Lovpligtig redegørelse for virksomhedsledelse for regnskabsåret 2010 (jf. årsregnskabsloven

Transkript

1 Lovpligtig redegørelse for virksomhedsledelse for regnskabsåret 2010 (jf. årsregnskabsloven 107 b.) Denne redegørelse udgør en bestanddel af ledelsesberetningen i GN Store Nord A/S årsrapport for regnskabsperioden 1. januar 31. december Ledelsen GN s ledelsesstruktur består af bestyrelse og direktion, hvor der ikke er noget personsammenfald. Bestyrelsen og direktionen er ansvarlige for at lede selskabet. Bestyrelsen består for nærværende af ni medlemmer, hvoraf seks er valgt på generalforsamlingen og tre er medarbejdervalgte. Bestyrelsen har nedsat to ledelsesudvalg: en revisionskomite, der består af tre bestyrelsesmedlemmer, der assisterer bestyrelsen med at overvåge forhold omkring regnskab, revision og interne kontroller samt en vederlagskomite, der består af tre bestyrelsesmedlemmer, der assisterer bestyrelsen med at overvåge forhold omkring vederlag til bestyrelse, direktion og ledende medarbejdere samt sikre at vederlagspolitikken stemmer overens med selskabets aktionærers interesser. Direktionen består af tre medlemmer, er ansvarlig for den daglige ledelse af selskabet og er underlagt bestyrelsens retningslinjer og beslutninger. Interne kontroller omkring regnskabsaflæggelsen Bestyrelsen og direktionen har det primære ansvar for GN s risikostyring og interne kontrolsystemer, herunder overholdelse af gældende lovgivning og andre standarder for finansiel rapportering. GN s risikostyring og interne kontrolsystemer omkring regnskabsaflæggelsen, herunder it og skat, er opbygget med henblik på at sikre, at såvel den interne som eksterne regnskabsaflæggelse giver et retvisende billede af selskabets finansielle stilling og resultater uden væsentlige fejl. Kontrolmiljø Intern kontrol hos GN er baseret på selskabets organisationsstruktur, beslutningsprocesser, beføjelser og ansvar, som er anført i og formidlet via selskabsdokumentationen, f.eks. interne politikker, kodeks mv. Intern kontrol udføres også på baggrund af procedurer, som er beskrevet i manualer og notater. Direktionen har etableret centrale funktioner med ansvar for overholdelse og kontrol med henblik på at sikre, at relevant lovgivning og andre krav til regnskabsaflæggel- 1

2 sen overholdes, samt kontrollere regnskabsaflæggelsen fra dattervirksomheder og associerede selskaber. GN etablerede en revisionskomite i Revisionskomiteens opgaver består i at evaluere og drøfte væsentlige emner inden for regnskabsførelse og regnskabsaflæggelse. Revisionskomiteen afholder kvartalsvise møder med de eksterne revisorer og forskellige eksperter i den øverste ledelse og i supportfunktioner. Bestyrelsen underrettes løbende om de emner, der behandles på revisionskomiteens møder. GN har også udstedt etiske retningslinjer for alle medarbejdere og etableret en whistleblower-procedure. Risikovurdering Revisionskomiteen og direktionen foretager mindst én gang årligt en vurdering for hele koncernen af de risici, som vedrører regnskabsaflæggelsen. Formålet med denne risikovurdering er at identificere de processer i regnskabsaflæggelsen, som med størst sandsynlighed indeholder væsentlige fejlinformationer. Risikovurderingen gennemføres med en top-down metode, der klarlægger væsentlige processer med høj risiko ud fra en koncernbetragtning. Med udgangspunkt i en sådan risikovurdering fokuserer GN på at implementere foranstaltninger med henblik på at styre og mindske risici i de relevante processer. De væsentligste risici forbundet med regnskabsaflæggelsen er beskrevet i Ledelsens beretning og regnskabets note 1. Kontrolaktiviteter Kontrolrammerne består først og fremmest af en organisation med klart definerede roller, som understøtter en effektiv og, set ud fra et internt kontrolperspektiv, relevant ansvarsfordeling, og dernæst af specifikke kontrolaktiviteter, der har til formål at identificere og forhindre risikoen for fejl i regnskabsaflæggelsen. Kontrolaktiviteterne er baseret på en risikovurdering. Formålet med GN s kontrolaktiviteter er at sikre, at formål, politikker, manualer, procedurer mv., der formidles af ledelsen, overholdes, og at fejl, uoverensstemmelser og mangler forhindres, opdages og rettes i tide. Kontrolaktiviteter omfatter bl.a. manuelle og fysiske kontroller, generelle it-kontroller samt automatiske applikationskontroller i it-systemer. Ledelsen har fastlagt en formel procedure for koncernregnskabsaflæggelsen, som omfatter rapportering af budgettal og månedsrapportering, herunder rapportering af budgetafvigelser med løbende justering af estimater for året. Ud over resultatopgørelsen, balancen og pengestrømsopgørelsen omfatter rapporteringen også noter og andre oplysninger. Der gennemføres kvartalsvise analyser af goodwill, udviklingsprojekter og skatteaktiver med henblik på at identificere et eventuelt nedskrivningsbehov. Resultatet af analyserne rapporteres til revisionskomiteen. Der foretages controllerbesøg, der blandt andet har til formål at vurdere dattervirksomhedernes interne kontrolsystemer og sikre, at dattervirksomhederne lever op til godkendte principper og politikker. Den planlagte frekvens af controllerbesøg fremlægges for og godkendes af revisionskomiteen, ligesom revisionskomiteen har godkendt koncernens skabeloner for omfang og afrapportering af controllerbesøg. Resultaterne af controllerbesøgene rapporteres til direktionen, den eks- 2

3 terne revision og den lokale ledelse. Oplysninger og kommunikation GN har etableret en projektgruppe på tværs af organisationen med det formål at sikre en ensartet og struktureret tilgang til intern kontrol i gruppens dattervirksomheder. Projektgruppen sikrer bl.a., at interne politikker, kodeks mv., der udgør fundamentet for intern kontrol i GN, altid er tilgængelige for alle dattervirksomheder på selskabets intranet. Projektgruppen sikrer en løbende dialog med dattervirksomhederne omkring kravene til og prioritering af opretholdelse af intern kontrol. Projektgruppen rapporterer løbende om planlagte aktiviteter og fremskridt i processen til ledelsen og til revisionskomiteen. Principperne for selskabets regnskabsaflæggelse er beskrevet i en regnskabsmanual, der anvendes i samtlige dattervirksomheder. Manualen findes på intranettet. Regnskabsaflæggelsen foretages i ét fælles rapporteringssystem, der sikrer moderselskabet fuld gennemsigtighed i forhold til de enkelte rapporteringsenheder. Regnskabsaflæggelsen understøttes af månedsrapportering fra de enkelte enheder. Overvågning Risikovurderingsprocessen og kontrolaktiviteterne overvåges løbende. Overvågningen omfatter formelle såvel som uformelle procedurer, som anvendes af ledelsen og de personer, der har ejerskab til processer, risici og kontrolprocedurer, herunder gennemgange af resultater, der sammenlignes med budgetter og planer, analytiske procedurer og vigtige hoved- og nøgletal. Ledelsen overvåger løbende, at relevant lovgivning og andre krav til regnskabsaflæggelsen overholdes, og rapporterer herom til bestyrelsen og revisionskomiteen. Ledelsen har etableret procedurer, der sikrer, at der i organisationen i god tid informeres om ny eller ændret regnskabsregulering, der er relevant for GN. Bestyrelsen tager mindst én gang årligt stilling til, om de interne kontrolsystemer er tilstrækkelige. På bestyrelsesmødet, hvor årsrapporten behandles, drøftes de interne kontrolsystemer med de generalforsamlingsvalgte revisorer. På baggrund af revisors rapportering i revisionsprotokollatet drøfter bestyrelsen og den eksterne revision resultatet af den udførte revision, væsentlig anvendt regnskabspraksis, væsentlige regnskabsmæssige skøn samt hensigtsmæssigheden af den anvendte regnskabspraksis. Principper for god selskabsledelse God selskabsledelse, defineret som "det system, som anvendes til at lede og kontrollere en virksomhed", er i vidt omfang indbygget i de krav til bestyrelser, der er fastlagt i den danske selskabslovgivning. GN s bestyrelse og direktion arbejder konstant på at forbedre selskabsledelsen i virksomheden. 3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40