REFERAT. Ingen kommentarer til referat. Referat godkendt. Punktet udgår da hverken Birthe Bækgaard eller Cristina Kildevang er til stede ved mødet.

Transkript

1 REFERAT Emne: Ledende lægesekretærrådsmøde Tid: Torsdag den kl Sted: Sal 3, Indgang U Regionshospitalet Holstebro Deltagere: Nora Jacobsen, Gurli Wolf, Birgit Sangill, Lene Krag, Berit Andersen, Irene Porse, Susanne Grandahl, Susanne Gammelgaard, Tina Sterup, Lisbeth Clausen, Karina Sejrup Dorte Banner Petersen, Anne Kruse Tina Holmgaard, Hanne Dorte Nielsen, Kirsten Trankjær, Marianne Knudsen Deltager ved punkt 7+8 Jens Friis Bach og Ole Zielke Afbud: Ordstyrer: Referent: Dorte Banner Petersen Marianne Knudsen Dagsorden Referat Handling/opfølgning 1. Godkendelse af dagsorden Kommentarer til sidste referat (burde dog være fremsendt i godkendt version) Ingen kommentarer til referat. Referat godkendt. 2. FTR Deltagelse af og nyt fra FTR Birthe Bækgaard og Cristina H. Kildevang 3. Elever + øvrigt. Deltagelse af og nyt fra uddannelsesansvarlig Birgit Meldgaard Punktet udgår da hverken Birthe Bækgaard eller Cristina Kildevang er til stede ved mødet. Ved den netop overståede og hjemstemte overenskomstforhandling blev der forhandlet en kompetencefond hjem bestående af 25,6 millioner kr, hvorfra hver ansat kan søge op til kr. Pr vil der blive åbnet for ansøgning fra kompetencefonden til uddannelse på akademi, kommunom, diplom og masterniveau. Cristina Kildevang deltager i møde uge 24 desangående men det bliver formentlig ansøgningskriterier som sidst nemlig først til mølle. Cristina melder mere konkret tilbage. Hermed opfordring fra Birgit til at tage fat på de indledende Side 1

2 forberedelser. Der er ansat 15 nye elever, som endnu ikke har modtaget deres ansættelseskontrakt, da man afventer nye regler i forbindelse med den nye reform. 1.års eleverne inviterer de nye elever til en sandwichaften før sommerferien. 1.årselever er i gang med at lave EPJintroduktion til de nye elever, som starter Introduktionen af de nye elever er trukket hjem fra Viborg. En arbejdsgruppe er i færd med at planlægge forløbet mere detaljeret. Arbejdsgruppen har skelet til Sygehus Lillebælts introprogram Blandt andet er der påtænkt en skattejagt med henblik på at lære husene at kende. Underviser fra Odder kommer i uge 39 og underviser i Latin. En præst eller en psykolog involveres i forhold til et indlæg om mental robusthed, stress. Forløbet vil blive afsluttet med en struktureret evaluering. Arbejdsgruppen mødes igen mandag den 8.6. Birgit opfordrer os til at støtte op om de sekretærer, der skal deltage i introduktionsprogrammet. personaler. 4 af de nuværende 2.års elever blev udlært ultimo marts, 2 er på barsel, 7 bliver udlært medio juni, 1 har fået merit og de resterende elever bliver udlært pr Birgit minder os om 2.elevernes videndeling (fagprøver). Det er den om formiddagen i Herning, om eftermiddagen i Holstebro. Invitation til 2.årselevernes afskedsreception er på trapperne. Side 2

3 Ganske kort om Akutsekretæruddannelsen. Birgit Sangill, Lasse Hansen, Henrik Olsen og Marianne Knudsen har haft møde med både COK og UCH. Efterfølgende har Lasse Hansen taget beslutning om, at der skal arbejdes videre med en model sammen med COK. 4. IT Ole Zielke deltager Der er udfordringer med at tilgå CentralPPJ. Programmet skal kunne tilgås via Explorer, men er ikke stabil. Ole sender vejledning vedhæftet dette referat. Ole Zielke vil derudover bede om en løsning via Chrome. Gurli Wulff stiller spørgsmål til computere, der købes før om det har sin rigtighed, at det er 3 år gamle computere og i så fald er det ikke rimeligt, at afdelingerne skal betale fuld pris for disse. Omkring udrulles en ny ITplatform, og man må i afdelingerne påregne en stor økonomisk udgift til udskiftning af PC. Ole Zielke: Jeg skriver en mail ud til afdelingsledelserne, ledende lægesekretærer og KITansvarlige vedrørende ovenstående. Det er rigtigt, at de maskiner vi får ved køb af maskiner, inden vi kommer på Ny Fælles Platform kan være op til 3 år gamle (og som minimum 2 år gamle). Sådan er det aftalt i regionen. Den nye ITplatform indebærer en Citrixløsning i forhold til hjemmearbejdspladser. Indebærer at vi på sigt kan undgå de dyre TDCopkoblinger. Hanne Dorte spørger til sikker print? Det går ikke godt. Ifølge Ole Zielke Side 3

4 ligger der en sag til opfølgning. Anne Kruse spørger, hvorfor man ønsker at ændre på aktuelt notat, hvorfor ønsker man i stedet en ny SFIløsning. Ifølge Ole Zielke er det for at sikre, at vi dokumenterer i samme SFI er, så man på tværs af afdelinger får vist det man regner med. Der er derfor brug for enighed om, hvilke SFI er man bruger til at dokumenterer hvad. Hanne Dorte spørger til gruppens erfaring med PCskærmstørrelse. De fleste har indkøbt 23tommer skærme, men disse kan give pladsproblemer på fremtidens små skriveborde. Ortopædkirurgisk Afdeling har indkøbt bordskærmophæng som fungerer godt, når en sekretærplads skal indrettes med eksempelvis to 23tommerskærme. Susanne G. sender materiale vedrørende skærmophæng. 5. Lægesekretærer i DNV Gødstrup hvad er der i gang? Ingen kommentarer til dette emne denne gang. 6. Kommende mærkedage Fødselsdagshilsen blev afleveret til Kirsten, Nora og Irene. Hjertelig tillykke med jeres runde dage. Gavekassebestyreren er ikke vidende om flere runde dage i 2015 eller jubilæer. Gerne info til Marianne Knudsen desangående. 7. Røntgensvarsproblematik Deltagelse af Jens Friis Bach printes røntgensvar ikke længere fra Røntgenafdelingens side. KITorganisationen v. Ole Zielke giver udtryk for, at den løsning Røntgenafdelingen har stillet til rådighed for organisationen ikke er optimal. Nora Jacobsen og Lene Kragh Side 4

5 fortæller, at beslutning om at stoppe print af røntgensvar er taget i Afdelingsledelseskredsen. Røntgen tilbyder en løsning bestående af en søgeliste i RIS. Af listen fremgår en oversigt over de patienter, der har fået taget røntgenbillede den pågældende dag. Eventuelle tilføjelser/rettelser til røntgenbeskrivelser vil fortsat komme i papirform. Nora vil undersøge om tilføjelser/rettelser til røntgensvar også kan tilgå listen i RIS. Nora Jacobsen Afdelingerne kan selv beslutte, om de vil printe røntgensvarene fra denne liste, og herefter fjerne patienten fra listen, ELLER sende en opgave til lægens personlige opgaveliste. Der var ønske fra KITorganisationen v. Ole Zielke, at man ikke at iværksætte en arbejdsgang med selv at printe svarene i de enkelte afdelinger, men i stedet bruger løsninger i EPJ til at sikre, at svaret bliver set. Og ønske om, at man på tværs af afdelingerne får talt sammen, for at se om man kan finde nogenlunde ens løsninger. En løsning med fremsendelse af advis til lægen, om at der foreligger et røntgensvar er ikke på plads. Det er ønskeligt, at lægen skal kunne kvittere for røntgensvaret som dokumentation Der gives fra Sekretærrådet udtryk for, at er et meget uheldigt tidspunkt at iværksætte en ny arbejdsgang op til sommerferien. Samtidig undrer det Sekretærrådet, at der er taget beslutning om at ændre arbejdsgangen på nuværende tidspunkt, da ibrugtagning af den Side 5

6 nye ITplatform igen kræver stillingtagen til ny arbejdsgang. 8. Hvordan hjælper vi lægerne i gang med selv at skrive fx telefonkons? Deltagelse af Jens Friis Bach Jens Friis Bach ønsker at drøfte muligheden for, at lægerne selv skriver notat i EPJ i forbindelse med telefonkonsultation. Fra Sekretærrådet gives der udtryk for, at det er positivt, at lægerne selv kan/vil skrive. Sekretærgruppen skal gerne være behjælpelig, men vi foreslår at lægerne starter med små notater, hvortil der ikke lægger sig registreringer, udarbejdelse af henvisninger og eventuelle bookinger hvilket telefonkonsultationer ofte resulterer i. Derimod vil det være hensigtsmæssigt, hvis lægerne medbringer en bærbar computer på stuegang og selv skriver stuegangsnotater. Samtidig påpeges det, at mange computere i HEV opleves utroligt langsomme og blot det at logge sig på kan tage op til 1015 minutter. Dette er en barriere i forhold til at involvere lægerne i skrivning i EPJ: Også i den forbindelse nævnes den nye ITplatform, som implementeres omkring november 2015 og at det vil medføre udskiftning af mange computere. I Medicinsk Afdeling er det ledelsesmæssigt besluttet, at lægerne selv skal skrive hastestuegangsnotater. Det er overvejende de unge læger, der gør dette. Jens F. Bach opfordrer sekretærgruppen til at hjælpe lægerne på vej gerne med undervisning. Gurli Wulff retter opmærksomheden på dobbeltdokumentation i EPJ og opfordrer til at rette fokus mod at læger ofte gentager sig selv og hinanden, og at læger og Side 6

7 sygeplejersker ofte dokumenterer de samme handlinger. Det er vigtigt at få klarlagt, hvem der dokumenterer hvad. 9. Oplæg fra KITkontoret vedr. standardplaner Oplæg fra KIT til drøftelse i Sekretærrådet: Klinisk IT kontoret har modtaget ønske om ensrettede regler for dokumentation i MidtEPJ i HEV af diverse konsultationer eksempelvis telefonkonsultationer samt brevsvar til patienten. I den sammenhæng er der behov for at opnå enighed om, hvilke SFI er der anvendes, samt hvordan disse SFI er sættes sammen i standardplaner. Derved vil det blive muligt at opsætte overblik osv. til at trække data på tværs af afdelinger og sikre at disse oplysninger bliver vist uanset speciale. I bilaget Standardplaner med kode HEV har Klinisk IT kontoret stillet forslag til opsætning af standardplaner med de relevante aktiviteter. På sidste Netværksmøde for Klinisk IT ansvarlige d. 11. marts 2015 blev emnet drøftet, men det var ikke muligt at nå til enighed. Der blev foreslået at nedsætte en mindre arbejdsgruppe af sekretærer på tværs af afdelingerne, ikke nødvendigvis deltagere fra alle afdelinger. Det blev besluttet at Klinisk IT kontoret sender oplægget til ledende lægesekretærer samt ledere for lægesekretærer mhp at få det drøftet og evt. udpege deltagere, der kan være med til at kvalificere oplægget og tage en beslutning om, hvordan opsætningen skal være i HEV, så det bliver gjort ens på tværs af alle afdelinger. Vi beslutter at følgende deltager i denne arbejdsgruppe: Anne Kruse, Urinvejskirurgisk Anne bringer dette med Side 7

8 Afdeling. til KIT styregruppe. Tina Neil, Urinvejskirurgisk Afdeling Susanne Bjerglund, Børneafdelingen Gerda Bundgaard, Neurologisk Afdeling 10. Evt. Lægesekretær Bente Hjørnholm har de sidste to år været medlem af det tværfaglige dokumentationsråd men ønsker nu at træde ud af gruppen. Bente Hjørnholm har arbejdet ihærdigt og gjort et stort og flot stykke arbejde i råddet. Der er flere kandidater til posten men det besluttes at indstille Pia Skovgaard Jensen, Ortopædkirurgisk Afdeling til denne. 11. Næste møde Neurologisk Afdeling. Anne bringer dette videre til det tværfaglige dokumentationsråd. Side 8