Derudover har Byrådet den dd.mm.åååå besluttet, at der ydes befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i følgende aktiviteter:

Transkript

1 Staben Sagsnr P Dato: Vejledning om befordringsgodtgørelse til byrådsmedlemmer Befordringsgodtgørelse til byrådsmedlemmer. Retten til befordringsgodtgørelse har helt overordnet sammenhæng med den mødepligt, der følger af det borgerlige ombud. Hvis der ikke er mødepligt, er der som udgangspunkt heller ikke ret til befordringsgodtgørelse. Mødernes vigtighed er uden betydning. Ifølge styrelsesloven ydes der befordringsgodtgørelse i forbindelse med byrådsmedlemmers deltagelse i de møder mv., der er nævnt i styrelseslovens 16, stk. 1, litra a f: a) deltagelse i byrådsmøder b) deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af byrådet c) deltagelse i kurser mv., der af byrådet anses for at have betydning for varetagelsen af de under a) og b) nævnte hverv d) deltagelse i seminarer e) deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger f) deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af andre angivne kommunale hverv efter anmodning fra byrådet eller et udvalg Derudover har Byrådet den dd.mm.åååå besluttet, at der ydes befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i følgende aktiviteter: Udvalgsformænd og -næstformænds formøder med administrationen (forberedelse af udvalgsmøde) Formænds fremmøde efter anmodning fra udvalgssekretariaterne Borgmesterens repræsentation på byrådets vegne, eller det medlem som borgmesteren måtte sende i sit sted, Udvalgsformænds repræsentation eller det udvalgsmedlem, som formanden måtte sende i sit sted. Byrådets temamøder Befordringsgodtgørelse ydes først og fremmest for transport fra bopælen og til det sted, hvor det pågældende møde mv. afholdes og tilsvarende fra mødestedet og tilbage til bopælen. Der ydes i særlige tilfælde befordringsgodtgørelse fra et andet opholdssted, f.eks. ved ophold i sommerhus i forbindelse med afvikling af ferie. I denne situation er det en forudsætning, at det under hensyn til transporttiden og udgifterne er naturligt, at den pågældende deltager i mødet. Hvis der er 1

2 mødepligt, f.eks. ved deltagelse i byrådsmøder, ydes der som udgangspunkt befordringsgodtgørelse, hvorimod det modsatte gør sig gældende, hvis der ikke er mødepligt. Hvis afstanden mellem feriestedet og mødestedet er meget stor, kan der træffes afgørelse om, at der ikke ydes befordringsgodtgørelse, selv om den pågældende har mødepligt. Det bemærkes, at der ikke ydes befordringsgodtgørelse, hvis kørslen finder sted i en firmabil, hvor udgifterne afholdes af arbejdsgiveren, idet den pågældende i så fald ikke har haft nogen kørselsudgift. Der ydes ikke befordringsgodtgørelse, hvis den pågældende i forvejen opholder sig på mødestedet i forbindelse med deltagelse i andre aktiviteter/varetagelse af andre funktioner end dem, der er beskrevet i styrelseslovens 16, stk. 1, litra a f. Der ydes f.eks. ikke befordringsgodtgørelse til en borgmester, der i forvejen er til stede på mødestedet i forbindelse med rollen som leder af kommunens administration eller til et byrådsmedlem, der i forvejen er til stede på mødestedet i forbindelse med et formøde, gruppemøde eller lignende. En række eksempler på situationer, hvor der ydes befordringsgodtgørelse, og hvor der ikke ydes befordringsgodtgørelse fremgår nedenfor. Befordringsgodtgørelse for kørsel i egen bil ydes efter Skatterådets standardsatser. Der ydes endvidere godtgørelse for nødvendige udgifter til parkeringsafgifter o.l. Foregår kørslen ikke i egen bil, ydes der godtgørelse for udgifter til taxa, bus, tog eller lignende. Befordringsgodtgørelse for kørsel mellem bopæl og mødested vil for kørsel i indtil 60 arbejdsdage inden for en løbende periode på 12 måneder være skattefri. Fra og med 61. dag der køres mellem bopæl og mødested, vil befordringsgodtgørelse for denne kørsel være skattepligtig. 2

3 Eksempler på møder og aktiviteter, hvor der kan ydes befordringsgodtgørelse og møder og aktiviteter, hvor der ikke kan Møder og aktiviteter, hvor der kan ydes befordringsgodtgørelse: deltagelse i møder i byrådet deltagelse i møder i Økonomi- og Erhvervsudvalget deltagelse i møder i stående udvalg deltagelse i møder i udvalg nedsat i henhold til 17, stk. 4 deltagelse i møder i underudvalg, nedsat af Økonomi- og Erhvervsudvalget eller et stående udvalg deltagelse i møder mellem to eller flere udvalg deltagelse i møder i råd, nævn eller bestyrelser, hvortil man er udpeget af byrådet og hvor der ikke ydes særskilt kørselsgodtgørelse deltagelse i kurser og kursuslignende arrangementer, som har betydning for hvervet som medlem af byrådet, udvalg mv. samt hverv, der udføres efter valg af byrådet deltagelse i seminarer efter styrelseslovens 9 a (budgetseminar) deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger deltagelse i andre aktiviteter, når deltagelsen sker efter anmodning fra byrådet eller et udvalg, f.eks. forelæggelse af en sag for en statslig myndighed, en minister eller et folketingsudvalg, deltagelse i forhandlinger med andre kommuner, deltagelse i besigtigelser i forbindelse med en konkret sagsbehandling, deltagelse i borgermøder, deltagelse i studieture og besøg hos venskabsbyer Udvalgsformænd og -næstformænds formøder med administrationen (forberedelse af udvalgsmøde) Formænds fremmøde efter anmodning fra udvalgssekretariaterne Borgmesterens repræsentation på byrådets vegne, eller det medlem som borgmesteren måtte sende i sit sted, Udvalgsformænds repræsentation eller det udvalgsmedlem, som formanden måtte sende i sit sted. Byrådets temamøder Møder og aktiviteter, hvor der ikke kan ydes befordringsgodtgørelse: Mødeforberedelse (andre møder end nævnt ovenfor), f.eks. møder angående drøftelse af sager med administrationen, generelle besigtigelser eller tilsynsforretninger deltagelse i møder med administrationen deltagelse i møder med borgmesteren deltagelse i møder i de politiske grupper deltagelse i møder i råd, nævn eller bestyrelser, hvortil man er udpeget af andre end byrådet, f.eks. et udvalg deltagelse i møder i råd, nævn eller bestyrelser, hvortil man er udpeget af byrådet og hvor der ydes særskilt kørselsgodtgørelse deltagelse i møder i underudvalg, samarbejdsudvalg eller andre aktiviteter, som besluttes af et råd, et nævn, en bestyrelse eller lignende, f.eks. deltagelse i en indvielse, et rejsegilde eller et jubilæum deltagelse i kurser, studierejser, venskabsbesøg eller lignende, som er besluttet af et råd, et nævn, en bestyrelse eller lignende (med mindre deltagelsen sker efter anmodning fra byrådet, Økonomi- og Erhvervsudvalget eller et stående udvalg) deltagelse i seminarer for udvalg 3

4 Bilag 1: Styrelseslovens regler for hvilke møder og aktiviteter hvortil der ydes befordringsgodtgørelse 16, stk. 1, litra a: Deltagelse i møder i kommunalbestyrelsen og dennes udvalg samt underudvalg (Økonomi og Erhvervsudvalget, stående udvalg, udvalg nedsat i henhold til 17, stk. 4 samt underudvalg, nedsat af Økonomi- og Erhvervsudvalget eller et stående udvalg). Der ydes kun befordringsgodtgørelse, hvis følgende mødebetingelser er opfyldt: Der har været afholdt et møde, hvortil alle medlemmer af det pågældende organ har været indkaldt (behøver ikke at være mødt op). Der har fundet en forhandling sted. Der er truffet en beslutning, eller der har i hvert fald været mulighed for at træffe en beslutning. Mødebetingelserne er ligeledes opfyldt, hvis der er tale om deltagelse med observatørstatus. Der ydes ikke befordringsgodtgørelse i forbindelse med forberedelsesarbejder til møder, herunder deltagelse i formøder. Der ydes heller ikke befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i møder med administrationen, møder med borgmesteren eller lignende. Møder mellem to eller flere udvalg er omfattet af bestemmelsen, dvs. der ydes befordringsgodtgørelse. Møder i byrådets politiske grupper er ikke omfattet af bestemmelsen, dvs. der ydes ikke befordringsgodtgørelse. 16, stk. 1, litra b: Deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af kommunalbestyrelsen, medmindre der på andet grundlag er fastsat bestemmelser om særskilt vederlæggelse. Bestemmelsen omfatter hverv, hvortil byrådet udpeger en eller flere repræsentanter, f.eks. medlemskab af råd, nævn eller bestyrelser. Der ydes kun befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i de pågældende møder, hvis den pågældende reelt er udpeget af byrådet. Der ydes således ikke befordringsgodtgørelse, når udpegningen er foretaget af et udvalg eller andre. Hvis byrådet ved udpegningen er bundet af indstillinger fra foreninger, organisationer eller andre, således at byrådet ikke har nogen reel valgmulighed, kan den pågældende ikke anses for at være valgt af byrådet. Den pågældende kan derimod anses for at være valgt af byrådet, selv om medlemmet er blevet udpeget af en anden myndighed, hvis udpegningen er sket efter indstilling fra byrådet, og indstillingen har været bindende for den udpegende myndighed. 4

5 Der ydes ikke befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i møder i underudvalg, samarbejdsudvalg eller andre aktiviteter, som besluttes af en bestyrelse, et råd, et nævn eller lignende, hvortil den pågældende er blevet valgt af byrådet. Hvis en bestyrelse, et råd, et nævn eller lignende beslutter at deltage i et kursus, en studierejse, et venskabsbesøg eller lignende, ydes der kun befordringsgodtgørelse i forbindelse hermed, hvis deltagelsen sker efter anmodning fra byrådet, Økonomi- og Erhvervsudvalget eller et stående udvalg, jfr. nedenfor under 16, stk. 1, litra f. 16, stk. 1, litra c: Deltagelse i kurser mv., der af kommunalbestyrelsen eller af økonomiudvalget efter bemyndigelse fra kommunalbestyrelsen anses for at have betydning for de under litra a og b nævnte hverv. Ved kurser mv. forstås arrangementer, hvor en ikke uvæsentlig del af arrangementet har karakter af egentlig undervisningsvirksomhed. Bestemmelsen kan omfatte kurser og kursuslignende arrangementer som konferencer, seminarer, årsmøder og orienteringsmøder. Der skal normalt være tale om arrangementer af almen karakter og uden direkte sammenhæng med konkrete sager i kommunen. Seminarer, der afholdes i medfør af styrelseslovens 9 a, f.eks. budgetseminarer, er ikke omfattet af 16, stk. 1, litra c men i stedet af 16, stk. 1, litra d, jfr. nedenfor. 16, stk. 1, litra d: Deltagelse i seminarer, jfr. styrelseslovens 9 a. Byrådet kan i medfør af styrelseslovens 9 a træffe beslutning om afholdelse af seminarer for byrådets medlemmer vedrørende kommunens årsbudget eller andre kommunale anliggende af overordnet betydning. Der ydes befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i seminarer, som afholdes i henhold til en beslutning truffet af byrådet. Der ydes ikke befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i af seminarer for udvalg. 16, stk. 1, litra e: Deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger, jfr. styrelseslovens 42 c. Kommunens revision har i medfør af styrelseslovens 42 c adgang til at forelægge revisionens skriftlige beretninger for byrådet. En sådan forelæggelse skal endvidere ske, når mindst en fjerdedel af byrådets medlemmer kræver det. Der ydes befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i en sådan forelæggelse. 5

6 16, stk. 1, litra f: Varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg (Økonomi- og Erhvervsudvalget, stående udvalg, udvalg nedsat i henhold til 17, stk. 4 samt underudvalg, nedsat af Økonomi- og Erhvervsudvalget eller et stående udvalg). Befordringsgodtgørelse ydes f.eks. i forbindelse med deltagelse i følgende aktiviteter, når deltagelsen sker efter anmodning fra byrådet eller et af dets udvalg: Forelæggelse af en sag for en statslig myndighed, en minister eller et folketingsudvalg Deltagelse i forhandlinger med andre kommuner Deltagelse i besigtigelser Deltagelse i borgermøder Deltagelse i studieture og besøg hos venskabsbyer En studietur, besigtigelse mv. kan kun anses for omfattet af bestemmelsen, når aktiviteten er iværksat efter anmodning fra byrådet eller som led i en udvalgsbehandling. Der ydes således befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i besigtigelser, der vedrører emner, der behandles i et stående udvalg, men ikke i forbindelse med deltagelse i besigtigelser, der ikke har nogen direkte sammenhæng med et stående udvalgs sagsbehandling. Der ydes ikke befordringsgodtgørelse i forbindelse med mødeforberedelse, herunder: Møder angående drøftelse af sager med forvaltningen Generelle besigtigelser Tilsynsforretninger eller repræsentativt arbejde, der ikke finder sted efter anmodning fra byrådet eller dens udvalg. 16, stk. 1, litra g: Udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under litra a-f nævnte møder mv. Der kan dog kun ydes befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i aktiviteter omfattet af denne bestemmelse, hvis byrådet har truffet særskilt beslutning herom. Der skal enten træffes beslutning fra gang til gang eller også skal Byrådets beslutning meget præcist angive hvilke aktiviteter, der kan begrunde udbetaling af befordringsgodtgørelse. En beslutning om at godtgørelse ydes ved udførelse af de i stk. 1, litra g nævnte aktiviteter, vil ikke være tilstrækkeligt præcis. Bestemmelsen omfatter alle øvrige aktiviteter, som er forbundet med varetagelsen af de hverv, der er nævnt i litra a-f. Under bestemmelsen hører således f.eks. mødeforberedelse, besigtigelser, tilsynsforretninger, studieture, venskabsbybesøg og deltagelse i repræsentativt arbejde, der ikke finder sted efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg. 6