Udbud af fodbehandling i Egedal Kommune

Transkript

1 Udbud af fodbehandling i Egedal Kommune December 2014

2 Indholdsfortegnelse Kapitel 1: Udbudsbetingelser Kapitel 2: Kravspecifikation Kapitel 3: Kontrakten Bilag Tilbudsdokumentet 2

3 Kapitel 1. Udbudsbetingelser 1.1 Indledning Egedal Kommune inviterer hermed alle interesserede fodplejere/-terapeuter til at afgive tilbud på prisaftaler på fodbehandling til pensionister i Egedal Kommune. I henhold til lov om social pension LBK nr af 20/10/2014 og lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension LBK nr 1145 af 20/10/2014 udbyder Egedal Kommune prisaftaler på fodbehandling til pensionister. Udbuddet er opdelt i to delaftaler: Delaftale 1, der dækker negleklipning og almindelig fodbehandling, som kan varetages af fodplejere og/eller statsautoriserede fodterapeuter. Delaftale 2, der dækker komplicererede behandlinger, som skal varetages af statsautoriserede fodterapeuter. Som et led i kommunens fokus på området vil kommunen i 2015 re-visitere alle borgere der for nærværende er visiteret til fodbehandling. I denne forbindelse kan det, i tvivls tilfælde, blive nødvendigt at inkludere fodterapeutisk konsulent bistand til at vurdere hvorvidt borgerne skal visiteres til fodbehandling, og i så fald, til hvilken delaftale. På denne baggrund agter kommunen at indgå en særskilt aftale med vinderen af delaftale 2 der vedrører konsulentbistand i forbindelse med visitering af borgerne. Det konkrete omfang af konsulentydelser er uvist. Det samlede forbrug af ydelserne omfattet af udbuddet udgør på årsbasis ca. kr kr. (2013). Dette forventes dog at blive mindre, som følge af den nævnte re-visitering. Der kan ydes udvidet helbredstillæg til vedvarende fodbehandling til pensionister, som ikke har en funktionsnedsættelse, men som alligevel har behov for fodbehandling, og til pensionister med funktionsnedsættelse, som har brug for fodbehandling, der ligger ud over den behandling, der kan varetages af hjemmeplejen. Det er et krav, at det drejer sig om fodbehandling, der ikke kan ydes sygesikringstilskud til og dermed helbredstillæg til efter lov om social pension 14 a stk. 1 og 18 stk. 4. Der kan ikke ydes tilskud til fodbehandling, som pensionisten selv kan varetage. Dette udbud drejer sig kun om prisaftaler vedr. udvidet helbredstillæg til fodbehandling. Almindeligt helbredstillæg (fodbehandling med sygesikringstilskud) er ikke omfattet af udbuddet. Det oplyses, at udvidet helbredstillæg udgør maks. 85% af prisen på fodbehandling i henhold til prisaftalen. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der vil være større eller mindre volumen i kontraktperioden, idet pensionisten uagtet Egedal Kommunes indgåede prisaftaler, frit kan vælge anden fodplejer/-fodterapeut. Er udgiften hos denne højere end kommunens aftalepris, beregnes tilskuddet fortsat ud fra kommunens aftalepris. Er prisen lavere beregnes tilskuddet ud fra den faktiske pris. 3

4 Rent praktisk vil det egentlige kundeforhold være mellem fodplejeren/-fodterapeuten og den enkelte pensionist. Dog således at refusionsandelen, jf. kommunens bevilling, fratrækkes det samlede beløb og faktureres direkte til Egedal Kommune. Bestilling sker altid på baggrund af en udstedt bevilling fra kommunen. Egedal Kommune vil i forbindelse med udstedelse af bevilling gøre pensionisten opmærksom på, hvem kommunen har indgået prisaftale med. Den udbudte opgave er omfattet af EU s udbudsdirektiv Bilag II B, hvorfor udbuddet alene gennemføres i overensstemmelse med direktivets artikel 23 og 35, stk. 4. Udbuddet er således ikke underlagt de øvrige bestemmelser, som følger af Udbudsdirektivet, ligesom rammeaftalen heller ikke er undergivet annonceringspligt i medfør af tilbudsloven. Henvisninger i dokumenterne til "udbud", "udbudsmaterialet" eller lignende skal dermed ikke forstås således, at processen er underlagt udbudsdirektivet og/eller tilbudsloven. Udbuddet er alene underlagt de procedurebestemmelser, som følger af dette dokument. 1.2 Annoncering Annoncering efter tilbud på kontrakterne sker på kommunens hjemmeside, samt på På kommunens hjemmeside kan tilbudsgivere hente det samlede udbudsmateriale. 1.3 Udbudsbetingelser Ordregiver Egedal Kommune Dronning Dagmars vej Ølstykke Kontaktpersoner Spørgsmål kan rettes til udbudskonsulent Niels Damgaard på telefon eller via e- mail udbud@egekom.dk. Tilbudsfrist Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest torsdag den kl Tilbuddet kan enten sendes pr. til ovenstående adresse eller afleveres personligt til udbudskonsulent Niels Damgaard på: Egedal Rådhus Dronning Dagmars vej Ølstykke Ved aflevering til ovenstående adresse vedlægges tilbuddet i elektronisk form på en USB-pind. Uanset leveringsmetoden, mærkes tilbuddet Tilbud på fodbehandling - må ikke åbnes af postafdelingen. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Fejl og mangler Såfremt ordregiver bliver opmærksom på fejl og/eller mangler i udbudsmaterialet, vil der blive udsendt skriftlig berigtigelse på udbuddets hjemmeside. Såfremt tilbudsgiver måtte blive opmærksom på fejl i tilbuddet, skal denne uden ugrundet ophold give ordregiver skriftlig meddelelse herom. 4

5 Honorar Tilbudsgiver bærer alle omkostninger ved forberedelsen og afgivelsen af tilbuddet. Ordregiver kan på ingen måde gøres ansvarlig for disse omkostninger uanset udfaldet af udbuddet. Ejendomsret Modtagne tilbud returneres ikke. Ordregiver har brugsret til tilbuddet, herunder tilhørende materiale, bilag m.m. Ordregiver behandler alle tilbud fortroligt og iagttager almindelige konkurrenceretlige bestemmelser. Form og opstilling Alt materiale skal være mærket med tilbudsgivers navn og adresse. Tilbuddet skal omfatte alle relevante oplysninger samt besvarelser af de spørgsmål, der fremgår af udbudsmaterialet. Tilbuddets besvarelse af spørgsmål og/eller krav skal følge den rækkefølge, der fremgår af udbudsmaterialet. Vedståelse Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 120 kalenderdage regnet fra tilbudsfristen, og kan antages af ordregiver ved afsendelse af skriftligt accept inden vedståelsesfristens udløb. Tilbudsgivers egnethed Kommunen vil på baggrund af den nedenstående dokumentation foretage en egnethedsbedømmelse af hver enkelt tilbudsgiver på virksomhedens: Personlige forhold Økonomisk kapacitet Teknisk kapacitet Kommunen forbeholder sig ret til at indhente alle relevante oplysninger efter tilbudsfristen. Dette gælder også oplysninger som burde/skulle være medsendt tilbuddet ved tilbudsafgivelse. Manglende dokumentation fører derfor ikke automatisk til afvisning af tilbudsgiveres tilbud. Kommunen forbeholder sig dog ret til at afvise tilbud, såfremt det ikke indeholder den ønskede dokumentation som beskrevet nedenfor. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om Tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven, forbeholder kommunen sig ret til at afvise tilbudsgiver eller indhente yderligere oplysninger. Personlige forhold Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter, jf. tilbudsdokumentets punkt 1: Erklæringer om udelukkelse og gæld til det offentlige Underskrevet arbejdsklausul Økonomisk kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation, jf. tilbudsdokumentets punkt 2: Dokumentation for relevant og igangværende erhvervs- og produktansvarsforsikring Mindstekrav til økonomisk kapacitet Tilbudsgiver skal have en forsikring, der dækker personskade og tingskade med minimum 5 mio. kr. pr. skadesbegivenhed Teknisk kapacitet 5

6 Tilbudsgiver skal være i besiddelse af de fornødne faglige forudsætninger og have erfaring med lignende opgaver, jf. tilbudsdokumentets punkt 3. Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for tilbudsgivers tekniske egnethed: Kort beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, indeholdende beskrivelse af hvilke personaleressourcer og faciliteter tilbudsgiver råder over til udførelse af opgaven. Dokumentation for at fodplejer/-terapeut har tilladelse til at udøve fodplejegerning og/eller fodterapeutiske behandlinger. Mindstekrav til teknisk kapacitet Dokumentationen skal vise at tilbudsgiver har de fornødne tilladelser og uddannelse til opgavevaretagelsen. Tilbudsgiver skal have forretningsadresse/betjeningssted inden for Egedal Kommune. Har tilbudsgiver ikke forretningsadresse/betjeningssted inden for Egedal Kommune, skal dette etableres indenfor de to første måneder af kontraktens løbetid. Tilbudsgiver skal råde over en organisation, som skønnes egnet til gennemførelse af de opgaver, der bydes på, herunder have den fornødne kapacitet til at varetage aftalen. Underleverandører Sammen med tilbuddet skal eventuelle underleverandører fremsende erklæringerne i tilbudsdokumentets punkt 1. Såfremt tilbudsgiver anvender underleverandører skal det fremgå af tilbuddet. Leverandøren er ansvarlig for underleverandørens ydelser i samme omfang, som hvis de pågældende ydelser var leveret af leverandøren selv. Konsortier Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, eller byder med forudsætningen om at danne et konsortium, skal det fremgå af tilbuddet, hvilken juridisk person kommunen kan føre afklarende drøftelser med. Konsortier skal have solidarisk hæftelse. Tilbuddet skal således vedlægges en erklæring fra de deltagende juridiske personer, som dokumenterer, at der hæftes solidarisk for alle forhold i forbindelse med opgaven. Såfremt konsortiet først dannes efter tildeling af kontrakten, skal der vedlægges en erklæring, som dokumenterer, at de juridiske personer i konsortiet er indstillet på at hæfte solidarisk. Forbehold Tilbuddet må ikke indeholde forbehold over grundlæggende elementer eller minimumskrav. Alternative tilbud Alternative bud tages ikke i betragtning Annullation Ordregiver kan annullere udbuddet frem til kontraktunderskrivelsen. En saglig grund til annullation kan være manglende bevillingsmæssig dækning til realisering af de indkomne bud. Kontraktgrundlag 6

7 Som en del af udbudsmaterialet forefindes den kontrakt, der vil blive indgået mellem ordregiver og de valgte leverandører. Der vil ikke være mulighed for forhandling af kontraktens betingelser og vilkår i øvrigt. Kontrakten er en integreret del af det samlede udbudsmateriale, hvorfor tilbudsgiver skal tage højde for kontraktens eventuelle kommercielle konsekvenser ved beregningen af sit tilbud. 1.4 Kontrakten Udbuddet består af to delaftaler: Delaftale 1) Udførelse af negleklipning og almindelig fodbehandling, jf. kravspecifikationens afsnit 2.2 Delaftale 2) Udførelse af kompliceret fodbehandling, jf. kravspecifikationens afsnit 2.3 Længde Der ønskes indgået en 2-årig rammeaftale med op til 2 leverandører af fodbehandling i Egedal Kommune for perioden Der vil være mulighed for Egedal Kommune at forlænge aftalen på uændrede vilkår i op til 2 x 12 måneder. Tildeling af kontrakt Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil blive taget i betragtning. Tildeling af kontrakterne vil ske ud fra kriteriet den laveste pris. Tilbudspriser vil blive vurderet på baggrund af de af tilbudsgiver angivne nettopriser, jf. Tilbudsdokumentets pkt. 4, på den enkelte delaftale. Tilbudsgiverne med den laveste tilbudte pris for henholdsvis delaftale 1 og 2 tildeles kontrakterne. 1.5 Kontakt mellem ordregiver og tilbudsgiver Såfremt tilbudsgiver ønsker uddybninger af udbudsmaterialet, skal der fremsendes skriftligt ønske herom til ordregiver, udbud@egekom.dk, att.: Spørgsmål til udbud af fodbehandling. Spørgsmålene og svarene herpå offentliggøres på kommunens hjemmeside, Spørgsmålene gengives i anonymiseret form. Spørgsmål og svar indgår i det endelige kontraktgrundlag, og vil således kunne lægges til grund ved eventuelle fortolkningsspørgsmål og tvister. 1.6 Tjekliste Tilbudsgivere skal sikre at følgende er vedlagt: Komplet udfyldt tilbudsdokument Dokumentation for gældende erhvervs- og produktansvarsforsikring 7

8 Dokumentation der viser at tilbudsgiver har de fornødne tilladelser og uddannelse til at varetage opgaven 1.7 Tidsplan Den forventede tidsplan er som følger: Aktivitet Datoer Offentliggørelse Spørgsmålsfrist for tilbudsgivere Seneste dag for offentliggørelse af svar Tilbudsfrist kl Forventet tildeling Opstart af kontrakter

9 Kapitel 2 Kravspecifikation 2.1 Fælles krav for delaftale 1 og 2: Klinikkens personale skal altid have en faglig uddannelse, der er nødvendig for at udøve hvervet indeholdt i den enkelte delaftale. Såfremt en pensionist ønsker tilskud jf. reglerne om udvidet helbredstillæg, skal pensionisten først tildeles bevilling fra Egedal Kommune. Fodbehandling sker altid på baggrund af en udstedt bevilling fra kommunens, således det kun er kommunen, der i samråd med pensionisten, afgør omfanget af fodbehandling. Pensionisten skal som udgangspunkt henvende sig på fodplejerens/-terapeutens forretningsadresse/betjeningssted. Fodplejerens/-terapeutens forretningsadresse/betjeningssted skal være tilgængelige for gangbesværede og kørestolsbrugere. Fodplejer/-terapeut skal kunne tilbyde behandling i pensionistens eget hjem/på plejecenter. Fodpleje udført i pensionistens eget hjem/på plejecenter må kun ske på baggrund af bevilling fra kommunen. 2.2 Delaftale 1: Negleklipning og almindelig fodbehandling Delaftale 1 vedrører borgere der har en funktionsnedsættelse der betyder, at pensionisten ikke selv kan nå sine fødder eller ikke selv kan ordne dem, f.eks. pga. gigt. De omfattede ydelser kan være negleklipning og almindelig fodbehandling såsom fjernelse af hård hud mv. Borgeren har i øvrigt sunde fødder, det vil sige: Almindelige negle Almindelig puls i fødderne Almindelig hud Ingen risikofaktorer Behandling af visse typer hårdhudsdannelser, ligtorne, nedgroede negle mv. skal foretages af en autoriseret fodterapeut, da indgreb, der indebærer gennembrydning af huden, kun må foretages af autoriseret sundhedspersonale, og er derfor henlagt til delaftale : Delaftale 2: Kompliceret fodbehandling Delaftale 2 vedrører borgere der har risikofaktorer, der gør fodbehandling nødvendig. Risikofaktorer kan for eksempel være: Forhornede negle Komplicerede hårdhudsdannelser Slidgigt Åreforkalkning Dermatologiske lidelser Manglende følesans i fødderne Øget risiko for tryksår Trykbelastninger Fejlstillinger Ligtorne Revner 9

10 Sår Demens Nedsat blodcirkulation Immunsupprimerende lidelser (fx HIV) Diverse funktionsnedsættelser Fodbehandling (under det udvidede helbredstillæg) kan afhængig af behov være: Negleklip Negleoprensning Nedfræsning af negle ved fortykkede eller svampede negle Beskæring af alle former for hård hud Fjernelse af ligtorne Behandling af rifter og revner i huden Sårbehandling 10

11 3. Kontrakten Nedenfor er gengivet den kontrakt, der vil blive indgået mellem den valgte leverandør og kommunen. Tilbudsgiver skal nøje gennemlæse kontrakten og i sit tilbud tage højde for eventuelle økonomiske konsekvenser af kontraktens bestemmelser. Efter afsendelse af accept vil kommunen udfærdige den endelige kontrakt. 3.1 Parterne Egedal Kommune Dronning Dagmars vej Ølstykke (herefter kommunen) og xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx cvr. nr. xxxxxxxxxx (herefter leverandøren) 3.2 Kontraktgrundlag Formålet med nærværende kontrakt samt tilhørende bilag er at regulere forholdet mellem kommunen og leverandøren i forbindelse med leverandørens varetagelse af fodbehandling, delaftale 1: Negleklipning og almindelig fodbehandling / delaftale 2: Kompliceret fodbehandling. Kontrakten beskriver parternes forpligtigelser og rettigheder. Aftalegrundlaget udgøres af følgende bilag i prioriteret rækkefølge: : 1. Nærværende kontrakt dateret den. 2. Det samlede udbudsmateriale, herunder spøgsmål og svar, samt berigtigelser offentliggjort dateret. 3. Leverandørens tilbud dateret den. (Kontrakten og de ovenstående bilag dannes først efter endeligt valg af leverandør) 3.3 Formål Formålet med kontrakten er at regulere forholdet mellem kommunen og leverandøren i forbindelse med leverandørens varetagelse af ydelser omfattet af Pensionsvejledningens stk Uanset, at der indgås en prisaftale, har pensionisten frit valg med hensyn til leverandør. Dette betyder, at leverandøren ved denne kontrakt ikke er sikret en fast leverance. I forbindelse med visitation af en borger orienteres borgeren om muligheden for at vælge kommunens leverandør. Leverandøren er forpligtet til at levere ydelsen til alle borgere, der vælger leverandøren. 11

12 3.4 Opgaven Leverandøren foretager fodbehandling iht. Pensionsvejledningens stk Leverandøren skal inden for kontrakten præstere samtlige beskrevne ydelser, herunder også ydelser, som ikke er direkte beskrevet, men som er nødvendige for kontraktens opfyldelse. Leverancen til den enkelte borger finder, med enkelte undtagelser, sted på leverandørens adresse og i alle tilfælde på grundlag af kommunens skriftlige afgørelse. 3.5 Kontraktens ikrafttræden og varighed Kontrakten træder i kraft den 1. februar 2015 og udløber uden yderligere varsel den 31. januar Kommunen har ret til at forlænge kontrakten i 2 gange af 1 års varighed på uændrede vilkår. Såfremt kommunen vil gøre brug af denne ret, skal dette meddeles leverandøren senest 3 måneder før kontraktens ophør. Kontrakten, der er uopsigelig fra leverandørens side i kontraktperioden, kan af kommunen opsiges med 3 måneders varsel. 3.6 Priser, prisregulering og betaling Priserne fremgår af leverandørens til udbuddet udfyldte tilbudsskema. Leverandøren er ansvarlig for, at kontrakten kan opfyldes inden for tilbuddet. Priserne indeholder alle de med ydelserne forbundne udgifter. Priserne er inkl. moms. Prisregulering kan kun finde sted én gang årligt, hver den 1. februar, første gang den 1. februar Såfremt leverandøren ønsker at benytte muligheden for prisregulering, skal dette varsles kommunen senest den 1. december, med henblik på ikrafttræden efterfølgende 1. februar. Prisstigningen skal ske i henhold til senest offentliggjorte indeks af Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Dette er for denne kontrakts vedkommende september indekset der offentligøres primo/medio oktober. September-indekset løber i 12 måneder, fra ultimo oktober et år, til ultimo oktober året efter. Prisstigningen kan dog ikke overstige udviklingen for den kommende budgetperiode fra Kommunernes Landsforenings skøn for løn- og prisfremskrivning for kontoarten- øvrige varer og anskaffelser. Prisreguleringer kan ikke gøres gældende uden forudgående skriftlig godkendelse fra kommunen. Fakturering kan kun foregå ved fremsendelse af specificeret elektronisk faktura i OIOUBL format direkte til det oplyste EAN nummer, jf. udbudsmaterialet. Betalingsbetingelserne er løbende måned plus 30 dage. 3.7 Krav til leverandøren og dennes personale Leverandørens medarbejdere skal kunne skrive og tale forståeligt dansk. 12

13 Leverandøren og den enkelte medarbejder hos leverandøren må ikke modtage arv eller gaver fra borgerne. Leverandøren er forpligtet til at følge de regler for omgåelse af borgerens værdier, herunder kontanter, der er fastlagt af kommunen. Leverandøren skal dokumentere alle fravigelser for den enkelte borger. Dokumentationen opgøres og fremsendes løbende til kommunen, efter nærmere aftale. Indberetning af afvigelser og varige ændringer i borgerens forhold, der berettiger eller begrunder en revisitering, skal være præcis og i overensstemmelse med de faktiske forhold. Afviger leverancen fra grundlaget, er leverandøren forpligtet til at rapportere ændringens karakter, omfang og årsag til kommunen. Leverandøren er forpligtet til, uden ugrundet ophold, skriftligt at informere kommunen, såfremt leverandøren, kommer i besiddelse af oplysninger, gør sig overvejelser om, eller på anden vis bliver bekendt med forhold, der kan have betydning for den fremtidige opfyldelse af kontrakten, herunder oplysninger, der kan have betydning for om borger fortsat skal modtage ydelser, i sin nuværende form. Leverandøren er forpligtet til at svare på spørgsmål fra Egedal Kommune, f.eks. vedrørende ydelsen og leverancen. Leverandøren kvitterer skriftligt (fax eller ) senest 3 hverdage efter modtagelse af bestilling. Kvittering skal indeholde dato for opstart af ydelsen. Leverandøren er forpligtet til i samarbejde med kommunen at udarbejde en plan for, hvorledes det daglige samarbejde foregår, f.eks. ved udpegning af en kontaktperson. Derudover aftales det, hvor ofte der afholdes møder med henblik på koordinering, gensidig information m.v. Leverandøren har pligt til at registrere og videregive de data, kommunen måtte kræve, eksempelvis i forbindelse med kontrolundersøgelser eller indberetninger til Danmarks Statistik. Leverandøren skal ved anmodning om godkendelse og løbende på opfordring fra kommunen dokumentere at være i besiddelse af den relevante faglige og personlige kompetence i forhold til det opgavekompleks, leverandøren er godkendt til at varetage. Leverandøren skal efter anmodning udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Statistikken skal indeholde oplysninger om antal behandlinger i klinik og antal behandlinger ved hjemmebesøg/på plejecenter. Statistik skal fremsendes elektronisk i Excel regneark. 3.8 Erstatningsansvar og forsikring Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler, herunder regler om arbejdsgiveransvar for enhver person- og tingskade, som måtte opstå i forbindelse med opgaveudførelsen. Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd. Leverandøren er efter lovgivningens almindelige regler forpligtet til at tegne arbejdsskadeforsikring m.v. for sine ansatte samt at være medlem af den pr lovpligtige Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomsforsikring (AES). Leverandøren er forpligtet til i kontraktperioden at opretholde sædvanlig erhvervsansvarsforsikring i anerkendt forsikringsselskab dækkende tingskade på ikke mindre end 5 mio. DKK pr. 13

14 skadebegivenhed og dækkende personskade på ikke mindre end 5 mio. DKK pr. skadesbegivenhed. Leverandørens ansvar er dog ikke begrænset hertil. Efter begæring fra kommunen, har leverandøren pligt til at dokumentere, at de nødvendige og relevante forsikringer er tegnet og i kraft. Leverandøren har pligt til at meddele kommunen om eventuelle ændringer eller ophør af disse forsikringer. 3.9 Ændringer i kontrakten Sker der ændringer af relevant lovgivning, som ændrer opgaven væsentligt, er der en gensidig ret til genforhandle kontrakten med sigte på en nødvendig tilpasning. Kommunen er berettiget til at fremsætte krav om ændringer i opgaven, herunder ændringer i serviceniveauet, opgavemængden, IT-baserede forretningsgange og/eller ændringer som følge af centralisering/decentralisering. Iværksættelse af en ændring skal ske på det af kommunen fastsatte tidspunkt. Leverandøren er forpligtet til vederlagsfrit at gennemføre ændringen, medmindre leverandøren kan dokumentere, at ændringen medfører væsentlige tekniske eller administrative ulemper for leverandørens almindelige opgaveudførelse, herunder væsentlige merudgifter. Såfremt ændringen medfører dokumenterede stigninger i leverandørens omkostninger, kan der optages forhandlinger om en regulering af vederlaget. Ingen ændring må iværksættes før kommunen har givet sit skriftlige samtykke, og en eventuel ændring skal varsles med 3 uger. Eventuelle ændringer vil fortsætte på uændrede vilkår Aktindsigt og indsigtsret Borgeren har aktindsigt efter forvaltningsloven og indsigtsret efter persondataloven for oplysninger, der vedrører borgeren selv. Såfremt leverandøren modtager begæringer i mundtlig eller skriftlig form om aktindsigt, skal disse videresendes til kommunen, der behandler alle begæringer om aktindsigt. Mundtlige begæringer skal noteres efter reglerne om notatpligt i 6 i offentlighedsloven. Leverandøren er i øvrigt forpligtet til at efterleve reglerne om oplysningspligt i forvaltningsloven, reglerne om oplysningspligt over for den registrerede, reglerne om den registreredes indsigtsret samt den registreredes øvrige rettigheder, jf. persondataloven, kap Leverandøren er forpligtet til straks at indsende begæringer om aktindsigt til kommunen af hensyn til, at kommunen kan overholde 10-dagesfristen for begæringer om aktindsigt og 4- ugersfristen for indsigtsbegæringer for besvarelse eller behandling af begæringerne. Leverandøren er endvidere forpligtet til at stille de fornødne oplysninger til rådighed for kommunen for besvarelse. Afvigelser herfra anses som væsentlig misligholdelse Behandling af personoplysninger Kommunen er dataansvarlig, og leverandøren behandler data i henhold til persondataloven. Såfremt leverandøren opretter egne registre i forbindelse med nærværende kontrakt, vil leverandøren være dataansvarlig for disse, herunder ansvarlig for anmeldelse af registrene efter persondataloven Myndighedskrav / lovmæssige krav 14

15 Leverandøren er forpligtet til at overholde de til enhver tid gældende love, regler og myndighedskrav med relevans for leverandørens opfyldelse af kontrakten. Manglende opfyldelse af ovennævnte krav vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse Modregning Ved kommunens konstatering af et forhold, der påfører eller har påført kommunen en ekstra udgift påtaler kommunen dette over for leverandøren, hvorefter leverandøren gives mulighed for at redegøre for forholdet. Kommunen vurderer herefter endeligt, om leverandøren skal skadesløsholde kommunen. Kommunen er herefter berettiget til at modregne den dokumenterede positive udgift i leverandørens vederlag. Såfremt leverandøren ikke kan anerkende dele af kommunens dokumenterede udgift, skal leverandøren skriftligt underrette kommunen senest 5 arbejdsdage efter modtagelsen af opgørelsen. I modsat fald bortfalder leverandørens ret til indsigelse. Såfremt kommunen lider og kan dokumentere et større tab end den betaling, nærværende bestemmelse regulerer, kan kommunen gøre dette yderligere tab gældende. Manglende fremsættelse af krav fra kommunens side medfører ikke, at kommunen har givet afkald på sin ret eller fortaber denne ret. Kommunen fortaber dog sin ret, såfremt kravet ikke er fremsat ved kontraktens ophør Leveringssikkerhed Leverandøren garanterer for den aftalte leveringssikkerhed. Såfremt den aftalte leveringssikkerhed svigter, er kommunen berettiget til at genoprette situationen, eksempelvis ved køb af tilsvarende ydelser hos 3. mand. Leverandøren er i sådanne situationer forpligtet til at holde kommunen skadesløs, og således forpligtet til at refundere fremsendte udlæg kommunen måtte have haft. Gentagne leveringssvigt vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse Konkurs Ved leverandørens konkurs kan kommunen straks hæve kontrakten. Hvis konkursboet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkursloven, skal konkursboet inden for en frist af 5 arbejdsdage regnet fra og med datoen for afsigelse af konkursdekret give kommunen meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Ovennævnte gælder tillige ved leverandørens betalingsstandsning, eller hvis der åbnes forhandling om tvangsakkord eller leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må antages ikke at kunne opfylde kontrakten. Er leverandøren et aktie- eller anpartsselskab kan kommunen hæve kontrakten, hvis selskabet kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Rettigheder og forpligtelser i henhold til kontrakten kan hverken helt eller delvist overdrages af leverandøren til tredjemand uden forudgående skriftlig aftale herom. Overtrædelse heraf betragtes som en væsentlig misligholdelse. 15

16 Leverandørens fordringer på kommunen kan ikke på nogen måde overdrages til tredjemand uden dette forudgående er skriftligt godkendt af kommunen. Dette gælder også fakturabelåning Underleverandører Leverandøren må ikke benytte sig af underleverandører i forbindelse med udførelsen af opgaven i henhold til kontrakten uden kommunens forudgående skriftlige tilladelse. Såfremt leverandøren ønsker at anvende en underleverandør, skal en tegningsberettiget person fra vedkommende underleverandør fremsætte skriftlig erklæring om, at leverandøren frit og legalt kan anvende de af underleverandørens ressourcer, som anses for nødvendige til opgavens udførelse Offentliggørelse og tavshedspligt Kontrakten er fortrolig og må hverken helt eller delvist offentliggøres med mindre leverandøren og kommunen skriftligt har indgået aftale herom. Kontrakten er dog undergivet aktindsigt efter lovgivningens almindelige regler. Leverandøren og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med under udførelsen af opgaven, jf. relevante bestemmelser i hhv. Straffelov, Forvaltningslov og Retssikkerhedslov. Enhver person, der gennem en tilknytning til leverandøren er beskæftiget med udførelsen af opgaverne i henhold til kontrakten eller på anden måde får kendskab til fortrolige oplysninger i tilknytning til opgaverne, er undergivet den samme tavshedspligt. Leverandøren er forpligtet til at sikre, at leverandørens ansatte og andre personer, som gennem tilknytning til leverandøren får kendskab til oplysninger i tilknytning til kontrakten, kender og overholder de forpligtelser, som følger af nævnte tavshedspligt. Tavshedspligten fortsætter efter kontraktens udløb og efter den enkelte medarbejders fratræden af sin stilling hos leverandøren Misligholdelse og ophævelse af kontrakten Såfremt den ene part misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, er den anden part berettiget til erstatning for ethvert tab efter dansk rets almindelige regler. Ved væsentlig misligholdelse er den anden part berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning. Niveauet for misligholdelse er nogle steder reguleret direkte i kontraktgrundlaget. Dette er dog ikke udtømmende. Forinden misligholdelsesbestemmelserne bringes i anvendelse, har parterne pligt til at søge uoverensstemmelsen løst i mindelighed. Ved væsentlig misligholdelse har den part, der vil påberåbe sig misligholdelsen pligt til forinden kontrakten ophæves, at fremsende ét skriftligt påkrav til den misligholdende part om at bringe misligholdelsen til ophør med øjeblikkelig virkning, subsidiært inden for en nærmere fastsat frist afhængig af misligholdelsens karakter. Såfremt den misligholdende part ikke kan bringe misligholdelsen til ophør, indenfor den i påkravet anført frist, kan den krænkede part ophæve kontrakten uden yderligere varsel. Såfremt den krænkede part ikke anser den misligholdende parts bestræbelser på at afhjælpe den væsentlige misligholdelse for tilstrækkelige, kan den krænkede part ophæve kontrakten uden yderligere varsel. 16

17 Ved bedømmelsen af om der foreligger en væsentlig misligholdelse, skal der tages hensyn til karakteren af de opgaver, som kontrakten omfatter, misligholdelsens karakter, risikoen for gentagelse efter allerede indtrufne gentagelser, en ophævelses betydning for leverandøren hhv. kommunen, herunder set i lyset af kommunens offentligretlige forpligtelser i tilknytning til de opgaver, som kontrakten omfatter samt til andre relaterede omstændigheder Nedenfor er anført dog ikke udtømmende andre mulige situationer, der er at betragte som væsentlig misligholdelse: Væsentlig tilsidesættelse af hele eller dele af kontrakten eller væsentlige ændringer af opgavens indhold uden forudgående skriftlig aftale med kommunen, betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. Væsentlig misligholdelse anses altid for at foreligge, når leverandøren udførelse af opgaven i henhold til kontrakten er behæftet med så alvorlige mangler, at kommunen ikke med rimelighed fortsat kan forventes at ville overlade udførelsen af de i kontrakten omfattende opgaver eller dele heraf til leverandøren. Væsentlig misligholdelse anses altid for at foreligge, hvis leverandøren forgæves har forsøgt at korrigere en misligholdelse, eller hvis der i løbet af 14 dage efter kommunens påtale af en mangel eller misligholdelse indtræder en tilsvarende mangel eller misligholdelse. Leverandøren kan ophæve kontrakten, hvis kommunen væsentligt misligholder sin betalingsforpligtelse eller sin forpligtelse til, som kontraktpart at medvirke til, at leverandøren kan udføre de af kontrakten omfattende opgaver korrekt og rettidigt. Leverandøren er dog ikke berettiget til at ophæve kontrakten, såfremt leverandøren på anden måde kan varetage sine interesser i tilstrækkeligt omfang. Væsentlig misligholdelse foreligger, hvis leverandøren ikke aktivt medvirker til en effektiv realisering af de målsætninger og værdigrundlag, som er beskrevet i kontraktgrundlaget, eller hvis leverandøren ikke aktivt medvirker ved procedurer og lign., som er beskrevet i kontrakten. Såfremt leverandøren må indse, at der er risiko for misligholdelse, skal leverandøren omgående give kommunen en skriftlig og begrundet meddelelse herom. I tilfælde af leverandørens misligholdelse kan kommunen stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå misligholdelse fremover. Ved ophævelse af kontrakten tilbagebetaler leverandøren den betaling, som eventuelt måtte være modtaget for endnu ikke udførte opgaver i henhold til kontrakten. Uanset en ophævelse af kontrakten er leverandøren i en overgangsperiode forpligtet til at varetage opgaverne, som er omfattet af kontrakten, indtil opgaverne med rimeligt varsel kan overdrages af kommunen eller tredjemand, jf. i øvrigt nedenfor. Vil en part ophæve kontrakten, skal den anden part uden ugrundet ophold have meddelelse efter misligholdelsen er eller burde være opdaget. I modsat fald fortaber parten sin ret til at hæve kontrakten eller til at kræve afhjælpning. Dette gælder dog ikke, hvis den anden part har handlet svigagtigt eller gjort sig skyldig i grove fejl og forsømmelser. Al korrespondance omkring misligholdelse og ophævelse skal foregå skriftligt. 17

18 3.20 Kontraktens ophør Ved kontraktens ophør, uanset årsag, skal leverandøren overdrage alle relevante oplysninger, materialer m.m. Overdragelse sker enten til kommunen eller til 3. mand. I forbindelse med kontraktens ophør, uanset årsagen hertil, må leverandøren ikke under nogen omstændigheder udøve tilbageholdelsesret til sikkerhed for eventuelle krav, som leverandøren måtte have eller mener at have på kommunen. I det omfang materialet ikke kan overdrages kommunen eller tredjemand inden kontraktophør, og dette skyldes leverandøren forhold, kan kommunen vederlagsfrit kræve, at leverandøren i en overgangsperiode efter kontraktophør stiller ressourcer til rådighed for løsningen af opgaven, indtil opgaven med rimelighed kan overdrages til kommunen eller tredjemand. Ved kontraktophør, herunder i tilfælde af konkurs el.lign., har kommunen krav på straks at få materialet udleveret i elektronisk form, og hvor dette ikke er muligt, i papirform. Leverandøren skal dokumentere, at harddisk mm. på betryggende vis er renset for al datainformation vedrørende kommunen og den udførte kontraktopgave, jf. i øvrigt nedenfor. I det tilfælde, at leverandøren uretmæssigt destruerer det ovenfor nævnte materiale, vil leverandøren uden ophold være forpligtet til at reproducere materialet samt afholde samtlige de udgifter, der måtte være forbundet med en sådan reproduktion. Leverandøren er således erstatningspligtig for de omkostninger, der måtte følge med en uretmæssig materialedestruktion 3.21 Force majeure Force Majeure reguleres i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmelser herom Tvister Enhver tvist mellem kommunen og leverandøren skal afgøres endeligt og bindende ved voldgift, jf. regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut. Lov om voldgift gælder, ligesom Retsplejelovens regler om fordeling af sagsomkostninger skal finde anvendelse. Så længe voldgiftssagen pågår, forbliver kontrakten i kraft med baggrund i det udgangspunkt, som var gældende forud for voldgiftssagens indledning. Dette gælder dog ikke i tilfælde af påstande om ophævelse af kontrakten efter kontraktens bestemmelser. I så fald er kommunen berettiget til at få overdraget alle opgaver, jf. bestemmelserne ovenfor Underskrifter Kontrakten underskrives og stemples i to eksemplarer, hvoraf henholdsvis kommunen og leverandøren hver beholder ét eksemplar. Den Den.. For Leverandøren. For Egedal Kommune 18