Referat fra bestyrelsesmøde den 28. januar 2012 i Fredericia Idrætscenter

Transkript

1 Foreninger: Landskredsen - Coop Alliancen - Dansk Levnedsmiddel Idrætsforbund -Jernbanerfritid - Postens Idrætsog Fritidsforbund - Skat Fritid & Idræt - Dansk Hospitalsidræt - Dansk Taxi Sport - Kommunernes Fritidsog Idrætsforbund - Dansk Politi Idrætsforbund - Arriva IF Landskredsens bestyrelse og foreningskonsulent Bo Ravn Bertelsen Referat fra bestyrelsesmøde den 28. januar 2012 i Fredericia Idrætscenter Deltagere: Per Svendson Susanne Larsen Børge Heering Gert Uffe Andersen Robert Hansen Lena Thomsen Frantz Jønsson Lars Martin Svendsen Morten Grejsler Bo Ravn Bertelsen Postens Idræts- og Fritidsforbund Coop Alliancen Dansk Levnedsmiddelidrætsforbund Dansk Hospitals Idræt Dansk Politi Idrætsforbund Kommunernes Fritids- og Idrætsforbund Danske Jernbaners Fritidsforbund Arriva IF Skat Fritid og Idræt Dansk Firmaidrætsforbund Uden afbud: Per Jakobsen Dansk Taxi Sport Referent: Birger Weiling Landskredskontoret Mødet afholdt i forlængelse af Landskredsens seminar. Pkt. 1: Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den 28. oktober 2011 Godkendt uden bemærkninger. Pkt. 2: Landskredsstævne 2011 Birger Weiling orienterede om, at forretningsudvalget havde ændret i budgettet for Landskredsstævnet. Bl.a. sættes deltagergebyret op fra kr. 100 til kr Hjemmeside:

2 pr. person og deltagelse i aftenfest stiger fra kr. 125 til kr Derudover fjernes deltagerbeviser (t-shirts), musik til aftenfesten ændres fra kr til kr og madprisen må maks. være kr. 150 ved indkøb. Derudover ser vi på, hvordan vi kan få økonomien vedr. landskredsstævnet til at være en positiv post i Landskredsens regnskab. Pkt. 3. Meddelelser / bordet rundt S.E.L. Coop har lige holdt indendørs fodbold i Vejen den 22. januar 2012 med 40 hold. Fodboldstævne afholdes i Ålborg og Albertslund den 12. februar Pkt. 4. Økonomi Børge Heering omdelte og gennemgik regnskabet. Regnskabet for 2011 er godkendt af revisorerne. Budgettet skal tilrettes med de netop ændrede beløb. Pkt. 5. Landskredsens fremtid og Regionale stævner Nedenfor notat vedr. møde med Dansk Firmaidrætsforbund og Landskredsens seminar. Pkt. 6. Årsmøde Birger Weiling orienterede om, at det kommende årsmøde afholdes i Fredericia Idrætscenter lørdag den 3. marts Der planlægges ikke efterfølgende seminar. Pkt. 7. Eventuelt - Per Svendson fik en lille hilsen som tillykke med brylluppet. Udsendt den 30. januar 2012 Birger Weiling Side 2 af 7

3 Møde med Forbundsstyrelsen Per Svendson bød velkommen til mødet med Peder Bisgaard, Ragna Knudsen og Jan Steffensen fra Dansk Firmaidrætsforbund og lagde op til en snak omkring landskredsens fremtid. Per orienterede om, at Landskredsens forretningsudvalg aftenen før, havde kigget på aktivitetsniveau og økonomi og spurgte derfor om styrelsens forventninger til bl.a. at Landskredsen var i gang med at arrangere regionale stævner, f.eks. et-to stævner i 2012 og tre-fire stævner i Peder Bisgaard startede lidt længere tilbage i historien da kredsene blev nedlagt, men nu er der mere fokus på bl.a. medlemstal og hvad pengene bliver brugt til. Peder Bisgaard beklagede den manglende dialog ved forbundets planlægning af efterårets repræsentantskabmøde og ville gerne i dialog med Landskredsen, da udvidelse af Landskredsens aktiviteter med et par stævner måske ikke er nok. Der var en kort snak omkring en arbejdsgruppe af forbundets konsulenter der interviewede landsforeningerne for nogle år siden. Gruppen blev nedlagt uden at der egentlig kom noget ud af det. Jan Steffensen spurgte, om landsforeningerne egentlig ville Landskredsen og om hvorfor landsforeningerne ikke alle reklamerer for f.eks. Landskredsstævnet? Der var enighed om at landsforeningerne ville Landskredsen, for det var et godt forum for især erfaringsudveksling da man som landsforening ikke føler at man hører hjemme i de regionale møder. Der føler man sig nærmest udenfor.,jan Steffensen oplyste at alle landsforeninger bør have et til to stævner at tilbyde deres egne medlemmer og en folder som "sælgeren" kan tage med rundt - og det har de fleste af landsforeningerne. Jan Steffensen sagde, at Forbundet ønskede en handlingsplan som 1. prioritet og at fokus efterfølgende skulle være at få regionale stævner i gang. Det gælder om at vise at vi vil Landskredsen og så få gang i aktiviteterne. På spørgsmål fra Børge Heering erklærede forbundet sig villige til at kigge på et oplæg omkring opdatering / ændring af optagelsesbetingelserne. Børge Heering spurgte også ind til Forbundets holdning vedr. tilskudsbeløb pr. medlem til landsforeninger kontra de lokale firmasportsforeninger. Svaret var, at hjerteblodet lå hos de lokale firmaidrætter samt at det var svært at ændre på beløbene, da evt. yderligere tilskud skulle tages fra de lokale firmasportsforeningers tilskud. Per Svendson takkede for et godt møde og meddelte at Landskredsen nu skulle fortsætte dagen med oplæg af Camilla Svenstrup fra Dansk Firmaidrætsforbund og efterfølgende skulle der være seminar med fokus på landskredsens fremtid. Side 3 af 7

4 Regionale stævner v/ Camilla Svenstrup Vi fik input til at få mere information fra Landskredsen ud igennem landsforeningerne. Der skal træffes aftaler om, at informationen skulle videresendes straks til rette modtagere, lægges på landsforeningernes hjemmeside, evt. bruge Forbundets muligheder osv. Vi blev klædt på til det efterfølgende seminar. Seminar vedr. regionsstævner og landskredsstævnet Bo Ravn Bertelsen var ordstyrer og vi kom ind på disse punkter. Hvad vil vi? Regionale stævner - hvad er det? Hvorfor regionale stævner i Landskredsen? Hvordan skal det organiseres? Hvilke idrætter kan tiltrække deltagerne? Hvor og af hvem skal stævnerne afvikles? Hvilke ressourcer har vi? Landskredsstævnet - kan vi gøre det bedre? Der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af Børge Heering, Lena Thomsen, Bo Ravn Bertelsen og Birger Weiling som skal lave udkast til en handlingsplan. Handlingsplanen fremlægges på Landskredsens årsmøde den 3. marts Der var enighed om at både landsforeninger og Landskredsen kan afholde regionale stævner. Der var enighed om, at overskud og underskud tilfalder arrangøren. Der blev allerede budt ind med følgende regionale landskredsstævner: I 2012: Fodbold i Nibe den 10. november 2012 Golf på Sjælland den 8. september 2012 Golf i Herning? Petanque - SKAT? Bowling - Landskredsen? I 2013: Golf på sjælland - september 2013 Der var enighed om at Landskredsen vil arbejde med: Aktivitetsdag Bowling Dart Golf Fodbold - indendørs Motionsløb / travetur Petanque Side 4 af 7

5 Ved Landskredsstævnerne - den sidste weekend i oktober - vil vi tilbyde: Bowling Dart Golf Fodbold - indendørs Kegler Motionsløb Riffelskydning Volleyball og evt. aktiviteter som: Bueskydning Spinning (både som konkurrence og som drop in) Motionscenter (drop in) Svømning (drop in) Alle landsforeninger var enige om, at markedsføre Landskredsstævnet og de regionale stævner ud fra Camilla Svenstrups oplæg. Landsforeningerne gav hinanden håndslag på strategien omkring markedsføringen. Seminaret blev afholdt i god ro og orden, med mange rigtig gode input og diskussioner. Alle var aktive og positive. 2 diasshow vedhæftet. Møde med Fredericia Idrætscenter og Cafe FIC Forhistorie: Nu har vi efterhånden haft Landskredsstævne i Fredericia Idrætscenter i mere end 12 år,. Jeg syntes derfor at det måske var på tide at følge op på om der skulle være noget som vi eller Fredericia Idrætscenter kunne gøre bedre. Det syntes både Fredericia Idrætscenter og Cafe FIC var en god ide. Børge Heering og Birger Weiling afholdt derfor et opfølgningsmøde fredag den 27. januar 2012 med både Fredericia Idrætscenter og Cafe FIC. Vi havde lavet følgende dagsorden vedr. Fredericia Idrætscenter: Betaling for mødelokaler Betaling for lokaler til aftenfest Reservation af haller / lokaler Haloversigt Personalet Bowlingcentret Landskredsens oprydning / dialog Side 5 af 7

6 I mødet deltog centerdirektør Bent Jørgensen, afdelingsleder Torben Pedersen og teknisk serviceleder Bo Jørgensen. Fremover skal vi ikke betale for mødelokaler. Vi skal fortsat betale for lokaler til aftenfest. Vi kunne snakke igen hvis vi skulle bruge idrætshallen til aftenfest. Vi havde kun ros til personalet vedr. booking af lokaler. Det fungerer rigtig godt - både ved henvendelse per telefon og via mail. Centeret er ved at opdatere haloversigten. Vi bruger den i stævneprogrammet. Vi havde kun ros til personalet, specielt Kenneth og Nina og der var en mere (efterfølgende fundet ud af at det var Peter). De var altid meget hjælpsomme under stævnet / møderne. Bowlingcenteret fungerer rigtig godt og også der havde vi kun ros. Centeret havde ingen bemærkninger til Landskredsen oprydning og dialog med personalet. De var glade for at vi kom i centeret og at vi ryddede pænt op efter os. De så gerne at vi brugte centeret endnu mere. Centerdirektøren var desværre nødt til at ændre på den rabatprocent vi fik når vi lejede lokalerne. Procenten blev ændret fra 15 pct. til 10. pct. som alle de andre der får rabat i centeret. Det betyder en reducering i rabatten fra kr til kr Vi havde lavet følgende dagsorden vedr. Cafe FIC: Åbningstider Prisen på kaffe Medbragte drikkevarer Forplejning til møder og under stævnet Personalet Landskredsens oprydning Aftenfest - bordopdækning Aftenfest - service i baren Prisen på vin Mad til musikerne / ikke fremmødte deltagere I mødet deltog Mamie. Mamie havde først kaffe klar et godt stykke tid efter vores aktiviteter er begyndt, hvilket har givet en del klager. Vi har nu truffet aftale om at Birger Weiling skriver direkte til Mamie med oplysninger om, hvornår kaffen skal være klar. Prisen på kaffe er kr. 50,00 per kande. Vi har fået special-pris til kr. 40,00 per kande - men kun ved selvafhentning Mamie har ofte klaget over medbragte drikkevarer, hvilket vi selvfølgelig har skrevet i både program og sagt i mikrofon. Mamie er klar over at der altid vil være nogen der medbringer og at vi ikke fungerer som politibetjente. Vi fik ros for, at vi tog fat i problemet. Side 6 af 7

7 Det er kun Børge Heering og Birger Weiling der kan købe på regning. Der ligger ID-kort ved kasseapperatet og det har fungeret rigtig godt for begge parter. Vi har rost personalet. De er altid flinke og hjælpsomme - også selvom de er stressede pga. lang kø. Mamie var meget glad for at vi ryddede op efter os. Det hjalp dem rigtig meget. Vedr. aftenfesten så: Vi roste borddækningen. Det var flotte borde. Vi roste den service vi fik i baren - især Ann. Vi diskuterede vinprisen og aftalt at Mamie har vin i 3 forskellige priser, startende fra kr. 168,00. (så kan folk selv vælge). Mad til musikerne. Hvis der er deltagere der ikke møder frem til festen, så kan musikken spise gratis, ellers koster det kr. 98,00 per kuvert. Side 7 af 7