UDBUD vedrørende. fodbehandling. Indgåelse af prisaftale vedrørende fodbehandling, bevilget til pensionister i Skanderborg Kommune

Transkript

1 UDBUD vedrørende fodbehandling Indgåelse af prisaftale vedrørende fodbehandling, bevilget til pensionister i Skanderborg Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Leverancens art og omfang Aftaleperiode Tilbudsmaterialet formkrav og indhold Tilbudsfrist Afleveringsadresse Tilbuddets udformning Vedståelsesfrist Andre forhold vedrørende tilbudsafgivelse Spørgsmål og henvendelse i tilbudsperioden Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier Økonomi Service Udbudsmaterialet Aftalegrundlag Øvrige forhold Bestilling Prisregulering Fakturering Betalingsbetingelser Brancheforening Uddannelse Reklamation Ansvarsforsikring Offentligt påbud Tavshedspligt Force majeure Overdragelse af leverancen Ubetalt gæld til det offentlige Misligholdelse Tvister Tilbudsforbehold Udbudsforbehold Aftalen Meddelelse om resultatet Endelig aftale... 9 Skanderborg Kommune - Udbud på fodbehandling 2012 iht. reglerne om udvidet helbredstillæg 2

3 1. Indledning I henhold til love om social pension kan kommunen yde udvidet helbredstillæg til pensionister til dækningen af nødvendig og vedvarende fodbehandling. Tilskuddet ydes til behandling i form af almindelig fodpleje og egentlig forbehandling, som pensionisten ikke selv kan varetage, og som ikke er omfattet af sundhedsloven eller anden lovgivning. Beregningen af det konkrete tilskud efter reglerne om helbredstillæg foretages i forhold til pensionistens egenudgift til den behandling, der er vurderet nødvendig. Helbredstillægget kan maksimalt udgøre 85% heraf. Skanderborg Kommune har efter samme love mulighed for at indgå prisaftale med fodplejer/fodterapeut om fodbehandling. Hvor der er indgået prisaftale, lægges den aftalte pris til grund for beregningen af det udvidede helbredstillæg, der således maksimalt kan udgøre 85% af den aftalte pris.. Skanderborg Kommune ønsker at indgå prisaftale med den tilbudsgiver, der afgiver det bedste tilbud (det økonomisk mest fordelagtige tilbud) i forhold til pris og øvrige tildelingskriterier, angivet i dette udbudsmateriale. Flere leverandører i kommunen kan gå sammen om at afgive tilbud. Hvis flere leverandører byder i fællesskab, skal det fremgå af tilbuddet, hvem der er kontaktperson til og aftaleansvarlig over for Skanderborg Kommune. Efter indgåelse af aftale vil det - i henhold til gældende udbudsregler - være muligt for andre leverandører i Skanderborg Kommune at tilslutte sig aftalen på lige vilkår med det vindende tilbud. Skanderborg Kommune vil i forbindelse med udstedelse af bevilling gøre pensionisten opmærksom på, hvem kommunen har indgået prisaftale med, men det står i hht. lovgivningen pensionisten frit at vælge anden leverandør. 1.1 Leverancens art og omfang Skanderborg Kommune opfordrer ved dette udbud fodterapeuter og fodplejere til at fremsende tilbud på fodbehandling, jfr. pkt. 3 Aftalegrundlag. Tilbudspriser skal anføres i udbudsmaterialets Bilag 1 I 2011 udbetalte Skanderborg Kommune kr. i tilskud til pensionister til fodpleje og fodbehandling. Det nævnte beløb skal betragtes som vejledende. Som nævnt i indledningen kan pensionisten frit vælge leverandør, og bl.a. derfor kan der ikke gives garantier for minimumsomsætning på aftalen. Kommunen vil dog ved udstedelse af bevilling gøre pensionisten opmærksom på, hvem kommunen har prisaftale med. 1.2 Aftaleperiode Skanderborg Kommune ønsker at indgå en 2-årig aftale med mulighed for forlængelse i yderligere 1 år på samme vilkår. Aftalen skal træde i kraft 1. januar Skanderborg Kommune - Udbud på fodbehandling 2012 iht. reglerne om udvidet helbredstillæg 3

4 2. Tilbudsmaterialet formkrav og indhold 2.1 Tilbudsfrist Tilbud med alle tilhørende bilag skal være Skanderborg Kommune i hænde senest den 23. november 2012 kl Afleveringsadresse Tilbud, samt alle tilhørende bilag, sendes til: Skanderborg Kommune Att: Charlotte U. Jørgensen Indkøbsteamet - Økonomi, Innovation og IT Postboks Skanderborg Alternativt kan tilbud, samt alle tilhørende bilag, afleveres personligt til: Charlotte U. Jørgensen Skanderborg Kommune Indkøbsteamet, Økonomi, Innovation og IT Adelgade Skanderborg Emballagen skal i begge tilfælde tydeligt mærkes med: Tilbud til Skanderborg Kommune vedrørende fodbehandling - Må IKKE poståbnes. Anmærkningen skyldes, at samtlige indkomne tilbud åbnes på samme tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være mulighed for at overvære åbning af tilbuddene. 2.3 Tilbuddets udformning Tilbud skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar. Bilag 1 Tilbudspriser og Bilag 3 Tilbudsskema ønskes endvidere hvis muligt - tilsendt i elektronisk form på en USB-nøgle. Dette er dog ikke noget krav. Tilbud, der ikke modtages rettidigt på rette sted, vil ikke indgå i den efterfølgende vurdering. For at opnå en ensartet vurdering af tilbuddene skal samtlige relevante felter i vedlagte bilag udfyldes. Der må ikke ændres i bilagenes udformning. Det forudsættes, at tilbudsgiver er i stand til at opfylde samtlige krav og ønsker i udbudsmaterialet, hvor tilbudsgiver ikke har taget forbehold. Se i øvrigt pkt om forbehold. Tilbudsgiver skal i tilbudsmaterialet tydeligt angive virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). 2.4 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sig sit tilbud t.o.m. januar måned Skanderborg Kommune - Udbud på fodbehandling 2012 iht. reglerne om udvidet helbredstillæg 4

5 2.5 Andre forhold vedrørende tilbudsafgivelse Der ydes ikke godtgørelse eller betaling for afgivelse af tilbud, udarbejdelse af ønskede informationer eller andet i relation til tilbudsafgivelse. Tilbudsmaterialet vil ikke blive returneret. Tilbud og andet materiale behandles fortroligt. I forhold til andre leverandørers mulighed for efter aftaleindgåelse at tilslutte sig aftalen på samme vilkår, jfr. pkt. 1, kan det dog blive nødvendigt at oplyse eventuelt interessenter om priser og øvrige aftalevilkår. Herudover henvises til Offentlighedslovens og Forvaltningslovens almindelige regler om aktindsigt. 2.6 Spørgsmål og henvendelse i tilbudsperioden Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal rettes pr. til: charlotte.joergensen@skanderborg.dk Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet er 07. november 2012 kl Såvel spørgsmål som svar vil hurtigst muligt i anonymiseret form blive offentliggjort på Skanderborg Kommunes hjemmeside: Det er tilbudsgiveres eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. 2.7 Udvælgelseskriterier Tilbuddet skal, foruden de forhold der er nærmere beskrevet i dette materiale, indeholde: Generelle oplysninger om tilbudsgiver, herunder ejerforhold Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige (Bilag 2) Oplysning om og dokumentation for relevant erhvervs- og produktansvarsforsikring 2.8 Tildelingskriterier Aftalen tildeles efter kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Dvs. at der ved valg af leverandør vurderes overordnet på de kriterier, som er nærmere beskrevet i afsnit : Pris Service Økonomi Priser Pristilbud skal afgives på Bilag 1, der skal udfyldes og medsendes tilbuddet. Priser skal oplyses som nettopriser inkl. moms Service Tilgængelighed Pensionisten skal som udgangspunkt henvende sig på tilbudsgivers forretningsadresse. Derfor vil der blive lagt vægt på, at tilbudsgivers forretningsadresse er tilgængelig for gangbesværede, herunder for kørestolsbrugere. Skanderborg Kommune - Udbud på fodbehandling 2012 iht. reglerne om udvidet helbredstillæg 5

6 Hjemmebesøg Det skal oplyses i tilbuddet, om der kan fortages hjemmebesøg (behandling i pensionistens hjem) i de særlige tilfælde, hvor pensionisten på grund af varigt nedsat funktionsevne ikke er i stand til at møde op på tilbudsgivers forretningsadresse. Der vil i tilbudsevalueringen blive lagt vægt på, at denne mulighed er tilstede. Vi gør opmærksom på, at der ikke ydes kørselsgodtgørelse i forbindelse med hjemmebesøg. Kapacitet og geografisk nærhed Skanderborg Kommune vil i udvælgelse af leverandør henholde sig til krav i love om social pension om, at prisaftaler skal tilgodese nødvendig kapacitet og geografisk nærhed. 2.9 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbrev (tilbudsbetingelser) Bilag 1 Tilbudspriser (skal udfyldes og returneres) Bilag 2 Tro- og Love-erklæring (skal udfyldes og returneres) Bilag 3 Tilbudsskema (skal udfyldes og returneres) 3. Aftalegrundlag Der kan ydes udvidet helbredstillæg til vedvarende fodbehandling (der ligger ud over den behandling, der kan varetages af hjemmeplejen) til pensionister med funktionsnedsættelse, som har brug for fodbehandling, samt til pensionister uden funktionsnedsættelse, men med behov for fodbehandling. Det er et krav, at det drejer sig om fodbehandling, der ikke kan ydes tilskud til efter sundhedsloven og dermed heller ikke almindeligt helbredstillæg, og at fodbehandlingen ikke kan dækkes efter servicelovens 83 om personlig pleje, enten på grund af behovets særlige karakter eller fordi pensionisten ikke har nedsat funktionsevne. Der kan ikke ydes tilskud til fodbehandling, som pensionisten selv kan varetage. 4. Øvrige forhold 4.1 Bestilling Bestilling sker altid på baggrund af en udstedt bevilling fra Skanderborg Kommune. Således er det alene Skanderborg Kommune, der ved ansøgning fra pensionisten vurderer, om fodbehandlingen er nødvendig og ikke omfattet af øvrig lovgivning, således at der kan ydes tilskud efter reglerne om udvidet helbredstillæg. 4.2 Prisregulering Priserne er faste i ét år fra kontraktens forventede opstart, jf. afsnit 1.2. Herefter kan priserne reguleres årligt i henhold til stigningen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. Første prisregulering kan således ske pr. 1. januar Prisreguleringen skal baseres på indeksudviklingen september 2012 september Priserne kan under inden omstændigheder stige mere end stigningen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. Prisstigninger skal varsles med minimum 30 dage. Varsling skal ske til Skanderborg Kommunes Borgerservice. Skanderborg Kommune - Udbud på fodbehandling 2012 iht. reglerne om udvidet helbredstillæg 6

7 4.3 Fakturering Faktura skal være i overensstemmelse med den udstedte bevilling og skal i elektronisk form sendes til Skanderborg Kommune. Faktureringsdato kan tidligst være leveringsdato. Kommunen ønsker alene at blive faktureret det beløb, der svarer til det bevilgede tilskud. Afregning af restbeløbet er et forhold mellem leverandøren og pensionisten og er kommunen uvedkommende. Fakturaen skal indeholde oplysninger om pensionistens navn, adresse, fødselsdato, dato for behandling samt oplysning om pensionistens egenandel. 4.4 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsen er 30 dage fra modtaget, korrekt faktura. 4.5 Brancheforening Tilbudsgiver skal oplyse om evt. medlemskab af anerkendt brancheforening. 4.6 Uddannelse Tilbudsgiver og dennes personale skal altid have en faglig uddannelse, der mindst svarer til, hvad der i øvrigt er gældende inden for branchen. 4.7 Reklamation Det skal af tilbuddet fremgå, hvilke reklamationsbestemmelser der vil være gældende for den tilbudte fodbehandling. 4.8 Ansvarsforsikring Det er et krav, at tilbudsgiver har en erhvervsansvarsforsikring, og tilbudsgiver skal i tilbuddet oplyse forsikringsselskab, forsikringstype og forsikringssum. 4.9 Offentligt påbud Offentlige myndigheders love, anordninger, bekendtgørelser og direktiver, herunder EU-direktiver og standarder om fremstilling, opbevaring og kontrol, gældende for den tilbudte ydelse, skal til enhver tid følges Tavshedspligt Tilbudsgiver er forpligtet til at iagttage absolut tavshed overfor tredjemand om opnået kendskab til pensionisters private forhold samt om indholdet af denne aftale. Denne forpligtelse gælder også efter aftalens ophør Force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout. Skanderborg Kommune - Udbud på fodbehandling 2012 iht. reglerne om udvidet helbredstillæg 7

8 Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part meddelelse herom skriftligt, så snart force majeure kendes eller konstateres, med mindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed eller områder, denne bærer risikoen for, kan kommunen anvise andre leverandører, så længe force majeure er til stede Overdragelse af leverancen Overdragelse helt eller delvis til tredjemand kan ikke ske uden skriftligt samtykke fra kommunen (dette gælder dog ikke ved fusion af virksomhed) Ubetalt gæld til det offentlige Gældserklæring (Bilag 2) skal udfyldes og medsendes tilbuddet i medfør af til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Misligholdelse Tilbudsgiver er ansvarlig for, at nødvendig kapacitet til udførelse af opgaven er til stede. Kommunen kan fastsætte en rimelig frist, inden for hvilken tilbudsgiver skal opfylde sine forpligtelser i henhold til denne aftale. Undlader tilbudsgiver herefter at opfylde sine forpligtelser inden for den af kommunen fastsatte frist, er forholdet at betragte som væsentlig misligholdelse. Ved misligholdelse kan kommunen opsige aftalen med 30 dages skriftlig varsel, i grovere tilfælde med omgående virkning. Såfremt tilbudsgiver standser betalingerne, erklæres konkurs eller træder i likvidation, er Skanderborg Kommune berettiget til at ophæve aftalen Tvister Tvister, der ikke kan løses ved positiv forhandling mellem parterne, afgøres efter dansk ret. Retten i Horsens er værneting Tilbudsforbehold Ved tilbudsforbehold forstås tilbudsgiverens eventuelle forbehold over for aftalemæssige forhold og kravspecifikationer i nærværende udbudsmateriale. Eventuelle forbehold skal klart fremgå af tilbuddet. Væsentlige forbehold accepteres ikke Udbudsforbehold Som nævnt i indledningen kan pensionisten frit vælge leverandør, og der kan derfor ikke gives garantier for minimumsomsætning på aftalen. Skanderborg Kommune tager herudover forbehold for administrative og politiske beslutninger (besluttet ved lov), som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale væsentligt. Skanderborg Kommune - Udbud på fodbehandling 2012 iht. reglerne om udvidet helbredstillæg 8

9 5. Aftalen 5.1 Meddelelse om resultatet Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Resultatet af udbudsforretningen vil ligeledes blive offentliggjort under Skanderborg Kommunes annoncering i Lokalavisen Skanderborg. Pensionisten vil ved udstedelse af bevilling blive gjort opmærksom på, hvem kommunen har indgået prisaftale med. 5.2 Endelig aftale Aftalen er bindende for både leverandøren og kommunen. Det skal dog endnu engang fremhæves, at pensionisten, uanset at der indgås prisaftale, frit kan vælge leverandør, men at Skanderborg Kommune i forbindelse med bevilling vil gøre pensionisten opmærksom på, hvem kommunen har prisaftale med. Ved indgåelse af aftale med den valgte leverandør udarbejdes den endelige aftale af Skanderborg Kommune. Udgangspunkt for den endelige prisaftale er det samlede udbudsmateriale med tilhørende bilag samt den valgte leverandørs samlede tilbudsmateriale. Begge parter underskriver prisaftalen. Skanderborg Kommune - Udbud på fodbehandling 2012 iht. reglerne om udvidet helbredstillæg 9