Forvaltningsretlige aspekter i personalesager

Transkript

1 Forvaltningsretlige aspekter i personalesager

2 - 2 -

3 - 3 - Indholdsfortegnelse Indledning Forvaltningslovens afgørelsesbegreb Forvaltningslovens partsbegreb Undersøgelsesprincippet Introduktion af undersøgelsesprincippet Retsvirkning af tilsidesættelse af undersøgelsesprincippet Undersøgelsesprincippets anvendelse i afskedigelsessager Partshøringspligten Introduktion af partshøringspligten Den ulovbestemte udvidede partshøringspligt Retsvirkning af tilsidesættelse af partshøringspligten Partshøringspligtens anvendelse i afskedigelsessager Begrundelsespligten Retsvirkning af tilsidesættelse af begrundelsespligten Begrundelseskravets anvendelse i afskedigelsessager Underretning Introduktion af underretningspligten Retsvirkning af tilsidesættelse af underretningspligten Underretningspligtens anvendelse i afskedigelsessager God forvaltningsskik Introduktion af begrebet god forvaltningsskik Retsvirkning af tilsidesættelse af god forvaltningsskik God forvaltningsskik i afskedigelsessager Indholdsmæssige krav til afgørelserne (hjemmelskrav) Introduktion af hjemmelskrav Legalitetsprincippet, proportionalitetsprincippet og andre hjemmelskrav Legalitetsprincippet Proportionalitetsprincippet Saglighedskravet Særligt om saglighedskrav vedr. afskedigelser begrundet i samarbejdsvanskeligheder Retsvirkning af tilsidesættelse af hjemmelskrav Relevans for faser i en afskedigelsessag Hørings- og orienteringsforpligtelse i forbindelse med afsked (KTO-forliget 1999 bilag 14.2.)... 34

4 Overenskomstkrav Tavshedsbelagte oplysninger Hvor kan en konkret afgørelse efterprøves, og hvilke sanktioner kan idømmes? Litteratur Bilag: 1. Praksis fra ombudsmanden vedrørende forvaltningslovens afgørelsesbegreb Praksis fra ombudsmanden og fra afskedigelsesnævn vedrørende forvaltningslovens undersøgelsesprincip Praksis fra domstolene, ombudsmanden og voldgift vedrørende forvaltningslovens krav om partshøring Praksis fra domstolene og fra ombudsmanden vedrørende forvaltningslovens begrundelseskrav Praksis fra domstolene og fra ombudsmanden vedrørende forvaltningslovens krav om undersøgelsespligten Praksis fra domstolene, ombudsmanden og afskedigelsesnævn om det forvaltningsretlige princip om god forvaltningsskik... 85

5 - 5 - Indledning Denne vejledning indeholder en beskrivelse af de vigtigste forvaltningsretlige regler, som skal påses ved behandlingen af personalesager i det offentlige. De (amts)kommunale arbejdsgivere er forpligtede til at følge aftaler og overenskomster, der er indgået med organisationerne om løn- og ansættelsesvilkår. Den (amts)kommunale virksomhed hviler på et offentligretligt grundlag. De (amts)kommunale arbejdsgivere er derfor som forvaltningsmyndighed også forpligtede til at følge de forvaltningsretlige regler. En række regler i forvaltningsloven og en række uskrevne forvaltningsretlige grundsætninger og -principper har særlig betydning for (amts)- kommunerne i rollen som arbejdsgiver. Vejledningen er opdelt i 10 afsnit, hvor der gives en overordnet gennemgang af centrale forvaltningsretlige problemstillinger og i mindre omfang de offentligretlige regler. I afsnit 1 7 gennemgås de forvaltningsretlige regler, som forvaltningen skal følge, når der træffes en afgørelse. I afsnit 8 sættes der fokus på de mest almindelige hjemmelskrav, altså de indholdsmæssige krav, der stilles til de afgørelser som forvaltningen træffer. I afsnit 9 gives en beskrivelse af hørings- og orienteringsforpligtelsen i forbindelse med afskedigelse jf. KTO-forliget 1999, bilag 14.2 med fokus på tavshedsbelagte oplysninger, mens der i afsnit 10 gives en kort introduktion af de retlige og forvaltningsmæssige muligheder for at få prøvet en forvaltningsafgørelse. Formateret Vejledningen indeholder i bilag 1-6 resumeer af nyere, central kendt praksis (ombudsmandsudtalelser, kendelser fra faglige voldgiftsretter og domstolsafgørelser) fra perioden 1989 til medio I forhold til størrelsen af en godtgørelse eller en erstatning til en ansat, hvor de forvaltningsretlige regler er tilsidesat, vil der kunne søges vejledning i disse bilag.

6 - 6 - Der er ikke tale om en udtømmende gennemgang af de forvaltningsretlige regler m.v. Formålet er alene at give læseren et overblik. Tjenestemandsretlige spørgsmål behandles ikke særskilt, og praksis fra dette område er kun inddraget i det omfang, sagerne belyser en forvaltningsretlig problemstilling, som har relevans for personalet generelt. Målgruppen er medarbejdere i organisationerne, der ønsker at orientere sig i regelsættet. Vejledningen er udarbejdet af KTO s juridiske gruppe og er opdateret til oktober Behovet for revision vurderes løbende, og KTO modtager gerne bemærkninger og idéer til forbedring af vejledningen.

7 - 7 - Notater 1. Forvaltningslovens afgørelsesbegreb Forvaltningsloven er en minimumslov, som regulerer de mest grundlæggende rettigheder, der tilkommer parterne i en sag. Forvaltningsmyndigheden kan godt give en part rettigheder og beføjelser, som er mere vidtgående end loven foreskriver. Gennem praksis er der udviklet nogle uskrevne grundsætninger, som giver en part mere vidtgående rettigheder end forvaltningslovens minimumsregler. Disse grundsætninger er forvaltningen forpligtet til at følge. Forvaltningsloven gælder som udgangspunkt for hele den offentlige forvaltning, når der er tale om en sag, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. I teorien er der uenighed om, hvordan afgørelsesbegrebet skal forstås. Generelt er der imidlertid enighed om, at alle sager om ansættelse i det offentliges tjeneste som udgangspunkt er omfattet af forvaltningsloven. Det samme gælder sager om afskedigelse, disciplinærsager og andre personalesager (eksempelvis advarsler og almindeligvis også ansøgninger om tjenestefrihed), hvor myndigheden kan siges at træffe en afgørelse i forhold til den ansatte. En beslutning om uansøgt afskedigelse af (amts)kommunalt ansatte er en afgørelse i forvaltningslovens forstand, og er dermed omfattet af forvaltningsloven. Alle de forvaltningsretlige regler skrevne som uskrevne - som fastlægger, hvordan sagsbehandlingen skal gennemføres, finder således anvendelse, både i forhold til hvordan en sag startes, hvordan den oplyses, undersøges, afgøres, begrundes, meddeles samt hvilken virkning en eventuel fejl i sagsbehandlingen får. Beslutninger, der har karakter af konkrete tjenestebefalinger til underordnede myndigheder, og andre beslutninger, der træffes i forbindelse med myndighedens ledelse og fordeling af de opgaver, som myndigheden skal have varetaget, falder udenfor forvaltningslovens område.

8 Notater Det samme gælder konkrete tjenestebefalinger til ansatte. Det er ikke afgørelser i forvaltningslovens forstand. Arbejdsgiverens beslutninger eller udøvelse af ledelsesretten i relation til, hvor en medarbejder skal gøre tjeneste, fastlæggelse af vagtskemaer, ferie, fridage, deltagelse i efteruddannelse og pålæg om overarbejde falder således uden for forvaltningslovens område. Ombudsmanden har traditionelt fortolket afgørelsesbegrebet udvidende. Se eksempelvis FOB (refereret i bilag 1), som drejer sig om tildeling af lokallønsmidler til et medlem af en ikke-forhandlingsberettiget organisation. Ombudsmanden tilkendegiver i sagen, at en beslutning om ikke at tildele den pågældende lokalløn under de foreliggende omstændigheder måtte anses som en afgørelse i forvaltningslovens forstand. I modsætning hertil mente Indenrigsministeriet, jf. nærmere sagen, at lokallønsmidler fordeles blandt ansatte på grundlag af aftale mellem kommunen og den forhandlingsberettigede organisation. Her er der tale om, at kommunen kan fastlægge, hvad der skal være gældende, og Indenrigsministeriet finder således ikke, at der er tale om en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Fra ombudsmandens praksis vedrørende afgørelsesbegrebet henviser der i øvrigt til bilag 1 til vejledningen. For en nærmere definition af afgørelsesbegrebet henvises der til den kommenterede forvaltningslov.

9 - 9 - Notater 2. Forvaltningslovens partsbegreb I forhold til sager om afskedigelse volder det almindeligvis ikke problemer at fastslå, hvem der er part i sagen - det er den person, som afgørelsen er rettet til, altså den, der afskediges. Det er vigtigt, at den, der er part i en sag, får mulighed for at varetage sine interesser under sagens behandling, jf. nærmere i afsnit 4 om partshøringspligten. For en nærmere definition af partsbegrebet henvises i øvrigt til den kommenterede forvaltningslov.

10 Notater Undersøgelsesprincippet 3.1 Introduktion af undersøgelsesprincippet Den myndighed, der træffer en afgørelse, har som hovedregel ansvaret for, at de nødvendige oplysninger foreligger, inden afgørelsen træffes. Myndigheden må derfor på forhånd foretage den fornødne undersøgelse af, hvad der er den faktiske situation mv. Dette grundprincip kaldes undersøgelsesprincippet. Der er hverken i forvaltningsloven eller i andre love optaget udtrykkelige lovregler om princippet; som alene er forudsat gældende i en række lovregler. Retspraksis viser, at forvaltningsafgørelser flere gange er blevet tilsidesat netop med henvisning til mangelfuld undersøgelse af de faktiske forhold. Princippet indebærer, at en forvaltning, som vil afskedige en medarbejder, må undersøge og underbygge de forhold, der er baggrunden herfor, før der kan træffes en afgørelse. Selvom forvaltningen har ansvaret for, at sagsforberedelsen er forsvarlig, indebærer dette ikke nødvendigvis, at myndigheden selv skal fremskaffe alle oplysningerne. Myndigheden kan eksempelvis opfordre den, der er part i sagen, til at tilvejebringe relevant materiale, som parten råder over eller lettere kan fremskaffe end forvaltningsmyndigheden; herunder dokumentation for vigtige data. Under myndighedens undersøgelse af en sags nærmere omstændigheder kan det forekomme, at nogle oplysninger modtages mundtligt fx i en sag om samarbejdsvanskeligheder. I sådanne tilfælde har myndigheden pligt til at gøre notat om de mundtligt modtagne oplysninger (forvaltningslovens 6 om notatpligten). Notatpligten er et udslag af en almindelig grundsætning om, at offentlige myndigheder har pligt til at gøre notat om alle væsentlige sagsekspeditioner, der ikke på anden vis fremgår af sagens øvrige dokumenter.

11 Notater Særligt i relation til afskedigelsessager som er begrundet i samarbejdsvanskeligheder, hvori der indgår mundtlige oplysninger fra kollegaer, underordnede eller chefer af betydning for sagens afgørelse, vil der være pligt til for myndigheden at gøre notater herom, med henblik på at også dette materiale kan indgå i en partshøring. Pligten til at gøre notat omfatter såvel oplysningernes indhold og identiteten på de personer, som har afgivet oplysningerne. 3.2 Retsvirkning af tilsidesættelse af undersøgelsesprincippet Formålet med undersøgelsesprincippet er at yde garanti - og dermed øge sikkerheden for - at der træffes indholdsmæssigt rigtige afgørelser. Tilsidesættelse af princippet er derfor generelt egnet til at fremkalde ugyldighed. Det vil ofte være rimeligt enkelt ud fra en konkret vurdering af sagen at konstatere, om de fornødne oplysninger er indhentet i sagen, inden der træffes afgørelse. Hvis princippet er tilsidesat, vil domstolene som udgangspunkt foretage en konkret vurdering af, om fejlen har påvirket afgørelsen i væsentlig grad og på den baggrund tage stilling til, om der skal statueres ugyldighed. Praksis vedrørende undersøgelsesprincippet er refereret i bilag Undersøgelsesprincippets anvendelse i afskedigelsessager Undersøgelsesprincippet har naturligt nok sin største betydning forud for den endelige beslutning om afskedigelse af en medarbejder. Hvis forvaltningen vil afskedige en medarbejder på baggrund af indberetninger om samarbejdsvanskeligheder, må forvaltningen undersøge karakteren og omfanget af disse. Forvaltningen skal sikre sig, at der er en klar forbindelse

12 Notater mellem samarbejdsproblemerne og den, der ønskes afskediget. Samtidigt skal det være klart, at hovedårsagen til problemerne ikke kan tilskrives andre. Det skal også undersøges, om samarbejdsproblemerne kan løses, eller er blevet søgt løst, ved mindre vidtgående foranstaltninger end afskedigelse. (Der henvises nærmere til afsnit særligt om saglighedskrav vedrørende afskedigelser begrundet i samarbejdsvanskeligheder ). Hvis afskedigelse kommer på tale på grund af nedlæggelse af en bestemt stilling, vil det i mange tilfælde være nødvendigt at undersøge, om medarbejderens arbejdskraft kan anvendes i en anden funktion og/eller andetsteds på arbejdspladsen. Der kan også senere i afskedigelsessagens forløb dukke oplysninger op, som kræver yderligere undersøgelse. Hvis forvaltningen vil afskedige en medarbejder, fordi denne har forladt tjenestestedet i utide, vil en senere oplysning om, at medarbejderen var blevet syg, stille krav om en nærmere undersøgelse. Der skal tages stilling til om fraværet i lyset af den nye oplysning alligevel var retmæssig. En mindre indgribende sanktion end afsked kunne i sådanne tilfælde være, fx at henstille, at medarbejderen skal sørge for korrekt orientering af foresatte, når arbejdet forlades pga. sygdom. Undersøgelsesprincippet har relevans i alle afskedigelsessagens faser. Princippet finder således anvendelse, uanset hvornår i forløbet der fremkommer oplysninger, som kan have betydning for den afgørelse, der skal træffes.

13 Notater 4. Partshøringspligten 4.1 Introduktion af partshøringspligten Forvaltningslovens 19 indeholder bestemmelser om pligten til at høre en part, inden der træffes afgørelse i en sag. Herudover gælder der i visse sager et grundprincip - en ulovreguleret udvidet parthøringspligt (se nærmere afsnit 4.1.1). Partshøringspligten skal blandt andet medvirke til at sikre, at forvaltningens afgørelser hviler på det bedst muligt oplyste faktiske grundlag. Forvaltningslovens 19 indebærer, at der er pligt til at høre den ansatte og at give den ansatte mulighed for at udtale sig i sagen, inden der træffes afgørelse om afskedigelse. Princippet finder anvendelse, vedrørende oplysninger om sagens faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for sagen og til ugunst for den ansatte, når det må antages, at den ansatte ikke er bekendt med, at ansættelsesmyndigheden ligger inde med disse oplysninger eller ikke ved, at oplysningerne vil blive brugt, når der træffes afgørelse i sagen. Dette gælder uanset om afskedigelsen er begrundet i sygdom, nedskæringer eller andet. Pligten til at partshøre efter forvaltningsloven relaterer sig altså til de situationer, hvor parten ikke kan antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af de oplysninger, der indgår, når der træffes afgørelse i sagen. Forvaltningsloven regulerer de tilfælde, hvor en myndighed har pligt til at foretage partshøring. Loven er imidlertid ikke til hinder for, at der gennemføres partshøring i videre omfang. I Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven anføres om dette spørgsmål, s. 54, bl.a.:

14 Notater Partshøring bør derfor foretages også i tilfælde, hvor parten skønnes at kunne have nogen interesse i at få lejlighed til at se og eventuelt kommentere afgørelsesgrundlaget, medmindre hensynet til offentlige eller andre privates interesser taler imod det. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af partsudtalelsen. Når fristen fastsættes, bør det sikres, at den ansatte får tid til at sætte sig ind i oplysningerne og overveje udtalelsens indhold og form. Der kan endvidere tages hensyn til, om den ansatte har interesse i at lade en sagkyndig - fx en repræsentant fra den faglige organisation eller en advokat - vurdere sagen og medvirke til udformningen af udtalelsen. Det bemærkes i denne forbindelse, at KL for så vidt angår tjenestemænd hidtil har anbefalet, at fristen normalt ikke fastsættes til kortere end 3 uger. Det er KTO s opfattelse, at det samme udgangspunkt bør gælde i relation til overenskomstansatte. Hvis den ansatte anmoder om forlængelse af fristen, bør anmodningen normalt imødekommes, medmindre en fristforlængelse vil være i væsentligt modstrid med de hensyn, der ligger til grund for fastsættelsen af fristen. Forvaltningslovens 19 stiller ikke krav om, at partshøringen sker på et skriftligt grundlag. Ud fra et retssikkerhedsmæssigt hensyn vil der dog typisk kunne stilles krav om, at der gennemføres skriftlig høring i forbindelse med visse bebyrdende personaleafgørelser, som bygger på et grundlag, der indeholder bebrejdelser eller kritik imod den ansatte, herunder tilfælde hvor en afskedigelse er begrundet med uegnethed. Hvis myndigheden gennemfører mundtlig partshøring, fx telefonisk, gælder der en notatpligt efter offentlighedslovens 6.

15 Notater Notatpligten indebærer, at forvaltningen har pligt til at notere partens svar i sagen, såfremt der herved fremkommer nye oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder. Notatpligten omfatter også indholdet af en eventuel udtalelse, som den ansatte måtte ønske at afgive i sagen. Den ansatte har dog altid ret til at fremkomme med en skriftlig udtalelse, medmindre andet følger af undtagelserne til partshøringspligten. I afskedigelsessager vil der som hovedregel altid skulle gennemføres partshøring, men forvaltningslovens 19, stk. 2, nr. 1-6, indeholder dog en række undtagelser fra partshøringspligten. Herefter kan partshøring undlades, hvis det efter oplysningernes karakter og sagens beskaffenhed må anses for ubetænkeligt at træffe afgørelse i sagen på det foreliggende grundlag, udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse, partens interesse i, at sagens afgørelse udsættes, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse, parten ikke har ret til aktindsigt med hensyn til de pågældende oplysninger, den påtænkte afgørelse vil berøre en videre, ubestemt kreds af personer, virksomheder mv., eller hvis forelæggelsen af oplysningerne for parten i øvrigt vil være forbundet med væsentlige vanskeligheder, eller der ved lov er fastsat særlige bestemmelser, der sikrer parten adgang til at gøre sig bekendt med grundlaget for den påtænkte afgørelse og til at afgive en udtalelse til sagen, inden afgørelsen træffes. Normalt vil oplysninger om en ansat i forbindelse med en afskedigelse have en sådan karakter, at den ansatte vil have en ret til at udtale sig, idet undtagelsernes karakter gør, at de kun sjældent vil kunne finde anvendelse.

16 Notater Den ulovbestemte udvidede partshøringspligt På grundlag af ombudsmandens praksis har der udviklet sig en grundsætning om udvidet partshøringspligt. Den ulovbestemte udvidede partshøringspligt finder anvendelse i sager om afskedigelse af disciplinære grunde, eller hvor der i grundlaget for en påtænkt afskedigelse indgår samarbejdsvanskeligheder, uegnethed m.v. Hertil kommer tilfælde, hvor myndigheden i øvrigt i kraft af ledelsesretten træffer afgørelser med virkning for den ansatte, som har sanktionslignende præg. Grundsætningen, som ikke er lovbestemt, er mere vidtgående end høringspligten i forvaltningslovens 19. Den udvidede partshøringspligt indebærer i almindelighed en pligt til at give den ansatte en redegørelse, som efter omstændighederne bør være skriftlig, inden forvaltningen træffer afgørelse i sagen. Redegørelsen skal indeholde myndighedens egen (foreløbige) opfattelse af sagen, en angivelse af, hvilke regler man gør brug af, samt myndighedens bevismæssige vurderinger, for så vidt der i sagen har været bevismæssige spørgsmål. 4.2 Retsvirkning af tilsidesættelse af partshøringspligten Der er en sammenhæng mellem undersøgelsesprincippet og partshøringspligten: visse oplysninger må undersøges via partens eventuelle bemærkninger, og visse oplysninger kan kun tilvejebringes ved partens medvirken. Som det er tilfældet med undersøgelsesprincippet, er formålet med partshøringspligten blandt andet at yde en vis garanti for afgørelsens indholdsmæssige rigtighed og lovlighed. Partshøringspligten skal endvidere tilgodese det retssikkerhedsmæssige hensyn: at parten under sagen får mulighed for at varetage sine interesser bedst muligt.

17 Notater Hvis partshøring ikke foretages i en afskedigelsessag, er dette derfor som udgangspunkt også egnet til at medføre afgørelsens ugyldighed, medmindre (en domstol finder, at) den manglende iagttagelse af pligten i det konkrete tilfælde har været uvæsentlig. Det er anerkendt i retspraksis, at en afgørelse kan opretholdes som gyldig, hvis det påvises, at fejlen i det konkrete tilfælde ikke har haft indflydelse på afgørelsen. Retspraksis med hensyn til vurderingen af væsentlighedsbetingelserne er ikke entydig. Om der statueres ugyldighed beror i praksis på afgørelsens karakter, fejlens karakter, om der er begået flere fejl, om det er gjort gældende, at afgørelsen er uberettiget osv. Praksis vedrørende partshøring er refereret i bilag Partshøringspligtens anvendelse i afskedigelsessager Ansættelsesmyndigheden skal foretage partshøring vedrørende oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, som man er blevet bekendt, når disse er til ugunst for den ansatte. Det kan eksempelvis være nye oplysninger indhentet via særlige erklæringer eller udtalelser om den ansattes forhold, såsom lægeerklæringer og udtalelser fra Nævnet for Helbredsbedømmelse, eller nye oplysninger modtaget ad anden vej om sagens faktiske omstændigheder. Det er i princippet ligegyldigt, hvornår i forløbet disse oplysninger fremkommer. Hvis den ansatte ikke kan antages at være bekendt med, at ansættelsesmyndigheden ligger inde med bestemte oplysninger af relevans for sagen, eller at disse vil blive anvendt i denne forbindelse, skal der foretages partshøring. Ligesom undersøgelsesprincippet er partshøringspligten dog nok vigtigst i de indledende faser af fx en afskedigelsessag.

18 Notater Den, der er part i en sag, kan desuden som udgangspunkt på ethvert tidspunkt af sagens behandling forlange, at sagen udsættes, indtil parten har afgivet en udtalelse i sagen, jf. forvaltningslovens 21. Der gælder visse undtagelser for retten til at afgive en udtalelse, som dog normalt ikke finder anvendelse i afskedigelsessager.

19 Notater 5. Begrundelsespligten Forvaltningslovens kapitel 6 indeholder bestemmelser om begrundelse af forvaltningsakter. Hvis den ansatte ikke får fuldt medhold i afgørelsen, skal denne begrundes. En skriftlig bebyrdende afgørelse skal altid være ledsaget af en begrundelse, mens en mundtlig bebyrdende afgørelse skal begrundes skriftligt, hvis den, som afgørelsen retter sig til, inden 14 dage fra modtagelsen forlanger det. Dette følger af forvaltningslovens 22 og 23. Kravene til begrundelsens indhold er anført i forvaltningslovens 24. De enkelte krav til begrundelsen og den praksis, der har udviklet sig i forbindelse hermed, oplistes i det følgende: Begrundelsen skal indeholde en henvisning til de retsregler, som afgørelsen er truffet i henhold til. Hvis der er tale om love med en entydig, almindelig betegnelse som fx funktionærloven, vil det være tilstrækkeligt at henvise til loven ved denne betegnelse. Med hensyn til øvrige love bør lovens titel og eventuelt dens nummer angives. Bygger afgørelsen på administrativ praksis, skal begrundelsen indeholde myndighedens vurdering af indholdet af den administrative praksis. Beror afgørelsen på et skøn, skal begrundelsen angive de hovedhensyn, der har været udslagsgivende for skønnet. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, der er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. Hvorvidt og i hvilket omfang en sådan redegørelse er nødvendig, beror bl.a. på, hvorvidt den,

20 Notater afgørelsen vedrører, er bekendt med myndighedens vurdering af omstændighederne. Det kan her være af betydning, om der tidligere er foretaget partshøring, jf. ovenfor under afsnit 4. Hvis en part ikke af myndigheden kan antages at vide, hvilke oplysninger der er tillagt betydning, er en redegørelse nødvendig. Det følger i øvrigt af lovens 36, at bestemmelser i andre love, eller bestemmelser fastsat i medfør af lov, der stiller mere omfattende krav til begrundelsens indhold end de, der følger af 24, opretholdes. Begrundelsen skal være rigtig på den måde, at de retsregler, hovedhensyn, faktiske omstændigheder mv., som den henviser til, skal være grundlaget for - og reelt være tillagt vægt ved afgørelsen. Der må altså ikke være tale om en skinbegrundelse, hvor fx momenter, som ikke har haft betydning, men som kunne have ført til afgørelsen, angives, mens andre forhold (som reelt var udslagsgivende) forties. Desuden skal begrundelsen være rigtig i den forstand, at den angiver lovregler, hovedhensyn, faktiske omstændigheder mv., som efter gældende ret skal lægges til grund for afgørelsen. Det bemærkes i denne forbindelse, at en manglende eller utilstrækkelig begrundelse, fx i en såkaldt sindetskrivelse, kan gøre en iværksat partshøring (se afsnit 4), illusorisk. 5.2 Retsvirkning af tilsidesættelse af begrundelsespligten Forvaltningslovens begrundelsesregler tjener flere formål, herunder: 1 at lette forståelsen af de trufne afgørelser, og dermed generelt øge tilliden til forvaltningen, 2 at den, en afgørelse retter sig til, får bedst muligt oplyst grundlag for en stillingtagen til, om afgørelsen skal påklages eller indbringes eksempelvis for en domstol,

21 Notater 3 at øge garantien for afgørelsers rigtighed, fordi begrundelseskravet antages at tvinge til større grundighed i forbindelse med undersøgelser og overvejelser mv. Hvis begrundelsen er urigtig - er en skinbegrundelse - kan dette ved en senere prøvelse bevirke, at afgørelsen bliver ugyldig. Afskediger en forvaltning eksempelvis en tjenestemand/reglementsansat diskretionært (skønsmæssigt), for at undgå afholdelse af tjenstligt forhør i et tilfælde, hvor man reelt har lagt vægt på en (antaget) begået tjenesteforseelse, foreligger der såkaldt procedurefordrejning, se afsnit Procedurefordrejning kan medføre, at afgørelsen af denne grund bliver ugyldig. Det samme gælder naturligvis, hvis der kun er givet en halv begrundelse eller slet ingen begrundelse. En bebyrdende afgørelse inklusiv begrundelse, som skal meddeles skriftligt, er i øvrigt ugyldig, hvis skriftlighedskravet ikke er overholdt. Praksis vedrørende begrundelseskravet er refereret i bilag Begrundelseskravets anvendelse i afskedigelsessager Begrundelseskravet er relevant på det tidspunkt, hvor den ansatte modtager meddelelse om afskedigelsen.

22 Notater Underretning 6.1 Introduktion af underretningspligten Forvaltningens pligt til at meddele en part begrundelsen for en bebyrdende afgørelse, forudsætter som udgangspunkt, at parten har krav på individuel underretning om afgørelsen. Underretningen skal gives af den myndighed, som har truffet afgørelsen, eller som i øvrigt i henhold til særlige regler er beføjet til at meddele afgørelsen. Underretningen om afgørelsen og begrundelsen skal endvidere være formuleret så klart og præcist, at modtageren ikke kommer i tvivl om rækkevidden af afgørelsen. 6.2 Retsvirkning af tilsidesættelse af underretningspligten En forvaltningsmyndigheds afgørelse er ikke retlig virksom, før den bekendtgøres for/meddeles til den, som afgørelsen vedrører. En meddelelse om afskedigelse skal være kommet frem rettidigt til modtageren, før den får virkning. Om hvornår en opsigelse er rettidig afgivet henvises der til Lars Svenning Andersen, Funktionærret, 2. udgave 1998, s. 430 ff. Praksis vedrørende underretningspligten er refereret i bilag Underretningspligtens anvendelse i afskedigelsessager Underretningspligten, der også er aktuel i forbindelse med nye indhentede faktiske oplysninger i en sag har - ligesom begrundelsespligten - sin største praktiske betydning på det tidspunkt, hvor medarbejderen skal orienteres om, at vedkommende ønskes afskediget. Ombudsmanden har, navnlig under henvisning til det

23 Notater begreb, som ombudsmandsinstitutionen har introduceret under betegnelsen god forvaltningsskik, jf. nedenfor under 7.1, beskæftiget sig en del med den måde, hvorpå underretningen gives. Således har han fx i forbindelse med undersøgelsen af en række personalesager ved DSB og P&T, gengivet i 1990-beretningen, kritiseret, at afgørelser om afskedigelser og andre meddelelser til de ansatte ikke blev meddelt medarbejderne direkte og før tjenestestedet. Meddelelserne blev givet via arbejdspladsen ( ad tjenstlig vej ), og ikke sendt til de ansatte på disses privatadresser. Ombudsmandens synspunkter på dette område står imidlertid ikke uimodsagt. Således anføres det i den kommenterede forvaltningslov, s. 270, at det synes oplagt, at det lokale tjenestested skal have underretning før den ansatte, således at man kan tage de fornødne skridt til at sikre, at den pågældende om fornødent ikke får adgang til arbejdspladsen, udøver offentlig tjeneste uden fuldmagt er i orden, får adgang til fortrolige oplysninger eller følsomme installationer mv.

24 Notater God forvaltningsskik 7.1 Introduktion af begrebet god forvaltningsskik Som nævnt, er forvaltningsloven en såkaldt minimumslov. Heri ligger, at loven ikke hindrer, at dens forskellige bestemmelser, der har til hensigt at yde garanti for rigtige og lovlige afgørelser og at inddrage parter mest muligt forud for afgørelserne, anvendes i videre omfang end foreskrevet. En forvaltningsmyndighed kan eksempelvis foretage partshøring vedrørende oplysninger, som der ikke er pligt til at gennemføre partshøring om, eller give en mere udførlig begrundelse for en afgørelse end det, som loven forpligter til. Forvaltningsloven suppleres herudover blandt andet af begrebet god forvaltningsskik. Begrebet dækker en række uskrevne grundsætninger, som er udviklet af ombudsmanden, men som også i en vis udstrækning er beskrevet i afsnit XII i Justitsministeriets vejledning til forvaltningsloven. De uskrevne grundsætninger om god forvaltningsskik er også udtryk for god personalepolitik. Ombudsmandens udtalelser vedrørende god forvaltningsskik har navnlig præget partshøringsprincipperne. Ombudsmanden har eksempelvis udtalt, at det er bedst stemmende med god forvaltningsskik, at en myndighed, der uden en parts vidende modtager oplysninger af ikke uvæsentlig betydning for en sag, på eget initiativ forelægger oplysningerne for parten, og giver vedkommende lejlighed til at udtale sig herom i hvert fald, når der er rimelig grund til at regne med muligheden for, at parten kan supplere oplysningerne, og oplysningerne ikke er undtaget fra en parts ret til aktindsigt. Der er således efter omstændighederne en pligt til at foretage partshøring vedrørende vurderinger og lignende, der ikke indgår i sagen som en faktisk omstændighed.

25 Notater Begrebet god forvaltningsskik, har også betydning i forhold til myndigheders vejledningspligt, jf. forvaltningsloven. Efter loven gælder pligten kun afgørelsessager og i forhold til personer, der retter henvendelse om spørgsmål indenfor myndighedens sagsområde. Af god forvaltningsskik følger imidlertid, at der også i andre tilfælde skal gives vejledning, fx hvis en part ønsker oplysning om fortolkning og udfyldning af et givent retsgrundlag eller praksis og formalia, der har betydning for partens muligheder for at varetage sine interesser under sagen. Det følger også af kravet om god forvaltningsskik, at en myndighed - selv om der ikke er tale om en afgørelsessag skal sørge for, at der gøres skriftlige notater om ekspeditioner af væsentlig betydning for en sag, hvis de ikke fremgår af sagens akter i øvrigt. Endvidere kan en videregående orienteringspligt i forhold til parten end det, der fremgår af forvaltningsloven, følge af de uskrevne grundsætninger om god forvaltningsskik. Eksempelvis vil det være bedst stemmene med principperne om god forvaltningskik, at den ansatte gives selvstændig underretning, hvis forvaltningen finder sagen tilstrækkeligt oplyst, og således undlader at imødekomme en anmodning fra den ansatte om at afvente resultatet af en bestemt undersøgelse - fx lægeundersøgelse i forbindelse med en sag om afskedigelse pga. sygdom. 7.2 Retsvirkning af tilsidesættelse af god forvaltningsskik Som det vil være fremgået af ovennævnte overordnede beskrivelse af princippet om god forvaltningsskik, påses dets overholdelse navnlig af ombudsmanden.

26 Notater Kontrollen retter sig mod sagsbehandlingen, og kan give grundlag for kritik, uden at sagsbehandlingen som sådan anses som retsstridig. Praksis vedrørende princippet om god forvaltningsskik er refereret i bilag God forvaltningsskik i afskedigelsessager Principperne om god forvaltningsskik har særlig betydning for afskedigelsessager for så vidt angår partshøring, se afsnit 4.

27 Notater 8. Indholdsmæssige krav til afgørelserne (hjemmelskrav) 8.1 Introduktion af hjemmelskrav De afgørelser, som forvaltningsmyndighederne træffer i rollen som arbejdsgiver over for personalet, skal have hjemmel i lovgivning, retsgrundsætninger og/eller aftale/overenskomst mv. Jo mere byrdefuld en afgørelse er i forhold til en ansat, jo større krav stilles der til hjemlen for afgørelsen. I de tilfælde, hvor der er klare utvetydige regler for, hvad en forvaltningsmyndighed skal gøre, og hvordan der skal ageres, er det normalt enkelt at konstatere, om der har været fornøden hjemmel for afgørelsen. I andre tilfælde er regelgrundlaget mindre klart og præcist, eksempelvis regler, hvor der er overladt forvaltningsmyndigheden et skøn. Der er tale om en skønsmæssig afgørelse, når afgørelsen træffes på grundlag af regler, som ikke - eller kun i begrænset omfang - angiver, hvilke kriterier, forvaltningen skal/kan lægge til grund herfor. De bestemmelser i regulativer, overenskomster mv., i henhold til hvilke, forvaltningen kan foretage afskedigelser, er formuleret på en sådan måde, at der er overladt forvaltningen et vist skøn ved udøvelsen af afskedigelseskompetencen. Som eksempler kan nævnes tjenestemandsregulativernes bestemmelser henholdsvis om almindelig uansøgt afskedigelse (diskretionær afskedigelse) og afskedigelse på grund af en tjenesteforseelse (disciplinær afskedigelse), og reglen i funktionærlovens 2b, hvorefter der ikke må foretages afskedigelser, som ikke er rimeligt begrundet i funktionærens eller virksomhedens forhold. At afgørelser om afskedigelse er skønsprægede betyder dog ikke, at forvaltningen er fuldstændig frit stillet med hensyn

28 Notater til, på hvilken baggrund og hvordan man kan vælge at træffe dem. Der gælder nemlig visse indholdsmæssige krav til det skøn, som forvaltningen i denne forbindelse udøver, fx krav om forholdsmæssighed/proportionalitet, om saglighed mv. Sådanne krav kaldes også: hjemmelskrav, fordi de stiller krav til den hjemmel/begrundelse, man (lovligt) kan angive som bevæggrund for afskedigelsen. I afsnittet nedenfor gives en kort beskrivelse af nogle af de væsentlige hjemmelskrav. Disse krav opstiller samlet en ramme for forvaltningens skøn, og er derfor hensigtsmæssige at kende. Der er ikke tale om en udtømmende beskrivelse af alle de hjemmelskrav, som kan være relevante i sammenhæng med afskedigelser mv. Beskrivelserne er ikke heller i sig selv 100 % dækkende for enhver tænkelig situation; de skal snarere læses som en introduktion i en måde at tænke på. En måde, som forvaltningen er forpligtet til at tænke på Legalitetsprincippet, proportionalitetsprincippet og andre hjemmelskrav Legalitetsprincippet Forvaltningen er generelt underlagt et såkaldt almindeligt legalitetsprincip. Princippet indebærer, at forvaltningens virksomhed ikke må stride imod lovgivningen, og at denne virksomhed skal have hjemmel i lov eller dertil svarende retskilde. Det følger af almindelige aftaleretlige regler, at forvaltningen er bundet af de aftaler og overenskomster, fx indgået af de (amts)kommunale arbejdsgivere og organisationerne, som regulerer medarbejdernes ansættelsesforhold. Hvis sådanne aftaler eller overenskomster er i strid med lovregler, retsgrundsætninger mv., følger det af legalitetsprincippet, at forvaltningen ikke må følge de pågældende aftaler og overenskomster.

29 Notater Som eksempel kan nævnes Arbejdsrettens dom af 9. august 2000 (sag nr ), hvor Københavns Kommune havde indgået en lokalaftale med Forbundet for Træ-Industri-Byg i Danmark om at følge et anciennitetsprincip ved genansættelse af håndværkere, der tidligere var blevet afskediget på grund af arbejdsmangel. Arbejdsretten udtalte, at aftalen var ugyldig, som følge af en forvaltningsretlig pligt til at søge ledige stillinger besat med de bedst kvalificerede ansøgere. Endvidere kan det nævnes, at der i den offentlige forvaltning gælder en almindelig lighedsgrundsætning, som bevirker, at en offentlig arbejdsgiver ikke må indgå eksklusivaftaler med enkelte organisationer. Det almindelige arbejdsretlige princip om arbejdsgiverens ret til at lede og fordele arbejdet (ledelsesretten) må i et vist omfang antages at kunne legitimere forvaltningens virksomhed, hvor der ikke findes lovhjemmel eller aftalemæssigt grundlag for forvaltningens dispositioner som ansættelsesmyndighed. Det er dog usikkert, i hvilket omfang ledelsesretten på uregulerede områder i sig selv kan skabe hjemmel for regulering af ansattes forhold. Ombudsmandens praksis peger i retning af, at mere byrdefulde indgreb overfor ansatte forudsætter sædvanlig hjemmel i lovgivning, overenskomst eller aftale se nærmere om (se eksempelvis FOB refereret i bilag 2 og DSB- 1 refereret i bilag 3) Proportionalitetsprincippet Det almindelige forvaltningsretlige proportionalitetsprincip gælder også afgørelser, der træffes i sager om afskedigelse. Proportionalitet betyder: forholdsmæssighed, og princippet indebærer, sagt med et gammelt ordsprog, at man ikke må skyde gråspurve med kanoner. Proportonalitetsprincippet indebærer således for det første et

30 Notater krav om, at der skal være et rimeligt forhold mellem mål, fx at få et samarbejde på en arbejdsplads til at fungere, og middel, fx afskedigelse af en medarbejder, som ansættelsesmyndigheden mener, har gjort sig ud til bens. Princippet indebærer for det andet, at der ikke må anvendes mere indgribende foranstaltninger, såfremt mindre indgribende foranstaltninger må antages at kunne føre til samme resultat. I eksemplet fra før vil proportionalitetsprincippet fx kunne betyde, at forvaltningen i første omgang må forsøge at løse de konkrete problemer på arbejdspladsen ad mere lempelig vej end afskedigelse - fx via en drøftelse, fastsættelse eller præcisering af retningslinjer i personalepolitikken, og hvis en egentligt sanktion er proportional ved tildeling af en advarsel eller omplacering mv Saglighedskravet Det almindelige forvaltningsretlige saglighedskrav gælder også forvaltningens virksomhed som arbejdsgiver. Saglighedskravet indebærer, at forvaltningen udelukkende må varetage (lovlige og) saglige hensyn. Begrundelsen skal altså i sig selv være rigtig, således at den sagligt og reelt kan bære afgørelsen. Kriterier som egnethed, helbred og alder, som forvaltningen lovligt kan anvende i forbindelse med afgørelser om ansættelse, er som hovedregel også lovlige og saglige for så vidt angår afgørelser om afskedigelse. Kriterier, som det ikke er lovligt at lægge vægt på i forbindelse med ansættelse, er heller ikke lovlige som grundlag for afskedigelse. Eksempelvis at det som altovervejende hovedregel ikke er lovligt at tage hensyn til ansattes køn, jf. ligebehandlingsloven, race, tro, hudfarve, seksualitet mv., jf. racediskrimina-

31 Notater tionsloven, og afstamning, jf. grundlovens 70. Det er heller ikke lovligt at afskedige en person, fordi denne har fremsat krav om ligeløn, jf. ligelønsloven. Saglighedskravet medfører endvidere, at det fx ikke er lovligt ved afskedigelse at tage hensyn til partipolitiske tilhørsforhold eller til ytringer, den ansatte som privatperson har fremsat indenfor rammerne af offentligt ansattes ytringsfrihed. Forvaltningen må ikke springe over hvor gærdet er lavest. Forekommer der en mulighed for at vælge flere forskellige procedurer, må forvaltningen ikke vælge den enkleste for derved at slippe for den mere besværlige procedure. Dette kaldes: procedurefordrejning. Problemstillingen er navnlig relevant i forbindelse med afskedigelse af tjenestemænd. Afskedigelse af tjenestemænd kan ske disciplinært på grund af en tjenesteforseelse, hvilket kræver iagttagelse af særlige procedureregler. Hvis forvaltningen ved afskedigelsen reelt lægger vægt på noget, der kan karakteriseres som en tjenstlig forseelse, må den ikke - for at undgå at følge denne procedure - vælge at foretage afskedigelsen efter den almindelige afskedigelsesprocedure. Se som eksempel på en afgørelse om dette spørgsmål U V, der er refereret i bilag Særligt om saglighedskrav vedr. afskedigelser begrundet i samarbejdsvanskeligheder Manglende evne eller vilje til samarbejde er saglige (afskedigelses-) kriterier. Manglende evne til samarbejde kan ikke anses som en tjenesteforseelse, som kan begrunde disciplinær afskedigelse af en tjenestemand efter de særlige regler, der gælder herfor, idet manglende evne ikke kan bebrejdes medarbejderen. Det kan derimod være tilfældet for så vidt angår manglende vilje til eller nægtelse af nødvendigt samarbejde. Ombudsmanden har i flere sager udtalt, at samarbejds-

32 Notater vanskeligheder ikke uden nærmere kvalificering kan påberåbes som grundlag for en afskedigelsesbeslutning. I denne forbindelse har han opstillet følgende krav, som skal være opfyldt, før en beslutning om afskedigelse med denne begrundelse kan sættes i værk: 1. Samarbejdsproblemerne skal have en betydelig negativ indflydelse på udførelsen af opgaverne det pågældende ansættelsessted. 2. Der skal foreligge en klar forbindelse mellem samarbejdsproblemerne og den person, der søges afskediget. 3. Hovedårsagen for problemernes opståen må ikke kunne tilskrives andre end den, der søges afskediget. 4. Der skal fra ansættelsesmyndighedens side være udfoldet bestræbelser på at løse samarbejdsproblemerne ved mindre vidtgående skridt end afskedigelse, jf. ovenfor om proportionalitetsprincippet. 5. Afskedigelsesbeslutningens alvorlige karakter tilsiger endelig, at det bevismæssige grundlag for tilstedeværelsen af afskedigelsebegrundende samarbejdsproblemer er særlig sikkert. 8.3 Retsvirkning af tilsidesættelse af hjemmelskrav Hjemmelsmangler ved forvaltningsafgørelser er normalt i sig selv væsentlige, og vil derfor ved domstolsprøvelse som udgangspunkt føre til, at afgørelserne annulleres som ugyldige. Hvis der i forbindelse med skønsudøvelsen har været inddraget både lovlige og ulovlige kriterier, er udgangspunktet ugyldighed, medmindre det godtgøres, at der oprindeligt har været inddraget lovlige kriterier, og at de

33 Notater lovlige kriterier i sig selv kunne begrunde resultatet. Prøvelsen af en afskedigelse, der er behæftet med hjemmelsmangler, vil som altovervejende hovedregel ikke kunne medføre, at den afskedigede kan forblive i eller skal genindsættes i stillingen. Der vil i stedet kunne blive tale om kompensation, erstatning eller godtgørelse for en uberettiget afskedigelse. Der foreligger en ret omfattende praksis vedrørende forvaltningsmyndigheders udøvelse af skøn. Der henvises nærmere til bilag 2 og 3 for så vidt angår afgørelser, hvor der i overskriften er anført skøn. 8.4 Relevans for faser i en afskedigelsessag Hjemmelskravene har størst betydning, når beslutningen om at foretage afskedigelse træffes, men en række af de elementer, som indgår i kravene, har også betydning, før afskedigelsesbeslutningen effektueres. Som eksempler herpå kan der henvises til proportionalitetsprincippet, og til de undersøgelser mv., som ombudsmanden har angivet som nødvendige forudsætninger for retmæssig afskedigelse med begrundelsen: samarbejdsvanskeligheder i bilag 3.

34 Notater Hørings- og orienteringsforpligtelse i forbindelse med afsked (KTO-forliget 1999 bilag 14.2.) 9.1 Overenskomstkrav Ved OK-99 blev der aftalt ensartede regler for høring og orientering af organisationerne i forbindelse med afskedigelse. Bestemmelserne om forudgående høring, er indarbejdet i de overenskomster, som i forvejen har en ret til at blive hørt forud for en afskedigelse/hørt i forbindelse med afskedigelsen. I forhold til forudgående høring, gælder således: Stk. 1. Samtidig med, at der i henhold til Forvaltningsloven fremsendes meddelelse til den ansatte om påtænkt uansøgt afsked, vedlægges kopi til brug ved organisationernes eventuelle inddragelse i sagen. Stk. 2. Meddelelse til organisationen om påtænkt uansøgt afskedigelse skal være skriftlig. Meddelelsen skal indeholde sådanne oplysninger, at det fornødne grundlag for vurdering af afskedigelsen er tilstede, medmindre dette strider mod den tavshedspligt, som følger af henholdsvis Forvaltningsloven eller Straffeloven, herunder tavshedspligt med hensyn til personlige oplysninger. Tilbageholder den afskedigende myndighed sådanne oplysninger, skal organisationen orienteres om, at medarbejderen har fået kopi af meddelelsen om uansøgt afsked med henblik på eventuel udlevering til organisationen. Stk. 3. Såfremt organisationen ikke finder, at afskedigelse bør finde sted eller såfremt organisationen ikke finder sagen tilstrækkeligt oplyst, kan organisationen kræve sagen

35 Notater forhandlet med den afskedigende myndighed, forinden afskedigelse finder sted. Den afskedigende myndighed kan kræve, at forhandlingen afholdes inden for en frist af 3 uger efter afsendelsen af den i stk. 2 nævnte meddelelse. Fristen forlænges med eventuelle søgnehelligdage. I forhold til orienteringspligten gælder: Stk. 1. Samtidig med fremsendelse af meddelelsen til den ansatte om afsked vedlægges kopi til brug ved organisationens eventuelle inddragelse i sagen. Stk. 2. Meddelelse til organisationen om uansøgt afskedigelse skal være skriftlig. Meddelelsen skal indeholde sådanne oplysninger, at det fornødne grundlag for vurdering af afskedigelsen er tilstede, medmindre dette strider mod den tavshedspligt, som følger af henholdsvis Forvaltningsloven eller straffeloven, herunder tavshedspligt med hensyn til personlige forhold. Tilbageholder den afskedigende myndighed sådanne oplysninger, skal organisationen orienteres om, at medarbejderen har fået kopi af meddelelsen om afsked med henblik på eventuel udlevering til organisationen. Stk. 3. Organisationen kan kræve sagen forhandlet med afskedigelsesmyndigheden. Organisationen kan kræve forhandlingen afholdt inden for en frist af 1 måned efter afsendelsen af den i stk. 2 nævnte meddelelse. Hovedreglen efter bestemmelserne om høring/orientering af organisationerne i forbindelse med afskedigelse er, at forvaltningen skal udlevere sådanne oplysninger, at det fornødne grundlag for vurdering af afskedigelsen er til stede. Fra hovedreglen gælder der én undtagelse, nemlig at oplysninger ikke kan udleveres, hvis dette strider mod den tavshedspligt som følger af henholdsvis forvaltningsloven eller straffeloven, herunder oplysninger om personlige

36 Notater forhold. Denne begrænsning er i princippet blot udtryk for en præcisering af det gældende regelgrundlag, idet offentlige arbejdsgivere også forud for overenskomstforhandlingerne i 1999 var forpligtet til at overholde forvaltnings- og straffelovens bestemmelser om tavshedspligt. Dette indebærer, at alle oplysninger med betydning for vurderingen af afskedigelsens saglighed skal udleveres til organisationen, medmindre disse er tavshedsbelagte. Indeholder en sag om afskedigelse oplysninger af såvel fortrolig karakter som ikke fortrolig karakter, er forvaltningsmyndigheden efter bestemmelserne forpligtet til at udlevere de oplysninger, der ikke er fortrolige, til organisationen eksempelvis oplysninger om rent tjenstlige forhold. I forhold til de tavbshedsbelagte oplysninger i en sag, - eksempelvis om, hvad en syg medarbejder fejler - skal organisationen underrettes om, at medarbejderen har fået kopi af meddelelsen om (påtænkt) afsked med henblik på eventuel inddragelse af organisationen Tavshedsbelagte oplysninger Formålet med høringen og orienteringen af organisationerne i forbindelse med en afskedigelse er, at organisationerne skal have mulighed for at vurdere, hvorvidt en afskedigelse er saglig. Arbejdsgiveren skal derfor underrette organisationen om afskedigelsen/den påtænkte afskedigelse. Underretningen skal være skriftligt og indeholde sådanne oplysninger, at det fornødne grundlag for vurdering af afskedigelsen er tilstede. Pligten til at udlevere sådanne oplysninger er begrænset af forvaltningslovens og straffelovens bestemmelser om tavshedspligt.

37 Notater En organisation kan i almindelighed ikke anses for at være part i forhold til forvaltningsloven i en konkret sag, der angår et af organisationens medlemmer. Fortrolige oplysninger kan derfor ikke uden videre udleveres til organisationen, medmindre der foreligger et samtykke fra den ansatte. For at sikre, at sagsgangen ikke forsinkes unødigt, hvis der også foreligger fortrolige oplysninger, som er nødvendige for at vurdere grundlaget for afskedigelsen, er det aftalt, at den ansatte i forbindelse med partshøringen/ i forbindelse med at afskedigelsen meddeles, modtager en ekstra kopi, hvoraf de tavshedsbelagte oplysninger fremgår med henblik på eventuel inddragelse af organisationen. Herved er det sikret, at organisationen modtager alle relevante oplysninger om afskedigelsen, som ikke er af fortrolig karakter, og i øvrigt er underrettet om, at sagen verserer. Organisationen er videre gjort bekendt med, at der foreligger tavshedsbelagte oplysninger i sagen, som i kopi er tilsendt den, som påtænkes afskediget/er afskediget med henblik på, at organisationen hurtigt kan informeres om de eventuelle manglende fortrolige oplysninger som grundlag for en vurdering af sagen. Ved afgræsningen af, hvilke oplysninger, der kan betragtes som fortrolige, må der tages udgangspunkt i offentlighedslovens 2, stk. 3 som efter lovændringen i 1998, nu er begrænset til at vedrøre offentlighedens adgang til aktindsigt i oplysninger om den ansattes, navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. Oplysninger om disciplinære sanktioner i form af advarsler og derover for ansatte i chefstillinger er der også adgang til aktindsigt i, dog således at der ikke må være forløbet mere end 2 år, fra den endelige afgørelse herom blev truffet. Adgang til at give aktindsigt i andre oplysninger i