REFERAT FRA SAMMENLÆGNINGSUDVALGETS 1. ORDINÆRE MØDE MANDAG DEN 9. JANUAR

Transkript

1 REFERAT FRA SAMMENLÆGNINGSUDVALGETS 1. ORDINÆRE MØDE MANDAG DEN 9. JANUAR 2006 KL Indholdsfortegnelse 1. Vedtagelse af forretningsorden for sammenlægningsudvalget 3 2. Den politiske struktur for kommunen (udvalg) 4 3. Første behandling af styrelsesvedtægt for kommunen 5 4. Den administrative struktur for kommunen 6 5. Forvaltningernes placering på de enkelte rådhuse 9 6. Nedsættelse af underudvalg til sammenlægningsudvalget Mødekalender for sammenlægningsudvalget Tegningsret / underskriftsbemyndigelse Etablering af administrativ bistand til sammenlægningsudvalget Valg af regnskabsførende kommune for sammenlægningsudvalget og herunder valg 15 af revision og kasse- og regnskabsregulativ for sammenlægningsudvalgets regnskab Udpegning af repræsentanter til at forhandle med amterne om aftaleudkast Udpegning af bestyrelsesmedlem for Vesthimmerlands Gymnasium Valg af delegerede til KL s delegeretmøde Valg af stedfortræder til KL s repræsentantskab Bemyndigelse til KL som arbejdsgiverorganisation for sammenlægningsudvalget Vederlag til næstformanden for sammenlægningsudvalget 21 LUKKET MØDE 17. Udpegning af direktion Udpegning af forvaltningschefer og forvaltningsdirektør Direktionens arbejdsgrundlag samt fordeling af direktørposter 24 Referat: Afbud: Kurt Friis Jørgensen (venstre) Ilse Skadhauge Larsen (konservativ) forlod mødet kl under punkt 4 og vendte tilbage til punkt 17. Dagsorden: Flertallet af den konservative gruppe stillede forslag om at punkt 17, 18 og 19 blev overført til åben dagsorden. Knud Kristensen, Niels Krebs Hansen, Henrik Degn, Bent Sloth, Birgitte Langgaard, Ilse Skadhauge (alle konservative) og Erik Nielsen (Dansk Folkeparti) stemte for. 18 stemte imod. Jette Thomsen (konservativ) undlod at stemme. Punkt 8 blev udsat til næste møde.

2 Punkt 1. Vedtagelse af forretningsorden for sammenlægningsudvalget J. nr A10 Sammenlægningsudvalget vedtager selv sin forretningsorden gældende for Der er vedlagt et forslag til forretningsorden udarbejdet efter KL s standard. Inddelingslovens 16. Bilag - Forslag til forretningsorden for sammenlægningsudvalget. Administrationen indstiller, at vedlagte forslag til forretningsorden vedtages. Godkendt. Punkt 2. Den politiske struktur for kommunen (udvalg) J. nr A14 Den politiske styregruppe foreslår nedsat et økonomiudvalg og syv stående udvalg i den nye Vesthimmerlands Kommune: Økonomiudvalg Socialudvalg Sundhedsudvalg Beskæftigelsesudvalg Børne- og skoleudvalg Kultur- og fritidsudvalg Teknisk udvalg Plan- og miljøudvalg Alle udvalgene forventes at have syv medlemmer. Tidligere sagsbehandling Den politiske styregruppe besluttede den politiske og administrative forvaltningsstruktur den 1. marts Navnene på udvalgene er ændret med den politiske styregruppes beslutning den 6. december Inddelingslovens 19.

3 Den politiske styregruppe indstiller, at den beskrevne struktur med økonomiudvalg og syv stående udvalg godkendes. Godkendt. Punkt 3. Første behandling af styrelsesvedtægt for kommunen. J. nr A10 På baggrund af den politiske styregruppes beslutning har administrationen udarbejdet et forslag til styrelsesvedtægt for kommunen gældende fra 1. januar Styrelsesvedtægten indeholder generelle bestemmelser om den overordnede styrelse af den nye kommune. Tidligere sagsbehandling Den politiske styregruppe besluttede den politiske og administrative forvaltningsstruktur den 1. marts Navnene på udvalgene er ændret med den politiske styregruppes beslutning den 6. december Inddelingslovens 19, nr. 1 og Styrelsesloven. Bilag - Udkast pr. 2. januar 2006 til styrelsesvedtægt for Vesthimmerlands Kommune. Administrationen indstiller, at vedlagte udkast til styrelsesvedtægt overgår til anden behandling. Det bemærkes, at landsbyudvalg hører under Kultur- og Fritidsudvalget, Den operative del af turistpolitikken hører under Kultur- og Fritidsudvalget, mens den overordnede del af turistpolitikken hører under Økonomiudvalget. Det blev besluttet, at udkastet til styrelsesvedtægt overgår til anden behandling. Punkt 4. Den administrative struktur for kommunen J.nr Den politiske styregruppe har besluttet, at den administrative struktur for Vesthimmerlands Kommune består af en direktion med tre direktører, hvoraf én udpeges som ordførende, samt ni fagforvaltninger. De ni forvaltninger er følgende:

4 Løn-, Personale- og IT-forvaltning Forvaltningen relaterer sig primært til økonomiudvalget. Forvaltningen indeholder tre afdelinger: Løn- og personaleafdelingen HR-afdelingen IT-afdelingen Socialforvaltning Forvaltningen relaterer sig til Socialudvalget. Forvaltningen indeholder tre afdelinger: Børn- og unge Socialpsykiatri- og misbrug Tilsynsafdelingen, der varetager godkendelse og tilsyn med private opholdssteder og plejefamiler Sundhedsforvaltning Forvaltningen relaterer sig til Sundhedsudvalget. Forvaltningen indeholder fire afdelinger: Myndighed på ældreområdet Udfører på ældreområdet Sundhed Voksenhandicap Beskæftigelses- og borgerserviceforvaltning Forvaltningen indeholder to afdelinger: Beskæftigelsesafdeling (Jobcenter) Borgerserviceafdeling Forvaltningen relaterer sig til Beskæftigelsesudvalget såvidt angår kommunens beskæftigelsesindsats. Borgerservicedelen kan relaterer sig til fagudvalgene vedr. de enkelte sagsområder, men indretningen af borgerservice hører overordnet til Økonomiudvalget. Økonomiforvaltning Forvaltningen relaterer sig primært til Økonomiudvalget. Forvaltningen indeholder to afdelinger: Regnskabsafdelingen Budgetafdelingen Børne- og Skoleforvaltning Forvaltningen relaterer sig til Børne- og skoleudvalget. Forvaltningen indeholder fire afdelinger: Uddannelses- og udviklingsafdelingen Skoler Pasningsordninger PPR og specialtilbud Kultur- og fritidsafdeling Forvaltningen relaterer sig til Kultur- og fritidsudvalget. Teknisk forvaltning Forvaltningen relaterer sig primært til Teknisk udvalg. Forvaltningen indeholder tre afdelinger: Projekt- og forsyningsafdelingen Driftsafdeling for vej og park samt materielgårde Afdelingen for beredskab, havne og færger Plan- og miljøforvaltning Forvaltningen relaterer sig primært til Plan- og miljøudvalget. Forvaltningen indeholder tre afdelinger: Bygge- og planlægningsafdelingen Miljøafdelingen Natur- og vandmiljøafdelingen Hver forvaltning ledes af en forvaltningschef.

5 Udover forvaltningerne findes et Ledelsessekretariat, som varetager den overordnede planlægning, juridisk bistand og opgaver i forhold til byråd, borgmester og direktion. Den administrative organisation vil senere blive beskrevet nærmere. Tidligere sagsbehandling Den politiske styregruppe besluttede den politiske og administrative forvaltningsstruktur den 1. marts Navnene på forvaltningerne er ændret med den politiske styregruppes beslutning den 6. december Inddelingslovens 19, nr. 7. Bilag - Organisationsdiagram Den politiske styregruppe indstiller, at den beskrevne struktur med ni forvaltninger og direktion godkendes. Ole B. Sørensen (venstre) fremlagde et forslag til beslutning om udsættelse af beslutningen: Sammenlægningsudvalget udsætter beslutningen indtil videre. Der indkaldes til et særskilt møde/seminar, hvor sammenlægningsudvalget får forelagt beslutninger truffet af den politiske styregruppe, der vedrører den fremtidige organisering og drift af Vesthimmerland Kommune. Sammenlægningsudvalget får forelagt hvilke bevæggrunde, der ligger til grund for den trufne beslutning. Endvidere fremlægges alternative løsningsforslag, der har været drøftet i den politiske styregruppe. Dernæst forelægges sagen på ny Sammenlægningsudvalget, der herefter foretager en realitetsbehandling. For udsættelse stemte Ole B. Sørensen 25 stemte imod. en blev godkendt. Ole B. Sørensen (venstre) stemte imod. Punkt. 5. Forvaltningernes placering på de enkelte rådhuse J. nr Den politiske styregruppe har besluttet, at forvaltningerne får følgende geografiske placering på rådhusene: Farsø Teknisk forvaltning Plan- og Miljøforvaltning Sundhedsforvaltning Sundhedscenter Borgerservicebutik Løgstør

6 Socialforvaltning Kultur- og Fritidsforvaltning Borgerservicebutik Aalestrup Børne- og Skoleforvaltning Borgerservicebutik Aars rådhus Borgmester, direktion og Ledelsessekretariat Løn-, Personale- og IT-forvaltning Økonomisk forvaltning Borgerservicebutik På Vestre Boulevard i Aars placeres Jobcenter (Beskæftigelsesforvaltning) og UU Center Himmerland. Det ønskes, at de eksisterende rådhuse udnyttes fuldt ud, og derfor kan der ske justeringer, når antallet at ansatte i de enkelte forvaltninger vides mere præcist. Tidligere sagsbehandling Den politiske styregruppe besluttede placeringen af forvaltningerne på mødet den 7. juni Inddelingslovens 19, nr. 13. Den politiske styregruppe indstiller, at den nævnte placering af forvaltninger godkendes. en godkendt. Ole B. Sørensen (venstre) stemte imod. Punkt 6. Nedsættelse af underudvalg til sammenlægningsudvalget. J. nr A14 Sammenlægningsudvalget kan for 2006 nedsætte underudvalg, som formelt kun er rådgivende i forhold til sammenlægningsudvalget. Der kan ikke ydes vederlag til formænd eller medlemmer af underudvalgene for posten i underudvalgene. Administrationen foreslår, at der nedsættes underudvalg i 2006, der svarer til de stående udvalg i De stående udvalg blev behandlet under denne dagsordens punkt 2. Således foreslås nedsat følgende underudvalg Økonomiudvalg Socialudvalg Sundhedsudvalg Beskæftigelsesudvalg Børne- og skoleudvalg Kultur- og fritidsudvalg

7 Teknisk udvalg Plan- og miljøudvalg Bilag - Konstitueringsaftale. Underudvalg nedsættes i henhold til inddelingslovens 13. Underudvalgene svarer til 17, stk. 4-udvalg i styrelsesloven. Medlemmerne vælges i enighed, eller i mangel af enighed ved forholdsvalg for hvert underudvalg for sig, jf. styrelseslovens 24, stk. 3. Administrationen indstiller: - at der nedsættes underudvalg i 2006 svarende til udvalgene i og - at sammenlægningsudvalget træffer beslutning om medlemmerne i udvalgene. Nedsættelse af underudvalg blev godkendt som indstillet. Det besluttes endvidere, at underudvalg kan tage emner op indenfor fagområdet inden beslutningerne tages i sammenlægningsudvalget. skompetencen er i sammenlægningsudvalget. Punkt 7. Mødekalender for sammenlægningsudvalget J. nr A10 Administrationen har udarbejdet det vedlagte forslag til mødekalender 2006 for sammenlægningsudvalget. Det foreslås, at sammenlægningsudvalgets møder fremover starter om eftermiddagen kl Mødekalenderen for sammenlægningsudvalget er bindende efter vedtagelsen, og den skal offentliggøres i pressen. Der er ligeledes foreslået mødedage for økonomiudvalget, som selv bestemmer tidspunktet. De øvrige underudvalg fastsætter selv deres mødeplan. Tidligere sagsbehandling Den politiske styregruppe besluttede den 11. oktober 2005, at mandag er reserveret til mødedag for sammenlægningsudvalget. Inddelingslovens 12. Bilag - Udkast til mødekalender Administrationen indstiller, at vedlagte mødekalender godkendes.

8 Det blev besluttet, at møderne starter kl Mødet den 1. maj udgår. Herudover blev mødekalenderen godkendt. Punkt 8. Tegningsret / underskriftsbemyndigelse J. nr A21 Tegningsretten eller underskriftsbemyndigelsen indebærer, hvem der kan underskrive dokumenter på vegne af sammenlægningsudvalget og Vesthimmerlands Kommune. Bemyndigelsen gælder køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtegnelse af garantiforpligtelser. Tegningsretten/bemyndigelsen fastsættes for hele perioden fra 1. januar 2006 til 31. december I henhold til styrelsesloven skal sådanne dokumenter underskrives af to personer: sammenlægningsudvalgets / byrådets formand, næstformand eller anden næstformand og en eller flere personer udpeget dertil af byrådet. Styrelseslovens 32, som også finder anvendelse for sammenlægningsudvalget i henhold til inddelingslovens 18. Administrationen indstiller, at Birgitte Juhl, Jan Lund-Andersen, Mogens Kristensen (de tre i direktionen) og Find Korsbæk (forvaltningschef for Økonomisk Forvaltning) får bemyndigelse til at underskrive de nævnte dokumenter. Udsat. Punkt 9. Etablering af administrativ bistand til sammenlægningsudvalget J. nr Formålet med dette punkt er formelt at beskrive den administrative bistand til sammenlægningsudvalget i De personer og den organisation, som udpeges til den nye kommune, vil varetage denne bistand. Således vil sammenlægningsudvalget og økonomiudvalget blive betjent af direktionen assisteret af sammenlægningssekretariatet. Underudvalgene vil blive betjent af forvaltningschefer assisteret af øvrige ledere udpeget til de nye forvaltninger.

9 Indtil videre vil den administrative bistand hovedsagelig hvile på personer ansat i de fire kommuner, men som udlånes en større eller mindre del af arbejdstiden til at servicere den nye kommune. Administrationen indstiller, at den administrative bistand varetages af den nye kommunes direktion og forvaltningschefer bistået af sammenlægningssekretariatet og øvrige ansatte udpeget til funktioner i forhold til den nye kommune. Godkendt. Punkt 10. Valg af regnskabsførende kommune for sammenlægningsudvalget og herunder valg af revision og kasse- og regnskabsregulativ for sammenlægningsudvalgets regnskab J. nr K01 Sammenlægningsudvalget skal have eget budget for perioden 1. januar december Det betyder, at èn af de fire kommuner i Vesthimmerlands Kommune skal føre sammenlægningsudvalgets regnskab. Tilsvarende, at regnskabet skal udarbejdes efter kasse- og regnskabsregulativet for èn af de fire kommuner. Der skal desuden antages en sagkyndig revision til at revidere sammenlægningsudvalgets regnskab. Revisionshonoraret vil ikke overstige tærskelværdien i EF-tjenesteydelsesdirektivet, hvorfor der ikke er regler om udbudspligt Sammenlægningsudvalgets budget er omtalt i Inddelingslovens 27. I samme lovs 28 er reglerne om valg af sagkyndig revision og kasse- og regnskabsregulativ omtalt. Administrationen indstiller, at Aars Kommune fører regnskabet for sammenlægningsudvalget for perioden 1. januar december Som en konsekvens heraf vil regnskabet blive udarbejdet efter Aars Kommunes kasse- og regnskabsregulativ. Endvidere vil Revisionsaktieselskabet af 1. december 1962 blive antaget til at revidere regnskabet, da Revisionsaktieselskabet af 1. december 1962 i forvejen reviderer Aars Kommunes regnskab. Godkendt.

10 Punkt 11. Udpegning af repræsentanter til at forhandle med amterne om aftaleudkast. J.nr P17 I januar indledes forhandling med Nordjyllands Amt og Viborg Amt om fordeling af aktiver, passiver og medarbejdere. Sammenlægningsudvalget skal udpege repræsentanter til forhandlingerne. Repræsentanterne agerer på mandat fra sammenlægningsudvalget. En aftale som repræsentanterne tiltræder, vil være bindende for sammenlægningsudvalget. Som følge af delingen af Aalestrup Kommune kan der også være behov for repræsentanter til forhandlingen om delingen. Procedurelovens 10. Administrationen indstiller, at sammenlægningsudvalgets formand Jens Lauritzen og næstformand Martin Glerup samt næstformanden for økonomiudvalget Jette Thomsen udpeges som repræsentanter til forhandlingerne med Nordjyllands Amt. Administrationen indstiller endvidere, at Søren P. Johansen og Ole B. Sørensen udpeges som repræsentanter til forhandlingerne med Viborg Amt. Det besluttes, at formand Jens Lauritzen, næstformand Martin Glerup og Knud Kristensen udpeges som repræsentanter til forhandlingerne med både Nordjyllands Amt og Viborg Amt. Jette Thomsen er stedfortræder for Knud Kristensen, hvis der opstår tvivl om habiliteten på grund af, at Knud Kristensen også er medlem af Amtsrådet i Nordjylland. Punkt 12. Udpegning af bestyrelsesmedlem for Vesthimmerlands Gymnasium J. nr A23 Vesthimmerlands Kommune er blevet bedt om at udpege en repræsentant til Vesthimmerlands Gymnasium for perioden 1. januar 2006 til 31. december Bestyrelsen består af en formand (Keld Jørgensen), en repræsentant udpeget af Vesthimmerlands Kommune, en repræsentant udpeget af regionen og en lærerrepræsentant. Vesthimmerlands Gymnasium overgår lige som andre gymnasier pr. 1. januar 2007 til at være en selvejende institution under staten. I 2006 har bestyrelsen til opgave at forberede denne overgang. Fra 2007 til 2009 fungerer bestyrelsen som en egentlig bestyrelse for det selvejende gymnasium. Administrationen indstiller, at der vælges en repræsentant.

11 Lise Harbo blev udpeget. Punkt 13 Valg af delegerede til KL s delegeretmøde 2006 J. nr Kommunernes Landsforening holder delegeretmøde i Aalborg den marts Delegeretmødet er KL s højeste myndighed. Delegeretmødet i 2006 er et valgdelegeretmøde, hvor de delegerede blandt andet skal vælge bestyrelsen for KL. De sammenlagte kommuner kan sende et antal stemmeberettigede delegerede, som svarer til, hvad de fire gamle kommune kunne sende. Vesthimmerlands Kommune kan således sende 6 stemmeberettigede delegerede. Desuden udpeges en stedfortræder for de stemmeberettigede delegerede. Herudover kan der deltage øvrige deltagere uden stemmeret. Bilag - Brev fra Kommunernes Landsforening af 23. november 2005: Information om KL s delegeretmøde 2006 Administrationen indstiller, at der træffes beslutning om delegerede til mødet. Følgende personer blev valgt som stemmeberettigede delegerede: Jens Lauritzen (stedfortræder Jan Dyregaard), Lise Harbo (stedfortræder Albert V. Andersen), Martin Glerup (stedfortræder Palle Jensen), Knud Kristensen (stedfortræder Niels Krebs Hansen), Jette Thomsen (stedfortræder Bent Sloth) og Torben Duelund (stedfortræder Ninni Gjessing). Punkt 14. Valg af stedfortræder til KL s repræsentantskab J.nr Formanden for sammenlægningsudvalget Jens Lauritzen, som også er den kommende borgmester, er medlem af repræsentantskabet for Kommunernes Landsforening. Sammenlægningsudvalget skal i henhold til KL s nye love ( 13) vælge en personlig stedfortræder for formanden til repræsentantskabet. Valget af stedfortræder har gyldighed for hele valgperioden Administrationen indstiller, at der vælges en stedfortræder.

12 Lise Harbo blev udpeget. Punkt 15. Bemyndigelse til KL som arbejdsgiverorganisation for sammenlægningsudvalget og den nye kommune J.nr A04 Ansættelse i kommunerne sker på grundlag af de overenskomster og aftaler, som KL har indgået, og som er godkendt af Lønningsnævnet. KL indgår disse aftaler og overenskomster på vegne af kommunerne. Hver af de gamle Kommuner har afgivet bemyndigelse til KL til at indgå aftaler og overenskomster. KL anbefaler, at sammenlægningsudvalgene bemyndiger KL til at agere som arbejdsgiverorganisation. Derved omfattes sammenlægningsudvalget af Lønningsnævnets godkendelse af KL s overenskomster og aftaler, og der etableres et sikker kollektivt arbejdsretligt grundlag for sammenlægningsudvalget og den nye kommune. KL anbefaler endvidere, at beslutningen om bemyndigelse træffes med virkning fra den 1. januar 2006 for at sikre vilkårere vedr. ansatte under sammenlægningsudvalget. en er ikke lovbestemt. I Inddelingslovens 18 bestemmes det, at sammenlægningsudvalget er omfattet af de kommunale løntilsyn. Det indstilles, at KL, med virkning fra den 1. januar 2006, bemyndiges til at agere som arbejdsgiverorganisation for sammenlægningsudvalget og for Vesthimmerlands Kommune. Godkendt. Punkt 16. Vederlag til næstformanden for sammenlægningsudvalget J. nr Sammenlægningsudvalget kan vælge, at næstformanden får et vederlag på op til 10 procent af lønramme 39 (skalatrin 52) for statstjenestemænd. Beløbet svarer til 10 procent af det vederlag formanden for sammenlægningsudvalget ville få, hvis formanden ikke samtidig var borgmester. Beløbet svarer til kr. på årsbasis. en kan efter reglerne først få virkning fra den 1. februar 2006, således at vederlaget kan udbetales for 11 måneder, fra februar til december Sammenlægningsudvalget kan ikke vedtage vederlag til anden næstformand.

13 Bekendtgørelse om vederlag og diæter m.v. til medlemmerne af forberedelsesudvalg og sammenlægningsudvalg m.v. fastsat i medfør af inddelingslovens 17 stk. 2. Administrationen indstiller, at næstformandens vederlag fastsættes til 10 procent af lønramme 39 for statstjenestemænd. Næstformanden Martin Glerup deltog ikke under dette punkt. en blev godkendt.