Årsregnskabs - loven

Transkript

1 DI Sådan > SÅDAN Kom sikkert gennem årsregnskabslovens rapporteringskrav Årsregnskabs - loven > Rapporteringskrav om interne kontroller 107 b

2 Forord Med ændringen af Årsregnskabsloven i 2008 stilles der for første gang krav om, at børsnoterede selskaber skal beskrive dele af virksomhedens interne kontroller i årsrapporten. Beskrivelsen skal omhandle hovedelementerne i den del af kontrol- og risikostyringssystemerne, der vedrører regnskabsaflæggelsen. Da loven ikke indeholder detaljerede regler for, hvordan denne beskrivelse skal udformes, har DI og FSR valgt at udarbejde denne pjece. Vort mål er, at pjecen skal give inspiration til, hvordan virksomheden kan håndtere dette lovkrav i praksis. Der findes allerede i dag en række kontrol- og risikostyringssystemer i virksomhederne. Lovens krav om en beskrivelse i årsrapporten kan dog betyde, at virksomhederne skal organisere de allerede eksisterende kontroller med tilhørende dokumentation på en mere struktureret måde. Vi vil samtidig gerne give nogle svar på, hvordan beskrivelsen i praksis kan håndteres. Pjecen vil danne udgangspunktet for den best practice, der forventes dannet på området. Vi håber pjecen vil kunne være til inspiration for såvel bestyrelse og revisionsudvalg som for den daglige ledelse og regnskabsfunktion. November 2009 Tine Roed Direktør DI Jannik Bay Direktør Foreningen af Statsautoriserede Revisorer Årsregnskabsloven Sådan

3 SÅDAN :: En relevant og virksomhedsnær beskrivelse af interne kontroller kan give regnskabslæseren, dvs. aktionærer, investorer m.fl., en dybere indsigt i virksomheden og i, hvilke områder man, som investor eller kreditgiver, med fordel kan have fokus på. Jens Houe Thomsen, formand for Finansanalytikernes regnskabsudvalg Yderligere oplysninger og spørgsmål kan rettes til: Chefkonsulent Kristian Koktvedgaard, DI Fagkonsulent Sara Sayk, Foreningen af Statsautoriserede Revisorer Udgivet af DI Tryk: Kailow Graphic Redaktion: Kristian Koktvedgaard, DI ISBN: Årsregnskabsloven Sådan

4 Indhold 5 Lovens udgangspunkt 6 Det er ledelsens ansvar 7 Hvad er der krav om, at beskrivelsen skal omfatte? 9 Intern dokumentation i virksomheden 13 Ledelsen skal styre processen 14 Start med et overblik og de væsentlige regnskabsposter 14 Vurdering af risiko 15 Koncernfælles kontroller 19 Vurdering af tilbageværende risiko 20 Eksempler på væsentlige poster og processer 25 Hvor omfattende dokumentation kræver Årsregnskabsloven? 26 Understøtter risikostyringen forretningen? 27 Ledelsens involvering og governancestrukturen 27 Fondsbørsens Anbefalinger for god selskabsledelse 28 Hvornår skal virksomheden gøre hvad? 28 Arbejdsbyrden er størst første år 29 Tjekliste for rapportering 31 Udformning af beskrivelsen i Årsrapporten 32 Særlige krav ved offentliggørelse på selskabets hjemmeside 33 Beskrivelsen er omfattet af revisors gennemgang 33 Beskrivelsen skal være virksomhedsnær 37 Eksempler på elementer i beskrivelsen 37 Beskrivelse af virksomheden og dens kompleksitet 38 Kontrolsystemet 38 Styring af datterselskaber 39 Hvor udarbejdes årsregnskabet? 41 Hvordan foretages risikovurderinger? 42 Virksomhedens rapportering, hvis risikostyringen ikke er i orden? 3

5 Lovens udgangspunkt I juni 2008 vedtog Folketinget en række ændringer til årsregnskabsloven. Tilføjelsen af årsregnskabslovens (ÅRL) 107 b betyder som noget nyt, at børsnoterede selskaber fremover i deres ledelsesberetning skal medtage en beskrivelse af hovedelementerne i virksomhedens interne kontrol- og risikostyringssystemer i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen. Med børsnoterede selskaber forstås selskaber med værdipapirer optaget på en reguleret markedsplads. For statslige aktieselskaber er en tilsvarende regel indsat i årsregnskabslovens 107 c. Reglerne forventes også at påvirke, hvad der anses for god skik for større virksomheder, der ikke umiddelbart er omfattet af reglerne. Reelt er der tale om kvalitetssikring af regnskabet. Virksomhederne skal sikre, at kvaliteten i regnskabsaflæggelsen er i orden og beskrive denne. Det kan sammenlignes med at kvalitetssikre virksomhedens produktion og dokumentere dette i forhold til en ISO-9000 certificering, blot er det tal og ikke produkter, der skal kvalitetssikres. Det er ikke i loven angivet, hvad denne beskrivelse skal omfatte, herunder hvordan regnskabsaflæggelsesprocessen skal afgrænses i forhold til det almindelige kontrolmiljø, dvs. de interne kontroller og procedurer, som må antages at være til stede og fungere i det daglige. Hvad omfatter beskrivelsen? Årsregnskabsloven Sådan 5

6 Hvordan? Hvor skal den placeres? Det er heller ikke i loven eller i dens bemærkninger angivet, hvordan selve beskrivelsen i ledelsesberetningen skal se ud. I loven er der en valgmulighed i forhold til placeringen af redegørelsen, så denne enten kan gives som en del af ledelsesberetningen, et bilag til ledelsesberetningen eller på virksomhedens hjemmeside. :: Citat fra Årsregnskabslovens 107 b stk. 1: En virksomhed, som har værdipapirer optaget til handel på et reguleret marked i et EU/EØS-land, skal medtage en redegørelse for virksomhedsledelse, der omfatter følgende: 6) Beskrivelse af hovedelementerne i virksomhedens interne kontrol- og risikostyringssystemer i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen. Det er ledelsens ansvar Det står klart i selskabslovgivningen, at selskabets ledelse skal sørge for en forsvarlig organisering af virksomheden, herunder regnskabsfunktionen, de interne kontroller, it-anvendelsen og særlige risici. Det er der ikke noget nyt i, men med ændringen af årsregnskabsloven er dette blevet understreget i lovbemærkningerne. Det er også forudsat fra lovgivers side, at risikostyringssystemerne og de interne kontroller er velfungerende, ligesom det er pointeret, at det er virksomhedens ledelse, der har ansvaret for, at oplysningerne er relevante og pålidelige. I den bekendtgørelse, der regulerer en eventuel offentliggørelse af disse oplysninger på selskabets hjemmeside i stedet for i den trykte ledelsesberetning, er der ikke krævet oplysninger om ledelsens an- 6 Årsregnskabsloven Sådan

7 svar. Ledelsens ansvar for indholdet af beskrivelsen fremgår allerede af årsregnskabsloven og aktieselskabsloven. Udgangspunktet for denne pjece såvel som regelsættet er en velfungerende virksomhed. Derfor er det vigtigt at understrege, at det er ledelsen, der identificerer og styrer denne proces, baseret på informationer fra virksomheden selv. Hvad er der krav om, at beskrivelsen skal omfatte? Af årsregnskabslovens almindelige bemærkninger fremgår, at beskrivelsen i ÅRL 107 b, stk. 1, nr. 6 bør omfatte: > > procedurer eller systemer, som virksomheden har indført i forbindelse med risikostyringen, herunder hvorledes ledelsen løbende identificerer og styrer risici for væsentlige fejl i regnskabsaflæggelsen, og > > interne kontrolsystemer, som er indført i virksomheden til sikring af, at væsentlige fejl i regnskabsaflæggelsen bliver imødegået, opdaget og korrigeret. For at udarbejde en sådan beskrivelse er det vigtigt, at der foreligger et dokumenteret grundlag i virksomheden. Senere i pjecen vendes tilbage til udformningen af beskrivelsen, men først behandles grundlaget, dvs. den dokumentation, der skal foreligge i virksomheden. Årsregnskabsloven Sådan 7