Vederlag og godtgørelser til byrådets medlemmer

Transkript

1 1 Vederlag og godtgørelser til byrådets medlemmer Odense Kommune Strategi & Kommunikation Juli 2014

2 2 Indholdsfortegnelse Indledning 1. Vederlag Fast vederlag Udvalgsvederlag Vederlag til borgmester/rådmænd formandsvederlag Viceborgmestervederlag Tillægsvederlag for børn under 10 år børnetillæg 2. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste Litra a Litra b Litra c Litra d Litra e Litra f Litra g 3. Opgørelse af tabt arbejdsfortjeneste 4. Fraværsgodtgørelser, befordringsgodtgørelse og andre godtgørelser Vedrørende godtgørelse for fravær fra hjemmet Regler om kørselsgodtgørelse i egen bil mv. Vedrørende udgifter forbundet med et fysisk handicap Vedrørende udgifter til pasning af syge, nære pårørende Vedrørende tilskud til hjemmearbejdsplads og telefon Vedrørende anden godtgørelse 5. Særlige forhold vedrørende borgmester, 1. viceborgmester og rådmænd 6. Stedfortrædere 7. Vederlæggelse af ikke-byrådsmedlemmer 8. Procedureregler kontrol 9. Skatteregler Bilag 1 Satser for vederlag og godtgørelse

3 3 Indledning Reglerne om byrådsmedlemmers vederlæggelse findes i 16, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 793 af 25. juni 2014) - i det følgende kaldet STL. Uddybende regler findes i den såkaldte vederlagsbekendtgørelse med tilhørende vejledning. 1 Det gennemgås i det følgende, hvilke ydelser byrådsmedlemmer er berettiget og forpligtet til at modtage. De aktuelle satser på såvel vederlag som diverse godtgørelser fremgår af Bilag 1. Da der er særlige aflønningsregler for borgmesteren, viceborgmester og rådmændene, er der i særlige afsnit fokuseret på disse medlemmer af byrådet. Endelig beskrives i et særskilt afsnit stedfortræderes rettigheder samt vederlæggelse af ikke-byrådsmedlemmer. 1. Vederlag Fast vederlag Den grundlæggende vederlæggelse af byrådsmedlemmer består af et fast vederlag, jf. STL 16, stk. 1. Det faste vederlag udgør i Odense Kommune kr. årligt. Det faste vederlag reguleres efter de reguleringssatser, der gælder for tjenestemænd i staten. Den aktuelle sats fremgår af Bilag 1. Det faste vederlag ydes til alle byrådsmedlemmer, bortset fra borgmesteren og rådmændene, og er som udgangspunkt en vederlæggelse for alt kommunalpolitisk arbejde, som udføres af et byrådsmedlem. Udvalgsvederlag I medfør af STL 16, stk. 2, kan byrådet beslutte at yde udvalgsvederlag til medlemmer af byrådet for medlemskab af Økonomiudvalget og stående udvalg og til de medlemmer, der er valgt af byrådet til Børn og unge-udvalget (tvangsfjernelsesudvalget). Byrådet træffer beslutning om fordeling af udvalgsvederlag mellem udvalgene. Fordelingen skal foretages forud og med virkning for mindst ét regnskabsår ad gangen. Det beløb, der er fordelt til et udvalg, fordeles ligeligt mellem udvalgsmedlemmerne. Ved fordelingen ses der bort fra udvalgets formand, hvis denne modtager vederlag for formandshvervet. Summen af de årlige udvalgsvederlag udgør for Odense Kommunes vedkommende højst 185% af det aktuelle borgmestervederlag. 1 Økonomi- og Indenrigsministeriet har udstedt bekendtgørelse om vederlag, diæter, pension mv. for varetagelsen af kommunale hverv, nr. 793 af 25. juni Vejledning om vederlag, nr. 9 af 9. februar 2007, er stadig gældende.

4 4 I henhold til Odense Byråds styrelsesvedtægt er der nedsat 5 stående udvalg. På byrådsmødet den 9. november 2005 besluttede byrådet, at det samlede udvalgsvederlag fordeles således, at der med virkning fra 1. januar 2006 udbetales et udvalgsvederlag af samme størrelse pr. byrådsmedlem for medlemskab af de stående udvalg. På byrådsmødet den 4. december 2013 besluttede byrådet at forhøje vederlaget til næstformanden for Børn og ungeudvalget (tvangsfjernelsesudvalget) fra kr. til 49,758 kr. årligt. Formanden for Børn og unge-udvalget modtager særskilt vederlag for formandshvervet. De aktuelle satser fremgår af Bilag 1. Der ydes ikke udvalgsvederlag til borgmesteren eller til rådmændene. Vederlag til borgmester og rådmænd formandsvederlag Borgmesteren og rådmændene oppebærer et vederlag, der svarer til størrelsen af den til enhver tid gældende løn i en tjenestemandsstilling i staten, der fremgår af bilaget til vederlagsbekendtgørelsen. Den aktuelle sats fremgår af Bilag 1. Der er ikke hjemmel til at vederlægge næstformænd for de stående udvalg eller formanden for et eventuelt underudvalg (f.eks. byggeudvalg). Viceborgmestervederlag I henhold til vederlagsbekendtgørelsens 12, stk. 1, har byrådet på mødet den 6. marts 1996 truffet beslutning om, at 1. viceborgmesteren skal oppebære et vederlag, der udgør 10% af borgmesterens vederlag. Den aktuelle sats fremgår af Bilag 1. Når der er valgt mere end én viceborgmester, kan vederlaget kun ydes til 1. viceborgmesteren. Tillægsvederlag for børn under 10 år - børnetillæg Et byrådsmedlem, der har ét eller flere børn under 10 år boende i hjemmet, har krav på et særligt tillægsvederlag - børnetillæg - på kr. årligt. Tillægget reguleres efter de reguleringssatser, der gælder for tjenestemænd i staten. Den aktuelle sats fremgår af Bilag 1. Økonomi- og Indenrigsministeriet har i vederlagsbekendtgørelsens 3 fastsat nærmere regler om tillægsvederlaget og om afgrænsningen af kredsen af medlemmer, der skal ydes et sådant vederlag. Der kan kun ydes ét vederlag, uanset om der bor flere børn i hjemmet. Børnetillægget er en standardiseret godtgørelse af udgifter til børnepasning og kræver ikke, at byrådsmedlemmet kan dokumentere konkrete udgifter.

5 5 Det bedes meddelt Politik og Strategi, når der ikke længere er hjemmeboende børn under 10 år. Meddelelse herom skal sendes til Politik og Strategi senest måneden før det sidste hjemmeboende barn fylder 10 år, idet vederlaget bortfalder med udgangen af den måned, hvor barnet fylder 10 år. Der kan ikke ydes børnetillæg til en borgmester eller rådmand, der har hjemmeboende børn under 10 år. 2. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste Et byrådsmedlem kan vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. I så fald reduceres det faste vederlag med kr. Valget foretages forud for og med virkning for ét regnskabsår ad gangen. Skema til brug for valg af enten fast vederlag eller tabt arbejdsfortjeneste udsendes af Politik og Strategi hvert år i november måned. Hvor der efter særlovgivning ydes særskilt vederlæggelse til et byrådsmedlem for varetagelse af hverv i kommissioner, udvalg mv., kan der ikke samtidig af kommunen udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Maksimumbeløbet, der kan udbetales i erstatning for tabt arbejdsfortjeneste pr. dag (døgn) fremgår af Bilag 1. Når et byrådsmedlem vælger erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, har medlemmet ret til erstatning i forbindelse med deltagelse i møder, kurser, seminarer mv., jf. STL 16, stk. 1, litra a-f. De nærmere regler herfor gennemgås nedenfor: 16, stk. 1, litra a Deltagelse i møder i byrådet, i de stående samt underudvalg Vedrørende mødekravet Der kan kun udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, hvis følgende mødebetingelser er opfyldt: Der har været afholdt et møde, hvortil alle medlemmer af det pågældende organ har været indkaldt (behøver ikke at være mødt op). Der har fundet en forhandling sted. Der er truffet en beslutning, eller der har i hvert fald været mulighed for at træffe en beslutning. Også deltagelse med observatørstatus er omfattet af mødebetingelserne. Der er ikke hjemmel til udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for forberedelsesarbejder til møder, herunder ved deltagelse i formøder.

6 6 Der er heller ikke hjemmel til udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste ved deltagelse i kontormøder, møder med administrationen, møder med borgmester eller rådmænd og lignende. Møder mellem to eller flere udvalg (fællesmøder) er omfattet af litra a. Møder i byrådets politiske grupper er ikke omfattet af loven. Spørgsmålet om, hvor længe et møde varer, afhænger bl.a. af, hvor længe der på mødet behandles emner på dagsordenen og i tilknytning hertil. Det hænder ikke sjældent, at et møde varer længere end berammet, og at det derfor er nødvendigt at fortsætte forhandlingerne både under og efter en spisepause. Denne uformelle del af mødet vil således medgå til den samlede mødetid. 16, stk. 1, litra b Deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af byrådet, medmindre der på andet grundlag er fastsat bestemmelser om særskilt vederlæggelse Vedrørende kommunale hverv, der udføres efter valg af byrådet Litra b omfatter hverv, hvortil byrådet udpeger en eller flere repræsentanter, f.eks. medlemskab af råd, nævn, bestyrelser mv. Det fremgår af vejledningen til vederlagsbekendtgørelsen, at udtrykket efter valg af byrådet i litra b indebærer, at vedkommende reelt skal være udpeget af byrådet. Bestemmelsen omfatter ikke hverv, der udføres efter valg af et udvalg eller andre. Hvis byrådet ved udpegningen er bundet af indstillinger fra foreninger, organisationer mv. på en sådan måde, at der ikke er nogen reel valgmulighed, kan vedkommende ikke anses for at være valgt af byrådet. Omvendt kan der efter omstændighederne være tale om et hverv udført efter valg af byrådet, selv om byrådet alene har indstillingsret til det pågældende hverv. Det vil således være tilfældet, hvis byrådets indstilling er retligt bindende for den udpegende myndighed. Såfremt valg ikke anses for foretaget af byrådet, indebærer det, at den pågældende ikke i medført af STL 16, stk. 1, litra b, kan ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste eller udgiftsgodtgørelse. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i en udtalelse af 25. april 2007 udtalt til Odense Kommune, at såfremt et byrådsmedlem er udpeget til eksempelvis en aktieselskabsbestyrelse af en generalforsamling uanset hvordan denne afholdes vil der ikke være tale om, at byrådsmedlemmet varetager et kommunalt hverv, der udføres efter valg af byrådet. I sådanne situationer vil der således heller ikke være adgang til at yde erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Fremgår det derimod

7 7 af selskabets vedtægter, at bestyrelsesmedlemmet udpeges af byrådet, så vil der være tale om, at bestyrelsesmedlemmet varetager et kommunalt hverv efter 16, stk. 1, litra b, og der vil være adgang til at yde erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Et byrådsmedlem, der videreudpeges af den bestyrelse, råd, nævn mv., hvortil den pågældende er valgt af byrådet, til f.eks. et underudvalg, samarbejdsudvalg eller til at deltage i aktiviteter besluttet af den pågældende bestyrelse, er ikke valgt hertil af byrådet. Hvis en bestyrelse beslutter at deltage i kursus, studierejse, venskabsbesøg eller lignende kan erstatning for tabt arbejdsfortjeneste samt dækning af rejseudgifter kun ydes, hvis deltagelsen sker efter anmodning fra byrådet eller det relevante udvalg, jf. nedenfor under 16, stk. 1, litra f. 16, stk. 1, litra c Deltagelse i kurser mv., der af byrådet eller af Økonomiudvalget efter bemyndigelse fra byrådet anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a og b nævnte hverv Vedrørende kursusbegrebet Ved kurser mv. forstås arrangementer, hvori der som en ikke uvæsentlig del indgår egentlig undervisningsvirksomhed. Herudover omfatter bestemmelsen også kursuslignende arrangementer som konferencer, seminarer, årsmøder og orienteringsmøder. Der er i praksis lagt vægt på, at de arrangementer, der kan henføres under kurser mv., er af almen karakter og uden direkte sammenhæng med konkrete sager i Odense Kommune. Det bemærkes, at kursuslignende arrangementer ikke omfatter de seminarer, som byrådet kan træffe beslutning om at afholde i medfør af STL 9 a, jf. 16, stk. 1, litra d, fx budgetseminarer, se nedenfor under 16, stk. 1, litra d. Odense Kommunes kursusregulativ indeholder bl.a. regler for, hvilke kurser byrådet anser for at have betydning for varetagelsen af de i 16, stk. 1, litra a og b nævnte hverv. Kursusregulativet ligger på byrådssitet.

8 8 16, stk. 1, litra d Deltagelse i seminarer, jf. STL 9 a Vedrørende seminarer STL 16, stk. 1, litra d, skal ses i sammenhæng med lovens 9 a, hvorefter byrådet kan træffe beslutning om afholdelse af seminarer for byrådets medlemmer vedrørende kommunens årsbudget eller andre kommunale anliggender af overordnet betydning. Byrådets beslutning om afholdelse af seminar i henhold til 9 a indebærer, at seminaret er forbundet med mødepligt, og at deltagelse berettiger til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Bestemmelsen i 9 a omfatter ikke seminarer for udvalg. 16, stk. litra e Deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger, jf. STL 42 c Bestemmelsen i STL 42 c giver kommunens revision mulighed for på eget initiativ at forelægge revisionens beretninger for byrådet. Endvidere kan mindst en fjerdedel af medlemmerne kræve en sådan forelæggelse. Der er mødepligt for det enkelte medlem af byrådet, hvorfor deltagelse berettiger til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. 16, stk. 1, litra f Varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra byrådet eller dets udvalg Byrådet besluttede på mødet den 6/3 1996, at der kan udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste ved varetagelse af andre kommunale hverv end møder, der udføres efter anmodning fra byrådet eller dets udvalg. Byrådet besluttede, at der kan ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste ved varetagelse af følgende hverv, når deltagelsen sker efter anmodning fra byrådet eller et af dets udvalg: Forelæggelse af en sag for en statslig myndighed, en minister eller et folketingsudvalg Deltagelse i forhandlinger med andre kommuner Foretage besigtigelser Deltage i borgermøder Deltage i studieture og besøge venskabsbyer.

9 9 Der henvises i den forbindelse også til Odense Kommunes Retningslinier for Byrådsmedlemmers deltagelse i udlandsrejser, der ligger på byrådssitet. Det skal bemærkes, at forudsætningen for, at en studietur eller en besigtigelse for hele udvalget kan anses for omfattet af litra f, er, at aktiviteten sker efter anmodning fra byrådet eller som led i en udvalgsbehandling. Det må derfor konkluderes, at der vil kunne udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med besigtigelser, der vedrører emner, der behandles i et stående udvalg, men ikke i forbindelse med en besigtigelse, der ikke har nogen direkte sammenhæng med et stående udvalgs sagsbehandling. Der kan ikke udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med mødeforberedelse, herunder: Drøftelse af sager med forvaltningen Generelle besigtigelser Tilsynsforretninger eller repræsentativt arbejde, der ikke finder sted efter anmodning fra byrådet eller dets udvalg. Udtrykket efter anmodning fra byrådet eller dets udvalg skal således forstås bogstaveligt. 16, stk. 1, litra g Udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under litra a-f nævnte møder mv. Litra g omfatter alle øvrige aktiviteter, som er forbundet med varetagelsen af de hverv, der er nævnt i litra a-f. Der kan ikke ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for aktiviteter nævnt i lovens 16, stk. 1, litra g, men der kan ydes befordrings- og fraværsgodtgørelse samt andre godtgørelser, jf. STL 16, stk. 10 se afsnit 4. Byrådet besluttede således på mødet den 6/3 1996, at der kan ydes godtgørelse efter STL 16, stk. 10, i forbindelse med mødeforberedelse, besigtigelser, tilsynsforretninger og deltagelse i repræsentativt arbejde.

10 10 3. Opgørelse af tabt arbejdsfortjeneste Udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste forudsætter, at den pågældende har lidt et tab i forbindelse med varetagelsen af et bestemt hverv. Der skal således være tale om et reelt konstateret tab i forhold til det enkelte møde mv. Tabet kan være såvel af økonomisk art som bestå af tab af tid. Anvendelse af timer fra en flex- eller afspadseringskonto samt brug af de ferie-/fridage, man er berettiget til i henhold til overenskomsten, kan også udløse erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Dokumentation for tabt arbejdsfortjeneste for ansatte sker i form af skriftlig og underskrevet dokumentation fra arbejdsgiver af timeløn samt det antal timer, den pågældende er trukket i løn. Der er herudover ingen formkrav til dokumentationen. Der udfyldes en særlig blanket med oplysning om mødeaktiviteten og varigheden heraf - se nærmere nedenfor. For selvstændige kan dokumentationskravet normalt opfyldes ved en skriftlig erklæring fra den pågældende om indtægtstabets størrelse, når de foreliggende omstændigheder i øvrigt sandsynliggør, at det påståede tab er lidt. Der kan ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for det tidsrum, hvor medlemmet er nødt til at tage fri for at varetage det kommunale hverv. Hovedreglen er derfor det antal timer, der svarer til transporttid og mødets længde. Derimod vil forberedelsestid i forbindelse med møder mv. ikke kunne indgå i beregningen. Tiden mellem flere møder på samme dag kan normalt ikke medregnes ved opgørelsen. Dette gælder dog ikke, hvor medlemmet ikke kan nå at vende tilbage til arbejdsstedet. Hvis en arbejdsgiver ikke ønsker at modtage den ansatte i kortere tidsrum, f.eks. inden den pågældende skal have fri for at kunne deltage i et møde eller senere på dagen efter mødets afslutning, hvor der f.eks. resterer en time af arbejdstiden, kan sådan resttid dog medregnes. I de tilfælde, hvor der bliver tale om fravær ud over transporttid samt deltagelse i møde, er det medlemmet, der skal dokumentere, at fraværet har været nødvendigt. Dette sker ved fremsendelse af dokumentation fra arbejdsgiveren om, at denne ikke vil beskæftige medlemmet på sådanne dage med resttider. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste pr. dag kan højst udgøre et maksimumbeløb fastsat af økonomi- og indenrigsministeren. Maksimumbeløbet fremgår af Bilag 1. Et møde, der afvikles inden for én dag, kan ikke udløse erstatning for tabt arbejdsfortjeneste på mere end dette maksimum, uanset at byrådsmedlemmet har en sammenhængende arbejdsperiode, der går ud over et døgn.

11 11 Udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste foregår ved, at der foretages indberetning herom på en særlig blanket for 1 måned eller kvartalsvis ad gangen. Blanketterne sendes til Politik og Strategi senest den 10. i måneden. Udbetaling finder sted sammen med den øvrige vederlæggelse mv. den sidste hverdag i måneden. Blanketter fås ved henvendelse til Politik og Strategi på tlf Fraværsgodtgørelse, befordringsgodtgørelse og andre godtgørelser I forbindelse med byrådsmedlemmers deltagelse i de møder mv., der er nævnt i STL 16, stk. 1, litra a-f, ydes der følgende typer godtgørelser: Befordringsgodtgørelse og godtgørelse for fravær fra hjemmet. Godtgørelse af dokumenterede, nødvendige udgifter forbundet med et fysisk handicap Godtgørelse af dokumenterede, nødvendige udgifter til pasning af syge, nære pårørende. Idet der henvises til afsnit 2 i 16, stk. 1, litra g, ydes der endvidere: Befordringsgodtgørelse, fraværsgodtgørelse mv. til byrådets medlemmer i forbindelse med udførelsen af de angivne aktiviteter. Endelig ydes der: Andre godtgørelser til byrådets medlemmer til dækning af udgifter, som er forbundet med byrådsmedlemmernes deltagelse i de i STL 16, stk. 1, nævnte møder mv. Det drejer sig om udgifter til telefon, hjemmearbejdsplads, avishold mv., jf. byrådets beslutning herom på møderne den 6/ og 6/ Vedrørende godtgørelse for fravær fra hjemmet Fraværsgodtgørelsen omfatter typisk merudgifter til forplejning og logi i forbindelse med rejser. Det er således lovens udgangspunkt, at det, der skal godtgøres, er (nødvendige) merudgifter som følge af, at et byrådsmedlem i en vis periode i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv er tvunget til at opholde sig borte fra sit hjem. Udgifter til overnatning kan således kun dækkes, hvis overnatningen er nødvendig under hensyn til en fornuftig varetagelse af hvervet. Med virkning fra den 1/ blev der gennemført ændrede regler for skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse på det offentlige område. Byrådet besluttede på mødet den 17/6 1998, at de nye regler skulle træde i kraft i Odense Kommune

12 12 den 1/ Senest på mødet den 6/ besluttede byrådet, at reglerne skal administreres på følgende måde: Rejsegodtgørelse i Danmark For rejse uden overnatning af mindst 5 timers varighed og ud over 8 km fra arbejdsstedet ydes der godtgørelse af rimelige merudgifter til måltider og lignende efter regning. For rejse med overnatning ydes der godtgørelse af rimelige merudgifter til måltider og lignende samt logi efter regning. Såfremt alle udgifter til måltider, logi mv. afholdes af Odense Kommune, f.eks. i forbindelse med Kommunalpolitisk Topmøde og budgetseminarer, udbetales der ikke fraværsgodtgørelse. Rejsegodtgørelse i udlandet samt Færøerne og Grønland For rejse uden overnatning af mindst 5 timers varighed ydes der godtgørelse af rimelige merudgifter til måltider og lignende efter regning. For rejse med overnatning: Logi godtgøres efter regning Fortæring og småfornødenheder godtgøres efter Skatterådets standardsatser eller efter regning. Ved rejser, hvor udgifterne til enkelte måltider dækkes af Odense Kommune eller andre, skal godtgørelsen reduceres med følgende procentsatser: Morgenmåltid 15% Middagsmåltid 30% Aftensmåltid 30% Det bemærkes, at der på den samme rejse kun kan benyttes ét regelsæt, enten godtgørelse efter Skatterådets standardsatser eller godtgørelse efter regning (fuld forplejning). Udbetaling af rejsegodtgørelse sker fra forvaltningernes sekretariater efter attestation af henholdsvis borgmesteren eller en rådmand. Udbetalingen finder sted sammen med den øvrige vederlæggelse mv. den sidste hverdag i måneden. Det skal endvidere bemærkes, at Odense Kommune har indberetningspligt for udbetalte skattefrie godtgørelser, jf. skattekontrollovens 7, stk. 1, nr. 1. Beløbene reguleres hvert år i januar måned. Alle beløbsstørrelser fremgår af Bilag 1.

13 13 Regler om kørselsgodtgørelse På byrådsmødet den 6. december 2006 vedtog byrådet at ændre reglerne for kørselsgodtgørelse for byrådets medlemmer. Her følger en vejledning i reglerne. Hvis du er i tvivl om noget, er du velkommen til at kontakte Gitte Christensen i Strategi & Kommunikation på tlf eller mail gc@odense.dk. Kørsel i egen bil Du kan få skattefri kørselsgodtgørelse, når du deltager i de møder og kommunale hverv, der er omfattet af den kommunale styrelseslovs 16, stk. 1, litra a-g. Der henvises endvidere til afsnit 2 i Odense Kommunes vederlag og godtgørelse til byrådets medlemmer. Siden den 1. januar 2007 har du således kunnet få skattefri godtgørelse for at køre i din egen bil til fx: Byrådsmøder Udvalgsmøder Møder mellem flere udvalg (fællesmøder) Budgetseminarer Udvalgsseminarer Møder i råd, nævn, bestyrelser, mv., hvor byrådet har udpeget dig som medlem Kurser, konferencer, studierejser, besøg hos venskabsbyer, forhandlinger med andre kommuner, besigtigelser, borgermøder mv., hvor byrådet eller relevant udvalg har bedt dig om at deltage Du kan også få skattefri godtgørelse for parkeringsudgifter i forbindelse med disse møder, hvis du vedlægger P-billetter til det skema om kørselsudgifter, du hver måned skal sende til Strategi & Kommunikation i Odense Kommune. Den skattefrie kørselsgodtgørelse tager først og fremmest sigte på kørslen til eller fra dit hjem til det eller de steder, hvor du deltager i et møde. Der vil dog også være krav på kørselsgodtgørelse mellem dit arbejdssted og det sted, hvor du skal deltage i et møde, hvis afstanden ikke overstiger den afstand, der er mellem din bopæl og mødestedet. Du kan også få skattefri godtgørelse for kørsel mellem forskellige mødesteder (se eksempel 1 og 2 herunder). Eks. 1 Du kører fra dit hjem til byrådsmøde på Rådhuset. Efter byrådsmødet kører du videre til et andet møde, og derefter kører du hjem. I eksemplet kan du få skattefri kørselsgodtgørelse for alle de kilometer, du har kørt.

14 14 Eks. 2 Du kører fra dit arbejdssted til byrådsmøde på Rådhuset. Efter byrådsmødet kører du videre til et andet møde, og derefter kører du hjem. Hvis afstanden fra arbejdsstedet til Rådhuset i ovenstående eksempel er lig med eller ikke overstiger afstanden mellem dit hjem og mødestedet, kan du få skattefri kørselsgodtgørelse for alle de kørte kilometer. Er afstanden derimod større end afstanden mellem dit hjem og mødestedet, kan du skattefrit kun få dækket de kilometer, der svarer til afstanden mellem bopæl og mødested. Hvis du har en firmabilordning, der dækker driftsudgifter på din bil, kan du ikke samtidig få udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse i forbindelse med dit byrådsarbejde, da du reelt ikke har nogen kørselsudgifter. 60-dages reglen Din kørsel vil desuden være omfattet af den såkaldte 60-dages regel. Det betyder, at kørselsgodtgørelsen de første 60 gange inden for en løbende periode på 12 måneder er skattefri, når du kører mellem dit hjem/andet opholdssted/arbejdssted og et af ovennævnte møder. For hver type af de møder/kommunale hverv, der er nævnt på side 1, gælder der én 60-dages regel. Du kan altså 60 dage køre skattefrit for hver type af møder, medmindre møderne afholdes på samme adresse. Eks. 3 Du deltager i et udvalgsmøde, et økonomiudvalgsmøde og et byrådsmøde. Udvalgsmødet afholdes på én adresse, og økonomiudvalgs- og byrådsmødet afholdes begge på Rådhuset. Du vil have en 60-dageskvote på udvalgsmødet, men da økonomiudvalgs- og byrådsmødet afholdes på samme adresse, vil du på disse to møder tilsammen kun have én 60- dageskvote. Weekender, helligdage og ferie Når du varetager dit kommunale hverv i weekender og på helligdage, vil du selvfølgelig kunne få skattefri kørselsgodtgørelse. Du kan godt flytte din bopæl til fx dit sommerhus. Der kan dog være situationer, hvor afstanden mellem opholdsstedet og mødestedet er så betydelig, at byrådsmedlemmet ikke har krav på befordringsgodtgørelsen - selv om vedkommende har mødepligt. Der vil i sådanne situationer blive truffet en konkret afgørelse.

15 15 12-måneders perioden Ifølge SKAT starter perioden på de 60 dage den første dag i valgperioden, så perioden skal regnes fra den 1. januar 2014, og regnskabet fra den foregående byrådsperiode nulstilles. Buskort ( Kvik-kort ) Buskort ( Kvik-kort ) er et alternativ til kørsel i egen bil, hvilket vil sige, at du ikke samtidig kan få skattefri kørselsgodtgørelse, når/hvis du kører i din egen bil til møder, der afholdes i det område, hvor FynBus kører. Buskortet er kun et alternativ set i forhold til kørsel i egen bil, men derimod ikke i forhold til taxakortet. I skattemæssig henseende supplerer buskort og taxakortet hinanden dvs. at brug af den ene kort ikke udelukker brug af det andet. Taxakort Uanset om du vælger at køre gratis med FynBus eller foretrækker at få kørselsgodtgørelse for at køre i egen bil, har du samtidig mulighed for at bruge taxakort. Taxakortet må kun bruges indenfor kommunegrænsen og kun til de møder, der er beskrevet under afsnittet Kørsel i egen bil. Ligesom kørsel i egen bil er taxakortet omfattet af 60-dages reglen. Så hvis du kører i taxa til et møde, tæller turen med i 60-dagesregnskabet for de enkelte møder, ligesom det ville gøre, hvis du kørte i egen bil. Du kan selvfølgelig ikke få skattefri kørselsgodtgørelse for strækningen, da din udgift allerede er dækket. Der er lavet et specielt skema, som skal udfyldes og indsendes, når man bruger taxakort. Skemaet ligger på byrådssitet. For at kunne administrere ordningen og foretage den kontrol, som SKAT foreskriver, er det vigtigt, at skemaet er udfyldt korrekt. Det er lige så vigtigt, at der er vedlagt taxaboner fra de kørte ture med oplysning om, hvor der er kørt til og fra. Du skal betale skat af taxakørslen, hvis du kører i taxa til andre møder end de nævnte, eller hvis du bruger det mere end 60 gange inden for en 12 måneders periode til hver af de type møder/hverv, der er nævnt på side 1. Gruppeformændene har i øvrigt drøftet brugen af taxakortet på deres møde den 16. februar 2007, hvor de opfordrer byrådets medlemmer til at begrænse brugen af det. Hvis egen bil ikke anvendes, ydes der udenfor kommunegrænsen som udgangspunkt godtgørelse svarende til befordring med billigste offentlige transportmidler.

16 16 Specielt for borgmesteren og rådmændene Det fremgår af STL 16, stk. 10, litra a og b, at der skal ydes befordringsgodtgørelse til borgmester og rådmænd. Borgmester og rådmænd kan dog kun modtage godtgørelse, hvis befordringen den pågældende dag sker i forbindelse med de aktiviteter, der er nævnt i STL 16, stk. 1, litra a-g. Her gælder samme regler for borgmester og rådmænd som for byrådets øvrige medlemmer. Borgmesteren og rådmændene har i modsætning til de øvrige byrådsmedlemmer et kontor til rådighed på henholdsvis Rådhuset og i forvaltningerne, således at de både deltager i de møder, der er nævnt på side 1, og arbejder som administrative ledere på de pågældende adresser. Den daglige kørsel til og fra rådhuset/rådmandskontoret, der sker som led i rollen som leder af forvaltningen, udløser ikke befordrings- godtgørelse. De 60 dage beregnes som nævnt i forhold til hver enkelt arbejdsplads. Det vil sige, at når fx borgmesteren kører direkte mellem sit hjem og Rådhuset, tæller dette som én dag ved beregningen af de 60 dage, uanset om borgmesteren møder på Rådhuset for at deltage i et byrådsmøde eller for at arbejde på sit kontor. Tilsvarende gælder for rådmændene. Når borgmesteren/rådmændene deltager i møder, der ikke foregår på rådhuset/forvaltningerne, kan der udbetaltes skattefri godtgørelse for kørsel til disse møder, herunder også ved kørsel direkte mellem to møder. Der gælder således en særskilt 60-dages kvote i forhold til disse møder. Kørselsregnskab hver måned Politik og Strategi vil løbende sørge for udbetaling og kontrol af dit kørselsregnskab. Du skal derfor udfylde vedlagte skema for kørsel i egen bil og/eller taxa hver måned og sende dem til Gitte Christensen, Strategi & Kommunikation, på Rådhuset. Har du P-billetter, vedlægger du dem det kørselsskema, hvor det pågældende møde er anført. Satsen for kilometergodtgørelse fremgår af Bilag 1.

17 17 Vedrørende udgifter forbundet med et fysisk handicap Efter bemærkningerne til STL har bestemmelsen til formål at sikre, at fysisk handicappede byrådsmedlemmer i videst muligt omfang kan deltage på samme vilkår som andre byrådsmedlemmer. Som eksempler på udgifter, der skal godtgøres efter bestemmelsen, kan nævnes udgifter til hjælpemidler, særlig sekretærbistand mv. F.eks. skal blinde og andre personer, der ikke kan læse almindelig skrift, sikres en anden og lige så tilfredsstillende adgang til information ved godtgørelse af udgifter til lydbånd, punktskrift eller bistand til oplæsning. For personer med hørehandicap kan der være tale om godtgørelse af udgifter til tolkebistand. Godtgørelse af udgifter til hjælpemidler mv. forudsætter, at de almindelige muligheder for at få hjælpemidler mv. efter den sociale lovgivning er udtømt. Dokumentation for de afholdte nødvendige udgifter indsendes til Strategi & Kommunikation senest den 10. i måneden. Vedrørende udgifter til pasning af syge, nære pårørende Et byrådsmedlem - bortset fra borgmester og rådmænd - har krav på godtgørelse af dokumenterede udgifter til pasning af syge, nære pårørende, som det må anses for nødvendigt for medlemmet at afholde i forbindelse med den pågældendes deltagelse i møder mv. Efter bemærkningerne til bestemmelsen er det en forudsætning, at vedkommende normalt passer den syge, men på grund af deltagelse i møder mv. er nødsaget til at afholde specielle udgifter til anden pasning. Det fremgår endvidere af bemærkningerne, at der ved nære pårørende forstås forældre, børn, søskende, ægtefælle eller en person, med hvem byrådsmedlemmet i øvrigt lever i et fast parforhold. Dokumentation for de afholdte nødvendige udgifter indsendes til Strategi & Kommunikation senest den 10. i måneden. Vedrørende tilskud til hjemmearbejdsplads og telefon Odense Kommune stiller følgende udstyr til rådighed for byrådsarbejdet: En bærbar PC af typen ultrabook (Lenovo Carbon X1) En tablet af typen ipad USB dongle til trådløst bredbånd (WWAN) En internetforbindelse (ADSL) på hjemadressen Der vil ud over standardudstyret også være mulighed for at tilvælge en blækprinter.

18 18 En smartphone inkl. abonnement, som omfatter fri tale, fri SMS, data og MMS i Danmark. Særligt vedrørende brug af telefon og internet i udlandet Man skal koble op på gratis WI-FI eller hotellets WI-FI, hvor det er muligt, for at minimere udgifterne til dataforbrug i udlandet. Når forbruget overstiger kr., lukkes telefonen automatisk. For at få den åbnet igen skal man kontakte IT-kontaktpersonerne, der fremgår af byrådssitet. Dette gælder tilsvarende for trådløst bredbånd (WWAN) ved brug af tablet og/eller bærbar computer i udlandet. Odense Kommune dækker udgiften til et samlet forbrug på smartphone og trådløst bredbånd på max kr årligt. Yderligere udgifter bliver opkrævet hos det enkelte byrådsmedlem. Borgmester og rådmænd får fuld dækning. Der vil ske indberetning til SKAT af værdien af fri telefon. Værdien af fri telefon betragtes som A-indkomst, og den skattemæssige værdi udgør i kr. Der henvises i øvrigt til Udvalgte skatteregler for byrådsmedlemmer på byrådssitet. Vedrørende anden godtgørelse Byrådets medlemmer får vederlagsfrit et abonnement på Fyens Stiftstidende samt på tidsskrifterne Danske Kommuner og Kommunen. 5. Særlige forhold vedrørende borgmester, 1. viceborgmester og rådmænd Borgmesteren og rådmændene kan ikke ud over det faste vederlag, som de modtager, samtidig oppebære anden økonomisk ydelse af kommunens kasse for bestridelse af et kommunalt hverv, jf. STL 16, stk. 6. Der ydes dog godtgørelser efter STL 16, stk. 10, litra a og b, og stk. 11. Efter STL 16, stk. 12, kan borgmesteren og rådmændene dog ikke modtage godtgørelse af udgifter til pasning af syge, nære pårørende. Det forhold, at 1. viceborgmesteren modtager fast viceborgmestervederlag, afskærer ikke generelt den pågældende fra at modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, men erstatning kan ikke oppebæres for varetagelse af hverv, hvor viceborgmesteren optræder i sin egenskab af viceborgmester.

19 19 6. Stedfortrædere Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et byrådsmøde på grund af sin helbredstilstand, kan stedfortræderen indkaldes til at deltage i stedet for, jf. STL 15, stk. 1. Et byrådsmedlem kan have lovligt forfald af andre grunde, f.eks. graviditet og barsel, varetagelse af andet offentligt hverv, ferie m.m. I henhold til 21 a i Odense Kommunes styrelsesvedtægt skal borgmesteren i disse situationer indkalde stedfortrædere til byrådets førstkommende møde, uanset den forventede varighed af medlemmets fravær. Stedfortræderen indkaldes til at deltage i et enkelt møde Det fremgår af vederlagsbekendtgørelsen, at stedfortræderen alene vil modtage diæter, eventuelt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste samt befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i et enkelt byrådsmøde. Stedfortræderen indkaldes i en længerevarende periode Det fremgår endvidere af vederlagsbekendtgørelsen, at stedfortrædere, som midlertidigt, men over en længere periode, er medlem af byrådet, vederlægges efter samme regler som medlemmerne. Vederlag ydes dog kun forholdsmæssigt for den periode, hvor den pågældende er medlem af byrådet. Indtræder stedfortræderen endvidere i et udvalg, ydes en forholdsmæssig del af udvalgsvederlaget. 7. Vederlæggelse af ikke-byrådsmedlemmer Reglerne om vederlæggelse af ikke-byrådsmedlemmer, der varetager kommunale hverv efter valg af eller anmodning fra byrådet, findes i STL 16 a. Byrådet har på mødet den 6/ besluttet, at der til ikke-byrådsmedlemmer kan ydes: Diæter og/eller erstatning for tabt arbejdsfortjeneste efter 16 a, stk. 1, for deltagelse i de i lovens 16, stk. 1, litra a-f nævnte møder mv., som beskrevet ovenfor i afsnit 2, og som ikke honoreres eller vederlægges særskilt efter andre regler. Byrådet besluttede samtidig at fortsætte den hidtidige ordning, hvorefter der ved oprettelsen af hvert nyt udvalg mv., og valg af medlemmer til dette, træffes beslutning om, hvorvidt medlemskab af udvalget er diætberettiget efter gældende regler - hvilket vil sige for deltagelse i ovennævnte møder mv. - eller ikke-diætberettiget.

20 20 Endvidere besluttede byrådet på samme møde, at der kan ydes: De godtgørelsestyper, der er nævnt i STL 16, stk. 10, for deltagelse i de i lovens 16, stk. 1, litra a-c, nævnte møder mv. som beskrevet ovenfor i afsnit 2. Der kan dog ikke bevilges buskort til FynBus til ikkebyrådsmedlemmer. Herudover har ikke-byrådsmedlemmer krav på godtgørelse af dokumenterede, nødvendige udgifter til børnepasning i forbindelse med den pågældendes deltagelse i de i lovens 16, stk. 1, litra a-c, nævnte møder mv. De aktuelle satser for diætbeløbet og erstatning for tabt arbejdsfortjeneste fremgår af Bilag 1. Udbetaling af mødediæter, erstatning for tabt arbejdsfortjeneste og godtgørelser foregår ved, at der foretages indberetning herom for 1 måned ad gangen på en særlig blanket, der sendes til Odense Kommune, Strategi & Kommunikation, Gitte Christensen, Rådhuset, senest den 10. i måneden. Blanketter fås ved henvendelse til Strategi & Kommunikation, tlf Dokumentation for de afholdte nødvendige udgifter til børnepasning indsendes til Odense Kommune, Strategi og Kommunikation, senest den 10. i måneden. Udbetaling finder sted via et pengeinstitut den sidste hverdag i måneden. 8. Procedureregler kontrol Udbetaling af diverse godtgørelser samt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste sker månedsvis bagud. På det elektroniske skema på byrådssitet anfører byrådsmedlemmet, hvilke møder han/hun har deltaget i, samt hvilke ydelser der bedes udbetalt i den forbindelse. Vejledning vedrørende skemaets udfyldelse er angivet nederst på skemaet. Strategi & Kommunikation har på baggrund af det konstituerende møde samt senere udpegninger foretaget af byrådet udarbejdet en oversigt over de udvalg, råd og nævn, som det enkelte byrådsmedlem sidder i. Strategi & Kommunikation har derfor kendskab til, hvilke hverv der berettiger til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste og diverse godtgørelser og foretager i relation hertil en kontrol af de angivne møder. Strategi & Kommunikation undersøger: Om mødet er omfattet af STL 16, stk. 1, litra a-b. Om kurset/konferencen er omfattet af reglerne i kommunens kursusregulativ. Om et arrangement er omfattet af 16, stk. 1, litra f, alternativt litra g.

21 21 Opgørelsen af erstatningen for den tabte arbejdsfortjeneste sker som beskrevet ovenfor i afsnit 3. For så vidt angår varigheden af byrådsmøder og møder i de stående udvalg, konfereres der med mødeprotokollen, som indeholder oplysning om start- og sluttidspunkt. For så vidt angår andre møder, indestår byrådsmedlemmet med sin underskrift for, at oplysningen om deltagelse samt mødets varighed er korrekt. Strategi & Kommunikation foretager endvidere en kontrol af omfanget af kørte kilometer, hvortil der kan udbetales befordringsgodtgørelse, samt brugen af 60- dages reglen som beskrevet ovenfor i afsnit 4. Strategi & Kommunikation gennemgår og vurderer de anførte oplysninger og afklarer spørgsmålet med det pågældende medlem, hvis oplysningerne giver anledning til tvivl. Hvis skemaet ikke er fyldestgørende udfyldt, rettes der henvendelse til byrådsmedlemmet med henblik på at få manglen afhjulpet. 9. Skatteregler Med hensyn til beskatning af ovennævnte vederlag og godtgørelser henvises der til notat af 8. november 2013 fra SKAT vedrørende Udvalgte skatteregler for politikere på byrådssitet.

22 22 Satser for vederlag og godtgørelse Bilag 1 Byrådets medlemmer er berettiget til vederlag og diverse godtgørelser. Størrelsen på de forskellige ydelser fremgår af nedenstående oversigt. Udgangspunktet for vederlaget til de menige medlemmer er et grundbeløb som er fastsat den 31. marts 2012 på kr., som reguleres efter de reguleringssatser der gælder for tjenestemænd i staten. Samtlige vederlagsbeløb nedenfor er angivet i de pr. 1. juli 2014 gældende satser. Fast vederlag pr. 1. juli 2014 Pr. år Pr. måned Årligt vederlag ,00 kr ,25 kr. Reduceret vederlag ved valg af erstatning af tabt arbejdsfortjeneste ( kr.) ,00 kr ,58 kr. Udvalgsvederlag Vederlaget for medlemskab af udvalgene er baseret på det aktuelle borgmestervederlag, som ligeledes reguleres efter de reguleringssatser der gælder for tjenestemænd i staten. Summen af de årlige udvalgsvederlag udgør max. 185 % af borgmestervederlaget. ( ,15 kr.) Pr. år Pr. måned Ved medlemskab af stående udvalg ,96 kr ,33 kr. Ved medlemskab af Børn og unge-udvalget (tvangsfjernelsesudvalget) ,00 kr ,50 kr. Borgmester- og rådmandsvederlag Borgmesteren og rådmændene oppebærer et vederlag, der svarer til størrelsen af den til enhver tid gældende løn i en tjenestemandsstilling i staten, der fremgår af bilaget til vederlagsbekendtgørelsen. Pr. år Pr. måned Borgmester Statens løntrin kr. pr. 31/3 2012) ,08 kr ,34 kr. Rådmand Statens løntrin ,00 kr ,25 kr.

23 23 Viceborgmestervederlag 1. viceborgmesterens vederlag er 10 % af borgmesterens vederlag. Pr. år Pr. måned 1. Viceborgmestervederlag ,08 kr ,84 kr. Ifølge styrelsesvedtægten for Odense Kommune oppebærer formanden for Børn og unge-udvalget (tvangsfjernelsesudvalget) et vederlag, der udgør 15 % af borgmesterens vederlag. Ligeledes oppebærer formanden for Folkeoplysningsudvalget et vederlag, der udgør 10 % af borgmesterens vederlag. Der udbetales dog ikke vederlag til formanden for Folkeoplysningsudvalget, såfremt formandsposten varetages af en rådmand. Pr. år Pr. måned Vederlag til formanden for Børn og ungeudvalget (tvangsfjernelsesudvalget) ,00 kr ,25 kr. Tillægsvederlag - børnetillæg (Grundbeløb: kr. pr. 31/3 2012) Pr. år Pr. måned Til hjemmeboende barn/børn under 10 år ,04 kr ,42 kr. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste Vælger et byrådsmedlem at modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste reduceres det faste vederlag med kr. Erstatningsbeløbet kan pr. dag maksimalt udgøre det femdobbelte af diætsatsen for møder på op til 4 timer. Diætsatsen forhøjes med 5 kr. hver den 1. januar næste gang pr. 1. januar Diætsats for møder på op til 4 timer, januar 2014 Maksimalt erstatningsbeløb pr dag 400,00 kr ,00 kr. Godtgørelser, satser pr. 1. januar Dagpenge pr. døgn med overnatning Dagpenge pr. time for tilsluttende rejsedage Kilometergodtgørelse pr. kørt kilometer i egen bil 455,00 kr. 18,96 kr. 3,73 kr.

24 24 Særligt vedr. stedfortrædere Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et byrådsmøde kan stedfortræderen indkaldes i stedet. Stedfortræderen kan endvidere indkaldes i en længerevarende periode, hvis et medlem har lovligt forfald. Ved deltagelse i et enkelt byrådsmøde udbetales: Diæter for møder på op til 4 timer Diæter for møder over 4 timer 400,00 kr. 800,00 kr. Evt. erstatning for tabt arbejdsfortjeneste efter samme regler, som gælder for ordinære medlemmer. Befordringsgodtgørelse 3,73 kr. pr. km Ved deltagelse i byrådsmøder og udvalgsmøder i en længere periode Stedfortræderen vederlægges ligesom det ordinære medlem ud fra en forholdsmæssig beregning for den periode, den pågældende er medlem af byrådet (se ovenfor) Fast vederlag pr. måned Vederlag ved valg af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste 8.612,25 kr ,58 kr. Evt. erstatning for tabt arbejdsfortjeneste efter samme regler, som gælder for ordinære medlemmer. Udvalgsvederlag pr. måned Befordringsgodtgørelse 5.154,33 kr. 3,73 kr. pr. km