Program for intern overvågning

Transkript

1 Program for intern overvågning Sikring af ikke-diskriminerende adfærd samt intern overvågning heraf for elnetvirksomheder Vordingborg Elnet A/S CVR.nr

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning og indholdsfortegnelse 2. Organisation 3. Program for intern overvågning 4. Gennemførsel og kontrol af program 4.1 Adgang til distributionsnettet 4.2 Kundekontakt 4.3 Krav om habilitet 4.4 Indgåelse af aftaler 4.5 Regnskabsmæssig adskillelse 4.6 Selskabsmæssig udskillelse af aktiviteter 4.7 Kommunikation mellem netvirksomheden og elhandelsvirksomheden 4.8 Forretningsmæssige følsomme oplysninger og fortroligt materiale 4.9 Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger 5. Afslutning 2

3 1. Indledning Elforsyningslovens 20a foreskriver, at netvirksomheder skal opstille et program for intern overvågning, som beskriver virksomhedens tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd. Bestemmelsen skal medvirke til at sikre en reel adskillelse mellem monopolaktiviteter og kommercielle aktiviteter. Bekendtgørelse nr. 667 af 19. maj 2015 fastsætter de nærmere retningslinjer for, hvad et program for intern overvågning skal indeholde samt netvirksomheder hvert år senest den 1. juni skal rapportere herom til Energitilsynet i form af en årsberetning for det foregående år. 1.1 Formål med og målsætning for det interne overvågningsprogram Formålet med det interne overvågningsprogram er at beskrive de tiltag, som skal sikre, at Vordingborg Elnet A/S ikke diskriminerer mellem virksomheder, som netvirksomhederne har en ejermæssig relation til og andre virksomheder. Således skal det blandt andet sikres, at adgangen til nettet sker på ikke-diskriminerende og gennemsigtige vilkår og at virksomheder, som netvirksomhederne har interessesammenfald med, ikke favoriseres med oplysninger om kundeforhold og lignende. Programmet skal beskrive de foranstaltninger, der er truffet for at sikre, at diskriminerende adfærd overfor andre virksomheder ikke finder sted. Programmet skal bl.a. fastlægge de instrukser, som de ansatte eller ansatte hos skal følge for at opfylde dette mål. Det kan være regler om hvilke oplysninger, der er fortrolige og om de ansatte i deres kontakt med kunderne ikke må favorisere bestemte kommercielle selskaber. Programmet for intern overvågning skal minimum repeteres for SEAS-NVE medarbejderne årligt. IO programmet overvåges løbende og tilpasses, dette sker minimum årligt. Det er vores mål at der ikke sker utilsigtede hændelser. Dette er ikke sket siden 2002, hvilket skal fastholdes i 2017/2018. Dette følges op på de halvårlige møder og til den interne audit. Det skal sikres, at overholdelsen af programmet kontrolleres på en passende måde og der skal som nævnt udarbejdes og offentliggøres en årsberetning med en beskrivelse af de trufne foranstaltninger. 2. Organisation Alle medarbejdere er ansat i Vordingborg Forsyningsservice A/S. Vordingborg Elnet A/S beskæftiger ingen medarbejdere fra den 1/

4 Vordingborg Elnet A/S har indgået aftale med SEAS-NVE om drift og vedligeholdelse af selskabet, herunder allonge som sikrer overholdelse af det interne overvågningsprogram i Vordingborg Elnet A/S. Der afholdes kvartalsvise møder med SEAS-NVE omkring drift og intern overvågning. Vordingborg Elnet A/S er 100% ejet af Vordingborg Energi Holding A/S der igen er ejet 100% af Vordingborg Kommune. 3. Program for intern overvågning Det overordnede ansvar for det interne overvågningsprogram ligger hos Team Terkelsen Aps. Programmet er tilgængeligt på Vordingborg Elnets webside. Team Terkelsen Aps løser denne opgave i et tæt samspil med direktøren og økonomichefen i Vordingborg Energi koncernen samt med ledelsen i de afdelinger og funktioner i koncernen der på kontrakt eller aftalevilkår løser opgaver for Vordingborg Elnet A/S. Direktøren og økonomichefen udgør den Interne overvågningsgruppe. Det er aftalt, at gruppen holder møde 2 gange årligt. Fast agenda med afvigelser, korrektioner og forebyggende foranstaltninger senest med udgangen af november måned. Dertil kommer en løbende dialog ved ledermøder samt uformelle samtaler. Medlemmerne i gruppen skal fungere som ambassadører for programmet for deres respektive forretningsområder/afdelinger. De skal således have fokus på programmets overholdelse indenfor deres respektive ansvarsområder og være behjælpelige med råd og vejledning samt oplysninger om programmet til alle relevante medarbejdere. Senest den 15. maj i det følgende kalenderår fremlægges et udkast til årsberetning til godkendelse af Vordingborg Elnet A/S s direktør. Senest den 1. juni hvert år skal der anmeldes og offentliggøres en årsberetning om gennemførelsen af det interne overvågningsprogram i det foregående år. 4. Gennemførsel og kontrol af program Vordingborg Elnet A/S har udarbejdet et "Program for intern overvågning". Programmet beskriver Vordingborg Elnet s tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd herunder de specifikke instruktioner, som skal følges af selskabets ansatte, rådgivere og øvrige personer, der udfører opgaver for selskabet. Der udføres ingen kundebetjening i Vordingborg Elnet A/S. Der er indgået aftale om kundebetjening, drift og vedligehold af selskabet med SEAS-NVE koncernen. For at sikre tilstrækkelig kontrol og habilitet er der indgået aftale med eksternt konsulentfirma. Derudover afholdes kvartalsvise statusmøder med SEAS-NVE koncernen, hvor IO programmet evalueres og eventuelle afvigelser behandles. Derved sikres, at der sker en effektiv opfølgning og kontrol af programmet der hvor data og forretningsgange forefindes på de fleste områder. Vordingborg Elnet A/S har fokus på punkterne 1-9. Punkterne skal således sikre at: 1) Selskabets betingelser for adgang til og brug af selskabets net er objektive og neutrale og anmeldt til Energitilsynet. 2) Selskabets medarbejdere, eller medarbejdere hos underleverandører, er instrueret i og har bekræftet deres kendskab til, at de ikke i deres kundekontakt må favorisere bestemte selskaber, kunder leverandører, konsulenter, håndværkere m.fl. herunder at bestemte elleverandører ikke må anprises. Fremgår af bilag 1 og allonge til samarbejdsaftalen med SEAS- NVE. 4

5 3) Elforsyningslovens 45 om habilitetskrav til selskabets ledelse og bestyrelse er ikke relevant, da selskabet ikke er eller er medejer af selskaber, der udfører kommercielle aktiviteter. 4) Selskabets aftaler med andre selskaber indgås på markedsmæssige vilkår. 5) Elforsyningslovens 47, stk. 3 om krav til regnskabsmæssig adskillelse i forhold til andre aktiviteter sker i forhold til selskabets tilknyttede aktiviteter. 6) Elforsyningslovens 47 stk. 1-4 om udskillelse af aktiviteter er opfyldt. Selskabet udfører alene de aktiviteter, som er fastsat i selskabets bevilling til netvirksomhed. Eventuelle tilknyttede aktiviteter finder sted i medfør af elforsyningslovens 2, stk. 4. 7) Kommunikation mellem netvirksomhed og elhandelvirksomhed sker efter energinet.dk s forskrifter 8) Selskabets medarbejdere, eller medarbejdere hos underleverandører, er instrueret i og har bekræftet deres kendskab til kravet om fortrolig behandling af følsomme oplysninger. Fremgår af bilag 1 og allonge til samarbejdsaftalen med SEAS- NVE. 9) Selskabets medarbejdere, eller medarbejdere hos underleverandører, er instrueret i og har bekræftet deres kendskab til, at oplysninger om selskabets egne aktiviteter (som ikke er fortrolige), og som det kan være fordelagtigt for andre at have kendskab til, ikke på diskriminerende måde må videregives til andre.. Fremgår af bilag 1 og allonge til samarbejdsaftalen med SEAS- NVE. 4.1 Adgang til distributionsnettet Selskabet skal sikre, at adgang til nettet sker på ikke-diskriminerende vilkår ved tilslutning af nye kunder, vedligeholdelse af nettet samt i forbindelse med udbygning af nettet. Der er ingen ansatte i Vordingborg Elnet A/S, da der er indgået aftale om drift og vedligehold af selskabet med SEAS-NVE Holding A/S der i forvejen håndterer al kundekontakt. Vordingborg Elnet A/S har kvartalsvise møder med SEAS-NVE hvor ovenstående også drøftes. 4.2 Kundekontakt Selskabet skal sikre, at der i forbindelse med kundekontakten ikke sker favorisering af bestemte selskaber, herunder såvel koncerninterne som andre. Forpligtelsen skal iagttages i relation til såvel mundtlig som skriftlig kontakt. Kontakten med vore kunder er outsourcet til forsyningspligtvirksomheden SEAS-NVE Strømmen, der dermed står for al kundekontakt. 4.3 Krav om habilitet Selskabet er ikke omfattet af Elforsyningslovens 45 stk. 1 og 2 der handler om ledelsesmæssig adskillelse. 4.4 Indgåelse af aftaler Alle aftaler indgås skriftligt i overensstemmelse med elforsyningslovens 46 og aftaler mellem koncernforbundne selskaber og eksterne leverandører indgås på markedsvilkår. 5

6 4.5 Regnskabsmæssig adskillelse Selskabet har bevilling til at drive elnetselskab og udarbejder årsrapport i henhold til gældende regler. Selskabets priser og tilslutningsbidrag er bundet af indtægtsramme fra Energitilsynet. Overholdelse af rammen kontrolleres løbende af revision og Energitilsyn samt ved interne opfølgninger. Koncernens økonomisystem sikrer adskillelse af selskabernes regnskaber og budgetter. På baggrund af fordelingsnøgler og timeopgørelser fordeles omkostninger fra Vordingborg Forsyningsservice A/S til øvrige selskaber. Godkendelse af fakturaer i selskabet kan kun foretages af daglig ledelse af selskabet, der består af direktør og økonomichef. Alle fordelingsnøgler er godkendt af bestyrelsen og direktion ved budgetvedtagelse. 4.6 Selskabsmæssig udskillelse af aktiviteter Selskabet omfatter kun bevillingspligtige aktiviteter og udfører således i overensstemmelse med lovgivningen ingen sideordnede aktiviteter. Vordingborg Elnet A/S har egen hjemmeside på følgende hjemmeside:(under udarbejdelse). 4.7 Kommunikation mellem netvirksomheden og elhandelsvirksomheden Kommunikation vedr. aftagenumre mellem Netvirksomheden og elhandelvirksomheden foregår igennem datahubben. Alle medarbejdere i SEAS-NVE Holding A/S er orienteret om, at direkte kommunikation mellem Vordingborg Elnet A/S og elhandelsvirksomhed kun sker i særlige tilfælde fastlagt i Energinet.dk s forskrifter. 4.8 Behandling af følsomme oplysninger Jfr. Elforsyningslovens 84 skal selskabet sikre, at alle modtagne følsomme oplysninger behandles fortroligt. Der er ingen ansatte i Vordingborg Elnet A/S og der er indgået aftale om fakturering, drift og vedligehold af selskabet med SEAS-NVE koncernen. Indførelsen af engrosmodellen har resulteret i, at Vordingborg Elnet A/S ikke længere har direkte adgang til følsomme oplysninger, såsom forbrugstal for private- og erhvervskunder, forbrugsprofiler for kunder med timemålinger, leverandører af el til kunden, statistisk materiale om el-forbrug, kundens tilbydnigns- og udbygningsplaner, kundens betalingsmønstre, CPR numre samt almindelige kundeoplysninger (navn, adresse, telefonnummer, ). Risikoen for misbrug af FFO forekommer, når koncernforbundne selskaber favoriseres ved at få stille FFO til rådighed, hvilket giver dem konkurrencemæssige følsomme oplysninger. Da der ingen kommercielle selskaber i findes Vordingborg Energi koncernen er denne risiko meget begrænset. Risikoen er derfor, at SEAS-NVE Holding A/S kan favorisere egne selskaber ved brug af FFO. Derfor er der i SEAS-NVE koncernen etablereret procedurer for, at overstående oplysninger behandles fortroligt ved Kun relevante ansatte har adgang til IT-systemet, og de er ligeledes bekendt med IO programmet Adgang er beskyttet af et personligt password Da al kommunikation foregår via datahubben, er videregivelse af FFO som udgangspunkt ikke relevant. Undtagelsesvis er eksempelvis specielle udbygninger og nedbrud, hvor videregivelse af FFO kan være nødvendigt. I sådanne tilfælde er medarbejderne orienteret om hvordan videregivelsen af data bør ske. 6

7 4.9 Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger Jfr. Elforsyningslovens 84a skal selskabet sikre, at alle forretningsmæssige fordelagtige oplysninger videregives på ikke-diskriminerende måde. Der er tale om følgende aktiviteter: Kontrakter internt i koncernen Andre aftaler/kontrakter Udbygningsplaner for elnettet m.v. Oplysninger om selskabet Strategiske beslutninger hos daglig ledelse og bestyrelse Deltagelse i diverse projekter Andelen af FFO er minimal, da der ingen kommercielle aktivitet er i Vordingborg Energi koncernen. Risikoen er derfor lille, og findes i den daglige styring/ledelse af selskabet, der foretages af direktør og økonomichef, der er instrueret i og informeret om reglerne for intern overvågning. 5. Afslutning Det er Vordingborg Elnet s opfattelse at selskabet opfylder kravene om ikke-diskriminerende adfærd beskrevet i bekendtgørelse nr Programmet er ændret således at der sikres tilstrækkelig habilitet i forbindelse med gennemgang og kontrol af IO-programmet, ved at indgå aftale med eksternt konsulent firma som er ISO 9001 certificeret i blandt andet intern audit. Ledelsen har vurderet at det er relevant at dokumentere SEAS- NVE andel af dette program i allonge til den tidligere indgåede samarbejdsaftale samt en bekræftelse fra de berørte medarbejdere i SEAS- NVE, jævnfør afvigelserne i den interne auditrapport. De anbefalede forbedringstiltag i form af målsætninger for systemet implementeres tillige. Vordingborg, den 11. maj Søren U. Mikkelsen direktør 7