Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 21. november 2016, kl i Laden, Mariehøj 204, Nivå

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 21. november 2016, kl i Laden, Mariehøj 204, Nivå Til stede: Henrik Harsberg, Linda Storgaard, Helge From, Bettina Pagh, Klaus Donnerborg og Finn Zøllner Afbud: John Resting KAB: Revisionen: Kundechef Annette Birkov, driftschef Søren Martinussen, kundesupportchef Lone Skriver deltog i punkt 20 Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Pia Søndergaard deltog i punkterne 3 og 7 1/26

2 Indholdsfortegnelse 1. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 7. september Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 27. september Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning Meddelelser fra formanden... 6 Sager til beslutning Selskabet og afdelingernes regnskaber Selskabets driftsbudget Bestyrelsens årsberetning Ledelsesinformation (i KAB kaldet forvaltningsrevision) Valg af medlemmer til KAB s repræsentantskab Valg af delegerede til BL s kredsmøder Udkast til vedtægtsændringer Ansøgning om prækvalifikation til en ny boligsocial helhedsplan , Niverød IV, stier og pladser byggeregnskab Bestyrelseshonorar First Agenda KAB's sommerophold Kontanthjælpsloftet er trådt i kraft den 1. oktober Sager til orientering graders analyser præsentation af rapporter , Niverødgård status på tag , Niverødgård status på genopretningsplan Boplacering af flygtninge status på aftale med kommunen og de første erfaringer Styringsdialog Ændring i rygepolitikken i relation til e-cigaretter Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer Ny politik for trusler og voldsepisoder Selskabets økonomiske situation Nyt fra ejendomskontoret Nyt fra afdelingerne Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt Referat fra mødet evt. fortrolighed /26

3 Bilag 1: Kopi af indførelser i revisionsprotokollen... 4 Bilag 2: Årsregnskaber for Bilag 3: Budget Bilag 4: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning... 9 Bilag 5: Sådan læses nøgletal for ledelsesinformation Bilag 6: Nøgletal for ledelsesinformation for Bilag 7: Udkast til vedtægtsændringer Bilag 8: Ansøgning om prækvalifikation Bilag 9: Budget for boligsocial helhedsplan Bilag 10: Byggeregnskab for stier og pladser Bilag 11: Kontanthjælpsloftet brev til beboere der modtager boligsikring Bilag 12: 360 graders analyse 5401, Niverød III Bilag 13: 360 graders analyse 5402, Niverød IV Bilag 14: 360 graders analyse 5403, Niverødgård Bilag 15: 360 graders analyse 5406, Mergeltoften Bilag 16: 360 graders analyse 5410, Byvejen Bilag 17: 360 graders analyse 5400, Bilag 18: Politik om håndtering af vold og trusler Bilag 19: Tjekliste til håndtering af trusler og voldsepisoder Bilag 20: Statistik for beboerklagenævnssager /26

4 1. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 7. september 2016 Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 7. september 2016 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 12. september Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 27. september 2016 Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmødet den 27. september 2016 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 28. september Den 17. oktober 2016 blev referatet genudsendt i tilrettet udgave. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 3. Revisionsprotokol Som bilag vedlægges kopi af Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs indførelser i revisionsprotokollen siden seneste organistionsbestyrelsesmøde. Protokollen omfatter revision af selskabets og afdelingernes regnskaber for Bilag 1: Kopi af indførelser i revisionsprotokollen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 4/26

5 Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 4. Bestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Formand Henrik Harsberg Niverød IV 2016 Næstformand Linda Storgaard Niverød III 2017 Medlem John Resting Niverød IV 2017 Medlem Klaus Donnerborg Niverød IV 2016 Medlem Helge From Niverød III 2016 Medlem Bettina Pagh Niverød III 2017 Medlem Finn Zøllner Niverødgård 2016 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har pr. den 7.september 2016 følgende sammensætning: Medlem Henrik Harsberg Niverød IV Medlem Linda Storgaard Niverød III Medlem John Resting Niverød IV Medlem Klaus Donnerborg Niverød IV Medlem Helge From Niverød III Medlem Bettina Pagh Niverød III Medlem Finn Zøllner Niverødgård Medlem Ellen Ladhøj Niverød III Medlem Ole Olsen Niverød III Medlem Lars Valbak Niverød III 5/26

6 Medlem Inge Falk-Petersen Niverød IV Medlem Lone Albret Niverød IV Medlem Anni Salee Niverød IV Medlem Jette Birte Bruun Brosenbaum Niverødgård Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6. Meddelelser fra formanden På mødet vil selskabets formand orientere om relevante forhold. Henrik Harsberg orienterede om: KAB-konferencen. En familie fra Egedalsvænge er blevet midlertidigt genhuset i Niverød IV. En flygtningefamilie er blevet boplaceret i Niverød IV. De er blevet taget godt imod, og der har været indsamling af tøj og legetøj m.v. Sager til beslutning 7. Selskabet og afdelingernes regnskaber Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til konto 805, Arbejdskapital. Status balancerer med kr. og selskabets dispositionsfond udgør kr., svarende til gennemsnitlig kr. pr. lejemål (616 lejemål). 6/26

7 Arbejdskapitalen udgør kr. I regnskabsåret er selskabets likviditet blevet styrket markant. Det skyldes effekten af følgende forhold: Boligselskabet har fået fritagelse for dækning af afdelingernes tab ved fraflytning, hvor beløbet overstiger 321 kr. pr. lejemål pr. år. Afdeling 5401 Niverød III er pr. 1. juli 2015 påbegyndt indbetaling af udamortiserede lån til dispositionsfonden, da de er færdige med tilbagebetaling af særstøttelån. Skema A for en genopretningsplan for Niverødgård er godkendt. Derfor er tidligere bevilgede beløb på i alt kr. tilbageført til dispositionsfonden. Når genopretningsplanen er gennemført vil der blive tilbageført yderligere ca. 1 mio. kr., der gennem årene har været anvendt til dækning af lejetab, tilskud til at holde huslejen i ro samt udbedring af fejl og mangler Niverød III Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres kr. til opsamlet resultat og 303 kr. til afvikling af underfinansiering. Status balancerer med kr. Der afholdes afdelingsmøde vedrørende regnskabet den 3. november Niverød IV Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Der afholdes afdelingsmøde vedrørende regnskabet den 10. november Niverødgård Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til afvikling af opsamlet underskud. Status balancerer med kr. 7/26

8 Der afholdes afdelingsmøde vedrørende regnskabet den 16. november Mergeltoften I Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres kr. til opsamlet resultat og til afvikling af underfinansiering. Status balancerer med kr Ejerforeningen Mergeltoften Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr. Resultatet fordeles med kr. til Fredensborg Kommune og kr. til ( Mergeltoften). Status balancerer med kr Bofællesskabet Byvejen Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Bilag 2: Årsregnskaber for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender selskabets og afdelingernes regnskaber for og tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen godkendte selskabets og afdelingernes regnskaber for og tog revisionsprotokollen til efterretning. 8. Selskabets driftsbudget Der er udarbejdet forslag til driftsbudget for perioden 1. juli 2017 til den 30. juni 2018 for Fredensborg Boligselskab. Driftsbudgettet balancerer med kr. og har en budgetreserve på kr. 8/26

9 Bilag 3: Budget Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender selskabets budget for , som efterfølgende vil blive forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte selskabets budget for , som efterfølgende vil blive forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 9. Bestyrelsens årsberetning Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning er udarbejdet af selskabets formandskab i samarbejde med KAB. Beretningen aflægges på s repræsentantskabsmøde den 30. november Bilag 4: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender årsberetningen. Organisationsbestyrelsen godkendte årsberetningen. 10. Ledelsesinformation (i KAB kaldet forvaltningsrevision) Ledelsesinformationen er en del af en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Sidste års ledelsesinformation gav ikke anledning til nye fokusområder. Organisationsbestyrelsen er generelt optaget af afdelingernes økonomi og driftsudgifter. 9/26

10 Tab ved fraflytning Posten Tab ved fraflytninger svinger meget fra år til år set over de seneste tre år. Siden sidste regnskabsår er udgifterne til tab ved fraflyttere faldet i alle afdelinger undtagen Niverød III. Stigningen i Niverød III kan skyldes, at udgifterne i regnskabsåret var bemærkelsesværdige lave. De faldende udgifter i Niverød IV fortsætter i 2015/2016, hvilket er meget positivt. I Niverødgård er udgifterne også faldet, hvilket kommer efter sidste års ekstraordinære store tab ved fraflyttede lejere. Mergeltoftens udgifter til tab ved fraflyttere er stort set de samme som de to forgående regnskabsår, der er dog et lille fald i nuværende regnskabsår. Bofælleskabet Byvejens havde - ligesom de to foregående regnskabsår - ingen udgifter til tab ved fraflyttere. Henlæggelser Som udgangspunkt anbefales det, at saldoen på opsparede henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse udgør to til tre gange størrelsen på den årlige henlæggelse til formålet. Det er dog kun afdelingerne Mergeltoften og Bofælleskabet Byvejen, der lever op til dette. Øvrige nøgletal gennemgås på mødet. Bilag 5: Sådan læses nøgletal for ledelsesinformation Bilag 6: Nøgletal for ledelsesinformation for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager ledelsesinformationen til efterretning og beslutter, om der skal være særlige fokuspunkter til ledelsesinformationen for Organisationsbestyrelsen besluttede fortsat at have fokus på tab ved fraflytning og henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. 11. Valg af medlemmer til KAB s repræsentantskab har to medlemmer i KAB s repræsentantskab. I henhold til KAB s vedtægter vælges medlemmer til KAB s repræsentantskab enten af den enkelte organisationsbestyrelse eller på selskabets repræsentantskabsmøde. 10/26

11 På repræsentantskabsmødet den 22. april 1997 blev det besluttet, at s medlemmer i KAB s repræsentantskab vælges af organisationsbestyrelsen. Nuværende medlemmer af KAB s repræsentantskab er Henrik Harsberg og Linda Storgaard. Som personlig suppleant for Henrik Harsberg er John Resting valgt, og som personlig suppleant for Linda Storgaard er Bettina Pagh valgt. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger to medlemmer samt to personlige suppleanter til KAB s repræsentantskab for en etårig periode. Henrik Harsberg og Linda Storgaard blev genvalgt, og Bettina Pagh og John Resting blev genvalgt som suppleanter. 12. Valg af delegerede til BL s kredsmøder I henhold til BL s vedtægter kan udpege fire delegerede til BL s kredsmøder, hvoraf halvdelen skal vælges af selskabets organisationsbestyrelse. De resterende to delegerede skal udpeges af repræsentantskabet. På organisationsbestyrelsesmødet den 18. november 2015 blev Bettina Pagh valgt som repræsentant til BL s kredsmøder. Da ingen andre ønskede at stille op, er den anden plads i kredsen vakant. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger to delegerede til BL s kredsmøder for en etårig periode. Henrik Harsberg og Bettina Pagh blev genvalgt. 11/26

12 13. Udkast til vedtægtsændringer På organisationsbestyrelsesmødet den 7. september 2016 blev der orienteret om, at Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet, med ikrafttrædelse pr. den 1. juli 2016, har vedtaget nye normalvedtægter for almene boligorganisationer med almene boliger. Administrationen har på baggrund af de nye Normalvedtægter konsekvensrettet vedtægterne for, som nu fremlægges til godkendelse i organisationsbestyrelsen, inden de indstilles til godkendelse på repræsentantskabsmødet den 30. november Bilag 7: Udkast til vedtægtsændringer Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender udkast til ændrede vedtægter og indstiller dem til godkendelse på repræsentantskabsmødet den 30. november stk. 3 pkt. 11 slettes. På sidste side i vedtægterne: Datoen ændres til 27. november 2014 i sætningen Vedtægterne erstatter de tidligere vedtægter dateret 8. december Vedtægterne skal trykkes og omdeles til alle beboere. Til nye beboere kan de tilbydes på mail eller USBstik. Herefter blev vedtægtsændringerne godkendt til indstilling til endelig godkendelse på repræsentantskabsmødet den 30. november Ansøgning om prækvalifikation til en ny boligsocial helhedsplan Den nuværende boligsociale helhedsplan Nivå Nu udløber med udgangen af 2017, det er derfor tid til at søge Landsbyggefonden om prækvalifikation til at fortsætte indsatsen i perioden Den boligsociale helhedsplan i Nivå har siden opstarten i 2009 arbejdet på at øge beboernes tryghed, trivsel og livsmuligheder gennem kompetenceudvikling, brobygning og socialt netværk. Gennem de seneste syv år er der opbygget en stærk platform for samarbejde mellem kommunale enheder, boligorganisationer, frivillige beboere, lokale foreninger, private aktører og landsdækkende organisationer. Denne årelange boligsociale indsats har været medvirkende til en positiv udvikling i boligområdet og i hele Nivå, hvor det ikke længere er de 12/26

13 vrede unge mænd, der fylder i overskrifterne. I dag er der en større optimisme i boligafdelingerne med en stigning i beboerdrevne aktiviteter. På trods af den positive udvikling er der imidlertid fortsat behov for en ekstra social indsats i området. Det øgede tværgående samarbejde har tydeliggjort, at der fortsat er mange sårbare familier med en række risikofaktorer, der gør, at der er brug for en helhedsorienteret indsats i forhold til familieliv, skole, arbejdsmarked og fritid. Derudover er der fortsat brug for en boligsocial indsats, der kan fungere som både katalysator og motor i udviklingen af boligområdet, og som kan sikre, at de almene boligafdelinger tænkes med og integreres i den generelle byudvikling i Nivå. Ambitionen med en kommende helhedsplan er at videreudvikle det samarbejde, der i dag er bygget op, ved at formalisere og styrke det boligsociale samarbejde mellem kommune, boligorganisationer og øvrige samarbejdspartnere og ved at invitere nye aktører ind i samarbejdet. Vægten i den boligsociale indsats vil i endnu højere grad være forebyggende og opbyggende, og fokus vil være på en ressourceorienteret tilgang, hvor beboerne fortsat er med til at sætte dagsordenen. Både fra beboerne, de frivillige og de professionelle ønskes en boligsocial indsats, der kan understøtte, brobygge, facilitere og nytænke i forhold til de sociale problemstillinger, der fortsat er i området, og i forhold til det potentiale som beboerne, boligområdet og lokalsamfundet rummer. Det samlede budget for en ny fireårig periode er på 20 mio. kr. Heraf finansierer Landsbyggefonden 14 mio. kr. og Fredensborg Kommune 4 mio. kr. De resterende 2 mio. kr. skal medfinansieres af Vibo og. Administrationen har forhandlet med Vibo om en aftale, der medfører en stor rabat for Fredensborg Boligselskab. Rabatten opnås på baggrund af argumentation for, at beboerne i Niverød III og IV ikke, i samme omfang som beboerne i Islandshøjparken, benytter sig af/indgår i aktiviteterne i Nivå Nu. Aftalen betyder, at Vibo bidrager med kr. og bidrager med kr. Det svarer til, at Vibo pr. lejemål bidrager med kr. og med 839 kr. over en fireårig periode. Bilag 8: Ansøgning om prækvalifikation Bilag 9: Budget for boligsocial helhedsplan Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender ansøgning om prækvalifikation til en forlængelse af Nivå Nu for perioden samt godkender en bevilling fra dispositionsfonden til selskabets medfinansiering på i alt kr. 13/26

14 Organisationsbestyrelsen godkendte ansøgning om prækvalifikation til en forlængelse af Nivå Nu for perioden samt godkendte en bevilling fra dispositionsfonden til selskabets medfinansiering på i alt kr , Niverød IV, stier og pladser byggeregnskab Projektet blev afleveret den 21. november 2014, og 1-års eftersyn blev gennemført den 7. december Der blev ikke konstateret nævneværdige mangler i forbindelse med aflevering og 1-års gennemgang. Både i forbindelse med aflevering og i forbindelse med 1-års gennemgang blev der aftalt og udført en række nødvendige ekstraarbejder. Der er udarbejdet byggeregnskab dateret den 26. oktober Byggeregnskabet er som følger: Sammenstilling Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter kr kr kr. Omkostninger og gebyrer kr kr kr. Samlet anskaffelsessum kr kr kr. I anskaffelsessummen indgår et afsat beløb på kr. til istandsættelse af udvalgte parkeringsarealer. Projektet finansieres af opsparede midler på reguleringskontoen. De opsparede midler stammer fra omprioriteringssagen, hvor der blev gennemført dræn, sokkel og facaderenovering. Bilag 10: Byggeregnskab for stier og pladser Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskabet. Ejendomskontoret er i dialog med entreprenøren om, hvorvidt tidligere pris på asfaltering holder. Arbejdet udføres i foråret /26

15 16. Bestyrelseshonorar Ministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1.juli Reguleringsindekset er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 78,29 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 46,97 kr. pr. lejemålsenhed. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles ligeligt. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Organisationsbestyrelsen godkendte reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 17. First Agenda Flere boligorganisationer i KAB-fællesskabet har afprøvet det elektroniske møderedskab First Agenda med succes. Det er nu muligt for alle boligorganisationer frit at benytte dagsordensprogrammet, da KAB har købt en fælles licens til First Agenda. Programmet First Agenda samler al mødemateriale både dagsordener og bilag. Det vil altid være det senest opdaterede materiale, der er tilgængeligt. Mødedeltagerne kan hente materialet, når det passer dem, og materialet er også tilgængeligt offline. Det er muligt at tage noter og skrive kommentarer og udveksle dem med andre mødedeltagere, hvis det ønskes. Dagsordensprogrammet sikrer, at organisationsbestyrelsesmedlemmer har let adgang til mødematerialet og gør det enklere og hurtigere at modtage dagsordener og mødemateriale. Den 15/26

16 fungerer på samme tid som arkiv for boligorganisationen. Programmet er meget brugervenligt, så det kan benyttes uden særlige it-kundskaber. First Agenda bruges på en ipad. IPads (ipad Pro 9,7 32 GB 4G) kan købes gennem KAB til halv pris til udgangen af Prisen for en ipad i 2016 og 2017 er ca kr. ekskl. moms. Derudover koster den løbende drift årligt 600 kr. ekskl. moms for et datakort (årsabonnement og installation) og kr. ekskl. moms for en tabletpakke (installation, introduktion til ipad ved det første møde samt support). KAB underviser også i generel brug af ipad ved KAB Aftenskole. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, om fremtidigt mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøder fremsendes med brug af First Agenda og om der indkøbes ipads, datakort og tabletpakke til alle organisationsbestyrelsesmedlemmer. en udskydes til organisationsbestyrelsesmødet i marts KAB's sommerophold 2017 De to afholdte sommerophold for henholdsvis familier og seniorer i sommeren 2016 havde i alt 201 deltagere. Heraf deltog 153 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2017 forventer KAB at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond og eventuelt andre fonde om midler hertil. For nuværende forventes senioropholdet fastholdt, men det besluttes først endeligt i efteråret 2016 efter evalueringen. KAB s familieophold i Helsingør Ferieby i hytter fik en flot evaluering af deltagerne og forventes gennemført i Økonomi seniorophold Pris i alt Tilskud fra organisationen Egenbetaling kr kr kr. Økonomi familieophold Voksne Børn Pris i alt kr kr. Tilskud fra organisation kr kr. 16/26

17 Egenbetaling kr kr. Egenbetaling med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond* 100 kr. 100 kr. * Beboere på kontanthjælp eller med en indtægt, der ligner kontanthjælp Senioropholdet er en uges ophold på et handicapvenligt hotel eller højskole. Prisen dækker en plads i et dobbeltværelse med bad og toilet samt alle måltider mv. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til senioropholdet. Tilskud fra boligorganisationen Boligorganisationen kan reservere et antal pladser til de to sommerophold gennem boligorganisationens tilskud. Tilskuddet er med til at finansiere: Transport, udflugter og foredrag m.v. Boligorganisationens pris vil være op til kr. pr. plads i 2017, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. Boligorganisationen betaler kun for faktisk benyttede pladser. I 2016 var der ingen beboere fra der deltog med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond., Det indstilles at organisationsbestyrelsen beslutter at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads og hvor mange familiepladser og seniorpladser, de ønsker at råde over. Organisationsbestyrelsen besluttede, at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads, og selskabet ønsker at råde over 10 pladser. Søren Martinussen undersøger, hvilket materiale der udsendes til beboerne. Organisationsbestyrelsen ønskede bedre reklame for sommerophold. 19. Kontanthjælpsloftet er trådt i kraft den 1. oktober 2016 Ellen Ladhøj har bedt om, at organisationsbestyrelsen drøfter, om selskabet kan gøre yderligere for de beboere, der rammes af kontanthjælpsloftet i et omfang, som gør det vanskeligt at betale huslejen. KAB udsendte i juni 2016 et brev til alle beboere, der modtager boligsikring i brevet oplystes om muligheder, hvis du som beboer får svært ved at betale huslejen. Brevet vedlægges som bilag. 17/26

18 Bilag 11: Kontanthjælpsloftet brev til beboere der modtager boligsikring Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter om selskabet kan gøre yderligere for beboere, der rammes hårdt af kontanthjælpsloftet. Organisationsbestyrelsen vil afvente og se, hvordan situationen udvikler sig. Emnet er ligeledes på dagsordenen til repræsentantskabsmødet den 30. november Sager til orientering graders analyser præsentation af rapporter Organisationsbestyrelsen bestilte i maj 2016 en 360 graders analyse af driftsøkonomien i alle afdelinger i selskabet. Analyserne er nu foretaget og rapporterne er udarbejdet. Resultaterne bliver gennemgået på mødet. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at 360 graders analyserne skal være en del af dagsordenen på temamødet den 21. januar Bilag 12: 360 graders analyse 5401, Niverød III Bilag 13: 360 graders analyse 5402, Niverød IV Bilag 14: 360 graders analyse 5403, Niverødgård Bilag 15: 360 graders analyse 5406, Mergeltoften Bilag 16: 360 graders analyse 5410, Byvejen Bilag 17: 360 graders analyse 5400, Lone Skriver gennemgik boligorganisationens samlede analyseresultater med 12 anbefalinger til besparelser i afdelingerne. Den videre drøftelse af anbefalingerne vil ske på temadagen den 21. januar /26

19 , Niverødgård status på tag På det seneste ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 7. september 2016 blev der orienteret om, at byggeskadefonden har besigtiget de anmeldte byggeskader i tagkonstruktionen på Niverødgård samt at teknisk sagsansvarlig i Byggeskadefonden, Peter Topsøe, efterfølgende har meddelt, at Byggeskadefonden er positivt indstillet overfor anmeldelsen. Herudover blev det oplyst, at teknisk indstilling til ledelsen i Byggeskadefonden også omhandler tagbeklædningen, hvor det anbefales, at alle tagflader på ejendommen udbedres af Phønix Tag med forbehold for, at Phønix Tag fortsat dækker en del af udgiften. Sagen er blevet behandlet teknisk men henligger fortsat i Byggeskadefondens juridiske afdeling, og afventer endelig afgørelse. Der forventes svar indenfor få dage. Der er ikke modtaget svar fra Byggeskadefonden. KAB rykker igen , Niverødgård status på genopretningsplan På ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 27. september 2016 godkendte organisationsbestyrelsen det reviderede skema B-budget, og på ekstraordinært afdelingsmøde den 27. september 2016 godkendte afdelingen det reviderede skema B-budget for genopretningsplanen, som er identisk med skema A-budgettet. Skema B-ansøgningen er den 25. oktober 2016 fremsendt til Fredensborg Kommune med henblik på behandling i Økonomiudvalget den 14. november og på Byrådsmødet den 21. november Det forventes, at byggestart vil være i januar 2017 og forventet aflevering i juni /26

20 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Boplacering af flygtninge status på aftale med kommunen og de første erfaringer Aftale med Fredensborg Kommune På mødet den 7. september 2016 blev organisationsbestyrelsen orienteret om at forhandlingerne, mellem Fredensborg Kommune og repræsentanter for alle almene boligorganisationer i kommunen om en fælles aftale om boplacering af flygtninge, er inde i en afsluttende fase. Det var forventet, at udkast til aftalen kunne behandles på mødet den 21. november 2016, men kommunen har udsat seneste forhandlingsmøde til den 23. november De første erfaringer med flygtninge boplaceret i Niverød III Ellen Ladhøj har bedt om, at organisationsbestyrelsen drøfter de første erfaringer med boplacering af fire kvinder og fire mænd, som er flygtet fra Eritrea. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om status på aftale med Fredensborg Kommune til efterretning og drøfter de første erfaringer med flygtninge boplaceret i Niverød III. På mødet den 23. november 2016 ønsker Fredensborg Kommune at drøfte forhold vedrørende kontanthjælpsloftet, og dermed ikke kun rammeaftalen om boliger til flygtninge. KAB kender ikke den konkrete dagsorden. 24. Styringsdialog Den 25. oktober 2016 blev den årlige styringsdialog med Fredensborg Kommune afholdt. Styringsdialogen er et vigtigt samarbejdsforum mellem de almene boligselskaber og kommunen. På mødet blev blandt andet drøftet den økonomiske situation i selskabet og selskabets afdelinger, renoveringsprojekter med særlig fokus på Niverødgård, selskabets og afdelingernes hjemmesider samt kontanthjælpsloftet. 20/26

21 Henrik Harsberg supplerede med, at Niverødgårds status af familieboliger endelig er blevet rettet i stamdata hos Landsbyggefonden. Der er aftalt et opfølgningsmøde med kommunen om eventuelle konsekvenser af kontanthjælpsloftet. 25. Ændring i rygepolitikken i relation til e-cigaretter Der er i juni 2016 sket en ændring i rygelovgivningen. Ændringen indebærer, at arbejdsgiveren skal have en rygepolitik, også for e-cigaretter. KAB har ændret den nuværende rygepolitik herefter, således at e-cigaretter er ligestillet med almindelige cigaretter. Det betyder, at rygning af e-cigaretter ligesom almindelige cigaretter kun kan foregå udendørs eller i dertil indrettede rygebokse. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer Der er forhandlet og underskrevet ny lokalaftale for ejendomsfunktionærerne med virkning fra den 1. september Lokalaftalen erstatter tidligere lokalaftaler og tilhørende bilag. Sundhedsordning Der er indført en sundhedsordning for alle ejendomsfunktionærer. Der er fremadrettet bl.a. mulighed for at få en henvisning til kiropraktor, fysioterapi, massage og zoneterapi. Ordningen koster 30 kr. om måneden/360 kr. om året pr. medarbejder. Omkostningerne dækkes af den enkelte boligafdeling. 21/26

22 Ny lønmodel Siden fusionen mellem AKB og KAB i 2007 har der været anvendt to forskellige lønmodeller. Der er nu udarbejdet en fælles lønmodel. Medarbejdernes løn konverteres, så den tilpasses elementerne i den nye lønmodel. Der er ingen medarbejdere, der går ned i løn som følge af lønkonverteringen. Titelstruktur Der er udarbejdet en klar titelstruktur som er tilpasset til henholdsvis ejendomsleder-og driftschefmodel. Titelstrukturen er fremadrettet således: Ejendomsleder Driftschef Driftschef Ejendomsmester Serviceleder Driftsleder Servicemedarbejder Driftslederassistent Driftslederassistent Servicemedarbejder Servicemedarbejder Driftsledere i en ejendomsledermodel skifter derfor titel til ejendomsmester. Enkelte driftsledere, i driftschefmodellen, skifter titel og ansættelsesvilkår til serviceleder. Serviceleder svarer til betegnelsen ledende ejendomsfunktionær i overenskomst for ejendomsservice En serviceleder ansættes uden øverste arbejdstid. Det er en betingelse for at kunne være ledende ejendomsfunktionær, at man har formel personaleledelse. Herudover skal minimum tre ud af følgende kriterier være opfyldt: Ansvar for mere end 500 forvaltningsenheder Personaleleder for mere end fem medarbejdere Ansvarsområdet omfatter forskellige ejerformer eller kommunalt samarbejde Der er indgået driftsfællesskaber Ansvar for afdeling/område med boligsocial helhedsplan Anciennitet ved rokering til anden boligorganisation Medarbejderen medtager sin ansættelsesanciennitet ved skift til en anden stilling inden for KAB-fællesskabet. Medarbejderen medtager ikke sin jubilæumsanciennitet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22/26

23 27. Ny politik for trusler og voldsepisoder KAB har i samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen, VND og VNC udarbejdet en ny politik for håndtering af trusler og voldsepisoder mod medarbejdere. Desværre oplever KAB, at der undertiden er medarbejdere både i boligorganisationerne og i KAB, der udsættes for vold eller trusler. Det er meget vigtigt at signalere, at vold og trusler ikke tolereres, og at der er en klar plan for håndtering, hvis det alligevel skulle finde sted. Derfor er der nu udarbejdet en ny politik for håndtering af trusler og vold, som understøtter dette. Politikken lægger i højere grad end tidligere vægt på vigtigheden af at forebygge trusler og vold. Politikken angiver nu også, at der skal ske politianmeldelse af forholdet, og at forholdet vil have konsekvenser for den truende eller voldelige beboer. Politikken er som noget nyt suppleret med en tjekliste til leder og medarbejder med instruktion om, hvordan man i givet fald skal forholde sig, da det kan være svært at huske det hele, når man står i situationen. Bilag 18: Politik om håndtering af vold og trusler Bilag 19: Tjekliste til håndtering af trusler og voldsepisoder Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 28. Selskabets økonomiske situation Som nævnt tidligere er der udsigt til, at 2016 bliver et betydeligt bedre år for vores investeringsforeninger end 2015 var. Som det fremgår af nedenstående tabel, har den gennemsnitlige værdistigning for de tre foreninger i de første ti måneder af 2016 været +3,68 %-point, hvilket er betydeligt højere end sidste år og noget højere end forventet. 23/26

24 Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 31. okt Værdiudvikling hidtil 2016 Værdiudvikling hele ,86 114,11 +3,25 %-point -0,01 %-point SEB ,03 114,72 +3,69 %-point +0,04 %-point Nykredit Port ,28 117,39 +4,11 %-point -0,14 %-point Den usikkerhed som den seneste tid har præget de finansielle markeder, ser heldigvis ikke ud til at have haft den store effekt på obligationsmarkedet i hvert fald ikke i negativ retning. Der skal dog gøres opmærksom på, at der kan forekomme betydelige udsving - positive såvel som negative. Indskud i investeringsforeningerne skal derfor ses som en langsigtet investering. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 29. Nyt fra ejendomskontoret Driftsleder får ny titel som serviceleder Driftsleder i, Tom Føhns, opfylder kriterierne som ledende ejendomsfunktionær, og har pr. den 1. september 2016 skiftet titel og ansættelsesvilkår til serviceleder. Se under punkt 26 Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer. 24/26

25 Der har været indbrud på ejendomskontoret, hvor nøgleskabet blev stjålet, men det er efterfølgende fundet af politiet. Der er nu skiftet cylindre flere steder. 30. Nyt fra afdelingerne 5401 Niverød III og 5402 Niverød IV Installation af nyt antenneanlæg i boligerne er afsluttet i begge afdelinger. Pr. den 1. oktober 2016 er alle overgået til YouSee s grundpakke med mulighed for individuel tilkøb af tv-pakker, tv-kanaler og internet. YouSee havde i første omgang glemt at informere de udførende entreprenører om, at også ejendomskontor og beboerlokalerne i Laden skulle tilkobles antenneanlæggene. YouSee har bekræftet manglerne, men forholdet er fortsat ikke løst. Der er nu indlagt antenneanlæg til Laden og ejendomskontoret. Der er enkelte klager fra beboerne, men generelt er der tilfredshed med de nye tv-pakke muligheder. 31. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 20: Statistik for beboerklagenævnssager /26

26 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 32. Kommende møder Møder i foråret 2017 Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Organistionsbestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde torsdag den 16. marts 2017, kl i Laden onsdag den 17. maj 2017, kl i Laden onsdag den 6. september 2017, kl i Laden torsdag den 16. november 2016, kl i Laden torsdag den 30. november 2017, kl på Karlebo Kro Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 33. Eventuelt Intet. 34. Referat fra mødet evt. fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 26/26