekvent for alle risici skal følgende tre parametre beskrives og kvantificeres; - Økonomi - Tid - Kvalitet Økonomi En risiko kvantificeres økonomisk ved eksempelvis at vurdere, hvad en risikobegivenhed koster, hvis den indtræffer. Det skal tilstræbes, at flest mulige konsekvenser af risikobegivenheden beskrives kvantitativt herunder evt. omkostning fra en forsinkelse af projektets kritiske sti, hvorved menes en forlængelse af projektets totale varighed. Specifikke analyser, som Monte Carlo simulering hører lige ledes ind under kvantitativ risikostyring. En grundig kvantificering af risici er en forudsætning for korrekt proportionering af den forebyggende indsats over for risici. Der foretages en vurdering af den enkelte risikos samlede konsekvens for den samlede projektøkonomi. Den samlede konsekvens er summen af direkte effekter og indirekte effekter. Den direkte effekt er eksempelvis prisen for at udbedre den skade der kan ske. Eksempel: Hvis jordbundsforholdene viser sig dårligere end ventet vil omkostningerne til fundering stige med 15 mio. kr. De indirekte omkostninger er relaterede omkostninger, som er naturlige følgevirkninger af risikobegivenheden. Et væsentligt bidrag til den sekundære omkostningseffekt af en risikobegivenhed kan oftest findes i beskrivelsen af potentiel forsinkelse. Kapitaliseringen af en forsinkelse er forskellig i projekteringsfasen og udførselsfasen. Udførelsesfasen er oftest dyrest, da det er dyrt for projektet at have stilstand på byggepladsen. Hvert projekt skal af samme årsag have en nedskrevet vurdering af hvad forsinkelse koster hvis der indtræffer forsinkelse under udførselsfasen (eksempelvis 2 mio. kr. pr. uge). Side 16 af 28

228 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -17 af 28 Risikostyringsmanual Værdien kan afhænge af den form hvormed projektet er udbudt (totalentreprise, hovedentreprise, storentrepriser, fagentrepriser). Eksempel: Det vurderes at dårligere end ventet jordbundsforhold kan forsinke projektet i 8 uger til en pris af 2 mio. kr. pr. uge. Den samlede omkostning for den risikobegivenhed bliver således kr., hvilket er summen af de direkte (ekstra fundering kr.) og indirekte omkostninger (forsinkelse kr.) med den identificerede risiko. Effekten af en risikobegivenhed på projektets økonomi skal rapporteres i hele kroner. En effekt på 16 mio. kr. anføres altså som kr. Den økonomiske effekt angives som maksimum (vægtes 15%), minimum (vægtes 15%) og gennemsnitlig (vægtes 70%) omkostning for at give et trepunktsestimat af omkostningen. Den økonomiske konsekvens vil derefter blive vurderet efter en skala, der udarbejdes af den risikoansvarlige på hvert projekt: 1: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,01 % (x mio. kr.) 2: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,05 % (x mio. kr.) 3: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,5 % (x mio. kr.) 4: En samlet effekt på projektøkonomien på under 5,0 % (x mio. kr.) 5: En samlet effekt på projektøkonomien på 5,0 % eller mere (x mio. kr.) Tid Tid dækker over den potentielle forsinkelse for projektets kritiske vej, som risikobegivenheden kan skabe for projektet. Forsinkelsen rapporteres i antal uger. På projektniveau rapporteres alene potentielle forsinkelser på hovedprojektet. Tidsforsinkelsen skal i Exonaut risk angives efter en skala med følgende definitioner: 1: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet en uge eller mindre 2: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til en måned 3: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til to måneder 4: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til seks måneder 5: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet seks måneder eller mere Kvalitet Kvalitet dækker over en risikobegivenheds effekt på den endelige funktionalitet af bygningen/aktiviteten. Potentielle kvalitetsforringelser rapporteres ved brug af følgende skala: 1: Minimal betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. 2: Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger 3: Risikoen har en betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette kan give kritiske bemærkninger Side 17 af 28

229 Sandsynlighedsscore Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -18 af 28 Risikostyringsmanual 4: Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling 5: Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette vil få betydning for bevillingen Sandsynlighed Der skal bruges en fast skala til vurdering af sandsynligheden af identificerede risici. Der skal bruges en fem-trins-skala med følgende definitioner: 1: 0-9 % 2: % 3: % 4: % 5: > 60 % En sandsynlighed for en risiko bør om muligt baseres på tilgængelige objektive historiske data. Oftest vil det dog ikke være muligt, og i disse situationer vil en subjektiv vurdering være tilstrækkelig. Når man bruger en subjektiv vurdering, er det af stor betydning, at relevante og erfarne fageksperter inddrages i vurderingen. Samlet risikoscore En risiko parameters samlede risikoscore udregnes som samlet konsekvensscore x sandsynlighedsscore Eksempel: Hvis tid angives med en konsekvensscore på 4 (forsinkelse på op til 6 måneder) og en sandsynlighedsscore på 3 bliver den samlede risikoscore på 12 (4x3). For at sikre fokus på de væsentligste risici, skal alle risici tildeles en farvekode i henhold til figur 4. Samlet konsekvensscore Lav Medium Høj Høj Høj 4 Lav Medium Medium Høj Høj 3 Lav Medium Medium Medium Høj 2 Lav Lav Medium Medium Høj 1 Lav Lav Medium Medium Høj Figur 4: Risikoskema med sandsynlighedsscore lodret og samlet konsekvensscore vandret. Skemaet bruges til at tildele en farvekode til en risiko på basis af risikoens samlede konsekvensscore og sandsynlighedsscore. Side 18 af 28

230 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -19 af 28 Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekter, skal kvartalsrapportering beskrive handleplaner for alle kritiske risici, dvs. risici som har en risikoscore som er Høj (rød) eller medium (gul) (sandsynlighedsscore x samlet konsekvensscore). Exonaut Risk angiver automatisk risikoscore i risikorapporteringen baseret på ovenstående principper. Alle risici med en konsekvensscore på 5, eller en risikoscore på mere end 15 skal rapporteres. Den risikoansvarlige på projektet skal i samråd med projektledelsen vurdere, hvornår en lav risiko er af en sådan karakter, at der skal udarbejdes en handlingsplan. Dette kan eksempelvis opstå, hvis en risiko vurderes at have en politisk eller mediemæssig betydning. Samlet kapitalisering af risici i forhold til aktuel rest-reserve og change request kataloget I den løbende rapportering sammenholdes restreserven med den samlede sandsynlighedsjusterede kapitaliserede risiko for projektet. Overstiger den kapitaliserede risiko rest-reserven, og der ikke forventes en forbedring af risikobilledet, skal projektledelsen vurdere hvorvidt hospitalsbyggestyregruppen skal inddrages i beslutning om igangsætning af ændringsmuligheder identificeret i projektets change request katalog. Handleplaner / Risikobearbejdning Bruttokonsekvensen og bruttosandsynligheden dækker den rå ubearbejdede konsekvens og sandsynlighed. Denne anvendes ikke i Region Hovedstadens risikostyring. Al risikovurdering skal således ske med udgangspunkt i en risikos nettokonsekvens og nettosandsynlighed. Det vil sige, vurdering af risikoen foretaget med udgangspunkt i forebyggende handlinger, som ligger inden for projektledelsens dispositionsbeføjelser, og som de derfor selv kan godkende. For alle kritiske risici skal der laves relevante handleplaner. Handlingsplanen skal, alt efter de fastlagte dispositionsbeføjelser, godkendes af den relevant leder eller styregruppe. Beskrivelse af handleplaner indgår i den løbende risikorapportering til hospitalsbyggestyregruppen og Sundheds og Ældreministeriet. En handleplan kan påvirker en risiko så den: - Fjernes / elimineres - Reduceres - Undgås En fjerde mulighed er at accepterer en risiko, såfremt risikoen ligger inden for projektets risikoappetit. Det er overordnede risikoansvarliges ansvar omkostningseffektivt at reducere eller fjerne risiko fra projekterne. Side 19 af 28

231 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -20 af 28 Risikostyringsmanual I praksis vil denne opgave dog oftest være uddelegeret til projektledelsen og den risikoansvarlige. Risikobearbejdning sker ved forebyggende handlinger eksempelvis ved fokus på - eller ændringer i - processer eller adfærd. Handleplanerne skal tilrettelægges således at de enten påvirker sandsynligheden for at en risiko indtræffer, eller påvirker konsekvensen af risikobegivenheden. Forebyggende handlinger skal være aktiviteter, som er anderledes end hvad vi gør i dag. Altså en ændring i tilgangen til projektet, som betyder at projektets risikoprofil reduceres. Ved vurdering af risikobearbejdning er det vigtigt at forholde sig til risikoens potentielle effekt på projektøkonomien. Ved bearbejdning af meget dyre risici, er det vigtigt at tænke ud af boksen, og drøfte nye og væsentlige ændringer i projektets tilgang til den aktivitet, som er behæftet med risiko. Stilles der forslag på en risikoworkshop om forebyggende handlinger, som overstiger de tilstedeværendes dispositionsbeføjelser, som beskrevet i projektets projektmanual, skal muligheden for risikobearbejdning beskrives i et skema (Bilag 1), og videresendes til ledelsen med henblik på vurdering og evt. godkendelse. Den risikoansvarlige har ansvaret for at følge op på om vedtagne forebyggende handlinger gennemføres som aftalt. Det er vigtigt at understrege, at beslutninger som at ringe og tjekke om og vi skal være ekstra omhyggelige med i udgangspunktet ikke er forebyggende handlinger. Det er blot indskærpelser. Forventet tidspunkt, hvor risikoen indtræffer Hvor det er muligt, skal det anføres, hvornår den identificerede risiko forventes at kunne indtræffe. Der anføres en dato, eller et tidsinterval. For risici der forventes at indtræffes under udførsel, kan der dog med fordel være fokus på at identificere root cause for risici, således at der kan tilrettelægges handleplaner der reducere sandsynligheden i alle projektets faser. Indtrufne hændelser Såfremt en hændelse indtræffer skal risikoen udgå af risikologgen. Samtidigt skal projektet disponere reserve til imødegåelse af de indtrufne hændelser, hvorved der sker en balanceret ændring af såvel risikolog og reserveniveau. Risikologgen og løbende vedligehold af denne En risikolog er en liste over identificerede risici som ligeledes indeholder alle relevante oplysninger om de enkelte risici. I Region Hovedstaden benyttes et Exonaut risk som fælles ITbaseret risikostyringsværktøj til risikostyring og rapportgenerering for de større byggesager. Side 20 af 28

232 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -21 af 28 Risikostyringsmanual Projekterne skal anvende systemet til risikostyring og til udarbejdelse af risikolog. Enhed for byggestyring (EBS) sikrer, at der foreligger en systemmanual om anvendelsen af risikostyringsværktøjet. Risikologgen opdateres i forbindelse med afholdelse af en risikoworkshop, således at alle identificerede risici er anført i risikologgen. Mellem workshops skal den risikoansvarlige eller dennes delegerede vedligeholde risikologgen ved på månedsbasis at: 1. Anføre nye velkarakteriserede risici, som projektet er blevet opmærksom på* 1 2. Angive status på risikobearbejdning er de aktiviteter, der er aftalt, gennemført 3. For at sikre historik, skal risici ikke slettes i systemet men alene angives som not relevant. Vurderingen af en risikos relevans bør alene ske i forbindelse med planlagte risikoworkshops således at alle relevante projektdeltagere er enige om at en risiko udgår. 6. Risikorapportering Risikorapportering har til formål at sikre, at alle interessenter er oplyst om byggeprojektets risikoforhold, så de, der har et ansvar i forbindelse med projektet, har mulighed for proaktivt at påvirke projektets risikoprofil. Målet er at sikre at projektets risikoprofil er erkendt og bearbejdet samt at risikoprofilen ligger inden for rammerne for byggeprojektet, herunder om de økonomiske reserver er tilstrækkelige. Risikorapportering skal indeholde følgende komponenter: En liste over kritiske risici (print af risikolog) med angivelse af risikoscore Trafiklysrapportering: Indikatorer for hvornår en interessent bør være opmærksom på en risiko, eller på projektets risikosituation generelt En skriftlig vurdering af risikoforholdene: Den risikoansvarliges overordnede vurdering af den aktuelle risikosituation 6.1 Rapportering til Enhed for Byggestyring Risikorapporten indgår i den månedlige rapportering fra projektorganisationen til Enhed for byggestyring. Rapporten godkendes sammen med månedsrapportering for det samlede projekt af projektchefen/projektdirektøren inden den sendes til Enhed for byggestyring. Rapporten skal indeholde en komplet risikoliste, genereret ud fra risikologgen på delniveau 1 og 2, der som minimum specificerer følgende: Risikobeskrivelse 1 Det anbefales kun at indtaste risici, som er grundigt bearbejdet med relevante fageksperter. Side 21 af 28

233 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -22 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvenser Årsager Risikobearbejdning Samlet risikoscore 6.2 Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Der skal udarbejdes en aktuel risikorapportering til brug for drøftelse om projektets risikobillede samt reserve situation. Rapporteringen til enhed for byggestyring skal således suppleres med analyser eller grafer som viser: Projektets samlede kapitaliserede risici Projektets rest - reserve til imødegåelse af risici Rapportering kan til hver en tid suppleres med aktuelt relevante analyser og beslutningsoplæg der kan sikre at der er sikres balance mellem det aktuelle risiko billede og rest-reserven. Enten ved reduktion af risici alternativ ved øget reserve ved beslutning om ændringer i projektet. 6.3 Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Den kvartalsvise risikotabel indgår i den kvartalsvise statusrapport som forelægges regionsrådet forud for fremsendelse til Sundheds- og Ældreministeriet. Kvalitetsfondsprojekternes kvartalsrapportering Risikotabellen indeholdende alle kritiske risici (røde eller gule) indgår uden kapitalisering i den åbne del af kvartalsrapporteringen med beskrivelse af status for handleplaner. Rapporteringen skal endvidere beskrive baggrund for ændringer i kapitalisering af en given risiko. Ændringer i kapitalisering af en risiko sker ved ændring af den økonomiske konsekvens og/eller ved ændring af sandsynligheden for at en risiko indtræffer. Rapporteringen skal endvidere angive baggrunden for at en given risiko ikke længere vurderes relevant. Risikotabellen indgår i den fortrolige del af kvartalsrapporteringen med angivelse af kapitaliseringen af de kritiske risici. I det fortrolige bilag skal den samlede kapitalisering sammen holdes med den aktuelle rest-reserve sammen med en vurdering af forventningen til projektets fremadrettede risikobillede. Den uafhængige vurdering af risikostyringen Til brug for forelæggelse for regionsrådet udarbejdet det tredje øje (DTØ) en vurdering af projektets risikostyring. Til brg for denne eksterne vurdering fremsendes efter en risikoworkshop en ajourført og fuldstændig risikorapport fra Exonaut risk indeholdende beskrivelser og vurdering af risikokonsekvenser samt en risikotabel med angivelse af risikoscore for alle risici. Sammen med risikorapport og risikotabellen fremsendes referat fra den afholdte risikoworkshop. DTØ kan ved behov anmode om interne notater og mødereferater samt eksterne interessenters risikovurderinger eksempelvis byggeledelsens rapporter over verserende krav samt potentielle krav fra de udførende entreprenører. Side 22 af 28

234 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -23 af 28 Risikostyringsmanual På baggrund af den fremsendte risikorapportering foretager DTØ en vurdering af hvorvidt projektets risikostyring vurderes at ske i henhold til nærværende risikostyringsmanual. Endvidere vil DTØs rapportering indeholde anbefalinger og opfølgningspunkter. Projektorganisationen vil fordu DTØs vurdering vedlægges kvartalsrapporteringen som et fortroligt dokument. 6.4 Akut indsigt i risiko Hvis man i projektet bliver bekendt med en pludselig ændring i projektets risikobillede, eksempelvis hvis der er indikationer på at en alvorlig risiko vil indtræffe, skal den risikoansvarlige straks informere projektchefen/projektdirektøren, som træffer beslutning om det videre rapporteringsbehov, som eksempelvis behov for at informere indledningsvist enhed for byggestyring samt hospitalsbyggestyregruppen. Side 23 af 28

235 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -24 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Projekt: Dato: Risikobeskrivelse: Årsager til den anførte risiko: Forventet omkostning ved risikoens indtræffelse: Sandsynlighed: Mulige forebyggende handlinger som enten reducerer sandsynligheden eller konsekvensen: Forebyggende handling 1: Forventet omkostning af forebyggende handling 1: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 2: Forventet omkostning af forebyggende handling 2: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 3: Forventet omkostning af forebyggende handling 3: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Side 24 af 28

236 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -25 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Konsekvenser RisikoID: Effektdato: Sandsynlighed: Risikoejer: Side 25 af 28

237 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -26 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Risk ID Risikolog Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Økonomi Samlet risikoscore 1.0 Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Vurdering: Projektets risikobeskrivelse er opdateret og giver en god beskrivelse af projektets risikoforhold. Der er anført 2 risici med høj samlet risikoscore. Disse risici er mitigeret mest muligt og overvåges løbende. [yderligere tekst omkring specifikke risikoforhold. Gule og røde risici skal kommenteres i det efterfølgende] Ad 2. Ad 3. Ad 4. Ad 7. Ad 8. Ad 9. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Risikostyringsmanual udarbejdet Januar 2013 Vedlægges revisor erklæring om at risikobeskrivelsen er i overensstemmelse med den underliggende dokumentation Denne template vil blive konkretiseret på basis af operationel erfaring med dataopsamling og analyse fra projekterne, samt når et risikostyringsværktøj er implementeret, og systemets muligheder er kendt. Side 26 af 28

238 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -27 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 4. Emner for risikovurderinger Risikostyringen på byggeprojekterne (delniveau 1) skal tage udgangspunkt i de risici, som projektet afstedkommer. Risikovurderingerne bør i alle projektets faser have fokus på risici relaterende til den aktuelle fase såvel som risici relaterende til udførselsfasen. Årsagen er, at risici relaterende til udførselsfasen bør være fokus i alle projektfaser. Der bør således ske en vurdering af root cause for risici der i væsentligt omfang kan påvirke tid, økonomi og kvalitet i udførselsfasen allerede ved projektets opstart således at der i alle projektets faser kan tilrettelægges handleplaner der begrænser eller eliminere risici i udførselsfasen. Den risikoansvarlige skal således sikre, at der i alle faser afdækkes risici inden for følgende emner listen er ikke udtømmende: Overordnet projektrisiko med indflydelse på budgettet, tidsplanen eller kvaliteten o Risiko for at licitationsresultat overskrider budgettet eksempelvis som konsekvens af uklart og mangelfuldt udbudsmateriale o Risiko for ekstraarbejder under udførsel afledt af uklart og mangelfuldt udbudsmateriele o Risiko for tvister (med rådgivere eller entreprenører), som enten kan påvirke tidsplanen eller budgettet. o Risiko for tvister med tredjemand o Risikofor at den samlede tidsplan forsinkes som følge af udefrakommende, såvel som interne, forhold o Risiko for væsentlige arkæologiske fund ud over hvad der er planlagt efter o Eksempelvis risiko for uforudseelige jordbundsforhold, vandspejle, beskaffenhed og lign. o Eksempelvis risiko for projektmangler dvs at en aktivitet ikke indgår i udbud og ikke er indeholdt budgettet Risiko for at forudsætninger afviger fra det forventede o Eksempelvis klager over lokalplan, kommuneplan, eller miljøgodkendelser o Eksempelvis politiske beslutninger der ændrer væsentligt på forudsætninger o Eksempelvis ændrede brugerkrav o Eksempelvis flyttede aktiviteter mellem hospitaler eller optageområder, mellem privat og offentlig praksis, kommuner og region eller andet Risiko for svigt i dokumentation for gennemførelse, beslutninger mv o Eksempelvis at dokumentation ikke opsamles systematisk o Eksempelvis at krav og ønsker ikke kan dokumenteres gennemført o Eksempelvis at politiske beslutninger ikke kan dokumenteres overholdt Eksempler på risici og konsekvenser ved udbud og under udførsel: - Udbudsmaterialet er mangelfuldt hvilket kan betyde at licitationsresultatet overstiger det afsatte budget og/eller væsentlige ekstra omkostninger under udførsel. Mangler i projektmaterialet kan omfatte: Side 27 af 28

239 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Nordsjælland Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -28 af 28 Risikostyringsmanual - Mangler beskrivelse af grænseflader mellem fag - For kort udførselstidsplan - Omfang af byggemodningsarbejder er ikke tilstrækkeligt beskrevet - Beskrevne byggeprocesser er ikke bygbare Ud over afdækning af risici inden for ovenstående områder skal den risikoansvarlige sikre at de risici der er identificeret i forbindelse med den eksterne risikoscreening, som er udarbejdet til ekspertpanelet forud for anmodning om endeligt tilsagn, er dækket af de risikobeskrivelser der er lavet på projektet, sådan at der er sporbarhed fra den eksterne risikoscreening og til risikolog. Side 28 af 28

240 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Enhed for Byggestyring Center for Økonomi Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -1 af 37 Center for Økonomi Enhed for Byggestyring KVARTALSRAPPORT KVALITETSFONDSBYGGERIERNE 1. oktober december 2018 NYT HOSPITAL BISPEBJERG

241 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -2 af 37 2

242 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -3 af Indledning Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der for de enkelte kvalitetsfondsprojekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til regionsrådene, som også danner grundlag for Sundheds- og Ældreministeriets opfølgning. Kvartalsrapporteringen skal således give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. På regionsrådsmødet d. 31. januar 2017 blev mødesag om udbetalingsanmodning for Nyt Hospital Bispebjerg godkendt. Anmodningen er efterfølgende fremsendt til Sundheds- og Ældreministeriet til behandling. Sundheds- og Ældreministeriet har den 29. august 2017 meddelt regionen, at Økonomi- og Indenrigsministeriets departement fremover varetager behandlingen af sagen vedrørende udbetaling af midler til dette byggeri. Sundhedsministeren vil fortsat være øverste ansvarlige for tilsynet med byggeriet, men al sagsbehandling vil foregå i Økonomi- og Indenrigsministeriets departement. Økonomi- og Indenrigsministeriet har den 19. december 2017 skriftligt meddelt, at udbetalingsanmodningen er godkendt. 3

243 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -4 af Ledelseserklæring Ledelsen i Region Hovedstaden fremsender hermed kvartalsrapportering pr. 31. december 2018 for Region Hovedstadens igangværende Kvalitetsfondsprojekter (Nyt Hospital Herlev, Det Nye Rigshospital, Nyt Hospital Bispebjerg, Ny Retspsykiatri Sct. Hans, Nyt Hospital Hvidovre samt Nyt Hospital Nordsjælland) der alle har modtaget godkendelse af udbetalingsanmodning fra Sundheds- og Ældreministeriet. Kvartalsrapporteringen er baseret på kvartalsrapporteringen for de enkelte kvalitetsfondsprojekter som regionsrådet har behandlet på regionsrådsmødet den 9. april Ledelsen kan efter bedste overbevisning erklære, at: det enkelte projekts kvartalsrapportering giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og risiko vedrørende de igangværende anlægsprojekter finansieret ved kvalitetsfondsmidler kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af regionens deponeringsgrundlag vedrørende anlægsprojekterne med kvalitetsfondsfinansiering - og de dertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartalet såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret i overensstemmelse med gældende administrative regler såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn Kommentarer til eventuelle forbehold og supplerende oplysninger fra revisionen vedr. projekterne fremgår af afsnit 3 i det enkelte projekts kvartalsrapportering. Hillerød, april 2019 Sophie Hæstorp Andersen Regionsrådsformand Jens Gordon Clausen Koncerndirektør 4

244 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -5 af Revisionserklæring Den uafhængige revisors erklæring omfatter det økonomiske forbrug for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Hospital Bispebjerg for perioden 1. oktober til 31. december Endvidere omfatter revisors erklæring deponeringsgrundlaget pr. 31.december 2018 for samtlige af regionens kvalitetsfondsfinansierede projekter. Region Hovedstadens eksterne revision BDO har gennemgået kvartalsrapporten og har den 18. marts 2019 fremsendt udkast til revisorerklæring for Nyt Hospital Bispebjerg, der såfremt kvartalsrapporten godkendes af regionsrådet i sin nuværende form, vil blive fremsendt til Økonomi- og Indenrigsministeriet. Erklæringen er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold i regnskabet Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Nyt Hospital Bispebjerg afsnit 5.1, hvor der er oplistet en række økonomiske risici. Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på kvartalsrapportens afsnit 5.1, hvor der fremgår følgende vedr. manglende myndighedsbehandling: Totalrådgiver vurderer, jf. projektleder - månedsrapport fra december 18 (afsnit 5.1), dog at en manglende kommunal tilladelse inden udsendelse af udbuddet er kritisk med en økonomisk konsekvens på op til 50 mio. kr. og sandsynligheden vurderes til over 60 %. 5

245 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -6 af 37 Projektet meddeler DTØ, at de ikke er enige i totalrådgivers vurderinger, og at totaløkonomien ikke vurderes at blive udfordret. DTØ anbefaler, at der foretages en nærmere afklaring af det væsentlige spænd, der eksisterer mellem totalrådgiver og projektet i forhold til risikovurderingen af forholdet vedr. udsendelse af udbudsmateriale uden kommunal byggetilladelse - samt hvorvidt afklaringen giver anledning til, at projektet skal revurdere deres kapitaliserede risikobillede. Herunder hvorvidt evt. øgede risici alene relateret til totalrådgiver alligevel kan risikere at få en negativ afsmittende effekt på projektet som helhed. Desuden bør det vurderes, hvorledes forholdet kan risikere at påvirke de bydende totalentreprenørers prissætning, såfremt myndighedsgodkendelsen ikke er på plads inden opstart af selve forhandlingsfasen. Endvidere henledes opmærksomheden til afsnit 5.1, hvor der fremgår følgende vurdering fra DTØ vedr. etablering af MARS (Midlertidig Akut- og Røntgen Satellit): Jf. månedsrapport for december 2018 pågår myndighedsbehandlingen fortsat, og byggetilladelse er endnu ikke modtaget. Således forventes der en forsinkelse på mindst 4 måneder på projektet - og der kan forventes ekstra omkostninger som følge af projektændringer og forsinkelse. DTØ anbefaler, at projektet afklarer omfanget af forventede ekstraomkostninger på MARS, herunder hvor stor en del der skal afholdes af kvalitetsfondsmidler inklusiv den konkrete finansiering heraf. Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Revisionserklæringen fremgår i sin helhed af bilag til mødesagen. 6

246 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -7 af Overblik Indledningsvis gives et kort overblik over status på de fire igangværende delprojekter Akuthus, MARS, Laboratorie og Logistikbygning samt ATESanlægget. Herefter gives en mere uddybende status på Nyt Hospital Bispebjerg for 4. kvartal Akuthus Udbudsstrategien for Akuthuset er fastlagt til totalentreprise udbud med forhandling. Delprojektet er sendt i udbud den 26. februar Den samlede udbudsproces udgør ca. 11 måneder inkl. ferier. Endelig aftale med en totalentreprenør forventes indgået ultimo Regionsrådet har i september 2018 godkendt etablering af kvinde/barn funktioner i nybyggeriet. Udbudsmateriale til kvindebarn centeret planlægges at indgå som tillæg i udbudsprocessen i foråret 2019, hvorved eventuelle usikkerheder hertil overfor en kommende totalentreprenør elimineres. I byggeandragendet indgik 8 dispensationsansøgninger, men projektet er nu blevet bearbejdet med henblik på at reducere antallet af dispensationer uden at gå på kompromis med hospitalets funktionskrav. Projektorganisationen og Københavns Kommune er i dialog herom, og der er aftalt genfremsendelse at det samlede myndighedsandragende indholdende de ovennævnte projektjusteringer. Eventuelle konsekvenser af myndighedsgodkendelsen fremsendes som rettelsesblad til udbudsmaterialet, når godkendelsen er modtaget. Midlertidig Røntgen og Akut Satellit (MARS) Der forventes en forsinkelse på mindst 4 måneder på opførelsen af MARS, som følge af en længere sagsbehandlingstid med myndighederne. Årsagen er, at Københavns Kommune har ønsket en udvidet undersøgelse af mulighederne for at fastholde placeringen af et duetræ hhv. tulipantræ, og regionen samtidig har ønsket at bevare funktionaliteten i MARS. Københavns Kommune har nu givet en forhåndsmeddelelse om, at duetræet kan flyttes til en anden permanent placering på matriklen. Laboratorie- og Logistikbygning Bygningen er overdraget til driften pr. 1. november 2018 og ibrugtagningsforløbet forløber planmæssigt. Københavns Kommune fremsendte d. 2. oktober 2018 midlertidig ibrugtagningstilladelse for bygningen. Endelig ibrugtagningstilladelse forventes, når samlet landskabsplan for hele hospitalsmatriklen er godkendt af Københavns Kommune. Det har ikke konsekvens for brugen af bygningen, at der ikke foreligger en endelig ibrugtagningstilladelse. 7

247 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -8 af 37 Aquifer Thermal Energy Storage (ATES) Anlæg Etablering af køle-nødstrømsanlæg, bestående af en teknikbygning, nødstrømsgeneratorer samt køleanlæg, forventes endeligt færdigetableret 1. kvartal Status for Nyt Hospital Bispebjerg pr. 4. kvartal 2018 Nyt Hospital Bispebjerg omfatter tre nybyggerier, et renoveringsprojekt samt en række understøttende delprojekter, der skal sikre en samlet plan for byggelogistik på Bispebjerg matriklen, herunder en fælles byggeplads samt fælles koordinering af forsyningsinfrastruktur mv. Projekterne gennemføres af en projektafdeling placeret på Bispebjerg Hospital. I projektet er Akuthuset og renoveringer af en række eksisterende bygninger 100 % finansieret af kvalitetsfondsbudgettet. Den midlertidige Akut og Røntgen Satellit (MARS) indgår i Akuthusprojektet, men en del af finansieringen er regionale midler. Økonomi- og Indenrigsministeriet har i forbindelse med udbetalingsanmodningen godkendt, at en del af de midlertidige foranstaltninger i forbindelse med nybyggeriet kan finansieres af regionale midler. P-huset og Laboratorie- og logistikbygningen etableres i fællesskab med Ny Psykiatri Bispebjerg. ATES-anlæggets entrepriseudgifter er primært finansieret via leasing, mens en række projektudgifter, herunder rådgivning, finansieres af kvalitetsfondsbudgettet. Udbud Akuthuset Akuthuset udbydes i en totalentreprise efter udbud med forhandling. Udbuddet er udsendt den 26. februar Udbudprocessen er planlagt til at forløbe over ca. 11 måneder inkl. ferier. Endelig aftale med en totalentreprenør forventes indgået ultimo Totalrådgiver afleverede den 22. november 2018 udbudsmateriale for Akuthuset. Tiden frem til udsendelse af udbudsmateriale i februar 2019 er anvendt på færdigbearbejdning af det juridiske udbudsmateriale, samt kvalitetssikring af det af totalrådgiver udarbejdede udbudsmateriale. Myndighedsbehandling Myndighedsbehandlingen pågår. Der er truffet beslutning om at udsende udbudsmaterialet februar 2019 uden et godkendt myndighedsprojekt. Idet udbudsperioden strækker sig over 11 måneder, forventes der tilstrækkelig tid til, at byggetilladelsen vil kunne udsendes som rettelsesblad til udbudsmaterialet. 8

248 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -9 af 37 I byggeandragendet indgik 8 dispensationsansøgninger, men projektet er nu blevet bearbejdet med henblik på at reducere antallet uden at gå på kompromis med hospitalets funktionskrav. Projektorganisationen og Københavns Kommune er i dialog herom, og der er aftalt genfremsendelse at det samlede myndighedsandragende indholdende de ovennævnte projektjusteringer. Risikoen ved en manglende adgang til de tilbageværende dispensationer vurderes at være, at der kan komme lidt færre sengepladser, og/eller at ønsker ift. nemme adgangsveje kan blive udfordret. Projektets totaløkonomi vurderes ikke at blive udfordret ved delvis eller hel afvisning af dispensationerne. Forretningsudvalget blev 13. marts 2018 orienteret om dispensationsansøgningerne samt risici forbundet med eventuelle afslag. Fødeområde på Bispebjerg Hospital Regionsrådet godkendte d. 28. september 2018 etablering af den nødvendige fødekapacitet med tilhørende funktioner i nybyggeriet ved Bispebjerg. Kvinde-barn centeret placeres i det fremtidige Akuthus. Funktionsbeskrivelser vedrørende fødeafsnittet og tilknyttede funktioner vil blive vedlagt udbudsmaterialet som supplement til den oprettede projektmodel. Etableringen af et kvinde/barn center vil medføre, at antal en-sengsstuer i nybyggeriet nedbringes fra de oprindeligt 593 senge til 564 senge, svarende til at 1 sengeafsnit med i alt 29 senge nedlægges, for i stedet at etablere fødeafsnit med fødestuer og operationsstue til akutte kejsersnit. Der er nedsat en brugergruppe for hhv. pædiatri og gynækologi/obstetrik, der i samarbejde med rådgiverne på Akuthuset skal tegne de nye funktioner. I brugergrupperne indgår der bl.a. ledere og medarbejdere fra kvinde/barn enheder på de øvrige hospitaler i Region Hovedstaden. Akuthuset er planlagt som et fleksibelt byggeri med standardrum. Da beslutningen om etableringen af Kvinde-barn funktionerne er truffet, inden der er indgået kontrakt med totalentreprenøren, er det vurderet muligt at indeholde de nye funktioner indenfor Akuthusbudgettet. De nye funktioner kræver et vist omfang af medicoudstyr, hvorfor det i den samlede prioritering af IT og medicoudstyr til Akuthuset vil blive overvejet, om der er behov for en højere andel af genanvendelse. Midlertidig Akut og Røntgen Satellit Til sikring af at matriklen kan fungere i hele byggeperioden, er der ved at blive etableret en Midlertidig Akut- og Røntgen Satellit (MARS). Denne medvirker til at sikre billeddiagnostik i tilknytning til akutmodtagelsen, samt bedre adgangsforhold til akutmodtagelsen for brugerne i 9

249 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -10 af 37 Akuthusbyggeperioden. Større medicoudstyr, der indkøbes til MARS, skal efterfølgende flyttes med til Akuthuset. Myndighedsbehandlingen af MARS pågår fortsat. Processen har været besværliggjort pga. 2 bevaringsværdige træer et duetræ og et tulipantræ, der giver anledning til en længere sagsbehandling. Københavns Kommune har nu givet en forhåndsmeddelelse om, at duetræet kan flyttes til en anden permanent placering på matriklen. Der forventes en forsinkelse på mindst 4 måneder, men projektet er ikke på kritisk vej i forhold til Akuthusprojektet. Renovering af fredet bygning 6 Regionsrådet godkendte i september 2018 bevilling til renovering af bygning 6, således at denne kan ibrugtages til nye funktioner efter udflytning af funktioner til Laboratorie- og logistik bygningen. Det er besluttet at samle de ortopædkirurgiske funktioner i bygning 6, med ambulatorier på 1. sal samt afdelingens kontorer på 2. sal. Disse funktioner ligger i dag spredt på Bispebjerg Hospital. Den resterende del af bygning 6 vil mest sandsynligt blive anvendt til permanent placering af gastromedicinske ambulatorier samt den samlede gastroenterologiske forskningsenhed. Renovering af bygning 6, 2. sal er afsluttet og indflytning har fundet sted i december Renovering af 1. sal forventes afsluttet, så lokalerne kan ibrugtages ca. 1. maj Når stueetagen er fraflyttet ultimo 2019, gennemføres den sidste del af renoveringsprojektet i bygning 6. Projektorganisationen Den 1. oktober 2018 tiltrådte projektchef Lene Stevnhoved som daglig leder af Nyt Hospital Bispebjerg. Projektchefen kommer fra Nyt Universitetshospital Køge, der i lighed med Nyt Hospital Bispebjerg har truffet beslutning om udbud i totalentreprise. Den nye projektchef har således erfaringer med ændring af udbudsform fra aftale med totalrådgiver om projektering til udbud i totalentreprise, som projektet kan drage stor nytte af. Akuthuset 100 % kvalitetsfondsfinansieret, ca m2 Akuthuset på ca m2 omfatter nybyggeri af en fælles akutmodtagelse (AKM) indeholdende alle nødvendige funktioner samt etableringen af 564 en-sengs stuer fordelt med i alt 522 en-sengsstuer, 17 en-sengs intensivstuer, samt 25 en-sengsstuer med eget toilet og med mulighed for bad til indlæggelser på op til 24 timers varighed placeret i akutmodtagelsen. Hertil er i akutmodtagelsen 12 senge fordelt i 3-mandsstuer samt 15 10

250 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -11 af 37 observationspladser i form af stole, lejer og senge til ophold af 0-12 timers varighed. Endvidere etableres 108 ambulatorierum (behandlingsrum, undersøgelsesrum, patientmøderum), 8 større multifunktionsarealer samt kontorfunktioner. Beslutning om etableringen af et kvindebarn center medfører, at antal senge i projektet nedbringes fra de oprindeligt 593 senge til 564 senge, svarende til disponering af et sengeafsnit med 29 senge til etablering af fødeafsnit. I projektet indgår endvidere parkeringsfaciliteter i konstruktion samt landskabsarbejder. Nybyggeriet forbindes med tunneller til den eksisterende bygningsmasse, der udgør Bispebjerg Hospital. Dispositionsforslag blev godkendt af regionsrådet i december 2016, og projektforslagblev godkendt af regionrådet på mødet d. 24. oktober Totalentreprisen for akuthusprojektet planlægges gennemført etapevis, således at den nordlige del af bygningskomplekset afleveres og ibrugtages før nedrivning af den eksisterende bygning 7. Jordentreprisen (byggegruben) for Nordblokken er afsluttet. Bygherrerådgiver er Drees & Sommer A/S, og totalrådgiver er et konsortium bestående af ARUP og EYP. Somatisk renovering og ombygning 100 % kvalitetsfondsfinansieret I ansøgning til ekspertpanelet omfattede renoveringsopgaven infrastrukturarbejder samt etablering af ambulatorier i de fredede pavillon bygninger samt øvrige mindre renoveringsarbejder. Projektet har afsluttet de planlagte mindre renoveringsarbejder. Projekt vedrørende udvidelse og ombygning af den fælles personalekantine i Lersø komplekset er afsluttet i efteråret Ved godkendelse af dispositionsforslaget for Akuthuset blev det besluttet, at ambulatoriearealer etableres i nybyggeriet i stedet for ved ombygning af de fredede pavilloner. Herved blev omfanget af renoveringsarbejder i de fredede pavillon bygninger stærkt reduceret og vil primært omfatte renovering, hvor der sker funktionsændringer. Budget til ombygning og renovering udgør herefter i alt ca. 32 mio. kr. (09) plus delprojektets andel af fællesomkostningerne. 11

251 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -12 af 37 De fredede bygninger tænkes fortsat primært anvendt til administration, forskning og for en mindre del ambulatorier. Endvidere bibeholdes de palliative funktioner i bygning 2. Hospitalsdirektionen har udarbejdet en rokadeplan for anvendelsen af den samlede bygningsmasse til somatisk drift, hvilket også omfatter de fredede bygninger. Rokadeplanen blev forelagt for regionsrådet i september I den forbindelse er renoveringsbudgettet blevet revurderet, og det er fortsat forventningen, at alle forventede renoveringsarbejder i de fredede bygninger kan udføres for det resterende budget til renovering. Laboratorie og logistikbygning 74 % kvalitetsfondsfinansiering, m2 (samlet bygning m2) Sammen med Ny Psykiatri Bispebjerg etableres en fælles Laboratorie -og logistikbygning. Bygningen rummer fælles hovedlager og logistik, samt laboratoriefunktioner til forskningsformål. Projektets projektering blev forlænget, idet genudbud efter første licitation blev nødvendig. Entreprisearbejderne blev igangsat i sensommeren 2016 efter gennemførelse af udbud. Entreprenør på projektet er Per Aarsleff A/S. Bygningsarbejder omfattende råhus-, facade- og apteringsarbejder er sket under et byggetelt, der har overdækket nybyggeriet, indtil bygningen var lukket og tæt. Som en del af projektet er der etableret en tunnel fra Laboratorie- og logistikbygningen til den eksisterende tunnel- og bygningsmasse mod syd samt etableret en sprinklertank. Laboratorie- og logistikbygningen er afleveret til bygherre 12. juli Der var indgået aftale om, at nogle enkelte udskudte arbejder, herunder færdiggørelse af varegård og andre udvendige arbejder, kunne færdiggøres efter aflevering. Disse arbejder er afleveret til bygherre ultimo september De første funktioner påbegyndte indflytning den 15. august Ibrugtagning foregår i henhold til planen og forventes tilendebragt ultimo 2019, når KBA s produktionsanlæg er godkendt og idriftsat. Driften af bygningen er overdraget til regionens Center for Ejendommes den 1. november Københavns Kommune fremsendte d. 2. oktober 2018 midlertidig ibrugtagningstilladelse for bygningen. Endelig ibrugtagningstilladelse forventes, når samlet landskabsplan for hele hospitalsmatriklen er godkendt af Københavns Kommune. Det har ikke konsekvens for brugen af bygningen, at der ikke foreligger en endelig ibrugtagningstilladelse. 12

252 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -13 af 37 P-hus 36 % kvalitetsfondsfinansieret (ibrugtaget) P-hus projektet omfatter et fælles P-hus på matriklens nordvestlige hjørne indeholdende 600 pladser, som blev udført af 5E Byg i totalentreprise med ibrugtagning i november 2015 samt en overfladeparkering med 100 pladser beliggende på matriklens sydvestlige hjørne, der blev ibrugtaget ultimo Regionen her efterfølgende, efter udbudsforretning, frasolgt en byggeret på et areal svarende til ca. 40 p-pladser i parkeringshusets nederste etage til Dansk Supermarked A/S. På arealet forventes en Nettobutik åbnet i 4. kvartal Det frasolgte parkeringsareal reetableres andetsteds på Bispebjergmatriklen. 13

253 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -14 af Rapportering I Region Hovedstadens Kvalitetsfondsprojekter arbejdes der med risikostyring i henhold til Region Hovedstadens styringsparadigme og tilhørende risikomanual. De projektspecifikke udmøntninger af de regionale retningslinjer er beskrevet i de projektspecifikke projekthåndbøger. Der arbejdes i Nyt Hospital Bispebjerg målrettet og fokuseret med risikostyring for kvalitetsfondsprojektet. Der er en god risikokultur, samt velfungerende processer for både risikoidentifikation, risikobearbejdelse og forebyggende handlinger. Samtlige kvalitetsfondsfinansierede projekter i Region Hovedstaden fører Risikolog i systemet Exonaut Risk. Det er Administrationens vurdering, at projektet arbejder systematisk med projektets risici i henhold til gældende risikostyringsmanual således, at projektet realiseres inden for den fastsatte økonomiske ramme, til den ønskede kvalitet samt uden væsentlige forsinkelser. Administrationen har tidligere vurderet, at kapitaliseringen i risikologgen var lav. Projektorganisationen har derfor i 4. kvartal 2018 arbejdet med kapitaliseringen af risici. Det er nu administrationens vurdering, at der er overenstemmelse mellem det oplevede risikobillede af projektet og kapitaliseringen af dets risici. Administrationen kan oplyse, at der løbende foretages vurderinger af kvaliteten af rapportering på kvalitetsfondsbyggerierne. Der er foretaget en af byggeorganisation ekstern vurdering af risikorapporteringen for projektet, se fortroligt bilag til mødesag. 5.1 Risikorapport kvartalsrapportering for 4. kvartal 2018 for Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstadens vurdering af projektets samlede risikoprofil Region Hovedstaden har foretaget en samlet vurdering af projektets risikoprofil. Vurderingen omfatter risici for, at projektet ikke realiseres inden for den fastlagte ramme, med den forventede kvalitet til den aftalte tid. Vurderingen skal ses i sammenhæng med det tredje øjes (DTØ) vurdering af projektets risikoprofil, der konkludere: 14

254 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -15 af 37 DTØ har modtaget og gennemlæst det åbne samt det fortrolige bilag vedr. 4.kvartalsrapportering 2018 for Nyt Hospital Bispebjerg. Baseret på vore arbejder, er det vores vurdering at rapporteringen afspejler pro-jektets status samt forhold vedrørende projektets risiko- og reservebillede korrekt. Det vurderes samlet set, at der med de samlede likvide reserver er sikret en tilstrækkelig robusthed ift., at håndtere de aktuelle økonomiske risici for kvalitetsfondsprojektet ved udgangen af 4. kvartal 2018 i hen-hold til projektets risikovurdering og risikolog. Siden sidste DTØ kvartalsrapportering er projektets samlede og kapitaliserede risikobillede blevet øget med et væsentligt millionbeløb, hvor den største andel er afsat til Iboende (uidentificerede) risici, mens det resterende beløb er afsat til risici vedrørende Manglende overholdelse af milestones i tidsplanen. Trods den øgede risikosum vurderes projektets samlede reserveniveau fortsat at være på et fornuftigt niveau i forhold til risikobilledet. DTØ bemærker dog, at Akuthusbyggeriet fortsat er i de indledende faser, hvorfor man endnu afventer de erfaringsmæssigt mere risikofyldte faser i et byggeri (eks. kontrahering, udførelse og aflevering). Lab/Log bygningen er overtaget fra leverandøren og ibrugtagningen har fundet sted. Der pågår fortsat en-kelte mangeludbedringer, som ikke helt har fulgt de aftalte terminer. Projektet vurderer dog, at manglerne har en begrænset økonomisk værdi og anfører samtidig, at der er foretaget tilbagehold i kontraktsummen med hovedentreprenøren svarende hertil. Det bemærkes at Lab/Log projektet fortsat afventer permanent byggetilladelse og As built dokumentation. I vores granskning af delprojekterne ud fra de materialer og oplysninger, vi har haft til rådighed, anbefaler vi følgende: ØKONOMI AKUTHUSET Manglende myndighedsbehandling Jf. bygherre er udbudsmaterialet udsendt 26. februar 2019 uden der er er modtaget byggetilladelse til Akut-huset fra Københavns Kommune. Udbudsmaterialet udsendes således uden et godkendt myndighedsprojekt. Forholdet er ikke særskilt kapitaliseret i bygherres risikobillede jf. 4. kvartalsrapport 2018 (fortroligt bilag). Totalrådgiver vurderer, jf. projektleder - månedsrapport fra december 18 (afsnit 5.1), dog at en manglende kommunal tilladelse inden udsendelse af udbuddet er kritisk med en økonomisk konsekvens på op til 50 mio. kr. og sandsynligheden vurderes til over 60%. Projektet meddeler DTØ, at de ikke er enige i totalrådgivers vurderinger og at totaløkonomien ikke vurderes at blive udfordret. 15

255 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -16 af 37 Anbefaling: DTØ anbefaler at der foretages en nærmere afklaring af det væsentlige spænd der eksisterer mellem totalrådgiver og projektet i forhold til risikovurderingen af forholdet vedr. udsendelse af udbuds-materiale uden kommunal byggetilladelse - samt hvorvidt afklaringen giver anledning til at projektet skal revurdere deres kapitaliserede risikobillede. Herunder hvorvidt evt. øgede risici alene relateret til total-rådgiver alligevel kan risikere at få en negativ afsmittende effekt på projektet som helhed. Desuden bør det vurderes hvorledes forholdet kan risikere at påvirke de bydende totalentreprenørers prissætning, så-fremt myndighedsgodkendelsen ikke er på plads inden opstart af selve forhandlingsfasen. MARS (Midlertidig Akut- og Røntgen Satellit) Jf. 4. kvartalsrapport 2018 etableres MARS til sikring af at matriklen kan fungere i hele byggeperioden. Denne medvirker til at sikre billeddiagnostik i tilknytning til akutmodtagelsen samt bedre adgangsforhold til akutmodtagelsen for brugerne i byggeperioden for Akuthuset. Jf. månedsrapport for december 2018 pågår myndighedsbehandlingen fortsat og byggetilladelse er endnu ikke modtaget. Således forventes der en forsinkelse på mindst 4 måneder på projektet - og der kan forven-tes ekstra omkostninger som følge af projektændringer og forsinkelse. Anbefaling: DTØ anbefaler at projektet afklarer omfanget af forventede ekstra-omkostninger på MARS, herunder hvor stor en del der skal afholdes af kvalitetsfondsmidler inklusiv den konkrete finansiering heraf. RISIKOSTYRING Forøget risikobillede Jf. 4. kvartalsrapport (fortroligt bilag) er det samlede risikobillede for projektet forøget med et væsentligt millionbeløb i forhold til 3. kvartalsrapporten (fortroligt bilag). Størstedelen af dette beløb er afsat til risiko id. 38: Iboende risici (uidentificerede risici)), der ikke er yderligere specificeret ud. Projektet meddeler DTØ, at risikoen er medtaget, da der ved store og komplekse byggerier erfaringsmæssigt vil være forhold, der ikke er nærmere specificeret i udbudsmaterialet og/eller forhold der ændrer sig undervejs. Projektet meddeler DTØ at risiko id. 38 primært skal dække entrepriserelaterede risici og den forventes ikke at komme i anvendelse før udførelsesfasen. Således bemærker DTØ at id. 38 ikke er tiltænkt at skulle dække uidentificerede risici i udbudsfasen. Anbefaling: DTØ anbefaler at projektet på overordnet niveau skitserer hvilke typer af risici som forventes dækket af risiko id. 38. Evt. suppleret med en fordeling på faserne i udførelsesfasen. Derudover anbefales, at projektet 16

256 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -17 af 37 overvejer, hvorvidt der er behov for en kapitaliseret risiko vedrørende Iboende risici (uiden-tificerede risici) dækkende selve udbudsfasen. Administrationen har påset, at projektet afholder risikoworkshops i henhold til projektets styringsmanual. Ved deltagelse i workshops er det konstateret, at der arbejdes systematisk med vurdering af identificerede risici samt identificering af nye risici, der kan påvirke projektet fremadrettet under hensyntagen til projektets stade samt udefrakommende faktorer, der kan påvirke projektets økonomi, kvalitet og fremdrift. Projektet har i sit risikoarbejde fokus på de identificerede risicis påvirkning på projektets fremdrift, således at der iagttages nødvendige tiltag, der begrænser risiko for fordyrende stilstand i projektering og senere udførsel. Det er Administrationens vurdering, at projektet arbejder systematisk med projektets specifikke risici i henhold til gældende risikostyringsmanual. Risikorapportering Projektet afholder kvartalsvise risikoworkshops på de store delprojekter. Der er truffet beslutning om at ophøre med risikoworkshops på tværgående niveau med Ny Psykiatri Bispebjerg, idet der efter afleveringen af Laboratorie- og logistikbygningen alene er Akuthusbyggeriet og Fælles Byggeplads tilbage som større aktive delprojekter heraf vedrører alene Akuthuset byggeaktivitet. Relevante risici fra det tværgående niveau er pr. 30. juni 2018 indarbejdet i risikologgen for Akuthuset. Der afholdes ikke risikoworkshops for Laboratorie- og logistikbygningen efter 3. kvartal 2018, da der efter afleveringsforretning primært udestår afhjælpning af de sidste fejl og mangler samt installering af medicoudstyr. Risikostyringen er derfor varetaget administrativt i 4. kvartal Risikoworkshops for Akuthuset er kalendersat for Nedenfor er risikorapporteringen for 4. kvartal Rapporteringen er udarbejdet af projektorganisationen på baggrund af dialog med bygherrerådgivere. Risikostyringen for Nyt Hospital Bispebjergs og Ny Psykiatri Bispebjergs fællesprojekter, Laboratorie-og logistikbygningen og Fælles Byggeplads, varetages uden hensyn til finansieringen af de enkelte delprojekter. I nedenforstående tabel er der for disse fælles delprojekter foretaget en forholdmæssig fordeling af delprojekternes kvantificerede risici med udgangspunkt i de beskrevne fordelingsnøgler mellem Nyt Hospital 17

257 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -18 af 37 Bispebjerg og Ny Psykiatri Bispebjerg. Nedenstående risikorapportering for Nyt Hospital Bispebjerg for 4. kvartal 2018 omfatter på baggrund af ovenstående kriterier således alene risici på de enkelte delprojekter, hvor der er hel eller delvis finansiering fra kvalitetsfondsprojektet. Risici relateret til hospitalsdriften samt effektiviseringskrav, og risici der er overdraget til en kommende totalentreprenør, indgår ikke i risikorapporteringen. Projektets væsentligste (røde og gule) risici fremgår af nedenstående oversigt. Tallene under omkostning, kvalitet og tid er såkaldte risikopoint (RP), der er genereret af risikostyringsværktøjet Exonaut: Projekt Id Hændelse Dato Omkostning Kvalitet Tid Akuthus 38 Iboende risici (uidentificerede risici) Akuthus P&L Regulerings satsen udvikler sig markant anderledes end Byggeomkostningsindeks Risken vedrører fremtidig forskel i indeks Oprindelig fælles risk nr. 9 Akuthus 22 Sene beslutninger om bygherreydelser på fx it, medico kan medføre øget risiko for ekstraarbejder fra entreprenøren Akuthus 25 Manglende overholdelse af milestones i tidsplanen (tidsrisiko) Akuthus Markedsrisiko Akuthus 26 Dele af projektet fordyres fordi nyeste viden omkring standarder ændres eller ikke forefindes Akuthus Funktioner i det færdige byggeri passer ikke til det endelige 30 optageområde Oprindelig fælles risk nr. 1 18

258 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -19 af 37 Projekt Id Hændelse Dato Akuthus 16 Projektet forsinkes, såfremt bygning 7 ikke kan holdes i fuld drift, mens byggearbejder foregår på det nye akuthus Omkostning Kvalitet Tid Akuthus 8 Klinikkens forventninger/krav til funktionalitet kan ikke efterkommes inden for budgettet Akuthus 29 At Københavns Kommune ikke godkender dispensationer i byggeandragendet Akuthus Akuthus Rådgiver konkurs (under kontrakt) Oprindelig fælles risk nr. 23 Ibrugtagningsfasen forlænges på grund af manglende indkøringer af 33 nye arbejdsgange Akuthus 31 Oprindelig fælles risk nr. 10 Tab af nøglepersoner forsinker projektet Oprindelig fælles risk nr Akuthus risiko 38 Iboende risici (uidentificerede risici) Ny risiko der vedrører uidentificerede risici i projektets forløb, primært entrepriserelaterede risici. Ved store og komplekse projekter med længere tidshorisont vil der erfaringsmæssigt være forhold, der ikke er nærmere specificeret, herunder forhold der kræver ændringer ift. indgået entrepriseaftale. Udgifter relateret hertil skal kunne dækkes inden for de afsatte reserver under Nyt Hospital Bispebjerg. Risikoen vil alt andet lige mindskes, des tættere projektet kommer på afleveringen. Ved kvartalsrapporteringen for 1. kvartal 2019 findes et mere beskrivende navn for denne risiko. I løbet af forhandlingsfasen og inden kontraktindgåelsen vil risikoen blive grupperet og specificeret yderligere. Akuthus - risiko 32 - PL satsen udvikler sig anderledes end BOI satsen (tidligere fælles risiko 9) Der er inden for den regionale reserve disponeret midler til imødegåelse af risikoen for, at udviklingen i det regionale anlægs P/L (pris og lønindeks) og BOI (Byggeomkostningsindekset) er forskellig. Der er afsat særskilt reserve til imødegåelse af denne forskel. 19

259 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -20 af 37 Projektet er opmærksom på, at udbud i totalentreprise medfører, at der sker kontrahering for hele delprojektet på en gang, således at forskel imellem reguleringsindeks får effekt på økonomien fra det tidspunkt, hvor totalentreprenøren har ret til at prisregulere kontrakten. Akuthus - risiko 22 Bygherreydelser for ex. IMT medfører ekstraarbejder fra entreprenørerne Projektet sikrer, at der indsamles information om behov for IT og medico i de enkelte rum. Det aftales med CIMT, hvilke ydelser der skal indgå som bygherreydelser og hvilke, der kan indgå som entrepriseydelser (dog med kravspecifikation fra CIMT). Der er fokus på at sikre klar ansvarsfordeling mellem projektet, CIMT og entreprenørerne. Der er fokus på identificering og rettidig koordinering af øvrige bygherreydelser i projekterne såsom eksempelvis CTS mv. Læring fra tilsvarende processer på Laboratorie- og logistikbyggeriet, anvendes ved tilrettelæggelse af Akuthusprocessen, og der afsættes et vist budget til forventede tillægsarbejder. Akuthus risiko 25 Manglende overholdelse af milestones i tidsplanen Milestones i tidsplanen kan blive udfordret af sene bygherrebeslutninger, træg myndighedsbehandling, rådgiverforhold etc., hvilket kan resultere i forsinket udbud, forsinket udførsel og forsinket ibrugtagning. For at imødegå denne risiko fokuseres der på byggetakten, hvilket bl.a.giver fleksibilitet i tidsplanen i forhold til myndighedsbehandling etc. Med udgangspunkt i den igangværende dialog med Københavns Kommune om byggeandragendet, herunder dispensationerne, er det projektets vurdering, at myndighedsgodkendelse vil foreligge inden kontraktindgåelse. Såfremt dette mod forventning ikke er tilfældet, vil projektet i forbindelse med kontraktindgåelsen evaluere risikobilledet. Evalueringen vil tage udgangspunkt i de elementer, der måtte være udestående ift. endelig godkendelse af byggeandragendet. Som følge af den ændrede udbudsstrategi, hvor der udbydes i totalentreprise, er aftaleforholdet med totalrådgiverkonsortiet (TR) blevet ændret, således at TR alene skal forestå udarbejdelse af projektmateriale til udbud samt bistår under udbudsforløbet. Projektmaterialet blev afleveret til bygherre i november

260 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -21 af 37 Bygherre accepterede i oktober 2018, at KHR kunne udtrædet af konsortiet, men grundet udbudsmaterialets faktiske stade, aftaler om fortsat tilknytning af nøglemedarbejdere etc, samt konsortiets forpligtelse til at levere den aftalte ydelse til aftalt tid, blev det ikke vurderet, at dette forhold ville påvirke projektets risikobillede. Dette er fortsat projektets opfattelse. Akuthus risiko 4 Markedsrisiko (omdøbt fra Der er ikke tilstrækkeligt kvalificerede entreprenører) Risikoen for overskridelse ved licitation er søgt begrænset ved kontinuerlig fokus på udbudsformen, således at den så vidt muligt tilpasses det givne entreprisemarked på udbudstidspunktet. Der er de seneste år arbejdet med udbudsstrategien, og en række eksterne rådgivere, herunder Kammeradvokaten, har været inddraget i processen. Dette med det formål, at der opnås konkurrence om opgaverne. Projektet har stor fokus på at følge markedet, og der arbejdes proaktivt på at sikre viden om projektet hos både danske og udenlandske entreprenører for at skabe interesse for projektet, ligesom udbudsmaterialet har et internationalt fokus. I september 2017 afholdt projektet inspirationsmøde for interesserede rådgivere og entreprenører. Der deltog firmaer fra både ind- og udland, og der er også efterfølgende modtaget henvendelser fra interesserede firmaer. I 4. kvartal 2018 har der været afholdt inspirationsmøder med en række nationale og internationale entreprenører for derved at øge markedets kendskab til projektet umiddelbart inden udsendelse af udbudsmaterialet. Med baggrund i den seneste branchedialog er det vurderingen, at der bør være et tilstrækkeligt antal mulige bydende. Akuthus - risiko 26 - Dele af projektet fordyres fordi nyeste viden omkring standarder ændres eller ikke forefindes Projektet har fokus på fortsat dialog med Center for Ejendomme og CIMT i forhold til bygningsrelaterede standarder. Der arbejdes med en styret dialogproces med interne interessenter, således at ændringer/ønsker registreres så tidligt som muligt. Dette sker bl.a. med anvendelse af Change Management system. Der er i den fælles projektorganisation i efteråret 2016 opnormeret med tre ressourcer, der har særligt kendskab til tekniske installationer, således at der til stadighed er fokus på nyeste viden på området, og dermed er mulighed for at præge regionens valg af nye standarder samt sikre rettidig beslutning herom. 21

261 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -22 af 37 I forhold til ændrede kliniske standarder, arbejdes der på at sikre høj grad af fleksibilitet og robusthed således, at der lettest muligt kan ske justering af bygningsfysikken efter ibrugtagning. Akuthus risiko 30 Funktioner i det endelige byggeri passer ikke til det endelige optageområde (tidligere fælles risiko 1) Der fokuseres på kontinuerlig opfølgning på de gældende Hospitalsplaner (HOPP) og løbende genberegninger af de forventede behov for senge, ambulatoriepladser etc. Der fokuseres på fleksibilitet og standardisering i nybyggeriet. Der fokuseres på løbende orientering til koncernen om projektets kapacitet og muligheder. HOPP 2025 er i høring i foråret 2019, men beslutning om etablering af Kvinde-barn funktioner i Nyt Hospital Bispebjerg er taget, og funktionskrav mv. hertil vil indgå i totalentrepriseudbuddet. Netop fleksibiliteten i nybyggeriet gør det muligt at indarbejde de nye Kvinde-barn funktioner uden betragtelige meromkostninger. Akuthus risiko 16 Bygning 7 kan ikke holdes i fuld drift Funktioner i bygning 7, der ligger midt i Akuthusets byggefelt, skal under hele udførslen være i fuld drift. Som en del af arbejdet med projektforslaget er der arbejdet med at sikre den bedst mulige byggetakt med mindst mulig indvirkning i den kliniske drift i bygning 7, således, at der kan sikres optimal klinisk drift og begrænset risiko for stilstand/forsinkelse i udførslen. I projektforslaget blev Akuthusbyggeriet således opdelt i en Nordblok og en Sydblok. Nordblokken, omfattende operationsstuer og Billeddiagnostik samt midlertidige personale- og patientfunktioner mv., skal gennemføres først. Selvom hele projektet nu udbydes samlet, fastholdes krav til byggetakt. Forhold vedr. bygning 7 er indarbejdet i udbudsmaterialet for Akuthuset som forudsætning. Der er endvidere stor fokus på at forberede den mest hensigtsmæssige afrigning og nedtagning af bygning 7 (decommissioning) dette både af hensyn til de kliniske funktioner men også i høj grad for at minimere såvel bygherres som totalentreprenørs risci, inden der kontraheres med totalentreprenør. 22

262 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -23 af 37 Akuthus risiko 8 Klinikkens forventninger til funktionalitet kan ikke indfries inden for budget I brugerprocesserne involveres hospitalets organisationsudviklingskonsulenter, således at nytænkning af arbejdsprocesser, implementering af nye arbejdsgange og samarbejdsformer, ny IT og medico indgår som en interegret del af brugerprocesserne. Brugerprocesser med de kliniske brugere er tilrettelagt med udgangspunkt i erfaringer fra bl.a. OUH og Rigshospitalet. Der afholdes mange brugerworkshops og møder, og der indgås aftaler med brugerne, hvor rammerne for funktionalitet præsenteres. De overordnede funktionalitetsrammer blev fastlagt med klinikken i august Der foregår løbende forventningsafstemning med direktionen og klinikken, således at projektet løbende kan forholde sig til, om nye krav/forventninger/ønsker skal indarbejdes eller afvises. Projektet har fokuseret på høj grad af standardisering af rum samt løbende forventningsafstemning med klinikken for at minimere risikoen for uafdækkede forventninger. Akuthus risiko 29 At Københavns Kommune ikke godkender dispensationer i byggeandragende I byggeandragendet indgik 8 dispensationsansøgninger, og det var administrationens vurdering, at såfremt kommunen skulle afvise nogle eller alle punkter, da ville projektet fortsat kunne gennemføres efter en tilpasning. Risikoen var, at der kunne komme lidt færre sengepladser, og/eller at ønsker ift. nemme adgangsveje kunne blive udfordret. Projektet er nu blevet bearbejdet med henblik på at reducere antallet af dispensationer uden at gå på kompromis med hospitalets funktionskrav. Der afholdes faste månedlige statusmøder med Københavns Kommune for at sikre en smidigere myndighedsbehandling. Det forventes, at godkendt byggeandragende foreligger inden forhandlingsfasen med den kommende totalentreprenør. Projektets totaløkonomi vurderes fortsat ikke at blive udfordret ved delvis eller hel afvisning af dispensationerne. 23

263 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -24 af 37 Akuthus risiko 36 Rådgiver konkurs (under kontrakt) (tidligere fælles risiko 23) For at minimere følgeomkostninger ved rådgiverkonkurser, er der sikret ejerskab af datamateriale i Byggeweb, og der prioriteres løbende kontrol af, at materiale, herunder tegningsmateriale, løbende er opdateret. Materialeopdatering er fast punkt på byggemøder og/eller IKT-møder. Afhængigheden af rådgivere er blevet mindre som følge af ændret udbudsstrategi og udbud i totalentreprise. Akuthus risiko 33 Ibrugtagningsfasen forlænges på grund af manglende indkøring af nye arbejdsgange (tidligere fælles risiko 10) I enheden Klar til Nyt Bispebjerg med reference til direktionen, arbejdes der med processer, der forbereder hospitalsorganisationen til modtagelse af de kommende byggerier, herunder ansvar for at igangsætte etablering og indøvning af nye arbejdsgange som følge af de nye byggerier, organisering af flytteprocesser etc. Enheden vil i arbejdet prioritere indhentning af erfaringer fra andre færdiggjorte projekter, herunder Lab og Log, ligesom der netværkes med andre kvalitetsfondsprojekter. Byggeprojektet deltager også i disse netværksgrupper. Der udarbejdes overdragelsesplaner samt budget for drift og vedligehold af bygninger. Der planlægges løbende justering af overdragelsesplaner mm. i god tid før aflevering af delprojekter. Center for Ejendomme, der skal drifte nybyggeriet, har opkvalificeret på commissioningområdet. Akuthus risiko 31 Tab af nøglepersoner forsinker projektet (tidligere fælles risiko 5) Organisationen sørger til stadighed for at prioritere, at der ikke er afhængighed af meget få personer. Organisationen skal til stadighed have en tilstrækkelig størrelse og have et bredt kompetencefelt, så der kan tages over, hvor personer stopper. Med udgangspunkt i erfaringer med afgang af nøglemedarbejdere de senere år, er den økonomiske risiko lavere i forhold til tidligere. Forud for entrering med totalentreprenør vil projektorganisationen vurdere, hvilke kompetencer projektorganisationen skal råde over i udførelsesfasen. 24

264 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -25 af 37 Væsentlige risici udgået siden sidste rapportering Akuthus risiko 34 Følgeeffekter af store entreprenørers konkurs (før kontraktindgåelse) (Under kontrakt - AB 92) (tidligere fælles risiko 18) Lukket, da risikoen vurderes at være omfattet af Akuthus risiko 4, der vedrører markedsrisiko. 5.2 Overordnet ramme for økonomistyring Projekternes økonomi styres efter Region Hovedstaden Kasse- og Regnskabsregulativ (gældende version blev godkendt af regionsrådet på mødet 18. juni 2013). De udarbejdede samlede budgetter er baseret på de godkendte satser for prisog lønfremskrivning, der forelå på rapporteringstidspunktet Nyt Hospital Bispebjerg Projektøkonomien er opdelt i flere mindre projekter, heraf er projekt vedr. helhedsplan og en række indledende analyser samt etableringen af P-huset afsluttet. Akuthuset omfatter etablering af en fælles akutmodtagelse, operationsfaciliteter, røntgen afdeling, sengestuer samt ambulatorie funktioner. Akuthusprojektet er i udbudsfasen. Den samlede projektsum direkte allokeret til Akuthuset udgør incl. reservebudget pr. 31. december 2018 ca. 1,79 mia.kr (09PL). Projektsummen afspejler den i projektforslaget præsenterede entrepriseøkonomi, politisk godkendt den 24. oktober 2017, samt alle øvrige direkte omkostninger relateret til projektet. Med udgangspunkt i forventet byggetakt og udbudsstrategi blev der i 2017 foretaget en opdeling af projektbudgettet for Akuthuset i mindre delbudgetter på op til 400 mio.kr. jf. regnskabsinstruksens anvisninger. Som en del af det videre arbejde frem mod kontrahering med totalentreprenør, vil der ske en yderligere kvalificering af de angivne delbudgetter i henhold til den forventede faseopdeling/byggetakt. Projektets forventede renovering blev ved dispositionsforslagets godkendelse reduceret, idet ambulatoriefunktioner blev flyttet fra renoverede fredede bygninger til at blive indeholdt i nybyggeriet. Renoveringsarbejderne omfatter således primært udvidelse og ombygning af personalekantinen i Lersø komplekset samt mindre renoveringer i den eksisterende bygningsmasse, primært renovering i de fredede bygninger, hvor der sker 25

265 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -26 af 37 funktionsændringer. Renoveringsbudgettet incl. reserver udgør ca. 32 mio. kr. (09PL) excl. delprojektets andel af fællesomkostninger. Kunst varetages i særskilt budget. Budgettet udgør 28,5 mio. kr. (09PL) excl. projektets andel af fællesomkostninger og ca. 29,5 mio. kr. (09 PL) incl. projektets andel af fællesomkostninger. Heraf er allerede anvendt midler til blandt andet etablering af kunst i P-hus og en række mindre kunstprojekter på udearealerne. Ekspertpanelets krav til budget til IT og medicoanskaffelser udgør 509 mio. kr. (09PL) incl. reserver, men excl. delprojektets andel af fællesomkostninger. Der er i forbindelse med godkendelse af projektforslaget for Akuthuset truffet beslutning om at anvende muligheden for at bygge for værdien af indekseringen fra af IMT puljen, svarende til 38,4 mio. kr. (09 PL), hvorefter det samlede IMT budget herefter udgør ca. 470,6 mio.kr. (09 PL). Projektets andel af den fælles laboratorie- og logistikbygning udgør 74 %, svarende til at budget incl. reserver på ca. 185 mio.kr. (09PL) excl. delprojektets andel af fællesomkostninger. Projektets andel af det afsluttede projekt med etablering af fælles P-hus udgør 36 % svarende til 31,6 mio.kr. (09 PL) Budget til fællesomkostninger incl. bygherreorganisationens lønninger, fælles byggeplads, forsikring, forsyningsinfrastuktur mv. samt reserver hertil udgør ca. 359 mio.kr. (09 PL). Samlet budget og akkumuleret forbrug Den samlede ramme på mio.kr. (09PL) er udvidet med energilånemidler svarende til 54,4 mio.kr. (09PL) og udgør således i 3.004,4 mio.kr. (09PL) svarende til mio.kr. (18PL). Projektets samlede forbrug udgør ca. 708,0 mio.kr. (18PL) i perioden 2010 til og med december 2018, hvorefter det samlede restbudget udgør mio.kr. (18PL). Det er projektets og administrationens vurdering, at restbudgettet er tilstrækkeligt til at realisere projektet i den kvalitet og til den tid, der er godkendt i projektforslaget. 5.3 Byggeriernes økonomiske fremdrift Fremdriften i projektet forløber generelt planmæssigt, hvilket også er illustreret i nedenstående figur. Der forekommer mindre afvigelser. Den oprindelige investeringsprofil svarer til tidspunktet for udbetalingsanmodning. 26

266 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -27 af 37 Nyt Hospital Bispebjerg Økonomisk fremdrift 5.4 Kvalitet og indhold Kvaliteten i byggerierne forstås som antal af byggede kvadratmeter, pris pr. kvadratmeter, antal senge til patienter i de nye bygninger samt de samlede hospitaler, den forventede behandlingskapacitet samt udnyttelsesgrader, med andre ord indholdet i faseskifteskemaerne. Nyt Hospital Bispebjerg Der blev på regionsrådsmøde den 28. september 2018 besluttet at etablere kvinde/barn funktioner på Bispebjerg Hospital. Konsenvensen af beslutningen er, at et senge afsnit vil blive disponeret til fødeafsnit, indeholdende fødestuer samt operationsstue til akutte kejsersnit. Der er således truffet beslutning om en reduktion af senge kapaciteten på 29 senge, det vil sige en reduktion fra de planlagte 593 nye en-sengsstuer til 564 en-sengsstuer i nybyggeriet. Hertil er fortsat 42 eksisterende senge til dermatologi og palliation. Hospitalets samlede sengekapacitet udgør således efter beslutningen 606 senge. Dertil forventes 2,5 sengeafsnit, svarende til 73 senge, disponeret til kvinde/barn funktioner. I denne sammenhæng bemærkes, at den samlede kapacitet på Frederiksberg og Bispebjerg Hospital i dag udgør 543 senge. Der er dog i forbindelse med budget 2019 truffet beslutning om lukning af 15 senge i forbindelse med flytning af senge fra Frederiksberg til Bispebjerg. Den samlede sengekapacitet udgør således efter effektueringen af beslutningen forventeligt ultimo 528 senge. 27

267 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -28 af 37 Efter disponering af senge til kvinde/barn funktioner udgør Bispebjerg Hospital, når nybyggeriet er færdigt, således 5 senge mere end den planlagte sengekapacitet ultimo BFH i dag Nyt BBH uden Kvinde-barn Nyt BBH med Kvinde-barn FRH, Bygning 7 og Lersø Pavilloner (D/S og P) Senge i Akuthuset * Samlet sengekapacitet Planlagt reduktion af senge Samlet planlagt sengekapacitet oktober Senge til kvinde-barn (2,5x 29) 0 73 Ledig sengekapacitet (ift. de 543 senge på BFH i dag) Ledig sengekapacitet efter rokader (ift. de 528 senge på BFH fra oktober 2019)

268 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -29 af Generelle principper I dette afsnit redegøres der alene for de tekniske forudsætninger og principper. 6.1 Risikomanual Gældende risikostyringsmanual for Regions Hovedstadens kvalitetsfondsbyggerier er blevet opdateret i februar 2019 og indgår som bilag i nærværende kvartalsrapportering Regnskabs- og byggestyringsmæssige principper De regionale byggestyringsregler blev godkendt af regionsrådet i 2. kvartal Styringsparadigmet for de store byggerier i Region Hovedstaden blev opdateret i juni 2018, og annonceret ved en formandsmeddelse på forretningsudvalgsmødet den 12. juni Nyt Hospital Bispebjergs styringsmanual er opdateret ift. byggeriets aktuelle fase og eksisterende praksis. 6.2 Fordelingsprincipper økonomiske grænseflader Nyt Hospital Bispebjerg Der er aftalt fordelingsprincipper for udgifter mellem det kvalitetsfondsfinansierede projekt Nyt Hospital Bispebjerg og det regionalt finansierede psykiatri projekt Ny Psykiatri Bispebjerg. Det samlede projekt på matriklen benævnes Nyt Hospital Bispebjerg og Ny Psykiatri Bispebjerg. Byggeprojekterne fordeler sig over 4 forskellige byggefelter på Bispebjerg matriklen samt renovering i eksisterende bygninger. Placeringen af bygningerne samt fordeling af arealer i eksisterende bygninger til hhv. somatiske og psykiatri er fastlagt ved en særskilt helhedsplanskonkurrence, der blev afsluttet i maj Resultatet blev en opdeling af Bispebjerg matriklen i 4 kvarterer, hvor Lersø komplekset, der i dag bl.a. indeholder somatiske senge, fremadrettet primært er planlagt anvendt til psykiatriske ambulatorier. Ligeledes forventes bygning 20, der i dag indeholder primært somatisk administration samt byggeprojektorganisationen, fremadrettet at skulle anvendes til Region Hovedstadens Psykiatris samlede administration. De fredede pavillon bygninger i det historiske kvarter planlægges i fremtiden primært anvendt til somatisk administration og forskning. 29

269 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -30 af 37 Ved hvert byggefelt er der aktiviteter med udførselsmæssige og finansieringsmæssige grænseflader. Grænsefladerne er beskrevet i materialet om udbetalingsanmodningen, der blev forelagt og godkendt af Regionsrådet i januar I nærværende afsnit beskrives de enkelte byggeaktiviteter og principperne for de økonomiske grænseflader. Byggefelterne for nybyg fordeler sig som nedenstående: Laboratorie- og logistikbygning: 26 % psykiatri / 74 % somatik P-hus: 64 % psykiatri /36 % somatik Akuthus: 100 % somatik Ny Psykiatri: 100 % psykiatri 30

270 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -31 af 37 P-huset P-huset finansieres med 64 % fra det regionalt finansierede Ny Psykiatri Bispebjerg og 36 % fra kvalitetsfondsprojektet Nyt Hospital Bispebjerg. Nøglen er fastsat på baggrund af de to projekters afsatte budgetter til etablering af p-arealer på den samlede matrikel. Laboratorie- og logistikbygningen Laboratorie- og logistikbygningen finansieres med 26 % fra det regionalt finansierede Ny Psykiatri Bispebjerg og 74 % fra kvalitetsfondsprojektet Nyt Hospital Bispebjerg. I forbindelse med byggeriet etableres to tunneller, der forbinder bygningen med det eksisterende tunnel system og Akuthuset, således at vareforsyninger mv. kan fragtes underjordisk til og fra bygningen. Det er alene tunnellen mod syd, der finansieres af budgettet til laboratorie- og logistikbygningen. Akuthuset Akuthuset er 100 % finansieret af kvalitetsfondsprojektet. I forbindelse med byggeriet er bygning 13 nedrevet i 2015/2016, mens bygning 7 vil blive nedrevet senere i projektforløbet. Alle nedrivninger finansieres inden for kvalitetsfondsprojektets samlede afsatte ramme. Ny Psykiatri Bispebjerg Ny Psykiatri Bispebjerg samler Psykiatrisk Center København på Bispebjerg matriklen. Projektet er 100 % regionalt finansieret. Alle udgifter relaterende til realiseringen af dette projekt afholdes af projektet Ny Psykiatri Bispebjerg. Fælles Byggeplads Budgettet for Fælles Byggeplads, der er opdelt i to faser, er som udgangspunkt fordelt efter hovednøglen 74 % somatik og 26 % psykiatri. Det faktiske forbrug fordeles løbende til de to projekter. Med udgangspunkt i forbrugserfaringerne til dato, er budgettet for fase 2 revideret og det samlede budget til Fælles Byggeplads er nedjusteret. Det er nyt Hospital Bispebjerg, der varetager projektledelsen af Fælles Byggeplads. Tværgående projekter og funktioner En række medarbejdere i projektorganisationen, gennemgående bygherrerådgivning samt omkostninger forbundet med helhedsplan, lokalplan mv. fordeles efter nøglen 26 % psykiatri og 74 % somatik. 31

271 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -32 af Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad Nyt Hospital Bispebjerg De i skema 1 planlagte færdiggørelsesgrader opgøres med udgangspunkt i akkumulerede forbrug primo kvartalet tillagt forrige kvartalsrapports bilag B s forventede forbrug for indeværende kvartal, set i forhold til det korrigerede budget i årets priser. Den realiserede færdiggørelsesgrad i samme skema opgøres som afholdt forbrug i forhold til total budgetsum. Den oprindelige færdiggørelsesgrad i bilag D er opgjort på baggrund af den forventede finansieringsprofil fremsendt til SUM i forbindelse med udbetalingsanmodningen. Den reviderede færdiggørelsesgrad er baseret på den finansieringsprofil, der ligger til grund for finansieringsprofilen på dato for kvartalsrapporten opgjort i løbende priser, under hensyntagen til evt. ændringer i tidsplaner. Den realiserede færdiggørelsesgrad forbrug i bilag D er opgjort som de akkumulerede afholdte udgifter for alle delprojekter til og med 4. kvartal 2018 set i forhold til projektets samlede ramme opgjort i løbende priser. Der sker løbende justering af finansieringsprofilen i forhold til forventningen af arbejdernes fremdrift. Projektet påser, at der alene betales for arbejder, der er udført, således, at den økonomiske færdiggørelsesgrad er et udtryk for projektets fremdrift. Da der således betales efter faktisk fremdrift, udgør de realiserede udgifter således den realiserede færdiggørelsesgrad. Den realiserede færdiggørelsesgrad for 4. kvartal 2018 er således beregnet som de realiserede udgifter pr. 31. december 2018 i forhold til det samlede gældende budget pr. 31. december Forskellen i færdiggørelsesgraderne imellem de to skemaer skyldes, at bilag D er færdiggørelsesgraden at det samlede projekt, mens færdiggørelsesgraderne i skema 1 er angivet på delprojektniveau/underentrepriseniveau. 6.6 Principper for dispositionsregnskab Nyt Hospital Bispebjerg anvender regionens økonomisystem (SAP) til bilagshåndtering. Projektet har derudover et decentralt projektstyringsværktøj (PMI), hvori den mere detaljerede budget- og kontraktstyring foregår. Værktøjet indeholder bl.a. disponeringsregnskab, og det er muligt at 32

272 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -33 af 37 registrere aftaleforhold og arkivere de faktiske aftaler i systemet, således at såvel projektledere som ledelse til stadighed har overblik over projektets økonomi, herunder budget, forbrug og disponeringer på såvel kort som lang sigt. Disponeringer defineres som udgangspunkt som aftaler, der er indgået med 3. mand, hvortil projektet er forpligtet til at yde betaling. Aftaleforholdene omfatter bl.a. rådgivning, entrepriser mv., såvel hovedkontrakter som aftaler om tillægsarbejder (ATR og aftalesedler) m.v. For udgiftstyper, hvor der ikke indgås egentlige kontrakter, f.eks. løn, kontorhold, mindre udgiftsposter etc., vurderer administrationen de forventede disponeringer. Aftaleforhold afregnes som udgangspunkt ved aconto faktura i henhold til dokumenteret fremdrift for den leverede ydelse eller efter aftalt betalingsplan. For så vidt angår tillægsarbejder, skal entreprenører og rådgivere sikre, at der foreligger en skriftlig aftale med bygherre om ekstraarbejder forud for opstart af en given opgave/ydelse. Disponeringsregnskabet opgøres på baggrund af de indgåede aftaler, administrationens forbrugsforventninger og den fakturering, der er registreret i projektet på skæringsdagen. Det er projektledelsen, der har ansvaret for at sikre, at disponeringsregnskabet er retvisende. 33

273 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -34 af 37 Bilag Bilag A: Fortroligt bilag med detaljer om økonomi, reserver og risici - særskilt bilag 2 i mødesag Bilag B: Oversigt over projektspecifik deponerede midler Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Bilag E: Følgebrev med ekstern revisor erklæring særskilt bilag 3 i mødesag Bilag F: Uafhængig risikovurdering af projektet, udarbejdet af Det tredje øje - særskilt bilag 4 i mødesag Bilag G: Risikostyringsmanual, februar 2019 særskilt bilag 5 i mødesag 34

274 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -35 af 37 Bilag B: Oversigt over projektspecifikke deponerede midler pr. 31. december 2018 Kvartalsvis forbrug af deponerede midler Fkt Renter af hensatte beløb * 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden* 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering* Samlet deponering ,30 kr ,02 kr ,20 Forventet deponeringsudvikling Kvartal 1 (1. kvartal 2019) Kvartal 2 (2. kvartal 2019) Kvartal 3 (3. kvartal 2019) Kvartal 4 (4. kvartal 2019) Forbrug projekterne***** kr kr kr kr Indbetaling til kvalitetsfonden kr kr kr kr Statens indbetalinger kr kr kr kr Lånoptagelse kr. - kr. - kr. - kr Akkumulleret deponeringssaldo** kr kr kr kr Fkt Tilskud vedr. kvalitetsfonds-investeringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer**** 1911 Det Nye Rigshospital kr kr kr kr kr Nyt Hospital Herlev kr kr kr kr kr Nyt Hospital Hvidovre kr kr kr kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr kr. - kr kr Nyt Hospital Nordsjælland kr kr. - kr kr kr Nyt Hospital Bispebjerg kr kr kr kr I alt kr kr kr kr kr Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. 903 Tilskud vedr. Fkt kvalitetsfondsinvesteringer*** kvalitetsfonds-investeringer 1911 Det Nye Rigshospital kr ,64 kr Nyt Hospital Herlev kr ,55 kr Nyt Hospital Hvidovre kr ,70 kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr ,40 kr Nyt Hospital Nordsjælland kr ,51 kr Nyt Hospital Bispebjerg kr ,36 kr Total kr ,16 kr Fkt Gæld vedr. kvalitetsfondsinvesteringer (lånoptagelse) 1911 Det Nye Rigshospital kr Nyt Hospital Herlev kr Nyt Hospital Hvidovre kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr Nyt Hospital Nordsjælland kr Nyt Hospital Bispebjerg kr Total kr Forventet forbrug (Indeks 108,8) Kvartal 1 (1. kvartal 2019) Kvartal 2 (2. kvartal 2019) Kvartal 3 (3. kvartal 2019) Kvartal 4 (4. kvartal 2019) Det Nye Rigshospital kr kr kr kr Nyt Hospital Herlev kr kr kr kr Nyt Hospital Hvidovre kr kr kr kr Nyt Hospital Bispebjerg kr kr kr kr Nyt Hospital Nordsjælland kr kr kr kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr kr kr kr Total (Akkumuleret) kr kr kr kr (hele kroner) * Ultimo 4. kvartal 2018 ** Eksklusiv indtægssalg vedr. Helsingør Hospital ***Statens andel 59,7826 % jf. afsnit 3 i Regnskabsinstruksen **** Indeholder også renter for KØK hovedkonto kvfm i Rigshospitalets beløb *****"Udbetalings- og finansieringsprofil for 2019 for FK2200 er ikke modtaget inden fristen for aflevering af bilag B til revisionen. Beløb i de øvrige kvartaler er derfor baseret på faktisk indbetaling i 1. kvt på t.kr. Totallen for 2019 er sammenholdt med seneste forventning på t.kr. På denne baggrund vurderes det, at det anvendte beløb må være nogenlunde på niveau med de faktiske tilskud i

275 Bilag C - Tidsmæssig fremdrift Bispebjerg Akuthuset Helhedsplan Projektkonkurrence Nedrivning bygning 13 Byggeprogram og dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt (udgår pga. udbud i totalentreprise) Udbud* (udarbejdelse af materiale samt faktisk udbud samt forhandling) Fase 1 - Udførsel Nordblok* Idriftsætning Nordblok* Fase 2 - Udførsel Sydblok* Idriftsætning Sydblok* Fase 3 - Nedrivning bygning 7 /etablering forplads og parkering Laboratorie og logistik bygning Dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt Udbud Genudbud Fremskudte anlægsarbejder Udførelse Idriftsættelse P-hus (totalentreprise) Udbud Projektering Udførelse Idriftsættelse Ombygninger Kantine Lersø Eksisterende pavillioner Idriftsættelse J F J F J F J F J F J F J F J F J F J F J F J F M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D M A M J J A S O N D * Tidspunktet er usikker idet Københavns Kommune har meddelt at der først vil ske myndighedsgodkendelse medio november Tidsplan for Nordblok samt Sydblok vil være et forhandlingselement i den påtænte Totalentreprise, hvorfor den eksakte tidsplan ikke kan fastlægges. status Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -36 af 37 Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Nyt Hospital Bispebjerg 36

276 Kvartalsrapport Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal 2018 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 1 - Side -37 af 37 Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Nyt Hospital Bispebjerg - Økonomisk færdiggørelse pr Økonomisk færdiggørelse (observationer) (Kr. i løbende priser) År Investeringsprofil - udbetalingsanmodning Pct. af total Revideret investeringsprofil Pct. af total Forbrug Pct. af total ,0% ,0% ,0% ,3% ,3% ,3% ,8% ,8% ,8% ,9% ,9% ,9% ,1% ,1% ,1% ,5% ,5% ,5% ,3% ,3% ,3% 1. kvt kvt kvt kvt ,7% ,2% ,2% 1. kvt kvt kvt kvt ,9% ,7% ,7% 1. kvt kvt kvt kvt ,8% ,1% ,0% ,4% ,0% ,9% ,9% ,2% ,1% ,6% ,8% ,0% ,0% ,0% 37

277 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 3 - Side -1 af 4 Tlf: roskilde@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr Regionsrådet i Region Hovedstaden Kongens Vænge Hillerød 18. marts 2019 Vores ref. MMF Følgebrev vedr. revisionserklæring for Nyt Hospital Bispebjerg, 4. kvartal 2018 Vedlagt fremsendes udkast til revisorerklæring for Nyt Hospital Bispebjerg 4. kvartal Såfremt kvartalsrapporten godkendes i sin nuværende form, udvisende forbrug på 688,5 mio. kr., vil vi afgive vedhæftede erklæring. Roskilde, den 18. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Lasse Jensen Statsautoriseret revisor BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

278 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 3 - Side -2 af 4 Den uafhængige revisors erklæring Til Regionsrådet i Region Hovedstaden Vi har revideret kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 (4. kvartal 2018), for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Hospital Bispebjerg (i det følgende kaldet Projektet) udvisende et forbrug på 688,5 mio. kr. Kvartalsrapporteringen er udarbejdet i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for regioner, regionens Kasse- og Regnskabsregulativ, sædvanlig regnskabspraksis og Sundheds- og Ældreministeriets Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, i det følgende kaldet Regnskabsbestemmelserne. Konklusionen er todelt således, at vores konklusion om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag udtrykkes med høj grad af sikkerhed, og vores konklusion om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget) udtrykkes med begrænset sikkerhed. Ved Projektets fremdrift og risici forstås i denne erklæringsopgave, at forventet resterende forbrug (budget) samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug (budget) og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet, vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Erklæringen er udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels Projektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Som følge heraf kan rapporteringen være uegnet til andet formål. Ledelsens ansvar Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Sundheds- og Ældreministeriet fastsatte regler. Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af Projektets fremdrift, forventet resterende forbrug (budget) og risici i tilknytning til Projektets færdiggørelse. Ledelsen indhenter en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventet resterende forbrug. Revisors ansvar Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag. Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset sikkerhed om regionens vurdering af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget), samt risici knyttet hertil. Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med ISAE 3400 DK, undersøgelse af fremadrettede finansielle oplysninger og fremskrivninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt god offentlig revisionsskik, idet revisionen udføres på grundlag af bestemmelserne i Revisionsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til Sygehusbyggeri. Revisionsfirmaet BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, er underlagt international standard om kvalitetsstyring, ISQC 1, og anvender således et omfattende kvalitetsstyringssystem, herunder dokumenterede politikker og procedurer vedrørende overholdelse af etiske krav, faglige standarder og gældende krav i lov og øvrig regulering. Vi har overholdt kravene til uafhængighed og andre etiske krav i FSR danske revisorers retningslinjer

279 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 3 - Side -3 af 4 for revisors etiske adfærd (Etiske regler for revisorer), der bygger på de grundlæggende principper om integritet, objektivitet, faglig kompetence og fornøden omhu, fortrolighed og professionel adfærd. Vi har udført vores arbejde med henblik på at opnå en høj grad af sikkerhed for: at kvartalsrapporteringen i alle væsentlige henseender afspejler det økonomiske forbrug opgjort pr. 31. december 2018 i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne at kvartalsrapporteringens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne Vi har endvidere udført vores arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Dertil har vi påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og regionens risikovurdering i tilknytning til Projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. Vi har endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddraget en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Omfanget af de handlinger, vi har udført ved vores gennemgang af Projektets fremdrift og risici, er mindre end ved en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Som følge heraf er den grad af sikkerhed, der er opnået for vores konklusion om det forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, betydeligt mindre end den sikkerhed, der ville være opnået, hvis der var udført en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold i regnskabet Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapporten for Kvalitetsfondsbyggeri Nyt Hospital Bispebjerg afsnit 5.1, hvor der er oplistet en række økonomiske risici. Uden at tage forbehold, skal vi henlede opmærksomheden på kvartalsrapportens afsnit 5.1, hvor der fremgår følgende vedr. manglende myndighedsbehandling: Totalrådgiver vurderer, jf. projektleder - månedsrapport fra december 18 (afsnit 5.1), dog at en manglende kommunal tilladelse inden udsendelse af udbuddet er kritisk med en økonomisk konsekvens på op til 50 mio. kr. og sandsynligheden vurderes til over 60 %. Projektet meddeler DTØ, at de ikke er enige i totalrådgivers vurderinger, og at totaløkonomien ikke vurderes at blive udfordret. DTØ anbefaler, at der foretages en nærmere afklaring af det væsentlige spænd, der eksisterer mellem totalrådgiver og projektet i forhold til risikovurderingen af forholdet vedr. udsendelse af udbudsmateriale uden kommunal byggetilladelse - samt hvorvidt afklaringen giver anledning til, at projektet skal revurdere deres kapitaliserede risikobillede. Herunder hvorvidt evt. øgede risici alene relateret til totalrådgiver alligevel kan risikere at få en negativ afsmittende effekt på projektet som helhed. Desuden bør det vurderes, hvorledes forholdet kan risikere at påvirke de bydende totalentreprenørers prissætning, såfremt myndighedsgodkendelsen ikke er på plads inden opstart af selve forhandlingsfasen.

280 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 3 - Side -4 af 4 Endvidere henledes opmærksomheden til afsnit 5.1, hvor der fremgår følgende vurdering fra DTØ vedr. etablering af MARS (Midlertidig Akut- og Røntgen Satellit): Jf. månedsrapport for december 2018 pågår myndighedsbehandlingen fortsat, og byggetilladelse er endnu ikke modtaget. Således forventes der en forsinkelse på mindst 4 måneder på projektet - og der kan forventes ekstra omkostninger som følge af projektændringer og forsinkelse. DTØ anbefaler, at projektet afklarer omfanget af forventede ekstraomkostninger på MARS, herunder hvor stor en del der skal afholdes af kvalitetsfondsmidler inklusiv den konkrete finansiering heraf. Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Erklæring i henhold til anden lovgivning og øvrig regulering Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Ledelsen er ansvarlig for, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis; og at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Ledelsen er endvidere ansvarlig for, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. I tilknytning til vores revision af kvartalsrapporteringen er det i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik vores ansvar at udvælge relevante emner til såvel juridisk-kritisk revision som forvaltningsrevision. Ved juridisk-kritisk revision efterprøver vi med høj grad af sikkerhed for de udvalgte emner, om de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved forvaltningsrevision vurderer vi med høj grad af sikkerhed, om de undersøgte systemer, processer eller dispositioner understøtter skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Vi har endvidere påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er anledning til væsentlige kritiske bemærkninger, skal vi rapportere herom. Vi har herudover ingen væsentlige kritiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. Roskilde, den 18. marts 2019 BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR-nr Lasse Jensen Statsautoriseret revisor

281 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Bilag 5 - Side -1 af 28 Region Hovedstaden Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekterne og kvalitetsfondslignende projekter Februar 2019 Økonomi Tid Kvalitet Version 2

282 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -2 af 28 Risikostyringsmanual Indholdsfortegnelse Introduktion og læsevejledning Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Risikostyring relateret til ibrugtagning Risikobegreber Risikostyring Risikovurdering Definition af risiko Usikkerhed Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Det strategiske niveau (S) Det taktiske niveau (T) Det operationelle niveau (O) Operationel risikostyring Dagligt risikoarbejde Kvartalsvise risikoworkshops Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikorapportering Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Afholdelse af workshops og risikomøder Komponenterne i risikostyringen Risikorapportering Rapportering til Enhed for Byggestyring Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Akut indsigt i risiko Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Bilag 4. Emner for risikovurderinger Side 2 af 28

283 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -3 af 28 Risikostyringsmanual Introduktion og læsevejledning Nærværende risikostyringsmanualen er et tillæg til Region Hovedstadens paradigme for styringsmanual. Dokumenterne fastlægger retningslinjer for, hvordan regionens kvalitetsfondsbyggeprojekter skal gennemføres. Risikostyringsmanualen er baseret på ISO 31000, men er tilpasset på en række punkter for at fremme at risikostyring bruges som et aktivt ledelsesredskab i alle byggeprojekter på alle niveauer. I paradigmet for styringsmanual fastlægges de overordnede procedure for risikovurdering og risikostyring i regionen. I denne manual specificeres krav til kvaliteten i risikoarbejdet, herunder fastlægges der krav til den daglige administration, principperne for risikovurdering, risikobeskrivelser samt til rapportering af risiko. Risikostyring er et særligt fokusområde i byggeprojekterne i Region Hovedstaden. Denne manual beskriver retningslinjer for, hvordan risikostyring skal gennemføres på byggeprojekterne. Risikostyringsprincipperne, som er beskrevet i denne manual, er ligeledes gældende for større projekter i Region Hovedstaden som styres i henhold til regionens paradigme for styringsmanual. Den detaljerede organisering af risikostyringen på det specifikke byggeprojekt er ikke beskrevet i nærværende manual, idet projekterne er forskellige i omfang og kompleksitet. Processen beskrevet i risikostyringsmanualen er skalerbar, og er udarbejdet med henblik på at kunne anvendes på alle byggeprojekter uanset størrelse og kompleksitet. Side 3 af 28

284 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -4 af 28 Risikostyringsmanual 1. Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden 1.1 Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Byggeprojekterne skal, når de er færdige, opfylde målsætningerne for Økonomi (overholdelse af budgetrammen ) Tid (ibrugtagningstidspunktet for bygningen ) Kvalitet (de aftalte kliniske forudsætninger for byggeprojektet ) Byggeprojekter er behæftet med stor risiko. Men de primære risikoforanstaltninger er projekternes planer, kompetencer, styrings- og ledelsesprincipper, organisering og kvalitetssikring da de hver i sær fjerner det meste risiko på projekterne. Det er dok ikke alt risiko der kan fjernes af den vej, og risikostyring bruges til at få belyst evt. tilbageværende risiko, of sikre at der iværksættes risikomitigerende tiltag, som oftest vil have karakter af at styrke eller ændre de præmære risikoforanstaltninger, og derved øge chancen for at nå den overordnede målsætning. Den overordnede målsætning med risikostyring i forbindelse med byggeprojektet er: Fjerne eller reducere risiko på byggeprojekterne. Skabe transparens omkring sandsynligheden for at nå byggeprojekternes målsætninger. Sikre at risikostyring bliver et fokuspunkt for ledelsen på de enkelte byggeprojekter. Sikre at viden om risiko bruges proaktivt i beslutninger, der vedrører byggeprojekterne både på operationelt, taktisk og strategisk niveau. Sammenhæng mellem projekternes kapitaliserede og sandsynlighedsjusterede risikobillede og reservestyring Målet med denne manual er at udstikke retningslinjer for risikostyring relaterende til projekteringen og udførslen af byggeprojekterne, samt udstikke retningslinjer for, hvordan viden om risiko bruges i beslutningsprocesser, der relaterer sig til byggeprojekterne. Ledelsen og Hospitalsstyregruppen modtager løbende rapportering om de aktuelle risikovurderinger relaterende til byggeprojekterne. Risikorapporteringen danner endvidere, for kvalitetsfondsprojekterne, grundlag for en uafhængig vurdering er risikostyringen til brug for kvartalsrapporteringen til Sundheds- og Ældre Ministeriet. Projektorganisationerne skal således tilrettelægge administrative rutiner der sikre at der følges op på tilrettelagte tiltag der skal reducere eller eliminere identificerede risici, samt løbende sikre opsamling af nye risici, så der hele tiden er et opdateret risikobillede. Herunder sikre at viden om risiko er forankret i projektets organisation, og blandt de eksperter som har viden og indsigt i de pågældende risici. Nærværende retningslinjer skal sikre, at der i det daglige arbejde på alle relevante niveauer og hos alle interessenter er fokus på risikovurdering og risikobearbejdning. Side 4 af 28

285 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -5 af 28 Risikostyringsmanual Retningslinjerne har endvidere til formål at sikre at risikovurderingerne sker ensartet på alle delprojekter og alle niveauer samt hos såvel interne og eksterne interessenter. Væsentlige risici afrapporteres på ledelses- eller styregruppemøderne. Beslutningen om konkret håndtering ligger hos ledelse. 1.2 Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Kvalitetsfondsprojekterne er endvidere underlagt krav om effektiviseringer afledt af byggeriet. I rapporteringen for de identificerede tiltag skal der foretages en risikovurdering. Risikovurderingen skal beskrive risici for, at tiltagets gevinster ikke kan realiseres, samt om gennemførelsen af tiltaget påvirker andre tiltag eller for den øvrige drift. Det skal endvidere angives, hvordan væsentlige risici håndteres. Risikostyringsmanualen understøtter Sundheds- og Ældreministeriets krav om risikovurdering af de identificerede effektiviseringstiltag. 1.3 Risikostyring relateret til ibrugtagning Ibrugtagningsfasen, som omfatter flytteprocessen (udstyr og inventar, IT, samt klinisk koordinering), samt en periode på 6-9 måneder efter første patient, er karakteriseret ved at flere forskellige Region Hovedstaden organisationer skal samarbejde tæt for at løse opgaven. I flytteprocessen skal Byggeprojektet og Hospitalet (eksempelvis klinisk koordinerings projekt, flytteprojekt, samt drift organisationen) alle løse forskellige opgaver over en kort periode og med mange afhængigheder. I den fase skal byggeprojekterne fremme samarbejdet mellem parterne, og tilskynde en koordineret risikoindsats i perioden op til byggeriets ibrugtagelse, selv om hospitalernes projektorganisationer ikke er underlagt denne risikostyringsmanual. Forud for første patient skal der som minimum afholdes særskilte risikoworkshops hvor der drøftes risici relaterende til såvel fysisk såvel som organisatorisk ibrugtagning, dvs. risici relaterende til at bygningen fungerer som tiltænkt samt risici, der kan påvirke den kliniske ibrugtagning, eksempelvis risici relaterende til flytteprocesser samt det kliniske personales uddannelse i ændrede arbejdsgange. 2. Risikobegreber 2.1 Risikostyring Den samlede risikostyring omfatter selve risikovurderingen, hvor risici identificeres og specificeres, samt den efterfølgende bearbejdning og håndtering, hvor hver enkelt risiko reduceres og/eller der opstilles en beredskabsplan for, hvad der skal ske, hvis hændelsen indtræffer. Risikostyring er også anvendelse af viden om risiko i alle væsentlige beslutninger på byggeprojektet. Side 5 af 28

286 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -6 af 28 Risikostyringsmanual 2.2 Risikovurdering Risikovurdering kan defineres som en systematisk måde at identificere og behandle risikofaktorer og usikkerhed på, som led i en helhedsbetragtning. Risikovurderingen foretages altid på baggrund af den aktuelle målsætning eller plan. Formålet med en risikovurdering er dels at vurdere, hvilke risici der er de alvorligste i forhold til projektets gennemførelse, dels at finde løsninger og fastlægge ansvar og tidsfrister for at overkomme og reducere disse risici. 2.3 Definition af risiko En risiko består altid af en sandsynlighed for en uønsket hændelse og konsekvensen af, at den pågældende hændelse opstår. En risiko påvirker negativt muligheden for at projekterne realiseres inden for målsætningen, eller at organisationen ikke kan realisere sine forventede gevinster. Det er ikke et mål i sig selv at undgå risici, men derimod at sikre, at risici håndteres og bearbejdes til et niveau der ligger inden for beslutningstagernes risikoappetit. 2.4 Usikkerhed Usikkerhed er forskellig fra risiko. Usikkerhed er i denne kontekst generelle og universelle usikkerheder, som projekterne kan opleve. Usikkerhed lader sig oftest ikke konkretisere, fordi der ikke er nogen viden at bygge beskrivelsen på hvorved der ikke kan fastlægges konkrete handleplaner. Usikkerhed er som udgangspunkt ikke omfattet af arbejdet med risikostyring, men håndteres på det strategiske og taktiske niveau. Eksempelvis er reservepuljer et vigtigt redskab til at modstå effekten af usikkerhed/uforudseelige udgifter. I enkelte tilfælde kan det være relevant at tage usikkerhed med i arbejdet med risikostyring. Det er i situationer, hvor der opstår begrundet formodning om at en usikkerhedsfaktor er relevant for projektet. Som eksempel vil en u-specificer bar og generel ændring af et direktiv eller et miljøkrav ikke indgå i en risikovurdering. Kendskab til specifikke ændringer der kan have væsentlig indflydelse på forhold i projektet kan dog anføres som risiko for projektet. 3. Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Der arbejdes med tre organisatoriske niveauer, det strategiske niveau, det taktiske niveau og det operationelle niveau (se figur 1). Risikostyringsproces tilgodeser alle tre organisatoriske niveauers behov for styring og rapportering. Side 6 af 28

287 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -7 af 28 Risikostyringsmanual S T Regionsrådet - Staten Koncerndirektionen Delniveau 1, Ledelse Delniveau 2, Delprojekt Delniveau 3, Aktivitet O Figur 1. Figuren viser opdeling af organisationsniveauer i det strategiske niveau (S) det taktiske niveau (T) og det operationelle niveau (O). Det operationelle niveau er yderligere opdelt i de tre delniveauer ledelse (1), delprojekt (2) og aktivitet (3). 3.1 Det strategiske niveau (S) Det strategiske niveau (S) udgøres af staten og regionsrådet i Region Hovedstaden. Se figur 1. Regionsrådet har det overordnede ansvar for at sikre, at kvalitetsfondsprojekterne når de opstillede målsætninger. 3.2 Det taktiske niveau (T) Det taktiske niveau (T) udgøres af Region Hovedstadens koncerndirektion, herunder Center for Økonomi v/enhed for Byggestyring (EBS). Se figur 1. På dette niveau udstikkes retningslinjer for risikostyring og rapportering. EBS har ansvar for at udvikle og forbedre rammerne for risikostyring, så der opnås den enkleste og mest funktionelle risikostyringsproces, som overholder alle interne og eksterne krav til risikostyring på byggeprojekterne. 3.3 Det operationelle niveau (O) Byggeprojekterne Det operationelle niveau (O) udgøres af byggeprojekternes organisation. På det operationelle niveau er der mulighed for at lave en yderligere opdeling i form af tre delniveauer. Se figur 1. - Delniveau 1 repræsenterer det øverste organisatoriske niveau for et byggeprojekt (det samlede projekt) - Delniveau 2 repræsenterer et delprojekt - Delniveau 3 repræsenterer en aktivitet inden for et delprojekt. Denne risikostyringsmanual er rettet mode det operationelle delniveau 1 eller 2. Såfremt det samlede projekt alene består af ét delprojekt (dvs. opførsel af en bygning), vil der alene være 2 niveauer på i den operationelle risikostyring. Side 7 af 28

288 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -8 af 28 Risikostyringsmanual Denne risikostyringsmanual anfører krav til metode for risikostyringen på alle tre niveauer, idet ensartet metodik sikre gennemsigtighed i vurderingen foretaget på alle niveauer og alle interessenter. Organiseringen af det operationelle risikoarbejde på byggeprojekterne, herunder beskrivelse af risikovurderingsmetode jf. nærværende risikomanual skal beskrives i byggeprojektets projekthåndbog. 4. Operationel risikostyring 4.1 Dagligt risikoarbejde Det operationelle (daglige) arbejde med risici skal ske lokalt på byggeprojekterne. Arbejdet med identifikation og håndtering af risiko skal være forankret på alle niveauer og være en integrereret del af den daglige projektstyring af delprojekter og aktiviteter. Byggeprojektet skal sikre at risici på projektet anvendes ved dialog med relevante interne og eksterne interessenter, samt at viden om risiko anvendes når der træffes beslutninger på projektet. 4.2 Kvartalsvise risikoworkshops Der skal afholdes obligatoriske kvartalsvise risikoworkshops på det for projektet relevante niveau. Dvs. såvel niveau 1 og 2 såfremt det vurderes nødvendigt på et projekt. Som angivet i afsnit 4.3, udgår niveau 1 såfremt det samlede projekt alene omfatter opførelsen af én bygning 4.3 Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikovurderinger skal udføres som angivet i denne manual. Herved sikres det at risikostyringen er sammenlignelig på tværs af projekterne, og at alle interessenter har adgang til en aktuel vurdering af risikobilledet på det enkelte projekt eller på hele porteføljen. Eksterne interessenters risikovurderinger Eksterne interessenters arbejde med risikovurdering kan have karakter af partsindlæg, bygherreorganisationerne kan derfor have behov for at foretage egne vurderinger af en identificeret risikos udfald. Interessenternes input bør dog inddrages dels i den daglige styring og ved behov i de obligatoriske risikoworkshops. 4.4 Risikorapportering Region Hovedstaden har indkøbt systemet Exonaut Risk til brug for arbejdet med risiko. Systemejer for Exonaut Risk er Center for Økonomi v/ Enhed for byggestyring. Oprettelse og deaktivering af bruger i Exonaut Risk sker ved henvendelse hertil. Ved oprettelse skal følgende fremsende Windows brugernavn (BAM ID), brugerens fulde navn, samt Side 8 af 28

289 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -9 af 28 Risikostyringsmanual angivelse af hvilke projektmapper i systemet der skal tildeles adgang til. For eksterne brugere skal Windows brugernavn ikke angives. Alle projekter skal anvende Exonaut Risk til registrering af identificerede risici, som minimum på operationelt delniveau 1 og/eller delniveau 2. Anvendelsen af systemet er obligatorisk, idet formålet er at sikre en ensartet risikovurdering på tværs af alle projekter samt en fælles datakilde for risikodata. Et andet formål er at sikre ensartet risikorapportering. Den risiko ansvarlige på det enkelte byggeprojekt har ansvar for at ajourføre Exonaut systemets grunddata således at projektbudget samt reserveniveau er angivet i det aktuelle niveau ved rapport udtræk. Baggrunden for ajourføring er, at grunddata har en betydning for konsekvensvurderingen af den kapitaliserede risiko, dvs. hvorvidt risikoscoren for økonomi er 1-5. Enhed for byggestyring har i Exonuat Risk s rapport generator angivet to standard rapporter der skal anvendes til den løbende rapportering til Hospitalbyggestyregruppe samt til Det tredje øje der foretager uafhængig risikovurdering af de 6 kvalitetsfondsprojekter til brug for kvartalsrapporteringen. Den ene rapport omfatter risikobeskrivelser, konsekvens beskrivelser samt konsekvensvurdering af tid, økonomi og kvalitet. Endvidere omfatter rapporten handleplansbeskrivelser for de identificerede risici. Den anden rapport omfatter en risikotabel hvor risikoscore er angivet på baggrund af konsekvensvurderingerne og sandsynlighed, herunder den forventede omkostning ved en given risiko. Rapporteringen skal omfatte alle identificerede risici. 5. Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Der er følgende minimumskrav til, hvad hospitalsbyggeprojekterne skal leve op til i forbindelse med deres arbejde med risikostyring. 5.1 Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Overordnet ansvar for operationel risikostyring Den overordnede ansvarlige for risikostyringen i byggeprojektet er forankret ved projektdirektøren/projektchefen mens det overordnede ansvar for risikostyring relaterende til hhv. effektiviseringsarbejdet og ibrugtagningsprocesserne påhviler hospitalsdirektøren. Én risikoansvarlig (risk manager) I bygherreorganisationen skal én person udpeges til risikoansvarlig. Den risikoansvarlige har ansvar for, at projektet på relevante operationelle delniveauer overholder kravene til risikostyring og rapportering, som beskrevet i denne risikomanual. Side 9 af 28

290 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -10 af 28 Risikostyringsmanual Den risikoansvarlige har desuden ansvar for at sikre rettidig ajourføring af risikorapporteringssystemet således at der kan ske aktuel risikorapportering internt såvel som eksternt. På det operationelle delniveau 2, delprojektniveau og niveau 3, aktivitetsniveau, kan ansvaret, eller dele af ansvaret, og opgaver relateret til risikostyringen, uddelegeres til eksempelvis delprojektledere eller eksterne parter, som således rapporterer til projektets risikoansvarlige. Den risikoansvarlige eller den uddelegerede har eksempelvis følgende opgaver: - Indkaldelse og facilitering af risikoworkshops/møder - Sikring af løbede fokus på drøftelse af relevante risici med interne og eksterne interessenter - Sikre at interne og eksterne interessenter løbende har fokus på at bidrage til identifikation af nye risici - Sikre at risikovurderinger sker med udgangspunkt i regionens fastlagte principper (beskrevet i nærværende manual) - Sikre at der identificeres nye risici samt allokeres en risikoejer - Sikre at risikoejer løbende foretager ajourføring af risici i risikorapporteringssystemet - Sikre at der udarbejdes handleplaner for alle identificerede risici samt at der allokeres en ejer for de enkelte handleplaner - Sikre at handleplansejer følge op på igangsatte handleplaner - Udarbejde referat fra workshops jf. krav beskrevet i afsnit xxx. Uddelegering Bygherreorganisationen kan vælge at uddelegere en eller flere af opgaverne til en ekstern part. Uddelegering af opgaver til eksterne parter friholder ikke bygherreorganisationen for det overordnede ansvar. Risiko ejer / Risk owner Risikoejer er den ansvarlige for det arbejde som er behæftet med risiko. Risikoejer skal indgå i risiko workshops og være hoveddrivkraften i konsekvensanalysen. Det er ligeledes risikoejers ansvar at forhåndsgodkende de risiko handleplaner, som projektet planlægger for at reducere en given risikos sandsynlighed eller konsekvens. Risikoejer som defineret i denne risikostyringsmanual vil altid være en medarbejder i Regionen Hovedstaden. Risiko handleplansejer / Risk treatment owner Risiko handleplansejer er den person, som er ansvarlig for, at en aftalt handling på en risiko gennemføres. Handlingen kan være af forebyggende karakter eller af beredskabsmæssig karakter. Handleplans ejer skal: - Afdække løsninger og planlægge gennemførelse af handleplaner - Sikre gennemførelse af aftalte handleplaner Side 10 af 28

291 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -11 af 28 Risikostyringsmanual - Rapportere status og ændringer i planlagt handleplan eller ressourceforbrug til projektleder eller risikoejer. For enhver identificeret risiko skal der om muligt identificeres relevante handleplaner. Ansvarlige for handleplaner kan godt være forankret uden for Region Hovedstaden, eksempelvis hos en rådgiver. Beskrivelse i projekthåndbogen Projektet skal i projekthåndbogen eller tilhørende bilag beskrive følgende: Hvordan risikostyring er organiseret i projektet fordelt på de tre delniveauer herunder klart afdække hvorvidt det organisatoriske delniveau 1 i praksis udføres i delniveau 2 I hvilket forum der afholdes kvartalsvise risikoworkshops, dedikerede risiko møder på delprojekt eller aktivitetsniveau Hvordan det sikres at viden om risiko inddrages i beslutninger på de tre delniveauer, beskrevet på delprojekter og aktiviteter, herunder tilrettelægger, indkalder, faciliterer møde samt skriver referat over drøftelser og konklusioner Overordnet beskrive emner der skal indgå i risikodrøftelserne på de enkelte niveauer Projektet bør have en beskrivelse af organiseringen af risikostyringen således at alle aktuelle delprojekter fremgår af diagrammet herunder klart angive hvilke delniveauer der afholdes risikoworkshops eller risikostyringsmøder på. 5.2 Afholdelse af workshops og risikomøder Det er byggeprojektets risikoansvarlige, der er ansvarlig for at planlægge og gennemføre risikoworkshops, herunder at invitere relevante parter til workshoppen. Operationelt delniveau 1 På det operationelle delniveau 1 sker risikoidentifikation og risikovurdering fortrinsvis ved afholdelse af workshops. Der skal afholdes risikoworkshops ved projektopstart samt ved hvert faseskift i byggeprojekterne. Hvis faser strækker sig over længere tid skal der afholdes workshops minimum hvert kvartal. Projektchefen/projektdirektøren kan træffes beslutning om aflysning af en planlagt risikoworkshop hvis det vurderes at den foreliggende risikolog er fyldestgørende. Projektfaser Ideoplæg Byggeprogram Dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt Udbud/ Licitation Udførelsesfase Idriftsætning Region Hovedstadens Fasemodel Figur 2. Figuren viser den faste faseopdeling af byggeprojekterne. Operationelt delniveau 2 og 3 Delprojekterne vil have stor variation med hensyn til størrelse og kompleksitet. Side 11 af 28

292 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -12 af 28 Risikostyringsmanual For store delprojekter, eller delprojekter med en høj kompleksitet, skal workshopfrekvensen følge den frekvens, der er specificeret for det operationelle delniveau 1. For mindre delprojekter og aktiviteter skal der afholdes risikoworkshops eller risikomøder med en frekvens, så risikobeskrivelsen på projektet til enhver tid er retvisende for den risiko, der er på projektet. Deltagerkredsen i workshop og/eller møde vil ligeledes afhænge af, hvor stort eller komplekst delprojektet er, men også hvor langt delprojektet er og i hvilken fase. Afrapportering fra risikoworkshops eller møder skal inkluderes som data i risikoworkshops på delniveau 1. Se figur 3. Det anbefales derfor, at bygherre uddanner og træner medarbejdere for at sikre, at risikoworkshops på del niveau 2 og 3 giver et output, som er kompatibelt med kravene på delniveau 1. Projektledelsen (operationelt delniveau 1) Beslutninger Beslutninger = workshop Delprojekt 1 Aktivitetsniveau Aktivitetsniveau Delprojekt 2 Figur 3. Oversigt over risikoworkshops, og deres indbyrdes sammenhæng. Der afholdes workshops på delprojektniveau, og eventuelt også på aktivitetsniveau. Workshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau er ikke omfattet af denne risikomanual. Data fra risikoworkshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau valideres og konsolideres på workshops på projektledelsesniveau, og på dette niveau skal risikobeskrivelsen leve op til kravene i denne risikomanual. Indkaldelse og afholdelse af risikoworkshop og risikomøder Alle projekter skal som udgangspunkt afholde risikoworkshops hvert kvartal. Risikoworkshops bør indkaldes i god tid således at alle relevante deltagere har mulighed for at deltage. Risici der er identificeret og evt. indarbejdet i Exonaut Risk uden for workshops, bringes op på workshops således at der kan ske en samlet vurdering af risikovariablerne. Herved sikres at alle relevante projektdeltagere er ajourført med vurderede og indarbejdede risici der er indeholdt i risikologgen. Side 12 af 28

293 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -13 af 28 Risikostyringsmanual Ved identifikation uden for workshopregi skal relevante faglige eksperter inddrages i tilstrækkeligt omfang til at sikre at risikobeskrivelsen lever op til kvalitetskravene specificeret i denne manual. Risikoworkshoppen bør omfatte: - Revurdering af udvalgte eller alle eksisterende risici, herunder vurdering af behov for ændring af kvantificeringen af tid, kvalitet og økonomi - Vurdering af planlagte handleplaner samt evt. tilrettelæggelse af nye - Identifikation af nye risici samt risiko ejer - Fastlæggelse af handleplaner samt handleplansejer for disse En vigtig årsag til at arbejde med risici på workshops er, at det giver mulighed for at invitere eksterne personer, f.eks. personer fra andre projekter samt fagpersoner. Risikoworkshop deltager kan være: - Projektchef/Projektdirektør - Delprojektledere - Relevante projektdeltagere - Projektkonsulent og/eller projektøkonom fra Enhed fra Byggestyring - Risikokonsulenten fra Enhed for Byggestyring - Evt. repræsentanter fra bygherrerådgiver, totalrådgiver og byggeledelse - Evt. Repræsentanter fra entreprenører - Evt. repræsentanter fra andre projekter - Evt. andre relevante interessenter fra administrationen i Region Hovedstaden (CIMT, CEJ, CSU mv.) Det er en forudsætning for godt risikoarbejde at fagspecialister og eksperter er til stede når risici diskuteres. Ved en bred deltagerkreds, hvor eksperterne er til stede, muliggøres en nuanceret vurdering af risici og konsekvenser fra flere perspektiver. Det er vigtigt at fokus på risikoworkshoppen er identifikation af risko og bearbejdning af risiko, og man skal undgå at tiden bruges på at diskuterer indtrufne hændelser. For at sikre videndeling om risici på tværs af byggeprojekterne, skal risikokonsulenten og projektkonsulenten fra Enhed for Byggestyring inviteres til at deltage i risikoworkshops på delniveau 1 og/eller delniveau 2. Udbytte af en risikoworkshop og risikomøder Ved en risikoworkshops og på risikomøder udarbejdes risikoidentifikation og risikobeskrivelse, hvilket sikrer en så objektiv risikobeskrivelse som muligt. Risikobeskrivelsen kommer således til at afspejle deltagernes samlede holdning til risikosituationen, og ikke enkeltpersoners opfattelse. Oftest kan det være en fordel at udskyde delkomponenter i vurderingen, eksempelvis kvantificeringen af en risiko til et efterfølgende møde i en mindre arbejdsgruppe. Side 13 af 28

294 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -14 af 28 Risikostyringsmanual Sammenfatning af resultaterne af afholdte workshops på delniveau 1 og/eller 2 foretages i Exonaut risk. Drøftelserne afspejles ved ændringer i konsekvensvurderinger samt kapitaliseringer samt ved datering af baggrund for ændringer. Dokumentationskrav vedr. proces risikoworkshops Den risikoansvarlige skal sikre, at der i forbindelse med afholdelse af risikoworkshops og risikomøder udarbejdes et referat indeholdende nedenstående punkter: Mødested- og tidspunkt Klar beskrivelse af niveau for den afholdte risikoworkshop (operationelt niveau: Tværgående (Ledelse), delprojekt, aktivitet) Indbudt deltagerkreds Faktiske deltagere på mødet (navn og funktion/ansvarsområde) Kortfattet beslutningsreferat herunder tydelig begrundelse revurderinger af risikokonsekvenser samt ændringer i kapitalisering samt sandsynlighed samt klar angivelse af handleplansejere Nye risici indarbejdet i loggen (angivelse af forslagsstiller). Risici drøftet, men ikke indarbejdet i loggen kortfattet begrundelse for beslutning om ikke at indarbejde den konkrete risiko i risikologgen Ligeledes bør der foreligge møde- og beslutningsreferater af eventuelle øvrige møder i relation til risikoarbejdet, hvor der træffes væsentlige beslutninger om risici der allerede er i registeret eller er på vej til at blive registreret. 5.3 Komponenterne i risikostyringen Projekterne skal fastlægge en klart defineret risikoproces, og denne proces skal være beskrevet i projekthåndbogen. Forud for første workshop, skal byggeprojektets risikoansvarlige sikre, at komponenterne i risikostyring er klart beskrevne og kommunikeret ud til workshopdeltagerne. Herved sikres den bedste kvalitet i arbejdet med risiko. Komponenterne er risikobeskrivelsen, årsagsbeskrivelsen, konsekvenser, sandsynlighed, samlet konsekvensscore, samlet risikoscore, risikobearbejdning, forventet tidspunkt hvor risikoen indtræffer samt risikologgen og dennes løbende vedligehold. Komponenterne beskrives nærmere i det følgende. Værktøjet i bilag 2 bruges, når byggeprojekterne arbejder med at formulere en risiko herunder årsager, konsekvenser, sandsynlighed mm. Beskrivelse af risiko, årsager og konsekvens Alle risici, årsager samt konsekvenser skal beskrives (kvalitativt). Side 14 af 28

295 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -15 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvensbeskrivelser skal indeholde alle væsentlige konsekvenser, herunder også de kvalitetsmæssige, dvs. risici for at projektets funktionalitet ikke er som ønsket eksempelvis med patientsikkerhed eller arbejdsmiljø påvirkning som konsekvens. Konsekvensbeskrivelsen skal omfatte den direkte effekt af risikobegivenheden, samt eventuelt afledte effekter (kaskadeeffekter) og afledte effekter (projektforsinkelse).beskrivelserne skal være klare og utvetydige. Det er af største vigtighed, at risici er klart formuleret og har en høj kvalitet, da al efterfølgende analyse og rapportering vil være baseret på disse data. En risiko bør formuleres, så det klart fremgår, at risikoen dækker over en fremtidig uønsket hændelse for projektet eller en aktivitet i projektet, som med en vis sandsynlighed kan indtræffe. Formuleringen af en risiko bør gøres omhyggeligt, således at teksten er forståelig for personer uden ekspertviden om det aktuelle byggeri og personersom ikke har deltaget i workshoppen. Eksempel på en rigtig risikobeskrivelse: Vandrensningsanlægget fejler i driften. Hvis en risiko ikke relaterer sig til en specifik uønsket begivenhed for projektet eller en aktivitet i projektet, skal den sjældent anføres i risikologgen. Overvej her om det er et aktionspunkt for projektledelsen eller planlæggerne. Eksempel på en forkert risikobeskrivelse: Styringsmanualen efterleves ikke. (her er der ikke tale om en risiko, men derimod en erkendt problemstilling. Derfor er det op til projektledelsen at rette op på problemet ved eksempelvis uddannelse). Når man har beskrevet en risiko, skal man forholde sig til de årsager der kan være til at den indtræffer. For risikoen med ordlyden vandrensningsanlægget fejler i driften, kan der godt identificeres flere årsager, som bevirker, at man er bekymret for om vandrensningsanlægget kommer til at fungere efter hensigten. Eksempler på årsager: - Der er begrundet mistanke for at myndighederne ændrer specifikationer undervejs. - Det er usikkert om membran x vil have den specificerede holdbarhed. I Region Hovedstaden formuleres årsagen ikke sammen med selve risikobeskrivelsen. Dette skyldes at det ofte giver problemer med for mange risici på projektet, og problemer med at kvantificere de identificerede risici. Problemerne skyldes, at den samme risiko kan figurere flere gange, hvorved projektet kommer til at se mere risikabelt ud, end det egentlig er. Side 15 af 28

296 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -16 af 28 Risikostyringsmanual Eksempel: - Måske fejler vandrensningsanlægget i driften på grund af defekte membraner - Ændrede specifikationer på kravene til spildevand betyder at vandrensningsanlægget ikke kan udlede spildevandet til kloakken. Begge disse risici dækker over den samme risikobegivenhed, og skal derfor formuleres som én risiko med flere årsager. Kvantitativ Konsekvensvurdering af risiko Alle risici skal vurderes i relation til konsekvenser for økonomi, tid og kvalitet samt sandsynlighed. Konsekvent for alle risici skal følgende tre parametre beskrives og kvantificeres; - Økonomi - Tid - Kvalitet Økonomi En risiko kvantificeres økonomisk ved eksempelvis at vurdere, hvad en risikobegivenhed koster, hvis den indtræffer. Det skal tilstræbes, at flest mulige konsekvenser af risikobegivenheden beskrives kvantitativt herunder evt. omkostning fra en forsinkelse af projektets kritiske sti, hvorved menes en forlængelse af projektets totale varighed. Specifikke analyser, som Monte Carlo simulering hører lige ledes ind under kvantitativ risikostyring. En grundig kvantificering af risici er en forudsætning for korrekt proportionering af den forebyggende indsats over for risici. Der foretages en vurdering af den enkelte risikos samlede konsekvens for den samlede projektøkonomi. Den samlede konsekvens er summen af direkte effekter og indirekte effekter. Den direkte effekt er eksempelvis prisen for at udbedre den skade der kan ske. Eksempel: Hvis jordbundsforholdene viser sig dårligere end ventet vil omkostningerne til fundering stige med 15 mio. kr. De indirekte omkostninger er relaterede omkostninger, som er naturlige følgevirkninger af risikobegivenheden. Et væsentligt bidrag til den sekundære omkostningseffekt af en risikobegivenhed kan oftest findes i beskrivelsen af potentiel forsinkelse. Kapitaliseringen af en forsinkelse er forskellig i projekteringsfasen og udførselsfasen. Udførelsesfasen er oftest dyrest, da det er dyrt for projektet at have stilstand på byggepladsen. Hvert projekt skal af samme årsag have en nedskrevet vurdering af hvad forsinkelse koster hvis der indtræffer forsinkelse under udførselsfasen (eksempelvis 2 mio. kr. pr. uge). Side 16 af 28

297 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -17 af 28 Risikostyringsmanual Værdien kan afhænge af den form hvormed projektet er udbudt (totalentreprise, hovedentreprise, storentrepriser, fagentrepriser). Eksempel: Det vurderes at dårligere end ventet jordbundsforhold kan forsinke projektet i 8 uger til en pris af 2 mio. kr. pr. uge. Den samlede omkostning for den risikobegivenhed bliver således kr., hvilket er summen af de direkte (ekstra fundering kr.) og indirekte omkostninger (forsinkelse kr.) med den identificerede risiko. Effekten af en risikobegivenhed på projektets økonomi skal rapporteres i hele kroner. En effekt på 16 mio. kr. anføres altså som kr. Den økonomiske effekt angives som maksimum (vægtes 15%), minimum (vægtes 15%) og gennemsnitlig (vægtes 70%) omkostning for at give et trepunktsestimat af omkostningen. Den økonomiske konsekvens vil derefter blive vurderet efter en skala, der udarbejdes af den risikoansvarlige på hvert projekt: 1: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,01 % (x mio. kr.) 2: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,05 % (x mio. kr.) 3: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,5 % (x mio. kr.) 4: En samlet effekt på projektøkonomien på under 5,0 % (x mio. kr.) 5: En samlet effekt på projektøkonomien på 5,0 % eller mere (x mio. kr.) Tid Tid dækker over den potentielle forsinkelse for projektets kritiske vej, som risikobegivenheden kan skabe for projektet. Forsinkelsen rapporteres i antal uger. På projektniveau rapporteres alene potentielle forsinkelser på hovedprojektet. Tidsforsinkelsen skal i Exonaut risk angives efter en skala med følgende definitioner: 1: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet en uge eller mindre 2: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til en måned 3: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til to måneder 4: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til seks måneder 5: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet seks måneder eller mere Kvalitet Kvalitet dækker over en risikobegivenheds effekt på den endelige funktionalitet af bygningen/aktiviteten. Potentielle kvalitetsforringelser rapporteres ved brug af følgende skala: 1: Minimal betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. 2: Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger 3: Risikoen har en betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette kan give kritiske bemærkninger Side 17 af 28

298 Sandsynlighedsscore Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -18 af 28 Risikostyringsmanual 4: Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling 5: Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette vil få betydning for bevillingen Sandsynlighed Der skal bruges en fast skala til vurdering af sandsynligheden af identificerede risici. Der skal bruges en fem-trins-skala med følgende definitioner: 1: 0-9 % 2: % 3: % 4: % 5: > 60 % En sandsynlighed for en risiko bør om muligt baseres på tilgængelige objektive historiske data. Oftest vil det dog ikke være muligt, og i disse situationer vil en subjektiv vurdering være tilstrækkelig. Når man bruger en subjektiv vurdering, er det af stor betydning, at relevante og erfarne fageksperter inddrages i vurderingen. Samlet risikoscore En risiko parameters samlede risikoscore udregnes som samlet konsekvensscore x sandsynlighedsscore Eksempel: Hvis tid angives med en konsekvensscore på 4 (forsinkelse på op til 6 måneder) og en sandsynlighedsscore på 3 bliver den samlede risikoscore på 12 (4x3). For at sikre fokus på de væsentligste risici, skal alle risici tildeles en farvekode i henhold til figur 4. Samlet konsekvensscore Lav Medium Høj Høj Høj 4 Lav Medium Medium Høj Høj 3 Lav Medium Medium Medium Høj 2 Lav Lav Medium Medium Høj 1 Lav Lav Medium Medium Høj Figur 4: Risikoskema med sandsynlighedsscore lodret og samlet konsekvensscore vandret. Skemaet bruges til at tildele en farvekode til en risiko på basis af risikoens samlede konsekvensscore og sandsynlighedsscore. Side 18 af 28

299 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -19 af 28 Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekter, skal kvartalsrapportering beskrive handleplaner for alle kritiske risici, dvs. risici som har en risikoscore som er Høj (rød) eller medium (gul) (sandsynlighedsscore x samlet konsekvensscore). Exonaut Risk angiver automatisk risikoscore i risikorapporteringen baseret på ovenstående principper. Alle risici med en konsekvensscore på 5, eller en risikoscore på mere end 15 skal rapporteres. Den risikoansvarlige på projektet skal i samråd med projektledelsen vurdere, hvornår en lav risiko er af en sådan karakter, at der skal udarbejdes en handlingsplan. Dette kan eksempelvis opstå, hvis en risiko vurderes at have en politisk eller mediemæssig betydning. Samlet kapitalisering af risici i forhold til aktuel rest-reserve og change request kataloget I den løbende rapportering sammenholdes restreserven med den samlede sandsynlighedsjusterede kapitaliserede risiko for projektet. Overstiger den kapitaliserede risiko rest-reserven, og der ikke forventes en forbedring af risikobilledet, skal projektledelsen vurdere hvorvidt hospitalsbyggestyregruppen skal inddrages i beslutning om igangsætning af ændringsmuligheder identificeret i projektets change request katalog. Handleplaner / Risikobearbejdning Bruttokonsekvensen og bruttosandsynligheden dækker den rå ubearbejdede konsekvens og sandsynlighed. Denne anvendes ikke i Region Hovedstadens risikostyring. Al risikovurdering skal således ske med udgangspunkt i en risikos nettokonsekvens og nettosandsynlighed. Det vil sige, vurdering af risikoen foretaget med udgangspunkt i forebyggende handlinger, som ligger inden for projektledelsens dispositionsbeføjelser, og som de derfor selv kan godkende. For alle kritiske risici skal der laves relevante handleplaner. Handlingsplanen skal, alt efter de fastlagte dispositionsbeføjelser, godkendes af den relevant leder eller styregruppe. Beskrivelse af handleplaner indgår i den løbende risikorapportering til hospitalsbyggestyregruppen og Sundheds og Ældreministeriet. En handleplan kan påvirker en risiko så den: - Fjernes / elimineres - Reduceres - Undgås En fjerde mulighed er at accepterer en risiko, såfremt risikoen ligger inden for projektets risikoappetit. Det er overordnede risikoansvarliges ansvar omkostningseffektivt at reducere eller fjerne risiko fra projekterne. Side 19 af 28

300 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -20 af 28 Risikostyringsmanual I praksis vil denne opgave dog oftest være uddelegeret til projektledelsen og den risikoansvarlige. Risikobearbejdning sker ved forebyggende handlinger eksempelvis ved fokus på - eller ændringer i - processer eller adfærd. Handleplanerne skal tilrettelægges således at de enten påvirker sandsynligheden for at en risiko indtræffer, eller påvirker konsekvensen af risikobegivenheden. Forebyggende handlinger skal være aktiviteter, som er anderledes end hvad vi gør i dag. Altså en ændring i tilgangen til projektet, som betyder at projektets risikoprofil reduceres. Ved vurdering af risikobearbejdning er det vigtigt at forholde sig til risikoens potentielle effekt på projektøkonomien. Ved bearbejdning af meget dyre risici, er det vigtigt at tænke ud af boksen, og drøfte nye og væsentlige ændringer i projektets tilgang til den aktivitet, som er behæftet med risiko. Stilles der forslag på en risikoworkshop om forebyggende handlinger, som overstiger de tilstedeværendes dispositionsbeføjelser, som beskrevet i projektets projektmanual, skal muligheden for risikobearbejdning beskrives i et skema (Bilag 1), og videresendes til ledelsen med henblik på vurdering og evt. godkendelse. Den risikoansvarlige har ansvaret for at følge op på om vedtagne forebyggende handlinger gennemføres som aftalt. Det er vigtigt at understrege, at beslutninger som at ringe og tjekke om og vi skal være ekstra omhyggelige med i udgangspunktet ikke er forebyggende handlinger. Det er blot indskærpelser. Forventet tidspunkt, hvor risikoen indtræffer Hvor det er muligt, skal det anføres, hvornår den identificerede risiko forventes at kunne indtræffe. Der anføres en dato, eller et tidsinterval. For risici der forventes at indtræffes under udførsel, kan der dog med fordel være fokus på at identificere root cause for risici, således at der kan tilrettelægges handleplaner der reducere sandsynligheden i alle projektets faser. Indtrufne hændelser Såfremt en hændelse indtræffer skal risikoen udgå af risikologgen. Samtidigt skal projektet disponere reserve til imødegåelse af de indtrufne hændelser, hvorved der sker en balanceret ændring af såvel risikolog og reserveniveau. Risikologgen og løbende vedligehold af denne En risikolog er en liste over identificerede risici som ligeledes indeholder alle relevante oplysninger om de enkelte risici. I Region Hovedstaden benyttes et Exonaut risk som fælles ITbaseret risikostyringsværktøj til risikostyring og rapportgenerering for de større byggesager. Side 20 af 28

301 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -21 af 28 Risikostyringsmanual Projekterne skal anvende systemet til risikostyring og til udarbejdelse af risikolog. Enhed for byggestyring (EBS) sikrer, at der foreligger en systemmanual om anvendelsen af risikostyringsværktøjet. Risikologgen opdateres i forbindelse med afholdelse af en risikoworkshop, således at alle identificerede risici er anført i risikologgen. Mellem workshops skal den risikoansvarlige eller dennes delegerede vedligeholde risikologgen ved på månedsbasis at: 1. Anføre nye velkarakteriserede risici, som projektet er blevet opmærksom på* 1 2. Angive status på risikobearbejdning er de aktiviteter, der er aftalt, gennemført 3. For at sikre historik, skal risici ikke slettes i systemet men alene angives som not relevant. Vurderingen af en risikos relevans bør alene ske i forbindelse med planlagte risikoworkshops således at alle relevante projektdeltagere er enige om at en risiko udgår. 6. Risikorapportering Risikorapportering har til formål at sikre, at alle interessenter er oplyst om byggeprojektets risikoforhold, så de, der har et ansvar i forbindelse med projektet, har mulighed for proaktivt at påvirke projektets risikoprofil. Målet er at sikre at projektets risikoprofil er erkendt og bearbejdet samt at risikoprofilen ligger inden for rammerne for byggeprojektet, herunder om de økonomiske reserver er tilstrækkelige. Risikorapportering skal indeholde følgende komponenter: En liste over kritiske risici (print af risikolog) med angivelse af risikoscore Trafiklysrapportering: Indikatorer for hvornår en interessent bør være opmærksom på en risiko, eller på projektets risikosituation generelt En skriftlig vurdering af risikoforholdene: Den risikoansvarliges overordnede vurdering af den aktuelle risikosituation 6.1 Rapportering til Enhed for Byggestyring Risikorapporten indgår i den månedlige rapportering fra projektorganisationen til Enhed for byggestyring. Rapporten godkendes sammen med månedsrapportering for det samlede projekt af projektchefen/projektdirektøren inden den sendes til Enhed for byggestyring. Rapporten skal indeholde en komplet risikoliste, genereret ud fra risikologgen på delniveau 1 og 2, der som minimum specificerer følgende: Risikobeskrivelse 1 Det anbefales kun at indtaste risici, som er grundigt bearbejdet med relevante fageksperter. Side 21 af 28

302 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -22 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvenser Årsager Risikobearbejdning Samlet risikoscore 6.2 Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Der skal udarbejdes en aktuel risikorapportering til brug for drøftelse om projektets risikobillede samt reserve situation. Rapporteringen til enhed for byggestyring skal således suppleres med analyser eller grafer som viser: Projektets samlede kapitaliserede risici Projektets rest - reserve til imødegåelse af risici Rapportering kan til hver en tid suppleres med aktuelt relevante analyser og beslutningsoplæg der kan sikre at der er sikres balance mellem det aktuelle risiko billede og rest-reserven. Enten ved reduktion af risici alternativ ved øget reserve ved beslutning om ændringer i projektet. 6.3 Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Den kvartalsvise risikotabel indgår i den kvartalsvise statusrapport som forelægges regionsrådet forud for fremsendelse til Sundheds- og Ældreministeriet. Kvalitetsfondsprojekternes kvartalsrapportering Risikotabellen indeholdende alle kritiske risici (røde eller gule) indgår uden kapitalisering i den åbne del af kvartalsrapporteringen med beskrivelse af status for handleplaner. Rapporteringen skal endvidere beskrive baggrund for ændringer i kapitalisering af en given risiko. Ændringer i kapitalisering af en risiko sker ved ændring af den økonomiske konsekvens og/eller ved ændring af sandsynligheden for at en risiko indtræffer. Rapporteringen skal endvidere angive baggrunden for at en given risiko ikke længere vurderes relevant. Risikotabellen indgår i den fortrolige del af kvartalsrapporteringen med angivelse af kapitaliseringen af de kritiske risici. I det fortrolige bilag skal den samlede kapitalisering sammen holdes med den aktuelle rest-reserve sammen med en vurdering af forventningen til projektets fremadrettede risikobillede. Den uafhængige vurdering af risikostyringen Til brug for forelæggelse for regionsrådet udarbejdet det tredje øje (DTØ) en vurdering af projektets risikostyring. Til brg for denne eksterne vurdering fremsendes efter en risikoworkshop en ajourført og fuldstændig risikorapport fra Exonaut risk indeholdende beskrivelser og vurdering af risikokonsekvenser samt en risikotabel med angivelse af risikoscore for alle risici. Sammen med risikorapport og risikotabellen fremsendes referat fra den afholdte risikoworkshop. DTØ kan ved behov anmode om interne notater og mødereferater samt eksterne interessenters risikovurderinger eksempelvis byggeledelsens rapporter over verserende krav samt potentielle krav fra de udførende entreprenører. Side 22 af 28

303 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -23 af 28 Risikostyringsmanual På baggrund af den fremsendte risikorapportering foretager DTØ en vurdering af hvorvidt projektets risikostyring vurderes at ske i henhold til nærværende risikostyringsmanual. Endvidere vil DTØs rapportering indeholde anbefalinger og opfølgningspunkter. Projektorganisationen vil fordu DTØs vurdering vedlægges kvartalsrapporteringen som et fortroligt dokument. 6.4 Akut indsigt i risiko Hvis man i projektet bliver bekendt med en pludselig ændring i projektets risikobillede, eksempelvis hvis der er indikationer på at en alvorlig risiko vil indtræffe, skal den risikoansvarlige straks informere projektchefen/projektdirektøren, som træffer beslutning om det videre rapporteringsbehov, som eksempelvis behov for at informere indledningsvist enhed for byggestyring samt hospitalsbyggestyregruppen. Side 23 af 28

304 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -24 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Projekt: Dato: Risikobeskrivelse: Årsager til den anførte risiko: Forventet omkostning ved risikoens indtræffelse: Sandsynlighed: Mulige forebyggende handlinger som enten reducerer sandsynligheden eller konsekvensen: Forebyggende handling 1: Forventet omkostning af forebyggende handling 1: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 2: Forventet omkostning af forebyggende handling 2: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 3: Forventet omkostning af forebyggende handling 3: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Side 24 af 28

305 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -25 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Konsekvenser RisikoID: Effektdato: Sandsynlighed: Risikoejer: Side 25 af 28

306 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -26 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Risk ID Risikolog Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Økonomi Samlet risikoscore 1.0 Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Risikobeskrivelse Vurdering: Projektets risikobeskrivelse er opdateret og giver en god beskrivelse af projektets risikoforhold. Der er anført 2 risici med høj samlet risikoscore. Disse risici er mitigeret mest muligt og overvåges løbende. [yderligere tekst omkring specifikke risikoforhold. Gule og røde risici skal kommenteres i det efterfølgende] Ad 2. Ad 3. Ad 4. Ad 7. Ad 8. Ad 9. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Beskrivelse af denne risiko, og hvad der gøres for at forebygge den. Risikostyringsmanual udarbejdet Januar 2013 Vedlægges revisor erklæring om at risikobeskrivelsen er i overensstemmelse med den underliggende dokumentation Denne template vil blive konkretiseret på basis af operationel erfaring med dataopsamling og analyse fra projekterne, samt når et risikostyringsværktøj er implementeret, og systemets muligheder er kendt. Side 26 af 28

307 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -27 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 4. Emner for risikovurderinger Risikostyringen på byggeprojekterne (delniveau 1) skal tage udgangspunkt i de risici, som projektet afstedkommer. Risikovurderingerne bør i alle projektets faser have fokus på risici relaterende til den aktuelle fase såvel som risici relaterende til udførselsfasen. Årsagen er, at risici relaterende til udførselsfasen bør være fokus i alle projektfaser. Der bør således ske en vurdering af root cause for risici der i væsentligt omfang kan påvirke tid, økonomi og kvalitet i udførselsfasen allerede ved projektets opstart således at der i alle projektets faser kan tilrettelægges handleplaner der begrænser eller eliminere risici i udførselsfasen. Den risikoansvarlige skal således sikre, at der i alle faser afdækkes risici inden for følgende emner listen er ikke udtømmende: Overordnet projektrisiko med indflydelse på budgettet, tidsplanen eller kvaliteten o Risiko for at licitationsresultat overskrider budgettet eksempelvis som konsekvens af uklart og mangelfuldt udbudsmateriale o Risiko for ekstraarbejder under udførsel afledt af uklart og mangelfuldt udbudsmateriele o Risiko for tvister (med rådgivere eller entreprenører), som enten kan påvirke tidsplanen eller budgettet. o Risiko for tvister med tredjemand o Risikofor at den samlede tidsplan forsinkes som følge af udefrakommende, såvel som interne, forhold o Risiko for væsentlige arkæologiske fund ud over hvad der er planlagt efter o Eksempelvis risiko for uforudseelige jordbundsforhold, vandspejle, beskaffenhed og lign. o Eksempelvis risiko for projektmangler dvs at en aktivitet ikke indgår i udbud og ikke er indeholdt budgettet Risiko for at forudsætninger afviger fra det forventede o Eksempelvis klager over lokalplan, kommuneplan, eller miljøgodkendelser o Eksempelvis politiske beslutninger der ændrer væsentligt på forudsætninger o Eksempelvis ændrede brugerkrav o Eksempelvis flyttede aktiviteter mellem hospitaler eller optageområder, mellem privat og offentlig praksis, kommuner og region eller andet Risiko for svigt i dokumentation for gennemførelse, beslutninger mv o Eksempelvis at dokumentation ikke opsamles systematisk o Eksempelvis at krav og ønsker ikke kan dokumenteres gennemført o Eksempelvis at politiske beslutninger ikke kan dokumenteres overholdt Eksempler på risici og konsekvenser ved udbud og under udførsel: - Udbudsmaterialet er mangelfuldt hvilket kan betyde at licitationsresultatet overstiger det afsatte budget og/eller væsentlige ekstra omkostninger under udførsel. Mangler i projektmaterialet kan omfatte: Side 27 af 28

308 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Nyt Hospital Bispebjerg Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -28 af 28 Risikostyringsmanual - Mangler beskrivelse af grænseflader mellem fag - For kort udførselstidsplan - Omfang af byggemodningsarbejder er ikke tilstrækkeligt beskrevet - Beskrevne byggeprocesser er ikke bygbare Ud over afdækning af risici inden for ovenstående områder skal den risikoansvarlige sikre at de risici der er identificeret i forbindelse med den eksterne risikoscreening, som er udarbejdet til ekspertpanelet forud for anmodning om endeligt tilsagn, er dækket af de risikobeskrivelser der er lavet på projektet, sådan at der er sporbarhed fra den eksterne risikoscreening og til risikolog. Side 28 af 28

309 Ny Retspsykiatri Sct. Hans - Kvartalsrapport 4. kvartal 2018 Enhed for Byggestyring Center for Økonomi Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -1 af 22 Center for Økonomi Enhed for Byggestyring KVARTALSRAPPORT KVALITETSFONDSBYGGERI 1. oktober december 2018 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS

310 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -2 af 22 2

311 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -3 af Indledning Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der for de enkelte kvalitetsfondsprojekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til regionsrådene, som også danner grundlag for Sundheds- og Ældreministeriets opfølgning. Kvartalsrapporteringen skal således give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Sundheds- og Ældreministeriet godkendte den 6. december 2017 udbetalingsanmodningen for Ny Retspsykiatri Sct. Hans. Efter udbetaling fra kvalitetsfonden afrapporteres kvartalsvis til regionsrådet og til Sundheds- og Ældreministeriet efter fast koncept. 3

312 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -4 af Ledelseserklæring Ledelsen i Region Hovedstaden fremsender hermed kvartalsrapportering pr. 31. december 2018 for Region Hovedstadens igangværende Kvalitetsfondsprojekter (Nyt Hospital Herlev, Det Nye Rigshospital, Nyt Hospital Bispebjerg, Ny Retspsykiatri Sct. Hans, Nyt Hospital Hvidovre samt Nyt Hospital Nordsjælland) der alle har modtaget godkendelse af udbetalingsanmodning fra Sundheds- og Ældreministeriet. Kvartalsrapporteringen er baseret på kvartalsrapporteringen for de enkelte kvalitetsfondsprojekter som regionsrådet har behandlet på regionsrådsmødet den 9. april Ledelsen kan efter bedste overbevisning erklære, at: det enkelte projekts kvartalsrapportering giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og risiko vedrørende de igangværende anlægsprojekter finansieret ved kvalitetsfondsmidler kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af regionens deponeringsgrundlag vedrørende anlægsprojekterne med kvalitetsfondsfinansiering - og de dertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartalet såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret i overensstemmelse med gældende administrative regler såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn Kommentarer til eventuelle forbehold og supplerende oplysninger fra revisionen vedr. projekterne fremgår af afsnit 3 i det enkelte projekts kvartalsrapportering. Hillerød, april 2019 Sophie Hæstorp Andersen Regionsrådsformand Jens Gordon Clausen Koncerndirektør 4

313 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -5 af Revisionserklæring Den uafhængige revisors erklæring omfatter det økonomiske forbrug for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Ny Retspsykiatri Sct. Hans for perioden 1. oktober 2018 til 31. december Endvidere omfatter revisors erklæring deponeringsgrundlaget pr. 31. december 2018 for samtlige af regionens kvalitetsfondsfinansierede projekter. Region Hovedstadens eksterne revision BDO har gennemgået kvartalsrapporten, og har den 15. marts 2019 fremsendt udkast til revisorerklæring for Ny Retspsykiatri Sct. Hans, der såfremt kvartalsrapporten godkendes af regionsrådet i sin nuværende form, vil blive fremsendt til Sundheds- og Ældreministeriet. Erklæringen er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Uddrag af revisorerklæring vedr. Ny Retspsykiatri Sct. Hans: Konklusion med forbehold Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Projektets økonomiske forbrug og fremdrift Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 (4. kvartal 2018), i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold vedrørende begrænsning i anvendelse Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenlig-ningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Revisionserklæringen fremgår i sin helhed af bilag til mødesagen. 5

314 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -6 af Overblik Den overordnede vurdering er, at Ny Retspsykiatri Sct. Hans har den fornødne fremdrift. 4.1 Status for Ny Retspsykiatri Sct. Hans pr. 4. kvartal 2018 Kvalitetsfondsbyggeriet på Psykiatrisk Center Sct. Hans i Roskilde omfatter opførelse af en ny retspsykiatrisk afdeling på hjørnet af Boserupvej og Lindegårdsparken på Sct. Hans Øst i Roskilde. Nybyggeriet er på ca m2 med 126 retspsykiatriske sengepladser fordelt på fire sengeenheder med alle dertil hørende støttefunktioner, sikkerhedsforanstaltninger, tekniske faciliteter, personalefaciliteter, kontorer, besøgsfaciliteter samt både indendørs og udendørsaktiviteter. De 126 sengepladser indrettes som enestuer med eget toilet og bad. Den nye retspsykiatriske afdeling tager afsæt i Region Hovedstadens Psykiatris visioner for fremtidens psykiatri, hvor patienten er i centrum. De kommende fysiske rammer er stimulerende og motiverende for patienter og personale, og det er hensigten at de nye rammer understøtter tilbud, der imødekommer patientens individuelle behov og samtidig karakteren af den retslige foranstaltning. Af patientrettede aktivitetstilbud kan nævnes et multi/musik rum, et kulturtorv, erhvervsterapi, mulitihal og terapibassin samt en udendørs aktivitetshave. Der er fokus på at anvende de mest optimale tekniske løsninger i forhold til personsikring af personalet, og den ydre sikringsperimeter, som er en betingelse for retspsykiatrisk byggeri, opnås ved bygningskroppene og havemuren i aktivitetshaven uden at signalere indhegning mod omgivelserne. Projektet har et samlet budget på 566 mio. kr. (pl-09), hvoraf 16 mio. kr. udgør låneoptaget fra energilånepuljen til at opfylde bygningsklasse Totalrådgiver på projektet er KHR arkitekter A/S med Rubow Arkitekter A/S, Oluf Jørgensen A/S Rådgivende Ingeniører, Spangenberg & Madsen Rådgivende Ingeniører A/S og Opland Aps Landskabsarkitekter mdl. som underrådgivere. Tidsplan Byggeriet blev igangsat i foråret 2018 og forventes afleveret fra entreprenøren primo 2021 med forventet ibrugtagning af patienter medio I forhold til den oprindelige tidsplan, vil projektet samlet have en forsinkelse på ca. 3 ½ år. Forsinkelsen skyldes først og fremmest langstrakte forhandlinger med Roskilde Kommune om lokalplansindhold, der har 6

315 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -7 af 22 medført en forsinkelse på 2½ år. Den resterende forsinkelse på et år relaterer sig til afrundingen af dispositionsforslag, forlænget granskning af hovedprojekt, herunder indarbejdelse af krav, som kommunen har stillet til projektet. Det har endvidere været væsentligt for projektet at der i udbudsfasen, har været tilstrækkelig tid til at verificere modtagne tilbud med henblik på, at identificere eventuelle fejlberegninger i tilbuddene. Ved udgangen af 2018 kan det konstateres, at råhusarbejder følger tidsplanen og at der er delområder, der er foran udbudstidsplanen, hvorfor der kan opstartes på lukningsentreprisen tidligere end planlagt. Gennemført udbud Projektet blev udbudt i 16 fagentrepriser, og licitationsresultatet blev modtaget i sensommeren Efterfølgende blev der afholdt forhandling og mængdeverificering med de vindende entreprenører, hvorefter at allonger til entreprisekontrakter blev underskrevet medio januar Det samlede entreprisebudget lå under det forventede entreprisebudget, og det overskydende beløb er blevet anvendt til styrkelse af øvrige budgetposter, herunder projektets reserver. Der udestår tre mindre afklaringer i forbindelse med råjord, hvor forhandling endnu er igangværende pr. 31. december 2018, omfang af VVS hulboringer og en spjældtype i forbindelse med ventilation. De sidste to udeståender vil blive behandlet på projektgennemgangsmøder med de respektive entreprenører i første halvår af 2019, når løsninger er identificerede og omfang er kendt. MOE A/S varetager byggeledelsen på projektet. Der er stor fokus på at fastsætte og til stadighed fastholde rammerne for den samlede styring af de 16 fagentrepriser. Byggeledelsen har gennemført en møderække med samtlige entreprenører, hvor blandt andet rammerne for fremtidigt samarbejde er drøftet. Der er ligeledes afholdt opstartsmøder med de entreprenører, der på nuværende tidspunkt har aktiviteter på byggepladsen. Aktiviteter på byggegrund Der er fortsat stort fokus på sikkerhed og arbejdsmiljø og samarbejdet med Arbejdstilsynet er velfungerende. Råhusentreprenøren er fortsat igangværende på pladsen, hvor der arbejdes med jord, fundering, ledninger i terræn og elementmontage. Disse arbejder vil pågå frem til medio Endvidere er VVS-, ventilation- og el-entrepriserne, der skal koordinere med råhusentreprisen, tilstede på pladsen i nødvendigt omfang, ligesom lukningsentreprisen har været på pladsen siden begyndelsen af Vinduesmontagen forventes at starte ultimo marts

316 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -8 af Rapportering I Region Hovedstadens Kvalitetsfondsprojekter arbejdes der med risikostyring i henhold til Region Hovedstadens styringsparadigme og tilhørende risikomanual. De projektspecifikke udmøntninger af de regionale retningslinjer er beskrevet i de projektspecifikke projekthåndbøger. Der arbejdes i Ny Retspsykiatri Sct. Hans målrettet og fokuseret med risikostyring for kvalitetsfondsprojektet. Der er en god risikokultur, samt velfungerende processer for både risikoidentifikation, risikobearbejdelse og forebyggende handlinger. Samtlige kvalitetsfondsfinansierede projekter i Region Hovedstaden fører Risikolog i systemet Exonaut Risk. Den uafhængige risikovurdering har i tidligere kvartalsrapporter anbefalet en overordnet gennemgang af systemanvendelsen i forbindelse med sin risikovurdering til kvartalsrapporteringen. Administrationen ved Enhed for byggestyring har nu foretaget den planlagte opgradering af systemet og herefter foretaget den aftalte revurdering. Opgraderingen har været langtrukket idet opgraderingen ikke har kunne indføres pga. IMT fokus på implementeringen af Sundhedsplatformen. Endvidere anbefaler DTØ at administrationen på porteføljeniveau fastsætter krav for form og indhold af rapporteringen fra delniveau 2 til delniveau 1, således at risikostyring på niveau 2 sker på et ensartet grundlag på tværs af kvalitetsfondsprojekterne. Administrationen er enig i behovet for en ensretning, og vil indarbejde retningslinjer for rapporteringen på delniveau 2 i forbindelse med opdateringen af den regionale risikostyringsmanual afledt af opgraderingen af risikostyringssystemet. Administrationen kan oplyse, at der løbende foretages vurderinger af kvaliteten af rapportering på kvalitetsfondsbyggerierne. Der er foretaget en af byggeorganisation ekstern vurdering af risikorapporteringen for projektet, se bilag til mødesag. 5.1 Risikorapport kvartalsrapportering for 4. kvartal 2018 for Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstadens vurdering af projektets samlede risikoprofil Region Hovedstaden har foretaget en samlet vurdering af projektets risikoprofil. Vurderingen omfatter risici for at projektet ikke realiseres inden for den fastlagte ramme, med den forventede kvalitet til den aftalte tid. 8

317 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -9 af 22 Vurderingen skal ses i sammenhæng med det tredje øjes (DTØ) erklæring om projektets risikoprofil, der konkluderer: Overordnet er det DTØ s vurdering, at projektorganisationens risikorapportering i al væsentlighed giveret dækkende billede af projektets risikoprofil på rapporteringstidspunktet. Sammenfattende vurderes det, at der med de oplysninger, DTØ har modtaget i materialet, med generelle reserver [beløb udeladt], øvrige reserver, en samlet UFO-pulje og mulighed for projektreduktioner via change request kataloget ind til medio 2019, er søgt sikret en tilstrækkelig robusthed til at håndtere de økonomiske risici i projektet for nærværende. Det er for DTØ et opmærksomhedspunkt, at projektet dokumenterer, hvilke yderligere konkrete change request emner, der afsøges til implementering i tiden efter første milepæl, primo 2020, hvor nuværende katalog udløber. Det er påset, at projektet afholder risikoworkshops i henhold til projektets styringsmanual. Ved deltagelse i workshops er konstateret, at der arbejdes systematisk med vurdering af identificerede risici samt identificering af nye risici, der kan påvirke projektet fremadrettet under hensyntagen til projektets stade samt udefrakommende faktorer, der kan påvirke projektets økonomi, kvalitet og fremdrift. Det er Administrationens samlede vurdering, at projektet arbejder systematisk med projektets risici i henhold til gældende risikostyringsmanual således at projektet realiseres inden for den fastsatte økonomiske ramme, til den ønskede kvalitet samt uden yderlige forsinkelser, ud over den under projekteringen indtrådte forsinkelse på 3½ år som følge af især Roskilde Kommunes myndighedsbehandling. Risikorapportering Nedenstående risikorapportering for Ny Retspsykiatri Sct. Hans for 4. kvartal 2018 er udarbejdet af projektorganisationen på baggrund af dialog med MOE (byggeledelsen) og NIRAS (bygherrerådgiver). I 4. kvartal 2018 blev der afholdt risikoworkshop på tværgående operationelt niveau den 29. november I den forbindelse blev der tilføjet to risici, hvoraf den ene er ny og den anden er genindført: Risiko 31 Er genindført, da der fra CIMTs side ikke kan gives klart svar på, hvorvidt en eventuel udgift til etablering af DAS anlæg vil blive dækket af CIMT. Risiko 35 9

318 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -10 af 22 Denne er en udskilt risiko, der relaterer sig til konflikt med entreprenørerne (risiko 16), men med fokus på udførelsesprocessen og planlægningen af denne, der kan resultere i såkaldt tilbagegang, dvs. at håndværkere ikke kan færdiggøre i en samlet proces, men må vende tilbage flere gange med spildtid til følge. Den økonomiske konsekvens er nu delt mellem Id 16 og Id 35. Næste risikoworkshop forventes afholdt den 26. februar De nuværende væsentligste risici fremgår af nedenstående oversigt. Id Hændelse Dato 35 Udførelsesprocessen er ikke koordineret imellem fagentreprenørerne Omkostning (RP) Kvalitet (RP) Tid (RP) 3 Skrånende grund og råhus Indeksering - Bevillingsindeksering og byggeomkostningsindeks følges ikke Konflikter med entreprenørerne Entreprisegrænseflader Kompetencer og ressourcer i projektgruppen Overskridelse af tidsplan Materialegodkendelser gennemføres ikke rettidigt

319 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -11 af CIMT - Ressourcer Overdragelsesprocessen til drift er ikke tilstrækkeligt afstemt og det byggeri som CEJ overtager er ikke driftsegnet i forhold til CEJ s systemønsker og krav 32 Implementering af personsikringsanlægget. Risiko for at der ikke forberedt for føringsveje og indplacering af personanlæggets installationer, samt risiko for at anlægget ikke er koordineret i forhold til de øvrige installationer 33 Løsninger er ikke driftsegnede, eller der kan komme nye krav/ønsker fra driften 7 Lokalplan og myndighedskrav udover de krav, der allerede er indarbejdet i projektet BK 2020 opfyldes ikke Projektændringer - Tidsplanen er ikke robust i forhold til større ændringer i projektforudsætninger CIMT - DAS Brugere - Udvikling og uddannelse Manglende organisationsudvikling og uddannelse af såvel det kliniske personale som driftspersonalet i forhold til at udnytte og drifte nybyggeriet

320 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -12 af Eksterne interessenter får ikke tilstrækkelig opmærksomhed Note: RP henviser til antallet af risikopoint Der foreligger gennemarbejdede handlingsplaner med forebyggende handlinger for samtlige identificerede risici. Risiko 35 Byggeledelsen analyser udførelsesprocessen grundigt med baggrund i bl.a. den mock-up, som er opført, og fastlægger derefter en udførelsesproces og tid for de enkelte afsnit, som gennemgås og afklares med fagentreprenørerne således at der sikres ejerskab til denne. Det er vigtigt, at planen bliver operationel og der er mulighed for en vis tilpasning. Risiko 3 Lavtliggende terræn i forhold til fremtidigt terrændæk/terræn samt differensspring i det fremtidige terræn kombineret med større mængder af overskudsjord søges optimeret mest muligt økonomisk, ved i størst muligt omfang at anvende overskudsjorden til indbygning. Risiko 1 5% reservepuljen skal optage forskellen, og derudover følges udviklingen. Risiko 16 Byggeledelsen har været indraget under projekteringen og udbuddet, og det er endvidere i forbindelse med opstartsmøder og workshops søgt at danne grundlag for en god samarbejdsrelation mellem byggeledelse og entreprenører. Der vil fortsat være fokus på tiltag som kan have en positiv effekt på samarbejdet. Risiko 24 Byggeledelsen har været involveret under projektering og udbud med henblik på at indtænke grænseflader i såvel projekt som procesmæssig henseende. I forbindelse med projektgennemgangen med fagentreprenørene og koordinering af leverandørprojekteringen er der fokus på koordinering af grænseflader i forhold til såvel projekt som byggeproces. Desuden er hele projektet 3D modeleret og analyseret for at gøre projektet bygbart Risiko 11 Der er tilknyttet en professionel byggeledelse. Byggeledelsen har løbende fokus på, om der leveres tilstrækkeligt i forhold til projektopfølgning og fagtilsyn. 12

321 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -13 af 22 Programmet Dalux Field er blevet anskaffet til at administrere projektet. Til den løbende økonomiopfølgning er tilknyttet en intern controller til at følge og afrapportere økonomiske forhold. Endelig vurderes det løbende, om der i projektorganisationen forefindes de rigtige kompetencer og resurser, herunder om eksempelvis projektopfølgningen fungerer tilfredsstillende. Der sættes fokus på, at projektledelsen af flytningen er bemandet samt at få gennemgået det oplæg der foreligger til indkøb og nyt inventar og genbrug af eksisterende. Risiko 25 Bygherre har bekræftet, at entreprenør kan lægge bestilling af betonelementer ind hos leverandør. Der afholdes projektgennemgang med fagentreprenører med grænseflader til elementleverandør, og leverandør udarbejder en projekttidsplan for elementprojektering. Endelig arbejdes der med at gøre tidsplanen realistisk for råhusentreprisen, herunder er der endvidere udarbejdet kontraktuelle bestemmelser, som giver mulighed for at parallelforskyde øvrige entreprenørers tidsplaner ved forsinkelse hos særligt råhusentreprenøren. Risiko 29 Der er indarbejdet en proces for materialegodkendelser i BSB s, som der sættes fokus på i forbindelse med projektgennemgangsmøder. Risiko 30 CIMT inddrages i forbindelse med bygherremøder og projektgennemgangsmøder med henblik på, at CIMT kan være tæt på byggesagen og følge denne, og derved have de bedste muligheder for at priotere og tilpasse bemanding til projektet. Risiko 34 CEJ kontaktes med henblik på afstemme både organisering, samt proces og aktiviteter i forbindelse med overleveringen mellem byggeprojekt og drift. Risiko 32 Der afholdes projektkoordineringsmøder med henblik på at koordinere projektet, inden de relevante bygningsdele produceres og indbygges. Risiko 33 For at omkostningsoptimere og kunne foretage evt. ændringer/tilkøb så tidligt som muligt igangsættes en mock-up. Risiko 7 Der er kontinuerlig kontakt med planmyndighed og bygningsmyndighed. 13

322 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -14 af 22 I udbudet er der desuden angivet og afsat tid til en proces for facademockup en, hvor der også er søgt afsat rimelig tid til en godkendelse hos Roskilde Kommune. Endelig er der afsat en dedikeret reserve til evt. myndighedskrav i forbindelse med materialevalg og supplerende beplantning. Risiko 18 Der har været løbende dialog om beregningsforudsætningerne for energirammeberegningen. Hvis Roskilde Kommune ønsker det, afholdes møde om energirammeberegningen. I forhold til udbuddet er der endvidere fokus på at få præciseret kravet til blowerdoor test som ligger tidligt samt få defineret grænseflader mellem entrepriserne. Risiko 6 Der er kontinuerlig kontakt med brugere og øvrige interessenter. Desuden udviser Centerledelsen forståelse for byggeriets fasemodel og udøver ledelse i forhold til ønsker om ændringer fra brugerne. Risiko 31 Der holdes løbende kontakt til CIMT for at følge udviklingen i CIMT s krav til DAS inden for psykiatriområdet, og herunder om kravene får en betydning for projektet. Udgåede kritiske risici siden seneste kvartalsrapportering Der er ikke udgået kritiske risici siden kvartalsrapporteringen for 3. kvartal Projekternes økonomi Projekternes økonomi styres efter Region Hovedstaden Kasse- og Regnskabsregulativ (gældende version blev godkendt af regionsrådet på mødet 18. juni 2013) Ny Retspsykiatri Sct. Hans Projektets økonomi Projektet omfatter opførelsen af en retspsykiatrisk afdeling. Den samlede budgetramme incl. reserver udgør 566,0 mio. kr. (09-pl), svarende til 659,2 mio. kr. i løbende priser. Projektet er udbudt i 16 fagentrepriser. Projektet rapporteres i grupperinger omfattende: 1) Administrative byggeomkostninger. Heri indgår bl.a. omkostninger til totalrådgiver, bygherrerådgiver, byggeledelse, juridisk bistand og lønomkostninger. 14

323 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -15 af 22 2) Entrepriserne vedr. opførelsen af nybyggeriet 3) Omkostninger vedr. overfaldsalarmer, it, telefoni og løst inventar samt omkostninger i forbindelse med nedrivningen af eksisterende bygninger. 4) Kunst 5) En reservepulje, der blev oprettet som følge af det gunstige licitationsresultat 6) 5 % reservepuljen Byggepladsen blev startet op i marts 2018, og selve udførslen påbegyndtes i april Budgettet til IMT investeringerne i Ny Retspsykiatri Sct. Hans udgør 19,4 mio. kr. (18-pl), svarende til 16,5 mio. kr. (09-pl), hvilket er i overenstemmelse med ekspertpanelets angivelser i tilsagnsskrivelsen. 5.3 Byggeriernes økonomiske fremdrift Siden indsendelsen af udbetalingsanmodningen er det blevet besluttet at udsætte opstarten af byggepladsen med tre måneder til den 1. marts 2018 af hensyn til vejrliget. Dette gav samtidig mulighed for at afsætte ekstra tid til mængdeverificeringen, hvilket har vist sig at være hensigtsmæssigt. Udgiftsprofilen er dermed blevet forskubbet, således at de faktiske udgifter i 2017 og 2018 er lavere end hvad der fremgår af den oprindelige investeringsprofil. Den oprindelige investeringsprofil svarer til tidspunktet for udbetalingsanmodningen i september Tidsforskydningerne er ikke ændret ved indflytnings- og ibrugtagningstidspunkterne, da der på forhånd var indlagt plads til forskydningerne i tidsplanen. 15

324 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -16 af 22 Ny Retspsykiatri Sct. Hans, mio. kr., løbende priser 5.4 Kvalitet og indhold Kvaliteten i byggerierne forstås som antal af byggede kvadratmeter, pris pr. kvadratmeter, antal senge til patienter i de nye bygninger samt de samlede hospitaler, den forventede behandlingskapacitet samt udnyttelsesgrader, med andre ord indholdet i faseskifteskemaerne. Ny Retspsykiatri Sct. Hans Ingen af de nævnte kvalitetsparametre har ændret sig i Ny Retspsykiatri Sct. Hans siden udbetalingsanmodningen. 16

325 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -17 af Generelle principper I dette afsnit redegøres der alene for de tekniske forudsætninger og principper. 6.1 Risikomanual Gældende risikostyringsmanual for Regions Hovedstadens kvalitetsfondsbyggerier er blevet opdateret i februar 2019 og indgår som bilag i nærværende kvartalsrapportering Regnskabs- og byggestyringsmæssige principper De regionale byggestyringsregler blev godkendt af regionsrådet i 2. kvartal Styringsparadigmet for de store byggerier i Region Hovedstaden blev opdateret i juni 2018, og annonceret ved en formandsmeddelse på forretningsudvalgsmødet den 12. juni Styringsmanualen for Ny Retspsykiatri Sct. Hans er som konsekvens af ajourført styringsparadigme, senest revideret i august Styringsmanualen er opdateret ift. byggeriets aktuelle fase og eksisterende praksis. Sundheds- og Ældreministeriet samt DTØ har bemærket, at man ønsker tvistnotatet indarbejdet i styringsmanualen. På næste hospitalsbyggestyregruppemøde vil styringsmanualen derfor blive forelagt med tvistnotatet som fortroligt bilag. Mødet vil blive afholdt i foråret 2019, og en revideret styringsmanual forventes at foreligge i forbindelse med kvartalsrapporteringen for 1. kvartal Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad Ny Retspsykiatri Sct. Hans De i skema 1 planlagte færdiggørelsesgrader opgøres med udgangspunkt i akkumuleret forbrug primo kvartalet tillagt forrige kvartals forventede forbrug for indeværende kvartal, set i forhold til det korrigerede budget i årets priser. Den realiserede færdiggørelsesgrad i samme skema opgøres som afholdt forbrug i forhold til total budgetsum. Den oprindelige færdiggørelsesgrad i bilag D er opgjort på baggrund af den forventede finansieringsprofil fremsendt til SUM i forbindelse med udbetalingsanmodningen. Den reviderede færdiggørelsesgrad er baseret på den finansieringsprofil der ligger til grund for finansieringsprofilen på dato for kvartalsrapporten, under hensyntagen til evt. ændringer i tidsplaner. 17

326 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -18 af 22 Efter indsendelsen af udbetalingsanmodningen er finansieringsprofilen blevet revideret. Det skyldes, at opstarten af byggepladsen er blevet skubbet tre måneder, da det blev besluttet at undgå opstart om vinteren. Byggepladsetableringen blev således udsat til 1. marts Det gav samtidig rum til at køre en fornuftig mængdeverificering igennem, hvilket var hensigtsmæssigt i forhold til den krævede tid til verificeringen. Der sker løbende justering af finansieringsprofilen i forhold til forventningen af arbejdernes fremdrift. Projektet påser, at der alene betales for arbejder der er udført, således, at den økonomiske færdiggørelsesgrad et udtryk for projektets fremdrift. Da der således betales efter faktisk fremdrift udgør de realiserede udgifter således den realiserede færdiggørelsesgrad. Den realiserede færdiggørelsesgrad for 4. kvartal 2018 er således beregnet som de realiserede udgifter pr. 31. december 2018 i forhold til det samlede gældende budget pr. 31. december Forskellen i færdiggørelsesgraderne imellem bilag D og skema 1 skyldes, at bilag D er færdiggørelsesgraden beregnet ud fra priser i blandet prisindeks, mens færdiggørelsesgraderne i skema 1 er beregnet i 18-pl. 18

327 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -19 af 22 Bilag Bilag A: Fortroligt bilag med detaljer om økonomi, reserver og risici særskilt bilag 2 i mødesag Bilag B: Oversigt over projektspecifikke deponerede midler Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Bilag E: Følgebrev med ekstern revisorerklæring særskilt bilag 3 i mødesag Bilag F: Uafhængig risikovurdering af projektet, udarbejdet af Det tredje øje - særskilt fortroligt bilag 4 i mødesag Bilag G: Risikostyringsmanual, februar 2019 særskilt bilag 5 i mødesag 19

328 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -20 af 22 Bilag B: Oversigt over projektspecifikke deponerede midler pr. 31. december

329 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -21 af 22 Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Ny Retspsykiatri Sct. Hans 21

330 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Sct. Hans kvartalsrapport 4. kvt Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -22 af 22 Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Ny Retspsykiatri Sct. Hans 22

331 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 3 - Side -1 af 4 Tlf: roskilde@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr Regionsrådet i Region Hovedstaden Kongens Vænge Hillerød 15. marts 2019 Vores ref. EIB Følgebrev vedr. revisionserklæring for Ny Retspsykiatri Sct. Hans, 4. kvartal 2018 Vedlagt fremsendes udkast til revisorerklæring for Ny Retspsykiatri Sct. Hans 4. kvartal Såfremt kvartalsrapporten godkendes i sin nuværende form, udvisende forbrug på 151,6 mio. kr., vil vi afgive vedhæftede erklæring. Roskilde, den 15. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Lasse Jensen Statsautoriseret revisor BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

332 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 3 - Side -2 af 4 1 Den uafhængige revisors erklæring Til Regionsrådet for Region Hovedstaden Vi har revideret kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 (4. kvartal 2018), for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Ny Retspsykiatri Sct. Hans (i det følgende kaldet Projektet) udvisende et forbrug på 151,6 mio. kr. Kvartalsrapporteringen er udarbejdet i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for regioner, regionens Kasse- og Regnskabsregulativ, sædvanlig regnskabspraksis og Sundheds- og Ældreministeriets Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, i det følgende kaldet Regnskabsbestemmelserne. Konklusionen er todelt således, at vores konklusion om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag udtrykkes med høj grad af sikkerhed, og behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, i det følgende kaldet Regnskabsbestemmelserne. Vores konklusion om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget) udtrykkes med begrænset sikkerhed. Ved Projektets fremdrift og risici forstås i denne erklæringsopgave, at forventet resterende forbrug (budget) samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug (budget) og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet, vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Erklæringen er udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels Projektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Som følge heraf kan rapporteringen være uegnet til andet formål. Ledelsens ansvar Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Sundheds- og Ældreministeriets fastsatte regler. Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af Projektets fremdrift, forventet resterende forbrug (budget) og risici i tilknytning til Projektets færdiggørelse. Ledelsen indhenter en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventet resterende forbrug. Revisors ansvar Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag. Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset sikkerhed om regionens vurdering af byggeriets fremdrift og risici, herunder forventet resterende forbrug (budget), samt risici knyttet hertil. Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med ISAE 3400 DK, undersøgelse af fremadrettede finansielle oplysninger og fremskrivninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt god offentlig revisionsskik, idet revisionen udføres på grundlag af bestemmelserne i Revisionsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til Sygehusbyggeri. Revisionsfirmaet BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab er underlagt international standard om kvalitetsstyring, ISQC 1, og anvender således et omfattende kvalitetsstyringssystem, herunder dokumenterede politikker og procedurer vedrørende overholdelse af etiske krav, faglige standarder og gældende krav i lov og øvrig regulering.

333 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 3 - Side -3 af 4 2 Vi har overholdt kravene til uafhængighed og andre etiske krav i FSR danske revisorers retningslinjer for revisors etiske adfærd (Etiske regler for revisorer), der bygger på de grundlæggende principper om integritet, objektivitet, faglig kompetence og fornøden omhu, fortrolighed og professionel adfærd. Vi har udført vores arbejde med henblik på at opnå en høj grad af sikkerhed for: at kvartalsrapporteringen i alle væsentlige henseender afspejler det økonomiske forbrug opgjort pr. 31. december 2018 i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne at kvartalsrapporteringens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne Vi har endvidere udført vores arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Dertil har vi påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og regionens risikovurdering i tilknytning til Projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. Vi har endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. For så vidt angår risikovurderingen, har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddraget en af Projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til Projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Omfanget af de handlinger, vi har udført ved vores gennemgang af Projektets fremdrift og risici, er mindre end ved en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Som følge heraf er den grad af sikkerhed, der er opnået for vores konklusion om det forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, betydeligt mindre end den sikkerhed, der ville være opnået, hvis der var udført en erklæringsopgave med høj grad af sikkerhed. Konklusion Denne konklusion skal læses under hensyntagen til formålet med kvartalsrapporteringen, som redegjort for i erklæringens indledende afsnit, samt på grundlag af forståelsen af begrebet Projektets fremdrift og risici, som der er redegjort for i erklæringens indledende afsnit. Det er vores opfattelse, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. oktober 2018 til 31. december 2018 (4. kvartal 2018), i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. På grundlag af det udførte arbejde og det opnåede bevis er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os grund til at mene, at kvartalsrapporteringens oplysninger om den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug (budget) ikke er opgjort i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne. Fremhævelse af forhold vedrørende begrænsning i anvendelse Regionen har i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne medtaget budgettal som sammenligningstal i kvartalsrapporteringen. Budgettallene har ikke været underlagt revision. Erklæring i henhold til anden lovgivning og øvrig regulering Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Ledelsen er ansvarlig for, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis; og at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Ledelsen er endvidere ansvarlig for, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet.

334 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 3 - Side -4 af 4 3 I tilknytning til vores revision af kvartalsrapporteringen er det i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik vores ansvar at udvælge relevante emner til såvel juridisk-kritisk revision som forvaltningsrevision. Ved juridisk-kritisk revision efterprøver vi med høj grad af sikkerhed for de udvalgte emner, om de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved forvaltningsrevision vurderer vi med høj grad af sikkerhed, om de undersøgte systemer, processer eller dispositioner understøtter skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af aktiviteterne, der er omfattet af kvartalsrapporteringen. Vi har endvidere påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er anledning til væsentlige kritiske bemærkninger, skal vi rapportere herom. Vi har ingen væsentlige kritiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. Roskilde, den 15. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab CVR-nr Lasse Jensen Statsautoriseret revisor

335 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 5 - Side -1 af 28 Region Hovedstaden Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekterne og kvalitetsfondslignende projekter Februar 2019 Økonomi Tid Kvalitet Version 2

336 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -2 af 28 Risikostyringsmanual Indholdsfortegnelse Introduktion og læsevejledning Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Risikostyring relateret til ibrugtagning Risikobegreber Risikostyring Risikovurdering Definition af risiko Usikkerhed Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Det strategiske niveau (S) Det taktiske niveau (T) Det operationelle niveau (O) Operationel risikostyring Dagligt risikoarbejde Kvartalsvise risikoworkshops Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikorapportering Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Afholdelse af workshops og risikomøder Komponenterne i risikostyringen Risikorapportering Rapportering til Enhed for Byggestyring Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Akut indsigt i risiko Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Bilag 3. Risikorapport template for kvartalsrapport Bilag 4. Emner for risikovurderinger Side 2 af 28

337 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -3 af 28 Risikostyringsmanual Introduktion og læsevejledning Nærværende risikostyringsmanualen er et tillæg til Region Hovedstadens paradigme for styringsmanual. Dokumenterne fastlægger retningslinjer for, hvordan regionens kvalitetsfondsbyggeprojekter skal gennemføres. Risikostyringsmanualen er baseret på ISO 31000, men er tilpasset på en række punkter for at fremme at risikostyring bruges som et aktivt ledelsesredskab i alle byggeprojekter på alle niveauer. I paradigmet for styringsmanual fastlægges de overordnede procedure for risikovurdering og risikostyring i regionen. I denne manual specificeres krav til kvaliteten i risikoarbejdet, herunder fastlægges der krav til den daglige administration, principperne for risikovurdering, risikobeskrivelser samt til rapportering af risiko. Risikostyring er et særligt fokusområde i byggeprojekterne i Region Hovedstaden. Denne manual beskriver retningslinjer for, hvordan risikostyring skal gennemføres på byggeprojekterne. Risikostyringsprincipperne, som er beskrevet i denne manual, er ligeledes gældende for større projekter i Region Hovedstaden som styres i henhold til regionens paradigme for styringsmanual. Den detaljerede organisering af risikostyringen på det specifikke byggeprojekt er ikke beskrevet i nærværende manual, idet projekterne er forskellige i omfang og kompleksitet. Processen beskrevet i risikostyringsmanualen er skalerbar, og er udarbejdet med henblik på at kunne anvendes på alle byggeprojekter uanset størrelse og kompleksitet. Side 3 af 28

338 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -4 af 28 Risikostyringsmanual 1. Risikostyring på kvalitetsfondsprojekter og større anlægsprojekter i Region Hovedstaden 1.1 Region Hovedstadens risikostyring i byggeprojektet Byggeprojekterne skal, når de er færdige, opfylde målsætningerne for Økonomi (overholdelse af budgetrammen ) Tid (ibrugtagningstidspunktet for bygningen ) Kvalitet (de aftalte kliniske forudsætninger for byggeprojektet ) Byggeprojekter er behæftet med stor risiko. Men de primære risikoforanstaltninger er projekternes planer, kompetencer, styrings- og ledelsesprincipper, organisering og kvalitetssikring da de hver i sær fjerner det meste risiko på projekterne. Det er dok ikke alt risiko der kan fjernes af den vej, og risikostyring bruges til at få belyst evt. tilbageværende risiko, of sikre at der iværksættes risikomitigerende tiltag, som oftest vil have karakter af at styrke eller ændre de præmære risikoforanstaltninger, og derved øge chancen for at nå den overordnede målsætning. Den overordnede målsætning med risikostyring i forbindelse med byggeprojektet er: Fjerne eller reducere risiko på byggeprojekterne. Skabe transparens omkring sandsynligheden for at nå byggeprojekternes målsætninger. Sikre at risikostyring bliver et fokuspunkt for ledelsen på de enkelte byggeprojekter. Sikre at viden om risiko bruges proaktivt i beslutninger, der vedrører byggeprojekterne både på operationelt, taktisk og strategisk niveau. Sammenhæng mellem projekternes kapitaliserede og sandsynlighedsjusterede risikobillede og reservestyring Målet med denne manual er at udstikke retningslinjer for risikostyring relaterende til projekteringen og udførslen af byggeprojekterne, samt udstikke retningslinjer for, hvordan viden om risiko bruges i beslutningsprocesser, der relaterer sig til byggeprojekterne. Ledelsen og Hospitalsstyregruppen modtager løbende rapportering om de aktuelle risikovurderinger relaterende til byggeprojekterne. Risikorapporteringen danner endvidere, for kvalitetsfondsprojekterne, grundlag for en uafhængig vurdering er risikostyringen til brug for kvartalsrapporteringen til Sundheds- og Ældre Ministeriet. Projektorganisationerne skal således tilrettelægge administrative rutiner der sikre at der følges op på tilrettelagte tiltag der skal reducere eller eliminere identificerede risici, samt løbende sikre opsamling af nye risici, så der hele tiden er et opdateret risikobillede. Herunder sikre at viden om risiko er forankret i projektets organisation, og blandt de eksperter som har viden og indsigt i de pågældende risici. Nærværende retningslinjer skal sikre, at der i det daglige arbejde på alle relevante niveauer og hos alle interessenter er fokus på risikovurdering og risikobearbejdning. Side 4 af 28

339 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -5 af 28 Risikostyringsmanual Retningslinjerne har endvidere til formål at sikre at risikovurderingerne sker ensartet på alle delprojekter og alle niveauer samt hos såvel interne og eksterne interessenter. Væsentlige risici afrapporteres på ledelses- eller styregruppemøderne. Beslutningen om konkret håndtering ligger hos ledelse. 1.2 Risikostyring relaterende til effektiviseringsgevinster Kvalitetsfondsprojekterne er endvidere underlagt krav om effektiviseringer afledt af byggeriet. I rapporteringen for de identificerede tiltag skal der foretages en risikovurdering. Risikovurderingen skal beskrive risici for, at tiltagets gevinster ikke kan realiseres, samt om gennemførelsen af tiltaget påvirker andre tiltag eller for den øvrige drift. Det skal endvidere angives, hvordan væsentlige risici håndteres. Risikostyringsmanualen understøtter Sundheds- og Ældreministeriets krav om risikovurdering af de identificerede effektiviseringstiltag. 1.3 Risikostyring relateret til ibrugtagning Ibrugtagningsfasen, som omfatter flytteprocessen (udstyr og inventar, IT, samt klinisk koordinering), samt en periode på 6-9 måneder efter første patient, er karakteriseret ved at flere forskellige Region Hovedstaden organisationer skal samarbejde tæt for at løse opgaven. I flytteprocessen skal Byggeprojektet og Hospitalet (eksempelvis klinisk koordinerings projekt, flytteprojekt, samt drift organisationen) alle løse forskellige opgaver over en kort periode og med mange afhængigheder. I den fase skal byggeprojekterne fremme samarbejdet mellem parterne, og tilskynde en koordineret risikoindsats i perioden op til byggeriets ibrugtagelse, selv om hospitalernes projektorganisationer ikke er underlagt denne risikostyringsmanual. Forud for første patient skal der som minimum afholdes særskilte risikoworkshops hvor der drøftes risici relaterende til såvel fysisk såvel som organisatorisk ibrugtagning, dvs. risici relaterende til at bygningen fungerer som tiltænkt samt risici, der kan påvirke den kliniske ibrugtagning, eksempelvis risici relaterende til flytteprocesser samt det kliniske personales uddannelse i ændrede arbejdsgange. 2. Risikobegreber 2.1 Risikostyring Den samlede risikostyring omfatter selve risikovurderingen, hvor risici identificeres og specificeres, samt den efterfølgende bearbejdning og håndtering, hvor hver enkelt risiko reduceres og/eller der opstilles en beredskabsplan for, hvad der skal ske, hvis hændelsen indtræffer. Risikostyring er også anvendelse af viden om risiko i alle væsentlige beslutninger på byggeprojektet. Side 5 af 28

340 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -6 af 28 Risikostyringsmanual 2.2 Risikovurdering Risikovurdering kan defineres som en systematisk måde at identificere og behandle risikofaktorer og usikkerhed på, som led i en helhedsbetragtning. Risikovurderingen foretages altid på baggrund af den aktuelle målsætning eller plan. Formålet med en risikovurdering er dels at vurdere, hvilke risici der er de alvorligste i forhold til projektets gennemførelse, dels at finde løsninger og fastlægge ansvar og tidsfrister for at overkomme og reducere disse risici. 2.3 Definition af risiko En risiko består altid af en sandsynlighed for en uønsket hændelse og konsekvensen af, at den pågældende hændelse opstår. En risiko påvirker negativt muligheden for at projekterne realiseres inden for målsætningen, eller at organisationen ikke kan realisere sine forventede gevinster. Det er ikke et mål i sig selv at undgå risici, men derimod at sikre, at risici håndteres og bearbejdes til et niveau der ligger inden for beslutningstagernes risikoappetit. 2.4 Usikkerhed Usikkerhed er forskellig fra risiko. Usikkerhed er i denne kontekst generelle og universelle usikkerheder, som projekterne kan opleve. Usikkerhed lader sig oftest ikke konkretisere, fordi der ikke er nogen viden at bygge beskrivelsen på hvorved der ikke kan fastlægges konkrete handleplaner. Usikkerhed er som udgangspunkt ikke omfattet af arbejdet med risikostyring, men håndteres på det strategiske og taktiske niveau. Eksempelvis er reservepuljer et vigtigt redskab til at modstå effekten af usikkerhed/uforudseelige udgifter. I enkelte tilfælde kan det være relevant at tage usikkerhed med i arbejdet med risikostyring. Det er i situationer, hvor der opstår begrundet formodning om at en usikkerhedsfaktor er relevant for projektet. Som eksempel vil en u-specificer bar og generel ændring af et direktiv eller et miljøkrav ikke indgå i en risikovurdering. Kendskab til specifikke ændringer der kan have væsentlig indflydelse på forhold i projektet kan dog anføres som risiko for projektet. 3. Organisering af Region Hovedstadens risikostyring Der arbejdes med tre organisatoriske niveauer, det strategiske niveau, det taktiske niveau og det operationelle niveau (se figur 1). Risikostyringsproces tilgodeser alle tre organisatoriske niveauers behov for styring og rapportering. Side 6 af 28

341 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -7 af 28 Risikostyringsmanual S T Regionsrådet - Staten Koncerndirektionen Delniveau 1, Ledelse Delniveau 2, Delprojekt Delniveau 3, Aktivitet O Figur 1. Figuren viser opdeling af organisationsniveauer i det strategiske niveau (S) det taktiske niveau (T) og det operationelle niveau (O). Det operationelle niveau er yderligere opdelt i de tre delniveauer ledelse (1), delprojekt (2) og aktivitet (3). 3.1 Det strategiske niveau (S) Det strategiske niveau (S) udgøres af staten og regionsrådet i Region Hovedstaden. Se figur 1. Regionsrådet har det overordnede ansvar for at sikre, at kvalitetsfondsprojekterne når de opstillede målsætninger. 3.2 Det taktiske niveau (T) Det taktiske niveau (T) udgøres af Region Hovedstadens koncerndirektion, herunder Center for Økonomi v/enhed for Byggestyring (EBS). Se figur 1. På dette niveau udstikkes retningslinjer for risikostyring og rapportering. EBS har ansvar for at udvikle og forbedre rammerne for risikostyring, så der opnås den enkleste og mest funktionelle risikostyringsproces, som overholder alle interne og eksterne krav til risikostyring på byggeprojekterne. 3.3 Det operationelle niveau (O) Byggeprojekterne Det operationelle niveau (O) udgøres af byggeprojekternes organisation. På det operationelle niveau er der mulighed for at lave en yderligere opdeling i form af tre delniveauer. Se figur 1. - Delniveau 1 repræsenterer det øverste organisatoriske niveau for et byggeprojekt (det samlede projekt) - Delniveau 2 repræsenterer et delprojekt - Delniveau 3 repræsenterer en aktivitet inden for et delprojekt. Denne risikostyringsmanual er rettet mode det operationelle delniveau 1 eller 2. Såfremt det samlede projekt alene består af ét delprojekt (dvs. opførsel af en bygning), vil der alene være 2 niveauer på i den operationelle risikostyring. Side 7 af 28

342 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -8 af 28 Risikostyringsmanual Denne risikostyringsmanual anfører krav til metode for risikostyringen på alle tre niveauer, idet ensartet metodik sikre gennemsigtighed i vurderingen foretaget på alle niveauer og alle interessenter. Organiseringen af det operationelle risikoarbejde på byggeprojekterne, herunder beskrivelse af risikovurderingsmetode jf. nærværende risikomanual skal beskrives i byggeprojektets projekthåndbog. 4. Operationel risikostyring 4.1 Dagligt risikoarbejde Det operationelle (daglige) arbejde med risici skal ske lokalt på byggeprojekterne. Arbejdet med identifikation og håndtering af risiko skal være forankret på alle niveauer og være en integrereret del af den daglige projektstyring af delprojekter og aktiviteter. Byggeprojektet skal sikre at risici på projektet anvendes ved dialog med relevante interne og eksterne interessenter, samt at viden om risiko anvendes når der træffes beslutninger på projektet. 4.2 Kvartalsvise risikoworkshops Der skal afholdes obligatoriske kvartalsvise risikoworkshops på det for projektet relevante niveau. Dvs. såvel niveau 1 og 2 såfremt det vurderes nødvendigt på et projekt. Som angivet i afsnit 4.3, udgår niveau 1 såfremt det samlede projekt alene omfatter opførelsen af én bygning 4.3 Gennemsigtighed i risikovurderingerne Risikovurderinger skal udføres som angivet i denne manual. Herved sikres det at risikostyringen er sammenlignelig på tværs af projekterne, og at alle interessenter har adgang til en aktuel vurdering af risikobilledet på det enkelte projekt eller på hele porteføljen. Eksterne interessenters risikovurderinger Eksterne interessenters arbejde med risikovurdering kan have karakter af partsindlæg, bygherreorganisationerne kan derfor have behov for at foretage egne vurderinger af en identificeret risikos udfald. Interessenternes input bør dog inddrages dels i den daglige styring og ved behov i de obligatoriske risikoworkshops. 4.4 Risikorapportering Region Hovedstaden har indkøbt systemet Exonaut Risk til brug for arbejdet med risiko. Systemejer for Exonaut Risk er Center for Økonomi v/ Enhed for byggestyring. Oprettelse og deaktivering af bruger i Exonaut Risk sker ved henvendelse hertil. Ved oprettelse skal følgende fremsende Windows brugernavn (BAM ID), brugerens fulde navn, samt Side 8 af 28

343 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -9 af 28 Risikostyringsmanual angivelse af hvilke projektmapper i systemet der skal tildeles adgang til. For eksterne brugere skal Windows brugernavn ikke angives. Alle projekter skal anvende Exonaut Risk til registrering af identificerede risici, som minimum på operationelt delniveau 1 og/eller delniveau 2. Anvendelsen af systemet er obligatorisk, idet formålet er at sikre en ensartet risikovurdering på tværs af alle projekter samt en fælles datakilde for risikodata. Et andet formål er at sikre ensartet risikorapportering. Den risiko ansvarlige på det enkelte byggeprojekt har ansvar for at ajourføre Exonaut systemets grunddata således at projektbudget samt reserveniveau er angivet i det aktuelle niveau ved rapport udtræk. Baggrunden for ajourføring er, at grunddata har en betydning for konsekvensvurderingen af den kapitaliserede risiko, dvs. hvorvidt risikoscoren for økonomi er 1-5. Enhed for byggestyring har i Exonuat Risk s rapport generator angivet to standard rapporter der skal anvendes til den løbende rapportering til Hospitalbyggestyregruppe samt til Det tredje øje der foretager uafhængig risikovurdering af de 6 kvalitetsfondsprojekter til brug for kvartalsrapporteringen. Den ene rapport omfatter risikobeskrivelser, konsekvens beskrivelser samt konsekvensvurdering af tid, økonomi og kvalitet. Endvidere omfatter rapporten handleplansbeskrivelser for de identificerede risici. Den anden rapport omfatter en risikotabel hvor risikoscore er angivet på baggrund af konsekvensvurderingerne og sandsynlighed, herunder den forventede omkostning ved en given risiko. Rapporteringen skal omfatte alle identificerede risici. 5. Teknisk og praktisk arbejde med risikostyring Der er følgende minimumskrav til, hvad hospitalsbyggeprojekterne skal leve op til i forbindelse med deres arbejde med risikostyring. 5.1 Roller og ansvar vedrørende risikostyringen Overordnet ansvar for operationel risikostyring Den overordnede ansvarlige for risikostyringen i byggeprojektet er forankret ved projektdirektøren/projektchefen mens det overordnede ansvar for risikostyring relaterende til hhv. effektiviseringsarbejdet og ibrugtagningsprocesserne påhviler hospitalsdirektøren. Én risikoansvarlig (risk manager) I bygherreorganisationen skal én person udpeges til risikoansvarlig. Den risikoansvarlige har ansvar for, at projektet på relevante operationelle delniveauer overholder kravene til risikostyring og rapportering, som beskrevet i denne risikomanual. Side 9 af 28

344 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -10 af 28 Risikostyringsmanual Den risikoansvarlige har desuden ansvar for at sikre rettidig ajourføring af risikorapporteringssystemet således at der kan ske aktuel risikorapportering internt såvel som eksternt. På det operationelle delniveau 2, delprojektniveau og niveau 3, aktivitetsniveau, kan ansvaret, eller dele af ansvaret, og opgaver relateret til risikostyringen, uddelegeres til eksempelvis delprojektledere eller eksterne parter, som således rapporterer til projektets risikoansvarlige. Den risikoansvarlige eller den uddelegerede har eksempelvis følgende opgaver: - Indkaldelse og facilitering af risikoworkshops/møder - Sikring af løbede fokus på drøftelse af relevante risici med interne og eksterne interessenter - Sikre at interne og eksterne interessenter løbende har fokus på at bidrage til identifikation af nye risici - Sikre at risikovurderinger sker med udgangspunkt i regionens fastlagte principper (beskrevet i nærværende manual) - Sikre at der identificeres nye risici samt allokeres en risikoejer - Sikre at risikoejer løbende foretager ajourføring af risici i risikorapporteringssystemet - Sikre at der udarbejdes handleplaner for alle identificerede risici samt at der allokeres en ejer for de enkelte handleplaner - Sikre at handleplansejer følge op på igangsatte handleplaner - Udarbejde referat fra workshops jf. krav beskrevet i afsnit xxx. Uddelegering Bygherreorganisationen kan vælge at uddelegere en eller flere af opgaverne til en ekstern part. Uddelegering af opgaver til eksterne parter friholder ikke bygherreorganisationen for det overordnede ansvar. Risiko ejer / Risk owner Risikoejer er den ansvarlige for det arbejde som er behæftet med risiko. Risikoejer skal indgå i risiko workshops og være hoveddrivkraften i konsekvensanalysen. Det er ligeledes risikoejers ansvar at forhåndsgodkende de risiko handleplaner, som projektet planlægger for at reducere en given risikos sandsynlighed eller konsekvens. Risikoejer som defineret i denne risikostyringsmanual vil altid være en medarbejder i Regionen Hovedstaden. Risiko handleplansejer / Risk treatment owner Risiko handleplansejer er den person, som er ansvarlig for, at en aftalt handling på en risiko gennemføres. Handlingen kan være af forebyggende karakter eller af beredskabsmæssig karakter. Handleplans ejer skal: - Afdække løsninger og planlægge gennemførelse af handleplaner - Sikre gennemførelse af aftalte handleplaner Side 10 af 28

345 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -11 af 28 Risikostyringsmanual - Rapportere status og ændringer i planlagt handleplan eller ressourceforbrug til projektleder eller risikoejer. For enhver identificeret risiko skal der om muligt identificeres relevante handleplaner. Ansvarlige for handleplaner kan godt være forankret uden for Region Hovedstaden, eksempelvis hos en rådgiver. Beskrivelse i projekthåndbogen Projektet skal i projekthåndbogen eller tilhørende bilag beskrive følgende: Hvordan risikostyring er organiseret i projektet fordelt på de tre delniveauer herunder klart afdække hvorvidt det organisatoriske delniveau 1 i praksis udføres i delniveau 2 I hvilket forum der afholdes kvartalsvise risikoworkshops, dedikerede risiko møder på delprojekt eller aktivitetsniveau Hvordan det sikres at viden om risiko inddrages i beslutninger på de tre delniveauer, beskrevet på delprojekter og aktiviteter, herunder tilrettelægger, indkalder, faciliterer møde samt skriver referat over drøftelser og konklusioner Overordnet beskrive emner der skal indgå i risikodrøftelserne på de enkelte niveauer Projektet bør have en beskrivelse af organiseringen af risikostyringen således at alle aktuelle delprojekter fremgår af diagrammet herunder klart angive hvilke delniveauer der afholdes risikoworkshops eller risikostyringsmøder på. 5.2 Afholdelse af workshops og risikomøder Det er byggeprojektets risikoansvarlige, der er ansvarlig for at planlægge og gennemføre risikoworkshops, herunder at invitere relevante parter til workshoppen. Operationelt delniveau 1 På det operationelle delniveau 1 sker risikoidentifikation og risikovurdering fortrinsvis ved afholdelse af workshops. Der skal afholdes risikoworkshops ved projektopstart samt ved hvert faseskift i byggeprojekterne. Hvis faser strækker sig over længere tid skal der afholdes workshops minimum hvert kvartal. Projektchefen/projektdirektøren kan træffes beslutning om aflysning af en planlagt risikoworkshop hvis det vurderes at den foreliggende risikolog er fyldestgørende. Projektfaser Ideoplæg Byggeprogram Dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt Udbud/ Licitation Udførelsesfase Idriftsætning Region Hovedstadens Fasemodel Figur 2. Figuren viser den faste faseopdeling af byggeprojekterne. Operationelt delniveau 2 og 3 Delprojekterne vil have stor variation med hensyn til størrelse og kompleksitet. Side 11 af 28

346 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -12 af 28 Risikostyringsmanual For store delprojekter, eller delprojekter med en høj kompleksitet, skal workshopfrekvensen følge den frekvens, der er specificeret for det operationelle delniveau 1. For mindre delprojekter og aktiviteter skal der afholdes risikoworkshops eller risikomøder med en frekvens, så risikobeskrivelsen på projektet til enhver tid er retvisende for den risiko, der er på projektet. Deltagerkredsen i workshop og/eller møde vil ligeledes afhænge af, hvor stort eller komplekst delprojektet er, men også hvor langt delprojektet er og i hvilken fase. Afrapportering fra risikoworkshops eller møder skal inkluderes som data i risikoworkshops på delniveau 1. Se figur 3. Det anbefales derfor, at bygherre uddanner og træner medarbejdere for at sikre, at risikoworkshops på del niveau 2 og 3 giver et output, som er kompatibelt med kravene på delniveau 1. Projektledelsen (operationelt delniveau 1) Beslutninger Beslutninger = workshop Delprojekt 1 Aktivitetsniveau Aktivitetsniveau Delprojekt 2 Figur 3. Oversigt over risikoworkshops, og deres indbyrdes sammenhæng. Der afholdes workshops på delprojektniveau, og eventuelt også på aktivitetsniveau. Workshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau er ikke omfattet af denne risikomanual. Data fra risikoworkshops på delprojektniveau og aktivitetsniveau valideres og konsolideres på workshops på projektledelsesniveau, og på dette niveau skal risikobeskrivelsen leve op til kravene i denne risikomanual. Indkaldelse og afholdelse af risikoworkshop og risikomøder Alle projekter skal som udgangspunkt afholde risikoworkshops hvert kvartal. Risikoworkshops bør indkaldes i god tid således at alle relevante deltagere har mulighed for at deltage. Risici der er identificeret og evt. indarbejdet i Exonaut Risk uden for workshops, bringes op på workshops således at der kan ske en samlet vurdering af risikovariablerne. Herved sikres at alle relevante projektdeltagere er ajourført med vurderede og indarbejdede risici der er indeholdt i risikologgen. Side 12 af 28

347 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -13 af 28 Risikostyringsmanual Ved identifikation uden for workshopregi skal relevante faglige eksperter inddrages i tilstrækkeligt omfang til at sikre at risikobeskrivelsen lever op til kvalitetskravene specificeret i denne manual. Risikoworkshoppen bør omfatte: - Revurdering af udvalgte eller alle eksisterende risici, herunder vurdering af behov for ændring af kvantificeringen af tid, kvalitet og økonomi - Vurdering af planlagte handleplaner samt evt. tilrettelæggelse af nye - Identifikation af nye risici samt risiko ejer - Fastlæggelse af handleplaner samt handleplansejer for disse En vigtig årsag til at arbejde med risici på workshops er, at det giver mulighed for at invitere eksterne personer, f.eks. personer fra andre projekter samt fagpersoner. Risikoworkshop deltager kan være: - Projektchef/Projektdirektør - Delprojektledere - Relevante projektdeltagere - Projektkonsulent og/eller projektøkonom fra Enhed fra Byggestyring - Risikokonsulenten fra Enhed for Byggestyring - Evt. repræsentanter fra bygherrerådgiver, totalrådgiver og byggeledelse - Evt. Repræsentanter fra entreprenører - Evt. repræsentanter fra andre projekter - Evt. andre relevante interessenter fra administrationen i Region Hovedstaden (CIMT, CEJ, CSU mv.) Det er en forudsætning for godt risikoarbejde at fagspecialister og eksperter er til stede når risici diskuteres. Ved en bred deltagerkreds, hvor eksperterne er til stede, muliggøres en nuanceret vurdering af risici og konsekvenser fra flere perspektiver. Det er vigtigt at fokus på risikoworkshoppen er identifikation af risko og bearbejdning af risiko, og man skal undgå at tiden bruges på at diskuterer indtrufne hændelser. For at sikre videndeling om risici på tværs af byggeprojekterne, skal risikokonsulenten og projektkonsulenten fra Enhed for Byggestyring inviteres til at deltage i risikoworkshops på delniveau 1 og/eller delniveau 2. Udbytte af en risikoworkshop og risikomøder Ved en risikoworkshops og på risikomøder udarbejdes risikoidentifikation og risikobeskrivelse, hvilket sikrer en så objektiv risikobeskrivelse som muligt. Risikobeskrivelsen kommer således til at afspejle deltagernes samlede holdning til risikosituationen, og ikke enkeltpersoners opfattelse. Oftest kan det være en fordel at udskyde delkomponenter i vurderingen, eksempelvis kvantificeringen af en risiko til et efterfølgende møde i en mindre arbejdsgruppe. Side 13 af 28

348 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -14 af 28 Risikostyringsmanual Sammenfatning af resultaterne af afholdte workshops på delniveau 1 og/eller 2 foretages i Exonaut risk. Drøftelserne afspejles ved ændringer i konsekvensvurderinger samt kapitaliseringer samt ved datering af baggrund for ændringer. Dokumentationskrav vedr. proces risikoworkshops Den risikoansvarlige skal sikre, at der i forbindelse med afholdelse af risikoworkshops og risikomøder udarbejdes et referat indeholdende nedenstående punkter: Mødested- og tidspunkt Klar beskrivelse af niveau for den afholdte risikoworkshop (operationelt niveau: Tværgående (Ledelse), delprojekt, aktivitet) Indbudt deltagerkreds Faktiske deltagere på mødet (navn og funktion/ansvarsområde) Kortfattet beslutningsreferat herunder tydelig begrundelse revurderinger af risikokonsekvenser samt ændringer i kapitalisering samt sandsynlighed samt klar angivelse af handleplansejere Nye risici indarbejdet i loggen (angivelse af forslagsstiller). Risici drøftet, men ikke indarbejdet i loggen kortfattet begrundelse for beslutning om ikke at indarbejde den konkrete risiko i risikologgen Ligeledes bør der foreligge møde- og beslutningsreferater af eventuelle øvrige møder i relation til risikoarbejdet, hvor der træffes væsentlige beslutninger om risici der allerede er i registeret eller er på vej til at blive registreret. 5.3 Komponenterne i risikostyringen Projekterne skal fastlægge en klart defineret risikoproces, og denne proces skal være beskrevet i projekthåndbogen. Forud for første workshop, skal byggeprojektets risikoansvarlige sikre, at komponenterne i risikostyring er klart beskrevne og kommunikeret ud til workshopdeltagerne. Herved sikres den bedste kvalitet i arbejdet med risiko. Komponenterne er risikobeskrivelsen, årsagsbeskrivelsen, konsekvenser, sandsynlighed, samlet konsekvensscore, samlet risikoscore, risikobearbejdning, forventet tidspunkt hvor risikoen indtræffer samt risikologgen og dennes løbende vedligehold. Komponenterne beskrives nærmere i det følgende. Værktøjet i bilag 2 bruges, når byggeprojekterne arbejder med at formulere en risiko herunder årsager, konsekvenser, sandsynlighed mm. Beskrivelse af risiko, årsager og konsekvens Alle risici, årsager samt konsekvenser skal beskrives (kvalitativt). Side 14 af 28

349 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -15 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvensbeskrivelser skal indeholde alle væsentlige konsekvenser, herunder også de kvalitetsmæssige, dvs. risici for at projektets funktionalitet ikke er som ønsket eksempelvis med patientsikkerhed eller arbejdsmiljø påvirkning som konsekvens. Konsekvensbeskrivelsen skal omfatte den direkte effekt af risikobegivenheden, samt eventuelt afledte effekter (kaskadeeffekter) og afledte effekter (projektforsinkelse).beskrivelserne skal være klare og utvetydige. Det er af største vigtighed, at risici er klart formuleret og har en høj kvalitet, da al efterfølgende analyse og rapportering vil være baseret på disse data. En risiko bør formuleres, så det klart fremgår, at risikoen dækker over en fremtidig uønsket hændelse for projektet eller en aktivitet i projektet, som med en vis sandsynlighed kan indtræffe. Formuleringen af en risiko bør gøres omhyggeligt, således at teksten er forståelig for personer uden ekspertviden om det aktuelle byggeri og personersom ikke har deltaget i workshoppen. Eksempel på en rigtig risikobeskrivelse: Vandrensningsanlægget fejler i driften. Hvis en risiko ikke relaterer sig til en specifik uønsket begivenhed for projektet eller en aktivitet i projektet, skal den sjældent anføres i risikologgen. Overvej her om det er et aktionspunkt for projektledelsen eller planlæggerne. Eksempel på en forkert risikobeskrivelse: Styringsmanualen efterleves ikke. (her er der ikke tale om en risiko, men derimod en erkendt problemstilling. Derfor er det op til projektledelsen at rette op på problemet ved eksempelvis uddannelse). Når man har beskrevet en risiko, skal man forholde sig til de årsager der kan være til at den indtræffer. For risikoen med ordlyden vandrensningsanlægget fejler i driften, kan der godt identificeres flere årsager, som bevirker, at man er bekymret for om vandrensningsanlægget kommer til at fungere efter hensigten. Eksempler på årsager: - Der er begrundet mistanke for at myndighederne ændrer specifikationer undervejs. - Det er usikkert om membran x vil have den specificerede holdbarhed. I Region Hovedstaden formuleres årsagen ikke sammen med selve risikobeskrivelsen. Dette skyldes at det ofte giver problemer med for mange risici på projektet, og problemer med at kvantificere de identificerede risici. Problemerne skyldes, at den samme risiko kan figurere flere gange, hvorved projektet kommer til at se mere risikabelt ud, end det egentlig er. Side 15 af 28

350 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -16 af 28 Risikostyringsmanual Eksempel: - Måske fejler vandrensningsanlægget i driften på grund af defekte membraner - Ændrede specifikationer på kravene til spildevand betyder at vandrensningsanlægget ikke kan udlede spildevandet til kloakken. Begge disse risici dækker over den samme risikobegivenhed, og skal derfor formuleres som én risiko med flere årsager. Kvantitativ Konsekvensvurdering af risiko Alle risici skal vurderes i relation til konsekvenser for økonomi, tid og kvalitet samt sandsynlighed. Konsekvent for alle risici skal følgende tre parametre beskrives og kvantificeres; - Økonomi - Tid - Kvalitet Økonomi En risiko kvantificeres økonomisk ved eksempelvis at vurdere, hvad en risikobegivenhed koster, hvis den indtræffer. Det skal tilstræbes, at flest mulige konsekvenser af risikobegivenheden beskrives kvantitativt herunder evt. omkostning fra en forsinkelse af projektets kritiske sti, hvorved menes en forlængelse af projektets totale varighed. Specifikke analyser, som Monte Carlo simulering hører lige ledes ind under kvantitativ risikostyring. En grundig kvantificering af risici er en forudsætning for korrekt proportionering af den forebyggende indsats over for risici. Der foretages en vurdering af den enkelte risikos samlede konsekvens for den samlede projektøkonomi. Den samlede konsekvens er summen af direkte effekter og indirekte effekter. Den direkte effekt er eksempelvis prisen for at udbedre den skade der kan ske. Eksempel: Hvis jordbundsforholdene viser sig dårligere end ventet vil omkostningerne til fundering stige med 15 mio. kr. De indirekte omkostninger er relaterede omkostninger, som er naturlige følgevirkninger af risikobegivenheden. Et væsentligt bidrag til den sekundære omkostningseffekt af en risikobegivenhed kan oftest findes i beskrivelsen af potentiel forsinkelse. Kapitaliseringen af en forsinkelse er forskellig i projekteringsfasen og udførselsfasen. Udførelsesfasen er oftest dyrest, da det er dyrt for projektet at have stilstand på byggepladsen. Hvert projekt skal af samme årsag have en nedskrevet vurdering af hvad forsinkelse koster hvis der indtræffer forsinkelse under udførselsfasen (eksempelvis 2 mio. kr. pr. uge). Side 16 af 28

351 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -17 af 28 Risikostyringsmanual Værdien kan afhænge af den form hvormed projektet er udbudt (totalentreprise, hovedentreprise, storentrepriser, fagentrepriser). Eksempel: Det vurderes at dårligere end ventet jordbundsforhold kan forsinke projektet i 8 uger til en pris af 2 mio. kr. pr. uge. Den samlede omkostning for den risikobegivenhed bliver således kr., hvilket er summen af de direkte (ekstra fundering kr.) og indirekte omkostninger (forsinkelse kr.) med den identificerede risiko. Effekten af en risikobegivenhed på projektets økonomi skal rapporteres i hele kroner. En effekt på 16 mio. kr. anføres altså som kr. Den økonomiske effekt angives som maksimum (vægtes 15%), minimum (vægtes 15%) og gennemsnitlig (vægtes 70%) omkostning for at give et trepunktsestimat af omkostningen. Den økonomiske konsekvens vil derefter blive vurderet efter en skala, der udarbejdes af den risikoansvarlige på hvert projekt: 1: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,01 % (x mio. kr.) 2: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,05 % (x mio. kr.) 3: En samlet effekt på projektøkonomien på under 0,5 % (x mio. kr.) 4: En samlet effekt på projektøkonomien på under 5,0 % (x mio. kr.) 5: En samlet effekt på projektøkonomien på 5,0 % eller mere (x mio. kr.) Tid Tid dækker over den potentielle forsinkelse for projektets kritiske vej, som risikobegivenheden kan skabe for projektet. Forsinkelsen rapporteres i antal uger. På projektniveau rapporteres alene potentielle forsinkelser på hovedprojektet. Tidsforsinkelsen skal i Exonaut risk angives efter en skala med følgende definitioner: 1: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet en uge eller mindre 2: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til en måned 3: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til to måneder 4: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet op til seks måneder 5: den anførte risiko kan forsinke hovedprojektet seks måneder eller mere Kvalitet Kvalitet dækker over en risikobegivenheds effekt på den endelige funktionalitet af bygningen/aktiviteten. Potentielle kvalitetsforringelser rapporteres ved brug af følgende skala: 1: Minimal betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. 2: Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger 3: Risikoen har en betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette kan give kritiske bemærkninger Side 17 af 28

352 Sandsynlighedsscore Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -18 af 28 Risikostyringsmanual 4: Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling 5: Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af byggeprojektets forudsætninger, herunder ekspertpanelets. Dette vil få betydning for bevillingen Sandsynlighed Der skal bruges en fast skala til vurdering af sandsynligheden af identificerede risici. Der skal bruges en fem-trins-skala med følgende definitioner: 1: 0-9 % 2: % 3: % 4: % 5: > 60 % En sandsynlighed for en risiko bør om muligt baseres på tilgængelige objektive historiske data. Oftest vil det dog ikke være muligt, og i disse situationer vil en subjektiv vurdering være tilstrækkelig. Når man bruger en subjektiv vurdering, er det af stor betydning, at relevante og erfarne fageksperter inddrages i vurderingen. Samlet risikoscore En risiko parameters samlede risikoscore udregnes som samlet konsekvensscore x sandsynlighedsscore Eksempel: Hvis tid angives med en konsekvensscore på 4 (forsinkelse på op til 6 måneder) og en sandsynlighedsscore på 3 bliver den samlede risikoscore på 12 (4x3). For at sikre fokus på de væsentligste risici, skal alle risici tildeles en farvekode i henhold til figur 4. Samlet konsekvensscore Lav Medium Høj Høj Høj 4 Lav Medium Medium Høj Høj 3 Lav Medium Medium Medium Høj 2 Lav Lav Medium Medium Høj 1 Lav Lav Medium Medium Høj Figur 4: Risikoskema med sandsynlighedsscore lodret og samlet konsekvensscore vandret. Skemaet bruges til at tildele en farvekode til en risiko på basis af risikoens samlede konsekvensscore og sandsynlighedsscore. Side 18 af 28

353 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -19 af 28 Risikostyringsmanual For kvalitetsfondsprojekter, skal kvartalsrapportering beskrive handleplaner for alle kritiske risici, dvs. risici som har en risikoscore som er Høj (rød) eller medium (gul) (sandsynlighedsscore x samlet konsekvensscore). Exonaut Risk angiver automatisk risikoscore i risikorapporteringen baseret på ovenstående principper. Alle risici med en konsekvensscore på 5, eller en risikoscore på mere end 15 skal rapporteres. Den risikoansvarlige på projektet skal i samråd med projektledelsen vurdere, hvornår en lav risiko er af en sådan karakter, at der skal udarbejdes en handlingsplan. Dette kan eksempelvis opstå, hvis en risiko vurderes at have en politisk eller mediemæssig betydning. Samlet kapitalisering af risici i forhold til aktuel rest-reserve og change request kataloget I den løbende rapportering sammenholdes restreserven med den samlede sandsynlighedsjusterede kapitaliserede risiko for projektet. Overstiger den kapitaliserede risiko rest-reserven, og der ikke forventes en forbedring af risikobilledet, skal projektledelsen vurdere hvorvidt hospitalsbyggestyregruppen skal inddrages i beslutning om igangsætning af ændringsmuligheder identificeret i projektets change request katalog. Handleplaner / Risikobearbejdning Bruttokonsekvensen og bruttosandsynligheden dækker den rå ubearbejdede konsekvens og sandsynlighed. Denne anvendes ikke i Region Hovedstadens risikostyring. Al risikovurdering skal således ske med udgangspunkt i en risikos nettokonsekvens og nettosandsynlighed. Det vil sige, vurdering af risikoen foretaget med udgangspunkt i forebyggende handlinger, som ligger inden for projektledelsens dispositionsbeføjelser, og som de derfor selv kan godkende. For alle kritiske risici skal der laves relevante handleplaner. Handlingsplanen skal, alt efter de fastlagte dispositionsbeføjelser, godkendes af den relevant leder eller styregruppe. Beskrivelse af handleplaner indgår i den løbende risikorapportering til hospitalsbyggestyregruppen og Sundheds og Ældreministeriet. En handleplan kan påvirker en risiko så den: - Fjernes / elimineres - Reduceres - Undgås En fjerde mulighed er at accepterer en risiko, såfremt risikoen ligger inden for projektets risikoappetit. Det er overordnede risikoansvarliges ansvar omkostningseffektivt at reducere eller fjerne risiko fra projekterne. Side 19 af 28

354 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -20 af 28 Risikostyringsmanual I praksis vil denne opgave dog oftest være uddelegeret til projektledelsen og den risikoansvarlige. Risikobearbejdning sker ved forebyggende handlinger eksempelvis ved fokus på - eller ændringer i - processer eller adfærd. Handleplanerne skal tilrettelægges således at de enten påvirker sandsynligheden for at en risiko indtræffer, eller påvirker konsekvensen af risikobegivenheden. Forebyggende handlinger skal være aktiviteter, som er anderledes end hvad vi gør i dag. Altså en ændring i tilgangen til projektet, som betyder at projektets risikoprofil reduceres. Ved vurdering af risikobearbejdning er det vigtigt at forholde sig til risikoens potentielle effekt på projektøkonomien. Ved bearbejdning af meget dyre risici, er det vigtigt at tænke ud af boksen, og drøfte nye og væsentlige ændringer i projektets tilgang til den aktivitet, som er behæftet med risiko. Stilles der forslag på en risikoworkshop om forebyggende handlinger, som overstiger de tilstedeværendes dispositionsbeføjelser, som beskrevet i projektets projektmanual, skal muligheden for risikobearbejdning beskrives i et skema (Bilag 1), og videresendes til ledelsen med henblik på vurdering og evt. godkendelse. Den risikoansvarlige har ansvaret for at følge op på om vedtagne forebyggende handlinger gennemføres som aftalt. Det er vigtigt at understrege, at beslutninger som at ringe og tjekke om og vi skal være ekstra omhyggelige med i udgangspunktet ikke er forebyggende handlinger. Det er blot indskærpelser. Forventet tidspunkt, hvor risikoen indtræffer Hvor det er muligt, skal det anføres, hvornår den identificerede risiko forventes at kunne indtræffe. Der anføres en dato, eller et tidsinterval. For risici der forventes at indtræffes under udførsel, kan der dog med fordel være fokus på at identificere root cause for risici, således at der kan tilrettelægges handleplaner der reducere sandsynligheden i alle projektets faser. Indtrufne hændelser Såfremt en hændelse indtræffer skal risikoen udgå af risikologgen. Samtidigt skal projektet disponere reserve til imødegåelse af de indtrufne hændelser, hvorved der sker en balanceret ændring af såvel risikolog og reserveniveau. Risikologgen og løbende vedligehold af denne En risikolog er en liste over identificerede risici som ligeledes indeholder alle relevante oplysninger om de enkelte risici. I Region Hovedstaden benyttes et Exonaut risk som fælles ITbaseret risikostyringsværktøj til risikostyring og rapportgenerering for de større byggesager. Side 20 af 28

355 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -21 af 28 Risikostyringsmanual Projekterne skal anvende systemet til risikostyring og til udarbejdelse af risikolog. Enhed for byggestyring (EBS) sikrer, at der foreligger en systemmanual om anvendelsen af risikostyringsværktøjet. Risikologgen opdateres i forbindelse med afholdelse af en risikoworkshop, således at alle identificerede risici er anført i risikologgen. Mellem workshops skal den risikoansvarlige eller dennes delegerede vedligeholde risikologgen ved på månedsbasis at: 1. Anføre nye velkarakteriserede risici, som projektet er blevet opmærksom på* 1 2. Angive status på risikobearbejdning er de aktiviteter, der er aftalt, gennemført 3. For at sikre historik, skal risici ikke slettes i systemet men alene angives som not relevant. Vurderingen af en risikos relevans bør alene ske i forbindelse med planlagte risikoworkshops således at alle relevante projektdeltagere er enige om at en risiko udgår. 6. Risikorapportering Risikorapportering har til formål at sikre, at alle interessenter er oplyst om byggeprojektets risikoforhold, så de, der har et ansvar i forbindelse med projektet, har mulighed for proaktivt at påvirke projektets risikoprofil. Målet er at sikre at projektets risikoprofil er erkendt og bearbejdet samt at risikoprofilen ligger inden for rammerne for byggeprojektet, herunder om de økonomiske reserver er tilstrækkelige. Risikorapportering skal indeholde følgende komponenter: En liste over kritiske risici (print af risikolog) med angivelse af risikoscore Trafiklysrapportering: Indikatorer for hvornår en interessent bør være opmærksom på en risiko, eller på projektets risikosituation generelt En skriftlig vurdering af risikoforholdene: Den risikoansvarliges overordnede vurdering af den aktuelle risikosituation 6.1 Rapportering til Enhed for Byggestyring Risikorapporten indgår i den månedlige rapportering fra projektorganisationen til Enhed for byggestyring. Rapporten godkendes sammen med månedsrapportering for det samlede projekt af projektchefen/projektdirektøren inden den sendes til Enhed for byggestyring. Rapporten skal indeholde en komplet risikoliste, genereret ud fra risikologgen på delniveau 1 og 2, der som minimum specificerer følgende: Risikobeskrivelse 1 Det anbefales kun at indtaste risici, som er grundigt bearbejdet med relevante fageksperter. Side 21 af 28

356 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -22 af 28 Risikostyringsmanual Konsekvenser Årsager Risikobearbejdning Samlet risikoscore 6.2 Rapportering til Hospitalsbyggestyregruppen Der skal udarbejdes en aktuel risikorapportering til brug for drøftelse om projektets risikobillede samt reserve situation. Rapporteringen til enhed for byggestyring skal således suppleres med analyser eller grafer som viser: Projektets samlede kapitaliserede risici Projektets rest - reserve til imødegåelse af risici Rapportering kan til hver en tid suppleres med aktuelt relevante analyser og beslutningsoplæg der kan sikre at der er sikres balance mellem det aktuelle risiko billede og rest-reserven. Enten ved reduktion af risici alternativ ved øget reserve ved beslutning om ændringer i projektet. 6.3 Vurdering af risikostyringen forud for kvartalsrapportering til regionsrådet og Sundheds og ældre ministeriet Den kvartalsvise risikotabel indgår i den kvartalsvise statusrapport som forelægges regionsrådet forud for fremsendelse til Sundheds- og Ældreministeriet. Kvalitetsfondsprojekternes kvartalsrapportering Risikotabellen indeholdende alle kritiske risici (røde eller gule) indgår uden kapitalisering i den åbne del af kvartalsrapporteringen med beskrivelse af status for handleplaner. Rapporteringen skal endvidere beskrive baggrund for ændringer i kapitalisering af en given risiko. Ændringer i kapitalisering af en risiko sker ved ændring af den økonomiske konsekvens og/eller ved ændring af sandsynligheden for at en risiko indtræffer. Rapporteringen skal endvidere angive baggrunden for at en given risiko ikke længere vurderes relevant. Risikotabellen indgår i den fortrolige del af kvartalsrapporteringen med angivelse af kapitaliseringen af de kritiske risici. I det fortrolige bilag skal den samlede kapitalisering sammen holdes med den aktuelle rest-reserve sammen med en vurdering af forventningen til projektets fremadrettede risikobillede. Den uafhængige vurdering af risikostyringen Til brug for forelæggelse for regionsrådet udarbejdet det tredje øje (DTØ) en vurdering af projektets risikostyring. Til brg for denne eksterne vurdering fremsendes efter en risikoworkshop en ajourført og fuldstændig risikorapport fra Exonaut risk indeholdende beskrivelser og vurdering af risikokonsekvenser samt en risikotabel med angivelse af risikoscore for alle risici. Sammen med risikorapport og risikotabellen fremsendes referat fra den afholdte risikoworkshop. DTØ kan ved behov anmode om interne notater og mødereferater samt eksterne interessenters risikovurderinger eksempelvis byggeledelsens rapporter over verserende krav samt potentielle krav fra de udførende entreprenører. Side 22 af 28

357 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -23 af 28 Risikostyringsmanual På baggrund af den fremsendte risikorapportering foretager DTØ en vurdering af hvorvidt projektets risikostyring vurderes at ske i henhold til nærværende risikostyringsmanual. Endvidere vil DTØs rapportering indeholde anbefalinger og opfølgningspunkter. Projektorganisationen vil fordu DTØs vurdering vedlægges kvartalsrapporteringen som et fortroligt dokument. 6.4 Akut indsigt i risiko Hvis man i projektet bliver bekendt med en pludselig ændring i projektets risikobillede, eksempelvis hvis der er indikationer på at en alvorlig risiko vil indtræffe, skal den risikoansvarlige straks informere projektchefen/projektdirektøren, som træffer beslutning om det videre rapporteringsbehov, som eksempelvis behov for at informere indledningsvist enhed for byggestyring samt hospitalsbyggestyregruppen. Side 23 af 28

358 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -24 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 1. Template til handlingsplan for en kritisk risiko Projekt: Dato: Risikobeskrivelse: Årsager til den anførte risiko: Forventet omkostning ved risikoens indtræffelse: Sandsynlighed: Mulige forebyggende handlinger som enten reducerer sandsynligheden eller konsekvensen: Forebyggende handling 1: Forventet omkostning af forebyggende handling 1: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 2: Forventet omkostning af forebyggende handling 2: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Forebyggende handling 3: Forventet omkostning af forebyggende handling 3: Godkendt af projekt: Godkendt af ledelse hvis nødvendigt Side 24 af 28

359 Punkt nr kvartalsrapport 2018 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Region Hovedstaden Bilag 5 - Side -25 af 28 Risikostyringsmanual Bilag 2. Template til risikobeskrivelse Konsekvenser RisikoID: Effektdato: Sandsynlighed: Risikoejer: Side 25 af 28