Suppleringskatalog Kapitel 6 Værdihåndtering

Transkript

1 Forsikring & Pension November 2015 Suppleringskatalog Kapitel 6 Værdihåndtering Forsikring & Pension Philip Heymans Allé Hellerup Tlf

2 Indholdsfortegnelse 10 Indledning Referencer Intern pengehåndtering Overdragelse af ansvar Værditransport Generelle oplysninger Side 1

3 10 Indledning Denne vejledning henvender sig primært til de sikkerhedsansvarlige for større butikker, banker og posthuse samt andre, der rådgiver eller stiller krav om, hvordan intern pengehåndtering og værditransport skal foregå. Hvis intern pengehåndtering og værditransport foregår uhensigtsmæssigt, stiger risikoen for tyveri og røveri. Det er derfor vigtigt, at der udarbejdes nøje instrukser. Alle må samarbejde for at nedbringe risikoen ikke mindst af hensyn til medarbejdernes sikkerhed. Personalets motivation for en sikker pengehåndtering bør være høj, men erfaringerne viser, at fastlagte procedurer for dette arbejde ofte ændres uden godkendelse, og så kan risikoen for tyveri og røveri stige. Det er derfor vigtigt regelmæssigt at kontrollere, at de aftalte procedurer overholdes. Vejledningen rummer en række anbefalinger. Hvor der i teksten står skal, er dette et udtryk for, at forholdet er af væsentlig betydning for opnåelse af den forudsatte sikkerhed på området. 20 Referencer Enhver selvstændig virksomhed (med visse muligheder for undtagelser), der foretager værditransport skal opfylde kravene hertil jf. Lov nr. 266 af 22. maj Lov om vagtvirksomhed. Værditransportører, som håndterer pengesedler for pengeinstitutter, er underlagt kravene i standard DS 3999 Krav til sikkerhed og sikring af kontakthåndteringscentre, transitstationer og transport af kontanter. Det Kriminalpræventive Råd har udgivet pjecen Røveri og transport af penge, der giver råd til butikspersonalet om sikkerhed til forebyggelse af røverier. Pjecen er gratis og kan bl.a. fås hos politiet og på 30 Intern pengehåndtering Måden, som den interne pengehåndtering i pengeinstitutter og detailforretninger foregår på, er overordentlig vigtig, når risikoen for tyveri skal vurderes. Forholdsordrer om pengehåndtering skal først og fremmest forhindre kassedifferencer og andre uregelmæssigheder, men de skal også forhindre, at personalet handler uhensigtsmæssigt især i kritiske situationer. Et forsikringsselskab stiller krav om, hvor mange penge der maksimalt må være i kassen. Det kan i sig selv reducere tabet ved et tyveri eller røveri. Tilsvarende kan der stilles krav om, hvordan den interne transport af penge fra f.eks. kassesluser til optællingsrum skal foregå. Et forsikringsselskab kan også stille særlige sikringsmæssige krav, såfremt der håndteres eller opbevares større pengebeløb i virksomheden. Side 2

4 31 Forholdsordrer Der skal gives klare forholdsordrer til personale, der håndterer rede penge. Disse forholdsordrer skal minimum omfatte regler eller procedurer for: kassebeholdning kassetømning interne transportmidler fastlagte gangveje ved intern transport lokale til optælling af penge selve optællingen af penge opbevaring af penge indtil afhentning medarbejdernes reaktioner ved tyveri eller røveri retningslinjer for psykologhjælp udtalelser til pressen 32 Kassefunktion Kassefunktionen udgør en stor risiko for tyveri og røveri, idet pengene her er tættest på kunderne. Kassen skal derfor afskærmes fra publikum, så tyveri fra kassen bliver så vanskeligt som muligt. Kassen skal være lukket, når der ikke foregår ind- eller udbetalinger. Hvis kassen forlades, skal den aflåses, og nøglerne medtages. En eventuel ekstra kasse skal altid være aflåst og nøglen fjernet. Kassens beholdning skal holdes så lav som muligt også i travle perioder af åbningstiden. Der kan indbygges en pengeføler i kassen, der udløser en tavs alarm, hvis et bestemt bundt penge fjernes fra kassen. Der kan i kassen placeres et bundt pengesedler med et indbygget indfarvningsog røgsystem, der udløses ved hjælp af en aktiveringssender, når røveren forlader bygningen. På samme måde kan installeres et system, der sprøjter usynlig mærkningsvæske på røveren. Kassebeholdningen kan løbende holdes lav, hvis der ved kasseterminalen monteres en deponeringsboks, hvor de overskydende penge deponeres. Når Side 3

5 kassen tømmes, kan de fyldte deponeringsbokse blot udskiftes med tomme bokse. Kassemedarbejderen bør ikke have adgang til at åbne deponeringsboksen. Ved kasser i banker, posthuse og større supermarkeder skal der installeres overfaldstryk, hvorfra alarmsignalet overføres til en kontrolcentral godkendt af Rigspolitiet. En sådan overfaldsalarm bør også have en lokal tavs varsling. Personalet skal instrueres i brugen / testning heraf. Hvis der er installeret TV-overvågningsanlæg, skal det være forbundet med overfaldsalarmen. Såvel overfalsalarm som TVO-anlæg bør projekteres og installeres efter reglerne for Verificeret Alarm, for at sikre bedst mulig reaktion fra politiet. 33 Intern transport af penge Transport af penge fra kasse eller kasselinie til optællingsrum eller værdiopbevaringsenhed skal så vidt muligt foregå bag kasselinien. Transportvejen skal være så hensigtsmæssig som muligt, hvilket normalt er den korteste vej. Når der er mange kunder tilstede, bør transporten fra kasse eller kasselinie foretages af to personer. Ved lange kasselinier f.eks. i varehuse, skal kasserne tømmes i flere adskilte transportrunder, således at beløbsstørrelsen for den enkelte interne transportrunde holdes nede. Der kan anvendes transportvogne, hvor pengene via indkastluge deponeres i låst værdiopbevaringsenhed. Der kan anvendes rørpostsystem, hvor hylsterformede kassetter med penge ved brug af trykluft sendes via rørsystem til værdiopbevaringsenheden. Side 4

6 34 Optællingsrum Optælling af penge skal foretages i et rum, som kun bestemte personer har adgang til. Døren til rummet skal være aflåst, når optællingen foregår. Er der tale om større pengebeløb, skal optællingen foregå i optællingsrum, som opfylder følgende: Døren skal være aflåst med to låse, hvoraf den ene kun må kunne bruges fra indvendig side. Smæklåse er ikke tilladt. Døren skal være forsynet med dørspion, eller med TV-overvågning i adgangsvejen, hvor monitoren er placeret i optællingsrummet. Et optællingsrum kan være indrettet med deponeringsboks, hvor de ansatte løbende kan deponere deres kassebeholdning i overensstemmelse med den aftalte maksimale kassebeholdning, procedure ved pauser, m.v. Et optællingsrum skal være forsynet med minimum ét overfaldstryk, som skal være anbragt hensigtsmæssigt i selve rummet, og alarmsignalet skal overføres til en kontrolcentral. En sådan overfaldsalarm skal have en lokal tavs varsling. Hvis der er installeret TV-overvågningsanlæg, skal det være forbundet med overfaldsalarmen. Det er vigtigt, at pengene forbliver i optællingsrummet, indtil de transporteres bort til anden sikker opbevaring. 35 Opbevaring i dagtimerne Pengene skal i dagtimerne opbevares i et værdi- eller sikringsskab i det rum, hvor optællingen skal foretages. Derved undgår man unødig intern transport af pengene inden deres transport til pengeinstituttet. Side 5

7 Værdiopbevaringsenheden, der anvendes, skal være godkendt i mindst EN grade 0 eller tilsvarende. Forsikringsselskabet kan stille særlige krav til opbevaring af større pengebeløb i dagtimerne. 36 Tidsforsinkelseslås tidslås Når større pengebeløb opbevares, bør værdiopbevaringsenheden være forsynet med en tidsforsinkelseslås. Ved denne låsetype er oplåsningen af skabet forsinket i et antal minutter efter indtastningen af kode. Tidsforsinkelsen skal afstemmes med det opbevarede beløb og risikoen i øvrigt. Forsinkelsen må aldrig være under 10 minutter, og i visse situationer vil en forsinkelse på op til 30 minutter være påkrævet af hensyn til sikkerheden. En anden låsetype, tidslås, sikrer at værdiopbevaringsenheden kun kan åbnes i bestemte tidsrum af døgnet f.eks. mellem kl. 21:00 og kl. 21:15. Låsen kan med fordel anvendes, hvis et værditransportfirma afhenter pengene om aftenen eller natten. Hvis man anvender en af de to nævnte supplerende låseanordninger, tidsforsinkelseslås eller tidslås, skal der tydeligt være skiltet herom på værdiopbevaringsenheden og ved adgangsdøre. 37 Opbevaring om natten Penge som opbevares i virksomheden udenfor arbejdstiden skal opbevares i sikringsskab eller værdiopbevaringsenhed, som er godkendt til det aktuelle beløb, jf. Sikringskataloget Kapitel 10 Værdiopbevaringsenheder. Side 6

8 Nøgler eller koder til værdiopbevaringsenheder må jf. forsikringsbetingelserne ikke opbevares på forsikringsstedet om natten, og når personalet har forladt stedet. 38 Alarmanlæg Værdiopbevaringsenheden bør altid være overvåget af en rumdetektor og/eller bokskontakt, der skal være installeret jf. retningslinjerne i AIA-kataloget. Om overvågning af værdiopbevaringsenheder henvises til Sikringskataloget Kapitel 10 Værdiopbevaringsenheder. Her ses sammenhængen mellem følgende tre elementer: Det opbevarede beløb, værdiopbevaringsenhedens kvalitet og omfang/type af elektroniske overvågning, herunder alarmoverførsel til godkendt kontrolcentral. 39 Adfærd i øvrigt Når personalet ankommer til eller forlader et pengeinstitut eller anden virksomhed, der håndterer større pengebeløb, skal det ske via firmaets hoveddør, der normalt vender ud mod et område, der er oplyst og trafikeret. Ved at forlade stedet via bagdøre mod mørke områder eller underjordiske garageanlæg, forøges risikoen for tyveri, røveri og gidseltagning betragteligt. Til- og frakobling af et installeret automatisk indbrudsalarmanlæg skal også ske ved hoveddøren. 40 Overdragelse af ansvar Når ansvaret for penge overdrages, internt som til ekstern part, er det vigtigt, at der afgives kvitteringer. Sker der et tyveri eller røveri skal ansvaret bl.a. af forsikringsmæssige årsager kunne placeres. Den juridiske overdragelse sker jf. retspraksis, når der foreligger kvittering for modtagelse af de penge eller værdier, der skal transporteres af eller modtages fra værditransportfirmaet jf. aftalen. Side 7

9 41 Særlige forhold for postforsendelser Postforsendelser af penge og pengerepræsentativer også kaldet valorenforsendelser inddeles normalt i: Klasse 1 Værdipost værdipapirer lydende på navn, obligationer (ekskl. præmieobligationer), aktier, ikke forfaldne kuponer, veksler, checks, kreditkortkvitteringer, bank- og sparekassebøger, samt ikke udtrukne lodsedler og taloner. Klasse 2 Værdideklareret post ihændehaverpapirer, borset fra de under klasse 1 nævnte, forfaldne kuponer, rede penge, ædle metaller, præmieobligationer, rejsechecks, ubrugte frimærker, banderoler, stempelmærker, udtrukne lodsedler og lignende. Værdideklareret post skal sendes med værdiangivelse efter Post Danmarks regler, der begrænser en eventuel erstatning. Supplerende dækning kan opnås ved tegning af en valorenforsikring i eget forsikringsselskab. 42 Overdragelse af ansvar ved postforsendelser Transporteres penge eller pengerepræsentativer via Post Danmark eller anden postvirksomhed, vil den juridiske ansvarsoverdragelse ske, når der foreligger en kvittering for forsendelsen og tilsvarende, når der foreligger en kvittering for udlevering af forsendelsen til modtageren. Side 8

10 43 Forsendelse med fly Flyselskaberne har deres egen håndteringsmåde for forsendelser af værdigods, herunder også rede penge. Flyselskabernes ansvar begynder, når forsendelsen mod kvittering overdrages til flyselskabets cargo-handling og varer indtil forsendelsen udleveres til modtagern på distinationens cargo-handling. Ansvarsoverdragelsen sker dog først ved selve flysiden, såfremt fly og cargohandling ikke tilhører samme selskab/firma. 50 Værditransport Værditransport dækker principielt alt fra personer, der bringer penge eller andre værdigenstande til et pengeinstitut, til professionelle værditransportfirmaer. Af Lov om Vagtvirksomhed fremgår, at selvstændig virksomhed, hvorved personer udfører værditransporter, skal have autorisation hertil. Af samme lov fremgår, at autorisation kun kan meddeles til personer, som er fyldt 25 år. Personale, der udfører værditransport i en sådan virksomhed, skal være godkendt af Justitsministeriet, og være fyldt 18 år. Af Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 524 af 19. juni 1992 om unges farlige arbejde (med senere ændringer) gælder samme regler om, at personer under 18 år ikke må udføre eller deltage i egentlige pengetransporter, f.eks. når dagens omsætning skal transporteres til et pengeinstitut. 51 Ankomst og overdragelse Erfaringer viser, at flest røverier finder sted, mens penge afleveres eller modtages. Værditransport, udført af et professionelt firma certificeret efter DS3999, bør ske under stor opmærksomhed og helst via virksomhedens hovedindgang, såfremt denne er vendt mod trafikeret og veloplyst område. Overdragelsen skal være nøje planlagt under hensyn til stedets beliggenhed, bygningens indretning, m.v.. Den eller de personer, som udfører værditransporten, skal afhente eller aflevere værdierne inde i virksomhedens optællingsrum eller et tilsvarende rum. Side 9

11 52 Rutefastlæggelse Alle værditransporter skal foregå uden unødigt ophold efter forud fastlagte ruter, uanset om transporten foregår til fods eller i køretøjer. Såfremt der benyttes køretøjer til værditransport, bør ruterne jævnligt ændres. Eventuelt kan der anvendes edb-udtrækning med det formål, at så få personer som muligt kender dagens rute. 53 Transportkuffert Til transport af større pengebeløb eller værdier bør der benyttes en særlig transportkuffert, der vil misfarve indholdet og/eller udvikle røg, hvis der sker et røveri. Transportkufferten bør være godkendt jf. den Svenska Stöldskyddsforenings "Norm for värdetransportenheten" SSFN 045 dateret eller senere. Andre transportkufferter, som i funktion og opbygning grundlæggende opfylder den svenske norms krav, kan også anvendes. 54 Transport til fods Hvis værditransport foregår til fods, er det vigtigt, at det sker på skiftende tidspunkter. Transporten bør foregå i dagtimerne og om muligt med skiftende personale. Ruten bør om muligt varieres, idet der lægges vægt på at færdes, hvor der er andre mennesker. Stille stisystemer og øde områder bør undgås. 55 Krav til biler, der anvendes til værditransport Biler indrettet til værditransport skal opfylde kravene som beskrevet i DS3999 annex B. 60 Generelle oplysninger 61 Lovgivning Enhver selvstændig virksomhed (med visse muligheder for undtagelser), der foretager værditransport, skal opfylde kravene hertil jf. Lov nr. 266 af 22. maj 1986 Lov om Vagtvirksomhed, med senere ændringer. 62 Politiets anbefalinger Alle former for værditransporter bør af hensyn til sikkerheden udføres af to personer efter en udarbejdet forholdsordre. Opmærksomheden henledes i øvrigt på Det Kriminalpræventive Råds pjece: "Røveri og transport af penge". Sker der et overfald på værditransporten, skal man ikke "spille helt", men være aktiv på andre måder. En eventuel overfaldsalarm skal aktiveres, idet risikoen for personskade skal iagttages. Side 10

12 Hvis det er muligt, skal gerningsmanden forfølges eventuelt med en etableret kontakt til politiet via en mobiltelefon. En forfølgelse må aldrig blive tættere end det er sikkerhedsmæssigt forsvarligt. Iagttag om muligt gerningsmanden og nedskriv snarest personens særlige kendetegn, både i udseende og adfærd. En signalementsblanket til dette brug findes på Det Kriminalpræventive Råds hjemmeside: Gerningsstedet skal afspærres, og vidner, der ikke har tid til at vente på Politiet, skal anmodes om at opgive navn, adresse og eventuelt telefonnummer. 63 Kontrolcentraler 64 Presse Al kommunikation med biler, der anvendes til værditransport jf. pkt klasse 4 og 5, skal ske via en kontrolcentral, der er godkendt jf. Rigspolitichefens Vejledning om Godkendelse af kontrolcentraler. Såfremt transporten alene omfatter penge for eget firma, kan egen kommunikationscentral anvendes. Hvis der er begået et røveri (eller tyveri), har pressen ikke adgang til gerningsstedet uden tilladelse fra Politiet. Kun Politiets efterforskningsleder bør udtale sig til pressen om den konkrete sag evt. i samråd med virksomhedens pressechef eller sikkerhedsansvarlige. Omfanget af oplysningerne (beløbsstørrelse ect.) skal overvejes nøje af hensyn til risikoen for animering til gentagelse. Det kan ikke forbydes pressen at fotografere ind i gerningsstedsområdet. Derfor skal der hurtigt tages stilling til afdækning eller sikring af genstande og personer. Side 11