Referat af ordinæ r generalforsam ling i E/ F N iels Hem m ingsens Gade 3 2

Transkript

1 Referat af ordinæ r generalforsam ling i E/ F N iels Hem m ingsens Gade 3 2 Afholdt den 9. okt ober kl i fæ llesrum m et i 3 2 A, st. t v. Generalforsam lingen blev afholdt m ed følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Form andens årsberetning for det sidst forløbne år og forelæggelse til godkendelse af årsregnskab m ed revisors påtegning. 3. Bestyrelsens og m edlem m ernes eventuelle forslag A) Bestyrelsens forslag til igangsættelse af renovering af tag på forhus B) Bestyrelsens forslag til vedtægt sændringer til elektronisk post 4. Budget 5. Valg af bestyrelse 6. Valg af revisor 7. Eventuelt Arne Kvorning fra bestyrelsen bød velkom m en t il de frem m ødt e. I alt 20 lej ligheder ( heraf 8 ved behørig fuldm agt) ud af 21 lej ligheder i foreningen var repræsenteret på generalforsam lingen, og m ed et sam let fordelingstal på ud af 2.705, hvilket svarer til henholdsvis ca. 95 % og 96 %. Desuden var Aase Sirich fra Cobblestone og Sune Betak fra Plan1 frem m ødt Ad 1. Valg af dirigent og referent Aase Sirich fra Cobblest one A/ S blev valgt som hhv. dirigent og referent. Dirigenten konstat erede, at generalforsam lingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig i henhold til den frem sendte dagsorden inkl. forslag om vedtægt sændringer, idet der var over 50 % af foreningens m edlem m er til stede på generalforsam lingen j f. vedtægt ernes 7. Dog var indkaldelsen sendt elektronisk, da foreningen har kutym e for elektronisk kom m unikation, hvilket jf. vedtægter ellers skal foregå skriftlig, hvorfor forslag til ændring er m ed under punkt 3. Da der ikke var indsigelser im od form alias overholdelse fortsatte generalforsam lingen. Næ rvæ rende referat er ikke en ordret gengivelse af det passerede, m en alene en ekstrakt, der gengiver de væ sent ligst e synspunkter og beslut ninger. Ad 2. Form andens beretning for det sidst forløbne år og forelæ ggelse t il godkendelse af årsregnsk ab m ed revisors påtegning FORMAN DENS BERETNI NG GENERALFORSAMLI N G DEN Det har været endnu et m eget begivenhedsrigt år i vores ej erforening og et travlt år for bestyrelsen. Ny adm inist rat or Bestyrelsen besluttede at opsige et m angeårigt sam arbej de m ed Lund, Elm er, Sandager og vi arbejder nu sam m en m ed Cobblest one (tidl. Adm inistrationshuset) Tak til vores adm inistrator Aase Sirich, som vil styre Side 1 af 7

2 slagets gang til GF en. Vi har m ed dette skift slået flere funktioner sam m en under ét. Vi har bl.a. set på m indre ej endom sservice- opgaver, som kan aflaste Joan delvis vi har set på digitalisering og on-line service vi har set på pris kontra kvalitet naturligvis. Bestyrelsens m edlem m er har de sidste par år m åttet påtage sig flere og flere praktiske opgaver, og den del kom m er vores nye adm inist rator til at overtage m eget af bl.a. i tæt sam arbejde m ed tegnestuen Plan 1, som allerede nu hj ælper m ed rådgivning om kring tagterrassen og renoveringsopgaver. Herunder en renovering af forhuset s tag, som vi skal drøft e og st em m e om til GF en. Vær opm ærksom på, at alle ej ere kan oprette sig som bruger og logge ind på Cobblestones website, hvor forhold om kring ej endom m ens drift er tilgængelige. På GF en vil vi endnu engang dem onstrere hvordan. Tagterrasse st at us Myndighederne har, som I alle ved, trukket sagen voldsom t i langdrag i 2017 og her i foråret, m en Kulturstyrelsen har langt om længe givet os m edhold i, at sidehuset I KKE er fredet, og det har nu banet vej en for os. Vi har senest før som m erferien haft et m eget positivt m øde m ed Københavns Kom m une De har haft nogle få ændringsforslag og krav. Dem im ødekom m er vi så langt som m uligt og et færdigt proj ektm ateriale overbringes nu til kom m unen. Følges op m ed endnu et m øde m ed sagsbehandleren til kom m unens endelige godkendelse håber vi m eget! Færdige tegninger frem vises på GF en. Jens Haukohl/ Regnestuen + Nina Schm idt og Sune Betak fra Plan 1 vil køre detailproj ekteringen og styre byggesagen for os. Kæ lder- og loft srum st at us Proj ektet er i fuld gang i kælderen m urer, tøm rer og m aler arbej der løbende på det. Det næste bliver at opstille alle de opbevaringsbure, vi kan få plads til. Vi tøver lidt m ed at etablere rum på forhusets loft, til vi ser, hvor m ange rum, vi kan etablere i kælderen. Rum på loftet vil have skrå vægge, og de har derm ed svært ved at kunne opfylde kom m unens krav om anvendeligt volum en. Men vi ser som sagt på det. I forbindelse m ed kælderrum m ene har vi fået opm ålt arealerne dernede professionelt, og det viser sig, at der er en del afvigelser i forhold til de tal, der officielt figurerer i vores fordelingstal. Det skal vi se nærm ere på sam m en m ed adm inist rator. Vedligeholdelse Vi er fortsat plaget af en del vandskader i den gam le ej endom - især har forhuset endnu flere gange også i år været hårdt ram t. Vi har sam m en m ed den nye adm inistrat or og Plan 1 udarbej det et renoveringsforslag til forhusets tag, som vi frem lægger på GF en til forhåbentlig vedtagelse. Proj ektet skal bringe kvaliteten af taget op på sam m e stade, som sidehus og baghus efter den renovering de tagflader gennem går i forbindelse m ed etablering af tagterrassen. Vi kigger på at koordinere disse arbej der på taget, så der kan opnås en række besparelser på bl.a. kran, stillads, tilkørsel af m aterialer og derm ed Side 2 af 7

3 også arbej dsløn. Proj ekt og økonom i gennem gås på GF en. Vi er også i gang m ed HOFOR, som planlægger ny fjernvarm eforsyning til ejendom m en. Vi vil vise proj ektet til GF en. Port og facade st at us Vi har i denne som m er fået den gam le port til at fungere godt igen. Håber at alle sætter pris på det og husk, at den går SÅ let, at m an ikke skal sm ække den Fortsat et problem især om aft enen, at porten og døren til 32A ikke holdes lukket også at den fortsat sm ækkes. Det har vi forsøgt at afhjælpe lidt m ed m ontage af en såkaldt diktator på dørene. Dels forhindrer det dørene i at lukke m ed et højlydt sm æk dels trækker det dem forsigtigt til, hvis de står på klem. Vi opfordrer fort sat kraftigt alle til ALTI D at holde port og døre lukkede vi nævner det også igen og igen til The Jane Her skal vi fort sætte presset. Genopfriskning af gadefacaden, m ure i portrum, og m uren bag skraldespandene tager vores m urer Kristian sig af i disse dage, og port en m ales grundigt af Peter Maler, som også står for m alerarbej der i kælderen i øjeblikket. Herudover renoverer vi løbende i overensst em m else m ed bestyrelsens prioriteringslist e og den vedligeholdelsesplan, som vi har fået udarbej det af adm inistrator og Plan 1. Målet er at kom m e på forkant m ed renoveringen, så vi kan begrænse skader. Røg, støj og m øg Vi har fortsat en del problem er m ed fest- eft erladenskaber m v. foran huset og i porten i weekenderne især. Vi prøver aktivt at være i dialog m ed The Jane og St røm for at hj ælpe hinanden m ed at im ødegå det. Vi har en verserende klagesag m od Aam anns, som har kronet værket m ed restauranten 1921 m ed et kolossalt udsugningsanlæg. Ej erforeningen har aktivt støttet op om en klage over dett e anlæg, som er etableret uden byggetilladelse. Senest e nyt er, at Aam anns arkitekt har lavet et forslag til inddækning, som vi vil vise på GF en Vi skal udtale os om forslaget, så det kan blive taget i betragtning i kom m unen. Opdat ering af gården Et aktuelt tiltag er, at der bliver etableret nyt gelænder ved t rappen ned til MAMBA. Jan Søe har indvilget i at betale dele af den om kostning. Gelænder er leveret, og m aleren behandler det i denne uge, så det kan blive m ont eret. Generelt kigger vi lidt på nyindretning af gården m en det bliver i givet fald efter at tagt errassen og de andre større renoveringsopgaver er overstået Velk om st folder, nyhedsbrev og Facebook Vi har en relativt aktiv Facebook- side. Er du ikke m ed allerede, skal du straks tage fat i Arne (arne@kvorning.dk), som kan give adgang til den ikkeoffentlige side. Man skal bede om m edlem skab. Du skal blot sende den m ailadresse, du logger ind på Facebook m ed så inviterer Arne straks. På Facebooksiden ligger cent rale dokum ent er - bl.a. en velkom stfolder på dansk og engelsk til nye beboere og lej ere, husorden, vedtægt er m v. Bestyrelsen udgiver også et nyhedsbrev m ed uj ævne m ellem rum - Det bliver typisk, når der er lidt overskydende tid i en m eget t ravl hverdag. Næst e num m er udkom m er relativt kort efter GF. Side 3 af 7

4 Sociale arrangem ent er Vi har ikke i år haft helt så m ange sociale arrangem enter i år Det skal vi have rett et op på. Vi har dog haft oprydningsdage, plantning af blom st er i de st ore krukker m v. St ørre opbakning vil være dejligt ; - ) Senest har bestyrelsen taget initiativ til, at fællesarealerne i 32A, st.tv, hvor vi år afholder GF en, skal blive et aktivt og hyggeligt sted til fællesarrangem enter for ej erforeningens m edlem m er. Det er j o fx j ul om et par m åneder - hvem har lyst til at stå for et hyggeligt j ulearrangem ent i gården..? Tak t il best yrelsen Stor tak til den fungerende bestyrelse - det har været et ret travlt år for bestyrelsen. Godt, posit ivt og effektivt arbej de! Alle m edlem m er af best yrelsen er parate til en ekstra runde v/ Ejerforeningens form and Arne Kvorning, Arne Kvorning knyttede bem ærkninger til beret ningen m ed bl.a. at: Alle opfordres til at tilm elde sig, som bruger på Cobblestones hjem m esiden eller bruge dette link: https: / / huset.dk/ intranet/ hvorfra foreningens dokum enter altid kan hentes og der er m ulighed for at følge foreningens økonom i m v. Foreningen afventer stadig endelig godkendelse på tagterrassen fra kom m unen, som forventes snarlig. Økonom ien på 3 m io. fastholdes og m ed en st ørrelse på 165 m 2 Aktuelt billed- og tegningsm ateriale kan ses både på intranettet og på Facebooksiden yderligere info kan fås ved henvendelse til bestyrelsen. Gulve i kælderen under baghuset, hvor opbevaringsbure skal opsættes, er ved at blive m alet (gå ikke ind). Her skal fordelt på tre rum indsættes i alt 14 bure, og rest en af de krævede bure opsættes på loftet over forhuset. Arbej det koordineres m ed Hofor, som indlægger ny varm tvandsforsyning i fyrkælder. Efter burene er m onteret, vil bestyrelsen arbej de m ed en fordeling. Husk ikke at sm ække m ed porten, her skal m uligvis m onteres gum m iliste. Krav om kring udsugningsanlægget på Aam anns er stadig gældende og der afventes stadig en indpakning, foreningen kan godkende. Ny cykelrazzia skal forventes til kom m ende arbej dsdag, hvilket vil blive annonceret i god tid før. Takkede for bestyrelsens indsats og sam arbej det, da der havde været m ange opgaver i året s løb. Klaus Rygaard (32A, st. tv.) m ente ikke, at foreningen kunne kalde aftenens m ødelokale et fællesrum til fx afholdelse af generalforsam linger, og at han ville m eget gerne før fastsættelsen af m ødested havde været orienteret/ spurgt. Desuden m ent e han, at det ville være en fordel, at opsætte en væg på t værs bagerst i rum m et nær elevatoren og derm ed kunne aflukke st ole m v. Dette naturligvis inden for overholdelse af brandm yndighedernes bestem m elser. Bestyrelsen tog dette til eft erretning. Side 4 af 7

5 Pelle Guldborg Hansen (32A, 2. tv.) m ent e, at beslutningen om kring fordelingsnøgle for udgifter til etablering af tagterrassen ikke var lovlig, hvorfor han blev opfordret til at kom m e m ed nærm ere detaljer/ begrundelser, som bestyrelsen vil følge op på. Forsam lingen ytrede dog, at en beslutning om etablering af terrassen taget på en tidligere generalforsam ling, ikke skal om gøres. Efter afklaring af enkelte spørgsm ål til beretningen, blev denne efterfølgende taget til efterretning uden yderligere bem ærkninger. Aase Sirich kom m enterede og gennem gik den m ed indkaldelsen frem sendte årsrapport for 2017/ Årets overskud på kr skyldes især året lille udgift til vedligeholdelse på kr i forhold til budgettet på kr og betød at m ellem regning m ed ej erne steg til Efter afklaring af enkelte spørgsm ål, blev årsrapporten sat til afstem ning og enstem m igt godkendt m ed et årets positivt resultat på kr Ad 3. Best yrelsens og m edlem m ernes event uelle forslag A) Best yrelsens forslag t il igangsæ t t else af renovering af t ag på forhus Sune Betak, Plan1, m otiverede forslaget og frem viste/ kom m enterede billeder fra taget, hvor skader blev frem hævet og gennem gået. Budgettet, som er et overslag baseret på erfaringstal, blev gennem gået, og såfrem t forslaget bliver vedtaget og arbejdet igangsættes, skal der indhentes 2-3 tilbud. Her vil det være en stor fordel at få arbej det udført sam m en m ed etablering af tagterrassen. Der blev spurgt ind til, om det var endelig afgjort, at det er Plan1, som skal stå for byggesagen. Men som m ed byggearbej derne vil bestyrelsen også vurdere flere tilbud på rådgiverdelen, blev det nævnt fra best yrelsens side. Tilsvarende orienterede Aase Sirich om kring finansieringen, at såfrem t forslaget blev vedtaget og indhentet tilbud er indenfor godkendt ram m e, og arbej det igangsættes, sørger Cobblestone for hjem tagelse af en byggekredit, som eft er afslutning af byggeregnskabet gøres op. Ud fra dette vil Cobblestone forhandle et 20 årigt fælleslån hj em, hvoreft er alle m edlem m er orienteres om deres andel til indfrielse eller hvilken ydelse fælleslånet vil udgøre. Her blev der også spurgt ind til om m edlem m er selv m åtte hente lån og indfri m ed, hvilket blev bekræftet. Forslaget blev eft er kort drøftelse sat til afstem ning og enst em m igt vedtaget. Lån til vedligeholdelse af forhusets tag og lån til tagterrassen vil blive optaget som to selvstændige lån. B) Best yrelsens forslag t il vedt æ gt sæ ndringer t il elekt ronisk post Ny 14 stk. 2: Påtaleberettiget er foreningen ved dens bestyrelse. Ny 15 om elektronisk post. Stk.1: Alle m edlem m er skal, hvor m uligt, oplyse elektronisk postadresse/ e- m ail til adm inistrator. Et m edlem har selv ansvaret for, at den oplyst e e- m ail adresse kan m odtage beskeder/ inform ationer fra adm inistrator eller bestyrelsen. Hvis m edlem m et skifter e- m ailadresse, skal m edlem m et st raks give adm inistrator besked herom. Hvis m edlem m et ikke opfylder sine forpligtelser, bærer m edlem m et selv ansvaret for, at korrespondancen ikke kom m er frem til m edlem m et. Side 5 af 7

6 Stk. 2: Når foreningen har registreret en e- m ailadresse på et m edlem, er bestyrelsen og adm inist rator berettiget til at have elekt ronisk korrespondance m ed m edlem m et og frem sende alle m eddelelser, herunder bl.a. indkaldelser til generalforsam linger, vand- og vandregnskaber, opkrævninger, påkrav af enhver art, inkassoskrivelser og varslinger ( herunder varsling om adgang til en lej lighed) m v. Frem sendelse gælder også anden elekt ronisk frem sendelse via fx e- boks eller lignende. Stk. 3: Bestyrelsen og adm inistrator kan i al korrespondance, både pr. post eller e- m ail, henvise til at eventuelle bilag (regnskaber, forslag, et c.) er gjort t ilgængelige på foreningens hjem m eside eller på anden tilgængelig elektronisk plat form. Nævnte bilag anses derved at være indeholdt i forsendelsen. Dette gælder uanset om der m åtte være angivet andet i andre bestem m elser i nærværende vedtægt. Stk. 4: Uanset ovennævnte bestem m elser skal korrespondancen ske m ed alm indelig post, såfrem t lovgivningen stiller krav herom, eller såfrem t m edlem m et har givet m eddelelse til adm inistrator om at frem tidig korrespondance skal ske m ed alm indelig post. Stk. 5: Bestyrelsen er, uanset ovenstående bestem m elser, altid berettiget til at give m eddelelser m v. m ed alm indelig post. Stk. 6: Bestyrelsen er forpligtet til at sørge for at indkaldelser til generalforsam linger sam t andre m eddelelser af væsentlig karakt er bekendtgøres i opgangene ved opslag således, at m edlem m er uden e- m ailadresse kan rekvirere m aterialet via bestyrelsen eller adm inistrator. Aase Sirich m otiverede for forslaget, hvortil der blev orienteret, at foreslået allonge ikke ville blive tinglyst i denne om gang, m en bliver taget m ed en sam let tinglysning af generelle vedtægtsændringer som forventes udarbej det. Herefter blev forslaget sat til afstem ning og enstem m igt vedtaget. Ad 4. Budget Aase Sirich gennem gik og kom m ent erede årets budget for 2018/ Efter en kort drøftelse af budgettet blev budgett et sat til afstem ning og enstem m igt godkendt m ed et budgetteret negativt resultat på kr eft er m ed en stigning i fællesudgifterne m ed 19 % pr. 1. novem ber og gældende fra 1. m aj Ad 5. Valg af best yrelse Følgende var på valg: - Arne Kvorning - Jonas Bro Pedersen - Søren Viereck - Lars bo Mundt Dinesen - Ulrik Thom sen Til bestyrelsen blev alle genvalgt - inklusive Lars Bo Mundt Dinesen, som dog specifikt ønskede at blive suppleant. I kke andre m edlem m er ønskede at opstille. Efter konstituering best år den sam lede best yrelse af: - Arne Kvorning (form and) (på valg i 2019) - Jonas Bro Pedersen (på valg i 2019) - Søren Viereck (på valg i 2019) - Ulrik Thom sen (på valg i 2019) Suppleant: - Lars Bo Mundt Dinesen (på valg i 2019) Side 6 af 7

7 Bestyrelsen konstituerer sig ved førstkom m ende bestyrelsesm øde ultim o oktober, og resultat heraf vil blive offentliggjort på I ntranettet og Facebooksiden. Ad 6. Valg af revisor BHA revision blev genvalgt som revisor Ad 7. Event uelt Som adm inistrator kan j eg kun beklage de uheldige om stændigheder, der har været om kring indkaldelsen til denne generalforsam ling, m ed rettelser både til sted for afholdelse og for endelige budget for vedligeholdelsen at taget. Jens Lisberg (32A 1. tv.) fortalte om tilbud til erhverv fra TDC Erhverv på fibernet 100/ 100 MB til kr og ville orientere best yrelsen nærm ere herom. Da ingen havde flere punkter til behandling, takkede dirigenten for god ro og orden og hævede generalforsam lingen kl Nærværende referat er underskrevet elekt ronisk m ed Nem I D iht. vedhæftede underskriftsdokum ent Side 7 af 7

8 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Aase Sirich Dirigent På vegne af: Serienummer: CVR: RID: IP: xxx.xxx :14:26Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: