Referat af ordinært repræsentantskabsmøde Mandag d. 28. marts 2011.

Transkript

1 Referat af ordinært repræsentantskabsmøde Mandag d. 28. marts Deltagere: ABF Skovhøj - Kolt ABF Udsigten - Skovhøj ABF Bifrost ABF Skovhøjen Brabrand Boligforening Afdeling 23 Brabrand Boligforening Afdeling 24 Århus Omegn Afdeling 10 Århus Omegn Afdeling 17 Århus Kommunes bofællesskab Århus Kommunes børnehave Henning Hansen Grethe Nielsen Heidi Overgaard Henning Jensen Grethe Krogh Hanne Bill Finn Tønnesen Jan Jensen Karen Sørensen Benny Pedersen Freddy Werner Torben Malmstrup Jan Kjærsgaard Anette Kjærsgaard Claus Beck Frank Skafte Kurt Stig Nielsen Søren Embregts John Tomkiewicz Thomas Nielsen Nina Boye (HH) (GN) (HO) (HJ) (GK) (HB) (FT) (JJ) (KS) (BP) (FW) (TM) (JK) (AK) (CB) (FS) (KSN) (SE) (JT) (TN) (NB) Ej fremmødt Deltager ikke Der var fremmødt 17 bestyrelsesmedlemmer og repræsentanter - svarende til 337 stemmer ud af 377 mulige. Formanden, Jan Kjærsgaard, bød velkommen og forslog på bestyrelsens vegne Finn Tønnesen som dirigent. Der meldte sig ingen modkandidater Valg af dirigent: 1. (FT) blev valgt som dirigent. Dirigenten indledte med formelle krav til indkaldelse samt den udsendte dagsorden med regnskab og budget og erklærede mødet for lovligt, hvorunder der kunne tages beslutninger i henhold til dagsordenen. Beretning: 2. Formanden fremførte bestyrelsens beretning for det forløbne år, hvor der havde været afholdt 8 bestyrelsesmøder. Fællesarealerne: Anlægsgartner Bent Nygaard, Hasselager, havde stået for vedligeholdelsen af fællesarealerne. Bestyrelsen udtrykte efter sæsonafslutningen sin tilfredshed med det udførte arbejde i fællesarealerne, og har igen overdraget vedligeholdelsen til Nygaard i 2011, da han afgav det bedste og billigste tilbud. Der blev afholdt et års gennemgang af fællesarealerne den 14. maj 2010 med arkitekt og Århus Kommune. Veje og stier: I løbet af vinteren 2009/10 blev bestyrelsen opmærksom på, at vejbelægningen på Skovhøj er begyndt at slå revner. Dette problem blev rejst overfor Århus Kommune i forbindelse med års gennemgangen, og efterfølgende blev det aftalt, at sagen genoptages i foråret 2011 for at sikre, at der ikke er sket yderligere sænkning af asfaltbelægning.

2 Overfladerne på fællesstierne, som er belagt med stenmel, blev i forrige vinter flere steder skyllet væk af smeltevand, ligesom der også havde vist sig problemer med afvanding fra søen ud for afd. 23, hvilket formentligt skyldtes ødelagte drænrør i forbindelse med anlæggelse af fællesarealerne. Bestyrelsen fremkom med krav om udbedring i forbindelse med års gennemgangen, og disse blev taget til efterretning og udbedret af Århus Kommune. Desværre konstaterede grundejerforeningen senere på året, at kraftige regnskyl fortsat gav problemer på overfladebelægningen, hvilket i første omgang gav anledning en reparationsudgift. Efter reparationen fortsatte problemerne, hvilket gav anledning til en henvendelse til Århus Kommune med krav om syn og skøn, hvis disse problemer med stien ikke blev løst. Det blev efterfølgende overfor grundejerforeningen oplyst, at en løsning kunne være at etablere et par rækker chaussebelægning på tværs af stien til vandafledning på særlige udsatte steder. Dette er blevet forelagt Århus Kommune, som via arkitektfirmaet vil foranledige projektet gennemført. Dette arbejde er p.t. under udbedring. Søen: Grundejerforeningen informerede i efteråret 2010 medlemsforeningerne nær søen om et forestående arbejde med tilslutning af vandledninger fra lokalplan 831 s område, hvilket vil afstedkomme, at søen skal tømmes for vand under arbejdets udførelse. Entreprenørfirmaet gik forinden konkurs, hvorfor tidsrammen for arbejdets udførelse er ukendt. Der har gennem de sidste par år været talt om opstilling af bænke omkring søen og langs stien i fællesarealerne. Grundejerforeningen har gennem de sidste par år foretaget en opsparing, som nu havde nået sit mål, hvorefter bænkene er bestilte. Bænkene, som består af granitblokke af hensyn til fremtidig minimal vedligeholdelse, ankom i december og henstår p.t. ved søen, og grundejerforeningen forventer bænkene placeret i det kommende forår, når vejret tillader dette. Der arbejdes fremadrettet på anskaffelse og opstilling af papirkurve ved granitbænkene. Kantafmærkning og skilte: Den opstillede kantafgrænsning af sten i rabatten ved indkørsel til ABF Bifrost og Udsigten Skovhøj er efter påbud fra vejmyndighederne ved Århus Kommune blevet fjernet med begrundelse om, at de var til fare for trafiksikkerheden. Påbuddet havde sit udspring efter en forespørgsel til vejmyndighederne om årsag til flytning af en færdselstavle mod parkering af last- og varevogne over kg i området (Lokalplan 32), som havde været opstillet ved indkørslen til Skovhøj, men nu var blevet flyttet ind i afd. 10 s interne område. Flytningen ville efter grundejerforeningens opfattelse ikke give den fornødne orientering til chauffører med tilkørsel til området om forbuddet i resten af området (Lokalplan 32), hvilket kunne afstedkomme anarki med hensyn til parkering. Vejmyndighederne kendte flytningen ulovligt og foretog et uanmeldt vejsyn, hvorefter flere foreninger fik påbud om ændring af afmærkning og fjernelse af sten til kantafmærkning. Andre sager: En i fællesarealet og ud for Bofællesskabet plantet hæk har i det forløbne år givet anledning til en mindre uenighed mellem Bofællesskabet og bestyrelsen, idet Bofællesskabet pludselig efter ca. 2 år ifølge en mundtlig aftale ikke ville påtage sig den aftalte vedligeholdelse. Sagen har kørt i næsten 10 måneder, uden at Bofællesskabet og bestyrelsen har kunnet nå frem til en konklusion eller forlig omkring vedligeholdelsen. I den oprindelig aftale, som bestyrelsen indgik, fik Bofællesskabet tilladelse til at placere en hæk udenfor deres skellinie i grundejerforeningens fællesareal mod fuld vedligeholdelsespligt af hækken. Nu mener Bofællesskabet, at de kun skal vedligeholde hækken ind mod dem selv, idet skal bemærkes, at Bofællesskabet ønskede hækken for at skabe lidt privatliv for beboerne på terrasserne ud til fællesarealet. Bestyrelsen fastholder fortsat sin version og har meddelt Bofællesskabet, at bestyrelsen alternativt vil fjerne hækken, da Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 28. mar Side 2 af 5

3 grundejerforeningen ikke kan påtage sig vedligeholdelse af private hække. Afgørelsen om, hvorvidt grundejerforeningen skal påtage sig vedligeholdelsen eller alternativt fjerne hækken vil komme senere i dagsordenen. (FS) (afd. 10) fandt ikke bestyrelsens henvendelse til vejmyndighederne hensigtsmæssigt, da han mente, at vi burde tale om en sådan sag, som nu havde fået økonomiske konsekvenser for flere afdelinger. Bestyrelsen kunne hertil svarer, som sandt er, at vi forgæves havde tilskrevet afd. 10, men ej fået svar. Bestyrelsen fandt også, at det havde været den lettest og ikke mindst den billigste løsning. (FS) oplyste, at det omhandlede skilt tilhørte afdelingen, som oprindeligt også havde betalt for det. Ved flytning af skiltet havde afdelingen opnået en præventiv virkning på parkering af lastbiler. (SE) (afd. 17) fandt det stærkt kritisabel, at afd. 10 og 17 ikke var inviteret med til et møde med Århus kommune vedr. fjernelse af kampesten. (HH) og (HJ) kunne meddele, at man ikke fra grundejerforeningen ville eller kunne blande sig i interne uenigheder mellem nogle afdelinger. Sidstnævnte havde kun deltaget med henblik på en løsning omkring skiltning ved indkørslen til området, som er omfattet af parkeringsrestrektioner i henhold til lokalplan 32. (AK) svarede, at hun havde bedt vejmyndighederne se nærmere på nogle kampesten, hvis der skulle være lighed for reglerne. (JT) (afd. 17) forespurgte til vandpuklerne i fællesarealerne. Disse er p.t. under udbedring. (FS) (afd. 10) forespurgte om grundejerforeningen nægtede at modtage arealerne mellem afd. 10 og 17. Det blev afvist og forklaret med, at grundejerforeningen ikke havde krav på arealerne, men Århus Omegn kunne overdrage arealerne vederlagsfrit med matrikelkort og skøde. Bestyrelsen havde tilskrevet boligforeningen Århus Omegn om arealet i dec. 2010, men ikke modtaget svar herpå. Beretningen blev herefter godkendt enstemmigt. Regnskab: 3. (HJ) aflagde årsregnskabet for 2010 og gennemgik revisions protokollatet til regnskabet og selve regnskabet. Regnskabet udviste et underskud på kr ,00 et historisk beløb, da grundejerforeningen ikke tidligere har oplevet underskud i sit regnskab. Underskuddet skyldes i første omgang bl.a. den voldsomme vinter i månederne januar og februar 2010, som udviste kr mod et budgetteret beløb på kr Spørgsmålet blev drøftet på et bestyrelsesmøde i forbindelse med regningen, idet det blev nødvendigt at trække på henlæggelsesfonden. På daværende tidlsupnkt aftalte bestyrelsen, at vi ventede med en overførsel til senere på året, hvis det ville være nødvendigt, idet kassebeholdningen kunne klare udgiften indtil kontingentindbetalingen i juli Årsagen var bl.a. at fastholde rentetilskrivningen på fonden så længe som muligt. Punktet var sidst på året igen til debat, og på grundlag af indlæg på tidligere repræsentantskabsmøder samt en tidligere revisionsbemærkning om et usædvanligt stort kasseoverskud, blev det besluttet ikke at trække på henlæggelsesfonden på daværende tidspunkt. I beslutningsprocessen indgik endvidere de sorte udsigter for vinteren 2010/11, som startede allerede i slutningen af november (FS) (afd. 10) fandt det forkert, at der ikke var trukket på henlæggelsesfonden, da der kun var budgetteret med kr Hertil svarede (HJ), at dette ville blive gjort til genstand for en nærmere analyse. Der var ingen yderligere spørgsmål til regnskabet, der herefter blev enstemmigt godkendt. Forslag: 4. (HH) fremlagde et forslag til afstemning omkring vedligeholdelsen af hækken placeret ud for Bofællesskabet, og plantet i grundejerforeningens fællesareal, idet Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 28. mar Side 3 af 5

4 Bofællesskabet ikke ville foretage vedligeholdelse af hækken, trods tidligere mundtlig aftale, som bestyrelsen havde indgået med Bofællesskabet, grundet arealmangel på eget areal. Hvis grundejerforeningen skal påtage sig vedligeholdelsen af hækkens yderside, skal grundejerforeningen vel også påtage sig opgaven med at holde de øvrige hække, som vender ud mod fællesarealerne og fællesvejen Skovhøj. Der havde de sidste 10 måneder foregået flere forhandlinger, som var endt uden resultat. Sagen havde endda vendt en rådmands bord. Bestyrelsen fremlagde følgende spørgsmål: Skal grundejerforeningen påtage sig vedligeholdelsen på den del af den plantede hæk, som vender mod fællesarealet ud for Bofællesskabet? 1: Ved afgivelse af et JA overtager grundejerforeningen fremover den del af hækken, som vender mod fællesarealet. 2: Ved afgivelse af et NEJ bemyndiges bestyrelsen til at fjerne hækken. Bestyrelsen begærede af principielle grunde skriftlig afstemning. Der blev afgivet 377 Nej stemmer og ingen Ja stemmer. Bestyrelsen blev derfor bemyndiget til at fjerne hækken. Bestyrelsen foreslog, at man gav Bofællesskabet en 1 måneds frist til at vælge, om de klarer opgaven med vedligeholdelsen, inden man skrider til fjernelse af hækken. Budget: 5. (HJ) fremlagde bestyrelsens forslag til et nyt budget for 2011/12, som efter bestyrelsens skøn udviste det værst tænkelige scenario. Der var trods en reduktion af vedligeholdelsesudgifterne til sommervedligeholdelse sket en del mindre forhøjelser i enkelte poster og en større ændring i vedligeholdelsen af fællesarealerne. Vintervedligeholdelsen er hævet med kr henset til de seneste 2 vintre, som bevirker, at vi er nødsaget til at trække på henlæggelsesfonden til ekstra snerydning. Uforudsete udgifter var hævet med kr , som er hensat til evt. fjernelse af hækken i fællesarealerne ud for Bofællesskabet. (Forslaget er godkendt af repræsentantskabet under punkt 4). Vedligeholdelse af fællesarealerne er reduceret i forhold til sidste år men samtidig tillagt en udgift på kr afsat til fjernelse af dunhamre i søen. Bestyrelsen håber måske på en billigere løsning, hvis vi kan overtale entreprenøren, som skal bygge nye brønde alligevel har søen tømt for vand. Kontorholdsudgifter er hævet med kr , idet der tidligere har været rejst et spørgsmål om et mindre omkostningsbestemt beløb indenfor skattelovgivningen til kassereren som en slags repræsentationsudgift, da det fortrinsvis er kassereren, som forestår møder med gartnere m.v. Mødeaktiviteten er ligeledes hævet med kr til dækning af forøgede udgifter til bl.a. leje af mødelokale. Derudover indgår det budgetterede underskud fra sidste år med minus kr Sammenholdt giver dette (desværre) anledning til en stigning i kontingentet fra kr. 500,00 til kr. 665,00 om året svarende til en stigning kr. 13,75 pr. boligenhed pr. måned. (JT) og (SE) (afd. 17) ønskede at bevare dunhamrene for at skabe et mere rigt fugleliv på stedet. Dette ville selvfølge give et mindre vandspejl og en fremtidig tillukning af søen til følge. (HJ) oplyste, at et flertal i bestyrelsen gik ind for at bevare søen og dermed fjerne dunhamrerne, ellers ville alle kræfter på at skabe søen samt opstilling af bænke omkring søen være spildte (FS) (afd. 10) udtrykte stadig sin bekymring over, at der ikke var trukket på henlæggelsesfonden til vintervedligeholdelsen. Der blev fra flere sider givet forslag til en ny budgetform evt. en form, som fulgte Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 28. mar Side 4 af 5

5 regnskabsåret. (HJ) meddelte hertil, at bestyrelsen, jfr. tidligere udtalelse omkring regnskabet, at dette ville blive medinddraget i den omtalte analyse evt. måske i samråd med revisoren. Henstilling til bestyrelsen om at revisor inddrages i den regnskabsmæssige problemstilling, som er rejst af (FS) om (snerydning / buffer / hensættelse). Da ikke flere ønskede ordet satte dirigenten budgettet til afstemning. Der var 256 stemmer for og 81 imod, hvortil afd. 17 bemærkede, at det var et uanstændigt budget. Evt. valg af administrator: 6. Bestyrelsen anbefalede, at vi fortsat selv administrerede grundejerforeningen. Dirigenten konstaterede, at der ikke var indsigelse mod dette. Valg af revisor: 7. Bestyrelsen ønskede at skifte revisor, idet kemien med Revisionsselskabet Deloitte ikke var helhjertet. (HH) og (HJ) havde haft et uformelt møde med Revision 2, Vestre Kongevej 4-6, 8260 Viby J. Revisionsfirmaet ville gerne påtage sig opgaven. Prismæssigt ville der ikke være den store forskel i forhold til Deloitte, men vi fandt servicen mere omfattende, idet Revisionsfirmaet i forbindelse med års afslutningen afholder personligt møde med bestyrelsen eller dele deraf på kontoret, inden årsregnskabet udleveres. Endvidere ville Revisionsfirmaet holde kontrol med grundejerforeningens vejfond til sikring af et bedre afkast, idet firmaet ville anbefale, at vi investerede vejfonden i kortsigtede og sikrede obligationer, når vi ikke stod og skulle bruge midlerne foreløbig. Repræsentantskabet havde ingen indvendinger mod et revisorskift. Eventuelt: 8. Dirigenten gav herefter ordet frit til almindelig debat, og meddelte samtidigt, at der under punktet ikke kunne vedtages noget med gyldig afstemning. (GK), AFB Udsigten Skovhøj, ønskede oplysning om, hvorvidt bestyrelsen havde hørt noget om en pulje med blomsterløg til forskønnelse af lokalområdet via Kolt- Hasselager fællesråd. Det blev oplyst, at bestyrelsen havde drøftet spørgsmålet, men fandt på daværende tidspunkt ikke, at det var muligt at fremskaffe den fornødne frivillige arbejdskraft til at forestå udlægning af blomsterløgene. (GK) oplyste, at hun kunne skaffe et hold, som ville forestå denne opgave. Det blev hertil gjort opmærksom på, at Kolt-Hasselager fællesråd i en sådan anledning ville udbede sig en deltagerfortegnelse over et sådant udvalg. Bestyrelsen undersøger, om der er flere blomsterløg i puljen. Spørgsmålet gav anledning til større debat omkring Kolt-Hasselager fællesråds gøren og laden. Der udbredt manglende tiltro til Kolt-Hasselager fællesråd, som ej udsendte referater eller regnskaber m.v. (AK) er siden sidste år udtrådt som bestyrelsesmedlem i Kolt-Hasselager fællesråd. Da ikke flere ønskede ordet afsluttede dirigenten repræsentantskabet og takkede for god ro og orden under mødet. Mødet sluttede kl Repræsentantskabsmødet sluttede herefter med et mindre traktement i form af en buffet. Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 28. mar Side 5 af 5