Gensidig forventningsafstemning til ønske om udbytte ved deltagelse af FTR i forum med ledere af lægesekretærer.

Transkript

1 Hospitalsenheden Vest Ledn. lægesekretærråd R E F E R A T Dato: 5. marts 2014 Elisabeth B. Christensen Emne: Ledn. lægesekretærrådsmøde Tid: Onsdag den Sted: Medicinsk konferencerum, RHE Deltagere: Rikke Viborg (RV), Berit Andersen (BA), Gurli Wolf (GW), Anne Kruse (AK), Hanne Dorthe Nielsen (HDN), Tina Holmgaard (TH), Cristina H. Kildevang (CHK) deltager i punkt 1+2+3, Elisabeth B. Christensen (EBC), Susanne Grandahl (SG), Lisbeth Clausen (LC), Marianne Knudsen (MK), Kirsten Trankjær (KT) Afbud: Dorthe Banner, Birthe Bækgaard, Mette Møller, Susanne Holmboe, Birgit Meldgaard, Lene Kragh, Nora Jakobsen, Ane Marie Dige, Susanne Gammelgaard, Tina S. Jensen Ordstyrer: TH Referent: EBC Dagsorden Referat Handling/opfølgning 1. Godkendelse af dagsorden Præsentationsrunde Velkommen til: Lisbeth Clausen, afd.sygepl., gyn.amb. Susanne Grandahl, chefjordemor, Obstetrisk Afd. Gurli Wolf, afd.sygepl., børneamb. 2. FTR Cristina og Birthe Gensidig forventningsafstemning til ønske om udbytte ved deltagelse af FTR i forum med ledere af lægesekretærer. Der er enighed om, at der er ønske om gensidig information såvel som dialog. Vilkår under kommunomudd. Sygeplejerskers vilkår ifm. diplomudd. er ændret fra fuldtidsstudie til deltidsstudie og tildeles 2 studiedage per modul. Fra dette råd er der tidligere besluttet, at der gives i alt 10 dage - eks. 1 dag per modul og 5 dage til afgangsprojektet. Det er op til den studerende i samråd med lederen hvordan disse studiedage fordeles igennem sundhedskommunomuddannelsen. Det er et vilkår, at den studerende investerer privat tid, såvel som det er en prioritet i afdelingen, når der tildeles efteruddannelse til den enkelte lægesekretær. Der er enighed om, at tidligere beslutning fastholdes 10 studiedage til den samlede sundhedskommunomudd. Opfølgning på udviklingsplaner Forespurgt fra FTR, orienteres der bordet rundt om, at der ved MUS Udviklingsplaner opbevares via RMUK alle afdeling er

2 udarbejdes udviklingsplaner til den enkelte lægesekretær. helt eller delvis i mål. Hvordan medvirker vi til, at der er ledere til i morgen? Der er bred enighed om, at vi skal spotte lederpotentiale og tilbyde lederafklaringskursus. Lederafklaringskursus via plan2learn.dk Apollon KT og MK orienterer om, at der på sigt vil blive indskrevet i honoreringsprincipperne for ledn. lægesekretærer, at de som min. har diplom i ledelse/er villig til at tage diplom i ledelse for at komme i betragtning til en stilling som ledende lægesekretær i HEV. CHK orienterer om, at for de lægesekretærer, som ønsker at gå ledervejen, kan akademiuddannelse i ledelse været et alternativ til kompetencegivende uddannelse ift. forberedelse til diplomudd. i ledelse. Der er ønske om, at der i lægesekretærernes overenskomst som min. er tilbudspligt ift. sundhedskommunomudd. Det drøftes, om vi bør ændre vores nuværende kompetenceudviklingskurser for lægesekretærer til 1 årligt samt kompetencegivende specialefag via COK og geografisk placeret i HEV eks. 1 forårs- og 1 efterårsfag dette særligt med øje for i bredt omfang at opkvalificere lægesekretærerne i HEV. Drøftelse af dette ved næste evaluering af For nuværende opleves det bredt i HEV, at der ændres på afdelingskonstruktionerne, og dermed også funktionslederlaget i de enkelte afdelinger. Ved flere stillingsopslag til ledende lægesekretær er det oplevet, at der ikke var ansøgere/kvalificerede ansøgere. Det har derfor ikke været muligt at genbesætte med ledende lægesekretærer, hvorfor der i flere afdelinger er valgt at fokusere på ledelse før faglighed. HK-lægesekr. klub RHE/RHL Ved dette års generalforsamling er de to HK-klubber samlet. Til orientering. Side 2

3 Arrangementer vil foregå på tværs af matriklerne så snart, at der er nedsat et arrangementsudvalg. 3. Elever + øvrigt MK og AK deltog i elevkonference i Skåde. TH deltog i elevkonferencen i Viborg. Begge arrangementer var vel organiseret såvel som godt besøgt. Der er bred enighed om at støtte op om disse arrangementer. HK-klubben støttede økonomisk til elevkonferencen i Skåde. Fremadrettet sikre, at der er deltagelse fra HEV til elevkonferencer. Evaluering af GVUelever EBC har et ønske om, at der er løbende skriftlig evaluering af GVU-elever. Disse sendes til GVUelevens afdeling. Dette er der enighed om. EBC tilretter e-dok instruks omhandlende dette. Elevplaner Det opleves bredt fra elevvejledernes side, at der er kort frist for modtagelse af elevplaner. Alle har til hensigt at tilrettelægge et optimalt forløb for den enkelte elev dette er for nuværende ikke muligt. Der er forslag om at lave en fordelingsnøgle af elever passende til hver afdelings kapacitet. KT tager kontakt til BM med ønske om at imødekomme en bedre planlægning for elever i HEV. Tages op til evaluering af Elever og arbejdstid Der spørges til, om elever må deltage i vagter dvs. kl. 7-15, 15-23, CHK undersøger via HK og vender tilbage. Efterskrift: Se mail fra CHK den elever må gerne deltage i vagtordning, dog ikke overarbejde. 4. Bentes opgaver Referat på skift Hjemmeside EBC Outlook EBC Gavekasse MK Outlook Der skal være mailgrupper: He Vest Ledere for lægesekretærer i HEV og He Vest Ledende lægesekretærer. EBC opretter og tilretter, giver besked til samarbejdspartnere. EBC opdaterer mødeindkaldelser for Gavekasse tages op til næste møde. Side 3

4 5. JFB i marken v. arb.grp. Akutafdelingen besøg den Fokus på overdragelse af patienter mellem afdelinger - Udfordringer med SpeechMax - Håndtering af epikriser Som bonus var der samtidigt nedbrud på EPJ under JFB s besøg. Arb.gruppen TH, MK, BA laver oplæg til næste skridt til Medicinsk Afdeling besøg dec Fokus på det ambulante område - Arbejdsgange omkring henvisning og indkaldelse - Konsekvenser ved ændringer i amb.spor/aflysning af amb.spor - Håndtering af klagesager - Scan til EPJ Kirurgisk Afdeling besøg den Fokus på booking og spildtid pga. aflysninger både på baggrund af manglende kapacitet og patient-initieret. - Fokus på skriv en opgave, der hober sig op, når andre mere akutte opgaver presser sig på. - Fokus på håndtering af opgaver på diverse lister/faner i EPJ bl.a. korrespondance og RSM. - Fokus på telefonpladsen hvilke opgaver et opkald afstedkommer. - Fokus på papirer trods EPJ. 6. Tidsfrister v. EBC EBC udtrykte stærk bekymring for diverse korte deadlines - Det opleves, at data ikke kan afleveres fyldestgørende grundet korte frister. - Implementering/ændringer forventes effektueret ud i hele organisationen. Det er et vilkår, vi må acceptere, og dernæst gøre efterspørgende instans opmærksom på den enkelte afdelings udfordring ift. det efterspurgte. Side 4

5 7. Introduktion af kompetenceudviklingskurser 8. Vikarkoder v. MK Det opleves særligt i Akutafdelingen, at der ikke er bestilt korrekte vikarkoder til afdelingernes vikarer. Dette betyder, at flere gange har stået uskrevne notater i standalone, da lægesekretærerne i Akutafdelingen ikke er blevet gjort opmærksomme på, at der er vikarer til stede. En anden STOR problematik er bestilling af disse vikarkoder og korrekt bestilling af disse. MK har samarbejdet med Ole Zielke omkring dette og har udarbejdet en arbejdsgangsbeskrivelse for dette. Denne er dog IKKE rundsendt. Flere har oplevet divergerende oplysninger fra bl.a. Sundheds-it, når man søger hjælp til oprettelse af vikarkode til regional vikar/ekstern vikar, regionsid til vikar. KT og AK deltager i februar. Der mangler 2 personer til: aftales den MK går i tænkeboks, hvordan information omkring vikarer tilgår Akutafdelingens lægesekretærer mest hensigtsmæssigt. Der tages kontakt til Ole Zielke og etableres møde mhp. udredning af dette. 9. IT v. BA Digital signatur Flere har oplevet, at digital signatur er udløbet, men de enkelte har ikke fået besked. Derved kan der ikke indberettes til FMK, dødsattester, lægemiddeltilskud etc. Per Jørgensen tager dette videre Dødsattester Det er ikke et krav at indberette side 1 elektronisk se tidl. udsendte mail fra RK. Til orientering. Guideline til monitorering af udredningsret Guideline er under finpudsning. Udsendes fra Vivian Røjkjær, så snart det er muligt. Guideline fra Kirurgisk Afdeling tilsendes som inspirationsmateriale. Diagnoser De 4 for læger På Det Tværfaglige dokumentationsråd er det besluttet, at det er op til den enkelte afdeling at beskrive, hvordan diagnosehierakiet og den Beskrivelse for anvendelse af diagnosehieraki påhviler den enkelte afdeling. Side 5

6 hvide pil håndteres. Oplæg: - Opdatering af diagnosehierakiet inden for eget speciale er lægens ansvar - den hvide pil er lægesekretærens ansvar Bordscannere Konica Minolta har vundet udbudsrundet, hvilket betyder, at den mulige bordscanner, der kan indkøbes ikke er anvendelig pga. størrelse og arbejdsmiljø. Til orientering. BA har bragt dette videre Indkøbsafd., Finn Boel. BA skriver rundt og afdækker behov i de enkelte afdelinger for bordscannere, hvorefter problemstillingen evt. bringes til Kvalitetsrådet. Undervisning af elever i MidtEPJ Nye elever har ikke mulighed for at deltage i EPJ-undervisning, da de er på skole i Viborg i den periode. Der er forslag om, at der arrangeres fælles undervisning af lægesekretæreleverne af en lægesekretær i HEV. Skal diskuteres med BM - tages op til evaluering af Journalføringsregler Dokument er endnu ikke i e-dok. Faglig ansvarlig: Formand for ledn. lægesekretærråd/kt Ledelsesansvarlig: Birgitte Ostersen Afventer fortsat indsætning i e-dok. PTI-notater tilgængelig i e-journal EBC har oplevet, at dokumenter fra PTI ikke vises via e-journal. Det er uklart, om dokumenter fra PTI overføres løbende og denne proces ikke er afsluttet. EBC tager kontakt til Ole Zielke og afklarer dette. 10. Næste møde Evaluering af den Ledn.lægesekretærrådsmøde den hos Anne Kruse, Urinvejskirurgisk Afdeling, RHL. Side 6