Bestyrelsens beretning for foreningsåret

Transkript

1 Grundejerforeningen Ved Mortenstrupvej Årsberetning 2008/2009

2 ved Mortenstrupvej Side 2 af 9 Bestyrelsens beretning for foreningsåret Generelt I det forløbne år har bestyrelsen hovedsageligt arbejdet med spørgsmål og problemer omkring varmeforsyningen i bebyggelsen. Vi må erkende, at uforudsete problemer har taget meget tid, hvorfor en del af de planlagte aktiviteter om bl.a. vedligeholdelsesmanualer har måttet udskydes til senere. Dette er selvfølgelig beklageligt da vedligeholdelse netop er højt på prioriteringslisten for mange beboer og nævnt ved tidligere lejligheder. Vores varmesystem lider af forskellige svagheder, hvoraf vi har konstateret en del i det forløbne år. Senest har en lækage i et varmerør i hovedledningen langs Mortenstrupvej givet anledning til megen hovedbrud. Dels i forbindelse med fejlfinding og reparation og dels efter anlæggets drift blev genoptaget. Heldigvis skete dette på et tidspunkt, hvor der ikke var behov for store varmemængder til bebyggelsen, hvorfor de fleste ikke har mærket følgerne heraf. I december og januar led en del ejendomme i de fire vestligste rækker under svigtende varmeforsyning. Årsagen hertil var, at systemet med gulvvarme er sårbart, når der udskiftes pumper i de enkelte huse. I en hel del tilfælde er der skiftet til større pumper end i det oprindelige anlæg. Dette betyder (populært sagt) at enkelte huse stjæler varme fra andre, fordi de henter en større del af den til rådighedsværende vandmængde i varmesystemet end nødvendigt for at opvarme huset. Taberne bliver således de ejendomme, der ligger længst væk fra Mortenstrupvej. Instruktioner om disse forhold er givet til de enkelte ejendomme, og en udførlig beskrivelse vil blive medtaget i den kommende vedligeholdelsesmanual for at undgå lignende installeringer og dermed utilsigtede konsekvenser i fremtiden. Bestyrelsen overvejer i øjeblikket om tiden er inde til, at der skal tilknyttes permanent professionel hjælp til at varetage driften af vort varmeanlæg. Synspunkter herom modtages gerne fra bebyggelsen. Bestyrelsen På foreningens ordinære generalforsamling den 22. oktober 2008 blev Niels Bayer, F 8, Erik Dohn F 13 og Hans Jørgen Rasmusen, K 10 genvalgt. Ole Lund Knudsen, F 1 og Charlotte Boserup, F 6 blev nyvalgt som suppleanter. Bestyrelsen konstituerede sig efterfølgende således: Formand: Jens Kirkegaard, K Sekretær: Stig Pålsson, F Kasserer: Niels Bayer, F Varme- og vandforsyning: Erik Dohn, F Fællesarealer: Hans Jørgen Rasmusen, K Forsikringsforeningen: Ole Lund Knudsen, F 1 - suppleant Charlotte Boserup, F 6 - suppleant Opgaver vedrørende kabel-tv er varetaget af Ole Steen Seiersen - Ge 2, der tidligere har været medlem af bestyrelsen med dette ansvarsområde. I beretningsåret har bestyrelsen afhold 6 bestyrelsesmøder, 3. december 2008 og 18. februar, 7. maj, 3. juni, 19. august og 30. september 2009.

3 ved Mortenstrupvej Side 3 af 9 Bestyrelsesarbejdet har i det forløbne år budt på opgaver inden for de sædvanlige områder, som beskrevet i de følgende afsnit: Varme- og vandforsyning Forbruget Energiforbruget i perioden 1. juli 2008 til 30. juni 2009 til varme og varmt vand er baseret på en aktuel energiregistrering ved hjælp af måler. Forbruget blev 1649,0 MWh mod budgetteret MWh. Antallet af graddage var mod normalårets (83,1 %), hvilket medfører et energiforbrug på 0,68 MWh/graddag mod 0,67 MWh/graddag i 2007/2008. Energiforbruget fordeler sig med 1.230,2 MWh (74,6 %) til varme og 418,8 MWh (25,4 %) til opvarmning af brugsvand. Af de 1.649,0 MWh udgør ca. 30% varmetab fra beholdere og fordelingsrør. Forbruget af brugsvand udgjorde m 3 - gennemsnitligt 120,2 m 3 pr. hus eller ca. 158 l/døgn pr. beboer - fordelt med m 3 til koldt brugsvand og m 3 til varmt brugsvand. Det gennemsnitlige vandforbrug i samfundet ligger på m 3 /år pr. husstand. I forhold til sidste år er vandforbruget faldet med ca. 2,8%. Kubikmeterprisen for vand er pr hævet til ca. 63 kr. Fjernvarmeprisen er pr hævet med ca. 7%, og der er varslet en yderligere stigning på 7% pr Gennemsnitligt udgør regnskabets udgifter til drift af varmecentral mv. ca kr./hus, heraf kr./hus til indkøb af fjernvarme og kr./hus til indkøb af vand. Sidstnævnte to beløb kan anvendes til sammenligning med typisk oplyste forbrug i andre bebyggelser. Drift af anlægget: Der har i årets løb ikke været nogen driftsmæssige problemer med varmeforsyningen fra Hørsholm Fjernvarme. Derimod har der i en periode omkring årsskiftet været problemer med fordelingen af varme til nogle af ejendommene på Krokusvej og Gardeniavej. For at forbedre cirkulationen af centralvarmevandet blev der sidste år installeret yderligere en variabel pumpe, som erstatning for en af de gamle fasttrykspumper. I år er der blevet monteret en programmerbar styreenhed (PMU) til disse to variable pumper. De resterende to fasttrykpumper er nu alene tænkt som reserver. Efter instruktion i, hvordan denne styring skulle bruges, fik vi i januar forbedret varmefremløbet til alle huse i bebyggelsen. September 08: Udskiftning af plader i begge varmevekslere. (arbejdet er udført af Pasilac, Horsens) September 08: Hørsholm Fjernvarme udskiftede målearmaturet Oktober 08: Varmvandsbeholderen blevet renset for kalkaflejringer, og en anode og katode blev udskiftet (arbejdet er udført af Guldager A/S) Marts 09: Hørsholm Vandforsyning udskiftede begge vandmålere

4 ved Mortenstrupvej Side 4 af 9 I forbindelse med en reparation/udskiftning i et af husene fik en VVS installatør (uden bestyrelsens viden) adgang til varmecentralen, hvor han aftappede vand fra anlægget og afbrød for strøm/vand. Dette gav anledning til svigtende varmeforsyning i nogle dage. En fejl, der først blev rettet efter et besøg af en montør fra Grundfos. Det indskærpes derfor, at fremmede håndværkere i fremtiden kun gives adgang til varmecentralen med bestyrelsens viden. Kontakt derfor varmeformand, kasserer eller formand, såfremt der bliver behov for adgang til varmecentralen. Rørsystemet for vand og varme Indtil sidst på sommeren har vore fælles forsyningsrør for varme og vand været tætte og funktionsduelige. Vi mister dog af og til lidt vand fra varmerørene i forbindelse med reparationer i enkelte ejendomme, hvilket ikke kan undgås. I august måned opdagede vi, at der konstant måtte efterfyldes ca. 200 l vand på systemet i døgnet. Vi frygtede i første omgang at en lækage skulle findes i et af husene, hvilket ville være vanskeligt at efterspore, da mange stadig var bortrejst på ferie. Vores søgning efter lækagen endte imidlertid i en af ekspansionssløjferne ved den sydlige ende af Fresiavej, hvor røret for returvarme var alvorligt tæret udefra (forsidebilledet). Vores leveringsaftale med Hørsholm Fjernvarme indebærer, at Hørsholm Fjernvarme skal forestå vedligeholdelse og reparation af hovedledningerne langs Mortenstrupvej, og reparationen blev også udført efter denne aftale. Efterfølgende har vi haft et par uger problemer med manglende cirkulation i to husrækker på grund af luftlommer i fordelingsrørene, men disse problemer synes nu overstået. Bestyrelsen har ikke mistanke om, at lignende lækager, som følge af ekstern korrosion, umiddelbart skulle forekomme i andre dele af rørsystemet. Vi vil dog iværksætte en inspektion for at verificere dette, så godt som det lader sig gøre. Fællesarealer: Veje, pladser og stier Vejbelægningerne Der har ikke været påtrængende behov for at foretage reparationer i det forløbne år. Vejtræerne Der er ikke udskiftet vejtræer i det forgangne år. Bagstierne Spørgsmålet om vedligehold af stierne mellem bebyggelserne blev behandlet på Generalforsamlingen den 22. oktober På denne baggrund blev der i forbindelse med Store Havedag den 26. april 2009 udlagt 8 m 3 perlesten på stien mellem Gardeniavej og Fresiavej. Bestyrelsen ønsker at stierne holdes i en god stand. Specielt henledes opmærksomheden på, at det er beboerne pligt at sikre, at stierne ikke benyttes til oplag af haveaffald og lignende, samt at hække og træer beskæres, så der er fri passage. Snerydning Der har ikke været behov for assistance til snerydning i den forgangne milde vinter. Snerydningsaftalen med gartneren indeholder følgende: Fortovet langs Mortenstrupvej fejes ved alle snefald større end ca. 3-5 cm De 4 veje ryddes i et bredt spor ved snefald større end ca. 10 cm Fortovene og parkeringsarealerne på de 4 veje ryddes af respektive grundejere Saltning kun i specielle situationer og efter særlig aftale

5 ved Mortenstrupvej Side 5 af 9 Fællesarealer: Grønne friområder Gartnerarbejdet Vedligeholdelsesaftalen med ISS Ejendomsservice om gartnerarbejde er endnu engang fornyet. Aftalen omfatter blandt andet, at der i perioden maj til og med september slås græs 16 gange. Endvidere sker der en årlig beskæring hhv. klipning af bevoksningen langs Mortenstrupvej. Træerne på Georginevej og Fresiavej beskæres en gang årligt. Herudover udføres kantklipning f.x. langs bevoksningen mod nord mv. Endeligt aftaler bestyrelsen efter behov løsning af opgaver. Oprydningsdag 2009 I året oprydningsdag søndag d. 26. april 2009 deltog kun ca. 30 personer repræsenterende ca. 1/3 af husstandene. Bestyrelsen finder den beskedne deltagelse utilfredsstillende og helt urimelig overfor de beboere, der møder op, når der indkaldes til vedligeholdelsesarbejde. Opmærksomheden henledes på, at det vil være ganske bekosteligt at skulle have entreprenør- og gartnerhjælp til at udføre opgaver som almindelig oprydning, træfældning og lignende på fællesarealerne. I år fortsatte indsatsen med udtynding og træfældning i det vestvendte hegn, med efterfølgende opbygning af St. Hans-bålet. Der blev også lagt mange kræfter i udlægning af perlesten på stien mellem Gardeniavej og Fresiavej. Men desværre var der ikke ressourcer til løsning af alle opgaver. Beskæringsdag 2009 Bestyrelsen minder om, at årets beskæringsdag er fastsat til søndag den 8 november Der vil senere blive fremlagt udkast til en arbejdsplan. Bestyrelsen kan dog allerede nu oplyse, at renovation af gyngestativet ved Georginevej samt afretning af flisekanter langs Mortenstrupvej vil være på programmet. Yderligere forslag kan endvidere fremlægges i forbindelse med den ordinære generalforsamling. Oprydningsdag 2010 Næste års Store Havedag er fastsat til søndag den 25. april 2010, hvor 1 container vil være opstillet til haveaffald. Containerdage i det kommende år (2009/2010): Anden weekend i november d Placering: Georginevej + Krokusvej Sidste weekend i marts d Placering: Fresiavej + Gardeniavej Store havedag d Placering: Fresiavej Programforsyningen Signalet og vores modtagere Grundejerforeningen er tilsluttet YouSee's hybridnet og abonnerer på "Fuldpakken", som giver os programmer i både analog og digital form. Der sker derfor INGEN ændring af vores analoge signaler, når de analoge sendemaster lukkes ned 31.oktober YouSee fortsætter med at forsyne os med analoge signaler i endnu en årrække. Vi får derfor ingen sorte skærme efter 31.oktober! For de beboere, som ønsker at se digitalt TV, skal der bruges en digital TV-tuner, idet vi allerede har digitale signaler i vores antennestik. De digitale TV-tunere findes i flere former. De kan være indbyggede i nye TV-apparater, eller de kan anskaffes som bokse fra YouSee. YouSee har pr fjernet krypteringen på det digitale signal. Det betyder, at en fladskærm med indbygget DVB-C tuner kan modtage alle fuldpakkens digitale kanaler, uden at et programkort kræves.

6 ved Mortenstrupvej Side 6 af 9 Står man foran anskaffelse af en ny fladskærm med indbygget digital tuner, skal tuneren være mærket: DVB-C (Digital Video Broadcast - Cable). Man skal yderligere være opmærksom på, hvilke kodeformer tuneren kan behandle. De fleste kanaler sendes i dag i SD (Standard Definition) opløsning, og er kodede i MPEG2 (Motion Picture Expert Group)- i øvrigt samme kodning, som anvendes i DVD-afspillere. De nye HD (High Definition) kanaler anvender MPEG4, som er en nyere og mere effektiv kodningsform. Ønsker man at anskaffe en ny fladskærm med indbygget tuner, hvor de nye HD-kanaler kan ses, skal tuneren være mærket: DVB-C med MPEG4. Ønskes HD-kanaler og/eller film- og sprogpakker kræver det en kortlæser - et såkaldt CA-modul, samt et YouSee programkort. CA-modulet skal være af Viaccess-typen. Det ved forhandleren, når blot I oplyser, at I har YouSee kabel-tv. YouSee har reduceret gebyret for programkortet en smule fra kr.199,- halvårligt til kr. 30/mrd. YouSee's bokse benytter samme programkort, og findes i 3 varianter, nemlig en "Standard Boks" (SD-kvalitet) samt 2 modeller af HD-bokse, én med Hard-Disk optager og én uden. Boksene kan købes eller lejes. Priser og kampagnetilbud ændres løbende, så her henvises til for seneste opdateringer. Boksene kan, ligesom de indbyggede tunere, modtage alle digitale kanaler i fuldpakken, uden at der kræves programkort. Boksene har dog forskellige funktioner som: "start forfra", "pause" og "cinema" (leje af film). For at kunne udnytte disse funktioner kræves programkort. Er man allerede i besiddelse af en DVD-optager med Hard-Disk, så vær opmærksom på, at man ikke kan optage fra HD-kanalerne, da disse er MPEG4 kodede. DVD-optageren anvender MPEG2. YouSee boksen kan optage fra HD-kanalerne, men man kan kun se optagelsen på sit TV. Man kan ikke brænde den på en DVD-skive. Vores forstærkere Når YouSee skruer op og ned for hovedsignalet, kan det af og til påvirke vores forstærkere. Specielt vores forstærkere, som var af ældre dato. I foråret sendte YouSee et alt for kraftigt signal ud, som overstyrede 3 af vores forstærkere. Vi ringede og forsøgte forgæves at trænge igennem deres system, for at få fejlen rettet. Vi skulle derfor skrive den nødvendige fejlmeddelelse, for at rekvirere en tekniker. Denne rekvirering kan kun ske, såfremt man har en serviceaftale. Det havde vi, men ikke med YouSee. Vi brugte FasCom, der i en årrække har kontrolleret, justeret og udskiftet materiel på vores omkring 20 år gamle forstærkere. Da denne virksomhed ikke er ansvarlig for overstyringen henviste de igen til YouSee. Først da vi garanterede, at regningen ville blive betalt af os, hvis fejlen lå i vores anlæg, løste de problemet. Det var ikke første gang, hvor vi følte os som en lus mellem to negle. Derfor var det en behagelig oplysning, da YouSee i foråret opkøbte FasCom fra A+ koncernen. Nu kunne vi få både signalet og vedligeholdelsen af forstærkerne hos samme virksomhed. Vi fik fremsendt et kontraktudkast: Aftale om digital programforsyning med analogt spejl og service. Indholdet blevet drøftet med medlemmer af bestyrelsen og Christian Limkilde, chefkonsulent hos YouSee. Konklusionen var klar: vores forstærkere var gamle og upålidelige og skulle udskiftes med en moderne type, der kan fjernovervåges. Omkostningerne for alle 9 forstærkere var kr. Et nødvendigt tiltag for en vedligeholdelsesaftale med YouSee. Udskiftningen er nu sket med lidt startvanskeligheder. Såfremt der fremover opstår problemer, skal den enkelte husstand selv kontakte YouSee. YouSee telefonnumre: Kundeservice (hverdage 8 20) eller Support (hele døgnet) Det er tilstrækkeligt at opgive adressen ved henvendelsen.

7 ved Mortenstrupvej Side 7 af 9 Øvrig beboerservice Rabatordninger Jævnfør Beboervejledning 2007 Mursten Jævnfør Beboervejledning 2007 Forsikringsforeningen Forsikringsforeningen ved Mortenstrupvej er et tilbud for medlemmer af Grundejerforeningen ved Mortenstrupvej. Forsikringsforeningen er en selvstændig juridisk enhed, idet ikke alle medlemmer af grundejerforeningen også er medlemmer af forsikringsforeningen. I øjeblikket er 58 af 64 ejendomme medlemmer. Forsikringen dækker følgende emner: Bygningsbrandforsikring Hus- og grundejerforsikring inkl. glas og kumme Insekt- og svampeforsikring Udvidet rørskadeforsikring for skjulte rør Mønstret er stadig, at nye boligejere overtager forsikringen ved indflytning. Køber og sælger skal sammen skrive til forsikringsselskabet Tryg og indberette ejerskiftet med kopi til den ansvarlige for forsikringsforeningen, pt. Ole Lund Knudsen. Forsikringsforeningen forlanger denne formalitet, for at undgå at komme i den situation, hvor sælger og køber aftaler, at køber overtager forsikringen, hvorefter sælger i god tro efterfølgende meddeler Tryg, at ejendommen er fraflyttet. Sker det, sletter Tryg medlemskabet på fællespolicen, og ejendommen står uden bygningskaskoforsikring. Proceduren er, at forsikringspræmien trækkes pr. PBS den 1. juni, idet den samlede præmie skal være indbetalt til Tryg samme dato. Ved ændring af policen uddeles én kopi til alle medlemmer, idet vi kun får tilsendt én fælles police. Ved skader skal anmeldelse ske direkte til Tryg. Men husk at sende en kopi af anmeldelsen til den ansvarlige for forsikringsforeningen. Tilmeldelse og udmeldelse af forsikringsforeningen sker ved direkte henvendelse til Tryg. Det er meget vigtigt, at forsikringsforeningen får en kopi af dokumentet, idet medlemsændringer medfører en revideret police, der skal kontrolleres med hensyn korrektheden af medlemsfortegnelsen. En kopi af policen omdeles sammen med denne årsberetning. Telefonnummer til TRYG: Policenr: Regnskab for forsikringsforeningen: Kassebeholdning per 1/7-08 *) ,87 Renter 123,97 Tilbageført præmie 510,25 Opkrævet hos medlemmerne ,00 Præmie på fællespolice ,25 Kassebeholdning per 30/ ,84 *) Kassebeholdningen er indsat på en separat konto hos Nordea.

8 ved Mortenstrupvej Side 8 af 9 Økonomi Regnskab og budget for grundejerforeningen: Der henvises til det omdelte Årsregnskab 2008/09. På efterfølgende side vises regnskabet sammenlignet med budget og forrige års regnskab. Desuden fremgår budgetforslaget for 2009/10 af yderste venstre kolonne. Noter til Budget 2009/2010: Renter og ekstraordinære indtægter henlægges til foreningens formue, og indgår således ikke i driftsresultatet. Størstedelen af renterne vedrører Vejfonden. Note 1: Fjernvarmeafgifterne er sat op med ca. 7% pr , og er varslet forhøjet med yderligere 7% pr Note 2: Vand (incl. afledningsafgift for spildevand) er sat op med 8,75 kr/m3 pr , og slog igennem med ca kr. i 2008/09 og yderligere kr. i 2009/2010 Note 3: Udskiftning af antenneforstærkere kr. + almindelig vedligehold ca kr Note 4: Linien er i Budget ændret fra Veje, fortov & stier til Fællesareal vedligehold Note 5: Linien er i Budget ændret fra Grønne friområder til Fællesareal diverse (Note 4 & 5 kan ikke sammenlignes med tidligere år, hvor udgifterne til Veje, fortov & stier til fællesareal var fordelt på 7.1 & 7.2 summen af 7.1 & 7.2 kan sammenlignes med tidligere år) For Budgettet 2009/2010 foreslås fire rater á 8.000/kr.

9 ved Mortenstrupvej Side 9 af 9 Resultatopgørelse for perioden til og budget for 09/10 for Grundejerforeningen 1000 kr. Budget Regnskab Budget Regnskab Regnskab 2009/ / / / /07 Indtægter: 1.1 kontingenter 2.048, , , , ,0 Ordinære indtægter i alt 2.048, , , , ,0 Udgifter: 2.0 Fjernvarme note 1 850,0 832,6 820,0 800,5 733,8 3.0 vand note 2 400,0 356,9 325,0 315,7 321,0 4.0 antenneafgifter 225,0 216,6 200,0 196,7 174,9 5.0 Drift af fællesinstallationer 5.1 tilsyn 5.2 elforbrug 22,0 20,3 28,0 26,2 24,0 5.3 vedl. Varmec. + antenne) note 3 120,0 192,0 145,0 91,3 38,1 5.4 afskrivning på restance Subtotal 142,0 212,3 173,0 117,5 62,1-5.5 affald 18,0 17,7 10,0 16,5 3,7 6.0 Administration 6.1 Porto og gebyrer 5,0 4,9 6,0 4,7 5,1 6.2 Revision (rest vedr. 05/06) ,5 6.3 Clorius 48,0 46,6 48,0 44,4 45,1 6.4 Trykning 2,0 1,9 3,0 1,6 1,5 6.5 Forsikringer 6,0 5,1 6,0 5,0 4,4 6.6 Møder mv. 6,0 6,0 6,0 6,0 2,4 6.7 Arrangementer 0,5 0,1 5,0 0,5 0,5 6.8 Advokatbistand mv Subtotal 67,5 64,5 74,0 62,2 59,6 7.0 Drift af fællesareal 7.1 Fællesareal vedligehold ISS note 4 165,0 76,0 90,0 66,7 70,9 7.2 Fællesareal diverse note 5 25,0 88,9 130,0 109,2 75,0 7.3 Vejfond 180,0 180,0 180,0 180,0 180,0 Subtotal 370,0 344,9 400,0 355,9 325,8 Ekstraordinære udgifter Undersøgelse varmeforsyning - 27,4 45,0 49,9 - - Udgifter i alt 2.072, , , , ,8 Fordeling af driftsresultat: Driftsresultat til fordeling blandt medlemmer - 24,5-89,0-63,0 5,0 239,2 1.2 renter 18,0 24,9 20,0 19,4 8,4 1.3 ekstraordinære indtægter 0,5 2,8 1,0 0,8 1,3 Overført til formue 18,5 27,7 21,0 20,2 9,7