Kontrakt. Serviceeftersyn på maskiner i sløjdlokaler og gasinstallationer i fysiklokaler samt dertilhørende udsugning, på skolerne i Gribskov kommune.

Transkript

1 Bilag 4 Kontrakt Serviceeftersyn på maskiner i sløjdlokaler og gasinstallationer i fysiklokaler samt dertilhørende udsugning, på skolerne i Gribskov kommune. April

2 Indholdsfortegnelse 1. Kontraktens formål og grundlag 2. Aftaleperiode 3. Aftalens omfang 4. Aftaleændringer 5. Underleverandører 6. Kontakt mellem kommunen og leverandøren 7. Vederlag og fakturering 8. Prisregulering 9. Diverse data og informationer 10. Eftersyn og servicerapporter m.v. 11. Forsikring 12. Love og myndighedskrav m.v. 13. Tavshedspligt og aktindsigt 14. Misligholdelse 15. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser 16. Force majeure 17. Opsigelse 18. Konkurs 19. Miljø 20. Socialt ansvar 21. Tvist 22. Underskrift 2

3 1. Kontraktens formål og grundlag Formålet med kontrakten er at regulere forholdet mellem leverandør og XXX kommune. Formålet er også at beskrive leverandørens og kommunens forpligtigelser i forbindelse med udførelse af service og vedligeholdelse af kommunens maskiner i sløjdlokaler og gasinstallationer i fysiklokaler samt dertilhørende udsugning. Denne opgave gælder alle kommunens skoler. Kontrakten er indgået efter annoncering efter tilbudsloven (lovbekg. nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter). Aftalegrundlaget udgøres af følgende i prioriteret rækkefølge: Kontrakten dateret den 1. maj 2012 Det samlede udbudsmateriale Leverandørens tilbud dateret den 28. marts 2012 Spørgsmål og svar 2. Aftaleperiode Aftalen træder i kraft 1. maj 2012, og løber til den 31. april 2015 med mulighed for forlængelse i 2x1 år. Såfremt optionen på forlængelse ønskes benyttet, vil kontrakten blive forlænget på uændrede vilkår. Kommunen kan opsige kontrakten, såfremt der sker ændringer i lovgivningen, som ændrer serviceforpligtelsen væsentligt i forhold til den udbudte ydelse samt hvis der ansættes kyndigt personale. I så fald vil opsigelsen kunne ske med 3 måneders varsel til den første i en vilkårlig måned. 3. Aftalens omfang Kontrakten omfatter eftersyn og service, herunder sikkerhedskontrol og rapport efter gældende regler, som nærmere beskrevet i udbudsmaterialets afsnit om kravspecifikationer. 4. Aftaleændringer Hver part er berettiget til at kræve ændringer i ydelser omfattet af denne kontrakt som følge af nye lovkrav eller ændret offentlig regulering. Genforhandlingerne vedrører kun de bestemmelser i kontrakten, der er berørt af ændringerne. XXX kommune er endvidere berettiget til at ændre antallet af lokaler i forbindelse med 3

4 ændringer i skolestruktur og lignende samt ændringer i tilhørende udstyr. Aftalen kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem kommunen og leverandøren. 5. Underleverandører Anvendelse af underleverandører kan kun ske med skriftlig godkendelse af kommunen. Kommunen kan kræve, at underleverandøren opfylder samme krav som leverandøren, og i så fald er det leverandørens ansvar at fremsende relevant dokumentation herfor til kommunen. Hvis leverandøren anvender underleverandøren til opfyldelsen af sine forpligtelser under aftalen, garanterer leverandøren for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis leverandøren selv havde udført opgaven. Leverandøren hæfter for underleverandørens forhold på samme vis som for egne forhold. 6. Kontakt mellem kommunen og leverandøren I forbindelse med kontraktens underskrivelse aftales kontaktpersoner, herunder kontraktholder og serviceledere. Leverandøren har i samarbejde med kommunen udarbejdet en tidsplan, der viser tidspunktet for service besøgene på hver enkelt lokalitet. Såfremt de planlagte tidspunkter fraviges, skal leverandøren informere den enkelte lokalisation. Kommunikation vedr. reparationer Mindre reparationer: Ved mindre reparationer, som kan udføres i forbindelse med servicebesøget, skal servicelederen eller kommunes ejendomscenter mundtligt eller skriftligt godkende udførslen af denne reparation. Større reparationer: Ved større reparationer skal skriftligt tilbud om reparationsarbejde sendes til kommunes ejendomscenter. Kommunen er ikke forpligtet til at acceptere tilbud vedr. mindre og større reparationer. 4

5 7. Vederlag og fakturering Det årlige faste vederlag udgør DKK xx.xx.,xx eksklusiv moms. Vederlaget indeholder alle de med opgaven forbundne omkostninger. Betaling sker kvartalsvis bagud. Såfremt leverandøren har afholdt yderligere omkostninger til materialer eller reparationer, som ikke er indeholdt i det årlige faste vederlag faktureres disse ydelser særskilt. Faktura indeholde detaljerede oplysninger om den erlagte ydelse, herunder rekvirent, dato for bestilling og levering, udførelsessted mv. Se om reparationer ovenfor under pkt. 6. Betalingsbetingelserne er 30 dage netto. Fakturering skal ske elektronisk, jfr. lov nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger, til EAN nummer xxxx. Rentelovens almindelige regler er gældende. 8. Prisregulering Prisregulering kan finde sted én gang årligt med virkning fra 1. januar, første gang den 1. januar Såfremt leverandøren ønsker at benytte muligheden for prisregulering, skal dette skriftligt varsles kommunen senest den 1. december året før det år, hvor reguleringen skal træde i kraft. Prisreguleringen skal ske i henhold til Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Priserne kan således stige med den procentvise stigning i nettoprisindekset fra 1. november det foregående år til 1. november indeværende år, dog således at prisstigningen ikke kan overstige udviklingen i Kommunernes Landsforenings udmeldte løn- og prisfremskrivning for varekøb. Ingen prisregulering kan iværksættes uden kommunens forudgående skriftlige godkendelse heraf. I modsat fald vil det være at betragte som en væsentlig misligholdelse. Hvis der vedtages ny lovgivning, herunder omlægning af skatter og afgifter, som påvirker leverandørens produktionsomkostninger, har leverandøren ret til en genforhandling af prisstrukturen. En sådan genforhandling skal baseres på detaljeret dokumentation, der godtgør en stigning i produktionsomkostningerne. 5

6 9. Diverse data og informationer Inden for lovens rammer har leverandøren brugsret til diverse data og informationer så længe leverandøren udfører opgaver i henhold til aftalen. Materialet må alene anvendes i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Alt materialet tilhører kommunen, og skal efter konkret anmodning udleveres til kommunen elektronisk. 10. Eftersyn og servicerapporter m.v. Leverandøren er forpligtet til at gennemføre rutinemæssige/periodiske eftersyn i henhold til leverandørens anvisninger og udfylde servicerapporter efter hvert servicebesøg, som beskrevet i afsnit 2 i udbudsmaterialet Det anbefales at Leverandøren har et internt kvalitetssikringssystem, som dokumenterer, at ydelserne leveres i overensstemmelse med kontraktgrundlaget. Såfremt Leverandøren har et sådant system kan kommunen kræve kvalitetssikringsrapporter fremsendt med 7 kalenderdages varsel. Forefindes et sådan system ikke kan kommunen alligevel bede Leverandøren godtgøre at ydelserne leveres i overensstemmelse med kontraktgrundlaget. En redegørelse herfor skal være kommunen i hænde med 14 kalenderdages frist. 11. Forsikring Tilbudsgiveren og eventuelle underleverandører skal have sædvanlig ansvarsforsikring omfattende skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Denne forsikring skal i hele aftaleperioden holdes i kraft med dækningssummer på minimum kr. 5 mio. for person- og tingskade og kommunen forbeholder sig ret til under kontraktens løbetid at afkræve leverandøren dokumentation herfor. Senest fem arbejdsdage efter kontraktens indgåelse, skal leverandøren fremsende dokumentation for tegnede forsikringer til kommunen. Manglende forsikringsdækning vil være at betragte som væsentlig misligholdelse. 6

7 12. Love og myndighedskrav m.v. Leverandøren og dennes personale skal overholde de til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, offentlige påbud, regulativer og diverse standarder såvel på aftaletidspunktet som i aftaleperioden. 13. Tavshedspligt og aktindsigt Leverandøren og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med opfyldelse af kontrakten, jf. relevante bestemmelser i hhv. straffelov, forvaltningslov og retssikkerhedslov. Denne tavshedspligt gælder også efter kontraktens udløb. Enhver person, der gennem sin tilknytning til leverandøren er beskæftiget med udførelsen af opgaverne i henhold til kontrakten eller på anden måde får kendskab til fortrolige oplysninger i tilknytning til opgaverne, er undergivet den samme tavshedspligt. Leverandøren er forpligtet til at sikre, at leverandørens ansatte og andre personer, som gennem tilknytning til leverandøren får kendskab til oplysninger i tilknytning til kontrakten, kender og overholder de forpligtelser, som følger af tavshedspligten. Tavshedspligten fortsætter efter kontraktens udløb og efter den enkelte medarbejders fratræden af sin stilling hos leverandøren. Overtrædelse af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 14. Misligholdelse Hvis den ene part misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, er den anden part berettiget til erstatning for ethvert tab efter dansk rets almindelige regler, og kan kræve forholdsmæssigt afslag, foretage modregning, modtage erstatning mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at tilbageholdelse af betaling, modregning, erstatning, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Ved væsentlig misligholdelse er den anden part berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning. Niveauet for misligholdelse er nogle steder reguleret direkte i kontraktgrundlaget. Dette er dog ikke udtømmende. 7

8 Forinden misligholdelsesbestemmelserne bringes i anvendelse, har parterne pligt til at søge uoverensstemmelsen løst i mindelighed. Ved væsentlig misligholdelse har den part, der vil påberåbe sig misligholdelsen, pligt til forinden kontrakten ophæves, at fremsende ét skriftligt påkrav til den misligholdende part om at bringe misligholdelsen til ophør med øjeblikkelig virkning, subsidiært inden for en nærmere fastsat frist afhængig af misligholdelsens karakter. Den krænkede part kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Hvis den misligholdende part ikke kan bringe misligholdelsen til ophør inden for den i påkravet anførte frist, har den krænkede part ret til at tilbageholde betaling eller til at ophæve kontrakten uden yderligere varsel. Såfremt den krænkede part ikke anser den misligholdende parts bestræbelser på at afhjælpe den væsentlige misligholdelse for tilstrækkelige, kan den krænkede part tilbageholde betaling eller ophæve kontrakten uden yderligere varsel. Ved bedømmelsen af om der foreligger en væsentlig misligholdelse, skal der tages hensyn til karakteren af de opgaver, som kontrakten omfatter, misligholdelsens karakter, risikoen for gentagelse efter allerede indtrufne gentagelser, en ophævelses betydning for leverandøren hhv. kommunen, herunder set i lyset af kommunens offentligretlige forpligtelser i tilknytning til de opgaver som kontrakten omfatter samt til andre relaterede omstændigheder. Nedenfor er anført dog ikke udtømmende andre mulige situationer, der er at betragte som væsentlig misligholdelse: Væsentlig tilsidesættelse af hele eller dele af kontrakten eller væsentlige ændringer af opgavens indhold uden forudgående skriftlig aftale med kommunen betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. Væsentlig misligholdelse anses altid for at foreligge, når leverandørens udførelse af opgaven i henhold til kontrakten er behæftet med så alvorlige mangler, at kommunen ikke med rimelighed fortsat kan forventes at ville overlade udførelsen af de i kontrakten omfattende opgaver eller dele heraf til leverandøren. Væsentlig misligholdelse anses altid for at foreligge, hvis leverandøren forgæves har forsøgt at korrigere en misligholdelse, eller hvis der i løbet af 14 dage efter kommunens påtale af en mangel eller misligholdelse indtræder en tilsvarende mangel eller misligholdelse. Leverandøren kan ophæve kontrakten, hvis kommunen væsentligt misligholder sin 8

9 betalingsforpligtelse eller sin forpligtelse til som kontraktpart at medvirke til, at leverandøren kan udføre de af kontrakten omfattende opgaver korrekt og rettidigt. Leverandøren er dog ikke berettiget til at ophæve kontrakten, hvis leverandøren på anden måde kan varetage sine interesser i tilstrækkeligt omfang. Væsentlig misligholdelse foreligger, hvis leverandøren ikke aktivt medvirker til en effektiv realisering af de målsætninger og værdigrundlag, som er beskrevet i kontraktgrundlaget, eller hvis leverandøren ikke aktivt medvirker ved procedurer o.lign., som er beskrevet i kontrakten. Hvis leverandøren må indse, at der er risiko for misligholdelse, skal leverandøren omgående give kommunen en skriftlig og begrundet meddelelse herom. I tilfælde af leverandørens misligholdelse kan kommunen stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå lignende misligholdelse fremover. Ved ophævelse af kontrakten tilbagebetaler leverandøren den betaling, som eventuelt måtte være modtaget for endnu ikke udførte opgaver i henhold til kontrakten. Uanset en ophævelse af kontrakten er leverandøren i en overgangsperiode forpligtet til at varetage opgaverne, som er omfattet af kontrakten, indtil opgaverne med rimeligt varsel kan overdrages til kommunen eller tredjemand. Leverandøren er ved kontraktens ophør, uanset årsagen hertil, forpligtet til aktivt og på absolut bedste vis at medvirke til, at opgaven overgår til tredjemand uden problemer. Vil en part ophæve kontrakten, skal den anden part uden ugrundet ophold have meddelelse efter misligholdelsen er eller burde være opdaget. I modsat fald fortaber parten sin ret til at hæve kontrakten eller til at kræve afhjælpning. Dette gælder dog ikke, hvis den anden part har handlet svigagtigt eller gjort sig skyldig i grove fejl og forsømmelser. Al korrespondance omkring misligholdelse og ophævelse skal foregå skriftligt. 15. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Leverandørens forpligtigelser og rettigheder i henhold til aftalen kan hverken helt eller delvist overdrages til tredjemand uden forudgående godkendelse fra kommunen. Overtrædelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse. 9

10 Aftalen kan gøres til genstand for almindelig bank finansiering. 16. Force majeure Force majeure reguleres i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmelser herom. Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 10 kalenderdage efter force majeure er indtrådt. 17. Opsigelse Kommunen kan opsige kontrakten, hvis der sker direktiv-, lov- eller myndighedsmæssige indgreb af væsentlig betydning, eller hvor indkøbet afviger væsentligt i forhold til kravene i den udbudte ydelse. Kommunen kan ligeledes opsige kontrakten såfremt der sker ændringer i skolestrukturen eller arbejdsfordelingen hos kommunens medarbejder på anden vis ændres (ex. At kommunens servicefunktion opnår de fornødne kompetencer og autorisation til at udføre eftesyn) I så fald vil opsigelse kunne ske med 3 måneders varsel til den første i en vilkårlig måned. 18. Konkurs Kommunen kan efter fremsendelse af skriftligt påkrav ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, hvis leverandøren begæres konkurs, indleder tvangsakkord, meddeler betalingsstandsning, der indtræder insolvens eller likvidation eller leverandøren befinder sig i en økonomisk situation, som giver grund til at antage, at leverandøren ikke i fremtiden vil kunne opfylde aftalen fuldt ud. Disse forhold vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af kommunens kendskab hertil, som senere i forløbet, for eksempel under en betalingsstandsning. Hvis konkursboet har ret til at indtræde i aftalen i medfør af konkursloven, skal konkursboet efter kommunens henvendelse og inden for en frist på 5 arbejdsdage regnet fra og med datoen for afsigelse af konkursdekret give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Ovennævnte gælder tillige ved leverandørens betalingsstandsning eller hvis der åbnes 10

11 forhandling om tvangsakkord eller leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må antages at være ude af stand til at opfylde aftalen. Hvis leverandøren er et aktieselskab kan kommunen ophæve aftalen, hvis selskabet kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. 19. Miljø Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under aftalen opfylder de til enhver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. 20. Socialt ansvar Leverandøren er forpligtet til at sikre overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder må leverandøren ikke forskelsbehandle som følge af køn, race, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, handicap, alder og etnisk tilhørsforhold. Leverandøren skal endvidere bestræbe sig på at deltage i integration af udsatte grupper, eksempelvis længerevarende ledige, personer med anden etnisk baggrund end dansk og personer med nedsat arbejdsevne. 21. Tvist Retsforholdet ifølge aftalen og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret. Retsforholdet ifølge kontrakten og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret ved byretten i Helsingør. 22. Underskrift Kontrakten underskrives og stemples i 2 eksemplarer, hvor kommunen og leverandøren hver beholder ét eksemplar. Dato... Leverandør... Kommunen 11