Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 12. september 2016, kl i Beboerhuset, Agerkær 40, Rødovre. Formand Jette Baker Jakobsen, Danmarkshusene

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 12. september 2016, kl i Beboerhuset, Agerkær 40, Rødovre Organisationsbestyrelsen: Gæst: Formand Klaus Lind Bentsen, næstformand Max Grenaae, Bent Nielsen, Bjarne Clausen, Margit Esther Grenaae, Per Djursholm og Safdar Sethi. Formand Jette Baker Jakobsen, Danmarkshusene Administrationen: Kundechef Marie-Louise Bruun, ejendomsleder Søren Lillevang Revision: Statsautoriseret revisor René Hattens v. Deloitte, Statsautoriseret Revisionsaktieselskab deltager ikke. 1/15

2 Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Protokollat fra mødet den 17. maj Revisionsprotokol Meddelelser... 3 SAGER TIL BESLUTNING Budget 2017 for afdelingerne Nye normalvedtægter Bestyrelsesvederlag Afdeling 1502, Doktorhaven - sammenlægning af lejemål Afdeling Danmarkshusene - voldgiftsag... 8 SAGER TIL ORIENTERING EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme endelig aftale Klimatilpasning i Rødovre Afdeling 1501, Milestedet boligsocial helhedsplan ny aftale Afdeling 1501, Ved Milestedet Projekt Børnedemokrati status Afdeling 1501, Ved Milestedet fysisk helhedsplan status Tilbageførsel af indskud i BoligButikken Frit valg af TV-pakker på vej Udbudsloven og decentrale enheder Mødekalender Eventuelt Referat fra mødet evt. fortrolighed Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 3 Bilag 2: Budget 2017 for afdelingerne... 5 Bilag 3: Beslutningsoplæg... 9 Bilag 4: Tilbudssammenligning... 9 Bilag 5: Samarbejdsaftale mellem boligorganisationer og Kommune Bilag 6: Rødovre Lokal Nyt Bilag 7: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab /15

3 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 28. september 2011 er vedlagt. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. 2. Protokollat fra mødet den 17. maj 2016 Protokollat fra organisationsbestyrelsesmødet den 17. maj 2016 er sendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 30. maj Det indstilles, at protokollatet godkendes og underskrives af formanden. 3. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollatet til efterretning. 4. Meddelelser 3/15

4 SAGER TIL BESLUTNING 5. Budget 2017 for afdelingerne Afdeling 1501, Ved Milestedet Driftsbudgettet for 2017 viser en stigning på 1,50% årligt. Den gennemsnitlige leje udgør 876,49 kr. pr. m² for almindelige boliglejemål ekskl. hjemfald. Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto afsat kr. De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse er på kr., hvilket er en stigning i forhold til budget 2016 på 40 t.kr, og udgør 337,90 kr. pr. m 2. De væsentligste stigninger i forhold til budget 2017 fremgår af side 10 i budgettet. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 16. august 2016 og forventes principgodkendt på afdelingsmødet den 6. september Afdeling 1502, Doktorhaven Driftsbudgettet for 2017 viser en stigning på 2,89% årligt for blok 1-4 og 2,52% årligt for blok 5. Den gennemsnitlige leje udgør 1.233,13 kr. pr. m² for blok 1-4 og 1.257,41 kr. pr. m² for blok 5. Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto afsat kr. De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse er på kr., hvilket er en stigning i forhold til budget 2016 på kr, og udgør 283,40 kr. pr. m 2. De væsentligste stigninger i forhold til budget 2017 fremgår af side 8 i budgettet. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 16. august 2016 og forventes principgodkendt på afdelingsmødet den 6. september Afdeling 1503, Danmarkshusene Driftsbudgettet for 2017 viser et uændret husleje. Den gennemsnitlige leje udgør 857,76 kr. pr. m² for almindelige boliglejemål. 4/15

5 Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto afsat kr. De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse er på kr., hvilket er en stigning i forhold til budget 2016 på kr., og udgør 53,95 kr. pr. m 2. De væsentligste stigninger i forhold til budget 2017 fremgår af side 8 i budgettet. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 28. august 2016, og forventes principgodkendt på afdelingsmødet den 8. september Bilag 2: Budget 2017 for afdelingerne Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgetterne for afdelingerne for Nye normalvedtægter Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har, med ikrafttrædelse pr. den 1. juli 2016, vedtaget nye normalvedtægter for almene boligorganisationer med almene boliger. De væsentligste ændringer omfatter: - Muligheden for at afholde digitale afdelingsmøder som supplement til det traditionelle afdelingsmøde. - Delegation af kompetence fra repræsentantskabet til organisationsbestyrelsen (f.eks. overdragelse af en afdeling fra en boligorganisation til en anden, væsentlige forandringer af afdelingernes ejendom, opdeling eller sammenlægning af afdelinger og pantsætning af afdelingernes ejendomme m.fl..) Derudover er der foretaget en række mindre præciseringer. Med hensyn til de digitale afdelingsmøder, vil KAB på et senere tidspunkt informere om mulighederne for afholdelse af disse og med hensyn til delegationen skal selskabets repræsentantskab tage stilling til, om det vil delegere i forhold til de nye bestemmelser. Det fremgår af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets vejledning, at ændringerne i normalvedtægten er obligatoriske, og derfor gælder uanset om boligorganisationen ændrer sine vedtægter. 5/15

6 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender vedtægtsændringerne, og indstiller til repræsentantskabet at godkende disse samt delegere beslutningskompetencen til organisationsbestyrelsen. 7. Bestyrelsesvederlag 2016 Det samlede vederlag for regnskabsperioden 1. januar til 31. december 2016 kan maksimalt udgøre ,26 kr., idet satsen efter de gældende regler er fastsat til: 76,97 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder. 46,17 kr. pr. lejemålsenhed for de resterende lejemålsenheder. Lejemålsenheder (forvaltningsenheder) opgøres i forhold til boligorganisationens samlede antal enheder ved regnskabsårets begyndelse. For nybyggeri og moderniseringsarbejder, der medfører en skemabehandling, er der også mulighed for at indregne et bestyrelsesvederlag. Organisationsbestyrelsen har tidligere truffet beslutning om, at den nuværende ordning er således: Vederlag til formanden udbetales med to gange vederlag pr. bestyrelsesmedlem. Tabt arbejdsfortjeneste vil blive modregnet hos det respektive medlem. Der udbetales ikke bestyrelsesvederlag i forbindelse med skemasager. Det indstilles, at organisationesbestyrelsen drøfter, om den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende og samtidig, at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. Endvidere, at organisationsbestyrelsen drøfter om skemasager skal medføre udbetaling af bestyrelsesvederlag, eller om spørgsmålet skal afklares for hver enkelt sag. 6/15

7 8. Afdeling 1502, Doktorhaven - sammenlægning af lejemål har gennem længere tid ønsket at arbejde hen imod en sammenlægning af en række mindre lejemål i afdeling Doktorhaven. Ud over det rent praktiske ved en sammenlægning af lejemål er der en række administrative og juridiske forhold, der skal tages højde for, inden der påbegyndes en egentlig projektering og praktisk gennemførelse. Hvis der skal ske sammenlægning af flere lejligheder, må det samlede antal lejemål nødvendigvis reduceres. I den forbindelse er der en række forhold, som nøje skal overvejes i den forbindelse: - Der skal søges om en kommunal godkendelse af det ændrede boligantal. I og med, at kommunen har 100 % anvisningsret, når det gælder ældreboliger, er det kommunens vurdering, om de kan acceptere færre men større lejemål. Argumentet vil være, at boligerne kan ændres til ægteparboliger i stedet for til enlige. I den forbindelse vil der blive set på boligstørrelser og huslejeniveau samt boligsikringsbestemmelserne. - Ethvert alment lejemål der nedlægges, skal godkendes i Udlændinge-, Integrationsog Boligministeriet. Erfaringen viser, at denne procedure kan trække ud. Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har de seneste år været yderst tilbageholdende med at godkende nedlæggelser. - I forbindelse med ændringen af lejemålsantallet skal der foretages en fornyet arealberegning og fordeling både på BBR-niveau og i forbindelse med evt. ændret lejefordeling i afdelingen. Det er de væsentligste administrative opgaver, der skal gennemføres. I forhold til det projektmæssige vil en sammenlægningssag skulle projekteres af en arkitekt/ingeniør. Alt efter ambitionsniveauet behøver en sådan projektering ikke at være omfangsrig, men der skal naturligvis både tegnes, søges byggetilladelse, gennemføres en licitation blandt entreprenører, og der skal styres en byggesag igennem. I første omgang har administrationen taget skridt til at få belyst, om det teknisk set er muligt at gennemføre sammenlægningen. Det er sket inden for den økonomiske ramme, der tidligere er givet til sagen. Dernæst skal de administrative forhold nævnt ovenfor belyses, før den videre projektering, udbud og gennemførelse kan foretages. 7/15

8 9. Afdeling Danmarkshusene - voldgiftsag I forbindelse med opførelsen af AlmenBolig + projekter under rammeaftale III er der opstået uenighed om betaling af indeksregulering mellem totalentreprenøren G.V.L. Entreprise A/S og boksleverandøren, B.m. Byggeindustri A/S. Uenigheden er nået så vidt, at B.m. Byggeindustri A/S har indbragt sagen for Voldgiftsnævnet for bygge- & anlægsvirksomhed. Uenigheden omfatter Almen Bolig + afdelinger i Boligselskabet AKB, Rødovre og afdeling Stilledal, SAB. G.V.L. Entreprise A/S mener at have videreført vilkårene for indeksregulering fra kontrakterne med boligselskaberne til B.m. Byggeindustri A/S, hvorfor G.V.L. Entreprise A/S har valgt at adcitere selskaberne i sagen, således at forstå, at hvis G.V.L. Entreprise A/S taber sagen mod B.m. Byggeindustri A/S, kræver G.V.L. Entreprise A/S at selskaberne dækker G.V.L. Entreprise A/S s omkostninger hertil. Adcitationsklageskriftet blev modtaget i KAB den 15. juli 2016, og der blev straks rettet henvendelse til Kammeradvokaten om assistance i sagen, i først omgang analyse af sagen og forslag til plan for det videre forløb. Første møde med Kammeradvokaten er berammet til onsdag den 24. august Voldgiftsnævnet har fremsendt opkrævning på kr. til dækning af nævnets indledende omkostninger. Sagens kompleksitet er ikke belyst, hvorfor det endnu er for tidligt at skønne kravets berettigelse og eventuelle omkostninger til advokat og andre rådgivere. Det anbefales at selskaberne i første omgang stiller kr. til rådighed for sagens videre forløb, fordelt med kr. til Voldgiftsnævnet og yderligere kr. til ekstern juridisk rådgivning (Kammeradvokaten). Snarest muligt efter mødet med Kammeradvokaten vil KAB vende tilbage med vurdering af kravet, tidsplan og omkostninger til sagen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager ovenstående til efterretning, og bevilger kr. til ovennævnte. 8/15

9 SAGER TIL ORIENTERING 10. EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme endelig aftale På organisationsbestyrelsens møde i maj 2016 besluttede, at tilslutte sig det samlede forsikringsudbud for de af KAB administrerede boligorganisationer. Udbuddet er nu afsluttet og vundet af Gjensidige forsikringsselskab. Forsikringer for motorkørertøjer er dog placeret hos Codan. Boligorganisationen har i alt sparet kr. ved at skifte til Gjensidige, og den fulde forsikringssum udgør kr. Som udgangspunkt er der ingen selvrisiko, dog vil der f.eks. ved rørskader blive gjort brug af almindelig værdiforringelse ved udregningen af forsikringssummen. Bilag 3: Beslutningsoplæg Bilag 4: Tilbudssammenligning 11. Klimatilpasning i Rødovre Rødovre Kommune har i forsommeren præsenteret status for klimatilpasning. I den forbidnese har der den 20. april 2016 være afholdt møde mellem Rodøvre Kommunes Teknik- og Miljøudvalg og Agenda 21 udvalget. Særligt skal nævnes, at der skete en drøftelse af Harrestup Å s krydsning af Vestvolden og forbyggelse af skybrudsoversvømmelser. Beregninger viser, at åens kapacitet ikke er stor nok til en 100 års regn, og der er derfor brug for at kunne opmargasinere vand langs åen og øge afledningen af vand til Kalveboderne. Ifølge HOFOR vil de aflaste det nedre løb af åen ved at pumpe vand fra åen op over fæstningskanalen. Det er endvidere oplyst, at der skal finde et borgmestermøde sted, hvor kapicitetsplanen skal drøftes. Hvis kapacitetsplanen efterfølgende bliver vedtaget, vil kommunerne omkring Harrestrup Å investere i denne gennem de kommende 30 år. Ovennævnte løsning vil dog være en af de sidste der bliver lavet, da dette er en økonomisk tung opgave. 9/15

10 Yderligere kan det nævnes, at emnet er et tilbagevendende punkt på fællesrepræsentationsmøderne. På Rødovre Kommunes hjemmeside kan referat af ovennævnte fra møde findes, ligeledes findes notatet Status for klimatilpasningen og Bæredygtighedsindsats Afdeling 1501, Milestedet boligsocial helhedsplan ny aftale Partnerskabsaftalen (kaldet Partnerskabsaftale for Kærene & Bybjerget) udløber med udgangen af 2016, og udover Rødovre Kommune er Lejerbo afd. 60, Lejerbo afd. 331, AAB afd. 43, AKB, Ved Milestedet og RAB Bybjerget (administreret af DAB) med. I efteråret 2015 meddelte RAB Bybjerget, at de ønskede at træde ud af aftalen med udgangen af 2016, hvilket betød, at de øvrige tilbageværende fire boligafdelingers nøgletal omkring fordeling af udgifterne blev væsentlig ændret. Alle fire boligafdelinger har fremlagt den nye økonomi, og alle fire boligafdelinger Lejerbo afd. 60, Lejerbo afd AAB afd. 43 og Boligselskabet AKB, Rødovre, Ved Milestedet har tilbagemeldt, at de er med og har budlagt med de nye fordelingstal pr. den 1. januar 2017 til og med den 31. december 2020, en fireårig periode. Dette betyder således, at den nuværende Boligsociale Koordinator Susanne Mikkelsen forlænges med et nyt ansættelsesbrev for en fireårig periode gældende pr. den 1. januar Partnerskabsaftalen - som fremover hedder Partnerskabsaftale for Kærene - er sendt til godkendelse hos Rødovre Kommune, og når aftalen er godkendt og underskrevet, sendes aftalen til de fire respektive boligafdelinger, som ligeledes underskriver Partnerskabsaftalen. Således skulle det boligsociale samarbejde i Kærene være på plads for en fireårig periode, hvilket er glædeligt og vigtigt for boligområdet i Kærene og Rødovre Kommune. Bilag 5: Samarbejdsaftale mellem boligorganisationer og Kommune /15

11 13. Afdeling 1501, Ved Milestedet Projekt Børnedemokrati status Projekt børnedemokrati del 1: Undersøgelse og pilotafprøvning hvordan skal børnedemokratiet se ud? afsluttes ultimo august Som en del af afslutningen på projektet har der været gennemført følgende aktiviteter: Møde mellem børnedemokraterne og borgmester Erik Nielsen. Mødet blev afholdt den 23. maj på Rådhuset og handlede om børnedemokraternes idé til indretning af et skovareal i boligområdet, som kræver kommunens tilladelse. Afdelingsbestyrelsesformanden, ejendomslederen, lederen af Hendriksholm skoles klub og SFO og den lokale presse deltog også i mødet. Borgmesteren tog godt imod børnene og deres idé, og børnenes demokratiske kompetencer og selvværd fik et væsentligt løft ved mødet. Se bilaget Rødovre Lokal Nyt. Udarbejdelse af inspirationshæfte om børnedemokrati. Inspirationshæftet formidler de erfaringer og resultater, som er opnået i projektet. Hæftet kan læses af alle i de almene boligorganisationer med interesse for og lyst til at arbejde med børnedemokrati. Samtidig fungerer inspirationshæftet som en del af afrapporteringen på projektet til Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet (UIBM). Hæftet planlægges offentliggjort ultimo august 2016 på bl.a. AlmenNets hjemmeside. Udarbejdelse af projektansøgning til del 2 af projekt børnedemokrati til VELUX FONDEN. Fokus er at videreudvikle og teste børnedemokrati i en række boligområder med forskellige karakteristika. Målet er at udvikle værktøjer til at understøtte gennemførelsen af børnedemokrati fremadrettet f.eks. en håndbog eller værktøjskasse. Der er derfor indgået samarbejde med tre boligorganisationer om deltagelse: FOB i Slagelse, Civica i Odense og ALBOA i Århus. Der er også indgået aftaler om samarbejde med BL, Rødovre Kommune og KAB, som f.eks. kan indgå i en følgegruppe. er fortsat projektejer og AKB, Ved Milestedet er fortsat testafdeling. Der forventes svar fra VELUX FONDEN fonden i løbet af efteråret Udarbejdelse af afsluttende statusrapport til ministeriet (UIBM). Rapporten handler om projektets resultater, målopfyldelse, effekter, konklusioner, anbefalinger m.m. Den er et formelt krav og indsendes ultimo august 2016 sammen med regnskab/revisorerklæring til UIBM. Der er enighed blandt parterne om, at projektet har været en stor succes for både børn, beboerdemokrati, driften og boligområdet generelt. Det betyder bl.a., at der vil blive arbejdet videre med børnedemokrati og børnedemokraternes idé til indretning af skovarealet i Milestedet. Projektet har også medvirket til at sætte et positivt fokus på både boligorganisationen og boligområdet. 11/15

12 Projektet gennemføres i et samarbejde mellem afdeling AKB, Ved Milestedet, Hendriksholms skole og SFO og Konradi liv i og mellem husene. Bilag 6: Rødovre Lokal Nyt 14. Afdeling 1501, Ved Milestedet fysisk helhedsplan status Som oplyst på seneste organisationsbestyrelsesmøde var Landsbyggefonden på besigtigelse i afdelingen den 29. september Landsbyggefonden vurderede, at hovedparten af arbejderne i helhedsplanen er vedligeholdelsesarbejder der ikke støttes. Der kan dog tildeles støtte til nye ventilationsanlæg. Der er som aftalt på sidste organiationsbestyrelsesmøde blevet indhentet yderligere rapporter vedrørende forundersøgelser der anskueliggør tilgængelighedsboliger, som anbefalet af Landsbyggefonden. Herunder er det blevet undersøgt, om der skal/kan ske opførelse af udvendige elevatortårne. Rødovre Kommune skal i den forbindelse give tilladelse, og der er indkaldt til et møde herom ultimo august Når der er klarhed omkring muligheden for etablering af tilgængelighedsboliger, skal den samlede helhedsplans omfang, økonomi og huslejekonsekvenser afstemmes med bestyrelse og afdeling, inden endelig indsendelse af formel skema A ansøgning til Landsbyggefonden. Landsbyggefonden skønner at der forventes skema A tilsagn i Helhedsplanen som den foreligger indeholder udskiftning af afløbs- og vandinstallationer, følgearbejder i køkkener inklusive ny el-installation, omlægning af tagrender og nedløb, istandsættelse af indgangspartier, installation af ventilationsanlæg i etagehuse og et LARprojekt i terræn med faskiner mv. 12/15

13 15. Tilbageførsel af indskud i BoligButikken Med udgangen af 2013 besluttede parterne bag BoligButikken at nedlægge BoligButikken, hvilket teknisk er sket ved en likvidation. Som en del af den endelige likvidation af Boligbutikken for Hovedstadsområdet a.m.b.a., får hvert boligselskab tilbageført sit oprindelige indskudte kapital. Den indskudte kapital er 30 kr. pr. lejemål og baseret på boligselskabets samlede antal lejemål pr har indskudt kr., og dette beløb tilbagebetales hermed og indsættes på boligorganisationens konto 611. Beløbet indgår derfor ikke længere som tilgodehavende i regnskabet. Bilag 7: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab 16. Frit valg af TV-pakker på vej En ny lov om TV-pakker er vedtaget. Loven gør det muligt for lejere at fravælge at modtage og betale for TV-programpakker, som tilbydes i deres boligafdeling. Loven træder i kraft den 1. juli 2016, men vil først gælde pr. den 1. januar 2018 for såkaldte sløjfeanlæg, hvor det ikke umiddelbart er muligt at frakoble enkelthusstande. Der er nogle forbehold vedrørende lejernes frie valg af TV-pakker: Eksisterende kontrakter, som er indgået mellem boligafdelinger og eksterne programleverandører, skal respekteres i kontrakternes løbetid. Det betyder, at lejernes frihed til at fravælge programpakker først træder i kraft, når eksisterende kontrakter med eksterne leverandører udløber, eller når kontrakterne kan opsiges. I ejendomme med stikledningsanlæg, kan den enkelte lejer ikke fravælge at være med i selve anlægget, som afdelingen har etableret. Den faste udgift til drift af anlægget skal stadig betales af den enkelte lejer. KAB arbejder for gode priser og individuelle løsninger, hvor den enkelte beboer handler direkte med udbyderen. KAB arbejder også for, at man i de gældende kontrakter kan slippe for de valgte TV-pakker og selv vælge frit, som loven lægger op til. 13/15

14 17. Udbudsloven og decentrale enheder Pr. 1. januar 2016 trådte en ny udbudslov i kraft. En af ændringerne i loven er tilføjelse af en ny 31, som beskriver, hvordan decentrale enheder opfattes i forhold til udbud. Det er imidlertid KAB s opfattelse, at den nye 31 ikke har nogen betydning for den måde, som KAB og boligorganisationer/-afdelinger håndterer udbud på. Tilføjelsen af den nye 31 er derimod en kort beskrivelse af den praksis, der allerede anvendes i KAB-fællesskabet, som tidligere udsendt i dagsordenspunkt af 31. august 2010 Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik. Den praksis, der følges, er, at alle afdelinger medtages, hvis udbuddet sker i boligorganisationen, eller hvis flere afdelinger indgår. Hvis kun én afdeling indgår i udbuddet, medtages kun den afdeling i udbuddet. Ovenstående gælder også ved benyttelse af ramme-/indkøbsaftaler indgået af KAB. 18. Mødekalender 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen planlægger datoer for organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i Eventuelt 14/15

15 20. Referat fra mødet evt. fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. 15/15