NRGi Net A/S. Årsberetning 2006 Program for intern overvågning af ikke diskriminerende adfærd

Transkript

1 NRGi Net A/S Årsberetning 2006 Udarbejdet af: Jesper Pedersen Langvad Maj 2007

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Lovgrundlag Generelt om NRGi Net s program for intern overvågning Programmets indføring i NRGi s KS system Programmets indhold Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Forretningsmæssigt følsomme oplysninger i NRGi Håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger Medarbejdererklæringer Outsourcede funktioner IT-mæssig afgrænsning af følsomme data Adgang til distributionsnettet Kundekontakt Hjemmeside Brevpapir m.m Selskabsmæssig udskillelse af aktiviteter Regnskabsmæssig adskillelse Krav om habilitet Indgåelse af aftaler Koncerninterne aftaler Koncerneksterne aftaler Personer der indgår aftaler og deres forpligtelser Etablering af procedurer samt metode til at overholde disse Prisfastsættelse Personer der prisfastsætter Etablering af procedurer samt metode til at overholde disse Kontrol af programmet Information om programmet Afslutning og godkendelse Bilag Medarbejdererklæring IT-systemer indeholdende følsomme oplysninger

3 1 Indledning 1.1 Lovgrundlag Elforsyningslovens 20a foreskriver, at transmissions- og netvirksomheder skal opstille et program for intern overvågning, som beskriver virksomhedens tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd. Bestemmelsen skal medvirke til at sikre en reel adskillelse mellem monopolaktiviteter og kommercielle aktiviteter. Med hjemmel i elforsyningslovens 20a har Transport- og Energiministeren i april 2005 udstedt bekendtgørelse nr. 635, der fastsætter nærmere retningslinier for, hvad et sådant program for intern overvågning skal indeholde. Bekendtgørelsen trådte i kraft pr. 1. oktober Transmissions- og netvirksomhederne skal rapportere herom til Energitilsynet for 2. gang for kalenderåret Denne rapportering skal ske senest den 1. juni Generelt om NRGi Net s program for intern overvågning NRGi Net A/S nedsatte i løbet af 3. kvartal 2006 en arbejdsgruppe bestående af personer fra de forskellige afdelinger, som etableringen af det interne overvågningsprogram primært vil berøre. Arbejdsgruppen udarbejdede en plan for forberedelse og implementering af overvågningsprogrammet, herunder uddannelse/orientering af de berørte medarbejdere. Det viste sig dog, at der var en del usikkerhed om, hvad programmet præcist skulle indeholde, og hvordan det skulle opbygges. Det blev derfor besluttet i arbejdsgruppen, at det var mest hensigtsmæssigt, at implementeringen af programmet først skulle finde sted i løbet af første halvdel af 2007, da man forventede, at der sidst på året 2006 ville komme en præcisering af programmet fra Energitilsynet og Dansk Energi. Dette betyder, at denne årsberetning for 2006 beskriver tiltag, der er planlagt i 2006, men udført i første halvår af Det er planen, at den nedsatte arbejdsgruppe vil følge det interne overvågningsprogram i en periode efter implementeringen, med henblik på at indsamle erfaringer og evaluere det iværksatte program, således at det løbende kan blive justeret i takt med de erfaringer, som NRGi Net A/S gør sig. Der er blevet gennemført en generel orientering af den daglige ledelse i NRGi Net A/S og tilknyttede koncernselskaber om, at NRGi Net A/S er underlagt særlige forpligtelser vedrørende sikring af ikke diskriminerende adfærd og et program herfor. Efterfølgende er beskrevet de konkrete initiativer, der blev igangsat i NRGi Net A/S inden for de forskellige områder, som bekendtgørelsen om internt overvågningsprogram beskriver

4 1.3 Program m ets indføring i NRGi s KS system NRGi er ISO-certificeret efter den internationale standard DS/EN ISO 9001:2000. I dette kvalitetsstyringssystem er der udarbejdet et kvalitetsstyringsdokument KSP 43 Sikring af ikke diskriminerende adfærd i NRGi Net A/S. Hertil kommer, at koncernens øvrige kvalitetsstyringsdokumenter er tilpasset kravene i forbindelse med den ikke diskriminerende adfærd. I dokumentet KSP 43 er der taget udgangspunkt i de 9 punkter for intern overvågning, og det er bl.a. beskrevet, hvad vi opfatter som forretningsmæssigt følsomme oplysninger. I dokumentet for uddannelse og træning er det indarbejdet: I forbindelse med arbejde for NRGi Net A/S er alle medarbejdere, der har adgang til forretningsfølsomme oplysninger, underlagt en regel om, at de skal instrueres i reglerne, der er gældende for ikke diskriminerende adfærd. Disse regler skal mindst én gang om året repeteres, og det skal kunne dokumenteres, at en sådan repetition har fundet sted. I dokumentet for outsourcing af interne funktioner og opgaver er det indarbejdet: De enheder, der udfører arbejde for NRGi Net A/S, er underlagt reglerne for ikke diskriminerende adfærd. Herunder skal det bl.a. sikres, at oplysninger fra NRGi Net A/S ikke misbruges eller anvendes i sammenhænge, hvor de ikke hører hjemme. Der udarbejdes fortrolighedserklæringer for de enkelte medarbejdere, der håndterer informationer for NRGi Net A/S. 2 Programmets indhold Programmet for intern overvågning beskriver de foranstaltninger, NRGi Net A/S har truffet for at sikre, at diskriminerende adfærd overfor andre virksomheder ikke finder sted. Programmet fastlægger bl.a. de ansattes specifikke forpligtelser for at opfylde dette mål. Det er regler om, hvilke oplysninger der er fortrolige, og om, at de ansatte i deres kontakt med kunderne ikke må favorisere bestemte kommercielle selskaber. Denne årsberetning beskriver de punkter,et program for intern overvågning som minimum skal indeholde, jf. 2 stk. 1 nr. 1 til 9 i bekendtgørelse om program for intern overvågning for netvirksomheder i henhold til elforsyningsloven: Forretningsmæssigt følsomme oplysninger - nr. 1+2 Adgang til distributionsnettet - nr. 3 Kundekontakt - nr. 4 Selskabsmæssig udskillelse af aktiviteter - nr. 5 Regnskabsmæssig adskillelse - nr. 6 Krav om habilitet - nr. 7 Indgåelse af aftaler - nr. 8 Prisfastsættelse - nr. 9 Derudover beskrives det, hvordan programmet kontrolleres jf. 2 stk. 2 i bekendtgørelse samt, hvordan medarbejdere informeres om programmet

5 2.1 Forretningsm æssigt følsom m e oplysninger Alle medarbejdere, der arbejder med forretningsmæssigt følsomme oplysninger, vil blive gjort bekendte med og skal følge de retningslinier og procedurer, der er opstillet for intern overvågning for NRGi Net A/S. De skal underskrive en fortrolighedserklæring, hvor de skriver under på, at de ikke anvender data og informationer fra monopolaktiviteterne til andre formål Forretningsmæssigt følsomme oplysninger i NRGi Arbejdsgruppen har identificeret følgende oplysninger tilknyttet NRGi Net s virke, som forretningsmæssigt følsomme oplysninger: Forretningsdata: Kontrakter og aftaler Oversigt over elhandelsselskaber inden for NRGi Net s bevillingsområde Ikke offentliggjorte planer o.l. Kundedata: Forbrugstal Forbrugsprofiler Betalingsmønster Økonomiske forhold Generelt kan det siges, at kundespecifikke monopoloplysninger altid skal betragtes som fortrolige oplysninger Håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger Forbrugstal og forbrugsprofiler må ikke videregives, medmindre der foreligger et aftaleforhold mellem kunden og det elhandelsselskab, der står for et aktuelt leverandørskifte. Oplysninger om kunders restancer og økonomiske forhold må ikke videregives, og der må ikke gøres brug af en sådan oplysning andre steder i organisationen. Der må ikke videregives oplysninger om, hvilke elhandelsselskaber der sælger elektricitet inden for netselskabets bevillingsområde. Undtaget er oplysninger til den systemansvarlige virksomhed. Oplysninger fra kontrakter/aftaler indeholdende fortrolige oplysninger må ikke videregives til 3. part, med mindre aftaleparterne er indforstået med dette. Ikke offentliggjorte planer, så som strategi- og udbygningsplaner, må ikke videregives uden netchefens accept. Undtaget er planer, der skal bruges af diverse offentlige myndigheder. Almindelige kundeoplysninger som navn, adresse, m.m. er ikke fortrolige oplysninger. Disse kan for private videregives, såfremt kundens accept på forhånd indhentes. Denne accept skal indhentes en gang årligt. Videregivelse af oplysninger for erhvervsvirksomheder kan videregives umiddelbart

6 Såfremt netselskabet har videregivet oplysninger til ét selskab, kan netselskabet ikke nægte at sælge tilsvarende oplysninger til andre konkurrerende selskaber. Videregivelsen af oplysninger vil i så fald ske på almindelige forretningsmæssige vilkår. Mindst en gang om året skal personalet, der arbejder med fortrolige oplysninger, orienteres om reglerne. Det skal kunne dokumenteres, at dette har fundet sted. Se afsnittet vedr. kontrol af programmet for uddybning af dette Medarbejdererklæringer Med udgangspunkt i Dansk Energis forslag til en medarbejdererklæring, har arbejdsgruppen udarbejdet en NRGi version af denne medarbejdererklæring, se bilag 1. Medarbejdererklæringen skal være med til at sikre, at medarbejderne har viden om det interne overvågningsprogram, og hvilke regler de er underlagt. Medarbejdererklæringen skal underskrives af de medarbejdere der har kontakt med forretningsmæssigt følsomme data tilhørende NRGi Net A/S. Opbevaring af de underskrevne erklæringer sker i personaleafdelingen sammen med ansættelseskontrakter og stillingsbeskrivelser Outsourcede funktioner NRGi Net A/S har outsourcet en række funktioner til andre selskaber. Se afsnittet om indgåelse af aftaler. Nogle af disse selskaber håndterer data for NRGi Net A/S, som er forretningsmæssigt følsomme. For at sikre at disse selskaber håndterer de forretningsmæssigt følsomme oplysninger korrekt, er eller vil der blive indført et afsnit i samarbejdskontrakterne der siger, at de skal følge reglerne i NRGi Net s program vedr. intern overvågning. Der vil blive stillet krav om, at de afgrænser adgang til følsomme data, så det kun er personer, der arbejder for NRGi Net A/S, der har adgang til disse data, og der skal underskrives medarbejdererklæring IT-mæssig afgrænsning af følsomme data Arbejdsgruppen har set nærmere på, hvilke forretningsmæssigt følsomme data der lå i hvilke IT-systemer. Nedenstående systemer blev identificeret. Systemer administreret af NRGi: Axapta Targit Drev/mapper Jounaliseringssystemet - 5 -

7 Systemer administreret af T3 selskaberne: SonWin InformiGIS Systemer til hjemtagning og bearbejdning af måledata fra Kamstrup og Enermet. En afgrænsning af disse systemer og deres data sker ved, at brugerne ved logon til NRGi s netværk indtaster password, og derefter bestemmer logonscriptet, hvilke rettigheder denne bruger har til de forskellige systemer. Dog er der ved visse systemer brugere, der har adgang til NRGi Net s data, selv om de ikke er ansat i NRGi Net A/S. Dette skyldes, at NRGi koncernen har fælles administration m.m. For at tage hånd om dette problem, vil denne type af medarbejdere skulle underskrive medarbejdererklæringen. En lidt nærmere beskrivelse af IT-systemerne kan ses i bilag Adgang til distributionsnettet Ifølge bekendtgørelse om etablering af program for intern overvågning skal NRGi Net A/S sikre adgang til nettet i forbindelse med tilslutning af nye forbrugere, vedligeholdelse af nettet samt i forbindelse med udbygning af nettet, og at dette sker på ikke diskriminerende vilkår. Tilslutning Tilslutning til NRGi Net s 60 kv, 10/15 kv og 0,4 kv distributionsnet udføres efter NRGi Net s Netbenyttelsesaftale og Tilslutningsbestemmelser, der er udarbejdet i henhold til Dansk Energi Net s vejledende bestemmelser, som er forelagt Energitilsynet. Vedligehold Vedligeholdelse af nettet sker som minimum efter Stærkstrømbekendtgørelsens retningslinier. På sigt vil NRGi Net A/S, udover det tidsbaserede eftersyn/vedligehold som foreskrives i Stærkstrømbekendtgørelsen, også foretage tilstandsbaseret vedligehold af nettet. Udbygning Udbygning af nettet sker så der opnås størst mulig leveringssikkerhed for kunderne, at kunderne kan få leveret den mængde effekt, som de har behov for, samt at alle kunder kan blive tilsluttet nettet inden for en rimelig frist. NRGi Net A/S har outsourcet alle væsentlige opgaver vedr. ovennævnte til T3 Netservice A/S. Selskabet udfører sine opgaver efter retningslinier udstukket af NRGi Net A/S, samt i henhold til et T3 Netservice internt kvalitetssikringssystem, som oplyser om ikke diskriminerende adfærd. Driftsafdelingen i NRGi Net A/S har i dag ingen oplysninger om kommercielle kundeforhold, og kan derfor ikke misbruge disse oplysninger i driften af forsyningsnettet

8 2.3 Kundekontakt Der må i kundekontakten ikke ske favorisering af bestemte selskaber. Hverken koncern interne eller koncern eksterne selskaber. Dette er gældende for både mundtlig kontakt og skriftlig kontakt. De medarbejdere ved NRGi, der har daglig kundekontakt, er indforstået med disse regler og efterlever dem også. NRGi Net A/S har dog outsourcet alle væsentlige opgaver med kundekontakt til T3 Afregningsservice A/S / Syd Energi Afregning A/S. Dette selskab har i 2007 kontraktligt forpligtet sig til at følge NRGi s interne program til sikring af ikke diskriminerende adfærd. Der er endvidere i 2006 igangsat et arbejde med kontraktlig sikring af ikke diskriminerende adfærd og misbrug af forbrugeroplysninger i forbindelse med markedsføring og salg til kunder i koncernforbundne selskaber Hjemmeside NRGi Net A/S har fået sin egen hjemmeside (indgangsportal). Denne har adressen (se nedenstående web side). Ved en gennemgang af NRGi- koncernens nuværende hjemmeside er alle informationer, der er relaterede til NRGi Net s virke, blevet identificeret. Disse info rmationer er lagt over på NRGi Net s nye hjemmeside. vil fremover være at finde som officiel web-adresse på materiale udsendt fra NRGi Net A/S. Den nye hjemmeside er renset for information af kommerciel karakter med NRGi som afsender. Der optræder derfor kun informationer på hjemmesiden, som har NRGi Net A/S som afsender. Hjemmesiden er opbygget som en portal, så man sendes videre til NRGi s hjemmeside ved klik på et link. De sider, man på NRGi s hjemmeside kan klikke sig ind på via NRGi Net s hjemmeside, er ligeledes renset for information af kommerciel karakter

9 2.3.2 Brevpapir m.m. NRGi Net A/S deler NRGi-navnet med koncernens øvrige selskaber. Af rationalitetshensyn har alle enheder fælles brevpapir og kuverter. For at sikre den ikke diskriminerende adfærd er det kun logoet, der er fortrykt, tilknytningen til de enkelte selskaber tiltrykkes af printer, så alle breve fra NRGi Net A/S optræder kun med denne reference. Den tidligere angivelse af koncernens web-adresse er fjernet fra det fortrykte, og der er kun henvisning til den rene NRGi Net-side. Ligeledes vil genoptryk af selvaflæsningskort, opgørelser, regninger m.m. være påført den nye web-adresse, og det vil tydeligt fremgå af materialet, at det er NRGi Net A/S, der er afsender

10 2.4 Selskabsm æssig udskillelse af aktiviteter Koncerndiagram for NRGi-koncernen pr. 31. december 2006 Aktiviteterne i de enkelte selskaber er nærmere beskrevet nedenfor: - 9 -

11 NRGi Net A/S - selskabets formål er at forestå el-distribution til nuværende og fremtidige forbrugere inden for NRGi Net A/S bevillingsområde. Selskabet har outsourcet områderne kundeafregning, målerdata, planlægning og projektering, dokumentation samt administration. Områderne er outsourcet til selvstændige aktieselskaber, som NRGi a.m.b.a. ejer sammen med andre energiselskaber. NRGi a.m.b.a. er koncernens moderselskab, og har aktiviteter omkring koncernens strategiske udvikling og ledelse. Koncernens løbende virksomhedsudvikling styres ligeledes herfra. NRGi Construction og EL:Con Gruppen er begge søsterselskaber til NRGi Net A/S, og er begge ejet 100% af NRGi a.m.b.a.. Begge selskaber udfører bl.a. kommercielle aktiviteter for NRGi Net A/S, herunder drift, vedligeholdelse og etablering af el-anlæg. Øvrige koncernselskaber udgøres af en række selskaber med forskellige kommercielle aktiviteter. Selskaberne har ingen eller kun begrænset samhandel med NRGi Net A/S. T3 Afregningsservice A/S, T3 Netservice A/S og T3 Administrationsservice A/S er alle selvstændige selskaber, som NRGi a.m.b.a. ejer sammen med andre energiselskaber. NRGi Net A/S har outsourcet opgaver til disse selskaber, jf. ovenfor. Forsyning A/S forestår salg af el af forsyningspligtige produkter. Selskabet ejes sammen med flere netselskaber. Afregning foretages af det fælles afregningsselskab. Kapitalandele udgøres af ejerandele i transmissionsselskabet Midtjyske Net samt Gudenåcentralen. 2.5 Regnskabsm æssig adskillelse Den regnskabsmæssige adskillelse i koncernen er primært sket i form af individuelle bogføringskredse for de enkelte koncernselskaber. Bogholderiets opdeling i formål medfører tillige, at der i bogføringskredsen for NRGi Net A/S løbende sker registreringer, der muliggør en regnskabsmæssig adskillelse af eventuelle sideordnede aktiviteter. 2.6 Krav om habilitet NRGi Net A/S har ca forbrugere, og er således omfattet af Elforsyningslovens 45 omkring ledelsesmæssig adskillelse til elhandels- og produktionsvirksomheder

12 Ledelsen, herunder bestyrelsesmedlemmer, direktør og netchef i NRGi Net A/S opfylder reglerne i Elforsyningsloven vedr. den ledelsesmæssige adskillelse. 2.7 Indgåelse af aftaler Alle aftaler, der er indgået mellem NRGi Net A/S og andre selskaber, foreligger altid i skriftlig form på aftaletidspunktet, hvilket elforsyningslovens 46 foreskriver. Alle aftalerne, dvs. aftaler indgået med såvel koncernforbundne selskaber som koncerneksterne selskaber indgås på markedsvilkår, således at der ikke sker krydssubsidiering mellem monopol- og konkurrenceudsatte aktiviteter. Som udgangspunkt er alle aftaler og kontrakter, som NRGi Net A/S indgår, omfattet af bestemmelserne i elforsyningslovens Koncerninterne aftaler NRGi Net A/S, der indgår i NRGi-koncernen, har følgende koncerninterne aftaler: Fælles informationsafdeling Fælles kvalitetsstyringsafdeling Fælles IT-afdeling Fælles administrationsafdeling Fælles reception Aftale med NRGi Rådgivning A/S om vederlagsfri energirådgivning Aftale om udførelse og vedligeholdelse af elforsyningsanlæg med El:Con El-Anlæg A/S Aftale om diverse fælles entreprenørydelser (samgravning m.m.) med NRGi Fibernet A/S For så vidt angår de områder, hvor NRGi Net A/S trækker på de fælles afdelinger i koncernen, betaler netselskabet kun den andel af de samlede omkostninger, som netselskabet belaster de fælles afdelinger med. Med de øvrige selskaber har NRGi Net A/S indgået kontrakter, der beskriver opgavernes omfang og til hvilke priser disse afregnes Koncerneksterne aftaler NRGi Net A/S har desuden følgende koncerneksterne aftaler: Aftale om håndtering af kundeafregning med Syd Energi Afregning A/S Aftale om håndtering af installationssager og hjemtagning af måledata med T3 Netservice A/S Aftale om overordnet planlægning og projektering af elforsyningsnettet med T3 Netservice A/S Aftale om ledningsregistrering og udlevering af ledningsoplysninger med T3 Netservice A/S

13 Aftale om udførelse og vedligeholdelse af dele af 60 kv-nettet med HEF EnergiTeknik A/S Aftale om udførelse og vedligeholdelse af dele af 60 kv-nettet med DELPRO A/S Aftale med Forsyning A/S om køb af elektricitet til dækning af nettab Aftale med Forsyning A/S om fordeling af omkostninger ved samfakturering af vore kunder Aftale med vejbelysnings- og trafiksignalejerne om fordeling af omkostninger til driftsovervågning og kortmateriale. NRGi Net A/S har skriftlige kontrakter med samtlige ovenfor nævnte eksterne leverandører, og heri beskrives opgavernes omfang og til hvilke priser disse afregnes Personer der indgår aftaler og deres forpligtelser Udarbejdelsen af de mangeartede aftaler og kontrakter involverer 1 afdelingsleder, 2 faglige ledere og netchefen i NRGi Net A/S samt NRGi-koncernens økonomidirektør. Når en aftale eller kontrakt er godkendt og underskrevet af netchefen, indscannes denne og placeres elektronisk på et kontrakt-drev, hvortil der kræves en adgangskode, og herefter arkiveres originalen i en brandboks, hvori samtlige aftaler vedrørende netselskabet forefindes De personer, der deltager i indgåelse af aftaler og kontrakter på netselskabets vegne, er forpligtet til at medvirke til, at aftalerne bliver indgået på markedsvilkår, og at de foreligger i skriftlig form. Ved samhandel mellem koncernforbundne selskaber skal priser og vilkår for samhandel fastsættes i overensstemmelse med de priser og vilkår, som ville have været gældende, såfremt samhandlen havde været gennemført med en uafhængig tredjepart, dvs. på markedsmæssige vilkår. Personerne er forpligtet til at gøre sig bekendt med og følge de retningslinier og procedurer, som netselskabet har opstillet som led i sit program for intern overvågning. Mere specifikt er de forpligtet til at orientere sig om markedsvilkårene for de aftaler, som de indgår, dvs. at priser og vilkår skal afspejle markedsprisen Etablering af procedurer samt metode til at overholde disse Med henblik på at sikre, at aftaler indgås på markedsvilkår, vil NRGi Net A/S fastlægge procedurer for at vurdere, om en given aftale er omfattet af udbuds- og tilbudslovgivningen, og dermed om den i givet fald skal udbydes offentligt. For at sikre det nødvendige kendskab til markedsvilkårene vil NRGi Net A/S udarbejde en liste med tegningsberettigede personer til forhandling og indgåelse af aftaler og kontrakter. Der vil blive foretaget en opdeling af disse tegningsberettigede personer, således at de alene kan indgå aftaler inden for det område, hvor de kender priser og markedsvilkårene

14 For at kontrollere overholdelse af reglerne om indgåelse af aftaler og kontrakter vil NRGi Net A/S integrere Program til sikring af ikke diskriminerende adfærd samt intern overvågning heraf i det kvalitetsstyringssystem, som NRGi -koncernen allerede har opbygget. Dette betyder, at såvel interne som eksterne auditorer har indført kontrol med, at vilkårene i de kontrakter og aftaler, som NRGi Net A/S har indgået, revurderes periodisk og løbende bliver ajourført. 2.8 Prisfastsættelse Ifølge elforsyningslovens 73 stk. 1 skal netvirksomhedens prissætning ske efter rimelige, objektive og ikke diskriminerende kriterier i forhold til, hvilke omkostninger de enkelte køberkategorier giver anledning til. Risikoen for diskriminerende adfærd i forbindelse med prissætningen ligger i, at enkelte kunder eller kundegrupper pålægges at betale priser, der ikke står i forhold til de omkostninger, som er forbundet med den leverede ydelse. NRGi Net A/S fastlægger sine tariffer ud fra de retningslinier, som selskabet modtager fra elbranchens fælles organisation, Dansk Energi, og disse tariffer bliver efterfølgende anmeldt til Energitilsynet. NRGi Net A/S fastlægger på samme måde sine tilslutningsafgifter, gebyrer m.v. ud fra de retningslinier, som selskabet modtager fra Dansk Energi, dvs. at man benytter de standardtilslutningsbidrag, som Dansk Energi anbefaler, hvorefter disse bliver anmeldt til Energitilsynet Personer der prisfastsætter De umiddelbart involverede, er de personer, der står for prisfastsættelsen, men også de personer i netvirksomheden, der formelt beslutter prisfastsættelsen. Disse personer skal være opmærksomme på ikke at udøve diskriminerende adfærd i forbindelse med prisfastsættelsen. De medarbejdere, der er involveret i prisfastsættelser vedr. NRGi Net A/S er netselskabets direktør, netchefen, afdelingslederen for Driftsafdelingen, projektlederen og installationslederen i Netafdelingen samt NRGi s økonomidirektør Etablering af procedurer samt metode til at overholde disse Netvirksomhedens sikkerhed for, at der ikke udøves diskriminerende adfærd i forbindelse med prisfastsættelsen, sikres bedst ved, at der årligt foretages en struktureret og dokumenteret gennemgang og vurdering af de forudsætninger, der danner grundlag for prisfastsættelsen, - det uanset om der er tale om netvirksomhedens almindelige tariffer (abonnement og variabel betaling), tilslutningsbidrag eller gebyrer

15 Til brug for fastsættelse af NRGi Net A/S s almindelige tariffer anvendes Dansk Energi Net s model til tarifering i netvirksomheder, hvorved der sikres overvejelse af en række forhold af betydning for tariferingen. NRGi Net A/S anvender de standardiserede satser for tilslutningsbidrag, som Dansk Energi har udarbejdet for deres medlemmer. NRGi Net A/S anvender ligeledes de for branchen udarbejdede vejledende standardiserede satser for gebyrer. NRGi Net A/S skal, som alle andre netvirksomheder, anmelde sine tariffer og vilkår til Energitilsynet, der har kompetencen til at tage stilling til rimeligheden heraf samt overensstemmelsen med lovgivningen. Kontrollen med at de iværksatte procedurer, der skal sikre, at der ikke sker diskrimination i forbindelse med prissætningen, vil for NRGi Net A/S s almindelige tariffer (abonnement og variabel betaling) ske ved at der gennem NRGi s kvalitetsstyringssystem sikres, at der ved tariferingen foretages en struktureret og dokumenteret gennemgang og vurdering af de forudsætninger, der danner grundlag for prisfastsættelsen. Eventuelle afvigelser fra de vejledende standardiserede satser for tilslutningsbidrag og gebyrer skal der fra NRGi Net A/S s side foreligge begrundelser for, og disse afvigelser skal dokumenteres overfor Energitilsynet. 3 Kontrol af programmet Direkte kontrol At den interne overvågning er underlagt selskabets kvalitetsstyringssystem indebærer bl.a., at området mindst en gang om året udsættes for mindst en intern audit, hvor der på stikprøvebasis følges op på, at de beskrevne krav efterleves både i selskabets egne rækker og hos de enheder, som funktionerne er outsourcet til. Hertil kommer, at systemet 2 gange om året udsættes for en ekstern audit, hvor det certificerende organ Dansk Standard stikprøvevis følger op på, at de beskrevne krav efterleves. At være en del af kvalitetsstyringssystemet indebærer også, at aktiviteten er underlagt koncernens afvigelsessystem, der sikrer, at rette enhed meget hurtigt får besked, såfremt der er forhold, som bør ændres. Endvidere er alle dokumenter i KS-systemet underlagt krav om, at alle dokumenter mindst en gang om året gennemgås for aktualitet og relevans. Indirekte kontrol En mere indirekte form for kontrol af programmet består i, at der følges op på, om der er foretaget undervisning og information af relevante persongrupper om programmet for intern overvågning. Det er bestemt, at alle i NRGi i første omgang skal informeres om programmet, og at alle mindst en gang om året skal sætte sig ind i reglerne i programmet

16 En hjælp til at kontrollere om dette sker, vil være at der i løbet af 2007 vil blive implementeret et IT-system. Dette IT-system kan registrere, om den enkelte medarbejder har læst KSP 43 (dokumentet, der beskriver programmet for intern overvågning af ikke diskriminerende adfærd)

17 4 Information om programmet Som udgangspunkt skal alle i NRGi være bekendt med programmet for intern overvågning. Dette betyder, at der i løbet af juni måned 2007 vil blive informeret om programmet på følgende måder: 1. I forbindelse med de forskellige dokumenters ikrafttræden den 1. juni, vil alle medarbejdere, hvor det har relevans blive indkaldt til et møde, hvor reglerne vil blive gennemgået, og de forskellige KS-dokumenter vil blive præsenteret. Her vil der også blive informeret om medarbejdererklæringen, og denne vil blive udleveret til underskrivning. 2. Der vil blive informeret om programmet via NRGi s intranet. 3. Der vil blive indført et afsnit i NRGi s personalehåndbog, der beskriver programmet. Kommende medarbejdere i NRGi vil blive informeret om programmet ved ansættelse, som beskrevet i KS systemet. Ved ansættelsen vil der også blive informeret om medarbejdererklæringen, og denne vil som et led i ansættelsen blive underskrevet, dog kun hvis dette har relevans for den pågældende persons arbejdsområde. 5 Afslutning og godkendelse Det er NRGi Net A/S opfattelse, at virksomheden opfylder kravene om ikke diskriminerende adfærd beskrevet i bekendtgørelse nr 635. Implementeringen af programmet i 2006/2007 har ikke medført væsentlige ændringer i virksomhedens forretningsgange og procedurer. For 2006 kan det oplyses, at NRGi Net A/S ikke har modtaget klager eller lignende vedr. diskriminerende adfærd. Århus den 31. maj Søren Sørensen Leif Guldberg Direktør Netchef

18 6 Bilag 6.1 Medarbejdererklæring Medarbejdererklæring om håndtering af Forretningsmæssigt Følsomme Oplysninger fra NRGi Net A/S Jeg bekræfter herved, at jeg har set og fået gennemgået dokumentet KSP 43 Sikring af ikke diskriminerende adfærd i NRGi Net A/S. Jeg har gjort mig bekendt med reglerne i det fælles program for intern overvågning, og jeg har adgang til den til enhver tid gyldige udgave af programmet. Jeg erklærer i den forbindelse, at jeg vil efterleve reglerne i det til enhver tid opdaterede fælles program for intern overvågning, herunder særligt reglerne om modtagelse, behandling og videregivelse af Forretningsmæssigt Følsomme Oplysninger samt reglerne om, at medarbejdere med dobbeltroller ikke må misbruge viden mellem NRGi Net A/S og andre enheder, herunder koncernens datterselskaber. Dato: Underskrift:

19 6.2 IT-system er indeholdende følsom m e oplysninger Nedenstående liste beskriver kort de forskellige IT-systemer, der indeholder og databehandler forretningsmæssigt følsomme oplysninger tilhørende NRGi Net A/S. Det er beskrevet, hvordan adgangskontrol udføres, samt hvilke brugere der har rettighed til systemet. Becos32 (DNM): Netovervågningssystem til overvågning og styring af høj- og lavspændingsnet, rapportering af mistede kwh samt planlægning af operationer på forsyningsnettet. Adgangskontrol: Til dels via VMS validering samt Becos32 s indbyggede brugervalideringssystem. Rettigheder for brugere: Brugersystem i Becos32 Operativsystem: VMS Concorde Axapta: Økonomisystem til håndtering af regnskab, budget, kontoplaner, løn, sagsstyring samt timeregistrering. Systemet er ikke pt. konfigureret således at Net s data udelukkende kan ses af Net s personale. Rettigheder for brugere: Brugersystem i Concorde Axapta Adgangskontrol: Windows NT, single sign on Operativsystem: Windows NT (windows 2000) IMS Journal System til brug for bl.a. indskanning af post og efterfølgende distribution til sagsbehandlere. Systemet bruges også i forbindelse med journalisering af udgående mail's og breve. Rettigheder for brugere: Brugersystem i IMS Journal Adgangskontrol: Windows NT, single sign on Operativsystem: Windows NT (windows 2000) Intranet Informationssystem til publicering af firmaets informationer samt diverse dokumenter. Rettigheder for brugere: Brugersystem i Synkron softwaren. Adgangskontrol: Windows NT, single sign on

20 Operativsystem: Windows NT (windows 2003) Sonw in - afregning Kundeafregningssystem til håndtering af Net s elkunder. Systemet befinder sig i Sønderborg hos SydEnergi A/S. Program afvikles via terminalserver. Rettigheder for brugere: Brugersystem i Sonwin Adgangskontrol: Windows NT, single sign on, Trustforhold med domæne hos SydEnergi A/S Operativsystem: Windows NT (windows 2003) SonWin CRM Custom Relationship Management system. Overbygning til kundeafregningssystemet til håndtering af kundeloyalitet Rettigheder for brugere: Brugersystem i Sonwin Adgangskontrol: Windows NT, single sign on, Trustforhold med domæne hos SydEnergi A/S Operativsystem: Windows NT (windows 2003) Targit Analysis Ledelsesinformationssytem til håndtering af NRGi's nøgletal, heriblandt: Balanced scorecard, Resultatopgørelse samt diverse Statistikker. Rettigheder for brugere: Brugersystem i Targit Adgangskontrol: Windows NT, single sign on Operativsystem: Windows NT (windows 2003) Elfas Database til indberetning af fejlstatistik på højspændingsniveau. Data indgår i landsdækkende statistikker. Brugervalidering: Intergraph database Adgangskontrol: Intergraph database samt logon på lokal PC Operativsystem: Windows 2000 Mailserver (Exchange) Mailserver til håndtering af mails, kalenderfunktionalitet samt kontaktperson oplysninger