Beredskabskommissionen

Transkript

1 Referat Mødedato: Tirsdag den 18. juni 2013 Mødetidspunkt: 8:30 Sluttidspunkt: 10:00 Mødelokale: Medlemmer: Fraværende: Viborg Brandvæsen Industrivej 3 Søren Pape Poulsen, Birthe Harritz, Allan Clifford Christensen, Claus Nielsen, Claus Nørgaard, Børge Møller Pedersen Ingen

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Efterretningssager til mødet den 18. juni Brandsyn for perioden 1. januar 31. december Aftale om brandslukning i dele af Favrskov Kommune Budgetforslag Månedlig budgetopfølgning baseret på ledelsesinformation pr Meddelelser og gensidig orientering, herunder orientering ved formanden, dels om afholdte møder m.m. siden sidste beredskabskommissionsmøde, dels om planlagte møder Næste møder i i Underskriftsside

3 1. Efterretningssager til mødet den 18. juni 2013 Sagsnr.: 13/34917 Sagsansvarlig: Henning Johansen a. Ny Beredskabskommissionsmedlem. Byrådsmedlem Benny Ragner er på baggrund af Valgbarhedsnævnets afgørelse om, at han ikke længere kan anses for valgbar udtrådt af Viborg Byråd, jf. tillægssag til Byrådets møde den 1. maj Udover sit medlemskab af Viborg Byråd har Benny Ragner bl.a. beklædt posten som medlem af Viborg Kommunes Beredskabskommission. Byrådet vedtog på sit møde den 1. maj 2013 under sag nr. 13/12280, at Børge Møller Pedersen indtræder i i s.f. Benny Ragner. b. Ulovligt oplag af store mængder halmballer på ejendommen Øster Børstingsvej 2, Iglsø, Stoholm. På Beredskabskommissionsmødet den 11. september 2012 besluttede på ny at indgive politianmeldelse på ejeren af ejendommen, da der umiddelbart forud for mødet den 11. september 2012 blev konstateret lignende forhold, der var anledning til den første politianmeldelse. Midt & Vestjyllands Politi formåede ikke at få ejeren til at fjerne det ulovlige halmoplag, hvorfor sagen blev videresendt til Byretten i Viborg. Byretten dømte ejeren skyldig i overtrædelse af Beredskabsloven. Dommen lød på kr. i bøde og tvangsbøder på kr. om ugen, indtil ejeren har opfyldt kravene i påbuddet af september BESLUTNING I BEREDSKABSKOMMISSIONEN DEN Taget til efterretning. Vedrørende pkt. b: Midt og Vestjyllands Politi meddeler pr. 10. juni 2013, at tiltalte har anket dommen til landsretten. Det har herfor en opsættende virkning på dagbøderne. 2

4 2. Brandsyn for perioden 1. januar 31. december 2012 Sagsnr.: 13/54575 Sagsansvarlig: Henning Johansen Brandsyn for perioden 1. januar 31. december I h.t. oversigten over antal pligtige brandsyn i 2012, har Beredskabsafdelingen udført i alt 679 brandsyn i 2012 og således udført alle de pligtige brandsyn, der skulle udføres iflg. oversigten over antal brandsynspligtige objekter i Den samlede oversigt over brandsynspligtige objekter er stedet fra 1220 objekter i 2011 til 1344 objekter i Der er tilført listen 124 nye brandsynspligtige objekter. Stigningen i antallet af nye brandsynspligtige objekter skyldes hovedsageligt, at der er opført flere nye institutioner, forsamlingslokaler, virksomheder m.fl. som kræver brandsyn. Samtidig var nogle mindre objekter, bl.a. små kirker, kantiner på mindre virksomheder, nogle få ubemandede tankstationer og mindre landsbyforsamlingshuse, ikke blevet registreret efter kommunesammenlægning, grundet forskellige registreringsmetoder, men nu er de lagt ind i brandsynsregistret. Det gennemgående for de objekter der er fundet er, at det overvejende er mindre objekter, som ikke har den store personbelastning, eller har store bygningsmasser og derved repræsenterer store værdier eller udgør brandfarlige virksomheder for det enkelte område. I 2012 har der været ekstra fokus på brandsynene for at nedbringe antallet af påtaler, henvisninger og henstillinger, ved de dialogbaserede brandsyn. Antallet af påtaler, henvisninger og henstillinger er faldet med lidt under 10 % i forhold til Beredskabsafdelingen mener at der er basis for yderligere nedbringelse af påtalerne, henvisningerne og henstillingerne. Her pr. 1. april 2013 er der igangsat et nyt initiativ til forbedring, smidiggørelse af brandsynene, udfærdigelse af brandsynsrapporterne og nedbringelse af påtaler m.m., ved at Beredskabsafdelingen har taget et nyt digitalt brandsynsprogram i brug. Med det nye digitale brandsynsprogram forventes bl.a. at brandsynene i hovedtræk kan færdgøres umiddelbart inden den tilsynsførende forlader objektet, og der bliver mere tid til dialog og rådgivning. Brandchefen orienterer nærmere på mødet om arterne af påtaler, henvisninger og henstillinger og forventningerne til det nye digitale brandsynsprogram. Brandchefen indstiller at indberetningen til Beredskabsstyrelsen om brandsyn i 2012 tages til efterretning. BESLUTNING I BEREDSKABSKOMMISSIONEN DEN Taget til efterretning. 3

5 3. Aftale om brandslukning i dele af Favrskov Kommune Sagsnr.: 13/34950 Sagsansvarlig: Henning Johansen Aftale om brandslukning i dele af Favrskov Kommune. Genoptagelse af sag nr. 13/34950 fra Beredskabskommissionsmødet den 4. april Aftale om brandslukning i dele af Favrskov Kommune imellem Favrskov og Viborg Kommuner udløber med udgangen af december måned Favrskov Kommune har tilkendegivet, at de gerne ser en fortsættelse af samarbejdet med Viborg Kommunes Beredskabsafdeling, station Bjerringbro, men har ønsket at få alternative tilbud på løsning af opgaven i forhold til den nuværende aftale. På Beredskabskommissionsmødet den 4. april 2013 blev der skitseret 3 forskellige tilbudsmodeller. Efterfølgende har Favrskov Kommune ønsket at få et yderligere tilbud på en tilbudsmodel 4. Tilbudsmodel 4 omhandler: At station Bjerringbro dækker en reduceret model 3 område, betegnet udrykningsområde Hvorslev. Med det samme materiel som i dag og med et mandskab på 1+5. Brandchefen orienterer nærmere på mødet om de alternative tilbudsmodeller på brandslukning i dele af Favrskov Kommune. Brandchefen indstiller at de alternative tilbudsmodeller godkendes og resultatet af Favrskov Kommunes vurdering af tilbuddene afventes. BESLUTNING I BEREDSKABSKOMMISSIONEN DEN De fremlagte alternative tilbud godkendes og fremsendes Favrskov Kommune til vurdering. 4

6 4. Budgetforslag Sagsnr.: 13/17023 Sagsansvarlig: Per Poulsen Ved behandling af budgetforslag drøftes følgende emner: Forslag til driftsbudget Forslag til evt. nye driftsønsker og anlægsønsker Forslag til tekniske ændringer i det vedtagne anlægsbudget Forslag til Mål og midler herunder fokusområder og effektmål Forslag til prioriteringskatalog (effektiviseringsforslag) s budgetbidrag indgår i det materiale, som drøftes på byrådets budgetkonference den 29. og 30. august Mål og midler: Mål og midler er det centrale budgetdokument i Viborgmodellen for dialogbaseret styring, der blev vedtaget af Byrådet på mødet den 20. marts 2013 (sag nr. 2). Mål og midler samler oplysninger om de målsætninger og den økonomi, som de ansvarlige udvalg og chefer skal styre efter. Mål og midler udarbejdes for alle politikområder, og dokumentet er løbende udfyldt og fremlagt for udvalgene i foråret i takt med at flere emner beskrives. De gældende fokusområder og kvalitetsmål kan ses af mål og midler for budget (fremgår af bilag nr. 5.). På baggrund af Forvaltningens status drøftes, hvilke fokusområder og kvalitetsmål, der kan overføres fra 2013 til Desuden drøftes nye idéer og den proces, som er igangsat med at udarbejde nye fokusområder og effektmål. Efter kommissionens drøftelse på dette møde, vil Forvaltningen udarbejde et oplæg til fokusområder og effektmål i 2014 og udfylde disse sider i mål og midler. Fokusområder: I mål og midler beskriver kommissionen sine fokusområder. Fokusområder er de faglige og økonomiske mål/indsatser, som kommissionen ønsker at sætte særligt fokus på i budgetperioden. Fokusområder kan også være konkrete tiltag, analyser eller projekter, som kommissionen ønsker at fremhæve. Kommissionens fokusområder udvælges ud fra allerede vedtagne politikker og strategier, hvori der er beskrevet målsætninger og indsatsområder. Fokusområder kan også udvælges på baggrund af ny lovgivning eller aktuelle udfordringer på politikområdet. De første sider af mål og midler for 2014 er udfyldte og kan ses af bilag nr. 5. Den første side er udvalgsforsiden, der viser de dele af visionen, som er særligt relevant for kommissionens politikområder, og linker videre til vedtagne politikker og strategier. Den anden side viser de målsætninger og indsatsområder, som er vedtaget. Effektmål: 5

7 Der vedtages tre til fem effektmål på hvert politikområde, som ligeledes indgår i mål og midler. Fra 2014 er kommunerne ikke længere forpligtet til at udarbejde en kvalitetskontrakt. Effektmålene erstatter derfor de kvalitetsmål, som tidligere har indgået i Viborg Kommunes kvalitetskontrakt. Hvor kvalitetsmålene kan siges at være brede udviklingsmål, er effektmålene i højere grad målbare målsætninger, som retter fokus på effekten af kommunens ydelser for borgerne. Kommissionens kvalitetsmål, som er gældende i 2013, kan ses af bilag nr. 5. Beskrivelse af kvalitetsmål vedlægges som bilag nr. 6. Driftsbudget Forslaget til driftsbudget ses af nedenstående tabel. Forslaget til driftsbudget sammenholdes i tabellen med den samlede budgetramme, der er beregnet ud fra de principper, som Økonomiudvalget godkendte på mødet den 23. januar 2013 (sag nr. 1). Forslag til driftsbudget (1.000 kr., 2014priser) Redningsberedskab I alt Budgetramme i alt Afvigelse Tabellen viser, at kommissionens budgetforslag overholder den samlede ramme i hvert budgetår. Væsentligste ændringer i budgettet: Dokumentation af både budgetrammer og budgetforslag kan ses af bilag nr. 1. I bilaget redgøres for tillægsbevillinger, løn og prisfremskrivning samt tekniske ændringer, der er indregnet i budgetrammen for de enkelte politikområder. Heraf fremgår også de ændringer, der er indarbejdet siden første rammeudmelding pr. 8. februar I bilaget redgøres også for alle rammeændringer, som indgår i budgetforslaget. Nye driftsønsker: Såfremt kommissionen har nogle nye driftsønsker, som ønskes drøftet på byrådets budgetkonference den 29. og 30. august 2013, skal de så vidt muligt behandles i forbindelse med vedtagelsen af forslaget til driftsbudget. Orientering om prioriteringskatalog Økonomiudvalget vedtog på mødet den 23. januar 2013 (sag nr. 1), at der skal udarbejdes et prioriteringskatalog i forbindelse med budgetlægningen for budget Prioriteringskataloget skal indeholde forslag til effektiviseringer af den kommunale opgaveløsning i hele den kommunale organisation. Der skal anvises et samlet økonomisk råderum på minimum 50 mio. kr. i 2014 svarende til 1,3 procent af de kommunale serviceudgifter. Inden for kommissionens politikområde er følgende effektiviseringsforslag under udarbejdelse: 1. Øget anvendelse af mandskabet til rep. og vedligeholdelse af kommunale køretøjer på. Der henvises i øvrigt til Viborg Kommunes vognparkanalyse og optimeringsforslag. 2. Øget anvendelse af mandskabet til salg af ydelser til eksterne beredskaber i forbindelse med røgdykkerudstyrs eftersyn og kontrol + besparelser på efters yn af eget røgdykkermateriel, 3. Generel besparelse på udgifterne til rep. og vedligeholdelse af egne brandkøretøjer i takt med udskiftning til nye køretøjer; 4. Øget indtægt ved udvidelse af vagtcentralens telefonomstilling af borgerhenvendelser til hjemmeplejens vagtpersonale efter normal arbejdstid ophør. 6

8 Der orienteres på mødet om effektiviseringsforslagene, jf. den procesplan, som Økonomiudvalget vedtog den 13. marts 2013 (sag nr. 5). Byrådet orienteres om prioriteringskataloget den 25. juni 2013, og Økonomiudvalget drøfter samme dag kataloget med henblik på, at det godkendes inden fremsendelse til budgetkonferencen. Kommissionens forslag ses som bilag nr. 7. Anlægsbudget Forvaltningen har udarbejdet et oplæg til nye anlægsønsker, der kan ses i bilag nr. 2. Oplægget vil med kommissionens evt. ændringer indgå i materialet til byrådets budgetkonference. Der er desuden udarbejdet forslag til tekniske ændringer i det allerede vedtagne anlægsbudget, der kan ses som bilag nr. 3. Tekniske ændringer kan skyldes tidsmæssige forskydninger af anlægsprojekter eller mindre beløbsmæssige afvigelser. De tekniske ændringer indarbejdes i det basisbudget, som Økonomiudvalget behandler på mødet den 16. august Forklaringer til de enkelte anlægsprojekter kan ses af bilag nr. 4. Mål og midler På baggrund af kommissionens forslag til driftsbudget og Byrådets vedtagelse af den dialogbaserede styring udarbejder kommissionen dokumentet Mål og Midler som beskrevet ovenfor. Mål og midler skal til budgetkonferencen indeholde kommissionens forslag til: Fokusområder Effektmål Fokusområder er de mål og indsatser, som udvalget ønsker at sætte særligt fokus på i budgetperioden. Effektmål er målbare målsætninger, som retter fokus på effekten af kommunens ydelser for borgerne og samfundet. Desuden indeholder mål og midler de centrale pris og mængeforudsætninger i budgetforslaget samt en kort beskrivelse af budgetforudsætningerne. Der udarbejdes endvidere uddybende beskrivelser af de enkelte effektmål i bilagsform. Mål og midler indgår i materialet til byrådets budgetkonference den 29. og 30. august Dialog om budgetforslaget Budgetforslaget vil blive drøftet i LMEDsystemet i et kommende møde. Eventuelle bemærkninger fra LMEDudvalget vil blive eftersendt senere. BILAG 1 Åben Bilag 1 Dokumentation af budgetrammer og budgetforslag BE /13 2 Åben Bilag 2 Anlægsønsker BE II /13 3 Åben Bilag 3 Anlægsbudget med tekniske ændringer BE /13 4 Åben Bilag 4 Forklaring til anlægsprojekterne BE /13 5 Åben Bilag 5 Mål og midler BE /13 6 Åben Bilag 6 Prioriteringskatalog /13 7 Åben Bilag 7 Kvalitetskontrakt /13 Brandchefen indstiller, at forslag til driftsbudget godkendes, at kommissionen drøfter, hvilke eventuelle nye driftsønsker og anlægsønsker, der fremsættes med henblik på drøftelse på Byrådets budgetkonference, 7

9 at forslag til tekniske ændringer i det allerede vedtagne anlægsbudget godkendes med henblik på indarbejdelse i forslag til basisbudget at Mål og midler for kommissionens politikområde bearbejdes med henblik på fremsendelse til Byrådets budgetkonference. BESLUTNING I BEREDSKABSKOMMISSIONEN DEN besluttede: at driftsbudgettet godkendes som fremlagt, og herunder det fremlagte prioriteringskatalog omhandlende effektiviseringsforslag, at der ikke var yderligere driftsønsker eller anlægsønsker udover det fremlagte, at de tekniske ændringer i det allerede vedtagne anlægsbudget godkendes og indarbejdes i forslag til basisbudgettet, at de af brandchefen fremlagte forslag til 3 mål og midler projekter godkendes til videre bearbejdelse og indgåelse i det materiale, der fremsendes til byrådets budgetkonference. 8

10 5. Månedlig budgetopfølgning baseret på ledelsesinformation pr Sagsnr.: 13/46820 Sagsansvarlig: Rasmus Gade Økonomiudvalget behandlede på møde den 23. februar 2011 proceduren for fremtidige budgetopfølgninger og det besluttedes her, at udvalgene hver måned får forelagt en overordnet budgetopfølgning baseret på ledelsesinformation. Ledelsesinformationen for 2013 viser forbruget pr. 30. april 2013 sammenholdt med budgettet, og kan sammen med det viste forbrug de seneste år danne grundlag for en gennemgang på udvalgsmødet. I ledelsesinformationen skal "budget" forstås som det korrigerede budget dvs. det oprindelige budget, korrigeret for evt. tillægsbevillinger. BILAG 1 Åben Bilag 1 ledelsesinformation pr 31 maj /13 Brandchefen foreslår at drøfter den pr. 30. april 2013 udarbejdede ledelsesinformation BESLUTNING I BEREDSKABSKOMMISSIONEN DEN Godkendt. 9

11 6. Meddelelser og gensidig orientering, herunder orientering ved formanden, dels om afholdte møder m.m. siden sidste beredskabskommissionsmøde, dels om planlagte møder 2013 Sagsnr.: 13/34955 Sagsansvarlig: Henning Johansen BESLUTNING I BEREDSKABSKOMMISSIONEN DEN Intet drøftet under sagen. 10

12 7. Næste møder i i 2013 Sagsnr.: 13/34958 Sagsansvarlig: Henning Johansen 10. september 2013, kl december 2013, kl (julemødet) BESLUTNING I BEREDSKABSKOMMISSIONEN DEN Nytårsparaden 2014 afholdes den 11. januar 2014 kl

13 Underskriftsside Søren Pape Poulsen Birthe Harritz Allan Clifford Christensen Claus Nielsen Claus Nørgaard Børge Møller Pedersen 12