Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 15. maj 2017 kl i Bondehuset, Doktorhaven, Rødovre

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 15. maj 2017 kl i Bondehuset, Doktorhaven, Rødovre Organisationbestyrelse: Formand Klaus Lind Bentsen, næstformand Max Grenaae, Bent Nielsen, Per Djursholm, Safdar Sethi, Bjarne Clausen, Margit Esther Grenaae Administration: Kundechef Claus Bjørton, ejendomsleder Søren Lillevang Revisor: Revisor René Hattens v/ Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab deltog ikke 1/25

2 Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen fra møde den 12. september Revisionsprotokol Meddelelser... 5 SAGER TIL BESLUTNING Regnskab 2016 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol Budget 2018 for boligorganisationen Forvaltningsrevision Nye normalvedtægter Ejendomsserviceteknikerelev ny voksenelev pr. den 1. september Genhusning af beboere fra Boligselskabet AKB, Taastrup, afdeling 1902, Taastrupgaard Afdeling 1501, Milestedet fysisk helhedsplan status First Agenda Ændring af karenstid samt antal personer pr. rum ved boligbytte Pas på huslejen ændring af lov om almene boliger til repræsentantskabet om valg af revisor SAGER TIL ORIENTERING Styringsdialog og kommunal godkendelse af årsregnskab Legepladseftersyn Afdeling 1501, Milestedet boligsocial helhedsplan Status Afdeling 1501, Milestedet børnedemokrati status Afdeling 1502, Doktorhaven sammenlægning af lejemål Afdeling 1503, Danmarkshusene MgO plader orientering Afdeling 1503, Danmarkshusene Bro over Harrestrup Å Status Kundetilfredshedsmåling Ændring af rygepolitikken i relation til E-cigaretter Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer Ny politik for trusler og voldsepisoder Bæredygtig drift Eventuelt Fortroligt punkt Næste møde /25

3 Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 Bilag 2: Revisionsprotokol... 4 Bilag 3: Regnskab 2016 for boligorganisation og afdelingerne... 7 Bilag 4: Budget Bilag 5: Notat læsevejledning til nøgletal... 9 Bilag 6: Forvaltningsrevision Bilag 7: Vedtægter for Bilag 8: Udkast til vedtægtsændring for Bilag 9: Nye normalvedtægter med rettelser Bilag 10: Brev til beboerne vedrørende kontanthjælpsloftet Bilag 11: Almenlejeloven Bilag 12: Redegørelse fra styringsdialogmødet mellem og Rødovre Kommune Bilag 13: KAB Reklamation MgO Bilag 14: GVL s advokatsvar på MgO reklamation Bilag 15: GVL Entreprise A/S suspensionsaftale Bilag 16: Tryg Garanti suspensionsaftale Bilag 17: MgO konklusion Bilag 18: Brev til grundejerne vedrørende fordeling af omkostninger Bilag 19: Kundetilfredshedsmåling rapport Bilag 20: Politik om håndtering af vold og trusler Bilag 21: Tjekliste til håndtering af trusler og voldsepisoder /25

4 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 28. september 2011 er vedlagt. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. 2. fra møde den 12. september 2016 et fra organisationsbestyrelsesmødet den 12. september 2016 er sendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 15. september Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Godkendt. 3. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges boligorganisationens revisionsprotokol til påtegning. Bilag 2: Revisionsprotokol Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning og underskriver denne. 4/25

5 4. Meddelelser Ny kundechef Pr. den 1. februar 2017 har KAB ansat Claus Bjørton som ny kundechef i stedet for Marie- Louise Bruun. Claus kommer fra en stilling som teamleder i KAB s Sekretariat for By- og Boligudvikling. Før denne ansættelse var Claus ansat i Himmerland Boligforening i otte år, hvor han var direktørens højre hånd og med herfra, har Claus den brede erfaring i opgaverne i den almene sektor ikke mindst samarbejdet med beboerdemokratiet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. SAGER TIL BESLUTNING 5. Regnskab 2016 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol Boligorganisationen Årsregnskaberne med tilhørende revisionsprotokollat og kommentarer er forud for mødet tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer. Boligorganisationens regnskab viser et overskud på kr., som er overført til konto 805 arbejdskapitalen, som herefter udgør kr. Administrationsbidrag Grundydelse (grundbidrag) 4 afdelinger á kr. Grundydelse (administrationsbidrag) 587 lejemål á kr. Grundydelse (administrationsbidrag) 72 lejemål á kr. Grundydelse i alt kr kr kr kr. 5/25

6 Obligatoriske ydelser Valgfrie ydelser Valgfrie ydelser energi Forretningsførelse i alt kr kr kr kr. Specifikation af administrationsbidraget fremgår af noterne til regnskabet. Boligorganisationen har pr. 31. december 2016 omsætningsaktiver for i alt kr., hvilket skal sammenholdes med den kortfristede gæld på i alt kr. Forskellen betyder, at boligorganisationen har en tilfredsstillende likviditet. Boligorganisationens regnskab udviser en balance på kr. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør kr. Den disponible del udgør kr. og den bundne del udgør kr., svarende til indskuddet i Landsbyggefonden på kr. og et rente- og afdragsfrit lån på kr. til afdeling 1502, Doktorhaven. Afdelingerne Afdeling Ved Milestedet Afdelingen har et overskud på kr., hvilket fortrinsvis skyldes højere renteindtægter samt mindre udgifter på vand og renovation. Afvigelser i forhold til budgettet kan ses på side 19 i regnskabet. Overskuddet er delvist brugt til afvikling af underfinansiering på sag 1109 LED projekt og sag 1110 Ny legeplads med kr. Det resterende overskud på kr. er overført til afdelingens resultatkonto 407. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december Regnskabet forventes godkendt og underskrevet på afdelingsmødet den 8. maj Afdeling Doktorhaven Afdelingen har et overskud på kr., hvilket fortrinsvis skyldes højere renteindtægter samt mindre udgifter til renholdelse. Afvigelser i forhold til budgettet kan ses på side 16 i regnskabet. Overskuddet er overført til afdelingens resultatkonto /25

7 Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december Regnskabet forventes godkendt og underskrevet på afdelingsmødet den 8. maj Afdeling Danmarkshusene Afdelingen har et overskud på kr., hvilket fortrinsvis skyldes højere renteindtægter samt korrektioner fra tidligere år. Afvigelser i forhold til budgettet kan ses på side 16 i regnskabet. Overskuddet er overført til afdelingens resultatkonto 407. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. 31. december Regnskabet er godkendt og underskrevet på afdelingsmødet den 27. april Bilag 3: Regnskab 2016 for boligorganisation og afdelingerne Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender årsregnskaberne for boligorganisationen og afdelingerne og tager det tilhørende revisionsprotokollat til efterretning samt indstiller årsregnskaberne til repræsentantskabets godkendelse. Derudover anmodes organisationsbestyrelsen om at godkende nærværende oplæg som bestyrelsens årsberetning for den økonomiske udvikling i boligorganisationen og dens afdelinger jævnfør bestemmelserne i vejledning om drift af almene boliger m.v. Organisationsbestyrelsen godkendte årsregnskaberne for boligorganisationen og afdelingerne og tog det tilhørende revisionsprotokollat til efterretning samt indstiller årsregnskaberne til repræsentantskabets godkendelse. Derudover godkendte organisationsbestyrelsen nærværende oplæg som organisationsbestyrelsens årsberetning for den økonomiske udvikling i boligorganisationen og dens afdelinger jævnfør bestemmelserne i vejledning om drift af almene boliger m.v. 7/25

8 6. Budget 2018 for boligorganisationen Boligorganisationens budget for 2018 er udarbejdet med den forudsætning, at der fortsat vælges en decentral driftsmodel (ejendomsledermodellen) med stor pakke for Ved Milestedet og Doktorhaven. For Danmarkshusene forudsættes at der fortsat vælges AlmenBolig +. Derudover er der budgetteret med obligatoriske ydelser for kr., valgfri ydelse for kr. og valgfri ydelser energi for kr. Endelig er der indbygget en budgetreserve på kr. I forhold til budgettet for 2017 stiger bruttoadministrationsudgifterne i 2018 med kr., hvilket primært skyldes at der er budgetteret med særlige forvaltningsmæssige opgaver vedrørende AlmenBolig + samt øget udgifter til porto og gebyrer. Nettorenteindtægten er budgetteret til kr., som er kalkuleret ud fra, at indlånsrente/udlånsrente svarer til en markedsrente på 1,19 %. Bilag 4: Budget 2018 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen indstiller budget 2018 til repræsentantskabets godkendelse. Organisationsbestyrelsen indstiller budget 2018 til repræsentantskabets godkendelse. 7. Forvaltningsrevision 2016 Forvaltningsrevisionen er en del af en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. På organisationsbestyrelsesmødet den 17. maj 2016, besluttede bestyrelsen at der i dette års forvaltningsrevision fortsat skulle være fokus på selskabets positive udvikling og tab ved fraflytninger. Forvaltningsrevision for 2016 giver anledning til følgende bemærkninger: 8/25

9 - Huslejeudviklingen og henlæggelsesniveauet er fortsat stabilt. - I 2016 er udgifterne til tab ved fraflytninger i Doktorhaven faldet siden 2015, mens der fortsat er hhv. ingen eller lave udgifter til tab ved fraflytninger for afdelingerne Danmarkshusene og Ved Milestedet. - Antallet af tomgangsmåneder er steget i afdelingerne Doktorhaven og Danmarkshusene, mens den Ved Milestedet fortsat er på 2 måneder. - Sammenlignet med 2014 og 2015 ligger Ved Milestedet meget stabilt med hhv. 43 og 35 udlejninger og 42 udlejninger i Doktorhaven er faldet en del, 27 udlejninger i 2014 mod blot 11 i Danmarkshusene er gået fra 4 udlejninger i 2014 til 9 i % af alle udlejninger kommer fra den interne venteliste, hvilket tyder på, at boligorganisationen er et attraktivt sted at bo. - Boligorganisationen har ikke haft nogen sager i beboerklagenævnet. Bilag 5: Notat læsevejledning til nøgletal Bilag 6: Forvaltningsrevision 2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionen til efterretning og beslutter, hvilke emner der skal være særlig fokus på i Organisationsbestyrelsen tog forvaltningsrevisionen til efterretning og besluttede fortsat at have fokus på selskabets positive udvikling og tab ved fraflytninger. 8. Nye normalvedtægter Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har, med ikrafttrædelse pr. den 1. juli 2016, vedtaget nye normalvedtægter for almene boligorganisationer med almene boliger. Det fremgår af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets vejledning, at ændringerne i normalvedtægten er obligatoriske, og derfor gælder uanset om boligorganisationen ændrer sine vedtægter. Udover en række mindre præciseringer omfatter de væsentligste ændringer: - Muligheden for at afholde digitale afdelingsmøder som supplement til det traditionelle afdelingsmøde. - Delegation af kompetence fra repræsentantskabet til organisationsbestyrelsen. 9/25

10 Med hensyn til de digitale afdelingsmøder, vil KAB på et senere tidspunkt informere om mulighederne for afholdelse af disse og med hensyn til delegationen skal selskabets repræsentantskab tage stilling til, om det vil delegere i forhold til de nye bestemmelser. Ifølge driftsbekendtgørelsens 7, stk. 1, kan repræsentantskabet delegere den kompetence, der er nævnt i boligselskabets vedtægter 4, stk. 5, til organisationsbestyrelsen. De områder der ifølge de nye vedtægters 4, stk. 5 kan uddelegeres til organisationsbestyrelse er: 4, Stk. 5: Repræsentantskabet godkender endvidere afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende almene boligorganisationer og serviceafdelinger: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Overgang af en afdeling fra boligorganisation til en anden. 3) Opdeling eller sammenlægning af afdelinger. 4) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 5) Grundkøb. 6) Iværksættelse af nyt byggeri. 7) Pantsætning af afdelingernes ejendom. 8) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger. I bilag 8 er rettelserne ifølge de nye normalvedtægter indskrevet med grønt og den udgående tekst skrevet med rødt. Bilag 7: Vedtægter for Bilag 8: Udkast til vedtægtsændring for Bilag 9: Nye normalvedtægter med rettelser Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen beslutter om der ønskes delegation af repræsentantskabets kompetence og i givet fald hvilke - til organisationsbestyrelsen, - at indstille til repræsentantskabet, at delegere disse kompetencer til organisationsbestyrelsen, - at repræsentantskabet godkender vedtægtsændringerne. 10/25

11 Organisationsbestyrelsen besluttede, at der ikke ønskes delegation til organisationsbestyrelsen samt indstiller vedtægtsændringerne til repræsentantskabets godkendelse. 9. Ejendomsserviceteknikerelev ny voksenelev pr. den 1. september 2018 Den nuværende aftale mellem og AAB afdeling 43, om at dele en voksenelev under ejendomsserviceteknikeruddannelsen slutter inden sommeren 2018, hvor den nuværende voksenelev får sit svendebrev. AAB afdeling 43 har givet tilsagn til, at de fortsat vil fastholde en voksenelev med Boligselskabet AKB Rødovre i en ny periode på ca. 3½ år, med start den 1. september 2018, hvor afdelingerne deler udgiften ligeligt med 50 % lønudgift til henholdsvis Boligselskabet AKB, afdeling Ved Milestedet og AAB, Afdeling 43 Rødovre. Det indstilles, til organisationsbestyrelsen at fra den 1. september 2018 til foråret 2022 fortsat har en deleelev med AAB, og dermed medvirker til at fastholde ansvaret ved uddannelsesforløb i boligsektoren. Godkendt. 10. Genhusning af beboere fra Boligselskabet AKB, Taastrup, afdeling 1902, Taastrupgaard I Taastrupgaard skal der nedrives 188 boliger i forbindelse med en gennemgribende helhedsplan der omfatter nedrivning af boliger og opførelse af ny skole og kulturcenter. Beboerne i de 188 boliger skal genhuses permanent. Der er i januar og februar 2017 gennemført genhusningssamtaler med de berørte beboere. Der er 45 beboere der har udtrykt ønske om at blive permanent genhuset i andre boligselskaber i KAB fællesskabet, herunder fem beboere der ønsker at flytte til afdelinger under Boligselskabet AKB, Rødovre. Permanent genhusning udenfor bopælskommunen kan godt gennemføres, hvis der er enighed om det. 11/25

12 Såfremt indstillingen godkendes, iværksættes genhusningen når egnede boliger bliver ledige. Eventuel tomgangsleje indtil boligerne bliver anvist, dækkes af helhedsplanen i Taastrupgaard. Ønskerne fordeler sig således: - 2 stk. 2-rums boliger - 3 stk. 3-rums bolig Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og tager stilling til anmodningen om at Boligselskabet AKB, Rødovre støtter Boligselskabet AKB, Taastrup med permanent genhusning i indtil fem boliger fordelt med to stk. 2-rums og tre stk. 3-rums. Godkendt. 11. Afdeling 1501, Milestedet fysisk helhedsplan status Der har gennem en del tid været planer om nye rørføringer i afdelingen. Dette er udmundet i et forslag til en helhedsplan via Landsbyggefonden. Desværre er der ikke økonomi i Landsbyggefonden til at udføre denne udskiftning, og derfor skal der tænkes anderledes for, at afdelingen kan få tilført ny kapital, så man derefter kan renovere og fremtidssikre ejendommen. Dette kan gøres ved, at den almene afdeling frasælger nogle byggeretsmeter til en privat investor. Dette provenu tilfalder selskabet, som derefter kan give det tilbage til afdelingen, så afdelingen kan forstærke renoveringsbudgettet. Dette skaber ligeledes en blandet beboersammensætning, og der opnås derved en social bæredygtig byudvikling. Denne udviklingsmodel drives derfor både af privat, almen og kommunal interesse. I øjeblikket er der dialog med flere mulige private investorer og Rødovre Kommune om, hvorvidt der er grundlag for denne model. 12/25

13 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og tager stilling til, om der skal arbejdes videre med muligheden for frasalg af byggeretter til finansiering af helhedsplan. Godkendt. 12. First Agenda Flere boligorganisationer i KAB-fællesskabet har afprøvet det elektroniske møderedskab First Agenda med succes. Det er nu muligt for alle boligorganisationer frit at benytte dagsordensprogrammet, i det KAB har købt en fælles licens til First Agenda. Programmet First Agenda samler al mødemateriale såvel dagsordener og bilag. Det vil altid være det senest opdaterede materiale, der er tilgængeligt. Mødedeltagerne kan hente materialet, når det passer dem, og materialet er også tilgængeligt offline. Det er muligt at tage noter, skrive kommentarer og udveksle dem med andre mødedeltagere, hvis det ønskes. Dagsordensprogrammet sikrer, at organisationsbestyrelsesmedlemmer har let adgang til mødematerialet og gør det enklere og hurtigere at modtage dagsordener og mødemateriale. Det fungerer på samme tid som arkiv for boligorganisationen. Programmet er meget brugervenligt, så det kan benyttes uden særlige it-kundskaber. First Agenda kan tilgås fra en tablet/ipad eller pc, men brugerfladen er lettest at arbejde med på en ipad. IPads (ipad Pro 9,7 32 GB 4G) kan købes gennem KAB til halv pris til udgangen af Prisen for en ipad i 2016 og 2017 er ca kr. ekskl. moms. Derudover koster den løbende drift kr. ekskl. moms om året. Den løbende drift indeholder et datakort (årsabonnement og installation) og en tabletpakke (installation, introduktion til ipad ved det første møde samt support). KAB underviser også i generel brug af ipad ved KAB Aftenskole. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at fremtidigt mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøder fremsendes med brug af First Agenda, og at der indkøbes ipads, datakort og tabletpakke til alle organisationsbestyrelsesmedlemmer. Godkendt. 13/25

14 13. Ændring af karenstid samt antal personer pr. rum ved boligbytte I juni 2016 udsendte KAB et brev til alle beboere, der risikerer at blive ramt af regeringens kontanthjælpsloft. I brevet blev modtageren opfordret til at undersøge muligheden for enten at bytte bolig eller foretage delfremleje, hvis kontanthjælpsloftet medfører, at man ikke længere kan betale husleje. KAB administrerer alle bytninger i afdelingen efter den karenstid, der er fastsat af boligorganisationen og efter reglen om, at der kun må være 1 person pr. rum. Boligorganisationen har nu mulighed for at gøre det nemmere at bytte ved at lempe på de såkaldte karenstider. Karenstiderne er i loven fastsat til maksimalt tre år. Boligorganisationerne kan også lempe på reglerne for antallet af personer pr. beboelsesrum, så det hæves fra en person pr. rum til to personer pr. beboelsesrum. Sådanne lempelser vil gøre det nemmere at bytte sig til en billigere bolig. Reglerne for bytteboliger reguleres af almenlejelovens 69. På baggrund heraf foreslås det, at drøfter, om karenstiden skal nedsættes, og om kravet til antal personer pr. beboelsesrum hæves til maksimalt to personer pr. beboelsesrum. Bilag 10: Brev til beboerne vedrørende kontanthjælpsloftet Bilag 11: Almenlejeloven 69 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter byttereglerne, fastsætter en ny karenstid i afdelinger og boligorganisation samt fastsætter et antal personer pr. rum ved bytning. Organisationsbestyrelsen drøftede byttereglerne og fastholder de eksisterende karenstider og antal personer pr. rum ved bytning. 14/25

15 14. Pas på huslejen ændring af lov om almene boliger Folketinget har i december 2016 vedtaget nye regler for den almene boligsektors drift. De nye regler skal ses i sammenhæng med den aftale, der er indgået mellem regeringen, Kommunernes Landsforening og Boligselskabernes Landsforening om, i perioden , at gennemføre besparelser i driften på 1,5 mia. kr. for sektoren som helhed. Reglerne fastlægger blandt andet: - At boligorganisationens bestyrelse har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. - At boligorganisationens bestyrelse har ansvar for driften af boligorganisationen og dens afdelinger og skal sikre, at den organiseres og tilrettelægges effektivt. - At boligorganisationens bestyrelse har ansvar for vedligeholdelsen af afdelingernes bygninger m.v. og for, at der i afdelingernes budgetter henlægges de nødvendige midler hertil. - At boligorganisationens bestyrelse skal opstille og implementere mål for forbedring af effektivitet, såfremt effektivitetstal og analyser peger på forbedringsområder. Mål og initiativer skal fremgå af styringsrapporten. Det præciseres i loven, at boligorganisationen har det overordnede ansvar for såvel organisation som afdelinger. Det betyder, at boligorganisationen skal gennemføre en analyse af hele boligorganisationens drift, som danner grundlag for boligorganisationens opstilling af effektiviseringsmål. Disse mål og midlerne til at nå dem, skal skrives ind i styringsrapporten. Herefter danner de grundlag for den aftale, som boligorganisationen skal indgå med tilsynskommunen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter, hvordan analysen af boligorganisationens drift gennemføres og herefter arbejder med at opstille effektiviseringsmål, som kan indgå i styringsrapporten. Organisationsbestyrelsen drøftede analysen af boligorganisationens drift, og besluttede at - være grønne/bæredygtige - evaluere driften årligt - sikre at driften har ejerskab - udveksle erfaringer om alternativ drift med andre. 15/25

16 15. til repræsentantskabet om valg af revisor Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter en indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor. Organisationsbestyrelsen indstiller til repræsentantskabet om genvalg af Revisor René Hattens v/ Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. SAGER TIL ORIENTERING 16. Styringsdialog og kommunal godkendelse af årsregnskab 2015 Styringsdialogmøde med Rødovre Kommune blev holdt den 23. november Redegørelsen vedlægges som bilag. I henhold til almenboliglovens 25, stk. 3 og bekendtgørelse om drift af almene boliger 71 og 113 skal boligorganisationens og afdelingernes regnskaber forelægges kommunalbestyrelsen til dennes kritiske gennemgang. Kommunalbestyrelsen skal i den forbindelse påse, om boligorganisationens og dens afdelingers drift og økonomi er forsvarlig og i øvrigt opfylder de herom gældende regler. Kommunalbestyrelsen har på sit møde den 25. august 2010 delegeret ovennævnte kompetence til forvaltningen. Kommunalbestyrelsen har på ovennævnte baggrund gennemgået boligorganisationens regnskab for perioden den 1. oktober 2014 til den 30. september 2015, og har taget regnskabet til efterretning. Bilag 12: Redegørelse fra styringsdialogmødet mellem og Rødovre Kommune Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16/25

17 17. Legepladseftersyn 2016 Firmaet Dalpin, som er certificeret til at gennemgå legepladser for sikkerhed og mangler, har leveret fem rapporter pr. den 14. juli 2016, som gælder for følgende legepladser i afdelingen: Lillekær 2-8 småbørnslegeplads fra Nørrekær småbørnslegeplads fra Nørrekær/Maglekær 900 m² legeplads fra 2012 Lillekær m² legeplads fra 2013 Nørrekær/Agerkær motionslegeplads fra 2015/2016 Alle legepladser er sikkerhedsmæssigt i top, og kun enkelte skruedæksler og opspændinger skal foretages, hvilket blev udført ultimo august Alle fem legepladser med gummibund er godkendt og fundet i sikkerhedsmæssig orden i Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Afdeling 1501, Milestedet boligsocial helhedsplan Status Der er udarbejdet ny skriftlig aftale mellem Lejerbo, afdeling 60, Lejerbo, afdeling 331, AAB, afdeling 43, Boligselskabet AKB, afdeling Ved Milestedet og Rødovre Kommune gældende i en fireårig periode fra den 1. januar 2017 til og med De tidligere indbetalte årlige bidrag forsætter, og da Bybjerget har valgt at udgå fra samarbejdet med udgangen af 2016, er det besluttet, at de resterende fire boligafdelinger således forhøjer deres indskud fra Boligselskabet AKB, afdeling Ved Milestedet betaler i 2017 hermed kr. Den totale indbetaling fra de fire boligafdelinger i 2017 er kr., som samlet dækker 50 % lønandel til boligsocial koordinator og det resterende til boligsociale aktiviteter. Rødovre Kommunes andel i 2017 er på kr,som går til dækning af den sidste 50 % lønandel. Aftalen er gyldig i fire år, og sættes årligt op med 3 %. 17/25

18 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Afdeling 1501, Milestedet børnedemokrati status I november 2016 blev der opnået støtte fra VELUX FONDEN til gennemførelse af projekt børnedemokrati del 2: Inddragelse af børn i almene boligområder via børnedemokrati - Udvikling, test og forankring praksisværktøj til børnedemokrati. Projektet ligger i forlængelse af projekt børnedemokrati del 1: Undersøgelse og pilotafprøvning hvordan skal børnedemokratiet se ud? som blev afsluttet ultimo august Omdrejningspunktet for del 2 er videreudvikling, test og forankring af børnedemokrati i fire forskellige boligafdelinger og boligorganisationer på tværs af landet. Udover boligselskabet AKB, Rødovre og AKB Ved Milestedet deltager FOB i Slagelse, CIVICA i Odense og Himmerland Boligforening i Aalborg. Projekt Børndemokrati del 2 startede op i januar 2017, og i 1. kvartal er der bl.a. gennemført følgende aktiviteter: - Kommunikation af projektet. Udsendelse af pressemeddelelse, deltagelse i diverse interviews fx i BL Boligen og aftaler om deltagelse i konferencer bl.a. Almene Boligdage i november i Aarhus. - Etablering af projektorganisation. Fx ansættelse af projektmedarbejder og nedsættelse af Advisory Board. Sidstnævnte skal fungere som et fagligt rådgivende organ for projektet, og der sidder repræsentanter fra bl.a. BL, Børnerådet, Rødovre Kommune samt fra de deltagende boligorganisationer. - Igangsætning af udvælgelse af testafdelinger i de tre boligorganisationer. Testafdelingerne skal være forskellige på en række parametre, så vi opnår så brede erfaringer med børnedemokratiet som muligt. Udover geografi tilstræbes det, at de er forskellige i forhold til bl.a. størrelse, beboersammensætning og driftsstruktur. - Videreudvikling af børnedemokratiet i AKB, Ved Milestedet. Der arbejdes videre med indretning af et skovareal i boligområdet, som kræver kommunens tilladelse. Børnedemokraterne har nu udarbejdet skitser hertil, som skal afleveres til Teknisk Forvaltning i kommunen. Herudover skal der eksperimenteres med nye børneinddragelsesmetoder fx i forhold til rekruttering. 18/25

19 Frem mod næste organisationsbestyrelsesmøde vil der bl.a. foregå følgende aktiviteter: - Besøg i og indgåelse af aftaler med de tre testafdelinger i Slagelse, Odense og Aalborg. - Kick-off temadag for projektdeltagerne. Fx driftspersonale og afdelingsbestyrelser fra testafdelingerne. Formålet er at skabe netværk og fælles viden hos projektdeltagerne samt at få input til videreudvikling af metoder og praksisværktøjer. - Opstart på videreudvikling af børneinddragelsesmetoder og praksisværktøj. Projektet gennemføres fortsat i et samarbejde mellem afdeling AKB, Ved Milestedet, Hendriksholms skole og SFO og Konradi liv i og mellem husene. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Afdeling 1502, Doktorhaven sammenlægning af lejemål Som tidligere drøftet i forskellige sammenhænge er der flere udfordringer i Doktorhaven. En væsentlig udfordring er boligernes størrelse, og som bekendt har afdelingen kun ringe mulighed for at finansiere sammenlægninger. Imidlertid er der dukket en mulighed op for at øge antallet af boliger i Doktorhaven. Kundechef Claus Bjørton vil på mødet redegøre for ideen og tankerne bag. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og gav bemyndigelse til, at der arbejdes videre med sagen. 19/25

20 21. Afdeling 1503, Danmarkshusene MgO plader orientering Det er konstateret, at Danmarkshusene, fra bebyggelsens opførelse, er opført med MGOplader som vindspærre i facaderne. Byggeskadefonden er oplyst om forholdet og har igangsat et overvågningsprogram, hvor de vha. jævnlige destruktive undersøgelser, overvåger hvordan MGO-pladerne opfører sig samt om de måtte udvikle skader. Seneste overvågning er foretaget den 19. december 2016, hvor Byggeskadefondens holder øje med skader på zink- inddækningsprofilerne henover vinduerne som følger af salte fra MGOpladerne samt øvrige fugtregistreringer. Det er fondens vurdering at de registrerede uregelmæssigheder ikke på kort sigt vil medføre følgeskader, hvorfor der ikke er taget beslutning om endelig udskiftning af MgO-pladerne. Byggeskadefonden fortsætter stadig deres observationer, og vi forventer løbende at blive informeret med deres konklusioner på disse. Bilag 13: KAB Reklamation MgO Bilag 14: GVL s advokatsvar på MgO reklamation Bilag 15: GVL Entreprise A/S suspensionsaftale Bilag 16: Tryg Garanti suspensionsaftale Bilag 17: MgO konklusion 76 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Afdeling 1503, Danmarkshusene Bro over Harrestrup Å Status I forlængelse af det seneste organisationsbestyrelsesmøde er der nu lavet en endelig fordeling af omkostningerne mellem grundejerne omkring broen over Harrestrup Å. Den reviderede fordelingsnøgle viser, at AKB s andel af projektet bliver relativt mindre, men at den samlede udgift alligevel bliver lidt større, grundet fordyrelse af projektet. Bilag 18: Brev til grundejerne vedrørende fordeling af omkostninger 20/25

21 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og at sagen kan lukkes med finansiering efter den vedtagne model jf. beslutningen på organisationsbestyrelsesmødet den 17. maj Kundetilfredshedsmåling 2017 KAB har besluttet at gennemføre en årlig digital tilfredshedsmåling blandt alle organisationsbestyrelsesmedlemmer i KAB-fællesskabet i årene 2015 til og med Anden tilfredshedsmåling blev gennemført i 4. kvartal KAB vil benytte resultaterne af kundetilfredshedsmålingen til at udvikle og forbedre kernedriften og dermed betjeningen af KAB-fællesskabets boligorganisationer. Den enkelte boligorganisations resultat og det samlede resultat for KAB-fællesskabet vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til orientering og drøftelse. Bilag 19: Kundetilfredshedsmåling rapport Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager resultatet af kundetilfredshedsmålingen til efterretning. 24. Ændring af rygepolitikken i relation til E-cigaretter Der er i juni 2016 sket en ændring i rygelovgivningen. Ændringen indebærer, at arbejdsgiveren skal have en rygepolitik, også for e-cigaretter. KAB har ændret den nuværende rygepolitik herefter, således at e-cigaretter er ligestillet med almindelige cigaretter. Det betyder, at rygning af e-cigaretter ligesom almindelige cigaretter kun kan foregå udendørs eller i dertil indrettede rygebokse. 21/25

22 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer Der er forhandlet og underskrevet ny lokalaftale for ejendomsfunktionærerne med virkning fra den 1. september Lokalaftalen erstatter tidligere lokalaftaler og tilhørende bilag. Sundhedsordning Der er indført en sundhedsordning for alle ejendomsfunktionærer. Der er fremadrettet bl.a. mulighed for at få en henvisning til kiropraktor, fysioterapi, massage og zoneterapi. Ordningen koster 30 kr. om måneden/360 kr. om året pr. medarbejder. Omkostningerne dækkes af den enkelte boligafdeling. Ny lønmodel Siden fusionen mellem AKB og KAB i 2007 har der været anvendt to forskellige lønmodeller. Der er nu udarbejdet en fælles lønmodel. Medarbejdernes løn konverteres, så den tilpasses elementerne i den nye lønmodel. Der er ingen medarbejdere, der går ned i løn som følge af lønkonverteringen. Titelstruktur Der er udarbejdet en klar titelstruktur som er tilpasset til henholdsvis ejendomsleder-og driftschefmodel. Titelstrukturen er fremadrettet således: Ejendomsleder Driftschef Driftschef Ejendomsmester Serviceleder Driftsleder Servicemedarbejder Driftslederassistent Driftslederassistent Servicemedarbejder Servicemedarbejder Driftsledere i en ejendomsleder-model skifter derfor titel til ejendomsmester. Enkelte driftsledere, i driftschefmodellen skifter titel og ansættelsesvilkår til serviceleder. Serviceleder svarer til betegnelsen ledende ejendomsfunktionær i overenskomst for ejen- 22/25

23 domsservice Som serviceleder ansættes man uden øverste arbejdstid. Det er en betingelse for at kunne være ledende ejendomsfunktionær, at man har formel personaleledelse. Anciennitet ved rokering til anden boligorganisation: Medarbejderen medtager sin ansættelsesanciennitet ved skift til en anden stilling inden for KAB-fællesskabet. Medarbejderen medtager ikke sin jubilæumsanciennitet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Ny politik for trusler og voldsepisoder KAB har i samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen, VND og VNC udarbejdet en ny politik for håndtering af trusler og voldsepisoder mod medarbejdere. Desværre oplever KAB, at der undertiden er medarbejdere både i boligorganisationerne og i KAB, der udsættes for vold eller trusler. Det er meget vigtigt at signalere, at vold og trusler ikke tolereres, og at der er en klar plan for håndtering, hvis det alligevel skulle finde sted. Derfor er der nu udarbejdet en ny politik for håndtering af trusler og vold, som understøtter dette. Politikken lægger i højere grad end tidligere vægt på vigtigheden af at forebygge trusler og vold. Politikken angiver nu også, at der skal ske politianmeldelse af forholdet, og at forholdet vil have konsekvenser for den truende eller voldelige beboer. Politikken er som noget nyt suppleret med en tjekliste til leder og medarbejder med instruktion om, hvordan man i givet fald skal forholde sig, da det kan være svært at huske det hele, når man står i situationen. Bilag 20: Politik om håndtering af vold og trusler Bilag 21: Tjekliste til håndtering af trusler og voldsepisoder Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23/25

24 27. Bæredygtig drift KAB s målsætningsprogram for har fokus på bæredygtighed. Bæredygtighed med fornuft er overskriften. KAB arbejder for at udbrede kendskabet til og anvendelsen af bæredygtige løsninger indenfor byggeri og drift. KAB har derfor udviklet et bæredygtighedsværktøj til alle, der gerne vil arbejde mere målrettet med bæredygtighed. Værktøjet kan bruges til at måle, hvor bæredygtig en afdeling er, og være inspiration til en enkel måde at arbejde med bæredygtighed i afdelingerne på. Til organisationsbestyrelsens orientering omdeles kataloget Bæredygtig drift på mødet. Kataloget findes alene i papirudgave, og til brug for arbejdet i boligafdelingerne kan materialet rekvireres i KAB. Afdelingsbestyrelserne og driften vil blive nærmere orienteret om det nye værktøj. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 28. Eventuelt Intet under eventuelt. 29. Fortroligt punkt På organisationsbestyrelsesmøderne kan der blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. 24/25

25 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet indeholder drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 30. Næste møde Der blev på det seneste organisationsbestyrelsesmøde aftalt, at næste møde er mandag den 11. september 2017 kl i Beboerhuset, Agerkær 40, 2610 Rødovre. Næste møde er aftalt til mandag den 11. september 2017 kl i Beboerhuset, Agerkær 40, 2610 Rødovre. 25/25