30. oktober Informationsmøde: Udbud IT Service Management

Transkript

1 30. oktober 2015 Informationsmøde: Udbud IT Service Management

2 Velkomst og praktiske detaljer Der laves en gennemgang af de vigtigste punkter i udbudsmaterialet Efterfølgende vil der være mulighed for at stille spørgsmål Udbuddets gennemførelse Kontaktoplysninger shni@rsyd.dk 2

3 Udbudsbetingelser Pkt. 2.2: Kontaktperson Al kommunikation mellem ordregiver og tilbudsgiver skal foregå med kontaktpersonen og være skriftligt på dansk. Pkt. 3: Udbudsmateriale Oversigt over udbudsmaterialets opbygning og indhold. Hold øje med hjemmesiden for evt. spørgsmål og svar samt rettelsesblade 3 Pkt. 4: Tidsplan Hold øje med de forskellige frister; hhv. spørgefrist og tilbudsfrist Spørgefrist den 9. november 2015 Tilbudsfrist den 20. november 2015, kl. 12

4 Udbudsbetingelser Pkt. 5.1: Spørgsmål Tilbudsgiver opfordres til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet og kravene til den udbudte opgave. Send evt. også en uddybning med til spørgsmålet, så vi bedre kan forstå baggrunden for spørgsmålet. Alle spørgsmål lægges på hjemmesiden i anonymiseret form Af hensyn til brugergruppemedlemmerne samles spørgsmålene så vidt muligt sammen i puljer 4

5 Udbudsbetingelser Pkt. 6: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Udfyld udbudsbilag 3, jf. pkt. 6.3 og 6.4 Tro og loveerklæring vedr. forfalden gæld til det offentlige og om udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c. Revisorpåtegnet erklæring om tilbudsgivers nettoomsætning og egenkapital de seneste 3 regnskabsår. Den seneste godkendte årsrapport fra den juridisk enhed, der afgiver tilbud (engelsk ok). Oplysninger om samlet årsomsætning af de af udbuddet omfattede og tilsvarende ydelser fra de seneste 3 år. Referenceliste for de af udbuddet omfattede og tilsvarende ydelser leveret inden for de seneste 3 år. Mindstekrav: dokumenteret relevant erfaring i form af mindst 2 sammenlignelige leverancer, hvor mindst 1 skal have første fase i driftssat. Pkt. 7.1: Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal være på dansk. 5 Pkt. 7.2: Aflevering af tilbud Tjek det korrekte antal eksemplarer og krav til mærkning af tilbud

6 Udbudsbetingelser Pkt. 8: Tilbudspræsentation Afholdes i uge 49 Tager udgangspunkt i tilbudsgivers besvarelse af use cases i kontraktbilag 2f. Dagsorden fremsendes senest den 24. november Pkt. 10 Alternative tilbud Der kan IKKE afgives alternative tilbud. 6 Pkt. 11: Kontrakt Kontrakt på 48 måneder, med option på forlængelse i 2 x 12 måneder. Pkt. 12: Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra underkriterierne: økonomi (40 %) og kvalitet (60 %)

7 Udbudsbetingelser Pkt. 16: Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbudsgivere, hvis tilbuddet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Pkt. 16.2: Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser og overfor mindstekrav, som er tydeligt markeret i Kontraktbilag 2. 7 Pkt. 18: Orientering om resultatet af udbudsforretningen Ordregiver orienterer samtidig alle tilbudsgivere om resultatet, og kontrakt(er) underskrives først efter udløb af standstill perioden.

8 Kontrakten Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser. Ordregiver opfordrer alle tilbudsgivere til nøje at gennemlæse kontrakten og stille spørgsmål til ordregiver, såfremt der er behov for at få afklaret nogle af kontraktens vilkår. 8

9 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Kort om Region Syddanmark Region Syddanmark ansatte primært fordelt på Somatiske sygehuse Psykiatrien Regionshuset Sociale institutioner IT Organisatonen Regional IT Sundheds-IT Lokal IT på de somatiske sygehuse Facility Management I alt godt 500 ansatte og ca. 200 eksterne konsulenter 9 Den decentrale IT organisation stiller nogle krav til ITSM Løsningen

10 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Løsningen der efterspørges Webbaseret ITSM system til afløsning af det nuværende Maximo system leveret på SaaS vilkår Understøttelse af de 4 hovedprocesser: Incident Service Request Problem Change Knowledge Management til husbehov En egentlig implementering af Knowledge Management proces vil komme i en senere fase Integration til forskellige systemer herunder især CMDB, overvågning og AD Yderligere ITIL processer i senere faser 10

11 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Det forventede IT landskab 11

12 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Brugertyper af Løsningen Administratorer Brugere Lejlighedsvise Brugere Godkendere Chef Bruger Super slutbrugere Læseslutbrugere (IT koordinator) Slutbrugere 12 Vær gerne kreative på hvordan ITSM Systemets standard brugertyper kan mappes mod ovenstående

13 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Visionen for nyt ITSM system Hurtigere løsning af opgaver gennem ensartet sagsbehandling og bedre ressourceudnyttelse i IT-organisationen, færre fejl og mere korrekte løsninger i første forsøg og dermed større brugertilfredshed. Høj grad af self-service eller selvbetjening ved kontakt til IT-organisationen. Udnyttelse og nyttiggørelse af opbygget viden i IT-organisationen til egen løsning af opgaver (Vidensdeling/Knowledge Management) Høj grad af sikkerhed, ensartethed og kvalitet i opgaveløsningen via fælles terminologi blandt alle aktører i Integration mellem relevante IT systemer der indgår i ITSM arbejdet for at sikre nem tilgængelig information af høj kvalitet Tidssvarende platform med bl.a. understøttelse af mobile enheder i IT-medarbejdernes opgaveløsning Udnyttelse af tidssvarende teknologier til print, skærmdesign osv. Relevant og målrettet rapportering, dataanalyse og Business Intelligence på både operationelt og ledelsesniveau, skal danne basis for ledelsesbeslutninger ITSM løsningen skal på sigt understøtte de ITIL processer, som RSD ikke i dag har taget struktureret i brug, f.eks. Release Management og Knowledge Management 13

14 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Udbuddets omfang Adgang til Webbaseret ITSM system på SaaS vilkår Driftsydelsen er implicit inkluderet Projektimplementering med så mange funktionskrav opfyldt som muligt inden for rammerne af indsatsforpligtigelsen Hvilke og estimater på disse afklares i afklaringsfasen Leverandøren vil blive holdt op på estimater Implementeringsprojektet skal sikre en driftsklar løsning Vedligeholdelse og videreudvikling på T&M vilkår Der stilles krav om at Leverandøren vedligeholder viden om Løsningen 14

15 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Tidsplanen Kontrakt underskrivelse ultimo December Projekt opstart primo Januar Afklaringsfase Januar Her afklares det præcise indhold af fase 1 Projektimplementering af fase 1 frem til medio maj afsluttende med en overtagelsesprøve, således at første fase af løsningen er endeligt idriftsat før sommer ferien 16 15

16 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Kravtyper Består af mindstekrav og konkurrenceparametre samt funktionskrav: Mindstekrav Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet, for så vidt angår det/de pågældende produkter der er omfattet af mindstekravet, ikke-konditionsmæssigt, og udbyder er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Konkurrencekrav Et konkurrencekrav skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et konkurrencekrav kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt. Graden af opfyldelse vil indgå i tilbudsevalueringen. 16 Funktionskrav Er krav som Ordregiver ønsker Tilbudsgivers besvarelse på, om de kan bringes til opfyldelse via konfigurering eller via Tilbudsgivers implementeringsorganisation såfremt Ordregiver vælger dem implementeret i afklaringsfasen. Funktionskrav vurderes ikke enkeltvist, men på den samlede mængde af funktionskrav der kan opfyldes helt eller delvist.

17 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Mindstekrav: Skal accepteres af tilbudsgiver. Konkurrencekrav: Vurderes ud fra besvarelse af kravspecifikation. 17

18 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Konkurrence krav Krav til Systemet Krav til Løsningen Krav til konsulenter CV er Tilbudspræsentation af prototype for Use cases 18

19 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Besvarelse af kravspecifikationen Mindste krav skal besvares uden uddybende svar (feltet er markeret med gråt) Konkurrencekrav skal besvares og kan uddybes i kravbesvarelsen Funktionskrav skal besvares med om kravet kan opfyldes ved konfiguration af systemet (eller er standard i tilbudsgivers organisation). Der skal ikke gives uddybende svar. Opfyldelse kan være helt, delvist eller ikke opfyldt 19

20 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Besvarelse af kravspecifikationen - funktionskrav Med konfigurering mener Ordregiver, at standardsystemet, Systemet, som Tilbudsgiver tilbyder, bringes til at opfylde Ordregivers krav ved at benytte de faciliteter som Systemet tilbyder: via parametersætning udfyldelse af styrende tabeller filter/view opsætning workflows Makroer. Konfigurationer skal automatisk og uden Ordregivers indsats følge med løsningen ved installation af nye releases af Systemet. Special tilpasninger, hvor tilbudsgiver vil skulle programmere ændringer/tillæg til standard systemet, og derfor skal linkes til Systemet ved installation af en ny release er ikke at betragte som konfiguration. Integrationer er i sagens natur undtaget, da disse altid vil skulle udvikles med en afsendende og modtagende ende. 20

21 Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Vær sikker på, at I kan stå inde for alt det I bekræfter, når I bekræfter mindstekrav de bliver afprøvet i afklaringsfasen Sørg for, at der er overensstemmelse mellem det I bekræfter og det andre kan læse på jeres officielle sites. Hvis I kommer i tvivl om opfyldelse af mindstekrav, så spørg ind til mindstekravene i spørgsmål/svar. 21

22 Kontraktbilag 3: Vederlag og betalingsplan Kontraktbilag 3 indeholder de priser, der konkurreres på. Priserne skal angives i kontraktbilag 3a. 22

23 En enkelt fejl kan betyde, at vi er tvunget til at udelukke tilbudet HUSK kvalitetskontrol.

24 Eksempler på fatale fejl Levering af tilbud ved fragtmand, som mener kl. 15 er i orden, selvom der står levering inden kl. 14. Manglende underskrifter, afkrydsning og besvarelse af alle mindstekrav. Manglende indlæsning af data på USB, CD-rom Følgebrev med henvisning til almindelige forretningsbetingelser ved ordre under 500 kr. tillægges der et ekspeditionsgebyr på 50 kr. = forbehold = ukonditionsmæssig!!! Virksomhedsopkøb/fusion det er den, som afgiver tilbuddet, som der indgås aftale med, og kontrakten følger ikke med over i det nye selskab. 24

25 Spørgsmål Så vidt muligt besvares spørgsmål mundtligt på mødet; alternativt besvares spørgsmålene efterfølgende skriftligt. Alle spørgsmål vil blive tilføjet de øvrigt indkomne skriftlige spørgsmål, og alle spørgsmål og svar vil efterfølgende blive lagt på ordregivers hjemmeside i anonymiseret form. 25

26