Referat af ordinært repræsentantskabsmøde Mandag d. 31. marts 2014.

Transkript

1 Deltagere: ABF Skovhøj - Kolt ABF Udsigten - Skovhøj ABF Bifrost ABF Skovhøjen Brabrand Boligforening Afdeling 23 Brabrand Boligforening Afdeling 24 Århus Omegn Afdeling 10 Århus Omegn Afdeling 17 Århus Kommunes bofællesskab Århus Kommunes børnehave Referat af ordinært repræsentantskabsmøde Mandag d. 31. marts Grethe Nielsen Ove Nielsen Niels Fogh Henning Jensen Dennis Appelon Nielsen Hanne Bill Finn Tønnesen Per Lilholt Jens Peter Nielsen Thorkild Svendsen Betina Enemærke Amela Pacuka Benny Pedersen Flemming Jensen Torben Malmstrup Jan Kjærsgaard Anette Kjærsgaard Claus Beck Jens Karlson Hanne Letager Søgaard Annemette Pedersen Søren Embregts John Tomkiewicz Hanne Hornebo Thomas Nielsen Nina Boye (GN) (ON) (NF) (HJ) (DAN) (HB) (FT) (PL) (JPN) (TS) (BE) (AP) (BP) (FJ) (TM) (JK) (AK) (CB) (JK) (HLS) (AP) (SE) (JT) (HHO) (TN) (NB) Afbud Afbud Deltager ikke Der var fremmødt 17 bestyrelsesmedlemmer og repræsentanter - svarende til 355 stemmer ud af 377 mulige. Formanden, Jan Kjærsgaard, bød velkommen og foreslog på bestyrelsens vegne Finn Tønnesen som dirigent. 1: Valg af dirigent: (FT) blev valgt som dirigent uden modkandidat. Dirigenten takkede for valget og indledte med de formelle krav til indkaldelsen samt den udsendte dagsorden med regnskab og budget og erklærede mødet for lovligt indvarslet, hvorunder der kunne tages beslutninger i henhold til dagsordenen. Dagsordenen blev enstemmigt godkendt. 2: Beretning: Formanden, Jan Kjærsgaard, fremlagde bestyrelsens beretning og meddelte, at der i 2013 var afholdt 4 bestyrelsesmøder og 1 repræsentantskabsmøde. Et femte bestyrelsesmøde blev opgivet gennemført, da kun 3 bestyrelsesmedlemmer mødte frem. Fællesarealerne: Vedligeholdelsen af fællesarealerne i 2013 blev varetaget af anlægsgartner Bent Nygaard, Hasselager, og bestyrelsen har efter sæsonafslutningen udtrykt sin tilfredshed med det udførte arbejde i fællesarealerne. Der blev i det forløbne år gennemført en del vedligeholdelsesarbejde, herunder udlægning af dræn 2 steder, en gennemgang af allétræer langs stierne i fællesarealerne og nedlægning af noget ældre beplantning - alt i overensstemmelse med repræsentantskabets godkendelse.

2 Derudover har grundejerforeningen gennemført en genopretning af en forfaldende beplantning på bakkerne mellem afd. 10 og 24, hvor der på grund af ekstrem udvasket jord blev tilført komposteret hestemøg, champost og en kraftig grundgødning. Flere planter (70 stk.) blev udskiftet og andre kraftigt beskåret. I det kommende år vil der blive arbejdet på yderligere nedlægning af 2 dræn i fællesarealet, hvor der står klart overfladevand specielt under regnfulde perioder. Grundejerforeningen blev endvidere i løbet af sommeren vidne til en næsten ubeskrivelig forurening af flyvende byggeaffald som plastik, isoleringsmateriale og papir m.v. Affaldet hidrørte fra byggeriet vest for grundejerforeningen (det nye hvide byggeri). Byggefirmaet CasaF, Silkeborg, foranledigede på opfordring en gennemgribende oprydning i vores område samt udbedring af nogle rabatter, som var opkørte efter udlægning af kloakledninger. Desværre blev vi også i årets løb vidne til nærmest vandalisme, idet et af de opstillede skilte i fællesarealerne om at holde hunde i snor samt at opsamle ekskrementer efter hunde blev molesteret. Dette har da også medført panderynker hos dele af bestyrelsen om, hvorledes det vil gå, hvis der opstilles affaldskurve i fællesarealerne. Det har ikke været muligt for grundejerforeningen at formå elselskabet til at udbedre en skade på elmasten på Skovhøj ud for nr. 3 F et spørgsmål, som blev rejst på sidste repræsentantskabsmøde sammen med et ønske om evt. bekæmpelse af tidslerne lige uden for vores område. Nu ser det ud til, at problemerne med tidslerne løser sig selv, idet der p.t. sker udbygning på de tilgrænsende områder. Fibernet i området: Århus Kommune har meddelt grundejerforeningen, at der er givet gravetilladelse til nedlæggelse af bredbåndskabler i fortovet langs Skovhøj. Dette er videregivet som skriftlig orientering til medlemsforeningerne, idet hver enkelt medlemsforening selv skal tage stilling til, hvorvidt de for egen regning vil have indlagt kabler med mulighed for bredbåndsforbindelse. Evaluering af truffen afgørelse på repræsentantskabsmødet i 2013: På sidste repræsentantskabsmøde blev der fremlagt et forslag om indkøb af fodboldmål. I forbindelse med referatudfærdigelsen, blev det konstateret, at der var sket en procedurefejl ved afstemningen i forbindelse med afgivelse af stemmeantal, idet fremmødte repræsentanter nærmest stemte personligt og ikke samlet for en medlemsforening. En sådan afstemning er i strid med vedtægten, idet den enkelte medlemsforenings samlede stemmeantal ikke kommer den pågældende forening til gode Konstituering af bestyrelsen: Det har ikke været muligt at få konstitueret bestyrelsen ifølge vedtægten på grund af manglende fremmøde blandt bestyrelsesmedlemmerne til bestyrelsesmøderne. De fremmødte bestyrelsesmedlemmer har derfor midlertidig måtte foretage denne konstituering og efterfølgende forelægge spørgsmålet for repræsentantskabet. Dette har også givet anledning til nogle tanker om, hvorvidt der fremover nu da grundejerforeningens arbejde og virke ligger i meget faste rammer og under tilsyn af repræsentantskabet skulle ændres i antallet af grundejerforeningens tegningsberettigede. Regnskab og Revision: Revisionen af grundejerforeningens regnskab for 2013 er foretaget af Revision 2, Viby J. Af det reviderede regnskab fremgår, at revisionen ikke har givet anledning til bemærkninger i årsregnskabet. Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 31. marts Side 2 af 5

3 Bestyrelsen har drøftet muligheden for at tegne en forsikring mod netbanksindbrud selvrisikoen andrager min. Kr ,00 og med en forsikringspræmie på kr. 975,00 pr. år. Prisen er måske høj, og spørgsmålet vil blive rejst under punktet budget. Dirigenten spurgte herefter til evt. kommentarer til beretningen, og herunder til det manglende fremmøde til bestyrelsesmøderne. Repræsentantskabet fandt det uacceptabelt, og dirigenten opfordrede medlemsforeningerne til at sørge for, at evt. suppleanter møder op, hvis bestyrelsesmedlemmet bliver forhindret. Formanden (JK) opfordrede ligeledes medlemsforeningerne til at møde op til bestyrelsesmøderne. ABF Bifrost (ved Finn Tønnesen) og ABF Udsigten-Skovhøj (ved Grethe Krogh) ville i et samarbejde udfærdige en skriftlig opfordring til medlemsforeningerne om at sikre sig, at der altid møder en repræsentant frem til bestyrelsesmøderne. Beretningen blev herefter godkendt enstemmigt. 3: Regnskab: (HJ) aflagde årsregnskabet for 2013 og gennemgik revisionsprotokollatet til regnskabet og selve regnskabet. (HJ) gennemgik hovedtallene i det udsendte regnskab med tilhørende noter. Der var ingen spørgsmål til regnskabet. Dirigenten bemærkede, at (SE) ikke havde underskrevet regnskabet og ønskede at vide hvorfor. (SE) oplyste, at han var forhindret i at møde, da regnskabet blev fremlagt til godkendelse. Opfordret oplyste (SE), at han ikke havde problemer med at underskrive regnskabet. Der blev rejst et spørgsmål om opkrævning af gebyr ved forsinket indbetaling af kontingentet, når en ferie faldt omkring forfaldsdatoen. (HJ) svarede, at det var en principiel holdning, som grundejerforeningen havde indført efter samråd med foreningens advokat, idet man gentagne gange havde oplevet, at kontingentet udeblev trods henstilling om at betale. Kontingentopkrævningen blev også af samme årsag udsendt en måned før forfald. Det forlød fra flere sider, at når der fandtes en forfaldsdag, så skulle kontingentet også betales. Dirigenten satte herefter regnskabet under afstemning, som blev godkendt af et enigt repræsentantskab. 4: Indkomne forslag: Der var ikke indkommet nogen forslag til behandling på repræsentantskabsmødet. 5: Vedtægtsændringer: (FT) fremlagde forslag til ændring af vedtægtens 14, stk. 1 om indkaldelsesvarslet til repræsentantskabsmøderne, jfr. de udsendte forslag. Dirigenten henledte opmærksomheden på afstemningsreglerne. (HJ) begrundede forslaget med den tidshorisont, som bestyrelsen har til rådighed med færdiggørelse af årsregnskabet. Normale regler for indkaldelse for grundejerforeninger er 2 uger, medens boligforeninger benytter 4 uger. (AP) ville være ked af 2 ugers varsel, og (SE) fandt ændringerne som en forringelse af de nuværende tidsfrister. (HJ) fandt ingen logik i argumentet, når medlemsforeningerne kan indsende forslag indtil 2 uger før et repræsentantskabsmøde og efterfølgende kun har en uge til at gennemgå evt. forslag. 14 stk. 4: (FT) fremlagde forslag til ændring af vedtægtens 14, stk. 4 om indsendelse af forslag inden 1. februar, jfr. de udsendte forslag. Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 31. marts Side 3 af 5

4 (HJ) havde igen svært ved at se logikken i den nuværende tidshorisont på 2 uger, når enkelte medlemsforeninger fortsat fastholdt en minimumsfrist på 4 uger for indkaldelse til repræsentantskabsmøderne af hensyn til deres medlemmers mulighed for at gennemgå udsendt materiale. En godkendelse af forslaget ville netop give medlemmernes en større mulighed for at gennemgå evt. indsendte forslag. Derudover kunne bestyrelsen indarbejde evt. kommende udgifter til sådanne forslag, ligesom der kunne indhentes evt. myndighedstilladelser m.v. alternativt kunne der ske dette, at forslaget først ville kunne behandles på næste repræsentantskabsmøde. Flere fandt bestyrelsen ønsker rimelige. 14 stk. 10: (FT) fremlagde forslag til ændring af vedtægtens 14, stk. 10 om tidsfristen for udsendelse af referater fra repræsentantskabsmøderne, jfr. de udsendte forslag. Flere tilkendegav, at bestyrelsen skulle have denne frist det var trods alt et stykke frivilligt arbejde, som blev udført. (SE) vil fastholde 1 uge, så tingene er i frisk erindring. Resultat: 305 jastemmer og 50 nejstemmer hvilket svarer til 85,9 % for forslaget. Forslaget opnåede derved mere end 2/3 flertal, jfr. vedtægten, og forslaget blev vedtaget. 17 stk. 4: (FT) fremlagde forslag til ændring af vedtægtens 17, stk. 4 om ændring af antal bestyrelsesmedlemmer for opnåelse af beslutningsprocessen under bestyrelsesarbejdet, jfr. de udsendte forslag. Dirigenten mener at 5 er rimeligt da en ændring måske kunne skabe problemer, hvis nogen i fremtiden ville lave en slags junta. (SE) fandt forslaget direkte ulovlig i henhold til de foreningsretlige regler. (HJ) henviste til grundlovens regler om foreningsfrihed og en forenings ret til selv at udforme sin vedtægt, blot den ikke var i strid med evt. anden lovgivning, og imødegik derfor de foreningsretlige regler. (JK) appellerede til repræsentantskabet om at tænke sig om. (FJ) kunne se bestyrelsens problem og opfordrede formændene i medlemsforeningerne til at sørge for at bestyrelsesmedlemmerne møder op. Da (JK) og dele af bestyrelsen kunne fornemme repræsentantskabets holdning, blev det besluttet at trække forslaget. Dirigenten opfordrede til at hanke op i det ansvar, som bestyrelsesmedlemmerne har påtaget sig ved at lade sig opstille, og dette måtte medlemsforeningernes formænd sørge for. 18: (FT) fremlagde forslag til ændring af vedtægtens 18, om ændring af antal tegningsberettigede bestyrelsesmedlemmer overfor tredjemand, jfr. de udsendte forslag. Flere fandt forslaget accepttabelt, hvis et beslutningsforslag var godkendt af et flertal i bestyrelsen hvor et minimum på 5 havde været stede. (AP) mente, at en evt. godkendelse over for tredjemand kunne underskrives på selve bestyrelsesmødet. 6: Budget: Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 31. marts Side 4 af 5

5 (HJ) fremlagde bestyrelsens forslag til et nyt budget for 2014/15 og forklarede, at enkelte beløb var blevet hævet og andre sænket, hvilket resulterede i et mindre fald af de samlede budgetterede udgifter. Det fremlagte budget viste et underskud på knap kr , men på grund af overskuddet fra 2013 på ca. kr kunne tallene sagtens holde. Posten for vintervedligeholdelse nedsættes med kr , idet gennemsnitsudgiften de sidste 7 år havde udvist et forbrug på ca. kr Der foruden er snekontoen fyldt op. Til gengæld ønskes vejkontoen hævet med. Kr efter overtagelse af nogle asfalterede stier i fællesarealerne. Den almindelige sommervedligeholdelse er steget med 3 %. Dele af bestyrelsen har gennem året konstateret en manglende kommunikation blandt enkelte medlemsforeninger herunder bl.a. ukendskab til tilbagebetaling af refusion fra boligforeningen Århus Omegn. Derfor har bestyrelsen drøftet, om grundejerforeningen skal oprette en hjemmeside med adgang til referater m.v. for samtlige medlemmer under de respektive medlemsforeninger. Omkostningerne vil andrage kr. 11,25 pr. måned. Endvidere ønskes en tilkendegivelse af, hvorvidt grundejerforeningen skal tegne en forsikring med netbanksindbrud. Omkostningerne vil andrage omkring kr. 975,00 pr. år og med en selvrisiko på kr ,00. Foreninger og virksomheder er modsat private ikke dækket af pengeinstitutternes garantiordning. Der kom flere positive indlæg, hvorunder man anbefalede, at tegne forsikringen mod netbanksindbrud med bemærkning om, at det trods alt var billigere at miste kr ,00 frem for måske kr ,00. Man fandt endvidere ideen om oprettelse af hjemmeside som meget positivt. Da der ikke var flere spørgsmål, satte dirigenten budgettet under afstemning, og det blev enstemmigt vedtaget. 7: Valg af formand: Jan Kjærsgaard blev valgt som formand. Der var ingen andre kandidater. 8: Evt. valg af administrator: Bestyrelsen anbefalede, at vi fortsat selv administrerer grundejerforeningen. Dirigenten konstaterede, at der ikke var indsigelse mod dette. 9: Valg af revisor: Bestyrelsen indstillede, at vi fortsætter med Revision 2. Repræsentantskabet godkendte enstemmigt bestyrelsens indstilling. 10: Eventuelt: (NF) oplyste, at der igen var kommet affald fra byggeriet vest for grundejerforeningen i grøften. Afd. 23 ønskede beskæring af noget pil ved søen ud for afdelingen. Da ikke flere ønskede ordet, takkede dirigenten repræsentantskabet for god ro og orden og gav ordet til formanden, som lukkede mødet med en tak for et godt og roligt møde. Repræsentantskabsmødet sluttede herefter med et mindre traktement i form af en buffet. Mødet sluttede kl Referent Henning Jensen Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 31. marts Side 5 af 5