1 Åbning af generalforsamlingen Bestyrelsesformand Christian Jansson åbnede generalforsamlingen.

Transkript

1 1 Note: I oversættelsen af dette dokument er udvist den største omhyggelighed. Den svenske tekst er dog gældende, såfremt misforståelser måtte opstå ved den danske oversættelse REFERAT fra generalforsamlingen i PostNord AB (publ), org. nr , afholdt den 24. april 2019 kl i selskabets lokaler i Solna 1 Åbning af generalforsamlingen Bestyrelsesformand Christian Jansson åbnede generalforsamlingen. 2 Valg af dirigent Christian Jansson blev valgt til dirigent for generalforsamlingen. Det blev konstateret, at dirigenten havde anmodet chefjurist Kristina Lilja om at være referent. Generalforsamlingen besluttede, at fotografering samt lyd- og billedoptagelser ikke var tilladt under generalforsamlingen. 3 Oprettelse og godkendelse af stemmeliste Nedenstående fortegnelse over fremmødte aktionærer blev godkendt som stemmeliste: Fremmødte aktionærer Antal aktier Antal stemmer Kongeriget Danmark (A-aktier) repræsenteret af Selskabsdirektør Michael Birch, i henhold til fuldmagt Kongeriget Sverige repræsenteret af kansliråd Christine Leandersson, i henhold (A-aktier) (B-aktier)

2 til fuldmagt I alt

3 3 4 Valg af en eller to justeringspersoner Selskabsdirektør Michael Birch og kansliråd Christine Leandersson blev udpeget til sammen med dirigenten at justere referatet. 5 Godkendelse af dagsordenen Den foreslåede dagsorden godkendtes, Bilag 1. 6 Beslutning om ret til deltagelse af udenforstående Generalforsamlingen godkendte, at udenforstående deltog i generalforsamlingen. 7 Spørgsmål om, hvorvidt generalforsamlingen er lovligt indkaldt Dirigenten konstaterede, at indkaldelse til generalforsamlingen var annonceret i Post- och Inrikes Tidningar den 26. marts 2019 og på selskabets hjemmeside den 22. marts 2019, samt at det den 26. marts 2019 var annonceret i Dagens Nyheter, at der var indkaldt til generalforsamlingen. Indkaldelsen er endvidere sendt pr. brev til aktionærerne, og meddelelse om generalforsamlingen er fremsendt til Folketingets og Riksdagens centrale forvaltning. Det blev konstateret, at indkaldelsen den 23. april 2019 blev suppleret med bestyrelsens forslag til beslutning om retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. 8 Fremlæggelse af a) årsrapporten og revisionsberetningen, b) bæredygtighedsrapporten og c) koncernrapporten og koncernrevisionsberetningen Det blev konstateret, at årsrapporten, revisionsberetningen og bæredygtighedsrapporten samt koncernrapporten og koncernrevisionsberetningen for regnskabsåret 2018 er fremsendt til ejerne og er til rådighed i lokalet, og at de dermed er fremlagt på behørig vis.

4 4 9 Redegørelse for det forløbne års arbejde a) bestyrelsesformandens beretning, b) den administrerende direktørs beretning og c) indlæg fra selskabets revisor Bestyrelsesformand Christian Jansson og den administrerende direktør, Annemarie Gardshol, aflagde beretning om bestyrelsens arbejde og selskabets aktiviteter i regnskabsåret Den ledende revisor, statsautoriseret revisor Tomas Gerhardsson, KPMG AB, redegjorde for revisionsarbejdet og gennemgik derefter i korte træk dels revisionsberetningen for selskabet og koncernen, dels redegørelsen om overholdelse af tidligere besluttede retningslinjer for vederlag og andre ansættelsesvilkår for ledende medarbejdere, Bilag 2. Annemarie Gardshol besvarede og kommenterede derefter spørgsmål og indlæg fra de fremmødte. 10 Beslutning om a) godkendelse af resultatopgørelsen og balancen samt af koncernresultatopgørelsen og koncernbalancen, b) dispositioner vedr. selskabets resultat i henhold til den godkendte balance og c) decharge for bestyrelsesmedlemmer og den administrerende direktør Godkendelse af resultatopgørelsen og balancen samt af koncernresultatopgørelsen og koncernbalancen Det blev konstateret, at revisoren anbefalede godkendelse af de foreliggende regnskabsdokumenter. Generalforsamlingen besluttede at godkende resultatopgørelsen for 2018 og balancen pr. 31. december 2018 samt koncernresultatopgørelsen for 2018 og koncernbalancen pr. 31. december 2018.

5 5 Disponering af resultat Det overførte overskud og årets resultat var i alt SEK Bestyrelsen og den administrerende direktør foreslog, at der ikke sker udlodning for regnskabsåret 2018, og at årets resultat og det overførte resultat, i alt SEK , overføres til næste år. Det blev konstateret, at revisoren anbefalede den foreslåede disponering af overskud. Generalforsamlingen vedtog forslaget. Decharge Det blev konstateret, at revisoren anbefalede, at bestyrelsen og den i 2018 administrerende direktør bevilges decharge for regnskabsåret Generalforsamlingen besluttede at bevilge bestyrelsens medlemmer og den i 2018 administrerende direktør decharge for forvaltningen af selskabet i regnskabsåret Rapportering om vederlag og anvendelsen af tidligere vedtagne retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere a) mundtlig redegørelse fra bestyrelsesformanden om de ledende medarbejderes vederlag i PostNord AB inkl. datterselskaber, b) bestyrelsens rapportering af, om tidligere retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere i PostNord AB inkl. datterselskaber er blevet fulgt og årsagen til eventuelle afvigelser, og c) fremlæggelse af revisors redegørelse i henhold til kapitel 8, 54 i den svenske aktieselskabslov (aktiebolagslagen) (2005:551) Bestyrelsesformanden redegjorde indledningsvis for de ledende medarbejderes vederlag i det forløbne regnskabsår, Bilag 3. Bestyrelsesformanden redegjorde herefter for, hvorledes tidligere besluttede retningslinjer er blevet fulgt i det forløbne år, Bilag 4.

6 6 Det blev konstateret, at revisorens redegørelse vedrørende dette punkt blev fremlagt i forbindelse med revisorens indlæg under 9 ovenfor. 12 Beslutning om bestyrelsens forslag til retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere Generalforsamlingen godkendte bestyrelsens forslag til retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere, Bilag Redegørelse for aktionærernes forslag til beslutning om honorarer, antal bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer, formand og næstformand for bestyrelsen Kansliråd Christine Leandersson præsenterede og begrundede aktionærernes forslag til beslutning om honorarer, antal bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer, formand og næstformand for bestyrelsen. 14 Beslutning om honorar til bestyrelsesmedlemmer og udvalgsmedlemmer Generalforsamlingen besluttede i overensstemmelse med aktionærernes forslag, at honorar til bestyrelsen skal udgøre følgende pr. år: Bestyrelsesformanden: Næstformanden for bestyrelsen: Bestyrelsesmedlemmer: SEK SEK SEK Der ydes et årligt honorar til medarbejderrepræsentanter og suppleanter, som deltager i bestyrelsesmøder, svarende til et svensk grundbeløb (SEK ). Følgende årlige udvalgshonorarer ydes: Revisionsudvalgets formand: SEK

7 7 Revisionsudvalgsmedlemmer: SEK Vederlagsudvalgets formand: SEK Vederlagsudvalgsmedlemmer: SEK Der ydes ikke honorar til bestyrelsesmedlemmer, som er ansat i det svenske Regeringskansliet. 15 Beslutning om antallet af bestyrelsesmedlemmer Generalforsamlingen besluttede, at antallet af bestyrelsesmedlemmer indtil afslutningen af næste generalforsamling, i overensstemmelse med vedtægterne, skal være otte, ekskl. suppleanter, hvoraf fire nomineres af den svenske stat og fire nomineres af den danske stat. 16 Valg af bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsesformand Generalforsamlingen besluttede i overensstemmelse med aktionærernes forslag for perioden frem til afslutningen af næste generalforsamling at genvælge bestyrelsesmedlemmerne Sonat Burman Olsson, Måns Carlson, Christian Ellegaard, Christian Frigast, Christian Jansson, Peder Lundquist, Ulrica Messing og Charlotte Strand. Generalforsamlingen besluttede endvidere i overensstemmelse med aktionærernes forslag at genvælge Christian Jansson som formand for bestyrelsen og Christian Frigast som næstformand for bestyrelsen. Det blev konstateret, at dirigenten inden valg til bestyrelsen har oplyst, hvilken tilknytning de foreslåede bestyrelsesmedlemmer har til andre virksomheder, gennem henvisning til oplysninger i årsrapporten og i det materiale, der er stillet til rådighed for generalforsamlingen, om de bestyrelsesmedlemmer, der blev foreslået genvalgt. 17 Redegørelse for bestyrelsens forslag til beslutning om honorar til revisor og revisor

8 8 Dirigenten præsenterede bestyrelsens forslag til beslutning om revisor og honorar til revisor i overensstemmelse med Revisionsudvalgets anbefaling. 18 Beslutning om honorar til revisor Generalforsamlingen besluttede i overensstemmelse med bestyrelsens forslag, at revisorens arbejde honoreres i henhold til godkendt regning. 19 Beslutning om antal revisorer Generalforsamlingen besluttede i overensstemmelse med bestyrelsens forslag, at antallet af revisorer skal være én, at revisoren skal være et registreret revisionsselskab, og at revisoren vælges for et år ad gangen. 20 Valg af revisorer Generalforsamlingen besluttede i overensstemmelse med bestyrelsens forslag at genvælge det registrerede revisionsselskab KPMG AB som revisor indtil afslutningen af næste generalforsamling. Det blev konstateret, at revisionsselskabet har meddelt PostNord, at selskabet har til hensigt at udpege statsautoriseret revisor Tomas Gerhardsson som ledende revisor. 21 Afslutning af generalforsamlingen Selskabsdirektør Michael Birch takkede på ejernes vegne bestyrelsen, ledelsen og medarbejderne for veludført arbejde i regnskabsåret. Der rettedes endvidere en særlig tak til den tidligere koncernchef, Håkan Ericsson, og den tidligere CFO, Gunilla Berg. Kansliråd Christine Leandersson afleverede et eksemplar af den svenske stats ejerpolitik og retningslinjer for statsejede selskaber til bestyrelsesformanden. Dirigenten erklærede herefter generalforsamlingen for afsluttet.

9 9 Referent: Kristina Lilja Justeringspersoner: Christian Jansson Michael Birch Christine Leandersson